论公司信息报告制度

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1、论公司信息报告制度叶林 中国人民大学法学院 教授 , 林一 大连海事大学法学院 讲师关键词: 公司法/信息公开/信息报告/股东查询权/董事义务内容提要: 公司信息是公司的最重要财产。公司信息报告与保密制度是弥合信息保密与公开关系、维持公司健康发展的公司法基础制度。在实证层面上,公司信息传递呈现了从经理-董事-股东-债权人的结构,应当按照有限公开、平等公开、分类公开原则,构造完善的公司信息报告制度,以全面保护公司股东、债权人以及其他相关者的利益。公司信息报告,既是约束公司管理行为的重要法律制度,也是公司董事和高级管理人员勤勉义务的重要表现形式。一、公司信息的实证法保护公司信息 1属于重要的公司资

2、产,是公司参与市场竞争关系的重要手段,需要采取法律手段加以妥善保护。在现代社会,充分运用和保护公司信息,将有助于提升公司运营效率和公司竞争力,改善公司经营效果,并最终促进公司及股东的经济利益。各国立法者都重视通过法律手段保护公司信息,如中国公司法、反不正当竞争法等都对此作出了重要规定。首先,公司法确立了公司董事及高级管理人员的保密义务。根据公司法第148和149条规定,董事、监事、高级管理人员应当遵守法律、行政法规和公司章程,对公司负有忠实义务;董事、高级管理人员不得有违反对公司忠实义务的其他行为;董事、高级管理人员不得擅自披露公司秘密。在逻辑上,董事和高级管理人承担保密义务,是忠实义务的延伸

3、,即使法律没有明文规定董事与高级管理人员承担保密义务,但却可以从忠实义务的概念中演绎出来。其次,反不正当竞争法等法律、法规和司法解释确立了商业秘密保护制度。根据反不正当竞争法第10条规定,商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。经营者不得以盗窃、利诱、胁迫或者其他不正当手段获得权利人的商业秘密;不得以披露、使用或者允许他人使用以前项手段获取的权利人的商业秘密;不得违反约定或者违反权利人有关保守商业秘密的要求,披露、使用或者允许他人使用其所掌握的商业秘密。商业秘密属于保密信息,但保密信息又不限于商业秘密。以客户名单为例,公司通过长

4、期积累形成的客户名单,可以清楚地了解公司客户需求;公司有效地利用客户名单,可以便宜地向目标客户提供各种商品和服务。通过有效地保护和运用客户名单,公司可以更快地完成交易,有效地降低交易成本,直接或者间接地给公司带来经济利益。在中国司法实践中,采取不正当手段获取竞争对手的客户名单,可被认定为系不正当竞争行为,该行为人要依法承担民事、行政乃至刑事责任。可见,中国现行法律承认客户名单具有商业秘密性质。再者,中国其他民事法律也确立了公司向交易相对人承担的保密义务。保密分为法定保密和约定保密两种。法定保密,是行为人依照法律规定必须承担的保密义务。如合同法规定,合同当事人在合同签订前、履行中以及履行后,都承

5、担着协助对方当事人或者为对方当事人保密的附随义务。商业银行法规定,银行有义务为客户保密。除法定保密义务外,如果当事人签订保密协议,公司应当依照约定向对方当事人承担保密义务。公司要为客户保守秘密,但公司通过交易获得的客户秘密,同时转化为公司的商业秘密,此等利益亦需加以保护。正因如此,盗窃者通过窃取银行客户数据而掌握的银行客户信息,不仅侵害了银行的利益,还损害了银行客户的合法利益。严格地说,保守公司信息并不单纯依赖上述实证法。合理的法律推定是,凡未被法律列为公开信息且公司未将信息告知他人的,均属于公司保密信息;凡属于公司保密信息,都应在法律上给予充分保护。迄今为止,各国公司法呈现了兼顾相关者利益的

6、趋向,甚至采取了旨在保护相关者利益的公司信息公开制度,但这些变动没有从根本上颠覆久已形成的、公司信息应予合理保护的制度。保守公司信息秘密,依然是法律的基本原则,公司信息公开则是保守公司信息秘密的例外规则。二、公司信息的公开与保密(一)信息不对称理论信息不对称,通常是指市场交易各方拥有的信息不对等,买卖双方掌握的商品或服务的价格、质量等信息不相同,一方比另一方占有较多的相关信息,而另一方处于信息劣势地位。各种交易市场都存在着不同程度的信息不对称现象。公司的结构不同,公司信息不对称的表现方式和程度亦存在较大差别。1.在公司所有与公司经营高度分离的公司结构中,公司股东享有资产受益权、重大事务决定权和

