藏品账目的传统管理与信息化管理异同之比较

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1、藏品账目的传统管理与信息化管理异同之比较藏品 （被收藏的历史见证物）：博物馆收藏的具有一定历史价值、科学价值和艺术价值，并反映自然界发展变化的规律和人类科学文化进程的历史见证物。摘要：藏品账目是国家的科学文化财产账，是国家科学文化财产的法定文献依据。 藏品账目的传统管理基本都是通过手工完成的，随着计算机网络技术和信息技术的发 展，藏品账目管理模式逐渐由传统手工管理向信息化管理转变。文章从内容、目的、对 象、形式、认识、管理等的变化将藏品账目的传统管理模式与信息化管理的异同作比较， 并初步谈看法，以探索今后藏品账目管理的新模式、新思路、新方法。关键词：藏品账目 信息化管理 传统管理随着计算机网络

2、技术和信息技术日新月异的发展，社会信息化进程不断加速，已渗 透到社会生活各个层面。信息技术和网络技术在文化领域的应用，形成了文化传播新的 发展趋势。数字博物馆是信息社会的产物，是基于计算机网格技术和信息技术的日益成 熟和普及产生的。藏品信息数字化是数字博物馆的重要内容之一，也是数字博物馆的基 础。2001 年，山西省作为财政部和国家文物局首批馆藏文物调查项目试点省份，山西博 物院率先使用单机版文物信息管理软件，进行了文物底账和藏品影像的数据采集。2008 年3月，山西博物院搭建了内部局域网并投入使用了由中国文物信息咨询中心研发的博 物馆藏品综合管理信息系统VI、5管理软件。经过十多年的运行和探

3、索，藏品账目管 理模式逐渐由传统手工管理向信息化管理转变。下面笔者拟从内容、目的、对象、形式、 认识、管理等的变化将藏品账目的传统管理模式与信息化管理的异同作比较，并初步谈 看法，以探索今后藏品账目管理的新模式、新思路、新方法。、藏品账目管理的基本内容及其重要性藏品账目，是博物馆对入藏的文物、标本进行逐件、逐项登记建立的各种账册等， 主要包括藏品总登记账、藏品分类账、参考品登记账、复制品登记账、注销文物登记账 索引卡、库藏卡、藏品编制目录、藏品档案册等。博物馆藏品管理办法规定：保管工作必须做到：制度健全、账目清楚、鉴定确 切、编目详明、保管妥善、查用方便。博物馆必须建立藏品总登记账，是国家科学

4、、文 化财产账;必须建立藏品编目卡片，其能反映藏品情况的基本资料，是藏品保管和陈列、 研究的基础工作;必须建立藏品档案，这是藏品管理工作中的一个重要内容，是对藏品 科学有效管理和对藏品深入研究与合理利用的工作基础，也是博物馆依法保护国家科学 文物财产完整和安全的必备依据。二、两种管理模式的简单介绍藏品账目的传统管理基本都是通过手工完成的，以藏品总登记账为例，从1964年 起，国家文物局就对藏品的总登记账内容做了明确规定，并制定了统一的账本格式，其 内容有十四项：登记日期、总登记号、分类号、名称、时代、数量（件数、单位、实际 数量）、尺寸、重量、质地、完残情况、来源、入馆凭证号、注销凭证号、级别

5、、备注。 藏品总登记账由总账管理员负责填写，总登记账是国家科学文化财产账，必须永久保存， 要求内容准确，账面整洁。所以总账管理员在登记之前，必须先填写一份内容与总账一 致的登记卡，并认真审查藏品登记卡的内容，在确认没有任何差错后，方能按照藏品登 记卡上的内容，逐项填写总登记账的各个栏目内容。再以编目卡为例，博物馆藏品管 理办法规定：除填写总登记账的项目外，还必须填写鉴定意见、铭记、题跋、流传 经历等。文字必须准确、简明，并附照片、拓片或绘图。以上各项要依据入馆凭证， 逐项填写。不能缺省，不能出差错，要准确、确切、齐全，并且字迹要工整。藏品编目 卡编制好后，按入藏先后顺序或质地或时代或不同专题进

