会计管理部操作细则汇编

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1、富港百货会计管理部操作细则资金财务总部第一版2011年*月目 录第一章 单据流转流程3第一节 收入单据传递3第二节 库存单据传递流程5第三节 结算单据传递7第四节 增值税发票抵扣联传递8第五节 通道收入费用单传递流程8第六节 合同单据的传递9第七节 费用单据的传递10第八节 往来账款单据传递10第九节 银行票据回单联传递11第二章 会计日常核算12第一节 总则12第二节 库存单据核算流程12第三节 材料物资、低值易耗品18第四节 生鲜核算工作细则20第五节 现金自采细则（除生鲜）25第三章 会计电算化工作规程28第一节 电脑操作规定28第二节 会计电算化工作规程30第四章 收入、报表相关操作3

2、4第一节 工作分类34第二节 收入具体操作34第三节 主要报表的编制37第五章 积分卡管理规定38第六章 购物卡管理规定41第七章 发票管理47第一节 发票开具规范47第二节 关于发票使用具体问题50第一章 单据流转流程第一节 收入单据传递一、营业收入单据传递1、每日上午下班前，收款员将前一天的银行现金缴款单回单联和经门店资金财务主管和收银主管审核后的收银员缴款日报表交区域资金财务部会计管理部核算会计签收。2、 每日下午下班前，会计管理部核算会计审核银行现金缴款单与收银员缴款日报表是否相符。如有不符，则会同门店财务主管、收款人员在一天内查明原因；若查不明原因的，必须报告区域资金财务部经理。3、

3、 次日上午9时前，填制电脑记账凭证并打印，粘贴好原始单据。4、 每月8日，会计管理部核算会计将上月的收入电脑记账凭证装订成册交会计档案管理人员签收归档。二、 其他收入单据传递1、每日下午下班前，资金管理部收款员（出纳员）将当日所收取的现金和银行转账支票的票据分别整理填制“现金收入汇总表”及“支票收入汇总表”。开票人员亦将当日所开收款票据存根联按“现金”和“支票”归类并分别予以汇总，交会计管理部核算会计签收。2、 次日上午10时，资金管理部收款员（出纳员）将前一天的银行进账单、银行现金缴款单、现金收入汇总表、支票收入汇总表及所附票据财务联会计管理部核算会计签收。3、 次日上午下班前，会计管理部核

4、算会计将其他收入“银行现金缴款单”、“支票进账单”与所开收入票据存根联核对，相符，则填制电脑记账凭证；不相符，则责成收款人员和开票人员在当日内查明原因，若在规定时间查不出原因的，立即报告经理。4、 每月8日，会计管理部核算会计将打印的电脑记账凭证装订成册交会计档案管理人员签收归档。三、 售卡单据传递1. 每日上午9时，售卡人员将前一天的开卡申请表（手工）财务联及售卡现金交资金财务出纳员签收。2. 每日上午下班前，出纳员将前一天售卡收入填写售卡收入日报表，并随现金缴款单银行回单和售卡支票银行进账单交会计管理部核算会计签收。3. 每日下午4时，会计管理部核算会计将前一天的购卡申请表财务联与电脑开卡

5、数及银行现金缴款单、银行进账单等相关票据核对，核对无误后，并打印出电脑售卡单，填制电脑记账凭证并打印；若发卡数量手工单与电脑单不符或发卡数与现金缴款单金额不符，则与售卡人员或收款员在一个工作日内查明原因，查不清原因的，报经理处理。4. 每月8日，会计管理部核算会计将打印的电脑记账凭证装订成册交会计档案管理员签收归档。第二节 库存单据传递流程一、验、退、配、调、报、领1、 每日上午10时，收货部将前一日库存变动所生成的验收入库单、配送单、退货单、报损单、调拔单、领用等单据进行分类整理，单据编号从小到大的顺序排列，登记于传单本上（商业软件能支持的通过商业软件做单据传递交接单），附相关原始单据传核算

6、会计签收。2、 每个收货部配备装用传单包2个，锁一把、钥匙2把（收货部与财务部各1把）。3、 财务部核算会计每日接单后，首先核对单据与附件内容是否相符、各项手续是否齐全。无误在传单本上签收（或商业系统审核交接单）；有误的在传单本上做好退单登记并通知收货部在三天内查明原因。4、 核算会计根据相应单据编号在商业系统中核算，然后在U8中填制凭证。5、 每日下班前核算会计应将当日所接单据全部入账（回传单据除外），并打印、审核凭证完毕。次日接单前将已经完成的凭证交当日凭证经管人复核并签名。凭证经管人将收到的凭证按凭证号排好序，统一放入凭证保管箱。6、 当日凭证经管人应查询前一日已经完成的所有凭证，及时将

7、已经完成而未能排序保管的凭证号码，上报部门主管。7、 每月8日，核算会计将打印好的上月库存电脑记账凭证装订成册，交档案管理员签收归档。8、 每月底清查当月未核算、记账单据，原则当月单据当月必须全部核算、入账。二、 调价单、盘点单、清转场单1、 调价单：由采购同供应商谈判调价协议，一式四联，第一联财务联、第二联经营管理部、第三联供应商、第四联采购，加盖有效公章后，由采购传经营管理部调价；经营管理部调价后在第一联记录调价单号，同时在传单本上进行登记，传财务核算会计签收；根据业务量多少，可每星期传一次，月底前将当月所有单据传递完毕；核算会计接单、审核单据相关手续是否齐全，核算、入账月底清查系统单据是

8、否已全部核算、入账，原则当月单据当月必须全部核算、入账。2、 盘点单：根据公司年度、月度盘点计划，于盘点前由商品部做预盘表，由财务核算科做盘点备份单；盘点当日盘点完毕后，资产安全管理部将盘点单传至核算会计或专门的盘点小组做盘点录入；录入完毕后，由相关部门查找差异，同时进行数据分析，核实无误的盘点结果报相关领导审批同意财务核算科主管进行盘点审核，修正库存，同时将盘点单整理存档，并记账。其中涉及具体操作的参照公司的盘点流程三、 清转场单根据公司的操作流程而定第三节 结算单据传递1、 结款时间规定：每月7日至12日为供应商结款对账期，每月12日至15日为结算经理审核期，每月15日至18日为供应商交票

