四会议与商务活动管理

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1、工程四 会议与商务活动管理工程分解：工程分解：子工程一 会前筹划与筹备 子工程二 会中效劳与管理 子工程三 会后工作子工程四 常见会议与商务 活动工程四 会议与商务活动管理能力目标 掌握筹划方案的编写工作 掌握会场选择与布置的方法及技巧 掌握会中与会后工作的技巧 掌握常见会议和活动的效劳与管理技巧 工程四 会议与商务活动管理知识目标 掌握会议筹划的内容 掌握会前准备工作的内容 掌握会中效劳的工作内容 掌握会后工作的程序 掌握常见会议与活动的程序子工程一 会前筹划与筹备 一、会议筹划的含义 是指为了使会议到达预期的目标，进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。会议筹划的内容包括：主题择定、模

2、式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。二、会议筹划的工作流程 1确定目标，进行调研 2分析材料，作出方案 3比较论证，选择方案 4实施反响三、会议筹划方案的内容 1确定会议的主题和议题 2确定会议的名称 3确定会议的时间、会期 4确定会议所需的设备和工具 5确定会议所需的文件范围，并安排印制工作 6确定与会代表的组成 7确定宣传机构和模式 8.确定会议经费预算 9.确定会议餐饮安排10.确定筹备机构与人员分工针对大型会议四、商定会议时间、地点 1商定会议时间需本卷须知 1是否适合会议组织人员完成全部准备工作。2是否方便与会人员尤其是会议的核心人物参加出席。3会议召开期间的自然因素。

3、4确定会期的长短议题的多少、繁简、松紧要适度。2考察、选定会议地点 1考察会场大小是否适中 2考察会场规格是否适宜 3考察会场环境 4考察会场交通条件五、制订会议方案 会议方案主要包括会议名称、会议议题、会议议程、会议日程和会议程序。公司关于提高企业核心竞争力的研讨会日程表日 期时 间内容安排地 点参加人负责人备 注6月18日上午8:30报到会议大厅全体黄秘书9:3010:00总经理讲话小会议厅全体刘秘书由副经理主持10:2011:50公司顾问讲座小会议厅全体刘秘书使用投影仪12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:304:00李副总经理专题报告小会议室全体黄秘书由副经理主持4:205:30人力

4、总监发言小会议室全体黄秘书由副经理主持晚上6:00晚餐宾馆餐厅全体钟秘书7:30联欢娱乐中心全体钟秘书6月19日上午7:30早餐宾馆餐厅全体钟秘书9:0010:30分组讨论小会议厅全体组长10:4011:40分组讨论小会议厅全体组长12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:303:00分组讨论小会议厅全体组长3:205:00各组代表发言小会议厅全体组长5:207:20聚餐宾馆餐厅全体钟秘书8:00离会黄秘书公司20年度工作总结大会1主持人宣布公司年度总结大会正式开始。2公司总经理彭程先生作20年度公司工作 总结报告。3会议分组讨论总结报告。4各小组代表大会发言。5公司副总经理刘青女士作大会总结发

5、言。6宣布散会，会议结束。六、准备会议资料 1准备会议资料的作用 通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前摆放在每位与会者的座位上，与会者依次就座后即可读取材料；也可以包装成袋，在会场入口处由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这些做法都可以防止资料漏领或重复领取的现象发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管理。2会议资料的内容 1开幕词和闭幕词 2讲话稿 3工作报告 4议程表、日程表和程序表 5与会人员名单七、拟写和发送会议通知 1拟写会议通知 2会议通知的发送方式 1会议通知的根本内容，应包括：被通知者、会议名称、会议日期和时间、会议地点、出席对象或议事日程、通知者或授权者、本卷须知、

6、企业名称、通知日期。2会议通知的形式，主要有以下几种。文件式会议通知。此类会议通知常被作为召集大型、重要会议或活动的通知使用。这种通知的内容详尽、工程清楚、格式标准，有利于与会者做好相关的会前准备工作。备忘录式会议通知。此类会议通知常被单位或部门作为召开事务性会议、例行性会议的通知来使用。例如：会议通知：兹定于月日上午8:309:00在公司三楼会议室召开各部门经理每周工作例会，请准时出席。公司办公室年月日 请柬式会议通知。此类会议通知常被企业或部门用于通知举行诸如开幕典礼、新产品发布会、签字仪式等仪式类的活动。其发送对象一般为上级领导、兄弟单位、社会名流等。海报式会议通知，即采用公开张贴、广而

