档案基本知识

档案基本知识档案基本知识AMSAMS产品产品 张济菊张济菊文书的基本概念（一）文书的定义（二）文书与公文、文件的之间的区别（三）公文的定义（三）公文的定义 （四）公文的分类（四）公文的分类文书的定义 文书是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。第一，文书是人类社会实践中形成的。第二，文书是出于人类主观意图而形成的。而不是随意的客观记录。第三，文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。文书与公文、文件的之间的区别文书与公文、文件的之间的区别 第一、文书和文件是两个十分相近的概念。它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。比如，我国清代以前没有“文件”的概念，人们则把历史上形成的文件称为文书；而目前在国际上“文件”是一个通用的概念，因此，人们又把当代的文书称为文件。但文书和文件存在着一些细微的差别：比如，文书除了特指一种信息记录外，还可以指从事此项工作的职业和人。第二、公文是文书（或文件）的一种类型。公文是指在公务活动中形成的文书或文件。这一概念的提出，主要是为了区别于私人文书。公文的定义 公务文书（简称为公文）是社会组织中公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录。公文的分类 1 1、从物质载体的角度分类、从物质载体的角度分类 2 2、从公文内容性质的角度分类、从公文内容性质的角度分类3 3、从公文涉密程度的角度分类、从公文涉密程度的角度分类 4 4、从公文办理时限的角度分类、从公文办理时限的角度分类 5 5、从行文方向的角度分类、从行文方向的角度分类 6 6、从机关授受公文的角度分类、从机关授受公文的角度分类 7 7、从公文稿本的角度分类、从公文稿本的角度分类 从物质载体的角度分类从物质载体的角度分类 1纸质文书：以纸张为物质载体的文书。2感光介质文件：以感光胶片、像纸等感光材料；如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。3磁介质文件：以磁带、磁盘、磁鼓等磁性文件；如录音、录像文件。4电子文件：借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。从公文内容性质的角度分类从公文内容性质的角度分类 1规范类文书：指以强制力推行的用以规定各种行为规范的文书，如条例、规定、办法、章程等。2领导指导类文书：由领导、指导机关及其领导人制发的用于颁布政令，部署工作，批复事项的文书。如命令、决定、指示、批复等。3报请类文书：由被领导、领导机关向有关上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议，请求指示或批准时使用的文书。如报告、请示、议案等。4知照类文书：面向社会或特定范围（各类社会组织之间或在其内部范围内）公布、通知有关事项，通报情况，联系工作，商洽事宜，交流信息而制发的文书。如通告、通知、通报、公函、介绍信、介绍信、简报等。5契约类文书：由当事双方或数方为实现一定的目的、明确相互权利、责任、义务而签定的作为工作依据或法律凭证的文书。如合同、协议书等。6.会议文书：指在会议活动中形成和使用的所有文件材料。如：会议纪要等。从公文涉密程度的角度分类从公文涉密程度的角度分类 根据内容涉密程度，可将文书划分为绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开六个等级。从公文办理时限的角度分类从公文办理时限的角度分类 从办理时限的角度划分，可分为特急件、急件、平件三种。从行文方向的角度分类从行文方向的角度分类 按照文书的行文方向（即：文书的传递方向），有上行文、平行文与下行文之分。1、上行文：指下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文。例如，中国人民大学呈交给教育部的请示；2、平行文：指同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。如市政府所属各局之间、政府系统和军队系统之间发送的公函。3、下行文：指上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文。如国务院向省政府下达的指示、通知、通知等。