9、期，每月15日至25日为付款期2、供应商持到结算期的有效验收单或销售小票，按单据编号排序、整理整齐，于结款时间内交至区域资金财务结算管理部。3、结算会计在商业软件系统，根据合同的相关规定提取结算单，将提取的结算单据同供应商单据一一核对。4、退货单、调价单采取现结方式，系统自动取数，供应商可以不提供原件，结算人员不可擅自删除已提取的退货单、调价单等冲减应付账款的单据。5、单据、费用核对无误的打印结算付款单交供应商，供应商核对结算付款单及费用扣项，无误的供应商加盖公章或财务专用章确认，同时开具增值税发票。6、结算会计核对供应商交回的结算付款单、增值税发票是否符合规定，复核通过后交于结算经理审核。7

10、、结算单传给结算经理审核时，结算经理根据会计提交的供应商确认的结算单和发票信息进行审批，如果供应商选择“扣款”方式支付费用，结算经理系统审批后完成全部审核过程；如果供应商选择“缴款”方式支付费用，则结算经理系统审批后结算单进入缴款状态。8、结算经理审批后将结算单据返给结算会计，结算会计根据结算单费用内容及时完成费用发票的开具，将审核完成的结算单和费用发票及时编制结算交接单传资金部付款，出纳做资金准备安排。付款审核未完成状态的结算单应及时通知供应商尽快完成费用交纳并尽可能提前准备好费用发票。9、供应商缴纳费用时，收款出纳核对结算会计转来的结算单、费用发票与结算单扣项明细，确认供应商支付的现金或支

11、票与单据上显示应收金额一致，收款后将费用发票加盖财务章或发票专用章后递给缴款供应商（供应商如果是通过转帐方式支付的则费用发票由经办结算会计代为保管），收款出纳完成”结算收款“单据审核后，代表结算单完成终审，收款出纳交审核完毕的结算单传回结算会计，结算会计应及时编制结算交接单连同结算审批单一并传资金部做付款依据。10、付款后出纳取回银行回单交于结算会计，结算会计填制电脑凭证，打印、粘贴附件存档。第四节 增值税发票抵扣联传递1、每月25日前，结算人员将当月已结算付款的增值税发票抵扣联与增值税进项税账面数核实无误后，将电脑版与手工版分类汇总、制表传税务会计签收。2、每月月底前，税务会计持抵扣联（电脑

12、版）送税务局认证。根据认证结果（如有必要）调整账务。 3、每月5日前，会计文员将上月已付款审核无误的发票抵扣联（手工版）汇总编制进项税发票抵扣明细表交税务会计。4、每月10日前，税务会计持相关资料到税务局申报。5、报税完毕税务会计将抵扣联分类汇总装订，传档案管理员签收归档。第五节 通道收入费用单传递流程1、合同签订的固定费用，由采购管理总部的商品行政部在进行合同条款录入同时完成固定扣项代码数值维护，经采购总监、集团（副）总裁、结算经理完成系统条款录入资料与文本条款内容审核步骤，合同审核完毕后固定扣项条款设置自动完成，在后期的供应商货款结算单中系统按合同录入的固定扣项条款进行相关扣项数值计算并在

13、结算单中给予匹配，在每期结算时自动扣除。2、临时促销费用由采购员将审批有效的促销（海报、陈列）等协议传商品行政部，商品行政部检查内容后进行临时扣项单据审核，后将原件传结算部主管签收登记审核。3、水电费由分店工程部根据采购系统签订的供应商电费收取方式进行记费标准汇总，每月20日核对上月20至本月19日的电表，记录每个电表的用电数量，并根据供应商合同条款分摊供应商电费明细表（原则上百货专柜单独电表，超市选择分摊）；分摊表统计完成后传分店资产安全管理部进行复核；资产安全管理部审核无误后签字确认后再将供应商电费明细表传结算财务审核，每月初2号前完成系统临时扣项录入和审核工作。水电费审核完毕后既自动进入

14、供应商结算单费用中。第六节 合同单据的传递1、由采购与供应商进行合同相关条款的洽谈，将洽谈结果通过审批表的形式传采购部相关领导审批并签字；2、根据审批内容签订合同文本，同时走系统报批流程；3、合同一式二份，供应商一份、财务一份，商品行政部负责整理合同文本及所需相关附件，传结算部文员签收；4、结算文员签收后交由结算经理审核，审核无误加盖合同专用章后交文员，文员存档一份，回传商品行政部一份。第七节 费用单据的传递1、 费用发生后的第二天，经办人填制费用报销单，粘贴好原始单据交费用会计初审签名。2、 费用会计将初审合格的费用报销单在规定的日期内根据审批流程审核。3、 费用会计将已经审批的费用报销单填

15、制电脑记账凭证交出纳付款或转账。4、 出纳根据电脑记账凭证登记现金或银行流水账后，并通知费用经办人领款签名。5、 当日下午下班前，出纳将当天已付款或冲减往来的所有费用电脑记账凭证归类整理交费用会计签收。6、每月8日，费用会计将打印的费用电脑记账凭证装订成册，交会计档案人员签收归档。第八节 往来账款单据传递1、借款人（收款人）填制借款（付款）审批单按相关审批流程报批。2、借款人（收款人）将已审批的借款（付款）单及费用预算单交费用会计填制电脑记账凭证。3、费用会计将电脑记账凭证交出纳付款。4、出纳根据电脑记账凭证登记现金或银行流水账后，并通知借款人（收款人）领款签名。5、当日下午下班前，出纳将已付

