事业单位人事档案管理存在的问题与对策(1)

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1、浙江广播电视大学毕业论文（设计）题 目 事业单位人事档案管理制度存在的问题与对策姓 名 沈毅骏 教育层次 本 科 学 号 081050093 省级电大 专 业 行政管理学 市级电大 舟山市广播电视大学 指导教师 张 新 杰 教学点 _ 目录 绪论1一、事业单位人事档案管理制度的现状2（一）事业单位人事管理制度较为单一2（二）事业单位人事管理制度改革的进程与发展不协调2二、事业单位人事档案管理制度中存在的问题3（一）人事管理重视度不够的问题3（二）呆板的人事管理模式3（三）人事管理人员专业性的问题4（四）人档分离，流动人员档案处理不及时问题4（五）人事档案管理制作不规范的问题4（六）人事档案管理

2、的科学化、信息化程度不高的问题5（七）人事档案利用水平低的问题5三、事业单位人事档案管理制度的改革措施6（一）提高认识，加大人事档案管理的财政投入与重视程度6（二）建立健全人事档案管理工作制度6（三）加强人员队伍建设，加大培训力度7（四）加强人事档案管理体制的改革7（五）加强人事档案管理的信息化建设7（六）加快人事档案管理方法的创新8四、对关于人事档案管理存在的问题与对策的总结.9参考文献10试论事业单位人事档案管理存在的问题与对策【摘要】：人事档案是人才信息的重要载体 ,也是人才的主要信息来源 ,更是知人善任、选贤举能的重要工具。而管好用好人事档案 ,对人才资源开发起着非常重要的作用，随着我

3、国人事制度改革力度的不断加大 ,事业单位的人事档案管理存在着诸多问题也就越来越突出 , 例如常见的人事档案管理制度不够完善；人事档案管理人员素质普遍偏低等等。在这样的背景下人事档案管理工作根本不能适应人事制度改革的需要。所以提升人事档案管理水平成为事业单位人事部门迫在眉睫的头等大事。【关键词】：人事档案；事业单位；信息化；管理；对策绪论人事档案是人事管理活动中形成的，用于记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要用于人事、组织、劳资等部门培养、选拔和使用人员的工作活动，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档

4、案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。当前事业单位人事档案管理存在许多亟待解决的突出问题，人事档案管理制度不够完善；人事档案管理人员素质普遍偏低；人事档案管理信息化程度不高等。在这样的背景下人事档案管理工作根本不能适应人事制度改革的需要，所以随着事业单位管理体制的改革和事业单位的快速成长，提升人事档案管理水平成为事业单位人事部门迫在眉睫的头等大事。基于此，我对所学内容和实践进行结合，提出了提升事业单位人事档案管理水平的建议，以期帮助事业单位人事档案管理部门工作人员更好的做好人事档案管理工作以适应单位发展的需要。一、事业单位人事档案管理制度的现状（一）事业单位人事管

5、理制度较为单一20世纪70年代以来，全世界范围内开展了一场轰轰烈烈的政府治理的变革运动，公共权力多元化得到深层次的发展，新公共管理运动推动各国政府在公共事业领域进行了大刀阔斧的改革。经过20多年改革开放和经济高速增长的中国同样面临着公共服务提供方面的严峻挑战。世行高级专家张春霖认为：“全面改革事业单位体制势在必行”，“在目前收入差距迅速拉大的情况下，很多人得不到最基本的公共服务，很多地方老百姓看不起病，上不起学。事业单位的改革已相当紧迫。”影响事业单位发展的问题很多，但最关键的还是现行事业单位的用人制度和用人机制问题。我国在积极推进事业单位人事制度改革时，虽然在选人用人制度、职称管理制度、人才

6、流动制度、辞职辞退制度、搞活分配制度等方面进行了积极的探索，取得了一定的成效，但是从总体上看，这些改革是单项的、局部的、不彻底的，缺乏清晰、完整的目标与准确的定位，没有从根本上触动事业单位人事制度的基础。（二）事业单位人事管理制度改革的进程与发展不协调事业单位人事制度改革的进程与社会主义市场经济体制和各项事业发展还不相适应，具体表现在：事业单位内部体系比较复杂，管理方法传统、僵化、封闭，管理方式陈旧单一，职称评定论资排辈，干部能上不能下，职工能进不能出，待遇能高不能低。而符合各类事业单位特点的人事管理制度还没有完全建立起来；有效的竞争激励机制和监督机制还很不健全；政事关系不明确，岗位设置不规范

7、，人员任用、管理和绩效考评缺少可操作性，缺乏完善配套的法律法规保障，未聘人员安置困难等等。这些没有压力的竞争，使一部分人缺乏危机感，助长了不思进取 、安于现状、墨守成规的徽惰思想。表现在分配制度上，搞平均主义、“吃大锅饭”，表面上似乎公平，实际上是不公平的，它违背和损害了“按劳分配效率优先，兼顾公平，优劳优酬”的原则，导致了许多人才的不公平感，其积极性也受到严重挫伤。这既不利于人才的选拔、流动，也不利于人才的培养，成为制约事业单位改革与发展的瓶颈性因素。二、事业单位人事档案管理制度中存在的问题（一）人事管理重视度不够的问题人事档案工作是一项默默无闻的工作,它不像其他工作那样容易引人注意,也不容