从机关授受公文的角度分类从机关授受公文的角度分类 从一个机关授受公文的角度出发，有发文与收文之分。从公文稿本的角度分类从公文稿本的角度分类 根据一份文书在形成和完善过程中的不同稿本（文稿与文本的统称）形式进行分类，可划分为草稿、定稿、正本（包括试行本、暂行文、修订本）副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通称为文稿，正本和副本通称为文本。公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范 公文的数据项目分为指定性项目和选择性项目两大类。指定性项目是指所有通用文种均必须具备的项目，包括发文机关标识、标题、正文、生效标识、成文日期等。选择性项目是指视每份文件的具体情况可供选择使用的数据项目，通常根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的具体需要进行取舍。选择性项目主要包括：发文字号、签发人标识、题注、受文者、附件说明、无正文件说明、注释、主题词、印发说明、公文格式分类代码、份号、密级标识、紧急程度标识等。公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范 发发文文机机关关标标识识：这是表明公文作者的标志。其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性。发发文文字字号号：又称发文编号，是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。由发文机关代字、发文年度（外加方括号）和发文顺序号构成，如国办发199828号，意为该文件系国务院办公厅1998年所制发的第28份文件。签签发发人人标标识识：指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人性名，只用于上行文。标标题题：指标明某一文件主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由与文种三疗分构成，如国务院关于职工工作时间的规定。题注：题注：用于对标题进行注解或说明。受文者：受文者：指收受公文的机关名称。通常分为两种：一种是主送机关，即对公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关，即只需了解公文内容而不承担办理或答复责任的机关。通常一份公文（特别是上行文）只能选择一个机关作为主送机关，且一般不要报送领导者个人；抄送机关也必须严格控制在一定范围之内，仅限于确需了解公文内容或需得到其协助的单位，以免助长文牍主义。公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范 正正文文：指公文的主体部分，用于阐述具体内容，表达发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。附附件件说说明明：附件指附属于公文正件的其他公文或材料，可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文件提供参考数据。注释：注释：指对文件内容或有关事项、要求的注解与说明。为使正文集中表述主要内容，一些不便在正文中直接解释、说明的名词术语或公文的阅读范围、使用方法等，通常置于注释中加以注解。其作用在于简化公文，方便受文者阅读、理解。成文日期：成文日期：指形成文件的确切日期。通常以领导人签发的日期为公文的成文日期；联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；经会议讨伦通过的公文以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准。公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范 公公文文生生效效标标识识：指证实公文作者的合法性、使公文生效的凭据。分为两种形式：其一是印章，其二是签署。无无正正文文说说明明：指公文生效标志未与正文同处一页时所作的说明。在载有生效标志的页面左上角标写“此页无正文”（外加圆括号），其作用在于维护公文的完整性和有效性，以防伪造或添加内容。主题词：指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。如：国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知，其主题词为：“公文管理办法通知”。