7、选择管理者的权利,但退出了对公司的直接管理,而董事以及董事聘任的经理掌管公司经营事务,从而形成了经理董事股东相关者的公司信息传递过程。由于公司信息传递的时间差异,必然导致公司信息的不完全对称,最容易出现董事背离忠实义务和勤勉义务,损害公司全体股东利益的事件。2.在公司所有与公司经营高度合一的公司结构中,公司股东兼任董事或者经理等职务,董事或者经理掌握公司信息,即为股东掌握公司信息。如家族企业或者中外合营公司即是这种公司结构的典型形式。实质上,家族企业董事更像是全体家族利益的代表,中外合营公司双方股东委派的董事更像是各方股东的代表,而非公司代表。在这种公司结构下,股东很少因为信息不对称而受到利益

8、损害。3.在企业控制权集中的公司结构中,公司股东人数较多,但存在相对控股或者绝对控股的股东 2;控股股东通过董事会对公司形成了事实控制;公司其他股东或者持股过于分散,无法在董事会层面上稳定形成多数派。这种公司主要包括由单一股东控股的上市公司以及由关联企业控制的上市公司。在这种公司结构中,不仅存在控制股东优先于非控制股东掌握公司信息的情形,还存在公司或者控制股东压制、排挤非控制股东的情形,并且容易出现内部人控制的现象。信息不对称理论只是发现了某种经济现象或其规律,而无法调整社会或者经济关系的直接手段,甚至不应带有好恶情结,这与旨在调整社会利益关系的法律规范之间存在很大差别。信息不对称是必然现象,

9、只要信息不对称没有超过社会可接受的限度或未构成对他人利益的根本妨碍,法律即容忍此等现象。如果信息不对称引起过分严重的后果,立法者必须采取信息公开等制度来缓和相应的不良效果。(二)两种价值的平衡公司信息是公司的重要资产,因而,应以保守公司信息秘密作为基本原则,以公司信息公开作为例外。前者以保护公司利益为宗旨,后者以维护股东及相关者利益为核心。因此,公司信息报告应兼具信息公开和保密的双重职能,亦须努力实现这两种价值的平衡。建立公司信息公开制度,应当坚持以下原则:首先,公司信息公开应遵守有限公开的原则。有限公开,即凡属于法律规定应当公开的事项,公司及其他报告义务人有义务向公司相关者披露或者公开。公司

10、信息报告是建立在公司信息保密基础上的特别制度,对公司和董事应当公开的信息范围应由法律作出特别规定,而不能认为公司股东有权了解全部公司信息。中国公司法第34条和第98条规定了股东查阅文件的范围,除了上述明确列举的事项和文件以外,公司原则上无须承担公开其他公司信息(如经营信息和技术信息等)的法定义务。其次,公司信息公开应遵循平等公开的原则。平等公开,指在同种类公司成员或者相关者范围内公开信息,同种类公司成员和相关者应当有权获得相同的信息。董事会成员有权从公司管理机关获得内容相同的信息,公司监事会成员有权从董事会以及管理机关获得相同的公司信息。公司股东无论持股多寡,无论是否是参与经营管理,按照股权平

11、等原则,都有权从董事及公司获得内容相同的公司信息。需要指出,公司董事、监事、股东以及相关者接触的公司信息范围有所不同。原则上,按照公司管理者、董事会成员、监事会成员、股东和相关者的顺序,各类成员或者相关者接触公司信息的范围逐渐缩小。再者,公司信息公开应遵循信息真实原则。了解公司真实信息是公司股东的基本权利,也是公司股东有效行使其他权利的基础,更是股东监督公司及管理者行为的前提。如果只有参与管理的股东才能获取公司的真实信息,必然会加剧公司内部的权力争夺,最终影响到公司的运行效率。而且,一旦剥夺股东了解公司真实信息的权利,最终将摧毁股东继续投资的愿望,也将击破公司存续的基础。公司股东希望了解公司真

