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1、电子公司办公设施管理作业指导书1、目的为了更有效地管理办公设备,使其在公司经营和管理中充分发挥作用，提高工作效率，特制定本制度。2 、适用范围 适用于办公桌椅、文件柜、各种办公用具、电话、传真机、电脑、打印机、音响设施等办公设备管理。3、 职责和权限 3.1办公设备使用人负责办公设备的正确使用和日常维护与保养。 3.2人事行政部负责办公设备的采购、维修与故障排除、日常检查、管理等工作。 3.3人事行政部负责办公设备的报废处理工作。 3.4人事行政部为本制度的归口部门，负责本制度的编制及落实执行工作。 4、作业内容4.1办公用品管理规定4.1.1 办公用品分为耐用办公用品与易耗办公用品。4.1.
2、2 耐用办公用品包括：电脑、打印机、传真机、复印机、扫描仪、黑板、钉书机、剪刀、尺子、印泥、夹子等。4.1.3 耐用办公用品于员工入职时发放，原则上不再增补，若破损残旧需要更换的必须以旧换新。4.1.4 易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。4.1.5 部门所需用品包括：打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、白板笔、涂改液、固体胶、胶水、钉书机等。4.1.6 个人所需用品包括：水笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、回形针、橡皮擦、信笺纸。4.1.7 人事行政部每月需统计各部门办公用品领用数量并定时公布。4.2办公用固定设备管理4.2.1 办公用固定设备包括桌椅、文件柜、电话、传
3、真机、电脑、打印机、复印机等。4.2.2 人事行政部每年6月、12月对固定资产进行两次全面盘点（由二人以上参加），核对财产数量。4.2.3 各项固定设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由人事行政部统一保管并建立设备管理档案。4.2.4 员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要关闭所有设备电源，检查容易发生危险的器具，保证安全。4.2.5 任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负；不得将游戏光盘及外来软件、磁盘放入计算机内使用，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人承担。4.2.6 办公设备使用人要负责所使用的设备始终处于整洁的状态。4.
4、3新增设备的规定4.3.1 新增设备，由使用部门主管填写申购单，经人事行政主管审批，特殊设备（或价值超过五百元的）需经行政副总经批准后，交人事行政部负责采购。4.3.2 采购的设备，需由使用部门和网管进行验收，确认合格后填写入库单，并由人事行政部人员负责在办公设施台帐中登记。4.3.3 人事行政部负责组织人员安装调试，电脑及其它软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由人事行政部保管并建立设备管理档案。4.4设备的使用和维护规定4.4.1 各部门负责人本着“谁使用谁管理”的原则，确定办公桌椅、文件柜、电脑及相关设备的使用人为该设备的管理人。“设备使用人”负责所使用办公
5、设备的保管、正确使用、日常维护、设备故障申报等工作。4.4.2 设备使用人要规范操作，关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。4.4.3 电脑使用人要负责定期完成所使用的电脑及相关设备的日常管理和维护，包括磁盘文件整理、杀毒、文件备份等工作。4.4.4 公司其他设备如打印机、投影仪、数码相机等办公设备在使用时，应认真阅读使用说明书严格按照操作说明操作。4.4.5 打印机、传真机及其它附属设备的耗材更换，必须向人事行政部申请，经人事行政部联系更换时，填写入库单，分别交供应商结帐、人事行政部备查。4.5办公设备检查与检修规定4.5.1 人事行政部为办公设备检修维修管理的职能部门，负
6、责制订办公设施年度检修计划,并按计划实施检修，并做好办公设施检修记录。4.5.2 人事行政部负责督促使用部门依照维修程序对设备进行维修和保养。在保修期内，按保修约定维修；保修期外，由人事行政部根据实际情况联系相关技术人员进行维修。4.5.3 设备使用人要注意设备运行情况，出现异常或故障时要及时申报，保证设备得到及时有效的维修。设备发生故障，设备使用部门负责人需填写工作联系单，报人事行政部联系维修事宜。一般故障，由人事行政部协调网络管理员或设备维修员排除；严重故障、涉及更换配件，由人事行政部联系相关外协维护单位进行维修。4.6设备的借用规定4.6.1 公司投影仪、笔记本电脑、数码相机、录音笔等设
