行政前台岗位职责及工作流程.doc

行政前台岗位职责及工作流程 职务：行政前台 上级主管：行政经理工作对象：全司人员主要职责： 1. 日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 2. 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 3. 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 4. 公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。 5. 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 6. 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 7. 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 8. 公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。 9. 日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”） 10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排； 11. 负责员工外出登记； 12.公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通； 13.库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。 14.档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。 15.负责员工保险每日及时登记入网； 16.负责员工宿舍的安排协调等 17.公司负责人及部门经理交办的其他工作。 工作流程和工作要求： 一.接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。 1、工作流程： 1）客户进门起身迎接并询问来访事由，登记《客户来访登记簿》，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式。 2）如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻； 3）准备招待茶水饮料； 4）通知相关工作人员有人来访； 5）每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别； 6）客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁； 7）若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访 者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明； 8）及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复； 9）及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。 2、注意事项： 1)接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室； 2)《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录归档； 3)及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复； 4)不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 二.公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 1、工作流程： 1）电话响铃一声后，立即接听，“您好，嘉年华信息科技”，同时注意礼貌和商务用语； 2）接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和； 3）对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话； 4）通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒； 5）没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的； 6）将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上； 7）记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。 8）及时将用完的《来电记录表》归档。 2、注意事项： 1）来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和； 2）了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员； 3）如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）； 3、严禁事项： 1)来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁； 2)未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误； 3)《来电记录表》按年度不及时归档。 三、公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 1、工作流程（邮件签发及费用结算）： 1）公司各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。 2）合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《邮件发送登记表》的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。 3）需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《邮件发送登记表》，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托 运，自行寄出”。 4）根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。 5）对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因；月度超过2次事件后应汇报部门经理，提出解决办法。 2、工作流程（邮件签收）： 1)公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台签收，再分发至各收件人处。 2)收件人在收到行政前台分发的邮件后，应在《邮件签收登记表》上签字确认。 3)邮件、物品一经签收，签收人即对公司邮件、物品承担保管责任；如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的，签收人承担相应责任。 4)如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作。 5)如收件人不在公司，行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收；如本部门其他同事也无人在司时，行政人事部应电话告知收件人，按其要求保管邮件、物品或转交他人。 6)代收文件后，签收人应第一时间通知收件人，及时处理邮件、物品。否则，签收人应承担因此延误的相关责任。 7)对公司丢失文件情况做以记录，了解原因，马上汇报部门经理，提出解决办法。 3、严禁事项： 1)收件人未在前台确认，就擅自领走文件。 2)行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前，擅自将文件放置在办公桌上。 3)不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。 四、公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 1、 工作流程： 1) 每天早上8：50总经理办公室、副总办公室、接待室、会议室及公共办公区茶桌及地面卫生的清理，每日的环境维护保持清洁； 2) 下午17：30检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；下班后，保证门、窗的关闭，电脑、空调等电源的切断； 3) 保持办公区空气清新，公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗，以便空气流动； 4) 废旧办公家具及设备等处理及时（处理费用定期上交财务部门） 5）对保洁、植物做好办公室全部植物的维护及浇水、换水工作； 6）.对空调设备遥控板、投影遥控板、个人办公区域的管理 2注意事项： 1) 遥控板是否在各办公室使用后没有归还； 2) 人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开； 3) 人员下班后，图纸、重要文件不得随意铺在办公桌上没有收捡。 五、 公司办公用品、日用品的日常管理工作。（采购、发放、管理） 1、工作流程： 1) 保证公司办公用品（办公文具、打印纸、门卡、钥匙等）、日用品（茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等）的充足，定期、及时补给； 2) 购买物品及时填写《入库单》 3) 保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给，保证正常办公供应； 4) 依据《办公用品领用表》员工签字领取办公用品，每个月底30日做好成本分摊表给财务。 5) 按季度，与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存，并签署库存盘查单，及时归档。 6) 严禁铺张浪费。 六、日常的打印、复印以及相关设备的检查。 1、工作流程： 1) 每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备，如出现异常，第一时间要求信息技术专员予以维修。 2) 保证办公区打印纸的及时补充； 3) 做好各类纸张（财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件）的分类工作； 4) 及时做好废纸的销毁和处理；（带有财务数据和公司重要内容的纸张必须通过碎纸机销毁）。 2、注意事项： 1. 熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸； 2. 完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源； 3. 打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修； 4. 节约资源，爱惜纸张； 七、 公司领导、员工、客户的住宿、车辆、用餐的预定和安排；临时性用车的车辆管理和费用结算。 1、工作流程： 1) A 住宿预定：预定前，需要了解住宿人员的住房要求，内容涉及：酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是 否24小时热水、是否能够上网、是否配备电脑、是否含早餐；客人是否需要无烟房，床大小的要求等；费用支付方式（仅预定或挂账或代垫等）；酒店是否需要现金或刷卡等。 2) 酒店预定后确认：最好有纸质（盖章签字）的传真确认，以保证预定成功； 3) 酒店预定完毕后，需要短信或邮件告知预定信息：A内容参见第1条;B告知赴前台后报的信息；C如何抵达酒店路线及酒店电话。 4) 酒店预订单应及时归档。《酒店预订单》文件夹。 5) B 车辆预定：预定前，需要了解：坐车人数、天数、车型要求、司机要求；预定时，要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯 良好； 6) 车辆使用前确认：必须拿到租赁公司的《派车单》，方可使用车辆。否则，车辆出现任何事故及引起的一切责任将无法确保承担责任 单位。 7) 车辆使用后，需要双方补充《车辆使用费用表》。 8) 租赁费用结算以双方签字确认的《派车单》和《车辆使用费用表》 9) C 餐厅预订。日常中，多了解当地特色的酒店和餐厅，按酒店级别和菜系等进行分类。预定前，需要了解预订要求，内容涉及：酒店 消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否带卫生间、是否有最低消费；酒店是否需要现金或刷卡等。 八、 公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公 司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通。 1、 工作流程： 1)了解各类费用结算周期和支付标准； 2) 按期支付，不得因延迟支付影响办公区的正常办公；严禁出现因个人原因，出现公司停水、电，或电话、网络无法使用的情况； 3) 结算时，核对实际使用费用和结算费用是否相符。 九、 库存管理。每季度末，与人事专员共同盘点库存。 1、工作流程： 1) 每季度末（月度20日-30日），本人作为盘点人，人事专员作为监盘人，进行库存盘点，签署库存盘点确认表，备行政人事部经理处。 2) 每年末（月度20日-30日），本人作为盘点人，人事专员作为监盘人，部门经理作为审核人，进行库存盘点，签署库存盘点确认表，备行政经理处。 3) 盘点合格标准：库存剩余=购买总数-领用总数 4) 所需文件：《入库单》、《领用单》 十、 档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。 工作流程： 每季度末（月度20日-30日），向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表，提报审核；