16、款的借款电脑记账凭证及附件整理后交费用会计签收。6、每月8日，费用会计将打印的往来账款电脑记账凭证装订成册，交会计档案管理人员签收归档。第九节 银行票据回单联传递一、结算账户银行回单传递1、每日下午银行营业结束前，出纳员将本公司结算户银行票据回单取回整理登记。2、 次日上午9时，出纳将银行收款票据回单交会计管理部核算会计，银行付款回单交预决费用核算会计签收。3、 次日上午下班前，会计管理部核算会计和费用核算会计分别将银行收、付款回单与收付款票据相核对。完全相符，则填制手工记账凭证并输入电脑；不符，则与相关人员在一个工作日内查明原因，超过一天查不出原因的，报请经理处理。4、 每月8日，会计管理部

17、核算会计和费用核算会计将电脑记账凭证打印并装订成册交会计档案人员签收归档。二、非结算账户银行回单传递1、每周二、周五下午银行营业结束前，出纳将本公司非结算账户（信用卡账户和纳税专用账户）的银行收、付款回单取回整理登记后交会计管理部核算会计签收。2、 次日上午下班前，会计管理部核算会计审核银行收、付款回单与相关的收、付票据或凭证相符。完全吻合，则填制手工记账凭证并输入电脑；不符，则与相关人员在一个工作日内查明原因；超过时限查不出原因的，报经理处理。3、每月8日，会计管理部核算会计打印电脑记账凭证并装订成册交会计档案管理人员签收归档第二章 会计日常核算第一节 总则1、 为规范会计核算工作，提高会计

18、核算质量，加强会计监督，根据企业会计制度结合公司具体情况，特制定本制度。2、 集团资金财务总部会计管理部统一管理会计核算工作，制定内部核算制度，办理总部所在地门店的会计核算工作。3、 成都地区之外的门店财务，实行独立建账，在集团资金财务总部会计管理部的指导下，按照公司统一制定的内部核算制度，组织本店的会计核算工作。4、独立建账的门店资金财务可根据本制度制定实施细则并报集团资金财务总部会计管理部备案。5、本制度由集团资金财务总部会计管理部负责解释并组织实施。第二节 库存单据核算流程一、库存单据分类1、验收单：生鲜验收单 送货验收单 紧急验收单 赠品验收单2、退货单：商品滞销、量大、过期、破损或无

19、法再次销售3、配送单：门店与配送中心之间商品的调配 正配 返配4、调拔单：门店内部各商品部之间商品的调配5、报损单：商品无法再次销售，供应商不同意办理退货 承担方式：供应商承担 责任人赔偿 公司承担6、领用单：供应商领用 销售领用 行政领用 赠品领用7、调价单：调售价 调进价 库存金额变化单8、盘点单：盘盈、盘亏9、清转场单：供应商停止合作、原合作供应商将合作权转移至另一个供应商二、单据传递1、每日上午10时，收货部将前日库存变动所生成的验收入库单、配送单、退货单、调价单、报损单、调拔单、领用等单据，附相关原始单据传核算会计签收。2、每日接单后，核算会计首先核对单据与附件内容是否相符、各项手续

20、是否齐全。如完全相符则根据相应单据编号在商业系统中核算，然后在U8中填制凭证。不符，则做好退单登记并通知收货部在三天内查明原因，若三天内查不清原因的，报本部门经理处理。3、每日下班前核算会计应将当日所接单据全部入账（回传单据除外）并打印、审核完毕。次日接单前将已经完成的凭证交当日凭证经管人复核并签名。凭证经管人将收到的凭证按凭证号排好序，统一放入凭证保管箱。4、当日凭证经管人应查询前一日已经完成的所有凭证，及时将已经完成而未能排序保管的凭证号码，上报部门主管。5、 每月8日，核算会计将打印好的上月库存电脑记账凭证装订成册，交档案管理员签收归档。三、 会计账务处理规范(一)、基本原则：1、 商品

21、核算采用进价核算，先进先出的原则。2、 及时认真审核商品验收入库、调拨、配送、调价、退货、报损的各种单据，及时准确地进行账务处理，做到账账相符、账实相符。3、 商品核算按财务课分类，分为食品、粮油、洗化、日杂、家电、服装、针纺、水果、蔬菜、干货、水产品、熟食、肉、面包。分类别后再按17%、13%、零税率三档税率细分（或按三级管理科目细分）。 （二）、商品验收核算程序1、 接单：核算会计接到收货部传来的单据，首先要在第一时间内核对接受的单据与单据交接本上所登记的内容是否相符，如不相符，及时查找原因；如相符则在交接本上签名确认并注明接单时间。2、 审单：原始单据是财务记账的依据，必须认真审核电脑验

22、收单与所附原始单据是否相符，是否有相关责任人签名，各种手续是否齐全，如手续不齐则不予受理。 、送货验收审核正式验收单是否附有电脑订单；审核电脑订货单上是否加盖供应商公章或送货专用章；审核正式验收单上的验收数量与订单上手工填写的实收数量是否相符；审核验收单上是否加盖“收货专用章”，是否有收货部主管或助理、收货员、供应商签名； 紧急验收：（注：烟草、盐、宝洁验收全部做紧急验收）审核正式验收单是否随单附有供应商送货单、手工紧急验收申请单；审核手工紧急验收单上是否有分店总经理审批签名；审核供应商送货单上是否加盖供应商公章或送货专用章；审核正式验收单上的验收数量是否与供应商送货单上手工填写的数量是否相符

23、；审核正式验收单上是否有收货员、供应商签名；自购验收：审核正式验收单是否随单附有货物清单；审核正式验收单上的验收数量与货物清单上的数量是否相符；审核货物清单是否有同去采购的财务人员、采购人员、商品部人员的签名；审核验收单上是否有收货部主管或助理、收货员、所有采购人员签名；审核正式验收单上是否加盖收货专用章；赠品验收：同送货验收，注意进价为03、 账务处理：具体账务处理详见富港百货会计核算制度常规验收、紧急验收等验收单 进入商业软件系统进行核算记账；记账完成后进入用友系统编制凭证；将凭证打印出与原始验收单核对，核对时一定要核对凭证上单号、供应商名称、金额与原始验收单单号、供应商、金额是否一致，只

