企业档案工作规范

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1、企业档案工作规范企业档案工作规范第五章档案工作组织第五章档案工作组织n一是建立企业档案工作组织体系。一是建立企业档案工作组织体系。n二是明确档案工作职责。二是明确档案工作职责。5.15.1组织系统建设包括四个方面：组织系统建设包括四个方面：n领导、领导、机构、机构、人员、人员、工作网络工作网络 n5.1.15.1.1档案工作领导档案工作领导 n应在三个层次确定档案工作负责人：应在三个层次确定档案工作负责人：n企业分管领导企业分管领导n各职能或承办部门、项目工作部门负责人各职能或承办部门、项目工作部门负责人n档案部门的负责人档案部门的负责人n5.1.2 5.1.2 档案机构设置档案机构设置n企业

2、应设置独立的档案机构：档案室（处、科）企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；或档案资料信息中心；n规模规模较小较小的企业或有些专业需要的企业，可指的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；定相应机构承担档案管理的职能；n有条件的有条件的特大型特大型企业集团应建立企业档案馆。企业集团应建立企业档案馆。5.1.3 5.1.3 档案人员配备档案人员配备企业应配备企业应配备专职专职档案人员；档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或企业各部门、各项目应配备专职或兼职兼职档案档案人员；人员；企业应保持档案人员相对企业应保持档案人员相对稳定稳定。5.1.45.1.

3、4档案工作体系档案工作体系n.2.2 企业管理职责企业管理职责 文件（档案）管理国际标准文件（档案）管理国际标准ISO15489ISO15489n第第6 6章方针与职责：章方针与职责：n“机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以针的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支持。同时，要确保文件管理方针在机构内的所有层次持。同时，要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行上都得到贯彻和执行”。n“文件

4、管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺在机构上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺”。n“机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构内公布在整个机构内公布”。企业管理职责五个方面：企业管理职责五个方面：n为档案工作持续发展提供保障；为档案工作持续发展提供保障；n将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；考核；n采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；和安全；n

5、在产权发生变动时做好档案的处置；在产权发生变动时做好档案的处置；n对档案管理奖成绩、惩损失。对档案管理奖成绩、惩损失。.3.3企业部门职责企业部门职责四个方面：四个方面：部门或项目负责人部门或项目负责人的责任；的责任；文件形成者文件形成者的责任；的责任；专兼职档案员专兼职档案员的责任；的责任；职能或承办部门职能或承办部门的责任。的责任。n第六章档案工作制度第六章档案工作制度n工作规章工作规章n管理制度管理制度n业务规范业务规范n三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。业档案工作的制度体系。n6.16.1企业档案工作规章的制订企业档案

6、工作规章的制订n明确文件形成、归档责任；明确文件形成、归档责任；n制订规章应该包括的主要内容；制订规章应该包括的主要内容；n要建立责任追究制度；要建立责任追究制度；n要制订应急预案。要制订应急预案。n国际标准：国际标准：n机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。责任。n文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员，及形成文件的其他人员，

7、n还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任做出明确规定。管理责任做出明确规定。n国际标准：n不同岗位的文件管理职责：不同岗位的文件管理职责：n高级管理层高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实施。功实施。n文件管理专业人员文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责。对文件管理的方方面面负责。n企业各部门的管理者企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业员工在工作过程中按照规定和

8、标准形成并保管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络。文件管理人员在规定的职责方面保持联络。n系统管理员系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。n形成、接收和保管文件是形成、接收和保管文件是所有人员所有人员日常工作的一部分，所有员工日常工作的一部分，所有员工有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。n6.2企业档案管理制度的制订n共有八个方面的制度：共有八个方面的制度：n文件归档制度文件归档制度n档案保管制度档案保管制度n鉴定销毁制度鉴定销毁制度n档案统计制度档案统

