十大常用管理工具

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1、大 家 上 午 好 ！ 常 用 管 理 工 具集 团 人 力 资 源 部 马 娟 工 具 的 意 义人 与 动 物 的 区 别工 具 提 高 效 率掌 握 工 具 ： 学 习 、 持 之 以 恒 地 练 习工 具 能 够 体 现 专 业 你 不 能 通 过 命 令 来 达 到 某 一 生 产 率 ， 你 必 须 提 供工 具 使 人 们 发 挥 出 最 好 水 平 。 史 蒂 夫 .乔 布 斯 ， 计 算 机 天 才 一 些 人 把 自 己 的 部 分 成 功 归 功 于 一 种 能 力 能够 为 他 们 的 工 作 找 到 最 合 适 的 工 具 。 约 瑟 夫 .廉 拉 德 ， 波 兰 裔

2、 小 说 家 培 训 的 目 的把 想 法 变 成 办 法把 思 想 变 成 行 为 主 要 内 容2+102个 理 念 +10种 工 具 2个 理 念 “二 八 ” 定 律“木 桶 ” 理 论 10种 工 具头 脑 风 暴 法5W2H方 法 PDCA循 环SMART原 则 任 务 分 解 法 （ WBS）鱼 骨 图 （ 因 果 图 ）SWOT分 析 5S管 理责 任 划 分 法 （ AMPES） 柏 拉 图 2个 理 念 “二 八 ” 定 律理 念 之 一 关 注 关 键 问 题 的 思 维 方 式 “二八”定律基 本 概 念 总 结 果 的 80%是 由 总 消 耗 时 间 中 的 20%

3、所 形 成 的 。要 点 任 何 事 情 都 可 以 被 分 成 两 类 ： 一 类 是 “ 次 要 的多 数 ” ， 占 总 数 的 80%， 但 对 总 体 效 果 只 有 20%的 影 响程 度 ； 另 外 的 20%属 于 “ 关 键 的 少 数 ” ， 却 能 产 生 80%的 成 效 。理 念 之 一 “二八”定律启 示 我 们 在 工 作 中 要 善 于 抓 主 要 矛 盾 ， 善 于 从 纷 繁 复杂 的 工 作 中 理 出 头 绪 ， 把 资 源 用 在 最 重 要 、 最 紧 迫 的 事情 上 。 理 念 之 一 理 念 之 二 木 桶 理 论短 限 决 定 原 理 “木桶

4、”理论基 本 原 理 ： 木 桶 盛 水 多 少 的 决 定 因 素 不 在 于 最 长 板 ， 而 是 最 短 板 。要 点 每 个 木 桶 都 有 自 己 的 短 板 。 想 盛 更 多 的 水 ， 就 得 提 高 短 板 。 短 板 是 关 键理 念 之 二 “木 桶 ” 理 论理 念 之 二启 示 在 组 建 和 管 理 一 个 团 队 的 过 程 中 ， 要 关 注 整 个 团 队 的 均 衡 建 设 与发 展 。 其 中 包 含 两 层 意 思 ， 一 是 整 个 团 队 的 每 个 个 体 都 要 均 衡 发 展 ，不 要 出 现 拖 后 腿 的 现 象 ； 二 是 整 个 团

5、队 工 作 的 方 方 面 面 也 要 均 衡 发 展 ，不 要 出 现 顾 此 失 彼 的 现 象 。 在 实 际 工 作 中 ， 我 们 要 时 刻 寻 找 到 影 响 团 队 进 步 的 最 短 处 ， 并 集 体帮 助 改 进 ， 使 得 团 队 的 整 体 绩 效 得 到 提 升 。 10种 工 具 工 具 之 一 SWOT分 析是 制 订 战 略 的 一 种 工 具是 判 明 方 向 的 一 种 方 法 SWOT分 析优 势 Strengths劣 势 Weaknesses机 会 Opportunities 威 胁 Threats 可 以 帮 助 我 们 清 晰 地 把 握 全 局

6、， 分 析 自 己 在 资 源方 面 的 优 势 与 劣 势 ， 把 握 环 境 提 供 的 机 会 ， 防 范 可 能存 在 的 风 险 与 威 胁 ， 最 终 使 我 们 走 向 的 成 功 ！工 具 之 一 SWOT分 析步 骤 ： 分 析 环 境 因 素 构 造 SWOT矩 阵 制 定 行 动 计 划工 具 之 一 优 势 劣 势 机 会 so战 略 （ 增 长 性 战 略 ） wo战 略 （ 扭 转 型 战 略 ）威 胁 st战 略 （ 多 种 经 营 战 略 ） wt战 略 （ 防 御 型 战 略 ） 战 略 就 是 依 靠 内 部 优 势 去 抓 住 外 部 机 会 的 战 略

