计划管理与时间管理

0LOGO计划管理与时间管理Planning and Prioritizing1LOGO掌握时间盘点方法用20/80或第二象限法区分日常工作能根据SMART原则有效制定目标掌握制定计划的有效技术培训目标2LOGO一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划培训内容3LOGO本章重点1、时间盘点2、有效的时间管理原则一、时间管理的原则4LOGO5LOGO1、正在埋头写计划，电话又响了无计划（忙）2、正在办公室写汇报，客户来了无计划（忙）3、会议开了一整天了，还没什么成果无计划（茫）4、手上的工作越干越多，越干越乱无计划（茫）5、比谁都忙，到处“救火”无计划（盲）6、刚给下属布置完工作，还是不放心事必躬亲7、沟通了无数次，越沟越不清无计划（茫）8、办事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天拖延症9、工作抓不住重点，重要的不做，不重要的抓住不放分配不当10、粗心大意，经常陷入空想和琐事不能自拔无计划（盲）11、该说“不”却不说，碍于情面答应，却无法按时兑现不善于拒绝常见问题6LOGO什么是时间管理习惯思维：时间管理的对象是时间？1、时间本身并不需要管理，因为每个人每天所拥有的时间都是一样的（24小时）2、所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善于运用及分配你自己的时间。7LOGO时间管理的本质本质：时间管理就是自我管理，自我管理即是改变习惯，以令自己的工作更富效率，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率；把事情很快又很对地做完，叫做效能。8LOGO分析我们目前的时间现状请列出平时最浪费时间的三件事：1、1 2、13、19LOGO工作紧急性分析 紧急性工作事项非常紧急（马上要做）紧急（短时间内要做）不很紧急（可从长计议）不紧急（无时间要求）频次时间10LOGO分析要点1、每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作2、“非常紧急”的工作事项，如果频繁发生，应考虑授权，制度、产品质量等重大问题与时间管理无关3、“紧急”事项越多，时间管理问题越大4、“紧急”、“非常紧急”、“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大5、除“非常紧急”外，分析所谓“紧急”事项是否真那么急11LOGO工作重要性分析重要性工作事项非常重要（绝对要做）重要（应该做）不很重要（可做可不做）不重要（可不做）频次时间12LOGO1、每日、每周、每月最重要的是哪三项工作2、“非常重要”的工作事项，如果很紧急，则与时间管理无关3、“重要”的工作事项越多，时间管理就越合理4、一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项5、特别注意对“重要”的工作事项进行分析分析要点13LOGO时间管理启示（授权）1、可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情2、下属暂时没你做得好不代表永远没你做得好3、授权刚开始会花费你较多时间，但下属一旦胜任，你就会节省很多时间4、做那些应该授权下属去做的事情很可笑，意味着你在花时间做下属的事。14LOGO1、会见前或会见开始时，约定会见所用时间2、事先约定会见的具体目标3、不良会见容易打乱其他时间安排，要坚决克服4、学会对付无故拖延时间管理启示（会见）15LOGO1、主管用于开会的时间约占工作时间的20%，如何用好时间很关键2、自行主持召开的会议主要有“部门例会”“专题讨论会”等，自己可以决定的会议，要事先评估开会的必要性3、养成以简明书面形式而非简单口头通知开会，即使只有几个人或十几个人4、严格会议纪律5、参加别人召集的会议，可请求召集人确定会议规则，以免浪费时间时间管理启示（开会）16LOGO1、外出频繁的主管，需进行公出必要性评估，以便压缩公出时间2、合理安排拜访路线3、合理安排拜访时间时间管理启示（外出）17LOGO1、突发性干扰的大小顺序为2、拖延性干扰中，最需要克服的为：缺乏自律，许多因素你无法把握，但是你可以把握自己。3、谁干扰了你，偷走你的时间？谁对你的干扰最大，别人？你自己？下属、上司、同事、客户、朋友、自己大小时间管理启示（干扰）18LOGO时间管理的原则1、80/20原则例如：80%的销售量来20%的客户20%的工作占整个工作80%的价值，集中80%的精力做那20%的工作。一天中的15件要做的事，占80%价值的只有三件，认真挑选这三件事。