8、易取得明显成绩。长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都是存在一些误区的,认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,而不是单位的主要工作,完全可以由人事部门或者其他例如办公室、秘书室人员兼任，只要“守好摊” ,不丢失 ,不泄密 ,能应付外调、查档就行了。因此 ,一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作 ,未把人事档案管理工作纳入到议事日程 ,形成了这种“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况,而导致人事档案工作长期处于被动应付的状态 ,难以高质量地为单位人才队伍建设服务。（二）呆板的人事管理模式第二点，呆板的人事管理模式，为什么说呆板，在人事制度改革

9、推进的同时,机构调整、内部科室重组,新进人员竞聘上岗 ,原有的干部人事档案管理人员的岗位变动,首先大部分人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务都不太了解,档案收集意识也就显的非常淡薄。其次大多数档案人员都是身兼数职,相对的对档案工作精力投入就不足了,日常的工作也就是将材料放入档案盒,也没有进行及时整理归档 ,这就严重影响了档案管理水平。再者在设备配备上 ,大多采取“能有就好” 、“能用就行” 的原则,将办公、阅档、仓库并为一间,既无铁门、铁窗等基本设施,也无其他硬软件设施，更别说防火防盗方面的考虑，只是停留在较低的水平上。最后就管理手段

10、也是相当陈旧,调阅档案时都是采用原始的手工操作方式,由于反复调用,查找翻阅，阳光多次照射 ,造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象,直接影响到档案的完整性与安全性。（三）人事管理人员专业性的问题有在档案管理部门工作过的人员都知道这个问题，人事档案管理是一项繁杂琐碎且连续性极强的工作，如果没有一定的人力投入, 就不可能保证档案管理的质量。事业单位受科技体制改革的影响 ,人员编制较以往是大大的缩减,管理部门的人员更是大幅度精简。在这种情下,一般事业单位的档案管理工作都由人事部门的人员兼任，甚至由临时用工人员担任，这本来是有利于人事档案的收集，因为许多人事档案的形成都要经过人事部门，如干部（职工）履历表、

11、职称评审材料、干部任免考核材料等。但正是由于这些人员都是非专业性的，对档案收集的意思就比较淡薄，致使许多应该归入档案的材料没有及时归档，或者没有督促其他档案形成部门及时移交材料，造成职工档案材料的缺失。同时, 随着聘用制度的普遍推行,人员的流动性增强,管档人员调换也比较频繁,同样的也不利于档案管理水平的提高。（四）人档分离，流动人员档案处理不及时问题事业单位中的流动人员主要是指辞职、辞退的技术人员或者管理人员以及出国逾期不归的人员，其中以出国逾期不归人员居绝大多数。目前，许多事业单位都存有流动人员档案，一些人虽然在出国前都跟单位签订了协议，但一旦在国外找到合适的工作，就不再跟原单位联系，也弃自

12、己的人事档案于不顾，越来越多的“ 单位人”变为“ 社会人”弃档不用的人员越来越多，于是这些人的档案成了名副其实的“死档”。据不完全统计 ,截至 2006年 12月 ,全国有至少60多万份与主人失去联系的“弃档”和“死档”虽然劳动部门已经出台了解决流动人员“死档”的办法，但此类问题确确实实给用人单位带来极大的隐患。（五）人事档案管理制作不规范的问题关于人事档案管理制作不规范的问题，一是材料分类不规范：大部分管理档案的人员虽然知道人事档案要分十类进行保存，但在分类上把握不准，随意性很大，影响了“人事档案分类的统一性”，也给人事档案的查阅利用带来了不便。二是材料制作不规范：干部档案材料 ,必须统一使

13、用16开规格的办公用纸,大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工,折叠、剪裁及裱糊。但近几年来,时常有A4纸规格的材料归档，致使归档材料五花八门，给档案的整理和装订带了极大麻烦,不仅造成人力、物力、财力的浪费,同时也使得人事档案案卷很不美观。（六）人事档案管理的科学化、信息化程度不高的问题通过分析人事档案的利用工作记录发现人事档案的服务对象已经从过去的组织人事部门、党政机关和各级领导，扩展到多部门，利用目的及形式也从单纯提供政审、鉴定材料转变为提供身份证明、学历证明、办理公证等多形式， 单纯靠查阅纸质档案不但工作量大，而且不利于档案的长久性保存。但

14、是，目前许多单位在人事档案管理方面仍习惯于手工操作，即使有的单位安装了“人事档案管理系统”或者“人力资源管理系统”由于系统本身的功能限制，只是对职工个人的基本信息进行记录，对职工在工作生活中形成的原件却不予收录。使它在人事档案的跨单位利用中实用性不强，仍然必需提供纸质档案材料，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管,又大大影响了工作效率。（七）人事档案利用水平低的问题对人事档案管理者来说,无论是收集、整理,还是鉴别、保管,都是为了提供档案信息 ,服务于人事工作 ,为人事决策提供参考依据,其根本目的就是在于有效的利用。就目前而言,人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象,档案服务开发意识

