《数据库和表lj》PPT课件.ppt
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第2章数据库和表,建立表,2,维护表,3,操作表,4,2,2.1创建数据库,3,设计数据库和用户的需求紧密相关。首先,要明确创建数据库的目的以及如何使用,用户希望从数据库得到什么信息,由此可以确定需要什么样的表和定义哪些字段。其次,要与将使用数据库的人员进行交流,集体讨论需要数据库解决的问题,并描述需要数据库完成的各项功能。,1,确定创建数据库的目的,2.1.1数据库设计的步骤,2.1创建数据库,4,一个数据库可能是由若干个表组成,所以确定表是数据库设计过程中最重要的环节。在设计表时,应该按照以下设计原则对信息进行分类:表不应包含备份信息,表间不应有重复信息。每个表最好只包含关于一个主题的信息。同一个表中不允许出现同名字段。,2,确定该数据库中需要的表,2.1.1数据库设计的步骤,2.1创建数据库,5,确定表的过程实际上就是定义字段的过程,字段是表的结构,记录是表的内容。所以确定字段是设计数据库不可缺少的环节。在定义表中字段时应注意以下几点:.每个字段直接与表的主题相关。.不含推导或计算的数据。.尽可能包含所需的所有信息。.由于字段类型由输入数据类型决定,这样使得同一字段的值具有相同的数据类型,3,确定字段,2.1.1数据库设计的步骤,2.1创建数据库,6,为了连接保存表中的信息,使多个表协同工作,在数据库表中需要确定主键。例如,将某个学生与该学生的所有选课信息连接起来,数据库中的每个表必须包含表中惟一确定每个记录的字段或字段集。,4,确定主键,2.1.1数据库设计的步骤,2.1创建数据库,7,因为已经将信息分配到各个表中,并且定义了主键字段,若想将相关信息重新结合到一起,必须定义数据库中的表与表之的关系,不同表之间确立了关系,才能进行相互访问。,5,确定表之间的关系,6,输入数据,表的结构设计完成之后,就可以向表中输入数据。,2.1创建数据库,2.1.1数据库设计的步骤,8,2.1创建数据库,2.1.2创建数据库,创建数据库通常有两种方法:1.是先建立一个空的数据库,然后再向其中添加表、查询、窗体等其它对象。2.是使用“数据库向导”创建数据库,即使用系统提供的数据库模版在向导中设定合适的数据库类型。,9,.执行“文件”菜单中的“新建”命令,或单击常用工具栏上的“新建”按钮,打开“新建文件”任务窗格。.在“新建文件”任务窗格中,单击“空数据库”选项,打开“文件新建数据库”对话框。.在“文件新建数据库”对话框中设置数据库文件的保存位置、文件名称和保存类型等参数。,1,创建空数据库,2.1创建数据库,2.1.2创建数据库,10,.执行“文件”菜单中的“新建”命令,或单击工具栏上的“新建”按钮,打开“新建文件”任务窗格。.在“新建文件”任务窗格中,单击“本机上的模板”,弹出“模板”对话框。.在模板对话框的“数据库”选项卡中,单击要创建的数据库类型模板的图标,然后单击“确定”按钮。.在“文件新建数据库”对话框中,指定数据库的名称和保存位置,然后单击“创建”按钮。.按照数据库向导的指导进行操作,主要是选择表中的字段、屏幕显示样式、打印报表所用的样式等。,2,使用向导创建数据库,2.1创建数据库,2.1.2创建数据库,11,执行“文件”菜单中的“打开”命令,或单击工具栏上的“打开”按钮,弹出“打开”对话框。单击位置栏中的快捷方式,或在“查找范围”列表框中单击包含所需数据库的驱动器或文件夹。选择要打开的数据库文件,单击“打开”按钮打开数据库。,1,打开Access数据库,2.1创建数据库,2.1.3数据库的简单操作,在打开数据库时,可以使用以下4种方式:共享方式打开数据库独占方式打开数据库只读方式打开数据库(4)独占只读访问方式打开数据库,12,.单击数据库文档窗口右上角的关闭按钮。.双击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标。.单击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标,在弹出的菜单中选择关闭命令。.执行“文件”菜单中的“关闭”命令。,2,关闭数据库,2.1创建数据库,2.1.3数据库的简单操作,13,2.2建立表,14,1,文本型,2.2.1Access数据类型,2.2建立表,文本型是默认的数据类型,.文字数据例如姓名、地址.不需要计算的数字例如电话号码、学号.