9、计制度n档案利用制度档案利用制度n档案保密制度档案保密制度n电子档案管理电子档案管理n档案管理系统操作制度。档案管理系统操作制度。n6.36.3企业档案业务规范的制订企业档案业务规范的制订n文件、档案整理规范；文件、档案整理规范；n档案分类方案；档案分类方案；n文件归档范围和保管期限表；文件归档范围和保管期限表；n特殊载体档案管理规范。特殊载体档案管理规范。第七章第七章 档案业务工作档案业务工作7.1企业档案工作与业务活动n完整的档案管理包含三个阶段：完整的档案管理包含三个阶段：n 文件（即未来的档案）形成阶段、文件（即未来的档案）形成阶段、n 档案室保存阶段、档案室保存阶段、n 档案馆保存阶

10、段。档案馆保存阶段。n“文件的档案化管理文件的档案化管理”n在企业档案管理中需要明确的概念：n1 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。管理部门本职工作的组成部分。2 2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产）做好文件形成及其管理是企业科技和生产 及其管理人员的职责。及其管理人员的职责。3 3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门检查、指导文件的形成及管理是档案部门 和档案人员的职责。和档案人员的职责。n企业档案在不同时段的管理职责分工：企业档案在不同时段的管理职责分工：n文件形成部门文件形成部门要按照档案管理的要求承要按照档

11、案管理的要求承担文件形成阶段的管理；担文件形成阶段的管理；n档案人员档案人员主要承担档案室保存阶段和档主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理；案馆保存阶段的管理；n信息技术人员信息技术人员承担电子环境中档案的技承担电子环境中档案的技术维护。术维护。n企业各层级对档案工作的责任：n在企业的领导层：在企业的领导层：n将档案工作纳入企业领导的议事日程将档案工作纳入企业领导的议事日程;n对企业档案工作的发展做出整体规划对企业档案工作的发展做出整体规划;n对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调各有关制度进行整体协调;n将文件管理纳入有

12、关人员乃至全体员工岗位责将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实在企业各层级、各岗位得到贯彻落实。n在企业管理的中层：在企业管理的中层：n将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作同时安排和下达；同时安排和下达；n将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和将档案管理的具体要求落实到企业各

13、项业务和活动的规章制度及工作流程中；活动的规章制度及工作流程中；n督促员工做好文件工作。督促员工做好文件工作。n在企业的基层：在企业的基层：n将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；n做好文件管理的具体工作；做好文件管理的具体工作；n把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标和条件。和条件。l“三参加”：企业档案部门或档案人员应参加企业档案部门或档案人员应参加

14、产品鉴定、产品鉴定、科研科研课题成果审定和基本建设项目验收、课题成果审定和基本建设项目验收、设备开箱设备开箱验收验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。统。l“四同时”：企业企业下达下达项目计划任务应同时提出项目文件的归项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；档要求；检查检查项目计划进度应同时检查项目文项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；件积累情况；验收、鉴定验收、鉴定项目成果应同时验收、项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目鉴定项目文件归档情况；项目总结总结应同时作好应同时作好项目文件归档交接。项目文件归档交接。n7.2 文件的形成、积累

15、n从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出 “档案化档案化”的管理要求。的管理要求。两方面的要求：两方面的要求：n文件记录载体和记录方式的要求；文件记录载体和记录方式的要求；n文件内容的要求文件内容的要求。n7.3 文件整理与归档n四个方面的要求：四个方面的要求：n 文件的整理、文件的整理、n 文件的归档范围、文件的归档范围、n 文件的归档时间、文件的归档时间、n 文件的归档要求。文件的归档要求。n7.3.1文件整理n管理类文件管理类文件的整理应该符合的整理应该符合文书档案案卷格文书档案案卷格式式GB/T9705GB/T9705和和归档文件整理规则归档文件整