印印发发说说明明：又称版记。指对公文件印制发出情况的介绍与解说。其作用是明确公文印制质量、时限的责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接与承印、承发单位联系提供便利。印发说明的内容主要包括：承印单位、印制日期等。公公文文格格式式分分类类代代码码：指表明每份公文格式在整个国家或行业标准文件格式系统中的类别归属及注册顺序的代码，由九位阿拉伯数字组成。其作用在于反映公文性质，为高效、高质地撰制、处理和管理公文提供依据和便利。公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范公文的数据项及其编排规范 份份号号：指对根据一同件定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码。其作用在于为分发、清退、查找公文提供依据，便于对公文进行统计和管理，明确交接责任。适用于密件。密密级级标标识识：指表明公文保密等级的标识符号。按涉密程度分别用汉字标明“秘密”、“机密”、“绝密”等字样。紧紧急急程程度度标标识识：指表明对公文（包括电报）送达和办理的时限要求的标识符号。依紧急程度分别用汉字标明“急件”、“特急”；紧急电报分别标明“平急”、“加急”、“特急”等字样。其作用在于揭示公文、电报传递、处理的时限，引起重视，并为催办公文提供依据，确保紧急公文得以优先处理，避免延误。收收文文章章：指收文机关为便于管理，收到公文后在首页右上端加盖的戳记。具体包括：收文机关全称、（收文）编号和日期、存档号。收发文管理 1、收文处理程序 2、发文处理程序 3、办毕文书的处置 收文处理程序 收文接收：包括签收、收文登记、分发等环节收文的办理：包括拟办、批办、承办、注办等环节收文的管理：包括登记、加工、组织传阅、对内催办等环节 收文管理的各个环节，贯穿在整个收文程序中，包括登记、组织传阅、收文的加工、催办等环节。这些环节的安排虽然并非前后衔接，但都通过共同的管理功能，对整个程序实行监督控制，沟通协调，办准确、及时、优质地处理收文提供有效的保证。收文登记：是对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录的活动，是贯穿整个收文处理程序的关键性环节。其主要作用，一一是是便便于于管管理理；二二是是便便于于利利用用；三三是是便便于于催催办办；四四是是便于统计。便于统计。1、登记的范围：凡属机关正式来往行文，组织内部文字、会议文书等均应逐件登记；特别要注意对“账外文书”的登记，如外出开会、出差等带回的公务文书，以免散失；登记范围可与本单位文书立卷归档的范围结合起来考虑，将登记重点入在属于本单位立卷归档范围的公务文书上。2、登记的主要形成：（1）簿册式登记：即使用装订成册的登记簿，在一页纸上登记若干份文书的登记形成。（2）卡片式登记：即用单张卡片进行登记的形式。（3）联单式登记：即采用一次复写二联或多联单据的登记形式。（4）电脑登记：即将公文主要标志输入电子计算机进行登录的现代化的登记方式。其优点是综合了上述三种形式的主要长处，避免了它们的短处，简便易行，便于检索、存储；除有密级的文书外，输入公用文件夹的文书可根据需要供各单位通过终端调阅文件目录，减少查阅览室环节，提高机关工作作效率；而且，电脑登记也是收文处理程序的其他环节实行计算机处理的第一步。收文处理程序发文处理程序 其一：发文文稿的形成：包括拟稿、会商、核稿和签发等环节其二：发文的制作：包括注发、缮印、校对、用印与签署等环节 其三：发文的传递、公布与督促实施：包括传递、公布、对外催办及查办等环节 办毕文书的处置 办毕文书，亦称办结文件，指完成了收文或发文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。办毕文书的处置，指根据有关规定和实际工作情况，对办毕文书予以定期清理检查，确定价值，分门别类，决定并实现其“去”、“留”、“存”、“亡”的活动。其具体内容包括：立卷归档、清退、销毁以及暂存处理等。1立卷归档：文文书书立立卷卷，是整理与保存公务文书的一种方法。即将办理完毕、具有查考、保存价值的公务文书按其在形成过程中的有机联系组成案卷，以便于保管、检索和利用。归归档档，是与立卷密切关联的一个概念，即将办理完毕的公务文书整理立卷，移交给档案部门保存的过程。立卷文件的范围：（1）上级来文（2）本机关文件（3）下级机关来文（4）同级或不相隶属机关的来文。