会计电算化：第5、6章账务处理系统（上下）

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1、电算化会计教案电子版 21 第5章 账务处理系统（上）学习要点：1了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。2了解电算化账务处理系统业务流程的特点，掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。3掌握记账凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的关系，学会在软件系统中处理凭证和账簿。4了解系统维护的主要工作内容，掌握系统维护技巧。51 账务处理系统概述为适应计算机管理的需要，将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的子系统称为账务处理系统。账务处理系统是电算化会计系统的一个子系统，在个别会计软件系统中也称作总账系统。账务处理系统就成为电算化会计系统的核心

2、。511 账务处理系统的工作特点账务处理系统具有以下工作特点：（1）账务处理具有很强的综合性。账务处理是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映单位的经济活动和资金运动的状况。账务处理系统是整个电算化会计系统数据交换的桥梁和纽带。（2）账务处理必须符合公认的会计准则。要求账务处理系统必须按照财政部规定的会计准则、会计科目、会计报表编制要求等去组织和管理会计信息处理的内容与程序。512 账务处理程序账务处理程序是指从收集、整理原始凭证开始，通过编制或输入记账凭证，登记账簿，并为编制会计报表做好准备的过程。1手工操作方式下的账务处理程序通常有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总

3、记账凭证账务处理程序、日记账账务处理程序等，如图5-1所示：原始凭证 （原始凭证汇总表）记账凭证（收、付、转）科目汇总表等总账会计报表日记账明细账图5-1 手工方式下的账务处理流程2电算化处理方式下的账务处理程序凭证临时文件审核转入登账输入凭证主文件分类编表汇总总账明细账日记账会计报表对账单输入对账文件对账调节表原始凭证记账凭证机制凭证账簿文件图5-2 电算化账务处理系统数据流程可以在手工处理流程的基础上优化出电算化账务处理流程图，如图5-2所示。电算化前提下账务处理的具体操作步骤归纳如下：（1）将有关会计凭证（包括由手工输入的记账凭证和由系统自动产生的机制凭证）输入或转入到账务处理系统，并存

4、入临时凭证数据库。（2）对记账凭证进行审核签字后，进行自动记账处理，形成记账凭证文件和账簿文件，同时按会计科目汇总数据并更新科目汇总文件。（3）按照设置的输出条件，生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿和科目汇总表。3电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较电算化账务处理程序是在手工账务处理程序基础上根据计算机数据处理特点形成的。两者之间的差异表现在：（1）账务处理流程的灵活性不同。手工方式在一个会计年度内只能产生一种账务处理程序的会计信息。电算化方式丁可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程，并能产生多种账务流程下的账簿信息。（2）会计数据的存储方式有所不同。手工方式会计数据都

5、保存在纸介质上。电算化方式中，更多的会计数据被保存在磁介质（计算机硬盘、软盘）或光电介质上。 （3）会计数据与会计信息阅读方式不同。手工方式，会计数据阅读环境要求不高。电算化方式下，用户必须借助于计算机程序和会计软件进行阅读。（4）数据处理起点不同。手工方式下的账务处理是从原始凭证的填制与审核开始的。电算化方式下，账务处理过程中输入的可以是原始凭证，也可以是记账凭证或其他子系统自动生成的机制凭证。（5）会计科目编码体系的严密程度不同。在电算化方式下必须有一套严密的会计科目编码体系。以便计算机对会计数据的检索、排序、汇总和统计等操作。（6）会计数据处理过程的规范性不同。手工方式下，会计数据处理的

6、规范性不高。在电算化方式下，实现数据在系统规范方式下的标准化处理，使数据变得十分规范。（7）会计处理结果的正确程度不同。手工会计数据处理容易发生差错。电算化后，则可保证在记录、计算、汇总等操作或处理环节的正确性。52 账务处理系统的主要功能模块账务处理系统的主要功能模块结构如图5-4所示。账务处理系统系统初始化凭证处理账簿输出出纳管理往来部门等辅助核算系统维护财务分工科目设置初始余额汇率管理凭证类型客户设置项目设置凭证录入凭证修改凭证查询凭证审核凭证汇总凭证过账期末处理结 账账簿查询账簿打印现金、银行存款日记账银行对账往来销账往来账、部门账、项目账输出自动转账调汇结账数据备份数据恢复图5-4

