《办公室礼貌美人》PPT课件.ppt

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1、 OL 办公室必修 话语规则 OL办公室必修话语规则(二) 有 时 候 本 想 礼 貌 回 答 对 方 的 问 题 ,却 激 怒了 对 方 或 使 他 感 到 厌 烦 ,自 己 还 莫 名 其 妙 。 原 因其 实 在 于 说 话 时 没 有 注 意 场 合 和 对 方 的 身 份 。快 快 参 加 OL必 修 话 语 原 则 的 讲 解 和 测 试 ,让 自己 的 事 业 的 生 活 更 成 功 ! OL办公室必修话语规则(二) 你 对 自 己 的 办 公 室 礼 貌 用 语 有 信 心 吗 ？ 首 先 从基 础 的 基 础 开 始 验 证 ， 小 心 从 自 认 为 “ 绝 对 没 问 题

2、”落 到 “ 不 及 格 ” 下 场 哦 ！ 这 样 的 情 况 可 是 经 常 发 生 的 . OL办公室必修话语规则(二) 让 我 们 一 起 来 做 一 下 试 验 !遇 到 下 列 情 况 时 ,你 会 怎 么 说 ? OL办公室必修话语规则(二) 正 在 集 中 精 力 工 作 时 ,上 司 叫 你 ,应 该 怎 么 说 ? 有 急 事 想 跟 忙 碌 的 上 司 谈 ,应 怎 么 开 口 ? 上 司 指 责 你 的 文 件 中 有 错 误 ,该 怎 么 办 ? 忙 得 不 可 开 交 时 ,上 司 给 你 新 的 任 务 ,该 怎 么 办 ? 上 司 同 你 讲 话 时 ,该 说

3、些 什 么 随 声 附 和 ? OL办公室必修话语规则(二) 双 休 日 前 后 ,想 和 同 事 换 班 休 息 ,该 怎 样 表 达 自 己 的 意 思 ? 同 事 对 你 说 “ 传 真 纸 好 像 用 完 了 ” ,该 怎 么说 ? 下 班 后 有 约 会 ,正 要 回 去 时 ,同 事 叫 你 做 某 件 事 情 该 怎 么 办 ? 到 了 5点 半 ,正 说 着 “ 哦 ,回 家 吧 ” ,却 发 现 周围 的 同 事 仍 在 工 作 OL办公室必修话语规则(二) 上 班 时 遇 到 一 桩 交 通 事 故 ， 肯 定 要 迟 到 了 。这 时 往 公 司 打 电 话 说 明 情

4、况 ， 应 该 怎 么 说 ？ 正 接 听 内 容 错 综 复 杂 的 电 话 时 ， 另 一 部 电 话铃 响 ， 而 没 人 来 接 ， 这 时 怎 么 跟 大 家 说 ？ 正 在 集 中 精 力 工 作 时 ， 上 司 叫 你OL办公室必修话语规则(二) 因 为 正 在 集 中 精 力 做 事 ， 所 以 不 知 不 觉地 喊 出 了 反 问 的 语 气 “ 啊 ？ ” ,显 得 很 不 耐 烦 。 “啊 ？ ” 是 反 问 的 语 调 ， 让 人 觉 得 “ 上 司 叫 我 ， 感到很 意 外 ” ， 而 且 易 使 人 认 为 你 有 不 耐 烦 的 意 思 ， 效 果不好 。 在

5、公 司 里 的 应 答 以 “ 哎 ！ ” 为 基 本 。OL办公室必修话语规则(二) 回 答 一 声 “ 哎 ” ！ 并 立 即 中 断 手 中 的 工 作 ，走到 上 司 的 跟 前 ， 语 尾 不 能 上 挑 ， 尽 量 做 出 响 亮 而不 拖 泥 带 水 的 应 答 。 OL办公室必修话语规则(二)想 跟 忙 碌 的 上 司 谈 事 情 有 急 事 ， 所 以 大 声 叫 他 在 公 司 范 围 内 用的 名 字 （ 英 文 ） 或 职 位 ， 强 行 使 他 理 睬 ， 然后 很 快 说 出 用 意 。 OL办公室必修话语规则(二) 按 公 司 习 惯 ， 外 企 比 较 普 遍

6、的 是 叫 对 方 的 英文 名 字 ， 而 日 本 公 司 的 习 惯 是 把 姓 氏 加 在 职 位 名称 前 ， 比 如 “ XX科 长 ， 现 在 方 便 吗 ？ ” 之 类 表 示确认 的 语 言 绝 对 必 要 ， 因 为 是 紧 急 的 事 情 ， 所 以 加上 “ 我 很 着 急 ” 或 “ 我 有 急 事 ” ， 等 等 引 起 注 意 。 首 先 先 叫 他 的 名 字 ， 说 开 场 白 “ 现 在 方 便吗 ” ， 然 后 才 “ 我 有 件 紧 急 的 事 情 跟 您 谈 ” 。 OL办公室必修话语规则(二)被上司指责文件中有错误 “ 啊 ？ ” 不 会 吧 .” 说

