接待管理办法

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1、*有限公司接待管理办法目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、对口接待、严格标准、统一管理”的原则。范围控股公司及其各子公司的接待活动。客户分类A类客户：政府机关领导、合资公司领导、公司的省级总代理、国外客户国家级代理；B类客户：政府机关工作人员，公司区域代理商，零售商，国外客户区域代理人员、其他单位互访人员，潜在合作伙伴；C类客户：其他一般人员。车辆要求A类客户一般情况下使用奔驰，宝马或者商务车；B类客户使用商务车；C类客户一般车辆。职能职责1.控股公司办公室 控股公司办公室为各公司接待工作的归口管理部门，主要负责控股层级的重要来宾接待方案拟定、协调相关部门

2、落实接待任务，提供后勤保障服务。对于各子公司的重大接待工作提供支持与协助与监督。2.业务部门 负责拟定本部门来宾的接待方案并实施。如需集团领导出面的接待或需使用集团资源的，至少应提前1天通知控股办公室。各公司企管部为公司内部接待工作归口管理部门。3.参观单位 负责本单位内部清洁卫生及现场环境布置。工作要求及接待流程接待流程1.落实来访信息接待部门在接到来访预约时，及时了解来宾具体情况，包括来宾姓名、职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求及航班信息等。由接待部门填写并保存来宾信息表（详见附件一），便于下次到访安排及创造感动（如客户生日）。2.制定接待行程 根据客户等级制定相应的接待方

3、案。在接待任务开始前24小时将接待确定方案，通过公司内部系统发给各个相关部门或人员。 3.布置接待任务 接待任务负责人（或者接待负责人指定人员）根据接待方案落实各项接待（电话或现场），包括： 3.1 根据来宾情况及公司接待标准，提前按接待标准预约好客户下榻的酒店，酌情在房间内准备相关资料、贵宾接待安排表（详见附件二）、水果、香烟等。按标准预约好来宾就餐的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；3.2来访时间点，安排车辆接送（确保车辆整洁，备好乘车使用的矿泉水）；3.3迎接人员安排；3.4欢迎字幕（大厅和车间）；3.5参观路线和参观点迎接人员位置（可预订公司观光电瓶车）；3.6工作午餐（临近中午在园

4、区内的接待，原则上在公司餐厅用午餐）；3.7会议室预订、准备及相关资料准备；如需要座牌，至少在会议开始前一天的下班前准备好；3.8根据访客习惯安排旅游、晚餐、娱乐等行程路线。4.商务会议准备提前了解来宾来访目的、会务要求及规格，根据要求提前预约会议室、准备会议所需使用的设备及会议场地布置（酌情安排鲜花、水果及饮品、茶水）。5商务会谈要求5.1会见会谈的时间、地点及参会人员至少提前1天通知来访方，做到尽量不改变计划；会见时，我方主要人员职务要高于或等于来宾职务；5.2会谈时，一般身份对等即可。如需要董事长参与接待时，应至少提前一天通知办公室人员或董事长秘书，正式接待时，要随时与董事长秘书或指定人

5、员衔接时间；5.3会谈时用长桌的，双方各坐一方，请来宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。如有合影，事先安排合影位置。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。照片上应文字说明为：“热烈欢迎XX领导/先生一行莅临*”和当天日期，如果来宾为外国客户时，则须为英文说明“Warmly Welcome XX/XX Delegation Visit *”。合影要求在客户离开*前制作成相框后，连同相关资料一并送至客人手中，同时，负责接待的业务部门将所有资料录入电脑存档。6.实施接待按照接待方案实施接待任务。7.完成接待根据来宾要求，协助来宾结算食宿费用，安排车辆将来宾送至机场、

6、车站或码头。根据具体情况赠送公司纪念品或重庆纪念品，土特产。8.小结每次完成大规模的接待后，参与人员应进行一次小结，以便持续改进，提高接待整体水平。9.参观路线9.1行政大厅-行政大楼3楼-行政大楼2楼-参观通道-会所；9.2园区参观可使用公司每小时循环配置的观光车辆，园区大门（旗杆下）-行政办公楼大门75号会所厂房1号门园区后门。若有重要客人，可以预约使用园区观光车辆；9.4具体参观路线，可根据需要进行调整，并且及时通知企管部或办公室进行协调。本办法至下发之日起执行。*有限公司 办公室后附：附件一来宾信息表 附件一：来宾信息表来宾类别公司名称来宾姓名职务联系电话通讯地址出生年月喜好及其他政府机关合作伙伴商家其他备注：来宾类别可根据各公司实际情况进行增设，该表格填写整理由各公司企管部专人负责。