16、理规则DA/T22DA/T22的要求；的要求；n科技文件科技文件的整理应该符合的整理应该符合科技档案案卷构成科技档案案卷构成一般要求一般要求GB/T11822GB/T11822的要求；的要求；n基本建设项目文件基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范规范DA/T28DA/T28的要求；的要求；n会计文件会计文件的整理应该符合的整理应该符合会计档案管理办法会计档案管理办法财会字财会字199832199832号文件的要求；号文件的要求；n职工文件职工文件的整理应该符合的整理应该符合企业职工档案管

17、理企业职工档案管理工作规定工作规定劳力字劳力字 号文件的要号文件的要求；求；n照片文件照片文件的整理应该符合的整理应该符合照片档案管理规范照片档案管理规范GB/T11821GB/T11821的要求；的要求；n录音、录像、软磁盘等录音、录像、软磁盘等磁性载体文件磁性载体文件的整理应的整理应该符合该符合磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范DA/T15DA/T15的要求；的要求；n电子文件电子文件的整理应该符合的整理应该符合电子文件归档与管电子文件归档与管理规范理规范GB/T18894GB/T18894和和公务电子邮件归档与公务电子邮件归档与管理规则管理规则DA/T32DA/T32的

18、要求；的要求；n计算机辅助设计文件计算机辅助设计文件的整理应该符合的整理应该符合CADCAD电电子文件光盘存储、归档与档案管理要求子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1GB/T17678.1的要求。的要求。7.3.2 文件归档范围 u归归档档范范围围要要包包括括从从企企业业筹筹建建、运运营营生生产产、产产权权发发生生变变动动、直直至至注注销销，各各个个阶阶段段的的文文件件都都应应在在档档案案中中有有所所记记录录和和保保存存，要要能能够够真真实实记记录录和和准准确反映企业的发展历程；确反映企业的发展历程；u归档文件的主要来源；归档文件的主要来源；u归档范围要突出反映企业的特点和

19、主要活动。归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。关于附录A的说明：1 1、附录、附录A A给出的是资料性附录。给出的是资料性附录。2 2、附录、附录A A不作为企业档案的分类标准。不作为企业档案的分类标准。3 3、附录、附录A A增强了可操作性。增强了可操作性。4 4、附录、附录A A首次给出了企业档案保管期限的建议。首次给出了企业档案保管期限的建议。制订归档范围的基本方法：l掌握依据，调查研究掌握依据，调查研究 l拟定初稿拟定初稿l广泛征求意见广泛征求意见l各立档部门负责人审核各立档部门负责人审核l修改完善后报批修改完善后报批l主管部门审批，发布执行主管部门审批，发布执行l纳入相关制度纳入

20、相关制度各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本企业特点的文件材料：u1 1、制造业企业。、制造业企业。各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例。u2 2、交通运输企业。、交通运输企业。基建和设备文件材料对于正常运营和安全生产具有重要的保障作用。u3 3、建筑安装企业。、建筑安装企业。以工程项目为单位的成套性特点较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。u4 4、金融企业。、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性；数量增长速度快，会计和信贷文件量大。u5 5、流通企业。、流通企业。经营管理性文件材料是主体，拥有一定规模的基建

21、和设备文件材料，文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征。u6 6、邮电通讯企业。、邮电通讯企业。业务文件材料的日生产量较大，设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文件材料是由多个企业共同形成。u7 7、农业企业。、农业企业。经营性文件材料为主，具有综合性、情报性特点。需要注意的问题：u1 1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料应予以特别注意。全的文件材料应予以特别注意。u2 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。的范围进行调整和完善。u3 3、在确定科技档案的归档范围时

22、，也应注意、在确定科技档案的归档范围时，也应注意 体现体现“以人为本以人为本”的原则。的原则。7.3.3 文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：文件材料的归档时间主要有两种：定期归档定期归档 随时归档随时归档 应该随时归档的其它文件：应该随时归档的其它文件：1 1、需要严加控制的核心文件；、需要严加控制的核心文件；2 2、机密性强的、特殊的科技文件；、机密性强的、特殊的科技文件；3 3、应清退的文件；、应清退的文件；4 4、非纸质载体文件；、非纸质载体文件；5 5、外来文件。、外来文件。企业对会计档案的归档和移交要求，一般应当包括以下几个方面：1 1）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计