2清退：根据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理，定期或不定期地退还原发文机关或由其指定的专部门的活动。3销毁：指按照有关规定，对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性的活动。4暂存：指将既不应立卷归档或清退，又不宜销毁的办毕文书暂存在办公部门，以供日常查考和日后重新判定其价值的活动。案卷整理规范 （一）卷内文件的排列与编目规范 1、排列卷内文件 2、编页（件）号 3、填写卷内文件目录 4、填写卷内备考表 5、拟写案卷题名 6、填写案卷封面 7、装订案卷 （二）案卷的排列与编目规范 1、排列案卷 2、编制案卷号 3、编制案卷目录卷卷内内文文件件的的排排列列与与编编目目规规范范 是指通过对卷内文件进行认真分析，仔细研究，寻找出它们之间的主要联系，并按照其主要联系排序，从而固定每份文件在卷内文件中的位置。排列卷内文件卷卷内内文文件件的的排排列列与与编编目目规规范范 编页（件）号卷内文件经过系统化排列之后，为了固定其顺序，便于文件的保护、统计和检索，应按排定顺序依编写页（或件）号。卷内文件凡以“卷”为单位装订成册的均需编写页号，统一编写在每页文件的正面的右上角。卷内文件目录，是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。卷内文件目录主要包括以下项目：顺顺序序号号：指每件文件在卷内文件系统中的排列顺序号，即件号（序号）。有多少件文件就编至多少号，编一条流水号。文号：文号：文件的发文字号，如国办发19965号。责责任任者者：又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。文件的责任者标识于文头、落款。题名：题名：即文件的标题。日期：日期：即文件的形成时间。页页号号：指卷内文件所在页的编号，是立卷人为案卷中所有文件编写的统一大流水号。备注：备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。填写卷内文件目录卷卷内内文文件件的的排排列列与与编编目目规规范范 卷内备考表，置于卷内文件之后，用以注明卷内文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。本卷情况说明：用以填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、移出、销毁等情况。立卷后在管理过程中如有变动也应由文书人员（归档后由档案人员）填写，并签名、标主时间。立卷人：立卷者签名。检查人：由案卷质量审核者签名。立卷时间：完成立卷的时间。填写卷内备考表卷卷内内文文件件的的排排列列与与编编目目规规范范 拟写案卷题名案卷题名，又称案卷标题，用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标记，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。案卷题名的基本结构是：作者（责任者）-内容（问题）-名称（文种）（1）责任者：标明作者旨在说明文件由谁制成。（2）内容：用于标明卷内文件的主要内容，是案卷题名的核心部分。对卷内文件内容的概括要全面、确切、具体、简洁。（3）名称：文件的名称即文种，通常反映出文件的性质和价值，正确地标明文件的名称很重要。卷卷内内文文件件的的排排列列与与编编目目规规范范 填写案卷封面 包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。其填写方法如下：全宗名称，全宗名称，即立档单位名称。类目名称，类目名称，指全宗内立卷类目（或文件分类表）的第一级类目名称。案卷题名，案卷题名，填写在案卷封面的中间位置，回行顶格书写。时间，时间，指卷内文件的起止年月。保保管管期期限限，即立卷时划定的案卷的保管期限，一般由立卷人填写。分为永久、长期、短期三种。件件（页页）数数，卷内文件装订成卷的填写总页数，不装订的填写本卷（盒）的总件数。归档号，归档号，即立卷计划中的条款顺序号或类号，又称文书处理号，由立卷人填写。档号，档号，包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是档案馆给予立档单位的编号。目录号是全宗内案卷目录的编号，同一个立档单位不能有重复的案卷目录号。案卷号，即目录中案卷顺序的编号，同一册案卷目录内不能有重复的案卷号。