12、实信息,具有足够的社会正当性。公司法第165条规定,公司应当在每一会计年度终了时编制财务会计报告,并依法经会计师事务所审计。财务会计报告应当依照法律、行政法规和国务院财政部门的规定制作。这就不仅实现了公司财务信息的真实性,还提供了公司财务信息格式的标准化,实现了所公开信息的易解性。最后,公司信息公开应当遵循分类公开的原则。分类公开是指不同类型的公司应当分别采取不同的信息公开形式。根据证券法规定,上市公司要承担初始信息披露义务和持续信息披露义务。这两种基本的信息披露方式,都是建立在公开、公正和公平原则的基础上,都包含对所披露信息的全面性、真实性、最新性和适法性的披露要求。但对于非上市公司(含有限

13、责任公司)来说,法律法规并未要求公司遵循上述严格的信息公开义务。公司法具有平衡和调试公司信息公开与公司信息保密两种价值的重要作用,只有创建公司信息报告制度,才能平衡公司信息公开和保密之间的关系。过度限制股东及相关者的知情权,有可能严重影响股东和相关者权利的实现,损害股东及相关者的正当权益,甚至妨碍公司经营管理机制的形成。而过度保护股东及相关者的知情权,又将威胁到公司商业秘密,并最终给公司运行秩序带来混乱。三、公司和董事的报告义务(一)报告义务人:董事和经理学术界对公司承担信息报告义务,不存在争议。但关键在于,公司董事应否承担公司信息报告义务。笔者认为,公司只是形式上的报告人,公司经理和董事才是

14、实质上的主要报告人。公司经理是公司信息的首要掌握者,董事会借由经理了解和掌握公司信息,属于公司信息的第二手取得者。但是,除了极其特殊的场合以外,应在法律上推定,公司董事知道或者应当知道公司信息,应当对公司股东及相关者承担报告义务。董事及管理者承担报告义务,是有充分的法理和实践依据的。在法理上,公司董事和管理者与公司及股东之间存在信任关系,即公司或者股东选举董事,或由董事选任公司管理者,其实质意味着公司或者股东对董事及管理者的信任。尤其是在实行企业所有与企业经营相分离的公司结构中,董事和管理者的职权与地位具有法定主义色彩,而其掌管公司事务本身就应对公司及股东承担受信义务。公司法确立了董事和管理者

15、的忠实与勤勉义务,这既能与董事及管理者的职权相对应,也与管理产生责任的法理观念相吻合。在实践中,公司董事及管理者在客观上优先于股东和相关者掌握公司信息,董事及管理者行为妥当与否,常需结合公司董事所知晓的信息及其所采取的行动作出判断。根据证券法,公司定期报告和临时报告都必须由公司董事签字,以示确认;董事签字的公司报告如存在虚假陈述、遗漏或者重大误解的,签字董事还应向投资者承担损害赔偿责任。美国SOX法案甚至要求公司首席运营官在财务报告上签字确认,如果财务报告存在虚假陈述,公司首席运营官要承担相应的罚款责任、行政处罚或刑事责任。可见,现代公司法已逐渐将信息报告的部分义务转嫁到直接掌握公司信息的高级

16、管理人员。笔者认为,公司董事和管理者是公司信息的掌控者,公司未能履行报告义务,主要是董事或管理者失职所导致的。如果过分强调公司报告义务,忽视董事和管理者的报告义务,难免会将董事和管理者的失职之过记在公司名下,这不仅有失公允,还会使董事及管理者逃避责任,甚至会纵容董事和管理者继续失职。为了减少董事及管理者失职,以及避免董事及管理者将管理失职的后果转嫁给公司,应当承认董事及管理层的信息报告义务。(二)报告之请求权人1.公司董事及监事。公司董事有权要求公司经理向其报告公司信息。但董事请求经理报告公司信息,不得出于私利。在董事与公司存在利益冲突的场合下,不宜获得公司全部信息。在原则上,公司董事对公司以

17、及全体股东承担忠实和勤勉义务,自应充分掌握公司财务信息,否则,董事可能会承担疏忽或管理失当的责任。公司监事有权依法检查公司财务,有权监督董事及高级管理人员,甚至可以聘请会计师事务所协助工作,因此,监事亦有权请求公司董事和经理提供公司信息。2.公司股东。公司股东是公司信息报告的主要保护对象,也是公司报告的主要请求权人。公司股东不得直接要求经理履行信息报告义务,但能通过公司或者公司董事向其报告公司信息。如果公司或者董事未向股东履行信息报告义务时,股东有权向公司以及董事提起诉讼。然而,公司股东只能在法定范围内请求获得公司信息,并应保守公司的商业秘密。在通常情况下,公司股东不承担法定的竞业禁止义务,如