7、账务处理系统基本功能模块结构53 记账凭证处理记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口。主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账等项。531记账凭证录入编制记账凭证通常有两种处理方式：一是先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式。二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。1凭证录入的基本内容一张完整的记账凭证均应包含以下内容：（1）凭证日期。即填制会计凭证的日期。（2）凭证种类。即凭证属于何种类型。（3）凭证号。即记账凭证编号。如“收”字第5号、“转”字第200号等。凭证类别或类别代码一般由用户选

8、择输入，而顺序编号则由软件系统自动按递增规则产生。（4）摘要。摘要是对记账凭证所反映会计业务的文字说明。凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要。一张凭证中各行摘要的内容可以相同，也可以不同。常用摘要库：是系统为了方便凭证录入，事先对一些使用频率较高、内容较为规范的凭证摘要所作的定义。如“提取现金”、“支付货款”、“收到销货款”等（5）会计科目。多数软件允许用户运用输入科目编码、助记码或科目名称中的任意一种，也可采用软件中的引导功能来输入会计科目。（6）金额。金额输入可分为直接输入和计算产生两种情况。计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生发生金额。（7）合

9、计。指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计。（8）附件张数。指凭证所附的原始凭证张数。凭证存盘时，系统将对存入的凭证作相应的检查，包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。2辅助核算数据的输入辅助核算信息包括部门、个人、项目、客户（供应商）、数量等等。（1）如果科目设置了往来核算属性，则软件提示用户输入“往来单位”（客户或供应商）、“经手人”、“票号”等信息。（2）若科目设置了“部门核算”属性，则需根据屏幕提示输入“部门”信息。（3）若科目设置了“职员核算”属性，则要在屏幕提示处输入职员信息。（4）若科目设置了“项目核算”属性，则需要输入“项目”信息。（6）如果科目需要进

10、行数量核算，则需要通过输入“数量”和“单价”，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出发生金额。（7）如果科目需要进行外币核算，则需要输入外币原币金额和折算汇率。（8）若科目在会计科目属性设置中被指定为“银行科目”或设置了“银行类”的属性，那么，系统将要求用户输入“结算方式”和“结算票据号”。3辅助性凭证输入功能（1）常用凭证的设置与使用。对于大量的同类业务，可以预先定义这类凭证的格式，建立一个凭证的通用模型。用户利用常用凭证调用功能提取常用凭证模型，在生成凭证基本框架的基础上，对其中的金额、日期等稍作修改便可完成对这一记账凭证的录入。（2）编码提示输入功能。当光标位于特定内容的输入对话框时，屏

11、幕上出现与这一输入内容相对应项目的编码与内容的对照表。用户可依照表中的提示可迅速输入特定内容的正确编码。532记账凭证修改1错误凭证的“无痕迹”修改所谓无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。两种状态下可进行无痕迹修改，一是凭证输入后，还未审核或审核未通过；二是凭证虽已通过审核，但还未记账。2错误凭证的“有痕迹”修改所谓有痕迹，即留下曾经修改的线索和痕迹。对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。533记账凭证查询账务处理系统分别存储记账前和记账后的凭证数据，所以系统对未记账凭证和已记账凭证的查询采用不同的方法。查询被称为“凭证过滤”。多数软件允

12、许按以下要素输入查询条件：（1）日期。（2）科目代码。（3）摘要。只要输入摘要中包含的关键字或词，（4）金额。可以输入一个金额或一个金额范围。534记账凭证审核凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进行的检查和核对。审核的主要内容是，记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等等。凭证制单员和审核员不能为同一人。对记账凭证的审核，一般采用屏幕显示逐张核对的方法。采用手工填制记账凭证的单位，在记账凭证审核确定后还须对录入到计算机中的凭证进行复核签字。对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，还应由出纳签字。535凭证过账

13、1凭证过账凭证过账又称作记账，是指以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种会计核算方法。（1）账务系统记账原理从系统内部对数据的处理过程来看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。从机内数据性质上看，只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成系统正式有效数据的一个关口。从系统的内部处理过程来看，凭证审核（或取消审核）实际上是对临时数据库文件中相关数据的确认。在记账环节，系统将临时数据库中通过审核的数据转移到另外一个正式的数据库文件中，由此形成确定的账务数据。（2）记账处理过程记账处理过程包括以下操作步骤：选择记