卷卷内内文文件件的的排排列列与与编编目目规规范范 装订案卷目录 装订案卷，是为了使卷内文件避免散失和损坏，对文件起到固定和保护作用。文件装订，有按卷装订的，也有按件装订的。卷卷内内文文件件的的排排列列与与编编目目规规范范 排列案卷 排列案卷，就是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成一个有机联系的整体。案案卷卷的的排排列列与与编编目目规规范范 编制案卷号，就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。按保管期排列的案卷，可以按三种保管期限限分别编流水号，例如：永久远1992年月日1-30 号 1993年 31-60 号 .长期 同上 短期 同上按年度编排的案卷,先按年度排列,然后每一年度断开编号或打通编流水号,例如:1990年 永久1-20 长期21-40 短期41-N 1991年 永久1-30 长期31-40 短期41-N .或者 1990年 永久1-20 长期21-40 短期41-50 1991年 永久51-60 长期61-70 短期71-N .按组织机构排列的案卷,也可以打通编号,或者每一个机构自编一个流水号,例如:办公室 1-30 或者 办公室 1-N 组织部 31-40 组织部 1-N 案案卷卷的的排排列列与与编编目目规规范范 编制案卷号编制案卷目录 案卷目录,即案卷的名册,在案卷经过系统化排列后,对其逐一编号登记成册.案卷目录的基本结构,包括目录说明、案卷条目、分类体系与类号、封皮与备考表。目录说明是对案卷目录所做的总说明 案卷条目即著录于案卷目录之上的案卷条款，它是案卷目录的核心部分。包括案卷号、案卷标题、卷内文件起止日期、页数、保管期限和备注等案卷封面上著录的基本项目。封皮即为了保证使用过程中案卷目录不被磨损而加上的封面 备考表主要用来说明目录内案卷总数量状况、立卷状况和保管状况等。案案卷卷的的排排列列与与编编目目规规范范 归档制度 所谓归档，就是指各类社会组织在其工作活动中形成的文件材料，待处理完毕之后，将其中有一定保存价值者，由文书处理部门或承办部门按照立卷的原则和方法整理立卷。定期向机关档案室移交，并由档案室集中统一保管。归档是文书工作的终结点，又是档案工作的起始点，归档是文件转化为档案的重要标志。归档制度的内容：归档范围、归档时间、归档要求。1、归档范围：是指需要转化为档案文件的范围2、归档时间：归档时间，指文书处理部门向档案部门移交应归档案卷的时间。3、归档要求：（1）归档的文件材料应齐全、完整 （2）文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷 （3）归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同的价值，便于保管和利用文件的基本概念（一）（一）文件的定义文件的定义（二）（二）文件材料文件材料（三）（三）文件和种类（简称文种、文件名称）文件和种类（简称文种、文件名称）（四）（四）文件格式文件格式（五）（五）文件的稿本文件的稿本（六）（六）文件分类文件分类 （七）（七）文件特征文件特征文件的定义 包括国家机构与其他社会组织在公务活动中形成与使用的公务文件（公文），也包括个人、家庭（家族）为处理自身事务而形成与使用的个人文件（私人文件）。从广义上解释，它是人类社会活动中，为处理各种事务的需要而直接形成的具有规范格式和法定效用的信息记录。文件材料 是记录和反映企事业单位各项活动的文字、图样、图表、声像等不同形式和载体的文件的总称。公务文书（简称为公文）是社会组织中公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录。文件和种类（简称文种、文件名称）它是用以表时文件的性质、功能与制发文件的目的以及作者的职权范围。通用文件的主要种类有：1规定性文件：条例、规定、办法、决定、诀议。2呈请性文件：议案、请示、报告、调查报告、总结报告。3商洽性文件：函4会议文件：会议纪要5证明文件：合同、证明材料。6、公布性文件：布告、公告、通告。文件格式 包括标题、正文、发文机关、成文日期、附件、公文编号、密级标志、缓急程度标志、主题词、印单、抄送单位。文件的稿本文件的稿本文件在形成中产生不同的稿本（草稿、定稿、正本、副本）。1草稿：文件的原始稿件。2定稿：经过修改审阅，由负责人签发或会议正式通过的最后完成稿。它具备正式文件的法定效用，是印制文件正式文本的标准依据。3正本（打印稿）：要据定稿，接照标准格式抄写或印制的正式文件。具有法定效用的正式文本。