华泰保险财务信息管理系统实施建议书

财务信息管理系统实施建议书 华泰财产保险股份有限公司 财务信息管理系统 实施建议书 汉得信息技术有限公司 二零零二年二月三日 目录 目录 2 0 前言 4 1 汉得在中国服务行业的信息管理系统实施经验 6 2 实施概述： 7 3 华泰保险企业运作现状简述 10 4 华泰保险财务信息管理系统项目概述 12 5 华泰保险财务信息管理系统总体目标 14 6 Oracle金融服务业核心解决方案的特点 16 7 华泰保险财务信息管理系统解决方案详细描述 17 7.1 华泰保险财务信息管理需求概述 17 7.2 华泰保险财务信息管理系统解决方案 17 7.3 华泰保险财务信息管理系统解决方案特点 24 7.4 华泰保险整体解决方案的系统集成性 42 8 技术平台解决方案 43 8.1 系统结构 43 8.1.1 数据结构 43 8.1.2 华泰保险财务信息管理系统的目标及对数据库系统的要求 43 8.1.3 Oracle数据库系统强大功能充分保证项目的成功实施 44 8.1.4 Oracle支持多种硬件平台操作系统和网络平台 44 8.1.5 Oracle支持超大型数据库 45 8.1.6 Oracle支持大用户量的并发控制 46 8.1.7 Oracle 提供完整可靠的数据安全控制体系 46 8.1.8 Oracle提供有效的数据备份与恢复工具 47 8.1.9 Oracle提供高性能的事务处理功能 47 8.1.10 Oracle支持高可用性操作和应用 48 8.1.11 Oracle数据库服务器产品的其他先进特性 49 8.1.13 Oracle 数据库系统及开发工具 51 8.1.14 Oracle易于分析、设计、管理、开发、运行的强大工具 52 8.1.15 Oracle 系统接口技术 54 8.1.16 应用产品方案总结 56 8.2 硬件配置要求 56 8.2.1 支持多硬件平台 56 8.2.2 关于Oracle应用系统软硬件配置 57 8.3.3 数据库服务器软件配置 57 8.3.4 应用服务器软件配置 57 8.3.5 数据库服务器参数建议 57 8.3.6 应用服务器参数建议 57 8.3.7 磁盘阵列参数建议 58 8.3.8 备份用磁带库参数建议 58 8.3.8 PC机参数建议 58 8.3.9 网络配置要求 58 8.4 汉得建议的华泰保险信息管理系统整体优势 58 8.4.1 系统的完整性 58 8.4.2 系统的灵活性 59 8.4.3 技术平台的先进行 59 8.4.4 面向未来的开放性 60 8.4.5 资金投入的有效性 60 9 实施策略 62 9.1 实施范围 62 9.2 实施模块 62 10 实施关键 63 11 实施方法 64 11.1 Quick-hand实施法－应用系统实施方法论 64 11.2 Oracle 项目实施法－应用系统实施方法论 66 12 项目管理 72 12.1 实施约定 72 12.2 管理组织 72 12.3 计划管理 73 12.4 质量管理 74 12.5 文档管理 74 12.6 风险管理 75 12.7 范围控制 78 13 项目组织 79 13.1 项目组织机构 80 13.2 华泰保险项目实施角色与职责 82 13.3 汉得项目实施角色与职责 83 14 项目计划 85 14.1 实施人天数估算 85 14.2 实施费用估算 85 14.3 实施计划（暂估） 87 14.4 管理计划 89 14.5 工作文档 90 15 知识转移及培训计划 91 15.1 知识转移 91 15.2 培训计划 92 0 前言 非常感谢华泰财产保险股份有限公司（以下简称华泰保险）惠予汉得信息技术有限公司（以下简称汉得）本次机会及良好的交流沟通。 通过实地初步了解，针对信息管理系统实施中经常出现的问题、中国金融服务业的行业特点、华泰保险的企业特性，以及实施财务信息管理系统所要注意的一些关键环节，我们为华泰保险规划了这份财务信息管理系统实施建议书。 我们有充分信心成功实施华泰保险财务信息管理系统项目，因为我们具有： 丰富的行业经验： 经过多家金融服务行业客户信息管理系统项目的实施以及其它五十余家企业信息管理系统实施所积累的成功经验，为我们在华泰保险财务项目实施中有能力尽早预见问题、规避风险提供了前提保障。 充分的实施经验： 信息管理系统实施，会涉及到企业文化、员工价值观念、管理权限分配等各种管理关节要点，牵一发而动全身。多年的实战锻炼，我们已经对企业实施信息管理系统系统的每一个重要环节以及可能出现的常见问题把握了足够的解决方法。 优秀的技术开发能力： 汉得一贯以拥有卓越的技术能力自豪。中国金额服务业的管理流程，在企业的各个环节上都存在许多特殊要求。有些问题，软件及系统可以直接解决。而另外一些问题，需要通过开发的手段进行解决，对此我们将针对华泰保险的业务特点提出全面解决方案。 强大的实施团队： 作为ORACLE在中国最大的Application产品实施伙伴，拥有100余名顾问的强大实施团队将向提供客户提供全面、快捷、完善的实施服务。 可靠的实施方法论： 方法论是引导信息管理系统的指南针、导航仪。没有科学有效的方法论，就不可能有信息管理系统实施的成功。针对中国企业信息管理系统实施特点，汉得将引导客户贯彻实施方法论——“Quick-Hand方法论”。“Quick-Hand方法论”来自于汉得多年的实施经验，并得到全面的检验。 优秀的服务保障和完善的质量保证体系： 对每个客户我们提供24小时电话热线开通。顾问的及时呼应，使企业无论在实施过程中还是在实施完成后都无后顾之忧。