学习档案培训实用PPT课件

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1、档案培训的主要内容 1、档案法及档案法实施条例 2、河北融投置业有限公司档案管理办法 3、档案管理人员职责 4、档案归档范围及要求 5、归档文件整理规则档案法及档案法实施办法 简单介绍： 1、1987年通过了档案法，并于1996年进行了修订。 2、1990年11月19日国家档案局令第1号发布，1999年6月7日国家档案局令第5号重新发布 档案法实施办法。档案法及档案法实施办法 3、档案法第二条档案定义规定： “档案，是指过去与现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录” 4、档案法

2、从国家层面对档案管理、利用发布等方面进行了规定。河北融投置业有限公司档案管理办法 主要内容： 第一章 立卷归档管理 第二章 档案保管 第三章 档案借阅保密管理 第四章 档案统计、鉴定、销毁 第五章 档案利用管理 第六章 档案管理人员岗位责任制档案管理人员职责 1、保密职责： 档案管理人员应认真学习保密法，自觉遵守保密纪律。 2、忠于职守职责：档案管理人员应忠于职守，不得利用工作之便私自将有密级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。 3、管理档案职责：集中统一管理本部门全部档案，按照档案业务建设规范要求，做好档案形成、收集、整理、归档等工作，确保档案的完整、准确。 4、档案保

3、护： 必须采取防盗、防火、防虫、防潮、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。 档案管理人员职责（续一） 5、档案统计职责：要定期进行档案的清理核对工作，做到帐、物相符。 建立档案与档案工作统计台帐， 做好档案统计工作，及时、准确地上报各类档案统计表，对公司档案与档案管理情况做到心中有数。 档案归档的范围及要求 档案管理制度第二条做出了明确的规定： 1、人力资源类档案由综合办公室人力专员负责归档与保管。包括：员工花名册、简历表、教育培训卡等。 2、财务会计类档案由财务部负责归档与保管，公司财务档案管理按照公司财务档案管理办法有关规定执行。 3、业务经营类档案由业务部门负责归档与保管。包括：公司业务活

4、动中的各个项目纪事、协议、合同等资料。档案归档的范围及要求（续一） 4、行政综合类与不能归入以上三类的档案，由综合办公室专人负责归档与保管。包括：重要的会议材料；各项规章制度；公司工商变更、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结、工作汇报；集团公司下发的重要文件等。 5、归档时间要求：在次年一月底前各部门档案管理人员负责本部门文件材料立卷工作，按规定要求完成立卷任务，经本部门负责人审定后，每年三月份移交综合办公室集中统一保管。 档案归档的范围及要求（续二） 一、综合办公室归档范围： 1、政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的，或由行业发行的各种标准、规章制度等。 2、公司

5、内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件与会议材料、会议记录；公司质量体系文件；公司总体计划或规划、公司年度、月度工作总结与调查报告。公司各类计划指标公司大事记等。 档案归档的范围及要求（续二） 3.公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。 4、公司劳资人力资源资料。包括公司员工招聘、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。 5、公司法律文书资料。 6、公司荣誉证书资料。公司与产品获得各类荣誉牌匾与证书、达标证书与证明等。 档案归档的范围及要求（续三） 7、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、

6、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 8、题赠性资料。包括上级领导与外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 档案归档的范围及要求（续四） 二、财务部归档范围： 公司财务凭证及相关的财务档案。 三、前期部归档范围： 公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等以及前期手续跑办中的各种文件资料。 档案归档的范围及要求（续四） 四、工程部归档范围： 1、公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。 2、公司项目合同审计资料。 3、公司项目施工资料。包括公

7、司备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书 。 4、项目招投标所有的文件资料。 5、其他涉及工程文件资料。 五、合作发展部归档范围： 1、项目考察过程中形成的文件资料。 2、融资方面形成的资料。 3、其他工作中形成的文件资料。档案归档的范围及要求（续五） 立卷归档的要求 1.各部室设立档案管理员，归档管理员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交档案室立卷归档。 2.移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 3.归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示与批复、印本与底稿、正文与附件必须立在一起。 档案归档的范围及要求（续六） 4.立卷时应编制

8、好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。 5.填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 6.立卷应以各部室形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况与面貌。 档案归档的范围及要求（续七） 7、立卷应以部室为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 8、立卷应把上级文件与公司文件（除请示、批复外）按保管期限与文件年限分开立卷。 9、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则

9、进行插卷。 档案归档的范围及要求（续八） 10.文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 11.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 12.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 档案的借阅管理 档案管理制度第十三条： 利用者查阅保密档案，必须经分管领导批准，在阅档室阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须填写档案借阅审批表经总经理批准，做好档案借阅登记表。 1. 档案只供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，须经公司总经理批准后方

10、可查阅。 2. 各部室工作人员可直接查非密级档案资料。公司重要文件与有密级的档案，经公司总经理批准后方可借阅。 档案的借阅管理（续一） 3、档案借阅者应负责档案的完整与完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借。 4、 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。 档案的借阅管理（续二） 5、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值与数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。 6、档案利用者在查阅档案时

11、，严禁喝茶、抽烟，必须爱护档案。不得任意拆卷、涂改剪切档案，如有发现，依法追究责任，并予以严肃处理 档案的保管档案保管 档案的保管档案保管工作应做到四不： 不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。超期档案的销毁 1、经鉴定需要销毁的档案应编制档案销毁清单写出鉴定报告、由鉴定人签字，档案资料销毁审批表经总经理与董事长审批后，方可销毁 2、 档案销毁由综合办公室负责，会同相关部门指派二人以上负责监销。 3、经批准销毁的档案，可单独存放半年，

12、经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。 归档文件整理规则 1、档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施 档案文件整理规则。 2、归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 。 3、件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。归档文件整理规则（续一） 4、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管与利用。5质量要求5.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，

13、字迹模糊或易退变的文件应予复制。5.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 6整理方法6.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。6.2分类归档文件可以采用年度机构(问题)保管期限或保管期限年度机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 6.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。6.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。6.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。 归

14、档文件整理规则（续二） 附件2 卷内文件目录 顺序号、文号、 责任者 、 题 名 、日期、 页号 、备注 6.5编目归档文件应依据分类方案与室编件号顺序编制归档文件目录。6.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。6.5.1.1顺序号：收到顺序。6.5.1.2责任者：制发文件的的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 归档文件整理规则（续三） 6.5.1.3文号：文件的发文字号。6.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。6.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。6.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。6.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。归档文件整理规则（续四） 6.6.2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人与日期。 6.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。6.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。6.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。6.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。档案装盒要求档案装盒有关问题谢谢！