产品的采购跟单PPT课件

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1、http:/（二）描述需求（二）描述需求描述需求是指对所需的物品、商品或服务的描述需求是指对所需的物品、商品或服务的特点和数量进行准确的叙述。采购部门如果特点和数量进行准确的叙述。采购部门如果不了解使用部门到底需要什么，就不可能进不了解使用部门到底需要什么，就不可能进行采购。因此，采购部门应对需求的细节如行采购。因此，采购部门应对需求的细节如货品的品质、包装、售后服务、运输和检验货品的品质、包装、售后服务、运输和检验方式等加以明确说明。准确描述所需的物品方式等加以明确说明。准确描述所需的物品或服务是采购部门和使用者或是跨职能的采或服务是采购部门和使用者或是跨职能的采购团队的共同职责，这也是后期

2、合理选择供购团队的共同职责，这也是后期合理选择供应来源和价格谈判的基础。应来源和价格谈判的基础。（三）选择供应商（三）选择供应商选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的质选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的质量直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售量直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历史后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历史记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门要关注的。要关注

3、的。（四）确定价格（四）确定价格确定所需货物的价格是采购过程中的一项重确定所需货物的价格是采购过程中的一项重要决策。选定可能的供应商后，对供应商的报要决策。选定可能的供应商后，对供应商的报价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，最后发出订单。为此采购人员必须了解各种定最后发出订单。为此采购人员必须了解各种定价方法及其使用时机，并能利用价格谈判技巧价方法及其使用时机，并能利用价格谈判技巧来取得满意的支付价格。来取得满意的支付价格。（五）订单安排（五）订单安排价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约，价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约，均属于具有法

4、律效力的书面文件，对买卖双方的均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利、义务要明确列出。在采购过程中，要求及权利、义务要明确列出。在采购过程中，如果使用的订单不是供应商的销售协议或总括订如果使用的订单不是供应商的销售协议或总括订单，采购人员就要拟定采购订单。单，采购人员就要拟定采购订单。（六）货物跟催（六）货物跟催采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、按时、按量交货，应根据合同规定，督促供应商按时、按量交货，应根据合同规定，督促供应商按规定交运。按规定交运。（七）验收货物（七）验收货物货物验收的基本目的是为了确保以前发出的订货物验收

5、的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损，数量质量是否与订单相符合。无损，数量质量是否与订单相符合。（八）支付货款（八）支付货款供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，采购部门应核查发票的内容是否正确清货款时，采购部门应核查发票的内容是否正确后财务部门才能付清货款。后财务部门才能付清货款。（九）不符与退货处理（九）不符与退货处理凡供应商所交货品与合同不符的，应依照合凡供应商所交货品与合同不符的，应依照合约规定退货，并立即办理重购手续，予以结约规定退货，并立即办理重购

6、手续，予以结案。案。（十）结案（十）结案凡验收合格付款或验收不合格退货的采凡验收合格付款或验收不合格退货的采购事项，均需办理结案手续，查清各项购事项，均需办理结案手续，查清各项书面资料有无缺失，审查采购成效好坏书面资料有无缺失，审查采购成效好坏等，签报高级管理部门或权责部门校阅等，签报高级管理部门或权责部门校阅批示。批示。（十一）记录并维护档案（十一）记录并维护档案经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录。凡经结活动而言就是更新采购部门的记录。凡经结案的采购事项均应列入档案、登记编号分类案的采购事项均应列入档案、登记编号分类予以

7、保管，以便参阅或事后发生问题时查考。予以保管，以便参阅或事后发生问题时查考。采购物料申请单采购物料申请单 日期：订单编号：供应商名称供应商名称供应商编供应商编号号供应商地址供应商地址电话电话/传真传真序号序号料料号号规格名称规格名称单位单位数量数量单单价价金额金额交货数量交货数量交货日期交货日期合合 计计交货方式交货方式交货地点交货地点交易条款：交易条款：交期：交期：品质：品质：不良品处理：不良品处理：其他：其他：5附生产图纸附生产图纸 张，检验标准张，检验标准 份。份。承制供应商承制供应商总总 经经 理理采购经理采购经理采购主管采购主管采采 购购 员员谢 谢！（四）物料采购单跟综的工作内（四

8、）物料采购单跟综的工作内容容物料采购单跟踪物料采购单跟踪 的项目的项目 外贸跟单员的工作内容外贸跟单员的工作内容1跟踪物料供应商的生产加工跟踪物料供应商的生产加工工艺工艺物料生产加工工艺是进行加工生产的第一步，物料生产加工工艺是进行加工生产的第一步，对任何外协件（需要供应商加工的物料）的对任何外协件（需要供应商加工的物料）的物料采购单，外贸跟单员都应对供应商的加物料采购单，外贸跟单员都应对供应商的加工工艺进行跟踪，如果发现供应商没有相关工工艺进行跟踪，如果发现供应商没有相关加工工艺和能力，或者加工工艺和能力不足，加工工艺和能力，或者加工工艺和能力不足，应及时提醒供应商改进，并提醒供应商如果应及