汉得在长期实施过程中建立起来的质量考核体系，赢得了客户的高度赞誉，同时也是每一个项目成功实施的坚实基础。 完整的知识转移是用户未来系统正常运用的前提： 通过知识转移，用户将建立一支自己的专家队伍，这支队伍的能力将最终影响到用户未来顺利使用系统管理企业的根本，汉得在实施中将把这一课题放在最突出的地位来对待。 ORACLE的全面支持： 作为美国ORACLE公司在中国的第一家实施合作伙伴（OAR），我们得到了ORACLE有力的全方位支持。这种支持不仅是在软件技术上，更表现我们实施信息管理系统的每个过程中。因此，我们的客户一定会在ORACLE的支持下收益。 企业强劲的发展势头： 快速上升的企业发展势头是客户对我们的信心所在，随着汉得的迅猛发展，随着大众集团、冰箱压缩股份等资金的积极投入以及我们同8848网站的战略结盟，随着市场份额的不断扩充，企业赢得了稳定的发展。 全面的电子商务同信息管理系统的集成能力以及对用户未来信息管理系统发展的战略经验，将为客户提供全面的解决方案和未来发展空间。 我们在这份实施建议书中将侧重于分析财务信息管理系统实施中的注意事项、信息管理系统实施目标及目标实现的策略与方法、项目规划与管理。 1 汉得在中国服务行业的信息管理系统实施经验 汉得在中国有多家金融服务业的大型信息管理系统的成功实施经验，我们曾经成功地在中国金融服务业实施了东亚银行（中国）。 我们正在实施的中国金融服务业有证券业的国泰君安证券、大鹏证券，该二家券商的信息管理系统都已经完成了第一期项目，并已成功上线，即将进行第二期目标实施。 在其他服务行业，我们成功地参与实施了电信服务商—中国移动（香港）ERP信息管理系统。 我们已经成功实施完成的其他服务行业信息管理系统有： 上海阿霍德中汇超市有限公司（Ahold Supermarket） 上海航空公司（Shanghai Airline Co.） 大众交通（集团）股份有限公司(Dazhong Transportation Co. 上海医药股份集团有限公司(Shanghai Pharmaceutics stock) 美国总统轮船有限公司(American APL logistics Co.) TVSN （中国） 我们对服务行业有丰富的成功实施经验，是中国目前唯一具有金融服务业大型信息管理系统成功实施经验的第三方咨询公司，汉得有一支人数较多，强大的，对中国金融服务业有较深理解的咨询专家。 2 实施概述： 信息管理系统既是先进的管理软件,又是先进的管理思想,它的成功实施必将极大提高企业的竞争力。 但实施信息管理系统并不是容易完成。目标明确与否、项目计划与预测的质量很大程度上决定了项目的成功或者失败。 实施信息管理系统存在很大风险,实施过程中困难重重。我们不能淡忘国际国内众多信息管理系统项目实施失败的事实。对此,每一个准备实施的企业,必须自问:实施信息管理系统,我应做些什么准备? 具体地说,企业在决定实施信息管理系统时,必须明白如下几个问题: l 我们真正了解信息管理系统吗? l 我们上信息管理系统的目标是什么? l 我们的管理基础怎么样? l 我们的员工乐于接受变化/新思维吗? l 我们对合作伙伴(尤其是实施顾问)了解吗? l 我们有必要的资源吗? l 我们对实施风险有所防备吗? 信息管理系统是什么？ 信息管理系统实施是一项系统工程，某些企业有可能对信息管理系统存在盲目迷信,认为其无所不能，从而对信息管理系统项目实施抱着不切实际的期望。但期望的不切实际,必将导致项目目标过高、业务需求的膨胀和项目实施范围的扩大,从而构成项目实施的重要风险。事实上，信息管理系统尽管融合了企业最佳实践和先进信息技术，它也确实扩展了MIS、MRPⅡ的管理范围,将整个企业内部的运作与客户紧密联系起来,便于对供应链上的所有环节进行有效管理,实现了对企业的动态控制和各种资源的集成与优化。但信息管理系统仍然只是一种工具,正像你手里的计算器，当然，它是一种融合了企业最佳实践和先进信息技术的新型管理工具。 信息管理系统与管理基础 信息管理系统作为先进的企业管理软件,能对企业管理提供积极的辅助作用,但对这些作用的认识必须清楚恰当,切不可认为信息管理系统无所不能,或认为仅凭信息管理系统就可以提高企业管理水平。事实上，一个企业管理基础的好坏与信息管理系统实施成功与否息息相关。所以，良好的企业管理基础是信息管理系统项目成功的重要前提条件,配合信息管理系统的实施必须有相应的管理制度与管理基础结构,才能真正发挥信息管理系统的积极作用。如果企业管理基础差,很多地方不规范,这就需要大量BPR。这不仅会增加信息管理系统项目实施的难度,也可能影响到业务的正常进行。 信息管理系统与管理变革 信息管理系统要改变人们习惯的工作方式、管理方式，因为这些方式的形成源自于人们长期以来在一些部门、岗位上应职责、权力乃至组织结构、报告体系等自然形成的。而这种调整在很大程度上也可能遭到习惯的天然抵抗,人们即使不是有意的,也可能会下意识地抵制不同以往经验的新事务。但大多数信息管理系统项目的实施往往忽视对这种进程的管理,导致不能顺利实施。 信息管理系统项目成败最大的因素往往不是技术,而是人。因此,项目管理过程中要非常重视对人力资源的管理,包括领导、员工、项目组和组织基础(如人力资源政策、管理制度等)。变革/创立管理的主要内容包括宣传沟通、领导变革和角色——岗位定义以及最终用户培训、组织基础变革等。 信息管理系统与实施伙伴 信息管理系统系统本身复杂、庞大,大多数企业都无力单独实施信息管理系统项目,因而不大可能离开咨询公司的支持。在这种情况下,顾问资源就成为项目成功至关重要的要素之一。因此,选择恰当的合作伙伴,并很好了解他们,对于项目的成功至关重要。 