14、账凭证。一般通过设置凭证日期、凭证类型、凭证字号（或凭证字号范围）等来实现。对所选记账凭证进行合法性检验。主要是检验是否存在不平衡的凭证或不符合会计规范的凭证。输出记账凭证汇总表。正式记账。为确保数据的安全，记账过程中，系统将首先通过备份形式对记账前各数据库的当前状态进行保护。（3）记账过程中的数据处理记账处理的数据流向如图5-8所示。记账未记账凭证临时数据库已记账凭证数据库科目汇总数据库分类明细账数据库银行未达账数据库往来辅助账数据库部门辅助账数据库项目辅助账数据库图表5-8 记账处理的数据流向（4）对记账处理的几点说明凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上进行直接的修改。记账

15、开始后，不能中断系统的运行，以免干扰系统运行而造成对数据文件的破坏。期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡时，不能记账。所选范围如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账。多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能。记账功能随时可运行，每月可执行记账的次数是任意的。2凭证汇总用户可以汇总已记账凭证，也可以汇总未记账凭证，或汇总包含所有已记账凭证和未记账凭证的业务内容。汇总凭证时一般需要用户输入以下内容：（1）月份。（2）凭证类别。（3）科目级次。（4）凭证号。（5）日期。（6）凭证汇总范围。系统一般提供三种汇总的范围，即未记账凭证、已记账凭证、全部记账凭

16、证。54 账务输出日常账务输出包括屏幕显示输出、打印输出、磁盘复制输出和利用网络线路传输输出等几种形式。其中，磁盘输出多用于数据备份或数据上报（尤其是会计报表）的输出，利用网络线路传输输出一般多用于单位分支机构向上级报账或报表，屏幕显示和打印则是会计数据输出中最常用的输出形式。541凭证输出记账凭证的输出可采用查询和打印两种方式。凭证打印时可只打印一张凭证，也可通过输入凭证号区间方式连续打印一组凭证。软件虽然具有打印已记账凭证和未记账凭证的功能，通常在月底待本月凭证全部入账后才将全部凭证打印出来作为会计档案予以保存。凭证打印操作时一般有以下选择项目：（1）凭证类别。（2）凭证范围。（3）时间范

17、围。（4）凭证格式。（5）凭证范围。542总账输出总分类账的账簿格式通常有两种，一种是传统的借、贷、余三栏式总账，另一种是用以代替总账的包含全部发生额与余额数据的发生额及余额对照表。为了节约成本，提高效率，通常以发生额及余额对照表来代替总分类账。1总分类账输出输出总分类账的一般程序为：（1）用户选择确认所要输出的总账的限定条件。（2）系统按设定条件输出所选范围内的总分类账。（3）通过账页格式的选择操作，显示其他的账页格式。（4）通过菜单或工具栏中的“显示明细账”命令，可查询当前总账科目所属的当前月份的明细账。2余额表输出余额表用于查询统计各级科目的发生额和余额。可输出某月或某几个月的所有总账科

18、目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末（当前）余额。543明细账输出账务系统中不仅可输出任一科目的三栏式明细账。明细账包含三栏式、数量金额式、外币式、数量外币式等格式种类。1明细账查询输出账务处理系统中，任何级别的会计科目都可以输出明细账。软件可满足用户按业务发生日期排序，按有无发生额筛选，或按包含的辅助核算事项归类来输出账务资料的要求。设置的条件包括，按摘要内容、发生额范围、日期范围、凭证号范围、结算形式、票据号、制单人、复核人等 2明细账的打印输出“满页打印”：即当所打印的明细账最后一页不能打满一个页面时，则不打印该页，而将剩余业务内容留待下次打印时再予处理。544 多栏账输

19、出多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的。凡是设有下级明细科目的科目（即非最末级科目），均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏式账簿形式输出。545日记账输出系统可为用户提供每一个科目的日记账。一些软件需要用户对提供日记账的科目先行设置，即要求在系统初始化时在会计科目设置模块中定义科目的日记账属性；有些软件则自动提供全部科目的日记账。546账证联查所谓账证联查是指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿，或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账的一种便捷操作形式。账证联查一般可满足以下查询要求：（1）在记账凭证中查看凭

