企业信息化项目业务流程整理培训ppt.ppt

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1、2021/2/26 1 企业信息化项目 -业务流程整理培训 XX有限公司 天马行空官方博客： http:/ ； QQ:1318241189； QQ群： 175569632 2021/2/26 2 业务流程整理概述 20分钟 业务流程图绘制方法 30分钟 业务流程整理注意事项 10分钟 业务流程整理练习 25分钟 问题交流 10分钟 提 纲 2021/2/26 3 提 纲 业务流程整理概述 培训目标 业务流程整理目标 业务流程概述 业务流程整理成果规范 业务流程图绘制方法与 业务流程整理注意事项 业务流程整理练习 问题交流 2021/2/26 4 参与 业务流 程的 设计和 绘制 培训目标 学会

2、绘制流 程图 的方法 明确流程整 理的原理 2021/2/26 5 参与 业务流 程的 设计和 绘制 培训目标 学会绘制流 程图 的方法 明确流程整 理的原理 什么是业务流程 业务流程整理意义 标准业务流程内容 对自身工作影响 原来如此 。 2021/2/26 6 参与 业务流 程的 设计和 绘制 培训目标 学会绘制流 程图 的方法 明确流程整 理的原理 什么是业务流程 业务流程整理意义 标准业务流程内容 对自身工作影响 什么是业务流程图 业务流程图绘制要求 业务流程图绘制练习 我也会了 2021/2/26 7 参与 业务流 程的 设计和 绘制 培训目标 学会绘制流 程图 的方法 明确流程整

3、理的原理 参与业务调研计划制定 完成调研工作底稿 参与业务流程设计与绘制 对自身工作影响 成功也有 我一份 2021/2/26 8 业务流程概念 业务流程是指在组织内部 “ 流转 ” 的一系列相关的活动 业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门 业务流程能够贯穿始终地反映经营情况 什么是业 务流程 2021/2/26 9 业务流程概念 行为 责任 输入 在流程中的关键行为 流程中的关键责任 每一行为的主要输入来源 输出 顾客（服务对象） 时间和成本 每一行为的关键交付成果 每一行为输出的接受者 与每一行为相关的努力 / 时 （内部和外部） 间 /成本 业务流程构 成要素 2021/2/2

4、6 10 业务流程成果规范 业务流程图 流程描述 岗位职责 按具体业务绘制业务流程图 业务流程图节点的描述 相关人员的岗位及职责 内部制度 核算方法 关键点 与该业务相关的主要 与该业务相关的 该业务的关键控制节点 财务内部控制制度 会计核算分录 业务流程成 果报告主要 内容 2021/2/26 11 提 纲 业务流程整理概述 业务流程图绘制方法与 流程图基本知识讲解 流程图的绘制 流程图交付要求 业务流程整理注意事项 业务流程整理练习 问题交流 2021/2/26 12 流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助 确定改善机会。 一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输

5、出的一系列的步骤。 什么是流程图？ 2021/2/26 13 流程图绘制 流程图绘制主要包括以下三项内容： 理解流程 编制流程图 完善流程图 2021/2/26 14 流程图绘制 流程图绘制基础 有明确定义的开端和结束 有输入必有输出 在整个企业组织中 “ 流动 ” 不局限于单一的功能和部门 流程 输入 输出 2021/2/26 15 流程图绘制 流程 /子流程 概述企业活动 流程图直接阐明组织的主要业务 /功能单位（部门级）的关键目标 流程步骤 描述中级组织单位（部门级）的任何活动 在一个流程中能得到主要的输入、输出信息 任务 描述个人能完成的活动 所有个人应完成的工作组成他 /她的岗位职责

6、 2021/2/26 16 文件 /表格 ： 该标识文件，包括表格，字母和报告。它既可表示输入， 又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文 件。 系统 /数据库 ： 该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。 该计算机系统表现为输入，处理或输出。可在标识中写明 特定的系统名称。 流程图绘制标识 一套标准的符号能帮助我们快速并一致地沟通流程图。 2021/2/26 17 流程操作 ： 该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理 一个文件（如手写的采购单），或人工检查一个文件。 流程参见 : 该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。 流程图绘制标识 数据信息 : 该标识用

7、于指示输入流程的数据和信息。 2021/2/26 18 决定批复 ： 该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示， 即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其 右方联接“否”的情况，下方联接“是”的情况。 方向标记 ： 流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。它们可 以在所有三栏中使用。流向从左到右代表输入被接收并被处 理；流向从上到下代表任务被完成。 流程图绘制标识 2021/2/26 19 存档 : 该框代表一个文档在此处需要被存档。 开始 /结束 : 该框用以表示一个流程的开始和结束。 流程图绘制标识 2021/2/26 20 流程图连接标识 ： 该标识用于流程图

8、中页和页的连续或者用于从一个决定框转到另一 页或另一个流程。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用 连接标识。连接标识的画法：在标识内以 A开始，然后写上后续流程 所在的页码。例如， A/2是指在第 2页上寻找 A节点。然后在合适的地 方画上对应的流程连接标识。在该标识上写下相同的字母以及被连 接的页码。 流程图绘制标识 A 继续 “ 是 ” 情况下的流程 是 否 状况表是 否被批准 ? A 对状况表 作修改 2021/2/26 21 在决定框之前使用手工操作标识： 如果流程分叉为是 /否，则有人作出决定。用决定 框来表示。由于所作的决定和批复很少无效，因 此在决定框之前通常有人工活动标识