7、。 战 略 是 利 用 外 部 机 会 来 改 进 内 部 弱 点 的 战 略 。 战 略 就 是 利 用 企 业 的 优 势 ， 去 避 免 或 减 轻 外 部 威 胁 的 打 击 。 战 略 就 是 直 接 服 内 部 弱 点 和 避 免 外 部 威 胁 的 战 略 。 威 远 集 团工 具 之 一 注 意 点 ： 制 订 策 略 、 对 策 工 具 之 二 头 脑 风 暴 会 是 一 种 开 发 团 队 智 慧 的 技 术是 一 种 收 集 创 意 的 工 具 头 脑 风 暴 会非 结 构 化 的 头 脑 风 暴 会为 团 队 成 员 提 供 了 自 由 的 提 出 见 解 和 意 见

8、的 机 会 。 这种 方 式 鼓 励 成 员 任 意 地 贡 献 出 尽 可 能 多 的 主 意 ， 直 至没 有 人 再 有 新 东 西 可 增 加 了 。结 构 化 的 头 脑 风 暴 会对 于 团 队 负 责 人 或 会 议 主 持 人 提 出 的 问 题 ， 团 队 成 员一 个 接 一 个 地 提 出 自 己 的 见 解 。 每 人 每 次 只 能 提 一 个 。当 某 个 成 员 再 也 没 有 新 的 主 意 时 ， 可 以 跳 过 。 所 有 的主 意 都 应 记 录 在 白 纸 板 上 。类 型工 具 之 二 头 脑 风 暴 会第 一 步 第 二 步 第 三 步 第 四 步

9、第 五 步 第 六 步第 七 步 确 定 头 脑 风 暴 会 的 目 的 或 目 标 。 将 问 题 或 题 目 写 在 白 纸 板 上 。确 定 使 用 哪 一 种 头 脑 风 暴 会 的 形 式 （ 结 构 化 的 还 是 非 结 构 化 的 ） 。与 团 队 回 顾 头 脑 风 暴 会 的 基 本 规 则 。非 结 构 化 的 头 脑 风 暴个 人 任 意 地 说 出 想 法 。所 出 的 主 意 一 起 记 录 在 白 板纸 上 。当 团 队 的 主 意 已 出 尽 后 ， 主 持 人 可 以 用 提 问 的 方 式 来 产 生 更 多 的 主 意 。当 完 成 以 上 步 骤 后 ，

10、 主 持 人 可 以 要 求 澄 清 先 前 的 主 意 。结 构 化 的 头 脑 风 暴个 人 轮 流 地 说 出 想 法 。所 出 的 主 意 一 个 一 个 地 记 录在 白 板 纸 上 。 工 具 之 二步 骤 头 脑 风 暴 会注 意 点 强 调 主 意 的 数 量 而 不 是 质 量 。鼓 励 荒 谬 的 和 牵 强 的 主 意 。避 免 对 所 出 主 意 的 批 评 、 评 价 和 判 断 。应 鼓 励 对 别 人 的 主 意 搭 顺 风 车 和 加 以 发 挥 。工 具 之 二 工 具 之 三 5W2H方 法是 一 种 思 考 问 题 的 方 法也 是 一 种 检 查 工 作

11、 的 办 法 5W2H方 法5WWhy： 为 什 么 干 要 做 这 项 工 作 ， 对 工 作 目 标 是 否 有 支 持What： 干 什 么 任 务 的 内 容 和 达 成 的 时 间 是 什 么When： 时 间 在 什 么 时 间 段 进 行Where： 地 点 任 务 发 生 的 地 点Who： 责 任 人 哪 些 人 员 参 加 此 任 务 ， 由 谁 负 责工 具 之 三 5W2H方 法指 导 、 计 划 或 布 置 、 检 查 工 作 时 要 明 确2HHow tO： 怎 么 干 用 什 么 方 法 进 行How much： 费 用 需 要 多 少 成 本工 具 之 三 工

12、具 之 四 SMART原 则是 一 种 分 配 任 务 的 原 则是 一 种 提 高 任 务 完 成 率 的 办 法 SMART原 则具 体 的 （ Specific)： 任 务 要 有 层 次 ， 各 层 任 务 要 具 体 ， 要 分 解 到 不 能 再 分 解 为 止 ；可 衡 量 的 （ Measurable） ： 任 务 的 结 果 要 能 够 测 量 ， 比 如 效 果 、 数 量 。可 达 到 的 （ Attainable） ： 计 划 要 有 合 理 性 ， 要 考 虑 ： 进 度 、 质 量 及 所 需 的 资 源 能 否 及 时 到 位 ；相 关 的 (Relevant）

