第2章工作簿、工作表和单元格

第2章 工作簿、工作表和单元格 U教学目标教学目标从某种程度上来说，利用Excel对表格进行的编辑，实际上就是对工作簿、工作表和单元格的编辑操作，由此可见工作簿、工作表和单元格在Excel中的重要位置。本章将详细讲解关于工作簿、工作表和单元格的相关知识。通过本章学习，掌握操作工作簿、工作表和单元格的各种方法。UU 教学重点和难点教学重点和难点 熟悉工作簿、工作表和单元格 掌握工作簿的操作 掌握工作表的操作 掌握单元格的操作2.1 认识工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格是Excel中的三大主要元素，在讲解它们的各种操作方法之前，下面先对它们的含义做一个初步了解。2.1.1 工作簿工作簿就是Excel文件，相当于Word文档。启动Excel 2007后，将自动新建默认名为“Book1”的工作簿，此后新建的工作簿将自动以“Book2”、“Book3”依次命名。“Book1工作簿”Sheet1工作表“2.1.2 工作表工作表主要用于处理数据信息，因此常被称作电子表格。默认情况下，新建的工作簿中有3张工作表，名称分别为：“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。A1:D3单元格区域2.1.3 单元格单元格是Excel中最基本的存储数据单元，其命名是依据所在的行号和列标进行标记。单元格区域则是指多个连续的单元格，其命名规则为：左上角的单元格名称:右下角的单元格名称。2.1.4 工作簿、工作表和单元格之间的关系工作簿、工作表和单元格之间是包含与被包含的关系，即工作簿包含一张或多张工作表，而工作表则包含多个单元格。关系结构示意图2.2 工作簿的操作Excel工作簿是保存数据的场所，其基本操作包括：新建工作簿、保存工作簿、关闭工作簿、打开工作簿和保护工作簿等，下面分别对这些操作进行介绍。2.2.1 新建工作簿在Excel中新建工作簿可分为新建空白工作簿和通过模板新建工作簿等两种情况。创建空白工作簿1新建空白工作簿尽管Excel 2007在启动后会自动新建一个名为“Book1”的空白工作簿，但也可以根据实际需要手动新建空白的工作簿。选择模版2通过模板新建工作簿Excel 2007中自带有许多模板，通过这些模板，可以新建各种具有专业表格样式的工作簿。2.2.2 保存工作簿为了避免重要数据或信息的丢失，在新建工作簿后都应该即时对其进行保存。在Excel中保存工作簿可分为3种情况：保存工作簿、另存工作簿和自动保存工作簿。1保存工作簿在Excel中新建工作簿时，应该养成随时保存的良好习惯，这样可以减少由于断电等外在因素造成的数据丢失。设置保存参数另存的工作簿2另存工作簿在制作表格时，为了避免因操作失误造成工作簿数据无法恢复的情况，可将工作簿进行另存操作，这样可对另存的工作簿进行修改，而不会对源工作簿造成任何影响。设置自动保存时间间隔3自动保存工作簿Excel 2007提供的自动保存工作簿的功能可以每隔一段时间自动保存正在编辑的工作簿，这样可以最大限度防止因各种外在因素导致丢失数据的情况。2.2.3 关闭工作簿当完成对工作簿的编辑和保存之后，可在不退出Excel的情况下关闭工作簿，其方法有如下几种：关闭工作簿的两种方法u 在“Office”菜单中选择“关闭”命令。u 单击功能选项卡右侧的“关闭”按钮 。2.2.4 打开工作簿当要对已有的工作簿进行查看或编辑时，首先需要将其打开。打开的“账单”工作簿2.2.5 保护工作簿为了防止他人对重要工作簿的内容进行篡改、复制、删除等操作，可对制作的工作簿进行保护设置。设置保护参数2.3 工作表的操作工作表是存储和管理各种数据信息的场所，其基本操作包括：选择、切换、插入、移动、复制、显示、隐藏和删除等。2.3.1 使用工作表标签每一张工作表都对应一个工作表标签，通过工作表标签可以完成对工作表的切换、重命名、移动和复制等操作。2.3.2 选择工作表如果要对工作表进行查看或编辑等操作，首先应该将其选择，选择工作表的方法有如下几种：u 用鼠标单击相应的工作表标签即可选择对应工作表。