6、行分类排列，以便使用者从多 种角度检索查阅。目前，我院藏品账目的信息化建设和管理主要是通过对Excel电子表格和藏品信息 管理系统的运用实现和完成的。我院从50年代初开始建立正规账本，经过几十年的登记造册，目前已有各类文物 登记账本90 余册。由于长时间翻阅，许多账本已出现了不同程度的老化、磨损和破坏， 为了保护好国家的文物财产账，我们将原账本手写藏品信息运用 Excel 表格逐条逐项地 采集完成，并打印装订成册，供大家翻阅查询。同时，形成了山西博物院馆藏文物电子 总账。藏品综合管理信息系统是以博物馆藏品信息管理为核心，同时结合藏品的出入库、 账务、科研、陈列展览等相关信息的管理，包含文物入馆

7、、数据管理、藏品管理、库房 日志、文物保护、展览宣传、学术科研、查询统计、系统管理等模块，各模块间协同工 作又相对独立。高清晰度的文物图像数字化系统，可以充分有效地利用数字图像信息作 为研究、保管、出版、展示用的资源。通过本系统不仅可以对本馆藏品及信息进行有效 管理，促进馆内信息共享，提高工作效率，而且可以使博物馆的日常业务管理进一步规 范化。三、相同之处要深入了解藏品账目传统管理与信息化管理模式的相异之处，必先了解二者的相同 之处。(1) 管理对象相同这两种管理模式的管理对象都是经过鉴选而作为国家文化财产的博物馆藏品。藏品 是博物馆各项业务工作的基础，藏品质量和数量是衡量该馆社会利用价值及遗

8、产实力的 一个主要条件。账目管理工作做得好，不仅能保护藏品的安全，防止损坏或丢失，而且 能为文物保护、陈列、研究及社会人士使用藏品提供方便和更好的服务。(2) 管理内容相同藏品信息管理系统数据管理模块中各个指标项的内容是以传统纸质账本、编目卡和 档案中的内容为数据信息资源，并尽可能将藏品蕴含的信息转换为计算机可识别的数字 化信息。目前，我院数据库中原有馆藏文物信息由馆藏文物电子总账直接导入，并根据 编目卡和档案里的内容加以补充和完善。新入藏文物通过业务流程从基本信息指标到动 态指标逐一汇聚至数据库，将藏品信息充分提供给各业务部门做查询、研究、展陈、统 计使用。(3) 管理目的相同无论是传统手工

9、管理模式还是信息化管理，都是藏品管理的一种手段。其目的无非 是：一方面延长藏品的寿命，尽可能保护藏品的自然属性，使其不改变或少改变。另一 方面做到账目清楚、记录翔实、提用方便，为藏品陈列展览、科学研究提供便利，为藏 品管理工作打好基础。四、不同之处传统账目管理与信息化管理的相异之处主要体现在管理介质、工作程序和工作效率 方面。藏品账目管理工作是一项非常繁琐又十分复杂的工作，目前大多数中小博物馆的藏 品，少则几百件，多则几千件、几万件、甚至几十万件。一件文物从接收、鉴定、登账 分类、编目、定级、建档、入库、排架、提用、注销、统计，中间需经过无数道手续， 并且这其中有大量重复性工作。如总登记账、编

10、目卡、档案中有许多相同内容，需要管 理人员一遍遍誊写，既费时又费力，难免有笔误。陈展或研究人员查询这些藏品和相关 资料时，同样需要花费很多时间和精力。首先他们需要在数万件藏品卡片（登记卡、编 目卡、分类卡等）中人工查找，确定入选展品，然后抄下目录及相关号码（总登记号、分 类号、编目号、索引号等）。这个翻阅查询过程一方面耗时费力，效率低下，容易出现 少查或漏查的情况，另一方面给纸质账目带来一定损耗。与之相比，信息化管理则是以信息采集文本、藏品信息管理软件、数据库管理软件、 数据交换和存储设备、特殊数据采集和加工技术等为介质，资料的存储、调用非常方便， 大大加强对藏品账务、业务资料的管理，实现账目

11、管理工作的自动化、智能化，提高工 作效率。目前，我们新入藏文物账目信息化管理的工作程序大致如下：藏品在接收、鉴 选之后，总账管理员按照收入凭证、鉴定意见表等原始凭证中的内容采集信息，并将采 集的信息逐项录入在Excel电子表格中,特别着重藏品总登记账十四项内容的正确无误。 确认信息无误后，由总账管理员填写至藏品总登记账，且由信息录入人员负责将数据导 入数据库,并打印编目卡。一级文物及时建档。由于Excel表格具有无限的可复制性，我们可根据业务工作的不同需求编辑形成不 同的电子模版。藏品总登记账电子模版的格式和栏目与纸质总登记账本相同,故只需将 采集的信息按对应项复制到相应单元格中即可形成电子总