23、档）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档 案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；2 2）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求 认真整理好；认真整理好；3 3）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交 清册；需要拆封重新整理的会计档案，档案部门清册；需要拆封重新整理的会计档案，档案部门 会同会计部门和经办人员共同拆封整理；会同会计部门和经办人员共同拆封整理；4 4）档案部门必须）档案部门必须仔细清点检查仔细清点检查接收的会计档案；接收的会计档案；5 5）与

24、纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或）与纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或 介质的会计数据和会计信息的记录，也应一并移介质的会计数据和会计信息的记录，也应一并移 交；交；6 6）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份，并定）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份，并定 期进行转存；期进行转存；）不得对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的）不得对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的 备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操 作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据；如作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据；如 果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份

25、果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份 文件。文件。电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：l 1 1、“双轨制双轨制”要求。要求。l 2 2、特别要求。、特别要求。电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下工电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下工作：作：l1）在电算化会计文件形成阶段，要进行准确性方面在电算化会计文件形成阶段，要进行准确性方面 的鉴定和监管；的鉴定和监管；l2 2）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软）会计电算化系统开发和使用的命令文

26、档资料及软 件程序备份交档案员保管；件程序备份交档案员保管；l3 3）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。7.3.4 文件归档要求七个方面的要求：七个方面的要求：u第一，应实行部门立卷；第一，应实行部门立卷；u第二，归档文件的质量；第二，归档文件的质量；u第三，归档原件；第三，归档原件；u第四，非纸质文件和外文材料；第四，非纸质文件和外文材料；u第五，归档文件的份数；第五，归档文件的份数；u第六，合作项目文件；第六，合作项目文件；u第七，填写第七，填写档案交接登

27、记表档案交接登记表。7.4 档案收集工作两个要求：两个要求：l认真做好文件归档的交接工作；认真做好文件归档的交接工作；l企业应该接收档案与收集资料的范围。企业应该接收档案与收集资料的范围。n收集工作有两种形式：收集工作有两种形式：n一是对内收集。一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；各部门形成的文件材料；n二是对外收集。二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。n 7.5 档案整理工作n企业变动与全宗划分的

28、几种情况：企业变动与全宗划分的几种情况：n1 1、一个企业分成两个或两个以上企业的情况。、一个企业分成两个或两个以上企业的情况。（一分为二）（一分为二）n2 2、两个或两个以上的企业合并为一个企业的、两个或两个以上的企业合并为一个企业的 情况。情况。（合二为一）（合二为一）n3 3、由企业内部的一个组织机构改变成为一个、由企业内部的一个组织机构改变成为一个 独立的企业的情况。独立的企业的情况。（由内变外）（由内变外）n4 4、由一个独立的企业改变为某一企业内部的、由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况。一个组织机构的情况。（由外变内）（由外变内）n5 5、由于某种特殊原因，中断

29、了一段时间的工、由于某种特殊原因，中断了一段时间的工作，以后又恢复了正常的活动的情况。作，以后又恢复了正常的活动的情况。（中断）（中断）n6 6、仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发、仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发 生改变、企业隶属关系发生改变等等情况。生改变、企业隶属关系发生改变等等情况。（更名）（更名）7.6档案保管工作三个方面的要求：三个方面的要求：v档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；v档案入库前的修护要求；档案入库前的修护要求；v库房管理要求。库房管理要求。磁性载体文件的保管：磁性载体文件的保管：n防磁防磁;n磁带要平放磁带要平放