7、告之的通知方式。此类会议通知常被一些学会、团体和组织使用，作为自由参加的会议或活动的通知。例如：第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会海 报 在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾大学的教授和 大学的教授前来我校，与我校的文学爱好者进行座谈交流。本次座谈会主题：座谈时间：年月日 座谈地点：座谈会主办：学院文学社 欢迎本社成员及校内广大的文学爱好者踊跃参加座谈交流！公告式会议通知。此类会议通知常在一些股份制公司召开股东大会时使用，通知往往会刊登在相关报刊或网站上。八、预算和申请会议经费 1会议支出预算 1会议费：包括场地租金、设备租金、茶水饮料费等。2资料费：包括购置会议办公文具和印制资

8、料等费用。3食宿费：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用此项费用一般为与会者自费，但需会务组统筹组织。4交通运输费：包括会议期间接、送与会代表所使用的租车费、油费、停车费、过路费、司机劳务费等多项费用。5宣传联络费：包括用于会议宣传、新闻发布、联络通信等方面的费用。6其他杂费：包括安排会议合照，会间活动，雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐，购置会议礼品等所需的费用。2会议收入预算 1会议主办单位或主管领导部门拨发的会议专款。2与会者提交的会务费。3商业赞助或捐赠。九、会场布置 1会场布置的作用 1充分利用场地 2提供完备的会议设施 3安排好座位、座次，做好导引、保卫工作等 4可以运用座位格局

9、和会场装饰的特殊效果 2会场设计的不同原那么及形式 1党的代表会议要求朴素大方。2人民代表大会要求庄严隆重。3庆祝大会、表彰大会要求喜庆热烈。4追悼会要求庄重肃穆。5座谈会要求和谐融洽。6纪念性会议要求隆重典雅。7日常工作会议要求简单实用。3会场布置的方式1相对式：弦月式、礼堂式。2全围式：圆桌式、椭圆式、方形中空式、多边形式等。3半围式：马蹄形、T字形、桥形。4分散式：将会场分成假设干个中心，每个中心设一个圆桌。4营造会场气氛的技巧1悬挂会标 2悬挂会徽 3安插旗帜 4张贴标语5摆放花卉 6调设灯光 7调节音响5主席台的布置1主席台上与会者的座位、座次的安排。国内会议主席台座次安排的通常做法

10、是，身份最高的领导人有时是最有声望的来宾就座前排正中央位置，其他领导人那么按先左后右以主席台的朝向为基准、一左一右的顺序逐一安排座位，即名单上第二位领导人坐在第一位领导人居中的左侧，第三位领导人那么坐在右侧，依此类推。具体安排如图4.1所示：图4.1 主席台座次安排主席台与观众席的对应位置如图4.2所示：图4.2 主席台与观众席的对应位置 2代表席的安排方法。可将与会的代表名单按姓氏笔画排列后再排座，也可按不同领域的代表团名称来安排大块座位区域，还可以按与会代表所属的地区来安排就座，或者直接按人名摆放座签，落实各人座位。需要注意的是，但凡已固定的座位和座次，应在出席证和签到证上注明座号，并在会

11、议桌上摆置座签，同时还应印制“座次表发给与会人员。当与会人员入场时，会议工作人员应做适当的引导。当然，并非所有的会议都要安排座位及座次，多数会议可以自由入座。十、与会人员的名单及分组 1确定与会人员名单 2与会人员的分组方法 3与会人员名单的编印 十一、会务工作机构的成立和分工 1秘书组。秘书组负责拟定会议日程，协调人员安排调度，做好会议记录，印发会议文件、简报，管理会议文件、档案等工作。2总务组。总务组负责会场布置、会议接待、食宿安排、交通工具安排、卫生保健、文娱活动等，同时还要负责设备保障、用品发放与管理、经费预算及筹备等工作。3宣传组。宣传组负责制订会议公关方案，组织落实会议宣传工作，提