13、： 有 关 联 的 任 务 一 定 要 体 现 相 关 性基 于 时 间 的 （ Time-based)： 要 有 起 始 时 间 和 结 束 时 间 ； 工 具 之 四 工 具 之 五责 任 划 分 法 （ AMPES）是 一 种 使 每 个 人 都 成 为 责 任 者 的 工 具是 一 种 让 你 知 道 谁 替 你 分 忧 ， 谁 替 你 解 劳 的 方 法 责 任 划 分 法 （ AMPES）批 准 Approve监 督 Monitor计 划 Plan执 行 Execute协 助 aSsist工 具 之 五 责 任 划 分 法 （ AMPES）步 骤 ： 注 意 点 ： 与 涉 及 人

14、 员 充 分 沟 通为 明 确 责 任 ， 计 划 最 好 由 一 人 来 做跟 踪 监 督 与 责 任 划 分 同 等 重 要 表工 具 之 五 工 具 之 六任 务 分 解 法 （ WBS）是 一 种 把 任 务 细 分 并 逐 步 落 实 的 方 法是 一 种 让 每 项 工 作 落 地 的 办 法 任 务 分 解 法 （ WBS）任 务 分 解 法 work breakdown structure 工 具 之 六 任 务 分 解 法 （ WBS）注 意 点 任 务 分 解 到 不 能 再 分与 任 务 承 担 者 充 分 沟 通分 解 的 任 务 要 符 合 SMART原 则 表工 具

15、 之 六 工 具 之 七鱼 骨 图 （ 因 果 图 ）是 一 种 寻 找 各 因 素 之 间 因 果 关 系 的 方 法是 一 种 寻 找 各 项 工 作 之 间 逻 辑 关 系 的 方 法 制 作 步 骤第 一 步 在 图 的 右 侧 将 结 果 或 问 题 画 在 框 中 。 结 果结 果 方 法人 机 器材 料第 二 步定 义 原 因 的 分 类 ， 即 “ 鱼 骨 ” 。1） 决 定 要 画 出 哪 些 分 类 。 常 用 的 分 类 有 ： 机 器 方 法 材 料 人 评 估 环 境2） 将 分 析 的 原 因 与 主 箭 头 平 行 写 下 来 。 工 具 之 七 鱼 骨 图 （

16、因 果 图 ） 制 作 步 骤 （ 续 一 ） 机 器 停 工 方 法人 机 器材 料 维 护 速 度机 器 年 龄 清 除 铁 屑启 动 培 训 仓 库 环 境 库 存 量 第 三 步建 立 一 系 列 可 能 的 原 因 。1） 作 为 一 个 团 队 ， 要 决 定 使 用 哪 一 种 产生 主 意 的 方 法 。 很 多 团 队 用 头 脑 风 暴法 。2） 作 为 一 个 团 队 ， 要 决 定 找 出 问 题 所 有的 原 因 还 是 在 讨 论 下 一 个 “ 鱼 骨 ” 前集 中 在 当 前 的 “ 鱼 骨 ” 上 。3） 提 醒 团 队 成 员 他 们 正 在 分 析 产 生

17、 问 题的 原 因 而 不 是 解 决 问 题 的 答 案 。 通 常要 在 图 的 上 面 直 接 写 出 头 脑 风 暴 的 问题 ， 如 右 图 。4） 回 顾 使 用 方 法 的 规 则 。5） 画 出 小 “ 鱼 骨 ” 。 为 何 我 们 会 产 生 机 器 停 工 ？ 工 具 之 七 鱼 骨 图 （ 因 果 图 ） 工 具 之 八 柏 拉 图是 一 种 从 众 多 因 素 中 找 出 最 关 键 因 素 的 方 法 100908070605040302010影响品牌的原因调查 55.24%85.28% 100%质量 宣传 价格 累 计 影 响 曲 线影 响 品 牌 的 因 素柏

18、拉 图“ 影 响 品 牌 因 素 调 查 ” 100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%工 具 之 八举 例 柏 拉 图第 一 步 定 义 数 据 表 格 式定 义 你 的 小 组 收 集 感 兴 趣 资 料 的 数 据 表 格 式 。第 二 步 收 集 资 料第 三 步 计 算 总 数 从 记 录 表 计 算 总 数 。 有 时 经 计 算 后 ， 有 些 项的 出 现 频 率 很 小 或 重 要 性 很 低 。 这 些 项 可 以合 起 来 归 入 “ 其 它 ” 项 。 记 录 表原 因 发 生 次 数 总 数备 件 用完 IIIII IIIII I 11维 修 II