18、果对公司股东获得公司信息的请求范围不加约束,不仅将不合理地提高公司运营成本,而且不能排除公司股东将公司信息用于他所从事的其他事业。(三)报告义务概念:报告、告知与知情在抽象意义上,信息报告、告知与股东知情权属于同一范畴,但在法律制度和价值观念上,告知义务与知情权却是存在重大差异的两个概念。在制度规范层面上,报告、告知属于行为范畴,侧重于描述公司向相关者合理传递公司信息。知情属于结果范畴,强调相关者知晓公司信息的结果。在通常情况下,公司履行告知义务,即可推定为相关者知道或者应当知道公司信息。然而,在有些情况下,即使公司履行了报告义务,相关者也未必真正知晓公司信息。因此,在公司信息的传递范围、方式

19、和结果方面,报告、告知与知情之间存在较大差别。在价值观念层面,报告、告知强调公司及董事应依照法定或者约定标准向相关者报告公司信息,不允许采取不正当方式获知公司信息;知情侧重于描述相关者获取公司的结果,容易忽略公司信息获得方式的正当性考虑。笔者认为,应采取公司报告义务的概念,不宜采用股东或者相对人知情权的概念。一方面,公司信息能够给公司带来经济利益,总体上属于保密信息。尤其是公司采取有效措施保密的公司信息,更应纳入公司秘密范畴,公司以及董事应当承担保守公司保密的义务。相关者有权知晓公司信息,属于法律规定或者合同约定之例外情形,是对保密原则的特别限制。如果采用相关者知情权的术语,容易颠倒告知义务和

20、知情权的主次关系,将原则混同于例外,激化保守公司秘密与相关者知情之间的观念冲突。另一方面,只要公司或者董事依法履行了报告义务,就应推定相关者知道或者应当知道公司信息,而不应根据相关者事实上是否知晓公司信息而加重公司或者董事的义务。否则,不仅有失公允,还容易诱使相关者以不当方式获得公司信息,由此引起更为复杂的利益冲突。在各国实践中,向股东报告的信息,通常是由公司或者董事会整理后的公司信息,而非散乱的原始信息。公司无须向全体股东或者相关者报告公司的全部信息,股东或者相关者也无须了解公司全部信息。若将公司全部信息都告知股东或者利益相关者,不仅难以达到股东了解公司情况的目的,甚至可能使得股东及相关者陷

21、入信息陷阱。只有那些与股东权益相关的事实,才有必要告知股东。基于此,公司法上不应设置抽象的知情权概念。(四)报告的形式:公告、送交、索取和备置公司信息报告形式主要包括公告、送交、索取和备置等四种。在公司实践中,有的公司宁肯采用公告方式而不愿意采取送交方式,这很容易掩盖相对人不知道公司信息的事实。在公告信息的场合下,即使相对人未必真实知道公司信息,但在法律上,却可推定相对人已知晓公司信息。正因为公告具有效力推定效力,有些公司有意选择覆盖面窄、发行量小的报纸公开公司信息,以实现在事实上阻止相关人员知晓公司信息。笔者认为,在公司信息的诸多报告形式中,送交是最基础、最容易被忽视的信息报告形式。送交是公

22、司向投资者,以专人递送、邮寄递送、电子邮件递送等方式履行报告义务,送交的信息通常无法通过公共媒体查阅,其他人员无从知道公司送交的信息。公司法第166条规定,有限责任公司应当按照公司章程规定的期限,将财务会计报告送交各股东。但该条款没有规定送交的地址,在解释上,应以股东提交给公司记载的地址。如果公司未能如期送交资料,即可认定管理者未尽到勤勉义务,应依法追究管理者的失职。四、股东对财务文件查询权(一)查询权主体的限制公司法规定,有限责任公司股东享有公司会计账簿查阅权,但未规定股份有限公司股东是否享有查询权,所以,应当解释为股份有限公司股东不享有财务账簿查询权。在利益平衡上,股份有限公司必须依法进行

23、年度审计,应将经审计验证的公司财务报告视为内容真实的财务报告。财务审计已能确保或者促成公司财务文件真实、可靠,若再允许公司股东查询公司会计账簿和会计凭证,难免画蛇添足。在效果上,即使股份有限公司股东自费查询公司会计账簿和会计凭证,公司协助查询时也会发生额外成本。如果众多股东分别、恶意查阅公司账簿,难免会影响公司正常运转,从而损害到公司及全体股东的利益。因此,应当严格限制股份有限公司股东的财务账薄查询权。如果有证据表明股份有限公司财务报告失真,则应启动监事会监督程序、股东大会决议程序或者派生诉讼程序等纠正错误。(二)查询范围的确定公司财务会计文件分为财务会计报告、会计账簿和会计凭证。公司法只规定