19LOGO80/20原则的运用1、列出一天内所有的工作2、对工作进行分类价值80%的工作价值20%的工作事项一事项二事项三事项四事项五事项六20LOGO80/20原则的运用3、时间和精力分配4、工作价值分类5、时间和精力分配价值80%的工作分配价值20%的工作分配事项一：需2小时集中精力事项二：需1小时不受干扰事项三：需2小时高效时间事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项六：可委托下属21LOGO四象限工作法1第一象限紧急重要2第二象限不紧急重要3第三象限紧急不重要4第四象限不紧急不重要紧急不紧急重要不重要22LOGO四象限原理解析1紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作2准备工作预防措施，价值观澄清计划人际关系建立真正的再创造能力增进自己的能力3造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事4忙碌琐碎的事处理文件电话浪费性时间逃避性活动紧急不紧急重要不重要23LOGO养成习惯1、每周将工作排出优先次序2、在高效时间里完成重要工作3、授权4、有效对付干扰5、明确的生活和工作目标6、保证一天内有一段时间不受干扰7、会利用零星时间8、有得力助理或文员、充分利用电脑等现代办公设备24LOGO养成习惯9、文件柜、办公桌整洁、条理清晰10、在固定的时间处理往来函件11、丢掉无用的文件12、将每件事善始善终，避免多头处理13、万不得以才召开会议14、常年使用工作效率手册15、学会休息、娱乐与业余爱好25LOGO一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划培训内容26LOGO本章重点1、什么是目标管理2、如何根据SMART原则设定目标二、有效设定目标的原则27LOGO目标管理的六个要素1、上司与下属共同参与制定2、与高层一致3、可衡量4、关注结果5、及时的反馈与辅导6、以事先设定的目标评估绩效28LOGO目标管理的好处1、抓住重点2、关注结果3、考核的依据明确4、激发下属的承诺和工作的主动性5、统一目标，劲往一处使6、在各自层面上工作7、下属能力提升和职业发展快29LOGO目标设定常见的问题1、目的与目标的混淆2004年的目的：增收节支2004年的目标：行政费用比去年下降15%30LOGO目标设定常见的问题2、定量目标与定性目标定量目标：下半年销售额增加产15%定性目标：下半年制定新的行政考核标准定性目标的误区：无法衡量方法：制定时同时定出标准31LOGOSMART原则Specific 具体的Measurable 可衡量的Attainable-可实现的Relevant-相关的Time based 基于时间的32LOGO制定符合SMART原则目标范例要做什么结果是什么条件是什么什么时间缩短18%开发达到或超越3.5级生产周期本年年底新的功能软件包2004年12月1日正式推出33LOGOSMART原则常用词语：开发、设计、发送、修正、完成、训练、制作出、生产出、编写出、检验出、销售、执行、解决、提高、研究、达到、降低、维持、运输、修建 避免词语：明白、了解、知道、有效地、成为、认识到、实现、合理地、精确地34LOGO第一步：正确理解公司的整体目标第二步：分解目标并制定符合SMART原则的目标第三步：检验目标是否与上司的目标一致第四步：列出可能的问题和障碍，找出相应的解决方法第五步：列出解决目标所需要的技能和知识第六步：列出达到目标所必须的合作对象和外部资源第七步：确定目标完成的日期设定目标的步骤35LOGO设定目标的工具即时目标更小目标小目标大目标剥洋葱法：实现目标的过程是由现在到将来，由小目标到大目标，一步步前进的；但是设定目标的最高效的方法则是与实现目标的过程正好相反，运用“剥洋葱法”，由将来到现在，由大目标到小目标层层分解。大目标小目标更小目标即时目标设定目标实现目标36LOGO设定目标的工具目标树形图：目标树形图用于对目标的分解。分解方式一般有四种：1、按部门（区域）分解2、按客户分解3、按产品分解4、按时间分解总目标子目标子目标子目标37LOGO案例：山田本一的智慧取胜山田本一是日本的一名马拉松运动员，1984年，在东京国际马拉松邀请赛中，名不见经传的选手山田本一出人意外地夺得了世界冠军。当记者问他凭什么取得如此惊人的成绩时，他说了这么一句话:凭智慧战胜对手。当时许多人都认为这个偶然跑到前面的矮个子选手是在故弄玄虚。马拉松赛是体力和耐力的运动，所以只要身体素质好又有耐性就有望夺冠，爆发力和速度都还在其次，说用智慧取胜确实有点勉强。两年后，意大利国际马拉松邀请赛在意大利北部城市米兰举行，山田本一代表日本参加比赛。这一次，他又获得了世界冠军。记者又请他谈经验。山田本一回答的仍是上次那句话:用智慧战胜对手。