u 选择第一张工作表后按住“Ctrl”键不放，继续选择任意一张工作表标签可同时将该标签对应的工作表选择。u 选择第一张工作表后按住“Shift”键不放，继续选择任意一张工作表标签可同时选择这两个标签之内的所有工作表（包括一开始选择的两个工作表）。u 在任意的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令可选择所有工作表。选择不连续工作表选择连续工作表2.3.3 重命名工作表Excel 2007中的工作表名称默为“Sheet1”、“Sheet2”有时为了便于查阅工作表中的内容，可将默认的工作表名称进行重命名操作。重命名的效果2.3.4 插入工作表新建的工作簿默认包含3张工作表，在实际工作中若发现工作表数量不够时，可以手动插入新工作表来满足工作需要。1插入空白工作表若对工作表结构或样式没有特殊要求，则可利用工作表标签插入一张空白工作表。选择插入对象2插入带有格式的工作表在办公过程中有时需要创建具有专业表格样式的工作表，这时可以通过“插入”对话框中自带的表格样式来创建。选择插入对象2.3.5 删除工作表在编辑工作表时可将多余的或错误的工作表删除以便更好地管理工作簿，需注意的是当删除带有数据的工作表时，数据不会恢复。删除工作表2.3.6 移动与复制工作表工作表在工作簿中的位置并不是固定不变的，可以通过移动与复制等操作来改变工作表的位置，以满足实际工作中的需要。1移动工作表移动工作表分为两种情况：一种是在同一工作簿中移动工作表，一种是在不同工作簿中移动工作表。设置“移动或复制工作表”对话框2复制工作表复制工作表也分为两种情况：一种是在同一工作簿中复制工作表，一种是在不同工作簿中复制工作表。复制的工作表2.3.7 隐藏与显示工作表在编辑工作表的过程中，若不想表格中重要的数据信息外泄，可以将数据所在的工作表隐藏起来，待需要时再将其重新显示。1隐藏工作表当工作簿中包含一张以上的工作表时，才能对其中的工作表进行隐藏操作。选择“隐藏”命令2显示工作表当需要查看或编辑隐藏工作表中的数据时，则需要将隐藏的工作表重新显示出来。显示“个人月预算”工作表2.3.8 保护工作表对重要的工作表进行密码设置是保护工作表的一种即为有限的方法。设置保护信息2.4 单元格的操作通过对单元格的基本操作可以完成对工作表中数据的编辑。单元格的基本操作包括：选择单元格、命名单元格、合并与删除单元格、隐藏与显示单元格和保护单元格等。2.4.1 选择单元格选择单元格的常用方法有以下几种：u 将鼠标指针移至目标单元格上，单击鼠标即可选择该单元格。u 在某个单元格上按住鼠标左键不放并拖动鼠标，可选择连续的单元格组成的单元格区域。u 选择某个单元格，然后按住“Shift”键不放，选择另一个单元格，即可将以这两个单元格为对角线的矩形所在范围内的所有单元格区域选择。u 选择某个单元格，然后按住“Ctrl”键不放，继续选择其他单元格或单元格区域，可同时选择多个不相邻的单元格或单元格区域。u 将鼠标指针移至需选择的行号或列标上，当其变为 或 形状时，单击鼠标即可选择该行或该列上的所有单元格。u 单击工作表左上角行号与列标的交叉处的“全选”按钮，可选择此工作表中的所有单元格。2.4.2 命名单元格在处理庞大数据时，可根据需要为包含数据的某个单元格或单元格区域进行命名。1命名单元格Excel允许对单元格或单元格区域的名称进行更改，以便快速选择该单元格或单元格区域。设置“新建名称”对话框2定位单元格为单元格或单元格区域命名以后，便可通过定位单元格的功能来将其快速选择。选择定位的单元格2.4.3 插入单元格在制作表格的过程中，有时可能会遗漏某些数据，此时就可在原有表格的基础上插入单元格来补充表格所需的数据信息。“插入”对话框2.4.4 删除单元格在编辑表格的过程中，对于多余或无用的单元格可将其删除。“删除”对话框2.4.5 合并与拆分单元格Excel允许对单元格进行合并操作，以达到美化表格，突出显示数据的目的，但只允许对合并后的单元格进行拆分。