24、了查询公司会计账簿,未将会计凭证纳入其中。有学者建议,应将查阅权扩张至公司会计凭证。如果从确保财务数据真实角度来看,将股东查阅权扩张至会计凭证非为不可,然而,扩张解释查阅权范围,必须以合理怀疑作为前提。如果对查阅公司会计凭证的条件不加限制,允许股东随意查询公司会计凭证,可能会对公司运营和全体股东利益产生不利影响。因此,个案扩张解释查询权范围时,应充分考虑申请查阅的会计凭证的质和量,不应支持股东以实现财务真实为原则提出的无度查阅要求。(三)查询理由的正当性所谓理由的正当性,是指股东系为正当利益查询公司财务账簿或者公司会计凭证。公司拒绝查询的理由,主要是因为公司股东查询存在恶意行为,而非正当行使股

25、东权利。如某股东在数家存在竞争关系的企业中持股,或者股东与公司存在特殊交易关系,此时,不能排除股东系为私利而行使查询权,甚至不能排除个别股东系为干扰或者影响公司的正常运营而要求查询。因此,如果公司正常编制和发布年度报告,股东却频繁查询公司会计凭证或者会计账簿,公司即有权要求股东说明频繁查询的缘由,并且股东须应就此作出合理解释。在外商投资公司中,合营合同或者章程大都明确规定,股东有权聘任会计师审计或者查询公司财务状况,这种约定相当于授权股东查询公司财务(包含会计账簿)。在解释上,可将这种概括授权解释为允许股东查询公司会计凭证,股东原则上无须再行说明查询公司会计凭证的理由。(四)查询结果的平等分享

26、个别股东获准查询公司财务资料并取得查询结果,应否告知公司其他股东? 这是中国公司诉讼实践中的一大难题。笔者认为,应区分两种情况加以解决。如果股东查询结果与公司报告的信息没有实质差异,公司应当将股东查询结果简要告知其他股东;如果需要查询结果调整公司财务数据的,公司有义务将查询结果报告公司其他股东。这样,就不仅能够保证公司财务数据的真实、准确,还将充分体现股东平等的理念。五、结语公司承担信息报告义务是长期形成的法学观点,从公司外部关系角度来说,这种观点并无不妥。然而,就公司内部关系来说,不履行或者不恰当地履行公司信息报告义务,应当视为董事的失职。如前所述,公司信息系由公司实际占有,相关资料也由公司

27、归档掌管,但是否将公司信息报告给公司股东,却是由公司董事最终决定的。如果公司董事同意向股东报告公司信息,公司自会将公司资料提交给公司股东。在公司信息保管、报告的过程中,公司更像仓库,而公司董事才是仓库管理员。由公司董事承担公司不履行或者不适当履行公司信息报告义务的法律责任,是最为合理的制度安排。否则,就会将董事失职后果简单地归咎于公司,或者最终分担给无辜的其他股东。公司法应否规定董事承担报告义务,是关乎公司法运作实效的制度安排。中国公司法比较关注公司报告义务,这与学术界普遍坚持法人实在说的观点有关。按照法人拟制说,公司只是个抽象的法律主体,公司董事或者管理者失职是公司未履行报告义务的直接原因。

28、为了预防董事及管理者将失职后果转嫁到公司身上,许多国家都规定,不履行报告义务的董事及管理层要承担民事乃至行政罚款的责任,甚至课以刑事责任。在中国,发行人、上市公司的董事以及高级管理人员应就公司虚假披露信息承担连带赔偿责任,中国公司法可以引入证券法规定的连带责任思想。注释:作者简介叶林(1963-) ,男,天津市人,中国人民大学法学院教授、博士生导师,主要从事公司法研究。林一(1975-) ,女,辽宁省大连市人,大连海事大学法学院讲师,主要从事商法、公司法研究。1 公司信息包括公司登记信息、公司会议记录和决议信息、公司财务信息、公司经营信息、公司技术信息等。2 相对控股是指持股超过公司总股本35%、但低于50%的情形;绝对控股是指某股东持股超过公司总股本50%的情形。 文章来源：中顾法律网 上网找律师 就到中顾法律网 快速专业解决您的法律问题