信息管理系统与高层领导 在信息管理系统项目实施过程中，我们不仅需要资金的投入,重要的是人力资源的投入和高层领导的支持。高层领导和各级业务部门领导的重视、支持与参与显示了领导层对项目的认识与支持,将极大提高推进力度。大多数人都听说过:" 信息管理系统项目是一把手工程",但真正深刻理解并付诸实施的并不多。虽然大多数领导表示支持信息管理系统的实施,甚至他们心里也真是这么想的,但一旦落实到行动时,许多人就会因日常的活动或经营活动而导致忽视项目。因此,高层的支持应该落到实处。不仅要有制度保证,而且要主动参与,对项目实施给予方向性的指导和对人员的激励。同时,高层领导要为项目的成功负相应的责任。 如何认识信息管理系统实施中的风险 在信息管理系统系统实施过程中存在重重风险,这些风险可能会来自员工甚至中层管理者对变革的抵触,来自系统自身的复杂性,来自理念的冲突,来自自身基础的薄弱等等。这都需要管理者有足够的准备。 在信息时代,信息管理系统将成为企业决战市场的通行证。如果没有先进的信息管理系统,企业将无法真正提高管理水平,进行经营运作，更无法想象未来面对电子商务时代建立全新的供应链、客户关系以及市场营销体系我们不可能永远等待,必须探索未来之路。 华泰保险积极酝酿信息管理系统的建设。面对市场要求，企业必须审慎处理未来内部良性运作和长远发展的关键管理因素，如财务核算、管理及分析手段、管理自动化以及投资分析、资产管理等，最终建立先进高效的经营管理模式。 立足现实，考虑将来。华泰保险经营管理人员清醒地认识到即将面对的市场挑战和压力，明确意识应对挑战和压力的关键所在；以建立现代企业运作方式来迎接市场机会。企业将着眼于国际先进的管理理念，根据国内外先进生产企业的管理经验，借助于当今世界先进的管理信息技术手段，着手引进信息管理系统企业管理系统，使华泰保险经营管理水平从初期就达到国际先进水平。 综观世界先进企业管理发展轨迹，信息管理系统首先是一种管理思想，计算机信息技术的大规模发展为信息管理系统管理方法的推进提供了全新基础，信息管理系统实施得以全面推广，在美国，大多数企业已经使用了相关的信息管理系统管理系统以及管理办法，并不断升级。今天，网络经济在全球的兴起，信息管理系统对于企业来讲，更是实施电子商务不可或缺的基础。 中国企业实施信息管理系统系统及其管理办法，是近两年企业管理变革的一项热点，通过实施，一些企业的管理水平上了很高的一个台阶，但是，由于企业对于信息管理系统管理系统的理解或对于实施方法的不适应，有些企业的信息管理系统实施同原来的愿望背道而驰。分析成功与失败的原因，复杂烦琐，但是对于实施共性问题的把握，是影响成功与否的关键。 正因为这样的事实，我们诚恳地希望双方能在推行信息管理系统合作成功。 3 华泰保险企业运作现状简述 华泰财产保险股份有限公司由中国人民银行批准筹建，1996年8月29日在北京开业，是中国第一家全国性股份制财产保险公司。公司注册资本金13.33亿元人民币，63家发起股东多为实力强、规模大、效益好的大型企业和企业集团，覆盖全国24个行业。 公司遵循现代企业制度的机制，坚持"狠抓管理、夯实基础、效益为先、健康发展"的经营方针，落实以效益为中心的全员经营目标责任制。公司以市场为导向 ，一手抓保险业务的发展，一手抓资金运用，突出管理，强调服务，稳健经营，取得了良好的经营业绩。公司已在北京、上海、天津、南京、深圳、青岛、广州、大连等城市设立营业机构，开始形成面向全国的经营布局。公司并将陆续在全国各省建立省级分公司和地市级支公司。 根据公司《五年发展规划》的整体部署，华泰保险投资管理中心已于2002年元月正式迁址上海。迁址后的投资管理中心将采取国际通行的风险管控原则，实现交易运作与后台管理相分离，进一步规范投资业务管理，强化风险管控力度，推进投资业务组织架构的专业化管理，实现公司投资业务的持续健康发展。 华泰保险业务主要如下： 一．保险： l 财产险 l 责任险 l 货运险 l 建安工险 二．再保险 l 法定 l 合同 l 临分 l 分入合同 l 分入合同 三．投资 l 债券交易 l 回购交易 l 其他 主要业务系统有保险业务系统、再保险业务系统、财务信息管理系统目前采用国强浪潮系统，包括总帐、资产、报表、工资、保费核算子模块。 4 华泰保险财务信息管理系统项目概述 在了解和分析了华泰保险财务信息管理系统项目需求之后，汉得将就以下的理解提出完整的解决方案： 系统实施范围 华泰保险本部，8个省级分公司、上海投资管理中心（备注：其他省级和地市级分公司现尚未成立，待成立运作后另行规划）。 管理层次 华泰保险在业务需求和管理层次如图所示： 华泰保险 营业总部 投资管理中心 北京分公司 上海分公司 其他6家 待成立省级 待成立地市级 系统功能设计 根据华泰保险提出的要求，及汉得的理解，本次华泰保险财务信息管理系统包括以下子模块： 总帐管理 应付帐管理 网上费用报销 资产管理 现金管理 保费核算及成本管理 OFA财务分析 系统的集成与开放 将要建立的财务信息管理系统，不仅要考虑自身系统各个模块之间的完整，还要考虑到与现行业务系统的集成，如：与保险业务系统及再保险业务系统的整合等。 系统的实施 汉得针对华泰保险 本次项目的具体需求，以及我们对中国金融服务业大型财务信息管理系统实施中得到的经验，制定出切实可行的项目实施计划、培训计划以及技术服务计划。 下面我们将从总体方案、应用解决方案、技术体系结构、培训和服务等各个方面对Oracle 为华泰保险 提供的完整解决方案进行阐述： 5 华泰保险财务信息管理系统总体目标 通过对华泰保险现场了解，及Oracle公司的介绍，并结合汉得在中国金融服务业信息管理系统实施的宝贵经验，我们为华泰保险财务信息管理系统设计出了以下总体方案 通过系统实施，我们希望能够达到以下目标： ＊建立一套覆盖全公司的信息管理系统：及时搜集反馈全公司在日常经营过程中各种数据，随时了解企业的健康情况，实现真正的企业信息化。 ＊建立一套规范的管理系统：在全公司内部统一管理规范，使全公司真正用统一的行动去开拓市场，迎接挑战； ＊建立一套以财务管理为核心的管理系统：通过财务报表、财务分析的方式向股东、投资者汇报公司的业绩；通过财务考核、财务控制等手段在公司内部深化管理；同时，财务系统又与业务系统紧密集成，从整体反映公司的经营活动，及相互之间的因果关系。 集团性公司的财务信息汇总：华泰保险有多个独立运作及核算的下属单位，需要进行多级的财务信息的汇总。各级管理人员均希望在第一时间了解企业经营的状况，分析企业的经营业绩，比较各个子公司的经营业绩，分析企业的投资回报率，监督预算的执行情况，因此全面，及时的财务汇总将是系统建设的主要目标。 预算管理：预算的编制和控制是使企业的发展战略得以实施的重要工具和方法。包括：收支预算、现金预算、资本支出预算、费用支出预算、预测的资产负债表等。这些预算数据的维护和日常的控制可以在统一的财务系统中进行实施，并根据各单位实际情况采用不同的实施力度。例如：在某些单位的费用预算执行到个人级等。 同时预算在编制和执行过程中有具有足够的灵活性，使管理者可以根据企业战略的调整和市场的变化及时做出调整。最终在我们的企业中建立起完整，有效的预算管理体系，提高我们的管理水平。 成本/利润分析：成本和利润是企业经营活动中两个非常重要的指标。企业通过对产品成本的分析，了解企业资源的使用方向，并与经营成果相联系，得出最终的业绩指标。我们将依据Oracle系统中灵活的科目体系设置功能，将华泰保险所关心的成本/利润信息及时进行搜集和比较，从而实现以下目标： 合理评价成本计划的完成情况，正确考核成本单位的工作业绩； 揭示成本的差异原因，掌握成本变动规律； 横向比较各个经营单位的成本状况，挖掘降低成本的潜力； 根据管理目标进行利润指标分析，如：按照利润单位进行利润分析， 按照产品/服务进行利润分析； 我们的目标是使华泰保险将成本/利润管理与预算管理，商业智能管理结合在一起，通过在期初设定成本/利润目标，及时统计实际经营成果，并将各种异常情况（积极/消极）通知相应的人员，从而激励员工承担更多的责任，并争取更多的机会去获得业绩。 固定资产管理：现有固定资产维护/费用管理也是华泰保险财务控制的一个重要方面。通过对固定资产信息的维护/更新，了解相关资产的使用和变更情况，对资产的总体状况做出分析，如：固定资产更新率、固定资产退废率、百元固定资产的产值、百元固定资产创利率等。 ＊拥有先进的技术平台：技术的力量既可以限制也可以推动管理的发展。因此华泰保险将来的系统一定要建立在先进的技术平台之上，满足全公司在高速发展过程中对技术更新的要求。 6 Oracle金融服务业核心解决方案的特点 完善、全面的金融服务业解决方案 Oracle 提供了当今最全面的电子商务解决方案。并且，Oracle 及其合作伙伴可帮您发现您的电子商务潜力，制定出以互联网速度实现这种潜力的短期和长期战略。您将能够识别哪些电子商务组件可使您的公司获得最大利益，而且因为您没有时间可以浪费，Oracle 将提供最佳的解决方案，让您的企业在 120 天或更短时间内实现向电子商务企业的转变！ Oracle能够提供完整的金融服务业解决方案，使金融服务企业得到一站式的服务，使整个系统运作更完美。 先进的技术支持体系与平台 作为金融闻信息管理系统的数据库系统平台，Oracle数据库系统具有以下强大功能：支持SQL标准；支持多种的硬件平台，操作系统和网络平台；支持集群技术及分布式处理；支持浏览器/服务器模式及客户/服务器模式；并具有很好的开放性；支持超大型数据库；支持大用户量的并发控制；提供完整可靠的数据安全控制体系；提供有效的数据备份与恢复工具；提供高性能的事务处理功能；提供丰富的多媒体处理技术；提供强大的数据库管理工具；支持高可用性操作和应用；支持数据仓库技术；支持Internet/Intranet技术；具有高效的数据复制能力；提供异种数据源访问技术。 产品的高度灵活性、开放性和可扩展性 市场唯一不变的法则就是永远在变。企业发展的可拓展性，现代企业的发展方向更多的是向公司化、集约化发展，作为企业的决策者，企业发展的可持续性、可拓展性已是一个不可忽略和怠慢的话题。作为Oracle产品的一种管理理念，这种企业拓展性发展已被融入其中。Oracle产品为了更好的方便企业对于拓展性的要求，在采购、财务、制造、销售等各个领域都为企业的长远发展目标留下了广阔的伸展空间，为企业的决策者提供了一种未来企业发展所需的客观化、具体化的思维方式，并使企业决策者在考虑拓展企业时无需为大量的信息投资所困扰。 7 华泰保险财务信息管理系统解决方案详细描述 7.1 华泰保险财务信息管理需求概述 目前，华泰保险正处于快速发展阶段，充满了机会和挑战，为适应公司业务高速增长的需要，华泰保险需要通过建立一个集中、统一、先进、适用的财务管理子系统，达到加强财务核算和提高财务管理的目的。