24、有完全一致才能装订。自购商品验收单：个人借款购买的商品验收单供应商直接结算的自购商品验收单（三） 配送核算程序：1、接单：详见验收单接单部分；2、审单：审核正式配送单是否随单附有手工调拨单，如有手工调拨单则核对手工调拨单手工填写的实收数量与正式配送单上实收数量是否一致；审核正式配送单上有无配出地库存主管、配入地收货员、分店商品部营业员的签名。3、账务处理：配送单采取汇总表的方式进行记账，具体操作如下：每日10：00前，从商业软件报表查询模块中按财务课、按配入地审核日期打印出配送单汇总表；将电脑部传来的配送单按财务课、按配入地审核日期分类，并将配送单与之相应的配送单汇总表中的单号核对，核对相符的

25、，将配送单附在相应的汇总表后填制记账凭证； 配送中心配往成都地区内分店： 成都地区内分店调往配送中心：由配送中心配往独立核算分店（如北京、深圳）视同销售具体账务处理详见富港百货会计核算制度4、未到的配送单登记在专用登记本上，并注明日期及配送单汇总表的凭证号，及时向收货部催要；5、 收到未及时传到且已入账的配送单后，应从专用登记本上查找该配送单所对应的凭证号，并及时将配送单附在该凭证号后，同时在登记本上注销该单号。（四） 退货核算程序：公司退货一般商品由各门店先调回配送中心，然后由配送中心统一办理退货；生鲜商品、冷冻食品等易变质的商品由卖场直接退给供应商。1、配送中心退货审单：按以下步骤审核单据

26、： 审核正式退货单是否随单附有退货通知单、专用的退货收条； 审核正式退货单上的退货数量、金额与退货通知单上实退数量、金额及收条上金额是否一致； 审核退货通知单上是否有退货主管、退货人员、资产安全管理部、供应商签名、是否加盖退货章； 审核收条上是否有供应商签名及其身份证号码。账务处理：具体操作流程与验收单操作流程相同，具体账务处理详见富港百货会计核算制度2、分店退货审单：同配送中心退货相同账务处理：具体账务处理详见富港百货会计核算制度（五）调价核算流程1、审单：接单后要认真审核调价单是否有经营管控部主管、调价员签名，是否附有调价通知单，库存金额变化单是否与调价通知单上的内容相符，调低进价的，调价

27、通知单是否加盖供应商公章。2、账务处理：具体账务处理详见富港百货会计核算制度3、调进价不调库存的调价单不需要入账，调售价单不需要入账，严禁调高库存进价。（六）商品报损核算流程1、审单：按以下步骤审核报损单：审核（正式）报损单是否附有手工报损申请单；审核手工申请单上的报损原因及是否有收货部主管、分店副总经理以上领导签名；审核手工报损单上是否有收货部、资产安全管理部的签名；审核（正式）报损单报损数量与手工报损单的数量是否相符。2、 账务处理：报损单要根据报损原因的不同进行不同的账务处理：由自然损耗造成的由公司相关部门承担，增加其销售费用 由供应商造成的冲减该供应商的应付账款：由管理人员管理不善造成

28、的由相关责任人承担损失：（七） 领用单核算流程1、供应商领用：核算供应商领用自用品的成本，如电子称条码纸、销售单等印刷单据等2、行政领用：正常销售商品转为赠品3、销售领用：主要是生鲜部门领用其他部门的商品审单：除行政领用单的审核权归财务外，供应商领用及销售领用权归门店收货部账务处理：具体账务处理详见富港百货会计核算制度（八）调拔单核算流程（九）商品清场、转场核算流程 详见商品清转场操作流程（十）盘点核算流程 详见盘点操作流程 第三节 材料物资、低值易耗品一、材料物资材料物资指企业库存的用于经营业务、设备维修、劳动保护、办公等方面的材料用品。1、材料物资易耗品的分类购物袋：建议立项为商品保鲜碟膜

29、厨房用品卷装袋收银纸电脑打印纸标价签清洁用品（垃圾袋等）电子称纸印刷单据包扎用品（包扎绳、封口胶等）办公用品企划制作材料标识牌购物卡工服2、材料物资的购进：具体账务处理详见富港百货会计核算制度3、材料物资的调拨同商品调拔一致，调到独立核算店视同销售4、材料物资的领用：各门店经营部门根据经营需要定期到指定存放地领用材料物资，保管人员按月汇总各部门领用各类物资的数量和金额，交财务部门进行账务处理。 固定供应商的零星小额材料物资（易耗品）的采购，费用核算会计根据采购经办人办理的报销凭证经审批后，进行账务处理。5、材料物资的盘点盘盈盘亏经批准，转销盘盈经批准，转销盘亏具体账务处理详见富港百货会计核算制

30、度二、低值易耗品1、范围低值易耗品是指单位价值在200元以上，不列入固定资产管理的工具、器具。2、低值易耗品的购进3、低值易耗品的领用与摊销特别提示：低值易耗品实行五五摊销。具体账务处理详见富港百货会计核算制度第四节 生鲜核算工作细则一、生鲜核算分类1、供应商送货：有签订购销合同的其核算流程同购销一致，无合同的需先报批再采购，无报批的不能办理结款事项2、自行采购二、自采流程1、每天（周）提报第二天（周）自采预算单，包括自采商品、数量、进价、规格、金额、自采目的地、自采原因报相关人员审批借款2、审批同意后派采购员、收货员、出纳、资产安全管理员一同前往目的地自采3、职责划分：采购员：负责查找货源，

31、同农户商讨价格，填写自采验收单收货员：负责商品质量的检验、验收商品数量，负责组织装车出 纳：负责核对自采商品数量、进价及其他零星开支的计算、付款，对各种开支的合理性、合规性进行监管，并保证资金的安全性资产安全管理员：负责出纳及资金的安全性，对各种交易过程中是否存在舞弊、以次充好等违规情况进行监管4、 自采完毕后，采购员、收货员、资产安全管理员在自采单上签字确认，一式四联，门店收货部第一联，出纳第二联，采购第三联，收货员第四联区域品类采购每天（周）提报第二天（周）商品采购预算表报区域品类采购经理、区域采购总监审批采购填制商品现采申请单报批3万元以上3万元以下集团相关领导审批区域财务、区域总经理审

