光电企业信息管理办法

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1、光电企业信息管理办法31意义市场信息管理系统是市场营销管理的基石。通过这个系统，可以将市场现状进行完整地描述。借助对市场各个组成部分和影响环境的系统分析，公司可以有效地设计和调整现有的营销战略，发挥内部整体资源优势，赢得市场。该管理办法主要目的是在过程和内容方面规范市场信息收集、整理和分析工作，提高信息的利用效率和营销价值。32 使用范围本办法适用于业务部经理、办事处主任、业务员以及市场研究、开发和营销策划人员。本办法涉及对象包括普通用户、大客户、竞争对手和市场环境的信息和数据。33 管理组织执行信息管理的管理组织由业务及供应副总、企划部、业务部、信息工作小组以及部分外部机构。331 主管部门

2、公司信息管理的主管部门为企划部。企划部负责市场信息管理系统的设计、维护、日常的信息表格和分析报告的编制管理工作。企划部主任负责就市场信息系统管理的主要工作与总经理保持经常性的联系。企划部的市场研究岗位的工作人员负责市场信息管理系统的日常管理和维护工作。业务部作为主要的配合部门，负责收集各项市场信息，并按期传递至企划部的市场研究岗位的工作人员处。332 运行组织跨职能部门的市场信息管理工作小组是市场信息管理工作的具体执行组织。该工作小组由业务及供应副总担任组长，企划部主任担任副组长，业务部的市场信息管理岗位的工作人员和其他各直接执行部门的相关岗位的工作人员担任小组成员。市场信息管理岗位的工作人员

3、负责本小组内部的工作安排和交流。工作小组负责已经确定的市场信息管理系统的流程设计，信息表格、信息搜集方法、信息分析报告结构和内容的设计。工作小组每月就市场信息管理系统的运行状况进行交流和分析，对不符合的工作内容和过程进行相应的调整。333 执行部门直接执行部门为业务部。业务部主任负责本部门内市场信息管理的组织和管理工作。委派所需的人员负责本部门内部信息和数据的搜集和整理，并按时向市场信息管理岗位的工作人员汇报和交流。如果在内部信息和数据收集过程中出现问题，应及时通报市场信息管理岗位的工作人员，由双方商谈解决或者请示业务部主任和主管经理解决。334 外部机构外部机构主要有市场调查公司、临时聘任人

4、员。市场调查公司作为专业的用户和市场的调查和分析机构可以为公司的市场营销战略提供准确的有效的决策基础。公司可以每年请市场调查公司作光电用户市场的整体调查和分析。市场调查和分析的具体内容、时间和费用计划应由市场信息管理岗位的工作人员进行设计，并报请企划部主任和总经理；在市场调查和分析的过程中，负责与市场调查公司的协调和监控工作，对出现的异常事件应及时报请企划部主任，共同妥善解决。公司可以聘任临时人员对竞争对手的经营活动和促销活动进行调查和了解，用公正的手段搜集竞争对手的公开信息。市场信息管理岗位的工作人员负责招聘、选择和管理这些临时聘任人员。在定期和不定期的调查项目中，市场信息管理岗位的工作人员

5、设计调查目的、内容、方法和费用，并报请企划部主任。34 管理方式341 信息收集业务部所有办事处主任和业务员每月5日和每月20日将填写完成的市场信息表交予业务助理，业务助理整理后交予市场信息管理岗位的工作人员, 市场信息管理岗位的工作人员于每月10日和每月25日根据所收集的信息经过分析,整理后形成信息分析报告。若遇特殊或需马上做出处理的紧急信息，办事处主任和业务员应立即填写市场信息表并交于市场信息管理岗位的工作人员处。在调研中调研人员必须遵循实事求是的基本原则，以保证调查工作的质量。3411 客户信息收集对新客户及老客户的动态的信息的收集.其中包括客户姓名,客户经营状况,财务状况,及各类动态信

6、息.由市场部所有人员填写相关客户管理卡。3412 新技术、新产品信息收集以了解光电行业和相关行业的各种新技术应用和新产品开发、出现的信息为目的，以设备使用、新生产工艺、新产品类型为主要内容。3413 行业信息收集以了解光电市场现状，摸清市场潜力，适应市场变化，开拓和占领市场为目的。以全国光电产品市场规模新技术、行业动态、发展方向为主要内容。3414 竞争对手信息收集对相互竞争的同行企业情况的调查研究，以便知己知彼，争取主动，同时也理顺与竞争对手的关系，促进企业在竞争中谋求发展。其内容包括对手的销售策略、销售手段、产品价格、生产状况,新产品开发动向及新的管理方法。342 信息收集渠道和方式市场信