4、副本（抄本）：根据正本另行复制的稿件。文件分类 1内部文件：用做安排与组织管理本机关工作的文件。2发文：对外发送的文件。3、收文：其他机关发送来的文件。文件特征 包括作者、问题、名称、时间、通讯者、地区特征。1作者特征：指文件制发机关的特征。2问题特征：文件内容所反映的问题（事件、事物、某项业务等）。3名称特征：文件种类特征（请示、批复、通知等）。4时间特征：一种是指文件内容所针对的时间另一种是指文件形成的时间。5、通讯者特征：指文件的收文、发文机关共同构成的特征。即一个机关和另一个机关互相往来问、复的文件，这样双方作者构成一对通讯者。档案的基本概念 （一）档案的定义 （二）档案定义的基本含义与档案的本质属性 （三）档案的形式和载体 （四）档案业务的构成档案的定义 档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。档案也是一种信息资源。档案定义的基本含义档案定义的基本含义与档案的本质属性与档案的本质属性 (一)档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的第一，在广阔的社会领域中，档案总是按照一定的来源有规律形成的。第二，档案是各个机关单位和个人在其具体的活动中，记载和反映着一定的内容而逐渐形成的。（二）档案是保存备查的历史文件 文件转化为档案一般须具备三个条件：第一，现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案。正在承办中的文件，仍具有现实执行效用和直接使用的材料，均不属于档案。第二，对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。总之，档案和文件既有联系又有区别，档案是处理完毕的历史文件，是备留查考的有价值的文件，是集中保存的系统的文件。了解档案的这一含义具有实际的指导意义。档案和现行文件，它们的社会职能各不相同，而它们的内容和单体形式则是同一的。因此档案管理的许多原则和方法，都同文件的形成、文件本身的各种因素以及文件向档案转化的过程紧密相关。(三)档案的形式是多种多样的档案的形式，基本上包括两个方面：一方面指档案信息的载体形式，一方面指信息内容的记录方式。从档案的载体形式来看，即从承载信息、记录事物内容的物质形态来看，我国既有龟甲兽骨、竹木板片、青铜钟鼎、金册铁券、缣帛、石碑、银片、贝叶等古老的档案，或少数民族地区近世纪沿用古代形式的档案；也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案；还有胶片、磁带、磁盘、磁鼓等现代形式的档案。外国还有纸草档案、泥板档案以及羊皮档案等各种形式的古代档案。从档案信息的记录方式来看，它大致分为两个层次：1.记录信息内容的方式和方法很多。就其基本方式可归纳为三种类型，即文字的、图形的、和声音的；其具体的记录方法，又有手写、刀刻、印刷、摄影、录象、录音等多种。2.文件内容的表达方式也相当繁多。如管理性文件中有训令、指令、手谕、签呈、法律、宣言、条例、章程、决定、决议、命令、指示、通知、通报、布告、请示、报告、会议纪要、条约、协议和合同等各种形式。科技文件中有零件图、总图、平面图、剖面图、竣工图、设计任务书、技术任务书等多种类型。（四）档案是历史的原始记录 历史的原始记录是档案的本质属性。档案的形式和载体 一提档案人们就会想到文件，其实档案还包括图表、声像等很多形式。存放档案的载体有纸张、磁记录介质、物品(如奖杯、锦旗)等。档案业务的构成 档案业务的构成从两个方面来说明：档案本身的管理工作 收集、整理、鉴定、保管、统计等。档案信息的管理工作 信息的分析、检索、编研、提供利用等。档案业务 （一）分类 （二）立卷（组卷）（三）移交进馆 （四）档案检索 （五）档案编目及报表 （六）档案利用 分类 分类是档案管理工作的重要部分。一个单位的档案如何才能管理得完整、条理，这就必须很好地解决分类问题。一个单位的档案管理一般有一个分类方案，也叫分类大纲或分类主题词表。“职能分类法”是档案实体分类的重要方法之一，很多单位采用这种分类方法来制定自己单位的分类方案。将一个单位全部档案按其内容所涉及的职能分工进行分类，在大类内再按照文件的特征、职能层次分为一级分类、二级分类，一级类目包括“党群工作类”，“行政管理类”、“会计档案类”，“基建档案类”等，一级类目“党群工作类”可包括“党务工作”、“组织工作”、“宣传工作”、“纪检工作”等二级类目，所有的这些分类分属文书、科技、会计等档案类别。不同业务性质的单位还有一些专业的档案分类。