归纳起来，华泰保险的财务信息管理系统的总体需求如下： 多层次的财务管理体系机构 能够形成华泰保险公司多级财务管理体系，各层次除了能够完成基础会计核算和财务管理（财务分析、计划、监控、考核等）以外，还要及时向上一层次汇总财务信息并接受反馈，最终在华泰保险形成全公司完整准确的财务信息； 符合国际会计准则 结合国外先进的财务管理理念，同时又符合国内及国外公认的会计准则； 迅速、精确的财务核算 能够同时满足公司各级的基本会计核算，具有强大的凭证管理、公司间往来，应收应付核算、收入成本稽核、现金对帐、完善的会计报表等功能； 多层次、多角度的财务管理 能够满足华泰保险 各层次的财务分析和监控，做到各项财务指标预测和趋势分析、预算计划制定和分解、预算监控和对比分析等； 同其他系统高度集成 能够和保险业务系统和再保险业务系统有机地集成在一起，灵活地接受及转递相关的会计核算及业务信息； 严密的安全控制和审计线索 能够根据具体的岗位和职责定义相应菜单和业务数据存取权限，并跟踪历史业务信息。 7.2 华泰保险财务信息管理系统解决方案 Oracle公司是全球领先的系统供应商，Oracl信息管理应用系统经过全球大量企业实际运行的考验。全球有5000余家企业依靠Oracle财务信息管理系统来管理其业务，其中包括各种大型跨国集团和小型企业。 Oracle财务信息管理系统将会使华泰保险的财务部门转化为在快速发展的环境中的一支战略队伍，提供财务核算、财务分析、决策支持和长远规划。特别需要指出的是，Oracle财务系统可以帮助华泰保险实现四个关键目标：实现行业领先的业务运作模式，提高运行效率；实现全公司有效的财务管理，帮助企业不断扩展新的市场和业务；借助高级分析、报表和灵活的查询能力，改善企业的决策支持；满足行业不断发展变化的需求，提供迅速而持续的改善能力。 从满足华泰保险财务管理的需求和系统建设目标的角度，我们对Oracle财务系统的功能和特性进行简要的介绍，详细功能请参见相关资料和附录。 7.2.1 支持多层次和多组织架构 华泰保险可以在Oracle应用产品的一次安装中定义多组织及它们之间的关系。过去，如果企业有多个业务实体，就必须在同一个数据库内多次安装Oracle应用产品。而这种情况现在一去不返了，因为一次应用产品的安装就可以支持任何数量不同逻辑关系的业务实体。不需要增加更多的系统或安装产品，Oracle应用产品的多组织系统功能可以很方便地满足以下业务的需求： 任何Oracle应用产品的一次安装可以支持任何数量的组织，即使这些组织使用不同的财务帐套； 在Oracle应用产品的一次安装中支持任何数量的合法实体； 组织间系统数据安全性 - 确保数据的访问以使不同用户只能访问与他们相关的信息； 多会计核算主体并存 - 可以使用不同的帐套； 组织间业务自动化，规范化 - 通过自动记录公司间应收帐款和应付帐款自动记录公司间往来状况； Oracle应用产品的多组织关系如下图： 因此，Oracle 多组织财务系统可支持企业管理信息逐级规范化、资源共享及灵活的报表与查询, 以集约化投资的最佳方式来发展实现集团性管理的宏观管理。在华泰保险财务信息管理系统建设过程中，我们可以利用以上特性，搭建华泰保险本部、本部各独立核算单位、各下属独立核算单位、非独立核算单位组成的多级财务管理子系统体系架构。 7.2.2 财务计划和预算 财务计划的核心是预算和实际金额分析，而传统的财务系统一般都没有提供强健的预算功能。通过Oracle的总帐和财务分析工具，华泰保险可以执行强有力的预算管理和预测功能，其特点如下： 预算编制 预算内容明确：或成本费用，或收入赢利；预算对象容易确立：或组织部门，或责任个人，或预算类型； 自上而下，自下而上松紧自如的预算； 用常规的电子表做预算，然后将数据载入到Oracle的总帐系统； 可以根据企业的愿望建立尽可能多的不同预算，比较各种预算找到差别； 可以在已有预算或以前实际数据的基础上快速建立新的预算； 控制对预算的访问； 计算预算的方法和计算实际数据的方法一样； 使用简单的分配公式建立预算分配公式； 支持财务界流行的弹性预算、滚动预算等预算方法。 预算调整 支持覆盖式、审计式预算调整方法。审计式可以保留预算调整的全部进程； 周期动态预算调整，如有些企业的周期费用预算取决于上期收入状况，Oracle财务系统支持用户根据经营收入变化，周期性利用系统自动调整费用预算。 预算合并 Oracle财务系统合并方案包括预算信息的合并。Oracle总帐允许建立“主从预算”，也即，设置主要预算来控制下层的明细预算授权。通过定义明细预算及其与主要预算的关系可以建立预算等级制度。 预算预警 因为传统的财务管理受到管理手段的制约，财务部门只能对业务活动作事后记录，即使部分采用了预算手段，也仅是滞后于业务的对比考核，因此常常引发业务部门与财务部门的矛盾。而Oracle预算控制功能，可以在请购单、采购单、费用或发票进行审批时，联机预警检查可用预算状况以保证实际费用支出和计划费用支出不超出预算。而且可依不同会计帐户或费用支出单据类型选择控制费用支出的预算控制等级, 利用Oracle 的强大的预算管理功能，华泰保险各单位可以根据总部的收支计划、投资计划，进行计划预算分解并下达，系统将会自动进行实际业务发生数与预算数（或可用资金）对比，以决定是否允许业务继续进行。Oracle 财务系统提供三种预算控制方式：绝对控制--当没有通过可用资金检查时，系统将强制业务不能继续进行；建议控制—当业务没有通过预算检查时，系统将启动预警机制，提示错误并由用户决定后续工作；无控制—系统不做任何提示，提供事后分析。 7.2.3 财务合并 Oracle应用产品非常灵活，十分便于现今组织内经常发生的变化，Oracle总帐系统中的全球合并系统(GCS)通过帮助用户经过多步合并过程加强了全球性企业的财务战略，这一合并过程如下：数据准备，数据影射，数据转换，执行公司间往来的消除，汇报和分析合并后的财务结果。