7、息的获得方式决定了信息搜集的完整性和时效性。市场信息的搜集方法包括：1表格填写：a） 普通用户在申请和开办业务时，可以自己填写用户基本资料统计表。b） 普通用户在办理业务投诉时，可以自己填写用户基本资料统计表。2人员访问：a）业务部经理在访问重要客户的时候，可以就相关问题进行询问，作相应的记录，整理并填写访问表格。b） 业务部经理在访问重要客户的时候，可以适当询问竞争对手的服务情况和经营情况，作相应的记录，整理并填写访问表格。3电话访问：a） 业务部定期对大客户进行电话访问，并填写指定的访问表格。b） 业务部对投诉处理后的普通用户进行电话回访，并填写指定的访问表格。4小组讨论会：业务部可以不定

8、期举行普通用户和重要客户的小组讨论会，对公司即将推出的新产品、促销活动、和原有的产品和业务的市场前景和使用状况进行定性的研究。5神秘顾客调查：a） 公司可聘用、培训和指派临时聘任人员对竞争对手的业务部门、促销活动以及其他经营活动进行定期和不定期的神秘顾客调查。b） 临时聘任人员可定期对竞争对手产品和价格动态进行调查和搜集。c） 临时聘任可不定期地对竞争对手网络建设项目进行实地调查和观察。6问卷调查：a) 企划部可以针对具体的目的，如新产品和业务的市场潜力、用户使用特征等，自己设计用户调查方案，聘任临时人员进行用户的问卷调查。b) 企划部可以聘请外部市场调查公司进行专业的用户调查。343 信息处

9、理信息和数据的分析报告是对简单和表象的市场数据进行的深度加工，以便于揭示和解释市场的真实原貌，使营销决策更具实用性和适用性。分析报告的数据来自原始的信息表格。通常需要对信息表格的数据进行总数和均值的分类计算。企划部的市场信息管理岗位的工作人员是编制分析报告的执行主体，信息报告涉及的其他相关部门和人员应在分析报告的编制过程中给予足够的协助，并针对某些异常的分析结果进行解释和分析。分析报告是市场信息管理系统的最终产品，应得到公司的相应的重视。分析报告的主要用途：1企划部日常的营销活动2公司每月的经营分析3新产品和业务的营销策略设计4公司和企划部的促销活动、广告的设计5公司和企划部、业务部的营销业绩

10、考核6公司每年的销售计划制定和任务分解信息分类分析报告执行部门数据分析时间特征普通用户信息用户分析报告企划部简单统计月报市场调查报告市场调查机构综合分析不定期重要客户信息重要客户分析报告企划部简单统计/文字描述月报竞争对手信息竞争对手分析报告企划部简单统计/文字描述月报市场环境信息市场环境分析报告企划部简单统计/文字描述周报/月报344 信息存储企划部市场信息管理岗位的工作人员负责以往信息表格和分析报告的归档、台帐登记和保管。信息表格和分析报告原则上仅供公司高层领导和企划部主任、业务部主任使用，不能外传。对信息表格和分析报告的借阅，企划部信息管理岗位的工作人员应进行准确的记录。公司应对信息表格

11、和分析报告进行资料的分级管理，设置A、B级。A级：绝对机密，仅供公司经理和企划部主任、业务部主任使用B级：机密，供中层及相关部门经理或主任以及企划部、业务部内部使用A级资料包括：1竞争对手的信息表格和分析报告2重要客户的信息表格和分析报告B级资料包括：1普通用户的信息表格和分析报告2市场环境的信息表格和分析报告信息表格和分析报告等资料应注意防火防盗，电子文本应留有备份文件，并保证安全储存。335 信息管理表格客户管理卡（见客户关系管理办法）12市场信息表内容描述影响新技术、新产品信息技术出现：工艺改进：新产品：行业信息政策法规：市场规模:行业动态：区域发展方向：竞争对手信息竞争策略：销售手段：