30、;n定期检查；定期检查；n长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化；长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化；n要及时对磁性载体文件进行转换。要及时对磁性载体文件进行转换。7.7 档案鉴定工作v按鉴定时段包括按鉴定时段包括 归档鉴定归档鉴定 到期鉴定到期鉴定v按鉴定内容包括按鉴定内容包括 价值鉴定价值鉴定 质量鉴定质量鉴定 利用范围鉴定利用范围鉴定 企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：u区分档案与非档案。区分档案与非档案。u区分区分“永久永久”与与“非永久非永久”。u区分重要档案和一般档案。区分重要档案和一般档案。u区分要控制使用的和可以公开使用的文件与区分要控制使用的和可以公开使用的文件与 档案

31、。档案。u区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。档后较为稳定的档案。u区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。纸质档案。规范规范对鉴定工作提出六条要求对鉴定工作提出六条要求：v企业应成立鉴定组织；企业应成立鉴定组织；v根据文件内容价值确定企业档案的保管根据文件内容价值确定企业档案的保管期限；期限；v对企业档案保管期限的划分；对企业档案保管期限的划分；v对永久档案的界定；对永久档案的界定；v对定期档案的界定；对定期档案的界定；v对到期档案的鉴定。对到期档案的鉴定。科技档案保管期限的确定

32、：n第一，科技档案所属项目的特征（技术因素）。第一，科技档案所属项目的特征（技术因素）。n第二，科技档案所属项目的科技水平（技术因素）。第二，科技档案所属项目的科技水平（技术因素）。n第三，科技档案所属项目投入产出情况（效益因素）。第三，科技档案所属项目投入产出情况（效益因素）。n第四，科技档案形成的时间（时间因素、典型因素）。第四，科技档案形成的时间（时间因素、典型因素）。n第五，科技档案的形成者（作者因素）。第五，科技档案的形成者（作者因素）。n第六，科技档案的状况（名称因素、效益因素）。第六，科技档案的状况（名称因素、效益因素）。企业编制档案保管期限表应注意以下几点：n1 1、编制企业档

33、案保管期限表要以国家和上级、编制企业档案保管期限表要以国家和上级 已颁发的有关档案保管期限规定为依据，已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能特性和专业特点，将其细化结合企业的职能特性和专业特点，将其细化 为本企业的规章制度。为本企业的规章制度。n2 2、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关 部门备案。部门备案。n3 3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过 其他形式发布周知。其他形式发布周知。n4 4、档案保管期限表应该及时进行修订。、档案保管期限表应该及时进行修订。7.7.6 企业

34、应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。1 1、定性分析的方法。、定性分析的方法。需要注意的问题：n1 1）科技档案的价值鉴定以）科技档案的价值鉴定以“套套”为基础。为基础。n3 3）直接审阅科技档案的内容是直接鉴定法的）直接审阅科技档案的内容是直接鉴定法的 关键。关键。n2 2）科技档案保管期限的确定以）科技档案保管期限的确定以“案卷案卷”为单位。为单位。n2 2、定性与定量分析相结合的方法。、定性与定量分析相结合的方法。某项科技档案价值综合评判：某项科技档案价值综合评判：价值因素价值因素:技术因素技术因素 时间因素时间因素 作者因素作者因素 典型因素典型因素 得分得分:80 80 8080 7

35、070 6060 权数权数:40%30%40%30%20%20%10%10%加权平均数加权平均数:80*40%+80*30%+70*20%+60*1080*40%+80*30%+70*20%+60*107676分分对到期科技档案进行鉴定时，需要注意掌握好以下几个方面的情况：u1 1、关于产品档案的鉴定、关于产品档案的鉴定u2 2、关于科研档案的鉴定、关于科研档案的鉴定 u3 3、关于基建档案的鉴定、关于基建档案的鉴定 u4 4、关于设备档案的鉴定、关于设备档案的鉴定 u5 5、关于会计档案的鉴定、关于会计档案的鉴定 7.8 档案统计工作三个要求：三个要求：u及时、准确地填报本企业档案工作年报及