7、 着 看 了 文 件 ，发 现确 实 有 错 误 ， 再 加 一 句 “ 不 过 ， 资 料 上 也 是这 样 写 来 着 。 ” OL办公室必修话语规则(二) 首 先 做 “ 是 这 样 吗 ” ， “ 但 是 ” 等 等 辨 解是 不对 的 ， 要 郑 重 的 道 歉 ， 先 说 “ 实 在 对 不 起 ” ，然后 再 详 细 地 问 明 情 况 ， 乱 加 不 必 要 的 解 释 ， 就等 于 自 掘 坟 墓 ， 炒 自 己 鱿 鱼 。 首 先 要 道 歉 “ 实 在 对 不 起 ” ， 然 后 说 “ 我马上 确 证 一 下 ” ， 之 后 回 到 自 己 位 子 ， 仔 细 查看订

8、正 ， 不 做 笨 拙 的 分 辨 。 正 在 忙 碌 的 时 候 接 到 新 的 任 务OL办公室必修话语规则(二) 因 为 有 好 多 事 情 没 做 完 ， 所 以 提 出 抗 议说 “ 着 急 吗 ？ 现 在 忙 得 没 有 时 间 呀 ” 。 OL办公室必修话语规则(二) 应 询 问 “ 是 ， 知 道 了 ， 急 吗 ” 。 如 果 对 方 说“ 不 着 急 ” ， 那 么 就 说 “ 好 ， 现 在 我 ”， 说明 现状 ， 再 问 “ 什 么 时 候 交 给 您 好 ” 。 如 果 对 方 说“ 很着 急 ” ， 应 马 上 去 办 才 好 。 首 先 说 “ 是 ， 知 道

9、了 ， 着 急 吗 ？ ” 确 认后再 说 “ 但 是 ， 手 头 的 活 儿 得 在 规 定 时 间 内 完成 ， 您 说 怎 么 办 好 呢 ？ 在 长 时 间 谈 话 中 的 搭 腔OL办公室必修话语规则(二) 以 相 同 的 调 子 重 复 “ 是 ” ， 上 司 发火 说 ： “ 你 怎 么 不 好 好 听 我 说 话 ？ ” OL办公室必修话语规则(二) 办 公 室 礼 貌 搭 腔 语 只 有 “ 是 ” 。 能 分 别 使 用 沉 着 稳 重 的 “ 是 ” 和 明 快 的 “ 是 ”最好 不 过 了 。 此 时 搀 杂 一 些 “ 嗯 ， 嗯 ” 也 可 以 ， 还有重 复 对

10、 方 的 话 ， 概 括 出 讲 话 要 点 ， 也 能 表 现 出 认 真 听 讲 话 的 姿 态 ， 显 出 优 良 的 素 质 。 根 据 上 司 的 话 语 ， 语 调 说 “ 是 ” ， 此 时 说“ 嗯 、 嗯 ” 也 可 以 ， 搀 杂 一 些 “ 知 道 啦 ” ，“ 照 您 说的 做 “ 这 类 的 话 语 也 比 较 好 。 因 为 买 好 了 飞 机 票 ， 所 以 断 然说 “ 我 想 从 下 周 开 始 连 休 4天 ” 。 OL办公室必修话语规则(二)（ VS 同 事 ） 传 达 换 班 休 息 的 希 望 时 有 事 请 求 他 人 ， 或 传 达 自 己 希 望

11、 的 技 巧是 “ 从 商 量 开 始 入 手 ， 并 提 出 意 见 ” 。 无 视对方 意 愿 的 “ 我 要 怎 么 样 所 以 你 们 也 要 应 和 我 ”这 样 的 命 令 语 调 是 不 受 欢 迎 的 。OL办公室必修话语规则(二) 即 使 已 买 好 了 机 票 ， 也 要 以 “ 我 想 从 下 周四开 始 休 息 ， 跟 你 换 换 班 行 吗 ” 这 样 的 商 量 的 形 式传 达 自 己 的 希 望 。 “啊 ？ 纸 没 有 啦 ？ 现 在 库 存 也 没 有呀 ， 怎 么 办 呢 ？ ”OL办公室必修话语规则(二)同 事 跟 你 说 传 真 纸 用 完 了 道 歉

12、 以 后 再 说 明 状 况 ， 然 后 考 虑 当 前 对策 ， 并 提 出 建 议 。 “ 不 行 ， 没 有 ” 之 类 的 话 尽 量不要 说 。 如 果 频 繁 使 用 这 类 语 言 ， 就 会 给 周 围 人“ 什 么 都 不 会 ” ， “ 没 有 工 作 能 力 ” 的 不 良 印 象 ，会影 响 你 在 公 司 里 的 发 展 前 途 。OL办公室必修话语规则(二) “ 对 不 起 ， 我 马 上 就 订 货 ， 请 您 稍 等 一下 ， 很 着 急 吗 ？ 那 么 .” 然 后 再 一 起 研 究 下一步 对 策 。 “ ？ 这 个 .非 得 现 在 吗 ？ 今 晚 六