9、。 是 否 有效否？ 流程图绘制标识 验证统计 数据的有效性 2021/2/26 22 流程图绘制 供应商数据库 存档框应该尽可能描述系统、 数据库、和其它信息的存储 数据 /信息框应当描述行动框 中生成的数据和信息表 对 错 新供应商 详细情况 供应商价格清单 X 新供应商 详细情况 供应商 价格清单 选择供应商 选择物料供应商 选择物料供应商 选择供应商 2021/2/26 23 流程图绘制 主要特征 起始点、终止点和客户应该清楚和一致 输入和输出应当尽可能量化 为每一个任务框标明负责的人员和部门 为每一个任务框标明人员的职务 /负责的范围 做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举

10、的读懂流程图 详细程度应达到足以识别无效率的活动 2021/2/26 24 询问一个流程活动的问题包括： 流程图绘制 流程 /任务生成什么 ？ 职员怎样执行它？ 为什么要这样做？ 何时、由谁对它进行复核？ 流程活动需要多少时间？ 流程活动何时需要？ 错误 /问题的种类，频率和发生原因是什么？ 怎样处理错误 /问题 /例外？ 输出什么？输出多少？ 输出至哪里 ？ 流程范围 控制目标 主要控制点 涉及部门及表格 流程流转时间 特定政策 2021/2/26 25 建议步骤 : 从一个高层次的流程开始 ,如有必要 ,到下一层次的流程 (比如 ,子系统 ) 确定每个子系统的开始和结束 (保持重点 ) 确

11、定关键输入和输出 按步骤进行每个关键业务子流程 节约时间 : 如果陷入困境 ,休息一下或跳到另一方面 采用标准的流程图符号 在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会 认定流程的准确性 流程图绘制的技巧 2021/2/26 26 流程图的格式 宋体 标题采用 14号字体、加粗、中间对齐 部门采用 10号字体、加粗、下划线、中间对齐 框内采用 6 8号字体、普通不加粗、中间对齐 连线采用与框内同样字体、中间对齐 尽量避免相交线 业务流程图交付要求 2021/2/26 27 业务流程成果规范 XX公司费用报销业务流程 开始 业务人员填 写报销单 报销单 审批通过 否 业务部门审 批 未通过

12、 财务审核 通过 审批通过 否 报销凭证 通过 总帐 出纳付款并 登记日记帐 日记帐 结束 业务部门 财务部门 2 3 1 4 5 6 标准业务流 程图样本 2021/2/26 28 业务流程交付要求 业务流程编号： 业务名称：费用报销 编制： XXX 日期： 审核： XXX 日期： 序号 处理说明 责任单位 责任人 1 2 3 4 5 6 标准业务流 程图描述样 本 2021/2/26 29 业务流程交付要求 公司编号： 公司名称： 部门编号： 部门名称： 编制： XXX 日期： 审核： XXX 日期： 编号 岗位名称 岗位描述 岗位职责 不相容职责 岗位职责 2021/2/26 30 业务

13、流程交付要求 流程编号： 流程名称： 制度编号： 制度名称： 编制： XXX 日期： 审核： XXX 日期： 编号 内部控制制度描述 解释部门 内部控制制 度样本 2021/2/26 31 业务流程交付要求 流程编号： 流程名称： 核算方法编号： 核算方法名称： 编制： XXX 日期： 审核： XXX 日期： 编号 业务描述 会计分录 会计核算方 法样本 2021/2/26 32 起始点、终止点和对象必须清晰 输入和输出应当明确 应当在合适的地方标出估计时间（流程时间） 为每一个任务框标明人员的职务 /负责的范围 做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图 详细程度应达到足以

14、识别无效率的活动 业务流程图交付要求 2021/2/26 33 提 纲 业务流程整理概述 业务流程图绘制方法与 业务流程整理注意事项 注意事项 流程改进 业务流程整理练习 问题交流 2021/2/26 34 需要 按实际情况绘制流程 需要 在整个组织内思考流程 需要 与流程牵涉的人员交流 需要 在开始前确认流程的起点和结束 需要 高层次的流程图 需要 提问 不能 按照你自己的想当然绘制流程 不能 把流程图局限在你自己的部门 不能 在真空中工作 不能 在确认起点和结束点前试图绘制 流程 不能 陷入太多的细节 不能 单独努力 流程绘制应注意的要点 2021/2/26 35 流程问题 技术和信息系统

15、问题 短期可解决的问题或当务之急 在流程绘制过程中 ,我们应不仅理解现有的流程 ,而是更要确认改进的方 面 , 比如 : 流程改进 2021/2/26 36 关键步骤缺少 重复劳动 (一个流程内或是跨部门 ) 不必要的文书工作 不完全或冗余审查过程 不必要的延误 劳动密集型行为 /任务 一旦绘制完流程图 ,我们能够开始分析流程改进的机会 . 特别地 ,我们能够 从以下方面发现问题 ,改进工作流程 : 流程改进 2021/2/26 37 确认新技术的潜在用处 (比如 :自动化 ,更有效的获取 及共享信息等 .) 理解现有系统的限制 (比如 :由于批处理而导致信息不 及时 ,硬件容量限制 ,关键系统间缺乏界面 ) 在流程绘制过程中 ,我们可以发现现有系统的局限性和通过技术和信 息系统使流程更有效的方法 : 流程改进 2021/2/26 38 需要立即处理的问题 ,以加强风险防范 ,增加盈利能力或降低成本 低投入但见效快的问题 一旦我们绘制完流程图 ,我们可以找到提升企业管理水平的当务之急 这些机会在于 . 流程改进 2021/2/26 39 把握现在 成就未来！ 谢谢！