12、账。藏品信息管理系统中每年 新增数据可通过 Excel 电子模版导入,只要将采集的信息对应在相应指标项下,就可由 专业技术人员通过语言代码导入数据库中。这样,信息录入人员不必逐条新增数据,既 避免重复性劳动,又提高工作效率。藏品的编目卡、库藏卡告别了手抄的填写模式,我们在藏品信息化管理系统中增加 了编目卡打印这一界面,勾选某件文物,选择打印编目卡,便可将其藏品信息打印 于卡片的对应栏目内。与手写卡片相比,打印编目卡要快得多,且卡面干净整洁,字迹 清晰,字体标准统一,内容准确。目前,我们打印两套卡片,一套做藏品编目卡,用于 检索或编制藏品目录,供陈列和研究等使用。一套做库藏卡,同文物一并交于库房

13、管理 员,便于其检索文物,减少对藏品总登记账的翻阅。藏品信息化管理系统提供了强大的查询统计功能,有简易查询、标准查询、历史查 询、同义词查询四种查询方式。标准查询具有模糊查询功能,查询人员只需要在查询 条件中输入部分字段,即可查询到包含该字段的所有文物,供查询人员参考、拣选。 质量高、速度快,效率高、信息量大。工作人员在不进库房的情况下亦可对文物进行初 步鉴定、研究,降低了藏品实体利用的频度,从而保护了藏品实体。五、藏品账目管理中遇到的问题及思考1、藏品电子总账和藏品信息管理系统具有超强的查询功能，快速便捷高效，因此， 大家在日常工作中基本不使用卡片进行查询。从实际利用意义上讲，卡片逐渐成为一

14、种 形式，一种即将被信息时代淘汰的产物。因此，这类卡片的去与留，将是博物馆藏品管 理人员需认真思考的问题。2、藏品信息管理系统中新增数据的批量导入需要系统开发人员，运用语句代码才 能将Excel电子模板中的数据导入;导出的数据文件为gcc格式，唯有开发人员方能编 译、转换打开文件。因此，藏品数据信息的导入与导出，都需要开发人员进行编码转换 才能实现，无疑给开发人员带来额外工作负担，同时给藏品账目管理工作带来一定障碍。 故笔者认为，研发升级版的藏品信息管理系统非常必要，该系统自身设置有可直接导入 和导出数据的Excel电子模板，可满足博物馆藏品信息管理的需求。信息录入人员只需 下载电子模板，录入

15、信息，就可将数据导入系统中。3、在信息化大背景下，我们要重视人才培养，改变或提升管理人员的结构和素质， 既要有良好的职业道德，精湛的业务知识，更要有高水准的信息化管理技术才能。这是 藏品信息化管理对藏品管理人员提出的新要求。通过对藏品账目的传统管理和信息化管理两种模式的初步分析比较，我们深刻感受 到信息化给藏品管理工作带来的诸多优势一一信息存储量大、信息整合全面、信息利用 最大化、查询调用方便，既改善了藏品管理质量，提高了管理水平，又对进一步全面了 解文物藏品，解释文物藏品的内涵，提供了新的角度。当然，信息化有诸多不足，如数 字化信息储存载体寿命有限，数字化方式存储信息极易受到磁场、计算机病毒

16、、黑客侵 入等外力的干扰、破坏; 数字化信息极易下载和复制，知识产权难以保障，等等。总之，在现阶段，我们要做好藏品账目由传统模式向信息化模式的转型工作，使传 统和信息化两种管理模式优势互补，最大限度地发挥各自优势，更好地保护、利用、传 承好历史文化遗产，促进人类文明的共同发展，这是我们每一位从事博物馆藏品管理人 员的职责，也是建设社会主义先进文化，贯彻落实科学发展观和构建社会主义和谐社会 的必然要求。参考文献：1 吕军.藏品管理学.吉林大学出版社， 1996， 10（第1版）.2 安莉关于博物馆藏品信息管理模式转型的思考继承发展保护管理一一北京博 物馆学会保管专业十年学术研讨纪念集C.2010-10-l.3 霍楠博物馆藏品从传统管理到信息管理博物馆藏品保管学术论文集一一北京 博物馆学会保管专业第四一一八届学术研讨会论文选编，2009-10-1.4 吕军. 藏品管理电脑化与管理人员的业务素质. 中国博物馆， 2000-9-28.5 蔡燕.文物藏品档案管理现状及对策研究.苏州大学， 2011-4-1.