13、点 ，我有 点 事 。 ”OL办公室必修话语规则(二)正要回去时突然叫你做事 沉 默 着 接 受 加 班 ， 不 情 愿 地 做 事 当 然 不好 ， 但 只 强 调 自 己 的 情 况 也 不 行 ， 即 使 下 班 后 ，在 单 位 也 要 表 现 出 对 工 作 的 热 情 ， 先 以 “ 什 么 事情啊 ” 来 接 对 方 的 话 ， 再 以 “ 实 在 对 不 起 ” 开 始 说明 自己 的 事 情 ， 再 进 行 商 量 。OL办公室必修话语规则(二) “什 么 事 情 ？ 真 对 不 起 ， 今 天 我 有 个 约会 ， 明 天 一 早 行 吗 ？ ” 已 经 是 下 班 时 间

14、 ， 自 己 的 工 作 也 作完 了 ， 先 回 家 是 理 所 当 然 的 ， 欢 欢 喜 喜的 向 同 事 们 打 个 招 呼 ： “ 我 先 回 去 啦 ” 。OL办公室必修话语规则(二)比 同 事 先 下 班 的 时 候 如 果 大 家 都 闲 着 ， 那 么 说 ： “ 我 先 走 啦 ” 就OK。 如 果 大 家 都 在 忙 着 工 作 ， 上 述 的 语 言 仍 然 是 必要 的 ， 不 要 因 不 好 意 思 而 一 声 不 吭 地 回 去 ， 这 种 人反 倒 更 令 人 反 感 。OL办公室必修话语规则(二) 向 同 事 们 询 问 “ 还 有 什 么 要 帮 忙 的 吗

15、 ？ ” 如果 自 己 有 约 会 就 说 “ 对 不 起 ， 待 会 儿 我 有 点 事 ，先 走 了 。 ” “ 啊 ， 我 是 XXX， 我 现 在 XX车 站 ， 电车半 天 也 不 来 ， 肯 定 要 迟 到 了 。 ” OL办公室必修话语规则(二)用 电 话 传 达 迟 到 信 息 时 报 出 姓 名 后 要 加 一 句 “ 对 不 起 ” ， 然 后 说 迟到时 的 理 由 ， 并 一 定 要 说 明 现 在 在 何 处 ， 大 概 几 分钟 后 可 以 到 达 等 详 细 状 况 ， 使 办 公 室 里 的 上 司 和同 事 心 里 有 数 ， 便 于 安 排 工 作 。 这

16、样 做 ， 能 表 现出 你 对 工 作 负 责 任 的 态 度 。OL办公室必修话语规则(二) “ 我 是 XXX， 对 不 起 ， 因 为 电 车 事 故 ， 要 迟 到了 ， 我 现 在 在 XX车 站 ， XX分 钟 后 会 到 达 办 公 室 。 ” 用 手 挡 住 正 在 接 听 的 电 话 ， 大 声喊 ： “ 谁 过 来 接 个 电 话 吧 ！ ” OL办公室必修话语规则(二)电 话 铃 响 却 没 人 听 电 话 电 话 最 好 应 该 在 3次 铃 响 之 内 接 听 ， 不 能向 周 围 人 大 声 喊 ， 这 样 会 妨 碍 他 人 的 电 话 交 谈或 讨 论 问 题

17、 。 首 先 必 须 要 保 留 正 在 接 听 的 电话 ， 再 以 适 中 的 声 音 向 其 他 的 同 事 发 出 请 求 。OL办公室必修话语规则(二) 首 先 对 电 话 的 另 一 方 说 ： “ 对 不 起 ， 请 稍等 ， ” 然 后 对 近 处 的 人 说 “ 能 不 能 接 一 下 电话 ？ ” OL办公室必修话语规则(二) 在 11个 问 题 中 你 有几 项 是 正 确 的 ？ 从 正 确答 案 的 个 数 推 理 出 你 在公 司 中 的 形 象 分 。 OL办公室必修话语规则(二) 0 2分 “差劲的OL” 只有这么一点正确的？周围的人认为你是“没用的OL”。没关系，抓紧学习掌握这一基础篇的礼貌用语，为自己创造美好的明天。 4 8分 刚好是“发展途中的OL” 你正处于学习阶段。你心里明白，但不能熟练运用，以后就会有经验了。即使失败了也不要灰心，继续努力。 9 11分 你才是“优秀的OL”预备军 你在单位里受到“精明能干“的高度评价，继续努力，通向成功之途正为你展开着。 OL办公室必修话语规则(二)Thank you