Oracle GCS将使华泰保险获得以下几方面的优势和特性： 执行仅用于报表的合并或明细数据合并； 可以执行来自任何明细级别上的数据合并，也可以执行具备不同帐户结构、币种、会计期及余额类型，合并实体间帐户的数据合并； 使用合并工作台和状态控制器可以在每个合并层上总体监视和控制多公司的合并； 通过平衡灵活的数据影射规则来定义附属数据怎样进入合并主体； 运用合并设定逻辑地集合并同步转换数据； 用图形格式观看企业整个的合并等级状况； 在每一个合并层上自动产生抵销信息； 从一个单独形式上就能钻透并分析多个合并层； 产生合并后的财务报表以满足法定的报告要求和其他内部数据分析需要； 除此之外，华泰保险可以运用合并等级观看器，一个强有力的拖拉式工具，以图形方式重新构建企业的组织，使企业能够立即看到和分析整个合并结构，而不管它包含多少个中间合并主体。在各个节点企业都可以取消整个等级制度简要地分析合并结构。另一种方法是，在等级制度中扩展所有的节点来详细地观看合并主体和附属关系。无论企业设置哪种组织，华泰保险都能自动地合并不同的业务实体，而不考虑本位币，会计期，或科目结构的不同。 7.2.4 公司间事务处理 为了处理复杂的公司间事务，增加对帐的及时性和准确性，华泰保险可用集中式的事务审批(CENTRA)来控制贯穿企业的业务实体之间的公司事务。 CENTRA允许公司以一种控制的方式集中进入，批准和鉴别发生于企业内的公司间事务。每个所牵涉到的机构都必须批准该事务（如下图）。这种控制单点理顺了月末调帐的过程。另外，CENTRA还能使企业记录跨越不同帐套的事务，即使企业的帐套使用不同的科目结构、当企业进入一个跨帐套的事务时，CENTRA能自动地在每个帐套中建立相应的会计分录。 7.2.5 财务分析 财务分析信息不仅为华泰保险公司高层所需要，而且为其他需要参照此信息制定决策的人们所需要,Oracle为以上不同角色的人们提供财务分析的信息。 标准报表，每个系统可提供多于60张的标准报表； 个人报表； 从Oracle财务系统中获得任意查询数据的最方便的方法是利用图形界面的文件夹功能。“文件夹功能”提供了数据输出的能力。查询的结果可被输出至桌面系统。如Excel，然后可以进一步编辑，并易于发布。 可以利用Oracle的Discoverer 2000直接进行数据汇总和分析。 在线查询； 按例查询； 溯源分析查询。 财务报表，财务报表生成器（FSG）； 业务模型； Express( OFA) / OLAP 管理财务和战略财务之间的区别是将数据转化为决策支持信息的能力。发现机会并迅速定位问题决定着企业的成败。Oracle财务系统可确保在适当时间将正确的商业信息提供给适当的人，最大限度地提高企业的决策能力。 与其它企业相比,财务和管理部门传播的信息较多。利用Oracle财务系统，企业可以有选择地发布有关信息，无需支出费用或实施与纸质文件相关的管理。利用Internet/Intranet、桌面集成、电子连接和灵活的输出控制，也可以建立适合自身特点的业务模型 利用Oracle OLAP的财务分析产品，所有华泰保险的授权使用者均可轻易获得所有财务余额信息。包括实际、预算、统计量等并按需要进行溯源分析并迅速得到深层结果。这种分析可以如企业希望的一样变化多样。Oracle OLAP支持全面的多维分析，优胜于其他常规报表工具。 7.2.6 桌面集成(ADI) Oracle桌面集成器是Oracle在桌面环境中完成全部会计循环的一组产品。通过易用的桌面产品与强大的Oracle应用产品的结合，Oracle ADI在会计循环的每一阶段均提供真正的桌面集成产品。ADI是总帐桌面集成器GLDI在电子表中应用的延伸。随着固定资产桌面集成器与“进程请求中心”的出现，这一产品已不再局限于总帐部分。ADI可以创建预算。记录交易，定义并向WEB电子表至标准文本发布各种报表。企业甚至可以不离开桌面系统就实现财务数据溯源查询。 主要功能和特点： 预算精灵 创建电子表预模板； 在脱机环境中录入预算； 对预算数据加以说明； 从总帐中下载已有的预算或创建新的预算； 自动上载预算至Oracle总帐； 自动以图形方式显示比较预算数据与实际数据。 报表精灵 在电子表格中创建财务报表； 无缝支持各层次用户报表定义； 基于服务器的报表进程。 分析精灵 从汇总金额，明细金额溯源至详细会计分录行； 通过修改报表期间及金额类型创建特殊报表； 快速组织财务数据实现“What-if”及”What happen”分析； 利用鼠标击键将分析结果送入电子表。 进程申请中心 向电子表格，WEB网页及标准文本发布报表； 自定义并选择满足华泰保险在颜色、字体、标记等方面需要的报表； 用“Hot List“来归类当前申请； 监控并发请求，当进程完成后，立即预以提示； 被执行的应用安全控制。 资产精灵 快速脱机收集所有信息创建资产； 拷贝并复制重复的地址，说明，类别等信息； 自动上载资产至Oracle固定资产。 7.3 华泰保险财务信息管理系统解决方案特点 在建设华泰保险财务信息管理系统的过程中，在财务方面我们建议主要采用Oracle财务应用的如下产品： 总帐管理 应付帐管理 网上费用报销 资产管理 现金管理 OFA财务分析 同时，为满足华泰保险保费核算及成本管理的需求，定向开发保费核算及成本管理子模块， 每一个子模块和华泰保险相关业务描述如下： 7.3.1 总帐管理子模块 Oracle总帐系统是一种综合性的财务管理办法，它能大大加强整个公司的财务控制、数据收集、信息集取和财务报告等工作。Oracle总帐系统是Oracle应用的一部分，是商业应用上所不可缺少的一套程序。它能帮助公司不断进取，在分秒必争的市场上奋力拼搏。