12、产品价格：生产状况：内部管理变化：新竞争对手出现：35 流程设计351市场信息管理系统流程图部门名称企划部流程名称市场信息管理体系流程层 次1概 要市场信息管理公司主管副总经理企划部主任、业务部主任市场研究岗位业务助理业务统计办事处外部机构ABCDEFG123456789审核使用反馈、业务交流和系统分析市场信息管理系统设计和调整（信息表格和分析报告设计、信息搜集渠道及方法设计）信息表格和分析报告的使用开始分析报告信息表格汇总市场环境信息市场信息、竞争对手动态信息y客户基础信息竞争对手基础信息客户动态信息竞争对手动态信息用户动态信息市场信息、竞争对手动态信息竞争对手信息用户调查公司名称纪元光电密

13、 级共 1 页 第 1 页签发人签发日期352 信息管理系统流程说明第一阶段：系统设计和调整阶段节点A1、B1、C1、D1、E1、F1，系统设计和调整由企划部市场研究岗位的工作人员召集业务部业务助理、业务统计等相关人员对公司的市场信息管理系统进行设计。并制定公司市场信息管理的半年度成本预算。报请企划部部主任和公司主管经理。每半年由企划部市场研究岗位的工作人员召集各部门相关人员对现有的市场信息管理系统进行再设计和调整。并报请企划部主任和公司主管经理。设计并印制所需的表格和报告，并下发至每个相关人员。第二阶段：信息搜集、整理和汇总阶段节点E2，重点客户和竞争对手基础信息搜集和整理按照设计的大客户基

14、础信息表格和竞争对手竞争基础信息表格的要求，将原有的信息进行分类和整理。针对目前缺少的和不准确的信息内容进行搜集。填写和整理相应的表格。节点C3，信息搜集和整理开始每个财务月的开始，各相关人员开始各自的准备工作，公司主管经理和企划部主任、业务部主任可根据市场的具体状况提出临时性的信息搜集要求，市场研究岗位的工作人员根据要求设计具体的信息搜集方式和内容；如需其他部门协作，则通知相应的人员，并提供具体的表格和文档资料。节点C4、D4、E4、F4、G4，市场信息搜集和整理各部门相关人员和外部机构根据相应的表格要求的内容，按照指定的搜集方式，进行信息的搜集和整理对于信息搜集过程中出现的异常现象，各部门

15、相关人员应及时通知市场研究岗位的工作人员，并共同探讨解决方案。如出现重大异常现象，须报请业务部主任、企划部主任和公司主管经理。节点C5，市场信息汇总在每个财务月结束的当天，各部门相关人员和外部机构将搜集和整理完成的信息表格交付给市场研究岗位的工作人员。市场研究岗位的工作人员对汇集上来的所有表格进行分类、整理，并登记表格档案。第三阶段：分析报告编制节点C6，分析报告编制市场研究岗位的工作人员在上个财务月结束后三个工作日内，根据要求编制分析报告，并提交给企划部主任审核。节点B7，分析报告审核企划部主任在一个工作日内对本月所有的分析报告进行审核，并将修改意见传达给市场研究岗位的工作人员。市场研究岗位

16、的工作人员对相应的内容进行修改和完善。第四阶段：信息表格和分析报告的使用节点A8、B8、C8、D8、E8、F8，信息表格和分析报告的使用市场研究岗位的工作人员将分析报告整理和登记，每份报告制作副本一份，用于公司内部的借阅。市场研究岗位的工作人员应制作当期分析报告的电子版本，以便保存。公司内部具有报告使用权限的相关人员在借阅报告时需填写借阅目的和借阅时间（一次借阅时间原则上当日归还）。借阅人员在使用报告的过程中，不得随意将报告内容泄露或出示给其他人员（包括公司内部人员和外部人员）；注意保管好报告，不得将报告带出公司。各部门的借阅人员在各自的工作中使用信息表格和分析报告。第五阶段：使用反馈、业务交流和系统分析节点A9、B9、C9、D9、E9、F9，使用反馈、业务交流和系统分析市场研究岗位的工作人员应随时了解报告借阅人员在使用报告过程中对报告的意见和建议，记录并保存。在当月所有分析报告完成后的两个工作日内，市场研究岗位的工作人员召集所有其他部门的相关人员，对当月的市场信息管理工作进行交流和讨论，在会上针对所提出的信息搜集和整理方面的问题，以及报告借阅人员的意见和建议，参会人员应展开积极的讨论，提出解决方案。对难以解决的问题应先提出初步的解决方案，报请企划部主任和公司主管经理。市场研究岗位的工作人员应将每次业务交流会议的讨论结果记录和整理，并对原有的市场信息管理系统进行初步的整体分析。