20、证其他信息。（2）科目汇总表中联查专项明细账。（3）查询日记账时联查凭证和总账。（4）查询总账时联查明细账。（5）查明细账时联查凭证和总账。55期末结转与结账期末账务处理工作主要包括费用的计提、分摊，成本结转，期末试算，对账，结账等内容。551期末对账对账是对账簿数据进行核对，以检验记账是否正确以及账目是否平衡的方法。主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对的工作。由于非法操作或计算机病毒等有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。有必要对机内账簿记录进行常规性核对。552期末结账电算化系统中的结账原理与方法与手工操作基本相同。结账功能主要完成如下

21、几项工作：（1）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。 （2）计算各科目的本期发生额和累计发生额。（3）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。进行期末结账处理功能时，应注意如下问题：（1）结账前应将本期所有记账凭证登记入账。（2）结账后，不能再输入这一会计期间的记账凭证或其他数据资料，也不能再进行记账。（3）结账必须按月连续进行，且每月只能结账一次。（4）年终结账时，必须先进行数据备份或打印输出。以备操作出错时恢复至结账前状态。（5）年终结账后，计算机会自动将年末余额结转到下年作为下年年初余额。56 数据维护所有以磁信息或光电信息形式保存的资料都是计算机处理前提下的会计档案，通常称之

22、为电子会计档案。会计软件必须设置专门的备份和恢复机内数据的功能。561数据备份数据备份是指将计算机硬盘上的数据复制到各类软盘、硬盘或可写光盘上，以便需要时利用这些数据恢复系统的原来工作状态。1数据备份的作用数据备份具有以下基本作用：（1）保留有关会计档案。（2）保护系统数据安全。（3）保留重要操作内容。2备份时需要注意的问题（1）日常数据备份应该在每天关机前进行。（2）在备份盘标签上写明备份的时间和责任人，以免恢复机内数据时发生错误。（3）凡是具有数据输入或系统设置权限的人员都应该有数据备份权。3备份操作系统备份通常需要作如下操作：（1）选择备份路径。操作员可通过界面控件选择备份文件存放路径。

23、（2）输入备份文件名。文件名中应包含备份账套名和备份时间，以便于识别。562数据恢复数据恢复是指将软盘或其他存储介质上保存的备份数据复制到计算机的硬盘上，使软件恢复到上次备份时的运行状态。通常在以下情况下需要进行相应的恢复操作：（1）硬盘上的数据被非法破坏时。（2）当需要查询已从机内系统中删除的往年数据时。注意：恢复功能的运用应非常谨慎，因为万一操作不当，很容易使硬盘中的最新数据被之前的备份数据所覆盖。如果疏于防范，恢复功能也会成为篡改机内数据的有利途径。许多软件将数据恢复操作权限只赋予系统管理员或超级用户。第6章 账务处理系统（下）本章要点：1了解辅助核算的特点与作用，熟悉辅助核算的主要内容

24、。2了解往来辅助核算的意义，掌握往来核算的设置与操作方法。3了解部门辅助核算的原理与方法，学会利用部门核算功能管理收入和费用。4学习掌握自动转账凭证的编制方法，学会使用自动转账功能处理转账业务。5了解项目核算的意义与作用，掌握项目设置技巧与项目账管理方法。61 辅助核算及其特点611 辅助核算的概念与类型所谓辅助核算，是指在账务处理过程中为提供比一般账务资料更为详尽的核算信息，或为提高会计信息的质量而采取的一些附加的核算手段。辅助核算有以下三种基本类型：（1）扩展的明细核算功能。这是指针对那些需要提供较为详尽的数据信息而又不太适宜或没有必要增设更多级明细科目的项目而采取的，以信息的多渠道处理和

