费用报销管理办法(修订版0517)

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1、苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 1 页 共 10页本文件经以下人员编制、审核和批准后生效文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日编制人岗位签名日期审核人岗位签名日期批准人岗位签名日期会签：质量安全部生产部供应链办公室财务部苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 2 页 共 10页文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日1.适用范围本管理办法适用于苏州中化国际聚氨酯有限公司。2。目的为加强费用的管理，明确费用报销标准，规范费用报销程序 , 严格控制不

2、合理支出，参考中化国际总部相关费用管理制度规定，结合本公司实际情况，制定 本管理办法。3.职责3。1 费用报销人 (即经办人）：对费用发生的真实性、合理性负责；3.2 各部门经理 :各部门费用控制第一责任人。在预算范围内对其分管部门人员 报销费用的真实性、合理性负责，即实质审核；3。3 费用审核岗 :对票据的合法性、金额的准确性负责， 即形式审核；3。4 总经理或其授权人： 公司费用控制第一责任人。在预算范围内对费用的真 实性、合理性负责;3.5 财务总监： 对费用预算的执行、合规性、单据的合法性负责;3。6 费用审核岗 :对费用报销审批手续的完备性、单据合法性、金额准确性负责, 符合本管理办

3、法的予以报销,不符合的退回报销人（注明不合规的事项)。4。定义本办法所述“费用”是指各部门为管理组织经营活动而发生的各项费用.包括：交通费(含公交车、出租车、其它交通工具等车费）、车用杂费(燃料费、停车费、过路费、修理费等）、业务招待费（含餐费、礼品费、活动费）、邮寄费、苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 3 页 共 10页文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日通讯费（电话、手机费等）、国内及国外差旅费、培训费、书报杂志费、图书资料费、会务费、修理费、办公用品费、行政事业费、物业管理费、折旧、财产保 险、税项类、规费类

4、、律师诉讼费、咨询/审计、信息费等。5。费用管理的原则5.1 厉行节约5.1.1 公司所有员工应本着既满足业务需要、又降低费用支出的原则自觉严格遵守费用管理规定，在全公司范围内树立勤俭节约、杜绝铺张浪费的良好风气.5。1。2 部门的第一审批者（部门经理）对费用的合理性、真实性承担领导责任.财务部对费用的真实性、合规及合法性进行核查 ,如发现做假者 , 对当事人进行通报批评，并按做假金额予以 2 倍的罚款，同时对第一审批者追究连带责任.5 。1 。3 公司不得承担属于个人的下列支出 : 娱乐、健身、旅游、招待、购物、馈赠等支出；购买商业保险、证券、股权、收藏品及因个人行为导致的罚款、赔 偿等支出

5、。5。2 分级审批费用报销审批按从简的基本原则 : “部门实质审核、财务形式审核、公司领导审 批”.公司不提倡对费用报销审批进行全面的授权。5.3 事前审批5。3.1 为控制大额费用的开支，对于业务招待费（重点可控制礼品费)、出差、用车油费报销、大额专项费用 (出国费、咨询审计费、律师诉讼费、会议费、广告宣传费、修理费、信息费、培训费等 )须经事前申请，方可发生及报销。在发生上述项目费用时需事前填写“事前审批申请单”（附件一），申请单内容包含：苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 4 页 共 10页文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年

6、5 月 18 日事由、时间、人员、地点、预计里程（金额）等；5。3。2 上述费用报销时需提供领导的事前审批记录（邮件打印或申请单）；对 于无法提供的，各级审批人员不得受理,财务部门不得报销;5。3.3 对于已经事前审批，但实际费用超过事前审批的，必须经总经理批准后 方可报销。5.4 预算管理原则各项费用均纳入预算管理，各部门经理对本部门预算费用负责.可控费用开支应严格控制在预算范围内,原则上不允许突破,特殊情况（如开拓新业务等）需 增加费用开支，应申报公司董事会审批。6。费用报销操作细则6。1 报销受理时间6。1.1 费用报销时间 :审批时间为工作日，报销时间为周一至周四，月末 26 日 起暂