文本或文本与数字的组合例如多媒体教室201,文本型的默认字段大小是50个字符,最多可以达到255个字符。,2,备注型,备注型字段可以保存较长的数据,可长达64KB个字符,因此,通常用于保存个人简历、备注、备忘录等信息。,与文本型数据本质上是一样的,15,3,数字型,2.2.1Access数据类型,2.2建立表,表示可以用来进行算术运算的数据,但涉及货币的计算出外。在定义了数字型字段后,还要根据处理数据范围的不同确定所需的存储类型,例如整型、单精度型等。,4,日期/时间型,用来保存日期和时间,该类型数据字段长度固定为8个字节。,16,5,货币型,2.2.1Access数据类型,2.2建立表,是一种特殊的数字型数据,和数字型的双精度类似,该类型字段也占8个字节,向该字段输入数据时,直接输入数据后,系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入,精确到小数点左方15位数及右方4位数。,6,自动编号型,每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段,该类型字段固定占用4个字节,在向表中添加记录时,由系统为该字段指定唯一的顺序号,顺序号可以是递增的或随机的。,17,7,是/否型,2.2.1Access数据类型,2.2建立表,只包含两个值中的一个,例如是/否、真/假、开/关,该类型长度固定为1个字节。,8,OLE对象类型,OLEObjectLinkingandEmbedding,它是对象的链接与嵌入,用于存放表中链接和嵌入的对象,这些对象以文件的形式存在,其类型可以是Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。OLE对象字段最大可以为1GB。,18,9,超级连接类型,2.2建立表,2.2.1Access数据类型,该字段以文本形式保存超级链接的地址,用来链接到文件、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地址等,字段长度最多64000个字符。,一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成:显示文本:表示在字段或控件中显示的文本。地址:到达文件的路径,称为UNC。或到达页面的路径,称为子URL。子地址:在页面和文件中的地址。,19,10,查阅向导类型,2.2建立表,2.2.1Access数据类型,创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段。在数据类型列表中选择此选项,将启动向导进行定义。,20,1,字段名称,2.2建立表,2.2.2建立表结构,一个完整的数据表由表结构和表中记录组成,数据表对象的结构是指数据表的框架,也称数据表对象的属性。,用于标识表中的一列,即数据表中的一列称为一个字段,而每一个字段均具有唯一的名字,称为字段名称。,2,字段类型,根据关系数据库理论,一个数据表中的同一列数据必须具有相同的数据特征,称为字段的数据类型。,21,3,字段大小,2.2建立表,2.2.2建立表结构,一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽,在Access中被称为字段大小,采用字节数表示。,4,字段的其他属性,数据表中的字段对象还具有其他的一些属性,这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。,22,1,使用数据表视图创建表,2.2建立表,2.2.2建立表结构,Access提供了多种创建表的方法,这里只介绍使用数据表视图和设计视图创建新表的操作。,数据表视图以行列格式显示来自表、窗体、查询、视图或存储过程的数据,其操作步骤如下:,.在“数据库”窗口中,单击“表对象”,然后单击工具栏上的“新建”按钮,弹出“新建表”对话框,如图2.7所示;,23,2.2建立表,2.2.2建立表结构,.假设要创建一个学生成绩表,学生成绩表数据如表2.1所示。,.修改字段名称,用鼠标双击字段1,输入“学号”,按表2.1所示依次修改需要的字段名称。然后在每列字段中输入相应的数据,如图2.9所示。,.新建表”对话框中,选择“数据表视图”并单击“确定”按钮,即进入数据表视图,如图2.8所示。,24,2.2建立表,2.2.2建立表结构,.