这回记者在报纸上没再挖苦他，但对他所谓的智慧迷惑不解。10年后，这个谜终于被解开了，他在他的自传中是这么说:每次比赛之前，我都要乘车把比赛的线路仔细地看一遍，并把沿途比较醒目的标志画下来，比如第一个标志是银行;第二个标志是一棵大树;第三个标志是一座红房子这样一直画到赛程的终点。比赛开始后，我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去，等到达第一个目标后，我又以同样的速度向第二个目标冲去。40多公里的赛程，就被我分解成这么几个小目标轻松地跑完了。起初，我并不懂这样的道理，我把我的目标定在40多公里外终点线上的那面旗帜上，结果我跑到十几公里时就疲惫不堪了，我被前面那段遥远的路程给吓倒了。38LOGO案例：今年销售额增长30%今年销售额增长30%细分目标市场强化渠道管理加强人员培训规范终端管理加强广告宣传提高促销力度扩大直销比例改善激励机制1、公关活动2、直接信函3、报纸广告4、杂志广告5、户外广告6、电视广告电视广告：1、选择哪些电视台？2、上哪些节目时段？3、广告量（频率、长度）？4、评估广告的标准是什么？5、费用6、行动计划表39LOGO一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划培训内容40LOGO本章重点1、计划概述2、如何将目标转化为计划三、如何做计划41LOGO管理循环决定目标及如何达成目标的程序计划、组织、指导、控制、协调42LOGO主管制订计划的目的1、能配合实现上级主管的目标策略2、能实现自己部门的任务3、能成为下属行为的依据及评价下属工作成果的重要基准43LOGO计划的好处1、成功完成预期工作目标的可能性增强2、使下属更了解目标3、使工作更有系统4、减少危机出现可能5、更为轻松处理突发事件6、成员的工作更能互相匹配7、更为客观评价结果44LOGO制定计划的要点1、分析要达到的目标2、判断所处的工作环境3、找出影响目标实现的决定因素4、分析所拥有的资源，人员情况、产品优势、金钱、时间等5、依据所拥有的资源和决定因素，找出各种达到目标可行的方法6、选择可能的方法7、根据所选定的工作拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各个员工并建立相应的评估和考核方法8、对行动进行有效而合理的排序，哪些可以同时进行，哪些需要按照一定的顺序9、决定完成各个项目需要的时间，并推算出总体时间45LOGO制定计划常见误区1、没有注意到计划的滚动2、没有弹性3、没有估计多种可能4、没有考虑资源和条件5、没有事先沟通确认46LOGO好计划的特征1、详尽并清晰：完成什么，谁来完成，什么时间完成2、完整，避免行动中造成脱节3、符合实际，现有的人员、资源、时间可以做到4、弹性，计划能配合新的情况或者能充分利用新出现的机会5、优先顺序，行动成员都明白什么是最重要的6、界定行动，使成员明白哪些是一定要做到，哪些是你希望他/她做到的7、附有衡量计划成功的标准8、事先同合作者进行充分的沟通9、定出日期以便定期检查计划的进展情况47LOGO案例：月度工作计划表六月份工作计划表部门：办公室 岗位：行政专员月度 级别N工作项目计划完成时间项目内容/摘要实施进度实际完成时间完成情况备注上月遗留重点工作1市科技研发中心申报工作2017/5/20科技项目2017/5/20 已经完成准备专家辩论会2市城乡统筹示范项目2017/5/20科技项目准备论证会3欧盟认证2017/5/31出口贸易正在进行例行工作1工资考核制度制订与实施2017/5/31对岗位、工资绩效实施考核正在修订暂行办法2安全定置考核制度的制订与执行2017/5/31对生产现场实施考核2017/5/28 已经完成从5月30日起执行3员工手册制订与实施2017/5/31公司文化和制度的修订与执行正在进行临时工作1供电局A项缺说明书2017/5/31用电情况对比说明已核算2017/5/28 已经完成本月开展重点工作1工资考核制度制订与实施2017/6/10对岗位、工资绩效实施考核下发实施2员工手册制订与实施2017/6/10公司文化和制度的修订与执行下发实施3科技项目申报后续工作2017/6/30科技项目的审批做好辩论论证的准备4名牌产品申报准备2017/6/30市名牌产品申报完成申报的全部基础工作例行工作1根据公司需要完成人事招聘2017/6/20人事招聘及时招聘，满足工作需要2现场管理考核实施的检查日常3内审2017/6/30内审和管理评审临时工作1总经理下达的各项临时性任务随时完成48LOGO案例：某项目工作计划表49LOGO总结与行动对你的计划与工作合理安排进行重新审视。制定一份行动改善计划。将所学到的技能迁移到工作中。50LOGO感谢聆听！51LOGO202052LOGO2020