7、停报销;6。1。2 现金借款：超过 5000 元，应提前一天通知财务出纳岗；6。1。3 报销支付方式：统一打在个人工资卡上并短信通知，公司原则上无现金 支付报销费用.6。2 报销流程6.2。1 因公借款6.2.1.1 业务员出差借款：借款时，由借款申请人凭领导审批确认签字的“借款单”（附件二)，（借款金额每次不超 5000 元，每月限额 20000 元）到财务部出纳岗借支现金。依据公司销售政策 ,业务员应在每笔业务结束后及时整理费用发苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 5 页 共 10页文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 1

8、8 日票予以报销，如有前期借款需冲抵时，须在报销单上注明已借款金额；业务借款需在 2 个月内清理，在有逾期借款时不得新增借款,逾期催收两次未还（书面通 知含邮件），将通知 HR 在工资中扣除.6.2 。1.2 总经理借款或费用报销 :单笔金额超（含)2 万元的,需事前报公司理事 长审批，个人借款在业务发生后 2 个月内清理。6.2。1。3 会议类等专项借款： 1 个月内清理完毕.6.2。2 费用的报销程序：费用实际发生后，报销人须整理、粘贴有效单据，填写 “费用报销单 /差旅费报销单”（附件三），经有效签字人审核、审批后报销。 报销流程图如下。报销人部门经理费用审核岗总经理财务总监出纳岗流程说

9、明报销申请请单审批单报销单1、 部门经理核定费用的真实性、合理性及票据的合法 性。2、 费用审核岗对票据的合法NN N N N性、金额的准确性进行审申请单核3、 公司总经理或授权人，对费用的真实性、合理性审审核Y审核Y审批Y审批Y复审批确认。Y4、 财务总监对费用的合理性给予报销审批确认5、出纳岗对费用报销审批手续的完备性、金额的准确性进行复核后报支。苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 6 页 共 10页文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日6.3 报销要求6 。3。1 单据要求： 费用报销须提供符合财务制度及国家税法

10、规定的有效单据 ,票面事项填写齐全，单据的大（小）写金额不得涂改，并加盖开具单位财务专用 或发票专用章。6.3。2 单据具体要求如下：6.3.2.1 各类发票应为全国统一发票监制章地方税务局统一监制的发票 , 票面应 有发票代码、发票号码。6.3。2.2 事业单位统一收据应由财政部门监制。6.3。2.3 各种车、船、飞机、邮局(航空运输电子客票必须提供航空运输电子 客票行程单)的有效票证。6.3。3 费用报销单必须详细注明费用事项、发生时间、大小写、合计金额等内 容。6.3。4 单据报销时效 :所有发票单据需在 2 个月内报销。超过两个月的发票须经公司财务总监批准后方可报销,同时个人承担相应比

11、例.每年度终了 1 个月后不再 报销上年度的单据。费用单据时效(天)60619091120个人承担比例(%)02050苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 7 页 共 10页120 以上文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日1007具体费用项目报销规定7。1 业务招待费业务招待费用包括本地及出差发生的招待用餐费、礼品费。7.1。1 发生招待餐费，填写报销单时，必须注明招待事由、时间、出席人员等。7。1.2 公司从严控制招待礼品费支出,一般情况下应使用公司统一订制的礼品。 确需外购礼品,超过 2000 元的，应事前报总经理

12、和公司财务总监审批。7 。1 。3 所有业务招待费用，均应按实际发生次数在报销单上分别填列 , 不允许将多次招待费用合并填写总计金额，也不允许将一次招待费用分开报销。 7。2 国内差旅费用7。2.1 国内差旅费包括差旅发生的交通费、差旅住宿费、出差补贴等.7.2.2 差旅交通费是指至出差目的地的往返飞机、火车、汽车、轮船的票款 , 机 场往返交通费、高速公路过桥费及目的地市内交通费.7.2。3 公司人员出差如需乘坐乘坐飞机一律坐经济舱。差旅费限额标准表：交通工具住宿限额 （元）职务、级别总监（含）以上级火车软卧飞机普通舱轮船二等舱省会城市实报其余城市实报别部门经理硬卧普通舱三等舱 300 20