15、差。即使是利用,范围也很有限,查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等,而且利用的方式也很单一,只有需要者找上门来才提供利用,工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象,使人事档案的利用价值低,功能越来越弱化。也代表着档案管理制度执行的不力程度，本身档案工作是项规范性、保密性较强的工作，没有一定的制度约束，就使得人事档案管理工作无章可循、无所适从。三、事业单位人事档案管理制度的改革措施（一）提高认识，加大人事档案管理的财政投入与重视程度当前，许多事业单位人事档案管理并不是由专职档案人员进行管理而是由组织或人事部门干部兼管，造成了人事档案管理的随意性。人事档案的整理、审核以及鉴定工

16、作只是事到临头才去做，没有引起足够的重视。人事档案管理部门要改变这种现象就必须先从领导的思想上着手，给领导贯彻档案管理的重要性，积极争取领导的支持，加大对档案基础设施的资金投入，改善人事档案管理条件和设施。比如建立坚固的防火和防潮的专用档案库，配置铁质的档案柜；设置空调、去湿和灭火等设备；设立独立的档案库房、阅档室和档案人员办公室等。（二）建立健全人事档案管理工作制度健全管理制度,能大大提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。所以应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度,并在抓落

17、实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则,使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整,为人员考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。人事部门要大力宣传档案法，并结合单位实际进行普法宣传。档案管理人员必须知法、守法，自觉宣传档案法，使档案工作真正纳入依法管理的轨道，朝着程序化、规范化和标准化的方向发展。此外，人事档案工作是一项系统性的工作，涵盖人事部门和其他非人事部门，完善的档案管理体系应该包括单位主管领导、办公室、组织部和人事部门有关人员，其中人事部门是档案工作的领导小组。

18、（三）加强人员队伍建设，加大培训力度人事档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作，随着事业单位人事制度改革的不断前进和各项工作的不断深入，人事档案管理需要各种高素质、高学历和复合型人才。我们必须建设一支具有较高管理水平和较高工作效率的档案管理人才队伍；培养一批具有较强实际操作能力的档案技术能手，培养一批具备一定社会公关能力和全面发展的青年档案人才。而要做到这些，最基础的是要定期组织培训业务知识 ,让他们时刻掌握新的知识和先进的管理技术 ,更深入了解管理档案的重要性,增强责任心 ,让档案管理的技术提高到新的更高的水平，并跟上信息时代经济发展水平的要求，让其胜任其工作，负责组织开展具体人事档案的

19、管理工作。（四）加强人事档案管理体制的改革人事档案管理机构整合人事档案及其信息资源,使人事档案及其信息资源真正得以集中保管、集中开发,以实现统一管理。各级组织、人事、劳动、档案部门应从传统的管理中解脱出来,把对人事档案的管理工作下放给社会人事档案保管机构进行,转而从事人事档案的政策、法律、法规、条例、办法的制度研究与制定,并指导、监督实施,从而推动人事档案管理工作的顺利进行,这也适应了市场经济条件下政府职能转变的需要。 （五）加强人事档案管理的信息化建设实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的迫切需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对

20、档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、 图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量 ,并大大提

21、高档案的利用效率。（六）加快人事档案管理方法的创新 随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革，与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要

22、作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。 四、对关于人事档案管理制度存在的问题与对策的总结 人事档

23、案管理制度存在的问题是较为明显的，在目前还不存在一个完善的体制结构，人事档案的改革势在必行，它所存在的问题也是亟待解决的，在提出了六个对应措施后，我们也发现，在加强人事档案管理重要性认识的同时，加快人事档案管理方法的创新这个问题就显的颇为重要，为何这个问题在这么多问题中托颖而出？因为我们发现社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势，未来是一个更加开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势已经越来越明显，人才流动的数量与质量正在逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。而其也具有了重大的意义，在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约

24、作用，如果建立人事档案社会化开放式管理模式，那么每个人将会是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的，我也期待着这种管理模式的拓展，以置于更好地服务于社会，也希望我所提出的应对这些问题的措施能够在人事档案管理成为一种变革！参考文献1韩英伟.谈克服人事档案管理制度四大难点, 北京：中国人事出版社，2007年版 2 刘斌.论档案信息的电子化管理制度推进,河南：河南省社会科学界联合会，2009年版3 王建芳，如何提高档案信息自动化的应用水平，河南：河南省档案局,2009年版4李莉.影响档案利用的内在因素分析.辽宁：辽宁省档案局辽宁省档案学会,2009年版5段荣婷.论国际档案信息标准化现状、发展趋势及我国的对策.北京：科学技术学会, 2008版6 曾红.试论信息网络环境下档案管理. 北京：科学技术学会, 2008版