立卷（组卷）1 1、什么是立卷、什么是立卷立卷，就是对单份文件进行系统化整理，将已经办理完毕的、具有保存价值的文件材料，按照它们的形成和处理过程中的联系，组合成案卷。案卷是档案的基本保管单位。2 2、立卷的过程、立卷的过程传统的立卷实际上是一个分类、组合、编目的过程。分类是按照单位的实体分类方案，对文件夹材料进行实体分类；组合是将经过分类的文件材料，按一定的形式组合起来；编目是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以文书档案为例，档案的最小组成单位是文件(图纸、资料)，需要对文件题名、文件字号、图纸号、合同号等进行组合，形成文件目录(卷内目录)。同一类的若干份文件可以装订或放在同一个案卷盒中，形成一个案卷，并形成案卷目录。文件与案卷是多对一的关系。档案以案卷为单位，就可以按顺序放入档案柜或档案架上存放起来，供日后利用。编目是立卷的中心工作，包括给卷内文件编号，编制卷内文件目录，拟写案卷题名和填写案卷封面，案卷装订，案卷排列、编号和编制案卷目录等工作。这些过程在本档案管理系统中实现起来很方便，可自动组卷或手工组卷。手工组卷输入手工组好的案卷号、卷内页号，顺序号、文件级档号及案卷级档号可自动产生。自动组卷不需要手工编写的案卷号、卷内页号，案卷号、卷内页号、顺序号、文件级档号及案卷级档号可自动产生。对于组卷后仍需改动的案卷，本档案管理系统也支持案卷调整。3 3、立卷项目的概念、立卷项目的概念下面我们就立卷工作的不同环节介绍一些立卷项目的基本概念。卷内顺序号：卷内顺序号：按卷内文件排列的先后次序给出的序号。文号：文号：填写卷内文件形成单位的发文字号。责任者：责任者：填写卷内文件的形成单位或个人。文件标题：文件标题：文件的标题。成文日期：成文日期：形成文件的年、月、日。页数：页数：卷内文件的实际页数，包括附件页号：页号：卷内每份文件的起始页号。立卷（组卷）保保管管期期限限：文书档案主要有永久、长期、短期等三种保管期限，会计档案主要有5年，15年，25年和永久这几种保管期限。组卷方法：组卷方法：按三种保管期限分别组卷，称为三分开；按永久长期一起组卷，短期单独组卷，称为二分开。全全宗宗号号：档案馆给每一个立档单位一个全宗的编号，不同立档单位之间全宗号不能重复，如有部分单位的档案不需要移交进馆，此时单位无全宗号。目录号：目录号：对每一本案卷目录的编号。同一全宗内的案卷目录不能重复。案卷号：案卷号：对每一本案卷所编的流水号。同一本案卷目录内的案卷号不能重复。4 4、立卷的改革、立卷的改革传统的立卷方法是在长期手工的立卷实践中逐步摸索、总结出来的，具有较强的科学性和实用性。但存在明显的不足，档案人员必须花费大量的时间和精力在立卷的工作上，影响其它档案工作的开展。更重要的是，给复印、电脑录入、全文扫描、缩微等档案管理现化手段的应用带来很多不便。为了加快档案管理现代化的步伐，将电脑等一些新的技的技术应用到档案管理工作中来，立卷的改革势在必行。整个档案工作的主要目的是为了检索、为了利用。而立卷的目的不在于检索而在于保管，所以立卷的改革要做到“简化立卷，深化检索”。简化的组卷方法指不在对档案进行案卷划分，档案按照文件顺序号进行排列，档号中不再有“案卷号”。检索工具不再包括卷内目录、案卷目录、全引目录，只有档案目录。档案的查询主要依靠计算机来实现。简化的立卷方法比较适合文书档案。移交进馆 某些档案需要定期向当地档案馆移交，以利于长期保存和利用。移交进馆分为档案实物的移交和档案数据的移交。档案检索 档案的检索是档案管理工作的一项重要内容。档案的检索是指根据要求，将需要利用的档案文件从所有的档案中查找出来的工作过程。档案编目及报表 档案编目是档案具体工作的体现，往往档案工作的好坏就由档案人员提供的编目来体现。所以这个工作一定要做好。档案编目属于档案利用的一种常用形式。本档案管理系统也提供了灵活的报表编目形式。档案利用 在一定的管理制度之下，档案除了可供查询、编目外，也可以利用现有的档案资料，进行档案编研，写作大事记、基础数字汇编、专题报告等等。公文管理模块收文登记发文登记立卷归档手工调整归档入库档案管理公文库结构修改录入界面调整建立公文库来文发文年底移交档案人员档案管理模块档案库结构修改录入界面调整著录登记立卷归档手工调整归档入库档案利用建立档案库年底档案人员档案销毁档案保管档案损坏档案丢失找回档案利用模块档案利用打印输出年报处理档案统计档案利用检索查询借阅管理查阅管理自由库管理建立自由库数据录入检索查询自定义报表打印浏览DBF库系统维护模块口令修改主题词维护用户管理数据备份数据恢复全宗定义分类库维护路径设置