19、III III 8故 障 IIIII 5其 它 III 3合 计 27 工 具 之 八制 作 步 骤 第 四 步 画 柏 拉 图 坐 标 轴1） 在 图 纸 上 画 出 左 垂 直 轴 和 底 部 的 水 平 轴 。2） 将 左 垂 直 轴 根 据 你 检 测 到 的 最 大 数 值 进 行等 分 。3） 将 底 部 水 平 轴 按 测 试 的 项 目 进 行 等 分 。4） 将 频 率 最 高 的 项 目 画 在 最 左 边 ， 然 后 是 第二 高 频 率 ， 直 至 所 有 项 都 画 出 来 。 这 样 ， 最重 要 的 项 出 现 在 最 左 面 ， 而 “ 其 它 ” 项 则 出现

20、 在 最 右 面 。第 五 步 画 出 柏 拉 图 柱 子 柱 子 的 高 度 应 该 等 于 各 项 目 的 数 值 。相 邻 的 柱 子 应 紧 靠 一 起 。 柏 拉 图工 具 之 八制 作 步 骤 第 六 步 连 接 累 计 曲 线1） 画 出 右 边 的 垂 直 轴 。2） 在 右 垂 直 轴 与 左 垂 直 轴 上 的 最 高 数 值 点 的对 应 位 置 上 标 出 100%， 并 将 其 均 分 ， 标 出 百分 数 。3） 从 最 左 边 柱 子 的 左 下 角 开 始 画 该 柱 子 的 对角 线 。4） 再 将 第 二 项 的 数 值 与 第 一 项 相 加 ， 从 第

21、一项 柱 子 的 右 上 角 画 到 相 加 所 得 的 数 值 位 置 ，水 平 方 向 等 于 延 伸 的 宽 度 应 等 于 第 二 项 的 宽度 。5） 重 复 上 述 步 骤 直 至 画 到 图 的 右 上 角 。 最 终的 高 度 应 等 于 所 有 项 之 和 的 数 值 并 画 到 100% 的 地 方 。第 七 步 加 上 图 例日 期 、 资 料 来 源 、 责 任 人 以 及 图 名 等 均 应 标出 。 500400300200100 100% 100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%长 江 公 司1998年 2月 15日数 据 由 改 革 推 广

22、 小 组收 集 和 分 析与他人的关系 愉快的工作环境 学习机会 其它员 工 不 满 意 度 调 查 的 柏 拉 图 分 析 举 例应答频率 百分比48% 76% 88% 员 工 不 满 的 原 因 柏 拉 图制 作 步 骤工 具 之 八 工 具 之 九PDCA循 环是 一 种 把 任 务 变 成 办 法 的 工 具是 一 种 使 工 作 不 断 改 进 的 方 法 PDCA循 环工 具 之 九 Plan-计 划 ；Do-执 行 ；Check-检 查 ；Action 行 动 （ 改 正 ， 再 执 行 ） A -改正再执行P 计划D -执行C -检查SWOT分 析 、 头 脑 风 暴 、 5W

23、2H、SMART、 AMPES、 WBSPDCA循 环工 具 之 九 AMPES、 WBS、 5W2HAMPES、 WBS因 果 图 ， 柏 拉图 、 头 脑 风 暴 案 例 干 部 轮 训 一 、 背 景 （ 为 什 么 干 ） 1.改 制 后 面 临 战 略 和 产 品 调 整 ， 部 分 员 工 和 管理 人 员 素 质 及 能 力 还 不 能 适 合 企 业 发 展 的 要 求 ， 职业 素 质 、 职 业 意 识 不 够 ， 尽 快 培 养 一 只 职 业 经 理 人团 队 已 迫 在 眉 睫 。 2.改 制 后 员 工 的 整 体 精 神 面 貌 虽 有 很 大 改 观 , 但 对

24、 企 业 文 化 的 理 解 还 有 一 定 差 距 .心 智 模 式 的 改 变已 成 为 员 工 素 质 整 体 提 升 的 突 出 问 题 。 3.企 业 核 心 竞 争 力 的 提 升 ， 依 赖 于 人 力 资 源 的开 发 ， 做 好 员 工 培 训 是 解 决 这 一 问 题 的 根 本 途 径 。 方 法 ：1、 问 卷 调 查2、 职 工 座 谈3、 高 层 感 觉4、 透 过 现 象 看 本 质了 解 现 状 1、 对 新 奥 企 业 文 化 的 领 悟 力 不 够 ， 不 能 运 用 新奥 企 业 文 化 进 行 有 效 的 引 导 和 管 理 员 工 。 2、 领 导