25、共享型输出为主要特性的明细核算方式。如往来核算、部门核算、职员核算等。（2）扩充的系统功能。这是指对账务处理过程中的基本核算内容进行补充核算或处理，以提供多角度多方位的会计信息。如银行结算方式管理、数量与外币处理等。（3）便捷的操作手段。如自动转账凭证的设置与使用、期末损益的自动结转等。账务处理中的辅助核算主要运用在以下几个方面：（1）往来账管理。（2）银行对账管理。（3）辅助项目管理。其中又有两种运用形式，一种是如部门核算、职员核算等确定对象范围的辅助核算，另一种是由用户根据管理需要设置的任意辅助项目。612 辅助核算的特点辅助核算具有以下一些优势：（1）辅助核算在核算项目的设置和运用上相比

26、会计科目更具有灵活性。（2）项目共享特性打破了会计科目的树形结构体系，构筑起了账户间交叉引用的网状数据结构形式。（3）辅助核算较好地解决了须有较多手工参与的核算内容的电算化问题。此外，对某些经济内容采用基本账户体系与辅助项目双重核算，能确保会计资料在庞大的财务数据体系内得到相应约束与同步更新，并能随时提供多视角的数据信息。62 自动转账自动转账是指通过用户的设置，由系统自动生成指定业务的标准化记账凭证的一种操作功能。621 自动转账原理将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先存入软件环境，即建立一项业务的转账模型的过程，称为自动转账凭证的定义。根据自定义转账凭证生成实际的记账

27、凭证的过程称为自动转账。由自动转账产生的凭证称为机制转账凭证，简称机制凭证。自动转账形式：自定义转账、期间损益结转、汇兑损益结转等、对应结转、销售成本结转等。自动转账凭证的业务应具有以下特点：（1）这项业务属于每期都会发生的规范的转账业务，如计提税金、结转成本、结转损益等。（2）业务发生的金额是可以事先预知或可以被描述的，如折旧额可按综合折旧公式计算，无形资产可按一确定的数额或比例摊销等等。通过自定义转账方式自动生成记账凭证，具有以下一些优势：（1）可以快速完成期末转账凭证的生成。（2）可保证所生成凭证的正确性。（3）保障业务的完整性。622自定义转账凭证的设置1自定义转账凭证设置自动转账凭证

28、的定义项，定义的是转账凭证的模板，这个模板只有在运行了凭证生成功能后，才能生成转账类记账凭证。自定义转账一般适用于以下业务内容：（1）费用分配与结转。如工资费用分配、无形资产摊销。（2）税金计提。如营业税、增值税等税金的计提。（3）具有配比关系科目的对应结转。如销售成本结转、期末损益结转。例如，某企业欲将分配制造费用的业务设置为自动转账凭证，其相应的科目与辅助项目的设置如表6-1所示。表6-1 某企业会计科目设置情况科目编码科目名称辅助核算4101生产成本项目核算410101人工费项目核算410102材料费项目核算410103制造费用项目核算4105制造费用部门核算410501人工费部门核算4

29、10502材料费部门核算410503其他部门核算记 账 凭 证自动转账序号： 1 转账顺序：1 附单据数：0张摘 要分摊一车间制造费用科 目部 门项 目方 向公 式410103推土机借取凭证贷方合计数的50%410103拖拉机借取凭证贷方合计数的50%410501一车间贷本月40501科目一车间月末余额410502一车间贷本月40502科目一车间月末余额410503一车间贷本月40503科目一车间月末余额图6-1 制造费用摊销凭证设置期末需要将一车间的制造费用科目余额按项目进行分摊。假定需要将费用平均摊入推土机和拖拉机两产品的生产成本，则自动转账凭证可定义为如图6-1所示。有关项目定义规则如下

30、：（1）自动转账序号。指所定义的凭证模板的编号，而不是所生成的记账凭证的编号。（2）转账顺序。是指期末运用自动转账模型生成凭证的顺序号。（3）摘要。这是将会出现在所生成的记账凭证的每一行中的摘要内容。（4）科目与项目。指凭证借贷双方的会计科目与辅助核算项目。（5）公式。即在日后由系统调用模板生成凭证时，凭证中金额的来源公式。2期间损益结转设置期间损益结转设置是指在一个会计期间终了时对损益类科目余额结转凭证的设置。通常，将所有损益类科目的余额都转入“本年利润”科目。两种处理方法：一种是，由系统自动根据期末各损益科目的余额生成一张结转本期损益的记账凭证。另一种是，由用户使用自动转账功能定义期末结转