数据输入完毕后,单击“关闭”按钮,弹出“保存提示”对话框,单击“是”按钮保存,弹出“另存为”对话框,输入表名“学生成绩表”,单击“确定”,弹出“尚未定义主键”提示对话框。表中先不定义主键,单击“否”按钮,数据表建立完毕。,25,2,使用设计视图创建表,2.2建立表,2.2.2建立表结构,设计视图是用来显示数据库对象的设计窗口。可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计。,.在数据库窗口中,单击“表对象”,然后单击数据库窗口工具栏上的“新建”按钮。,选择“设计视图”选项,单击“确定”按钮,打开表的设计视图,如图2.13所示。,定义表中的每个字段。,26,1,输入数据操作步骤,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,.在数据库窗口中,单击“表对象”。.单击要输入数据的表名,然后单击窗口工具栏上的“打开”按钮,打开数据表视图,或者双击该数据表的表名打开数据表视图。.在数据表视图中输入表数据。.输入完毕后,单击“保存”按钮保存数据。.关闭数据表视图窗口,结束输入操作。,27,2,特殊数据的输入方法,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,.输入较长字段的数据,可以展开字段以便对其进行编辑,方法是:打开数据表,单击要输入的字段,按下Shift+F2键,弹出“显示比例”对话框,如图2.15所示。在对话框中输入数据,单击“确定”按钮把输入的数据保存到字段中。单击“字体”按钮,打开“字体”对话框,可以设置“显示比例”对话框中文字的显示效果。,28,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,图2.15“显示比例”对话框,29,2,特殊数据的输入方法,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,.输入“是/否”类型的数据,该类型的数据字段上在数据表中显示一个复选框。选中复选框表示输入“是”,不选表示输入“否”。,.输入“日期/时间”类型的数据,在输入“日期/时间”类型的数据时,可以参照图2.16中列出的“日期/时间”格式。,30,2,特殊数据的输入方法,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,.输入“OLE”对象数据,OLE对象字段用来存储图片、声音、MicrosoftWord文档和MicrosoftExcel文档等数据,以及其他类型的二进制数据。,OLE对象类型字段数据输入步骤如下:.在数据表视图中打开表,单击要输入的OLE字段,在“插入”菜单中单击“对象”命令。弹出“插入对象”对话框,如图2.17所示。,31,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,图2.17“插入对象”对话框,32,2,特殊数据的输入方法,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,.在弹出的“插入对象”对话框中,如果没有可以选定的对象,请单击“新建”单选按钮,然后在“对象类型”列表框中单击要创建的对象类型,单击“确定”按钮可以打开相对的应用程序创建一个新对象,并插入到字段中。如果选择“由文件创建”单选按钮,则可以单击“浏览”按钮,选择一个已存储的文件对象,单击“确定”按钮,即可将选中的对象插入到字段中,33,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,34,2,特殊数据的输入方法,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,.输入“超链接”类型,在数据表视图中打开表,单击要输入的超链接字段,在“插入”菜单中单击“超链接”命令,弹出插入超链接对话框,如图2.19所示。在对话框的“查找范围”列表框中选择超链接对象所在的文件夹,在对象列表中选择超链接对象,单击“确定”按钮,超链接就可以保存到字段中。,35,2.2建立表,2.2.3向表中输入数据,36,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。常规属性包括字段大小、格式、输入掩码和索引等,字段类型不同显示的字段属性也不同。,即字段的宽度,该属性用来设置存储在字段中文本的最大长度或数字取值范围。