12、供会议新闻稿，承办记者招待会，录制会议音像资料等。4保卫组。保卫组负责维护会场秩序，负责会议的秩序和平安保卫工作，保障与会者的人身平安和财产平安。子工程二 会中效劳与管理 一、接站技巧一、接站技巧 1接站工作要素接站工作要素 2接站工作要求及效劳技巧接站工作要求及效劳技巧 二、报到与签到二、报到与签到 1报到：报到：1设置报到处和路标设置报到处和路标 2查验有效查验有效证件证件 3登记与会人员的个人信息登记与会人员的个人信息 4接收和接收和发放材料发放材料 5预收费用预收费用 6安排住宿安排住宿2常用的签到方法：1簿式签到 2卡片签到 3会议工作人员代为签到 4电子签到三、会场效劳工作1引导座

13、位，维持会场秩序 2保持会场内外的联络3保持会议上下的沟通 4做好会议值班、接听工作5操作与维护会议设备 6会场保卫工作7会场的清洁卫生工作 8会间茶水点心等的供给工作 四、会议记录四、会议记录 1会议记录的定义及作用会议记录的定义及作用 2会议记录的分类会议记录的分类 3会议记录的要求及本卷须知会议记录的要求及本卷须知 4会议记录的根本格式会议记录的根本格式 5会议记录的记录方法会议记录的记录方法 1摘要记录摘要记录 2详细记录详细记录 3速记速记1第一局部：根本情况，可在会议召开之前写好，其内容一般包括：写全会议名称 何种类型或性质的会议 记录该次会议属于某专题下的第几次会议 准确记录开会

14、的时间、地点 出席会议的人数人名和缺席人数人名 记录主持人姓名和职务 记录人本人签名，必要时注明记录人真实的职务2第二局部：会议内容和会场情况，要求记录会议议题、与会者的讨论过程、发言内容、会议决议等，也应及时记录在册，如与会者的掌声、笑声、迟到、中场退场等情况。这些记录能更加真实、全面地反映出会议的实际情况。3第三局部：结尾，没有固定格式，标注“散会、“结束、“完等均可，如中途休会，那么写明“休会。最后在会议记录的右下方，由主席或主持人和记录人签名，以示对记录内容负责。五、会间活动的安排五、会间活动的安排 一般情况下，会期短一天以内的会议不一般情况下，会期短一天以内的会议不需要娱乐节目，假设

15、会议内容较多，会期较长，需要娱乐节目，假设会议内容较多，会期较长，那么通常需要安排一些会间文化娱乐活动，与会那么通常需要安排一些会间文化娱乐活动，与会者必要的会间休息和调节。者必要的会间休息和调节。1会间活动的作用会间活动的作用 2组织会间活动的原那么组织会间活动的原那么 1健康、轻松原那么健康、轻松原那么 2平安至上原那么平安至上原那么 3组织有序原那么组织有序原那么 4自愿参与原那么自愿参与原那么 5从简节约原那么从简节约原那么 3会间活动的种类和形式会间活动的种类和形式 一类是有教育性质的娱乐活动，一类是较为单一类是有教育性质的娱乐活动，一类是较为单纯的娱乐性活动。纯的娱乐性活动。4组织

16、会间活动的本卷须知组织会间活动的本卷须知 六、会间食、宿工作六、会间食、宿工作 1会议餐饮工作本卷须知会议餐饮工作本卷须知 1会议餐饮安排要量入为出，即根据会议餐饮安排要量入为出，即根据实际的会议收入作相应的安排，不可铺张浪实际的会议收入作相应的安排，不可铺张浪费。费。2会议餐饮食品要平安卫生。会议餐饮食品要平安卫生。3在具体菜式的选择上，工作餐要遵在具体菜式的选择上，工作餐要遵循顾全大局的原那么。循顾全大局的原那么。4注意餐桌礼仪。注意餐桌礼仪。2会议餐饮工作本卷须知会议餐饮工作本卷须知 1了解住宿宾馆的档次。了解住宿宾馆的档次。2了解房间的设备设施。了解房间的设备设施。3了解宾馆提供的相关