32、批同意区域采购负责组织相关人员，区域财务总监安排采购付款人员和资金收货人员：负责商品质量的检验、验收商品数量，负责组织装车财务人员：负责核对自采商品数量、进价及其他零星开支的计算、付款资产安全管理员：负责出纳及资金的安全性，对交易过程进行监管采购员：负责查找货源，确定进价，填写生鲜收购单收货部根据生鲜收购单进行收货，出纳回公司清款三、生鲜结算办法（一）供应商送货1、 供应商结算货款前，必须按以下步骤做好审核工作：第一，要核对供应商应付账款余额（现金七天结款，不挂供应商往来的除外）与应结款是否足款；第二，鉴于生鲜供应商送货不稳定，季节性强，供货期限短，随意性教大的特点，结算供应商货款时，一定要查

33、询供应商上期送货后到该期货款结算期间供应商是否送货，如无送货，则应暂停结款，查明原因，如供应商属终止合同的，应待供应商办理完清场手续后再行付款；第三，生鲜核算会计应及时进行生鲜商品验收入库账务处理，以及时反映应付账款余额，提高应付账款的准确性。2、 结算供应商货款时，须仔细对照供应商合同资料，计算供应商进场费、条码费、水电费、卫生费、年佣、销售奖等扣项费用，不得漏扣、少扣或不扣。3、 付款审批单经领导审批后，同购销常规商品操作一致。 （二）自采商品1、自采商品进价的核算：核算员根据自采出纳交回的自采单登记自采商品名称、数量、付款金额，倒算进价，同时需将自采过程中产生的合理杂费按金额分摊至每一种

34、商品；如果未取得发票，还需将税务局代开发票税额及附加税进行分摊2、门店收货部根据财务核算会计下发的进价进行收货处理3、自采出纳至费用会计处交回借款余额。4、自采账务处理（具体账务处理详见富港百货会计核算制度：、借款： 、退回借支： 、验收入账：、税务会计代开税票 、结算会计提取结算单 四、生鲜报表的编制为及时反映各分店生鲜经营成果，监督各分店商品报损、费用开支情况，生鲜核算会计应在每月4日之前编制分店生鲜核算经营成果报表。具体包括以下报表：1、 生鲜月度经营分析报表。该报表内容包括各课上月的销售收入、购进成本、盘店金额、销售成本、销售毛利、销售毛利率等指标。2、 生鲜商品报损表。该报表包括部门

35、及部门内各课报损额、进货成本、报损率等指标。公司制定各门店生鲜正常报损率指标，超出报损指标的将由公司追究相关部门负责人的责任。3、 分店生鲜部、鲜活部经营成果分析报表。该报表主要包括部门毛利总额（含自营毛利和专柜毛利），部门费用支出情况（含部门分摊的卖场租金、水电费、固定资产折旧、员工工资、低值易耗品费用、汽车使用费等），部门经营净利润等指标（不含税金分摊）。用以反映生鲜经营部门的最终经营成果。4、 分店小吃档经营成果分析报表。该报表包括小吃档经营收入、小吃档经营成本、小吃档经营费用及小吃档经营利润。用以反映小吃档最终经营成果。5、 分店员工餐厅经营成果报表。该报表含分店员工餐厅的销售收入、销

36、售成本、经营费用等指标，用以反映分店员工餐厅的实际经营成果。五、生鲜合同的管理1、 为便于生鲜货款结算，生鲜供应商合同由会计管理部会计文员保管。2、 生鲜商品结算分月结、半月结、7天结三种结算方式，会计文员收到采购部合同文员传来的合同后，应及时将合同交生鲜核算会计逐项审核，审核内容有：供应商名称、供应商代码、送货商品类别（附商品名称）、送货地点、结算票据（增值税发票、普通发票等）、结算方式（汇票、支票、现金），合同有效期限，合同以外是否附补充协议，审核补充协议扣款内容，扣款条款是否清晰、完整。3、 生鲜核算会计将审核无误的合同交会计文员，会计文员按结算期将合同进行归类后，根据供应商的合同条款约

37、定事项和补充协议具体扣款条款，按供应商结算期限、供应商送货类别编制生鲜商品结算资料明细表，分发给各生鲜核算会计，对新增供应商及其结算资料，生鲜合同管理员应及时补充结算资料明细表并同志各生鲜核算会计，以便能及时对照办理供应商货款结算。4、 对供应商中途变更货商名称等其它变更事项，生鲜合同管理员应核查变更程序及变更内容是否符合公司结算规定，对不符合公司结算规定的合同变更应通知采购部业务人员进行修改，对因合同资料变更及合同到器续签合同而使结算资料变动的，合同管理人员应及时修改结算资料明细表并通知生鲜核算会计，按变更后的资料条款办理结算。第五节 现金自采细则（除生鲜）一、注意事项1、采购信息管理注意事

38、项采购自采信息要准确，（排除应急自采外）采购商品要求是以生产厂家为主；（生鲜以基地为主）。在价格上要对比市场，价格要有绝对优势和竞争空间，若自采商品没有价格优势，门店商品部可以拒绝收货。2、自采商品管理注意事项未加工商品：价格低，质量较差需加工处理。已加工处理好的商品：价格相对较高质量好（但必须达到有竞争空间），达到可直接销售的标准。（若出现质量和价格不相符的情况，门店商品部可以拒绝收货）。3、自采现金管理注意事项自采现金只能由财务专员管理支付货款，采购人员不能参与管理和支付货款，否则属于违规行为。4、现金自采商品时间管理自采商品必须有时间管理规定，对于生鲜类自采商品必须在第一时间内从基地运回