36、有关及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表；统计报表；u要建立档案工作统计台账；要建立档案工作统计台账；u要保持统计工作的连续性。要保持统计工作的连续性。档案统计工作的基本任务：l1）组织各种形式的档案统计调查l2）对收集来的统计资料进行统计分析l3）为档案专业主管部门和国家统计部门提供统计资料l4）根据统计资料对档案工作的发展进行预测，并提供预测材料。档案统计工作的要求：l确保准确性。l保持连续性。l保证及时性。l加强分析研究。7.9 档案利用工作共款要求：共款要求：加强检索系统的建设；加强检索系统的建设；要设定利用者权限；要设定利用者权限；要进行利用登记；要进行利用登记；应采取多

37、种方式；应采取多种方式；编制各种实用汇编；编制各种实用汇编；编写初加工的专题材料；编写初加工的专题材料；编写深加工的研究材料；编写深加工的研究材料；可举办档案展览。可举办档案展览。检索系统建设应符合以下要求：u检索信息要覆盖全部库藏。检索信息要覆盖全部库藏。u检索功能要匹配合理。检索功能要匹配合理。u检索功能要适合库藏特点和特定的利用需检索功能要适合库藏特点和特定的利用需要。要。u要保持基本检索工具的稳定。要保持基本检索工具的稳定。知识产权的保护要求：u著作权保护的要求。著作权保护的要求。u专利权保护的要求。专利权保护的要求。u商标权保护的要求。商标权保护的要求。u专有权保护的要求。专有权保护

38、的要求。企业应该采用不同的利用控制策略：n防御保护阶段。防御保护阶段。n成本控制阶段。成本控制阶段。n利润中心阶段。利润中心阶段。n战略资源阶段。战略资源阶段。企业档案资源开发编研中，注意两个方面的问题：企业档案资源开发编研中，注意两个方面的问题：档案资源的开发编研工作属于档案公布的范畴，开发档案资源的开发编研工作属于档案公布的范畴，开发编研时要注意档案公布的法律规定。编研时要注意档案公布的法律规定。可以注意针对知识产权的时空特点，对不同时空范围可以注意针对知识产权的时空特点，对不同时空范围实施不同的开发利用策略。实施不同的开发利用策略。第九章 档案工作设施设备六个方面的要求：六个方面的要求：

39、三个用房要求；三个用房要求；三个用具要求。三个用具要求。三种用房：三种用房：档案库房；业务技术用房；阅览及陈列室档案库房；业务技术用房；阅览及陈列室用具要求：用具要求：档案装具；保护设备；技术设备档案装具；保护设备；技术设备u对档案库房三个方面的要求：对档案库房三个方面的要求：位置要求；承重要求；面积要求。位置要求；承重要求；面积要求。u对业务技术用房的要求：对业务技术用房的要求：对一般企业的基本要求；对一般企业的基本要求；对大型以上企业的更高要求。对大型以上企业的更高要求。u阅览及陈列室的要求：阅览及陈列室的要求：邻近办公室和库房；展室位置要适宜。邻近办公室和库房；展室位置要适宜。u对档案装

40、具的要求：对档案装具的要求：档案框架的要求；档案卷盒的要求。档案框架的要求；档案卷盒的要求。u对保护设备的要求分三个层次：对保护设备的要求分三个层次：对对一般企业一般企业的最基本要求；的最基本要求；对对有条件的企业有条件的企业稍高一点的要求；稍高一点的要求；对对规模较大或条件较好的企业规模较大或条件较好的企业更高要求。更高要求。对技术设备分对技术设备分4 4个方面提出要求：个方面提出要求：n一是档案整理所需的设备；一是档案整理所需的设备；n二是档案修复或利用所需的设备；二是档案修复或利用所需的设备；n三是档案信息化管理所需的设备；三是档案信息化管理所需的设备；n四是根据不同企业的专业特点和具体需要可四是根据不同企业的专业特点和具体需要可 配备的设备。配备的设备。谢谢！谢谢！