17、效劳。了解宾馆提供的相关效劳。4了解住宿者有无特殊要求。了解住宿者有无特殊要求。子工程三 会后工作一、会场善后工作与安排与会人员离场 1会场善后工作 1清理会场 收走通知牌和方向标志；清理会场内其他物品；通知配电人员和效劳人员。2归还所借物品 3结算会议支出费用 4了解住宿者有无特殊要求。2安排与会人员离场 1安排与会人员返程 2安排与会人员离场需注意的细节 3送客礼仪二、会后文书工作 1会务文件与会议案卷 1会务文件的分类：会前文件，按用途可细分三小类：用于会务管理方面的文件，主要指会议方案、会议安排、会议通知、会议指南、会议须知、会议议程、会议程序、会议日程等；用于会议参考方面的文件，主要

18、有统计数据、典型事例调查报告、情况报道、历史资料、档案材料，有关法律、法规、规章和政策性文件的文件汇编、书籍报刊等；用于宣传礼仪方面的文件，如贺信电、祝词、宣传口号等。会中文件。会中文件包括开幕词、闭幕词、会议讲话稿、会议工作报告、会议记录等。会后文件。会后文件主要指会议纪要、会议决定、新闻发布稿、会议简报等。2会议案卷的内容。一个大型会议完整的会议案卷主要包括以下几项内容。会议正式文件，如决定、决议、方案、报告等。会议参阅文件。会议安排的发言稿。会议上的讲话记录。其他有关材料。2会后文件清退、收集工作 1文件清退工作 2清退文件的方法 3会议文件的收集工作3会议文件的立卷归档工作 1立卷归档

19、工作概述。2会议文件立卷方法。会议立卷工作的根本原那么是“一会一案，会议文件的立卷方法有：编制案卷目录；灵活运用文件的特征立卷。3会议文件立卷工作程序：将收集的文件资料进行登记向上级总结、汇报情况甄别整理、分类归卷卷内文件的编号、编目填写卷内文件的备考表拟制案卷标题填案卷封面移交给档案室清理、销毁不再利用的纸张。三、会议总结 1会议总结的概念 2会议总结的结构四、会议经费的结算工作 1收款工作 2付款工作五、会议效果的评估方法 1影响会议效果的因素 1会前影响会议效果的因素。如：开会的通知时间不当；欠缺目标或目标不准确、欠缺会议议程等。2会间影响会议效果的因素。如：外界的干扰；视听器材发生故障

20、；主持人离题等。3会后影响会议效果的因素。如：欠缺会议记录；未对会议的成败得失进行总结；与会者对会议感到不满等。2会议评估方法与常见表格编制工作 1会议评估的方法：调查问卷、面谈、调查、现场观察、会务人员述职报告。2常见会议效果评估表格的编制六、会后的催办、反响与落实工作 1会议决议的催办与登记 2会议决议的反响 3会议决议的落实 子工程四 常见会议与商务活动 一、开业庆典 1临时工作小组 2活动目标确实立 3活动主题 4场地的选择 二、会见工作 1会见的含义 2安排会见的具体工作 3会见座次的安排见图4.3 会见的座次安排图4.3 会见的座次安排注：1主人；2主宾；3第二主宾；4客陪同人或主

21、客陪同插 排；5主陪同人；6摄影师图4.4 常见摄影图三、会谈 1会谈的含义 2会谈活动的特点 3会谈用品的配置和摆设程序 4会务工作人员效劳程序 5会谈的安排：一般是，双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人在背门一侧，客人面向正门，主谈人居中。如果会谈桌呈竖一字形排列，那么以进门的方向为准，客人居右方，主人居左方。译员的座位应安排在主持会谈的主宾和主人的右侧，其他人按礼宾次序左右排列。记录员一般是在会谈桌的后侧另行安排桌椅就座，如果参加会谈的人数较少，也可安排在会谈桌边侧就座，如图4.5所示。多边会谈可摆成圆形、方形等，如图4.6所示。图4.5 会谈座次安排图4.6 多边会谈图 四、签字仪式 1位次排列 1并列式2相对式3主席式 2根本程序 1宣布开始2签署文件3交换文本4饮酒庆贺 五、宴会 1准备宴会宴会开始之前必须要明确宴请的对象、宴会目的、宴会范围以及形式 2选择时间、地点 3邀请 4安排席位 5拟订菜单和用酒 6宴会中主人的礼仪 7赴宴的礼仪演讲完毕，谢谢观看！