除了上面提到的与总帐管理系统有关的功能和特点外，Oracle 总帐系统还具有以下特点： 独一无二的灵活性； 统一集成的分类帐； 强有力的图解性能； 灵活的凭证产生方式； 巨大的外币处理能力； 图解等级编辑； 实时查询； 不需要任何程序的客户化报告。 帐务体系 Oracle帐务管理系统可以满足多帐簿核算体系，即各独立核算单位均以独立的帐簿进行核算及管理，但多帐簿核算体系有一个缺陷，即合并信息只有定期才能获得，鉴于华泰保险是一家金融服务公司，对合并信息，内部监控等要求严格，因此初步汉得建议，对ORACLE帐务管理系统进行适当的，有控的二次开发，使华泰保险财务信息管理核算系统采用单帐簿，多组织核算体系，即只建立一本帐簿，满足即时获得合同信息及内部监控信息等要求，又通过合理的安全性开发，使各独立核算单位通过逻辑安全性划分，使各单位只能访问其有权访问的信息。即： 最底层的单位只能录入，修改其自己的信息，只能查询及报表处理自己的信息； 有下级公司的省级公司只能录入，修改其自己的信息，但能查询，报表处理本省级公司范围内的全部信息；（注：省级公司是否有权修改下属公司的信息待明细调研后确定） 营业总部只能录入，修改其自己的信息，但能查询，报表处理营业总部范围内的全部信息；（注：营业总部是否有权修改下属公司的信息待明细调研后确定） 投资管理中心只能录入，修改其自己的信息，只能查询及报表处理自己的信息； 华泰保险(单一帐簿） 营业总部 投资管理中心 北京分公司 上海分公司 其他6家 待成立省级 待成立地市级 总部 科目设置 Oracle帐务管理系统中的会计科目编码，是一种功能很强的弹性工具。它允许用户根据业务需要定义总帐帐户代码结构，因此企业的一部分管理思想和组织结构可以通过会计科目设置来完成。 在华泰保险的科目帐户设计方案中，我们建议采取六段帐户结构，分别如下： 采用上述会计科目架构，可依据 华泰保险 业务需要将明细会计数据汇总至任何有意义的汇总帐户甚至能以不同业务需求多次对同一帐户进行汇总（如不同地区不同品牌的利润分析），并可以使用汇总帐户特性快速生成汇总财务报表，满足不同部门的分析需求。 公司段 成本中心 主科目段 子科目段 业务分类段 明细核算段 公司段： 是华泰保险财务核算的平衡段，用以核算围各利润中心，如独立核算的总部，各省分分公司，投资管理中心等。 成本中心段： 成本中心段表示各公司下的责任中心，用以考核非独立核算单位的成本和收入。 科目段： 对应传统意义上的科目，由华泰保险总部统一制定，有利于总部统一分析并规范各音位的核算工作。 子目段： 该段设为从属段（从属于公司段），主要用于主科目段的细化，如银行存款中明细银行帐户，按来源区分的营业款结算等。从属段附属公司段后可以使某一公司的明细科目仅与自己的公司名联系，从而达到避免某公司选用与自己无关科目的目的。 业务分类段： 业务分类段根据华泰保险的行业特点设置，用于反映共性较强的行业信息，如保险类别、项目等。 明细核算段： 直接反映类需要明细核算的信息，如保险费用核算至人员，大型投资项目等等。 采用上述会计科目架构，可依据 华泰保险 业务需要将明细会计数据汇总至任何有意义的汇总帐户甚至能以不同业务需求多次对同一帐户进行汇总（如不同地区不同险种的利润分析），并可以使用汇总帐户特性快速生成汇总财务报表，满足不同部门的分析需求。 （注：该项建议以全面业务调研及分析后的解决方案为准） 安全，严格的人员权限控制和系统校验 ORACLE人员权限控制功能，支持灵活地定义各种岗位角色。可以根据自己业务的要求，设置不同的岗位角色分工，这种角色分工并不受财务软件系统的限制，而是完全根据企业自身的分工政策制定，例如：企业高级人员即要处理有关财务的事务，又要对业务进行一定监督等（如下图）。 总帐系统内日常帐务处理 在华泰保险 日常的帐务处理中，Oracle 总帐系统可以提供以下一些特性： 分录自动引入 Oracle总帐系统提供一现成接口，除了可以将Oracle用系统其他系统产生的会计凭证自动进入外，同时可以引入非Oracle应用系统产生的会计数据，如利用范围外子公司使用的会计软件，自动来生成分录,利用其他系统如BOSS系统、人力资源系统自动产生记帐凭证等。这样可以大量节省会计人员的工作量，以便使 华泰保险 会计人员能够从繁琐的日常操作中解脱出来，转向财务管理、辅助决策等更高层次的工作。 日记帐审批 Oracle总帐系统通过一个基于工作流技术的日记帐审批系统确保企业较好地控制事务处理。首先，建立一个审批等级制度（路径）和定义授权界限。然后，Oracle总帐系统会自动按照审批等级制度将日记帐传给相应的审批者。审批过程基于Oracle应用产品的工作流技术。Oracle总帐系统提供了一个缺省的审批工作流模板，企业可以裁剪这一模板以符合公司自身的业务结构。 上下级公司间往来交易 由于上下级公司间事务的复杂性，企业可用集中式的事务审批(CENTRA)来控制贯穿企业的业务实体之间(下属各子公司)的公司事务。CENTRA允许以一种控制的方式集中进入，批准和鉴别发生于企业内的公司间事务。每个所牵涉到的机构都必须批准该事务。这种控制单点理顺了月末调帐的过程。 费用分摊 Oracle 财务系统中提供了分摊模板的功能。由公司内各级财务部门根据需要建立成本、费用、收入、利润等分配转帐模板。可以合理地将一切需分配或转帐的项目转至合适对象上。根据华泰保险的要求，各类费用将合理分摊至各相关部门、各品牌大类等信息层面的对象上。 数据的分析钻取 Oracle财务系统针对财务信息及其执行状况，准备了方便的查询分析及钻取功能。ADI产品中，针对财务报表还提供了极丰富的图形分析功能。财务人员甚至可以从财务分析报表钻取至原始的财务记录。 