25、力 缺 乏 ， 不 能 有 效 的 调 动 部 属 积 极 性 3、 缺 乏 如 何 将 计 划 分 解 的 能 力 4、 缺 乏 执 行 的 效 率 和 方 法 5、 如 何 通 过 流 程 管 理 ， 将 组 织 资 源 链 接 起 来 6、 FDA的 系 统 管 理 知 识 缺 乏 SWOT分 析干 部 轮 训 班 -寻 找 短 板 二 、 怎 么 干 ？1、 头 脑 风 暴 会小 组 讨 论 -人 力 资 源领 导 意 图征 求 意 见 2、 分 配 工 作AMPESWBS 三 、 干 什 么 ？实 施 方 案 四 、 干 得 如 何 ？学 员 反 馈心 得 发 表领 导 肯 定总 结

26、 会 寻 找 关 键 、 寻 找 短 板画 柏 拉 图 学 员 评 估 表 的 统 计 结 果放 映 的 问 题 人 数有 的 课 程 理 解 有 难 度没 有 消 化 的 时 间课 堂 互 动 比 较 少其 他 211896 合 计 54 课程 时间 互动 其他 20%40%60%80%100%柏 拉 图 第 一 期 干 部 轮 训 班2004年 11月 16日39% 72% 90% 100% 培 训 评 估 消 化 不 良课 程 设 计讲 师 水 平学 员 素 质 内 容 与 实 际 差 异教 材 准 备 准 备 程 度授 课 技 巧 知 识 水 平编 排 顺 序印 刷 质 量 内 容时

27、间 安 排知 识 积 累理 解 能 力 学 习 能 力因 果 图 五 、 改 进 课 程 设 计 总 结 PDCA循 环 阶 段 应 用 工 具 SW O T分 析 、 头 脑 风 暴 、 5W 2H、 因 果 图 制 订 方 案 落 实 责 任 分 解 任 务 D AM PES、 W BS C AM PES、 W BS、 5W 2H A 因 果 图 、 柏 拉 图 、 头 脑 风 暴 工 作 内 容 如 何 干 ？ P 为 什 么 干 ？ 头 脑 风 暴 、 因 果 图 、 SMART、 AMPES、 WBS 干 什 么 ？ 干 得 如 何 ？ 改 进 工 具 之 十 5S管 理是 一 种

28、能 够 改 善 工 作 环 境 的 方 法是 一 种 提 高 工 作 效 率 的 手 段 内 容1. 整 理 （ SEIRI） 将 有 用 的 东 西 和 没 有 用 的 东 西 分 开 ， 将 没 有 用 的 东 西清 理 掉 。2. 整 顿 （ SEITION） 将 有 用 的 东 西 放 在 应 该 放 的 地 方 ， 并 做 好 标 识 。 3. 清 扫 （ SEISO） 清 除 场 内 的 脏 污 ， 并 防 止 污 染 的 发 生 。 4. 清 洁 （ SEIKETSU） 将 前 3S成 果 维 持 住 。5. 素 养 （ SHITSUKE） 人 人 依 规 定 行 事 ， 养 成

29、 好 习 惯 。 管 理工 具 之 十 办公环境的要求：安 静 、 整 洁 、 有 序 。工 具 之 十 门 桌 子文 件 架文 件 夹椅 子柜 子沙 发抽 屉垃 圾 桶 电 话电 脑植 物墙 壁 与 开 关地 面 、 墙 角楼 梯桌 子 下 面窗 台 灯墙 壁电 线吊 着 的 物 品过 季 物 品衣 架卫 生 间需 要 整 理 的 部 位工 具 之 十 从 我 做 起 ， 从 现 在 做 起 ， 从 小 事 做 起 。怎 样 达 到 要 求 ：整 理 、 整 顿 、 清 洁 、 清 扫 、 素 养 ；检 查 、 督 促 、 发 现 问 题 、 纠 正 问 题 。工 具 之 十 行 动 未 必 带 来 幸 福 ， 但 不 行 动 就 永 远 也 不 会 有 幸 福 。 本 杰 明 .迪 斯 累 利 （ 1804-1881） ， 英 国 政 治 家 和 作 家 做 正 确 的 事 情 ， 把 事 情 做 好 ， 立 即 做 。 BC.福 布 斯 （ 1880-1954） ， 福 布 斯 杂 志 的 创 立 者