9、时提醒供应商改进，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时交货，则要按照物料不能保质、保量、准时交货，则要按照物料采购单条款进行赔偿，甚至取消今后的物料采购单条款进行赔偿，甚至取消今后的物料采购。采购。2跟踪物料跟踪物料备齐物料是供应商执行工艺流程的第一步，备齐物料是供应商执行工艺流程的第一步，有经验的外贸跟单员会经常发现，供应商有有经验的外贸跟单员会经常发现，供应商有时会说谎，因此外贸跟单员必须实地考察了时会说谎，因此外贸跟单员必须实地考察了解实际情况，遇到与供应商所述不符的情况解实际情况，遇到与供应商所述不符的情况时，外贸跟单员必须提醒供应商及时准备物时，外贸跟单员必须提醒供应商及时准备物料，

10、不能存在马虎心理，特别是对一些信誉料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。较差的供应商要提高警惕。3跟踪加工过程跟踪加工过程不同物料的生产加工过程是有区别的，为了保证不同物料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，外贸跟单员需要对加工过程进行监货期、质量，外贸跟单员需要对加工过程进行监控。对有些物料采购，其加工过程的质检小组要控。对有些物料采购，其加工过程的质检小组要有外贸跟单员参加。对于一次性大开支的项目物有外贸跟单员参加。对于一次性大开支的项目物料采购、设备物料采购、建筑材料物料采购等，料采购、设备物料采购、建筑材料物料采购等，外贸跟单员要特别重视。外贸跟单员要

11、特别重视。4跟踪组装总测跟踪组装总测外贸跟单员有时需向产品零部件生产厂家物料采外贸跟单员有时需向产品零部件生产厂家物料采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。对这些零部件组装总测是完成整进行组装检测。对这些零部件组装总测是完成整机产品生产的重要环节。这一环节的完成，需要机产品生产的重要环节。这一环节的完成，需要跟单员有较好的电子技术专业知识和行业工作经跟单员有较好的电子技术专业知识和行业工作经验，否则，即使跟踪也达不到效果。验，否则，即使跟踪也达不到效果。5跟踪包装入库跟踪包装入库此环节是整个物料、零部件跟踪环节结束点，外此环节是整个

12、物料、零部件跟踪环节结束点，外贸跟单员要与供应商联系，了解物料、零部件最贸跟单员要与供应商联系，了解物料、零部件最终完成的包装入库信息。对重要的物料、零部件终完成的包装入库信息。对重要的物料、零部件外贸跟单员应去供应商的仓库查看。外贸跟单员应去供应商的仓库查看。供应商市场供应商市场物料部预收物料部预收物料部入仓物料部入仓物料部发料物料部发料生产部使用生产部使用不良品返纳不良品返纳剩余品退仓剩余品退仓盘点盘点物料控制流程图物料控制流程图知识扩充：知识扩充：日商物料采购流程简介日商物料采购流程简介 JIT（）物料采购是准时化生产系（）物料采购是准时化生产系统（统（JIT）的重要组成部分。）的重要组

13、成部分。JIT是近四十年来由日本企业首是近四十年来由日本企业首创的一种新的生产管理系统，最早使用这一系统的公司是全球创的一种新的生产管理系统，最早使用这一系统的公司是全球知名的丰田汽车公司。知名的丰田汽车公司。JIT系统是指企业在生产自动化、电算系统是指企业在生产自动化、电算化的情况下，合理规划并大大简化物料采购、生产及销售过程化的情况下，合理规划并大大简化物料采购、生产及销售过程，使物料进厂到产成品出厂进入市场能够紧密衔接，尽可能减，使物料进厂到产成品出厂进入市场能够紧密衔接，尽可能减少库存，从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、劳动生少库存，从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、劳动生

14、产率和综合济效益目的的一种先进生产系统。产率和综合济效益目的的一种先进生产系统。JIT物料采购是物料采购是JIT系统得以顺利运行的重要内容，是系统得以顺利运行的重要内容，是JIT系统循环的起点，系统循环的起点，推行推行JIT物料采购是实施物料采购是实施JIT生产经营的必然要求和前提条件生产经营的必然要求和前提条件。日本企业的供应商开拓日本企业的供应商开拓 (3个月个月-1年年)（一）供应商方面的原因一）供应商方面的原因，供应商方面的原因供应商方面的原因 具体表现具体表现1管理能力方面管理能力方面（1）交货时间计算错误；）交货时间计算错误；（2）物料采购管理不健全；）物料采购管理不健全；（3）质