31、凭证模型，然后按一般的自定义转账方式生成结转损益的记账凭证。3销售成本结转设置自动转账的销售成本结转功能，是指在月末按一定的方法计算出库存商品（或产成品）的平均单价基础上，计算出各类商品（或产品）的销售成本，并对成本结转业务进行账务处理。注意，在会计科目中必须指定“库存商品（产成品）”科目、“主营业务收入”科目和“主营业务成本”科目，且要求这三个科目具有相同的明细科目结构。4汇总损益结转设置汇总损益是指单位在经营过程中，由于外币兑换或外汇汇率发生变动，在将外币折合为记账本位币时所形成的差额（收益或损失）。汇兑损益结转设置，用于定义自动计算外币账户的汇兑损益，并在期末自动生成汇兑损益转账凭证。一

32、般处理步骤为：（1）通过系统的汇率管理功能输入本月各种外币的月末汇率。（2）选择输入应计算汇兑损益的科目，同时输入汇兑损益的入账科目。（3）每月自动生成的汇兑损益结转凭证将自动进入临时凭证数据库。5对应结转设置对应结转，又称平行结转，是指两个科目之间的下级科目一一对应的结转。对应结转通常只允许输入两个科目，这些科目的下级科目必须一一对应，科目若有辅助核算账类也必须完全一致。623自定义转账凭证的生成操作方法是：在自动转账凭证设置主窗口，选择要生成凭证的自动转账条目，确认后，系统将按用户选择的凭证条目顺序，或按照转账设置中的转账顺序号，自动依序生成记账凭证。63 银行对账为避免银行存款账目发生差

33、错，用户定期将银行存款日记账的记录同银行提供的银行存款对账单进行逐笔核对，会计上称为银行对账。631 银行对账原理对账时通常以票据号（如支票号）、金额等作为核对标志，逐条进行查对。通常，可让计算机先对票据号和金额进行核对，自动核销相同的经济业务，而对余下的内容再由人工辅助方式进行一对多或多对一的匹配性核对。在输入含有银行类科目的凭证时，系统将要求制单员输入票据日期、票据类型和标据号码等内容。632 银行对账期初数据录入在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须先将日记账、银行对账单未达账项等作为初始数据录入到软件系统中。银行对账也有一个启用日期，这个日期应是使用银行对账功能前最近一次手工对账的日

34、期。录入期初未达账项是使用软件的银行对账功能的第一步，这是将单位和银行双方的未达账项逐项录入的过程。例如，某单位2004年1月31日，银行存款日记账余额为600000元，银行对账单余额为800000元，经核对有以下四笔未达账项：（1）银行已收、单位未收50000元；（2）银行已付、单位未付150000元；（3）单位已收、银行未收100000元；（4）单位已付、银行未付400000元。在软件所提供的“录入期初未达账项”界面录入上述未达账项。软件系统向用户报告当前的未达账项余额。即输出第一张银行存款余额调节表。633 银行对账单录入录入的银行对账单主要包括业务日期、结算凭证类型、凭证号、业务金额等

35、内容，其中结算凭证号与业务金额是系统自动对账所必需的。每期对账前必须将当前所有已发生的货币资金业务登记入账，尽量减少会计部门手头的未达账项，以使对账工作做得全面和彻底。逐笔输入银行对账单的工作通常由单位出纳人员完成。634 对账及其对账报告1对账方式基本对账方式有以下两种：（1）自动对账方式自动对账是计算机系统根据对账依据将银行存款日记账与银行对账单自动进行核对，在核对相符情况下予以勾销的一种对账方式。对账依据通常有两种：一种是“票据号+方向+金额”（即银行结算票据号相同、发生额的借贷方向相反、金额相同）；另一种是“方向+金额”（即发生额的借贷方向相反、金额相同）。对账时，对于核对相符的业务，

36、系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方打上勾对标记,并视为已达账项，同时对于在勾对栏未标上勾对符号的记录,系统将其视为未达账项。为了保证自动对账的正确和彻底，可首先依据“票据号+方向+金额”方式进行自动对账，然后再依据“方向+金额”方式进行自动对账。（2）手工对账手工对账是由用户对银行存款日记账的记录与银行对账单的记录进行核对，并勾对已达账项的对账方法。银行未达账项与对账单未达账项之间还有可能存在多笔与一笔、一笔与多笔以及多笔与多笔的对应关系，这些情况是自动对账所无法识别的。通过手工对账，可将自动对账未核对出来的已达账项进行手工勾对，以彻底勾对已达账项。2余额调节表输出通用软件都具有自动编