39、公司门店收货处进行验收，若人为拖延时间造成的损失由参加自采的所有人员赔偿。（其它现采商品以双方预定时间为准）。若自采途中出现特殊情况应第一时间通知所有参加自采人员相对应的部门第一负责人，第一负责人第一时间给予解决处理，杜绝损失的发生。二、自采流程图（除生鲜）区域品类采购填制商品采购预算表报区域品类采购经理、区域采购总监、区域财务总监、区域总经理审批报集团采购总监审批同意不同意集团采购填制商品现采申请单报集团采购总监、分管副总、财务总监、总经理审批（10万元以上报董事长审批）同意集团采购、财务将审批同意的商品现采申请单知会区域对口部门区域采购负责组织相关人员，区域财务总监安排采购付款人员和资金收

40、货人员：负责商品质量的检验、验收商品数量，负责组织装车财务人员：负责核对自采商品数量、进价及其他零星开支的计算、付款资产安全管理员：负责出纳及资金的安全性，对交易过程进行监管采购员：负责查找货源，确定进价，填写订货单收货部根据订单进行收货，出纳回公司清款备注：1、品类采购必须提前三天以上时间填写现金自采审批表，以保证财务备款的充足时间。2、现金采购原则上由财务出纳及资产安全管理员一同付款。3、如为货到付款或转账付款，则出纳不需陪同采货。4、现金采购由出纳或财务付款人员填制借款审批单；转账付款由结算部门填制付款审批单。三、自采结算（除生鲜）1、对于除生鲜商品以外的自采商品，必须取得真实、有效的增

41、值税发票。2、自采商品付款方式分为：现金结算、转账结算 自采商品付款期分为：现结 周结 月结或其它结算方式3、收货部根据采购填写的订货单及实物进行正常的验收流程，商品进价以增值税发票上标明的进价进行验收。4、资金财务部出纳根据增值税发票上注明的金额付款。5、结算会计根据结算流程提取验收单，办理结算手续，冲减自采出纳人员的借支。6、账务处理：同生鲜。四、注意事项1、每周、每月需对自采出纳的借支款项进行核对、清理，原则上是没有余额，如有差异，需在三天内查明原因，并上报区域资金财务经理；差异额在5000元以上或三天内未查明原因的，需上报区域资金财务总监及集团财务总监。2、除生鲜以外的自采付款方式尽量

42、采用转账的方式，由结算会计填写付款审批单付款；为了减少公司的风险，付款期尽量延长，或根据库存的消耗量采取比例付款。3、生鲜自采过程中发生的合理费用全部核算进入商品成本；其他商品自采过程中发生的费用，如运输费、装卸车费、过路费等记入期间费用-机动车费。4、自采所需表单第三章 会计电算化工作规程第一节 电脑操作规定为加强电脑操作、保养的管理，提高电脑使用寿命，确保信息系统的安全，特制定本规定。1、 资金财务总部电脑是为财务部会计人员工作而配备的，未经部门经理批准，非本部门人员不得动用财务电脑。2、 严格按规定使用电脑。开机时，应先打开总电源，再打开显示器电源，然后打开主机电源。关机时，应先按步骤正

43、确退出，然后关主机电源，显示器电源，再关总电源。3、 使用自己的用户名和密码登陆电脑系统，严禁借用、盗用他人密码进行操作，操作完毕，应立即退出，以防他人盗用。4、 妥善保管好操作密码，若因密码泄露，造成他人盗用，必须追究相关责任人的责任。5、 严格按规定的权限进行操作，不得进行与工作无关的操作，不得随意进入与工作无关的程序、模块。严禁私自安装任何程序、软件，严禁复制、删除电脑内任何资料。6、 不得在电脑内编辑、保存与工作无关的文档，会计管理部将指定人员对电脑内文档随时进行检查，若有违反，除删除文档外还将对使用人予以处罚。7、 爱护电脑设备，每天上班前，应清扫本人电脑上的灰尘，确保电脑的清洁。下

44、班前，应及时关闭电源。打印机由连接的本地电脑使用者负责管理，应及时清扫上面的灰尘，下班后检查电源是否关闭。8、 使用打印机时，应先检查打印机是否连接好，打印纸是否安装好，打印时，应随时照看，以防卷纸和错位，造成打印机损坏和纸张浪费。9、 使用电脑与打印机出现故障时，应立即与电子信息总部维护员联系，由其负责排除故障或修理，不得自行拆开机件排除故障。违者将予以处罚。10、 使用POS系统出现故障时，应将问题及时向电子信息总部维护员反馈，由其联系软件开发商解决。使用财务软件出现故障时，应将问题及时向资金财务总监反馈，由其联系用友公司维护员解决。11、 严格遵守上述规定，违规操作的，除赔偿损失外，将视

45、其情节给予书面指导、留用察看和辞退处理。第二节 会计电算化工作规程一、为规范会计电算化工作，确保会计核算工作质量，根据会计电算化工作规范，结合本公司实际，特制定本规程。二、系统配置：1、 公司所有核算单位必须统一使用由集团购置的财务软件，严禁私自更换财务软件和财务软件版本升级。2、 财务软件必须符合财政部的规定要求，禁止使用未通过财政部门审定的财务软件。三、用户设置：1、 公司所有会计人员均属于财务软件操作员。会计人员必须能熟练操作电脑，且具有会计电算化上岗证。2、 新员工入职试用十五天后，因工作需要，需使用财务软件的，由本人填写上机操作审批表，经部门主管审核后，并根据工作范围，确定所需的工作

46、权限，报公司财务副总经理审批后，方可设置操作员岗位及相应的操作权限。四、用户操作：1、 账套初始须设置账套时，须由资金财务经理填写建账审批表，经资金财务部总监批准后，并在资金财务部总监指导下，方可建立账套并进行账套初始化。2、 登录账套操作员应严格按照规定步骤进行操作：先单击总账模块图标，稍过片刻会现一个消息框，选择账套号及会计年度，选择操作员姓名，录入操作员密码，单击回车键，就可进入到账务处理系统。3、 会计科目设置公司所有核算单位必须按照规定范围设置会计科目，不得随意增添或减少会计科目。操作员在业务操作中需新增科目的，应先填写会计科目设置审批单，经本部门经理审核后，报公司财务总经理核准。会

