物料采购流程

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1、顶亨物料成品管理流程试行规定1 目的 为保障公司原料或成品有一个帐，货，款对应的质量管理流程，制定本流程规定2 程序2.1 基本流程（客户开始）：2.1.1 销售部门（销售助理）根据销售负责人和客户的质量要求制定销售合同，与客户签订。 生成内部订单给生产部门和仓库；2.1.2 生产部门根据订单要求生产内部生产计划和给采购的物料需求计划单，不明质量技术 标准的，会同品控部门讨论制定。2.1.3 采购部门根据物料需求计划单核价，询价，定价，下单给供货商，并同时生成入库计 划单，一式二份，一份给品控供排定验收计划，一份给仓库供装卸入库安排。2.1.4 仓库根据入库计划，按时会同品控进行验收入库，并出

2、具检验合格标识，如未按时送 货或质量不合格，品控会同仓库决定处理结果，由仓库报送采购和生产部门入库单和检验报 告，由采购部门进行跟进或赔偿或补货或付款等安排。2.1.5 采购部门根据仓库出具的入库单或检验报告，进行退换赔付等处理，根据入库单，退 换赔协议，订单复印件等凭据，制作付款计划单，与凭据一并报财务安排后续货款支付事宜。2.1.6 财务根据采购报送的付款计划与依据，进行复核审批，并进行资金安排。2.1.7 生产部门在接受内部订单后，根据仓库的报送的到料信息进行生产或调整，生产或调 整计划要报送仓库、品控和销售，以备这几个部门业务安排。2.1.8 生产部门产生的半成品入库出库，按仓库物料出

3、入程序进行； 生产结束的成品由生产部门知会仓库与品控按2.1.4 款进行验收，并回单给生产部门。如成 品不合格听，生产部门根据品控结果进行复工或补工等处理，直到完全满足品控和仓库收货 要求。2.1.9 仓库根据内部订单和生产部的成品验收结果，制作发货单，一式二份，一份给销售， 一份随送客户对应部门签收，并安排发货事项，有问题及时通知销售。2.2备货流程：（销售开始） 销售部门（销售助理）根据市场预估和自己的销售计划，认为需要制定备货计划的，根 据生产周期，制定备货销售计划，并生成内部订单，注明备货，给生产部门和仓库；随后进 入基本流程。2.3样料样品流程：（技术部开始）2.3.1 技术部根据研

4、发的任务计划，需要的原料，辅料，半成品产品等物料，提出物料需求 计划单，列明物料规格标准要求，经部门确认后交采购部确认采购；2.3.2 采购部门根据物料需求计划单核价，询价，定价，下单给供货商。2.3.3 采购部收到供货商的样货后，会同技术部检验质量，合格则交技术部签收样品领用表， 不合格则由采购部根据技术部出具的不合格报告与供货商交涉处理，采购部门负责进行跟 进、赔偿、补换货、付款等安排，采购部应分样品用料和生产用料，分别登记和统计核算。2.3.4 财务根据采购报送的付款计划与依据，进行复核审批，并进行资金安排，除了千元以 内的小额可以现结外，尽可能打款为主。2.3.5 技术部如果需要生产部

5、配合试制，则要提交内部样品订单给生产部，生产部试制结束 后，成品样直接交技术部验收，如自行试制，则成品样确认后在行政打包登记寄样或转销售 寄样，无需出入库。2.4半成品程序（生产部门的半成品）2.4.1 生产部门产生的半成品，在不需要次日投入再生产的，均需要办理入库手续，记清批 次时间，以备仓库入库和出库清楚。2.4.2 生产部门需要半成品再次投入生产成品用途，领用单上列明批次日期数量等信息，主 管签字后，专人向仓库领料，交付生产班组使用，禁止只打招呼，不填单，先领后补的现象。 2.5紧急程序2.5.1 适用条件：仅限于客户对供货时间要求提前；自己的供料商时间推迟；因质量问题赶 工产生产品急送

6、；因岗位人员情况特殊导致流程障碍等四种情形。2.5.2 程序说明： 不论哪种情况，均应由紧急程序提议人填报紧急流程单中的成品信息，客户方，经厂长， 技术经理，总经理联签后，免检免入库，直接出运给客户，如中途发生问题，由生产技术销 售协商解决。流程单交行政存档，季度或半年统计评估一次。3 各部门在本流程中担任的职能及操作要求：31 销售（助理）：311 职能任务：根据客户或销售人员提供的信息，制作销售合同和内部生产订单。销售 的给销售人员对外使用，生产订单，给生产部和仓库。312 要求：销售合同要符合公司销售管理规定，权责对等，标明客户基本信息，商品名 称，规格大小，重量，数量，下单时间与交货时