37、制余额调节表的功能。系统将根据自动勾对与手工勾对的情况，在对账结束后自动编制银行存款余额调节表，格式与手工编制的调节表完全相同。3查询银行勾对情况对于系统自动方式或用户手工方式勾对的银行存款变动资料，都可以由系统提供相应的勾对报告。4核销已达账项在对相应对账结果进行查询确认之后，对于正确无误的已达账项可指使系统予以删除，使其不再参与以后的勾对。核销只是在银行对账系统中删减银行存款的已达账项，而不是真正意义上的对账簿记录的删除。64 往来核算与管理往来业务是指单位在业务处理过程中所发生的涉及应收、应付、预收、预付等会计事项的业务。往来业务可分为与外部单位的往来业务和与内部个人的往来业务，与外部单

38、位的往来业务又区可分为客户往来业务和供应商往来业务。个人往来是指单位与内部职员之间发生的应收应付款业务。641往来核算科目设置账务处理系统提供以下两种往来业务核算与管理的方法。（1）视同明细核算方式。当往来单位较少且相对稳定，应收账款或应付账款发生的频率较低，且往来对账的业务量不大时，可采用与手工记账方式相类似的处理方法，即按往来单位设置明细科目（按往来单位建立明细账）。使往来核算体现在基本业务核算中。严格地讲，这是对往来业务进行一般性会计处理的方法，而并不是通常意义上的往来业务辅助核算的方法。（2）往来辅助核算方式。当单位往来业务频繁，清理欠款工作量较大时，可启用账务处理系统提供的单位往来辅

39、助核算功能来管理往来款项。此时往来单位不再以会计科目的形式出现，而是以往来单位目录的形式存在。首先将应收账款和应付账款科目设置为往来辅助核算科目，并将科目结构及往来辅助项目设置成如表6-6、表6-7所示的形式。表6-6 为往来业务设置的会计科目会计科目编号会计科目名称辅助核算说明1131应收账款往来核算2121应付账款往来核算表6-7 为往来业务设置的辅助项目往来单位编号往来单位名称备注001联谊公司002联珠公司003联平公司004联丰公司005联海公司006联宁公司将需要进行往来核算的科目（如应收账款、应付账款等）设置成往来辅助核算科目，同时，还需要建立往来单位项目目录，并建立往来核算科目

40、与往来项目间的联系。当系统要求区分往来客户和往来供应商时，应将往来单位划分为客户与供应商两大类。如果一个往来单位被多个会计科目所引用，利用系统的往来核算功能，可以在输出各种往来账时，将这一往来单位所涉及的各个科目的发生额和余额汇总在同一个输出界面，以提供某一往来单位的完整业务资料，这也正是软件系统的往来辅助核算区别于一般手工核算的最大的优势。642 往来期初数据录入在录入账务系统期初数据时，需要同时录入往来业务的期初数。若某科目被指定了客户（或供应商）往来核算，则系统自动为该科目开设往来辅助核算账页。在录入账套期初余额时，系统同时要求输入往来辅助账的期初数据，或者要求不输入总账余额而直接在专门

41、的录入窗口输入往来辅助账的期初余额，再由系统自动根据辅助账的期初余额生成总账期初余额。643 日常往来业务录入对往来业务的日常辅助处理主要体现在填制记账凭证的环节上。当发生往来业务而填制记账凭证时，系统即弹出辅助信息录入窗口，要求用户输入往来客户的名称、业务员姓名（经手人）、业务（或票据）号等各项往来辅助账信息。记账时，系统会自动将往来辅助信息登记到各种账簿中，无需人工进行任何干预。644 往来销账销账是指勾销已清账的往来业务的操作。销账工作可以由系统自动完成，也可以由操作员逐项处理式。一般会计软件均提供自动销账和手工销账两种基本销账方式。自动销账是软件系统根据日常往来业务记录，对每一往来单位