15、量管理不到位；）质量管理不到位；（4）交货期责任意识不强。）交货期责任意识不强。2生产能力方面生产能力方面（1）超过产能接单；）超过产能接单；（2）临时插入急单；）临时插入急单；（3）小批量订单需要合起来生产；）小批量订单需要合起来生产；（4）物料采购延误影响生产量的准确掌握）物料采购延误影响生产量的准确掌握（5）不合格产品过多造成物料用料过多。）不合格产品过多造成物料用料过多。3技术能技术能力方面力方面（1）超过本厂生产技术能力接单；）超过本厂生产技术能力接单；（2）对新下单产品不熟悉；）对新下单产品不熟悉；（3）机器设备故障率高。）机器设备故障率高。4其他方其他方面原因面原因（1）员工流动

16、性大及员工待遇低对工）员工流动性大及员工待遇低对工作的抵制情绪造成产能下降；作的抵制情绪造成产能下降；（2）经营业绩不佳需要调整经营方向）经营业绩不佳需要调整经营方向。小知识：物料质量达不到企业使用要求的严重后果1.导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用；加大量的管理费用；2.会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；力，造成检验费用增加；3.会导致生产线返工增多，降低生产效率；会导致生产线返工增多，降低生产效率；4.会导致生产计划推迟，不能按时间客户交货，会会导致生产

17、计划推迟，不能按时间客户交货，会降低客户对企业的信任度；降低客户对企业的信任度；5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户。的会丢失客户。物料采购跟单要求物料采购跟单要求外贸跟单员的工作内容外贸跟单员的工作内容1适当的交货时间适当的交货时间适当的交货时间是指企业所物料采适当的交货时间是指企业所物料采购的物料在规定的时间获得有效的购的物料在规定的时间获得有效的供应。它是外贸跟单员进行物料采供应。它是外贸跟单员进行物料采购跟单的中心任务。购跟单的中心任务。2适当的交货质量适当的交货质量外贸跟单员不能只看重交货时间，外贸跟单员不能只看重交货时

18、间，适当的交货质量是跟进工作的重点适当的交货质量是跟进工作的重点之一。所谓适当的交货质量，是指之一。所谓适当的交货质量，是指供应商所交的物料可以满足企业使供应商所交的物料可以满足企业使用要求。过低的质量要求是不容许用要求。过低的质量要求是不容许的，但过高的质量会导致成本提高，的，但过高的质量会导致成本提高，削弱产品的竞争力，这同样不可取。削弱产品的竞争力，这同样不可取。3适当的交货适当的交货地点地点适当的地点是指港口、物流中心企业的仓库，适当的地点是指港口、物流中心企业的仓库，甚至是企业的生产线上。为了减少企业的运甚至是企业的生产线上。为了减少企业的运输与装卸费用，外贸跟单员在进行物料跟单输与

19、装卸费用，外贸跟单员在进行物料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，只要离时应要求供应商在适当的地点交货，只要离企业最近、方便企业装卸的地点都是适当的企业最近、方便企业装卸的地点都是适当的交货地点。交货地点。4适当的交货适当的交货数量数量适当的交货数量是指每次交来的物料刚好够适当的交货数量是指每次交来的物料刚好够企业用，不产生更多的库存。交货数量越多，企业用，不产生更多的库存。交货数量越多，价格越便宜，外贸跟单员的工作也相对越轻价格越便宜，外贸跟单员的工作也相对越轻松。松。5适当的交货适当的交货价格价格适当的交货价格是指在市场经济条件下，对适当的交货价格是指在市场经济条件下，对企业及供应商双方均

20、属适当的，并且要与市企业及供应商双方均属适当的，并且要与市场竞争、交货质量、交货时间及付款条件相场竞争、交货质量、交货时间及付款条件相称。外贸跟单员长期与众多供应商打交道，称。外贸跟单员长期与众多供应商打交道，对物料价格十分熟悉。因此，在跟单时要十对物料价格十分熟悉。因此，在跟单时要十分注意交货的价格。分注意交货的价格。2提早交货增加经营成本提早交货增加经营成本1)不急于要用的货品提早交货，会增加物料采购方仓储费、短不急于要用的货品提早交货，会增加物料采购方仓储费、短途搬运费等费用；途搬运费等费用；2)供应商提前交货，物料采购方提前付款，增加物料采购方库供应商提前交货，物料采购方提前付款，增加

21、物料采购方库存货物的资金占用存货物的资金占用 时间，导致资金使用效率下降；允许供应商时间，导致资金使用效率下降；允许供应商提早交货，会导致供应商发生其他交货的延迟。提早交货，会导致供应商发生其他交货的延迟。因为供应商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货因为供应商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货。品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货。（二）事中执行（二）事中执行1)了解供应商备料情况；2)企业提供必要的材料、模具或技术支援；3)了解供应商的生产效率；4)加强交货前的归档工作；5)交货期及数量变更的通知；6)企业尽量减少规格变更。（三）事后考核（三）事后考核1对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施；对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施；2分析是否需要更换供应商；分析是否需要更换供应商；3执行对供应商的奖惩办法；执行对供应商的奖惩办法；4完成物料采购单后对余料、模具、图纸等收回完成物料采购单后对余料、模具、图纸等收回及处理。及处理。