47、计管理部经理根据科目设置审批单设置科目。会计管理部经理设置好科目后，将科目代码填写在申请单上，并将申请单妥善保管以作备查。4、 填制凭证操作员填制凭证时，应选择凭证类型。填制凭证时，每笔会计分录应有相对应的凭证摘要，不能机械地沿用上笔会计分录的摘要。凭证摘要应简明扼要（摘要不能以逗号分隔）。常用摘要可以在系统里预先定义好，调用时只需录入常用摘要代码即可。输入科目代码后，应检查显示出可科目名称是否正确，严禁击键录入错误。输入金额后，应与原始单据相核对，严禁录入错误。每月4号以后，不允许再填制上月凭证，特殊情况的，须经会计管理部经理批准。5、 凭证打印凭证填制完以后，应及时打印。打印凭证时，应先检

48、查打印机是否连接好，打印纸是否装好，打印时，应随时照看，以防卷纸和错位。凭证打印完后，应与所对应原始单据相核对，无误后，将原始单据附在凭证后。如有错误，应及时修改，修改后重新打印。6、 凭证审核采取交叉审核。会计凭证审核内容：填制凭证是否及时；凭证类型是否准确；摘要是否清楚、简要、恰当；科目运用是否准确；金额及借贷方向是否准确。审核无误后，应在 财务系统里单击审核键签名。未审核的凭证可以直接修改，已审核的凭证若要修改，须审核人取消审核后方可修改。修改后的凭证须重新打印。审核凭证发现错误的，应责成填制人立即修改，并根据不同的错误类型逐笔登记，月末汇总上报财务总监。7、 账簿查询、打印账簿查询应录

49、入查询条件：会计科目与时间段，严禁不录入查询条件直接按查询确定按纽，以免造成系统死循环。一般操作员只能查询与工作相关的科目的明细账，总账及其他综合账表须经财务总监审批方可设置查询权限。部门主管以上的操作员才有明细账打印权限，一般操作员需打印明细账的，由部门主管审定并负责打印，严禁直接将密码借与一般操作员操作。年终清算后一个月内，会计管理部应将上年度总账及所有明细账打印出来，装订成册交档案管理员保管。8、 记账、结账凭证审核后方可记账，记账后凭证不能再修改，如有错误，须填制凭证予以更正。凭证全部记账后方可结账，结账后系统自动到下一个会计期间，上一个会计期间不能再填制凭证。记账、结账由会计管理部经

50、理负责操作，应尽量在下班后或休息日操作，以避开系统登陆高峰期。9、 报表生成账套初始设置时，应对报表（资产负债表、利润表、现金流量表）公式进行定义。每月4号前，所有凭证记账后，由会计管理部经理汇总上月数据，生成上月报表（资产负债表、利润表、现金流量表）报表生成后，应即时打印，交资金财务总监审核后，报送公司领导及档案管理员存档。10、 数据备份每天下午5：00，会计管理部经理应对财务数据进行备份，确保数据的安全。备份前，应在服务器上建立专门的备份目录（*bake），并在其下面建立A、B两个子目录。日期为奇数时，数据备份到A目录里，并先将A目录旧备份文件删除；日期为偶数时，数据备份到B目录里，并先

51、将B目录旧备份文件删除。年度终了，由会计管理部经理会同电子信息总部将上年度财务数据备份到光盘，交公司总经理保管。第四章 收入、报表相关操作第一节 工作分类1、 收入、报表会计的工作分为：日常账务处理与监控、各类报表的编制与统计、各类报表的分析2、日常账务处理与监控主要是：营业收入（含批发、员工餐厅）、储值卡收入、通道收入、其他零星收入（分店工本费、遗留款、押金等）、POS刷卡到账收入、办理银行卡退货和重复刷卡、月末分解及结账七大部份，每月前三周每周对账表进行一次检查，第四周每天检查一次。3、主要报表如下：资产负债表、利润表、现金流量表。第二节 收入具体操作一、 营业收入即前台系统收入。当天营业

52、结束后将款项暂存到收款室，次日早上由收银、资产安全管理部、出纳三方当场将款提出清算，清算完毕后由出纳存行，经财务主管审核后会计入账。收银日报表（财务主管检查，12点后会计打印入账），具体账务处理详见富港百货会计核算制度。二、批发收入即后台系统收入。由团购部根据大客户的要求，经大客户确认后将款项交出纳存行（同时检查毛利率等指标），财务主管审核批发单，凭此发货并交会计入账。财务收款并确认毛利率，财务主管审核，会计入账，具体账务处理详见富港百货会计核算制度三、 员工餐厅款作为员工福利，不作收入核算。系统自动核算收款金额，由收款员确认长短款，并交会计入账。小吃部收银日报表（会计打印入账），具体账务处理

53、详见富港百货会计核算制度四、 购物卡收入即预售收入。由团购部根据客户要求，经客户确认后将款项交出纳存行（同时检查折扣赠送等指标），财务主管审核购物卡售卡单并交会计入账。财务收款并确认折扣赠送情况，财务主管审核，会计入账，具体账务处理详见富港百货会计核算制度五、 积分返利即积分赠送购物卡，由团购部根据顾客积分情况进行制单，财务主管审核购物卡售卡单并交会计入账。确认积分赠送情况，财务主管审核，会计入账，具体账务处理详见富港百货会计核算制度六、 通道收入即供应商费用收入。由结算会计与供应商对账确认费用金额并开税票，会计开票缴纳费用，财务领导审核付款会计入账。费用账扣由结算会计处理，缴款由收入会计处理

54、，具体账务处理详见富港百货会计核算制度 七、 其他零星收入即员工及顾客和供应商临时费用收入。员工办理证件或处理废品或供应商临时费及顾客遗留的物品和处理偷盗赔偿等，由员工及经办人到出纳处交款，出纳打印客户收款单传会计入账。具体账务处理详见富港百货会计核算制度八、 POS刷卡到账收入即顾客持卡在商场消费收入。顾客刷卡消费后，次日由收款员录入系统，财务主管审核确认长短款，银行定期将款项及明细转入我司，会计根据明细核对确认到账情况并入账。支付流水清单与银行明细核对，具体账务处理详见富港百货会计核算制度九、 银行卡退货由各店接待顾客并填写资料等，传会计确认，通知银行退款后入账。账务：与POS到账账务合并