下表是 华泰保险 一些业务需求和总帐系统对应的功能和特点： 华泰保险 财务信息管理系统需求 Oracle总帐系统特点分析 财务管理与控制 增强对财务核算结果的管理 分布式进程 无限制组织结构层次 快速结帐 并发进程（进帐，分录引入，合并） 开闭会计周期 成批分摊 嵌入式接口 多个悬帐科目 多个帐套合并 非Oracle财务数据的引入 在线警告引入错误 科目分析报表及在线科目对帐 自动年末关帐 减少科目维护工作量 自动创建会计科目弹性域 减少数据录入需求 科目别名设置 汇总科目同步入帐 红冲凭证 常用凭证 多公司共享科目 引入描述字段，序列号，凭证参考信息以及业务信息 全面的科目有效性与安全性控制 对敏感数据和功能加以控制 交叉校验规则 科目安全规则 客户化菜单 确认录入数据的有效性 连接检验 凭证生动平衡 多个悬帐科目 字段级校验 总额运算 总额控制 禁止向错误会计周期过帐 不可过帐周期状态 重新开启会计周期 永久关闭会计周期 易于更正错误 在线错误信息字典 确认会计主体一致性 共享的结构与汇总层次信息 华泰保险 财务信息管理系统需求 Oracle总帐系统特点分析 强大的预算控制 提高预算与控制 预算组织 无限制的预算版本 多年度预算 主从预算 提高计划性与可控性 预算规则与公式 预算转移 自动拷贝预算 成批分摊 预算币种转换 预算分录 有效的预算溯源 在线电子表格 在线输入 支出控制 在线资金检查 在线变更资金可用资金 预算及保留款报表 预算控制 资金预算 在企业中无限的帐本结构 在不同地域管理企业运营 多种币种转换 多种币种报表 定义华泰保险不同的会计科目结构 大于30个的自定义段 每段25个字符 平衡段功能 相关段功能 代码段功能 字符数字段 用户定义提示 别名 定义华泰保险不同的组织结构 无限的结构 无限的层次 简化的组织重组 多层次的结构 信息汇总组及汇总模板 定义华泰保险不同的会计周期 多达366个会计周期 定义不均衡周期 定义调整会计期 加入华泰保险独特的数据 描述型字段 易于在不同单位间进行合并 灵活的合并规则 多币种合并 不同科目的合并 不同会计周期的合并 7.3.2 应付管理子模块 今天的竞争需要强大的管理控制下的高效率运作,Oracle应付款系统是一种高效的会计解决方案，可提供强大的财务控制，防止重复付款并只对订购和接收的货物和服务付款，尽可能增加供应商的折扣。Oracle 应付帐款系统功能和特点如下： 统一灵活的供应商管理； 快速而精确的发票处理； 应付款控制及预警。 通过 Oracle Workflow（工作流）所提供的审批流程的设定，可以规范企业内部的付款审批制度，自动监督付款及费用报销流程。另外，管理人员还可以在Oracle公司所提供的预警系统中，对所关心的指标（如限额、限期等）进行设置，使系统能够在特定情况下给予有关人员以提示或警告。同时应付系统亦与总帐的预算相结合，提供预算、预测与实际付款额的比较，自动进行资金预算检查，对于产预算的情况进行警告。 发票自动核准和2、3以及4向匹配； 快速、灵活和控制付款处理； 提供自助式服务访问。 华泰保险 财务信息管理系统需求 Oracle财务应付系统特点分析 提高效率 快速,高效的付款申请 自动输入 分配集设置 自动复制定单信息 自动审批 费用报表 自动税额计算 税金与运费的分摊 发票撤消 发票借贷平衡 快速支付管理 在线查询 发票薄管理 避免人工支付 快速支付 易于更正错误支付 重新支付 提高付款效率 自动确认 节约资金 最大的折扣 自动计算支付日期 自动计算折扣 支付优先级 提高现金管理 现金管理报表 业务成本 支付组 多种支付方法 避免重复付款 审计报表 支付副本 误差等级 发票金额限制 华泰保险 财务信息管理系统需要 Oracle财务应付系统特点分析 加强控制 避免重复输入供应商 合并供应商 供应商审计报告 在线确认可用资金 保留款管理 预算控制 高效处理例外事件 发票跟踪报告 批控制报告 自动与手工对帐 发票价格差异会计 外币汇率差异会计 客户化的程序处理 汇总或明细过帐 客户化的菜单 提高生产率 有效核销付款 与银行数据媒质交换数据 自动收款 快速帐款 调整 付款批源 分录模板 自动创建收款记录 易于更正错误 再核销 其它收款 付款反冲 最有效催收贷款 关键指示报告 电话记录 收款查询 针对单个需求对系统客户化 特定税率处理 自动收款、汇款选项 自动收款调整 报表选项 注：此处供应商为广义范畴。 7.3.3 网上报销子模块 Oracle Internet Expense（网上费用报销）可以让全公司每一位发生费用的员工自主上网填写费用报销单，并通过电子流让领导在线审批。员工发生的全部费用可自动与应付帐、总帐系统相集成，以有效提高核算的效率及准确性和及时性。 为华泰保险设计的网上报销的主要特点： 模块及信息集成 网上报销、应付帐、总帐系统集成，员工在网上一次填完费用报销信息，可以直接链接至应付帐及总帐系统。并通过报费核算及成本管理子模块的开发，使业务部门的费用直接在成本管理中体现出来，即一次直接核算至部门，险种，个人。 电子流层次审批 通过报销制度的改革，使领导通过上网审批的方式直接进行审批，费用报批及审批的流转路径全部由系统自动流转。 授权机制 通过电子化的审批授机机制，使暂时无法履行费用审批的领导可以直接在网上将审批权限授权给其他同事，并可随时收回。 7.3.4 资产管理子模块 Oracle Assets 使企业拥有一个明细的财产和设备清单，确保企业永远能够为企业的固定资产管理选择最好的固定资产和税务策略，使用Oracle 资产管理可以帮助企业加强资产实物管理，并减少设备租用管理带来的总体运做开销。为华泰保险设计的资产管理功能和特点如下：