7、间，地点，成分，交货方式，价格，包装要 求，标识，价值总额等关键信息。内部生产订单则除去价格，客户详细信息等无关的信息， 增加生产部门的需求信息。具体见生产订单表，销售合同范本。32 生产部门：321 职能：根据生产订单，根据技术工艺生成生产计划单，物料需求计划单安排生产， 受检，交货。322 要求：计划单一式二份，一份交仓库做入库人力和工作安排，一份自用，要求开工 时间，所需物料信息，时间，交货时间，生产单位，生产编制及生产责任人员。物料需求计 划单要求具备物料信息，时间，质量要求等基本内容，还可以提供样品等实物参照。具体见 生产计划单，物料需求计划单，补料计划单33 采购部门：331 职能

8、：根据生产部门的物料需求单，寻求适当资源，询价，定价，下单，制作供货 合同，并提供给仓库交货计划单，以便仓库安排准备。332 要求：供货合同应参照销售合同要求进行，并从严控制违约情况。送货计划单，根 据供货合同生成，要求有供货商信息，送货人，物料信息，质量要求等基本信息。具体见供 货合同范本，送货计划单，付款计划单34 仓库341 职能：仓库负责对物料的装卸，堆放，标识，入帐，保证帐实相符，物料安排，避 免串货，串味，受水火盗失等危险。凭品控的检测结果，进行出入库管理。342 要求：入库单要一式二份，一份留底，一份给采购制作付款计划凭据和财务付款依 据。具体见入库单，35 财务部门：351 职

9、能：复核采购送来的付款计划单和相关合同，入库单，交总经理审批后，及时付 款，如需开具发票的，在采购的协助下，索取正确的发票后付款。352 要求：对入库单，供货合同，付款计划信息真实有效，准确完整性进行复核，同时， 应当对销售合同的利润率和采购成本的控制提出财务角度的核算结果和建议，以供销售和采 购的参考。36 品控部门361 职能：对成品和原辅料进行检测，根据客户要求和公司自己的质量规范，出具结果 报告，并在生产过程中进行品控管理。如果需要样品检测，则取得的流程也归口采购流程进行。362 要求：检测报告应具备检测结果，原因分析，建议，措施等方面的内容。具体见检 测报告范表。3.7 研发部门3.

10、7.1 职能：制定原材料与成品，半成品的验收和出厂标准，供品控和生产控制质量，仓库 把好出入关，根据综合公司市场定位和客户需求，通过寻求采购各类成品，原辅料，把握市 场前端产品发展方向，结合自身资源条件，研制本公司各类新品，改善原来的产品缺陷，为 销售提供推广，开发新市场的产品优势。3.7.2 要求：每种产品均有对应的质量检验标准，对于研发用料，成品，提供样品订单给采 购，协助采购到合格产品原料。4 生效时间和修改解释部门本规定自2013年 8月1日起生效试行，执行中有问题或建议，需要修改或说明解释的， 归行政人事部。附表二：各部门涉物料流转相关表单部门表单名称表单功能上报或下传部门销售销售合

11、同与客户规范商业行为 的法律合同客户内部订单供生产计划的任务单自用销售备货计划供生产备货的依据自用生产生产计划为申购计划和生产排 班做准备自用生产进度表内部控制自用工艺卡供员工按要求生产自用领料单向仓库备料仓库补料单向仓库补料仓库物料需求申购单向采购购料采购入库单成品或半成品入库仓库采购供货合同与供货厂家签订法律 合同供货商收货通知提前向仓库通知收货仓库退货通知向供货商退货供货商收货计划根据采购合同拟定收 货计划给仓库，品控付款计划向财务审批付款给财务采购计划根据生产和研发需 要，制定内部采购计 划自用品控检验计划根据仓库的入库和出 库计划制定自用检验报告对原料与成品检验结果成文出具，生产，采购检测报告对原料与成品检验结果成文出具，生产，采购研发检验标准一料一品一标准品控研发项目计划为申购相关物料做准 备和内部成本费用安 排准备销售和自用样品试制单给生产试制用生产样料（品）申购单向采购申购用采购仓库入库计划内部安排自用及品控用出库计划成品或原料出库成品出库发品控一 份。