7、备日常管理工作由人事行政部负责，部门使用须到人事行政部办理借（领）用手续。4.6.2 借用公司设备应爱护使用，严格按照说明书操作，使用中随时注意设备状况，发现异常应及时通知人事行政部以及时维护。4.6.3 借用设备丢失或人为损坏，一经核实，借用责任人应照价赔偿，恶意损毁应照原价两倍赔偿。4.7赔偿与罚款规定4.7.1 办公设备因使用操作不当出现人为损坏，经部门认定核实后，照原价赔偿。有意破坏设备，若经发现，部门认定核实后，照原价两倍进行赔偿，结果报人事行政部。4.7.2 办公设备专用于办公使用，除人事行政部指定人员外，任何人不得私自拆机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点，不得擅自挪作它用。
8、违反者，除赔偿损失外，对责任人处以100-1000元罚款。4.7.3 设备使用人不得有意破坏设备及附属设备硬件，若经发现、核实后照原价两倍进行赔偿。若使用操作不当出现人为损坏，经发现、部门认定核实后，照原价赔偿，结果报人事行政部。4.7.4 工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在电脑上安装各种游戏；禁止使用电脑下载游戏、电影、歌曲，违反者处以50-100元罚款。人事行政部将定期或不定期进行抽查，填写扣分（罚款）记录，对违纪者给予警告和处罚。4.7.5 公司禁止私自修改电脑的IP地址等办公设备的设定参数，以免影响网络的正常工作。除网络管理人员，任何人不可增删硬盘上的应用软件和系统软件，任何人不得
9、私自调整和更新电脑系统。发现有以上行为之一者，罚款50元。4.8办公设备的报废规定电脑、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门填写的办公设备报废申请单签字确认，报人事行政部，行政副总批准后人事行政部作报废处理，同时负责对报废处理的办公设备台帐进行消帐。4.9监督与检查4.9.1 各部门负责对本部门的使用情况进行监督。4.9.2 人事行政部负责对设备的使用和制度执行情况进行检查/巡查，对违纪者给予警告和处罚,并做好记录。4.10其它4.10.1 员工离职后，需将领用的办公设备、办公用具及办公室钥匙、门卡交还人事行政部并填好移交清单，若有损坏或丢失
10、，照价赔偿。4.10.2 办公用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机的迁移，需经人事行政部办理迁移手续后，方可执行。5、 支持性文件 无6、 记录表格6.1办公设备台帐6.1办公设备报废申请单6.3办公设施检修记录6.4办公设施年度检修计划6.5设施标识卡办公设备台帐编号：WI003-R001/A序号设施名称数量存放地点使用部门办公设备报废申请单设备名称设备编号使用部门使用人入厂日期申请报废日期报废原因使用人/日期部门经理/日期申请人/日期人事行政部/日期总经理批准： 签字/日期： 编号：WI003-R002/A办公设备报废申请单设备名称设备编号使用部门使用人入厂日期申请报废日期报废原因使用
11、人/日期部门经理/日期申请人/日期人事行政部/日期总经理批准： 签字/日期： 编号：WI003-R002/A办公设施检修记录编号：WI003-R003/A办公设备品牌名称规格型号资产编码S/CN码使用起止日期所属部门报修日期报修人报修数量预计维修金额前次报修日期维修后送还日期检修意见： 检修人/日期：故障分析及维修价格（维修单位填写）：更换材料名称 规格/型号数量单位单价小计 维修单位/日期（盖章）：维修后办公设备状况（验收人员填写）： 验收人/日期：送修日期送修人维修单位维修金额（材料费/维修费）办公设施年度检修计划编号：WI003-R004/A文件名称年度检修计划汇总编 码页 数实施日期制 订 人审 核 人批准人制订日期审核日期批准日期制订部门分发部门设备名称修理周期全年修理日程安排计划检修执行部门大修中修小修123456789101112部门： 填表日期： 设施状态标识卡使用编号： 名 称型号规格安装日期有效使用日期技术状态状态责任单位责任人 设施状态标识卡使用编号： 名 称型号规格安装日期有效使用日期技术状态状态责任单位责任人
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