公司物流发货管理制度.doc

物流发货管理制度 一、发货制度 第一条为规范公司的发货管理，保证货物及时发出从而确保客户满意，特制定本制度。 第二条发货审核：所有需发货的事项必须经一定的审批程序，严禁在审批手续不全的情况下发出货物。 公司发货审核程序： 客户需等待确认货款全额到款后，即安排发货；如果客户选择的是货到付款，则由客服电话联系确认顾客购买意向后，即安排发货。出库单必须要由部门领导签字，持出库单到供应链领取货物。 第3条 发货前物流员先打印出库单，找部门领导签字在到仓库领取货物。包装好商品，做好发货准备，最后联系快递公司取货。 第4条 货物数量额大的直接由总公司大仓库发货，打印出库单，找部门领导签字再传真给大仓库那边。备注好发货时间和客户地址，根据客户的轻重缓急联系快递公司，包装好商品，做好发货准备。 第四条 发货时间：周一至周五8：00前统一发货；17：00之前付款的订单（包括货到付款订单），当天发货，17：00之后付款的订单（包括货到付款订单），次日发货；客户付款后24小时内发货（周日和节假日除外）。如有特殊情况需延长发货时间，应由客服通知客户。 第五条 临时缺货断货：由客服在24小时内（周日和节假日除外）通知客户缺货断货情况，建议客户购买其他款商品。 第六条 物流跟踪：货物发出后由物流员跟踪快递配送情况，及时处理各项问题： 1) 如果顾客未收到货物或顾客签收时发现货物损坏，物流员要及时联系快递公司了解情况并索赔，同时为客户重新配送货物或退款； 2) 如果出现收货地址错误情况，则由客服联系顾客取得正确收货地址， 并通知快递公司。 第七条 发货统计、单据保存：订单完成之后，保留单据到财务处对账。 本制度自发布之日起执行。 二、发货流程 第一步 审核订单：顾客付款或客服确认顾客购买意向后，信息员完成ERP系统外部订单审核和订单送货单审核； 第二步 确认库存：库存有货则采取就近原则选择仓库发货，缺货则通知客户临时缺货，等待调配或更换同类商品； 第三步 打印单据： 1、 仓库发货：信息员打印网上订单《出库单》、《赠送单》，物流员凭网上订单领取货物并打包，通知快递取货发送； 2、 供应链发货：物流员凭网上订单通知供应商产品型号、款式，由相关部门直接发货给客户。 第四步 快递跟踪：后勤员凭快递单号追踪快递配送情况，及时处理反馈各项问题； 第五步 订单完成之后，信息员将所发货物统计好，并与财务部门对接好。 二、仓管管理及发货流程制度 1、增强安全意识，库内严禁吸烟，上下班前后对仓库的门窗、货物、电源、消防器材等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证库房和物资的安全。 2、仓库是财物重地，非仓管人员不得随意进出停留，不允许代存私人物品，不私自拿用、外借物品，不得白条抵库。 3、严格执行公司各项规章制度和工作纪律，按时上下班，工作时间不擅离职守，负责做好仓库的清洁卫生工作。 4、严格执行出入库手续。仓库人员对所保管的物品，平时应做到勤抽查，勤核对，保证做到账物相符，账账相符。如有盘盈盘亏，要提出书面材料，查明原因，并及时上报财务部门，追究相关责任。 5、产品入库，仓管员应认真核对，及时开具入库单，注明入库产品日期、名称、规格及数量，入库人员及仓管人员审核无误后签名。 6、客户发货或公司领用样品时，仓管员应及时开据出库单，注明发往地、客户姓名、所发货的产品名称、数量，提货员及仓管员审核无误后签名。 7、收到退货后应及时做退货入库登记，登记内容应包括：客户地址、客户名称、退回的产品名称及数量等，退货员与仓管员审核无误后签名；同时应与原入库新品分开保管，对于箱子、包装物造成的毁损要及时上报办公室，确定具体数量后，进行再加工； 8、仓库人员收到发货通知，应及时发货，如因缺货或其它原因不能发货，应立即告知办公室相关人员。 9、若货运部通知客户不提货或要原货返回时，应立即上报办公室销售负责人，由办公室人员与业务员联系做相应处理； 10、每月25日协助财务人员对库存物资进行盘点，并及时将盘点结果上报办公室销售主管，销售主管可定期对库存数量进行抽查。 11、一般情况下，每天的发货时间为8：00——18：00，业务人员在规定时间内上报发货信息，确保发货员及时发货； 12、入库单、出库单和发货、退货运费票要保存完整，待到每月与办公室对账时及时上缴给会计人员； 13、应利用空闲时间对发往各个地方的货运部进行了解，积累经验，优胜劣汰，以便使货物能够迅速到达客户手中；