13、0苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 8 页 共 10页文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日其余人员硬卧三等舱 200 1507。2.4 差旅住宿费仅为酒店住宿房费.酒店电话费列入通讯费用、酒店内用餐费 用列入招待餐费。7.2.4 。1 住宿费超过标准的一般不予报销，超标有特殊原因的需经部门经理就 该项费用作出专门解释后,经总经理批准后方可报销。7。2。4。2 目的地招待费应事先报部门经理同意，填制报销单时应按照招待费 报销规定单独列明相关内容，在差旅费中一同报销.7.2.4 。3 出差补贴标准为每人 20 元/天。

14、餐费标准为 50 元/天.参加培训或会议无出差补贴；常州、太仓、上海三地往来无补贴。公司领导出差无补贴。7。2。4.4 差旅费报销时,填写单据应注明起止日期、事由、地点、各项费用（不得合在一起填其他项）明细金额。同部门人员一起出差的所有费用必须一次报销，所有人员的报销应填写在一张报销单上，不允许多次分批报销或代其他人报销差 旅费。行程分开后，分开后的费用分别报销。7.3 邮电通讯费7.3.1 邮电通讯费包括手机费、无线网卡、电话会议、网络专线费、办公电话费、 快递费等。7.3.2 手机费按“职级有别、岗位有别”的原则报销。7。3.2。1 公司领导手机费实报实销。7.3.2。2 根据岗位工作需要

15、,各部门年初核定本部门可报销手机费的人员名单及 每月额度报至 HR,经总经理审批后由 HR 交财务部审核岗备案。苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 9 页 共 10页文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日7。3。2.3 新进人员限额，须经部门经理核定并经总经理审批后方可报销。7。3。2.4 由总经理根据实际业务需要对个人手机费进行核定，超过部分由公司 承担 70，人员名单由 HR 按季度提交给财务审核岗。7。3。3 办公电话费,有异常话费时,由办公室核对。7。4 办公用品费7。4.1 各部门根据工作需要订阅书报资料,各

16、部门领用办公用品统一通过办公室 集中采购。7。4。2 针对特殊情况下确有需要自行采购办公用品的，必须事先报总经办总经 理（或授权人）批准，且报销时应附书面批准的文件。7。5 市内交通及燃料费7.5.1 市内交通及燃料费包括加班打车费、因公市内交通费、汽油费、停车费、洗车费等。原则上尽量使用公司车辆或公共交通，如确需打车，需提前取得部门 经理确认。各项交通违章罚款、上下班或因私打车费不允许报销.7.5.2 应按单据发生时间、起止地点、实际事由逐笔填写费用报销单，不允许合 并计算填列.7.6 工会经费公司工会经费的拨付由工会经办人员事前提出申请、工会主席批准后 ,到财 务办理拨付手续。工会经费的使

17、用由工会统一安排。8不予报销的情况8。1 拆分招待费的；苏州中化国际聚氨酯有限公司费用报销管理办法第 10 页 共 10 页8。2 因私费用;8.3 的士票连号、或的士票时间重叠 ;文件编号版号 修改次 发布日期 2010 年 5 月 18 日 生效日期 2010 年 5 月 18 日以上现象一经查实，将通知部门审核人员，上报公司领导，提请HR 按员工 奖罚条理进行处罚.9相关表单、文件 :9.1借款单9.2费用报销单9。3差旅费用报销单9.4备用金管理办法10附则本管理办法自颁布之日起实施，未尽事宜参照公司相关管理制度执行 ,本办 法由公司财务部负责修订和解释.苏州中化国际聚氨酯有限公司 2010年5月18日