1合并单元格为了使制作的表格更加专业和美观，可以将某些单元格区域进行合并。“设置单元格格式”对话框2拆分单元格单个的单元格是不能拆分的，只有合并以后的单元格才能进行拆分操作。拆分单元格前后对比2.4.6 隐藏与显示单元格在编辑工作表的过程中，若不想将表格中某行或某列的重要数据信息外泄，可以将数据所在的行或列隐藏起来，待需要时再将其重新显示。1隐藏单元格Excel中只能隐藏整行或整列单元格，不能隐藏单个的单元格。隐藏单元格前后对比2显示单元格显示单元格的方法与隐藏单元格的方法类似，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“格式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”“取消隐藏行（列）”命令，即可将隐藏的整行（列）单元格重新显示。2.4.7 保护单元格为防止他人擅自改动单元格中的数据，可将一些重要的单元格锁定。保护单元格不仅可以保护单元格中的数据而且还能隐藏单元格中的公式。”保护工作表“对话框2.5 技能实训下面将通过制作“工资表”工作表来巩固本章学习的知识。“2009年06月工资表”工资表2.6 习题1.工作簿、工作表和单元格之间是 与 的关系，即工作簿 工作表，单元格 工作表。2.在已打开的Excel 2007中快速新建一个工作簿的的快捷键为 。3.为了新建各种具有专业表格样式的工作簿，可以通过Excel 2007自带的 来进行创建。4.在Excel 2007中，用来储存和管理各种数据信息的场所，称为 。5.在Excel 2007中，要制作更加专业和美观表格格式，通常情况下会使用 单元格功能，要快速地合并单元格可以单击 选项卡的 组中的 按钮。2.6.1 填空题 2.6.2 选择题 1.以下关于A1至A8单元格区域的表示方法，正确的是（）。A、A1：A8B、A1；A8C、A1:A8D、A1;A82.以下关于关闭工作簿的描述，正确的是（）。A、在“Office”菜单中选择“关闭”命令。B、单击功能选项卡右侧的“关闭”按钮。C、单击标题栏右侧的“关闭”按钮。D、在“Office”菜单中单击“退出Excel”按钮。3.以下选择单元格的方法，正确的是（）。A、将鼠标指针移至目标单元格上并单击鼠标。B、选择某个单元格，然后按住“Ctrl”键不放，选择另一个单元格，即可将以这两个单元格为对角线的矩形所在范围内的所有单元格区域选择。C、选择某个单元格，然后按住“Shift”键不放，继续选择其他单元格或单元格区域，可同时选择多个不相邻的单元格或单元格区域。D、单击工作表左上角行号与列标的交叉处的“全选”按钮，可选择此工作表中的所有单元格。4.在Excel 2007中被选中的单元格称为（）。A、工作簿B、活动单元格C、文档D、拆分框2.6.3 操作题 5.在Excel 2007中默认工作簿的名称为（）。A、Work1、Work2、Work3B、Book1、Book2、Book3C、Sheetl、Sheet2、Sheet3D、Document1、Document2、Document36.以下说法正确的是（）。A、一个工作簿可以包含多个工作表B、一个工作簿只能包含一个工作表C、一个工作表可以包含多个工作簿D、工作簿就是工作表7.当删除工作表中的某一行或列时，后面的行或列会自动向（）或（）移动。A、上、左B、上、右C、下、左D、下、右1.在工作簿中插入一张工作表。2.在“Book1”工作表中选择B5单元格和C1到G1单元格区域。3.将创建的工作簿保存到E盘，文件名为：工资表，并设置保护工作簿的密码为：123456，然后通过“Office”按钮关闭当前工作簿。4.打开“学生成绩表”工作簿。5.将“Sheet1”工作表重命名为“高三（一）班”。6.将A1到G1单元格区域合并后居中。7.在工作簿中复制一张工作表，命名为“高三（二）班”，然后将该表复制到Book2中。8.将“学生成绩表”工作簿另存为到“我的文档”中，通过标题栏右侧的按钮退出Excel 2007。