55、处理。十、 银行卡重复刷卡由各店接待顾客并填写资料等，传会计确认，通知银行退款后入账。确认重复刷卡已到账，与银行办理退款账务：与POS到账账务合并处理。十一、收银员短款调整证明即银行卡单留错存根，退货时TSM系统调价。由收银员填写情况说明，经相关部门复核，财务主管确认传会计入账。确认原消费金额，与现系统金额的差额，具体账务处理详见富港百货会计核算制度十二、月末收入分解即分解综合销售与批发销售。每月一号制作收入分解单据，复核审核，转入用友系统生成凭证。路径：此项需系统提供支持，具体账务处理详见富港百货会计核算制度 十三、月末提税首先提退货价差销项税、增值税专用发票进项税和电费等通道收入进项税转出

56、，再提消费税和营业税，最后提流转税附加税。各税种计税税率为：消费税5%、营业税5%、城建税7%、教育费5%、企业所得税25% 具体账务处理详见富港百货会计核算制度十四、结转零星科目即收银短款、员工餐厅、储值卡大余零回收金额和增值税结转。增值税借方余额不结转。具体账务处理详见富港百货会计核算制度十五、季末计提企业所得税即季度终了预缴企业所得税-科目余额表，具体账务处理详见富港百货会计核算制度至此账务处理完毕，进入结账环节十六、结账。结账首先对固定资产模块进行结账，再对总账模块结账，最后生成会计报表。路径：1、固定资产模块与总账模块进行资产类别金额核对2、用友系统固定资产结帐3、用友系统期末处理月

57、末结转自定义转账执行4、用友系统期末处理试算平衡5、用友系统结账6、用友系统UFO生成会计报表第三节 主要报表的编制一、资产负债表二、利润表三、现金流量表以上三表的编制详见富港百货会计核算制度第三章第五章 积分卡管理规定一、 积分卡的发放1、门店所属的团购主管预计月度发卡量，资金财务主管确认后每月5日前将卡的需求计划报区域分公司资金财务部汇总，由低值易耗品采购员统一订货；2、积分卡空卡由分店出纳人员负责保管，登记台账；3、顾客积分卡办理统一集中在门店团购部，其它部门一律不准随意发放积分卡；4、在思庆家超市当日消费达到规定标准的，凭当日电脑小票和个人身份证可到商场团购接待处填写“积分卡发放登记表

58、”，另加2元换领一张思庆家积分卡，每人限领一张。5、团购部工作人员在交接班时，将“积分卡发放登记表”及积分卡一起交接，当日收取的积分卡工本费要在营业结束后及时上交财务；6、若积分卡遗失或损坏，需持两张以上有原积分卡号码的购物小票和办卡人有效证件到团购接待处交纳工本费2元补办新卡。旧卡积分经资金财务审核无误后转入新卡；7、如积分卡失去磁性，可到门店团购部加磁；8、如因积分卡本身质量问题造成刷卡时的故障，团购部应免费为顾客补办积分卡，同时收回旧卡；9、本集团发行新版卡，旧卡继续有效。旧卡顾客也可自愿加2元工本费更换新卡，原积分转入新卡，并从更换当日起继续累计；10、本卡办理后不予退卡。二、 积分卡

59、的使用1、积分卡在思庆家本区域内各门店通用，积分卡只做记录积分使用，不能消费；2、顾客购物结算前须出示积分卡，结账后补交无效；退、换货时积分做相应冲减；3、收银员应在买单前主动询问顾客是否有积分卡，如有则按“会员卡”键，扫入积分卡，不允许手工录入；4、顾客所购买的商品如能享受积分，系统会自动进行积分，并在本单收银小票下端显示本次积分和最新累计积分；5、在前台POS机上进行退货时，收银员应检查小票上是否有积分卡信息，如有必须先录入积分卡，然后再按“退货”键进行退货，退货将直接扣减积分。三、 积分标准1、凡购买能积分商品，购物满1元积1分，满2元积2分，以此类推积分；2、购大小家电、金银首饰、进口

60、钟表满20元积1分，满40元积2分，以20元的整数倍类推积分；3、商品按小类或单品设置积分计算方法；4、以下情况不参加积分返利：专柜自己收银的商品；特价商品。四、积分、返利1、顾客持积分卡购物时，系统按积分标准给予积分。另外公司将不定期针对持卡人举办积分特别优惠活动；2、积分卡在办卡之日起两年以内的未返利积分将被电脑自动清除，请及时办理返利；3、有效期内，积分达规定的返利标准的，可持积分卡及办卡人有效证件到各门店团购接待处办理返利，兑付返利后，扣除相应积分，剩余积分可从返利之日起继续累计；4、所有返利以赠送返利卡的形式实现，不兑换现金。持赠送的返利卡可以在本区域内各门店购物；5、公司只接受办理

61、累计积分满1500分、3000分、5000分、10000分的返利手续，不同卡号的积分卡积分不可累计；6、1500分返15元，3000分返30元，5000分返55元，10000分返110元；7、顾客办理返利卡时先出示积分卡，团购人员根据卡号先查询顾客的积分总额，根据公司返利标准确定返利额，审核后将返利卡交给顾客。8、积分返利卡属于公司给顾客的让利，一律不予退卡；9、积分返利卡购物时，等同于购物卡，收银员按“购物卡”键后刷卡，使用完收银员收回该卡。五、注意事项1、收银员不准携带钱、积分卡等上机；2、严禁员工穿工衣使用积分卡；3、员工在帮顾客买单时严禁使用自己的积分卡，一旦查出，严肃处理；4、顾客购物时，不按规定使用积分卡，员工要劝阻；5、每日资产安全管理部及营运部对系统积分异常情况进行监控。第六章 购物卡管理规定一、空卡管理1、门店所属的团购主管根据购物卡售卡情况预计月度发卡量，门店资金财务主管确认后每月5日前向区域资金财