42、的往来账进行自动核对，并注销对应业务的一种销账方式。销账依据通常有两种：一种是“往来单位+方向+金额”（即同一往来单位方向相反金额相同的两笔业务）；另一种是“往来单位+方向+金额+往来业务号”（即同一往来单位方向相反金额、编号相同的两笔业务）。执行销账时，系统将自动在往来账目中打上销账标志,并视为已清账项。手工销账是由用户对往来业务的记录逐项进行核对，并对已清账项进行销账的方法。645 往来账输出 往来账输出包括往来余额表的输出、往来发生额与余额对照表（往来总账）的输出以及往来明细账的输出等内容。往来余额表是往来辅助核算的主要账簿形式，它列示了某一往来单位与用户单位之间的所有往来业务的余额情况

43、，其中可将多个关联的会计科目所涉及的往来业务组合在一起；往来总账用于查询客户往来科目所涉及的各个客户的期初余额、本期发生额和期末余额；往来明细账则用于输出某一往来单位与某一科目相关联的所有业务情况与余额资料。65 部门核算与管理部门核算功能不仅为费用、收入等的分项核算提供了方便，而且还为快速查询收入、费用等项目的部门信息资料提供了便利。651部门目录的设置。会计科目的设置：部门辅助核算适用于需要按部门进行核算和考核的项目，如差旅费、办公费、招待费、销售收入、其他收入等。采用部门辅助核算后，就可以将各部门作为辅助核算项目来设置，而不再将部门设置为各费用科目下的明细科目。即可以减少一个层次的明细科

44、目。由于辅助核算项目能够被不同的会计科目所引用，所以一套部门项目可成为多个会计科目下属的子项，从而大大减少了会计科目的数量。采用部门辅助核算的会计科目设置与部门设置如表6-9，表6-10所示。表6-9 采用部门辅助核算的会计科目设置会计科目编码会计科目名称辅助核算说明5502管理费用550201办公费部门核算550202差旅费部门核算表6-10 部门目录设置部门编码部门名称备注001行政部002财务部003人事部这种核算方式特别适用于部门和部门核算科目较多的单位或内部管理要求较高的单位。652 部门核算数据的录入录入科目期初数据或输入记账凭证时，系统将自动弹出相应的辅助信息输入窗口，要求用户输

45、入该项业务的发生部门、金额等辅助信息。在凭证过账时，软件自动将部门辅助数据登记到相应的辅助账簿，同时提供部门总账与部门明细账的查询输出功能。653 部门账表输出部门总账主要反映部门业务的发生额及余额汇总情况，当用户在“会计科目”模块中指定某科目为部门辅助核算科目时，即可从部门角度检查费用或收入的发生额及余额情况。部门明细账用于反映各部门所涉及经济业务的明细情况。66 项目核算与管理所谓项目核算是指针对专门的核算对象或核算项目，以提供详细业务资料为目标所进行的一项辅助核算。项目核算的特点在于，围绕一个专门的核算对象或核算项目，将所有发生在该对象上的各种收支进行归集，并以专项辅助账的形式予以输出。

46、如制造业中的产品成本项目，施工企业的施工项目等。661项目设置运用项目核算功能也需要对会计科目体系作出一定的调整，即把进行项目核算的科目设置为项目核算科目，然后将需要进行明细管理的对象设置成项目目录。例如，对投资项目中的收支项目则不再作为一个级别的明细科目来设置，而是作为项目目录处理。如此，在会计科目体系中不仅减少了一个层次的明细核算科目。在应用项目核算功能进行辅助核算时，投资收益项目的会计科目设置与项目设置如表6-12，表6-13所示。表6-12 采用项目辅助核算的会计科目设置会计科目编码会计科目名称辅助核算说明5201投资收益520101国债投资项目核算520102企业债投资项目核算520103股票投资项目核算表6-13 项目目录设置项目编码项目名称备注001投资收入002投资支出项目属于对需要分项核算的内容的一般性称呼，即项目可以有任意多种，如收入项目、费用项目、商品项目、成本项目等。662 项目数据录入与输出项目核算的期初数据录入、日常数据处理以及项目账的输出等均与部门核算的方法基本相同。所以在此对这些内容不再作详细讨论。