当设定字段类型为文本类型时,字段大小的可设置值为1255。当设定字段类型为数字类型时,字段大小的可设置值如表2.3所示。,1,字段大小,37,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,注意事项1)在满足需要的前提下,字段大小越小越好。2)在一个数字类型的字段中,如果将字段大小属性由大变小,可能会出现数据丢失。,38,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,格式属性用于定义数字、日期、时间及文本等数据显示及打印的方式,对不同的字段数据类型使用不同的设置。,2,格式,.直接输入掩码的格式符在文本框中直接输入一串格式符,用来规定输入数据时具体的格式,可以使用的输入掩码格式符如表2.4所示。,3,输入掩码,39,40,输入掩码格式符示例,41,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,.使用输入掩码向导对于“日期/时间”型字段和“文本”型字段,还可以使用输入掩码向导来进行详细的设置。,在数据库窗口中单击“表对象”。单击“学生信息表”,然后单击“设计”按钮,在设计视图中打开学生信息表结构。单击字段名称列中的“出生日期”字段。,例2-1:为“学生信息表”中的“出生日期”字段设置输入掩码属性。,3,输入掩码,42,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,单击属性区的“输入掩码”属性框,在属性框右侧会显示“生成器”按钮,单击这个按钮,弹出“输入掩码”向导对话框,如图2.21所示。在该对话框的“输入掩码”列表框中选择“长日期”,然后单击下一步按钮打开向导的第二个对话框,在该对话框中可以确定输入掩码方式和占位符。如图2.22所示单击“下一步”按钮,打开“输入掩码向导”的第三个对话框。在该对话框中显示提示信息,不需要用户输入信息,单击“完成”按钮回到设计视图。单击“工具栏”上的“保存”按钮,将所作的修改保存,然后单击“设计视图”上的“关闭”按钮结束设置。,43,44,45,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,只针对文本数据类型的字段有效,4,输入法模式,有三个选项:随意、输入法开启和输入法关闭。,在显示表中数据时,标题属性值可以取代字段名称。即表中该列的栏目名将是标题属性值,而不是字段名称。,5,标题,在表中新增加一条记录时,如果希望Access自动为某字段自动填入一个特定的数据,则应为该字段设定默认值属性,6,默认值,46,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,7,有效性规则和有效性文本,用于对输入到记录中本字段的数据进行约束。当输入的数据违反了有效性规则的设置时,将把有效性文本设置作为提示信息显示给用户。,例:为学生成绩表中“数学”字段设置有效性规则和有效性文本,来说明有效性规则和有效性文本的设置方法。,在数据库窗口中单击“表对象”。单击“学生成绩表”,然后单击“设计”按钮,在设计视图中打开学生成绩表。在设计视图窗口中,单击“数学”字段。,47,2.2建立表,2.2.4字段属性的设置,设置数学字段的有效性规则为:“=0and90”,按“回车键”应用筛选,如图2.52所示。,122,2.4操作表,2.4.4筛选记录,4,高级筛选/排序,使用“高级筛选/排序”可以进行复杂筛选,其功能比前几种筛选更强大。使用前几种筛选方法进行筛选后,可以切换到“高级筛选/排序”窗口来查看筛选条件的设置。,.在数据表视图中打开表。.执行“记录”菜单的“筛选”子菜单中的“高级筛选/排序”命令,打开“高级筛选/排序”窗口。.将指定为筛选条件的字段添加到设计网格中,用鼠标单击设计网格的第一列的“字段”单元格,在下拉列表中选择要添加筛选条件的字段名。,123,2.4操作表,2.4.4筛选记录,.在排序的单元格中指定排序次序。.为已经指定的字段输入筛选条件,如果条件之间是“与”的关系应在同一行,如果条件之间是“或”的关系应在不同行。.单击工具栏上的“应用筛选”按钮完成筛选。,124,2.4操作表,2.4.4筛选记录,例2-12:在学生成绩表中筛选出“数学”高于93分,计算机高于90分的数据记录,如下图。,- 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