办公室管理--2015简答题
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一 简答题 1 简述办公室的主要特点 答 1 辅助性 2 综合性 3 服务性 2 谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中 善某 的理解 答 1 办公室人员 善谋 要求 能够正确理解上司的意图 替上司过滤重要的事务 要 参 到点子上 谋 到关键处 注重 谏言技巧 2 办公室工作人员 善谋 还必须谨防几个误区 一是 参政 意识过 度 把自己摆在 准领导 或副职的位置 把幕后 工作放到台前 二是轻易抛出 夹生 想法 强加于领导 于公于已都不利 三是出 馊主意 帮倒忙 给工作带来损失 造成被动 要避免以上误区 就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己 踏踏实实地做好工作 而不能靠油滑奸巧去取悦 应付领导 3 简述办公设备使用规范 答 1 必须明确每台设备的具体用途 熟悉掌握其操作程序 严格按照使用说明书的要求进行操作 2 必须明确专人专责专管制度 严禁任务人随意使用 除非配置给个人专用或指定公用的 3 注意安全 注意节电 注意卫生 注意定期保养 注意每次使用的极限 4 未经上司允准 任何人严禁私自使用办公设备 尤其是用于处理私人事务 5 办公设备的使用环境温度为 5OC 到 35OC 相对温度为 20 至 85 过低需用加温器 过高需用除湿器 放在距设备 5 米左右 有效影响距离 6 如果不处于工作状态 使用完毕应切断电源 4 简述在储藏间存储办公用品时的注意事项 答 1 储藏间或物品柜要上锁 保证安全 2 储藏需要的面积取决于单位的大小 3 合理摆放 例如在柜中和储藏室放置物品 必须清楚地加标签 发迅速找到物品和表明新物品应放置的地方 新物品置于旧 物品的下面或后面等 4 储藏办公用品应有良好的照明 以便容易找到 5 办公用品保存在干燥和通风良好的房间中 若存放在潮湿环境中 将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中 6 订立物品发放制度 确定物品发放人 5 简述调查研究的三个阶段及其主要任务 答 1 准备阶段 主要包括确定调研课题 成立调研小组 明确调研任务及要求 2 实施阶段 主要包括确定调查方法 搜集整理材料 分析材料和综合提炼调研成果 3 完成阶段 主要是撰写调研报告 6 简述办公室督查工作的方式 答 1 现场督查 2 会议督查 3 书面督查 4 电话督查 5 互联网督查 7 简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别 答 1 办公环境或称办公室环境 是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合 2 按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境 办公活动职能环境和办公活动工作环境 8 简述信访工作中网络来信的处理要求 答 1 定时打开信箱 及时处理电子邮件 2 重要信访 及时报请 3 转办信访 跟踪督办 4 网络保密 脱机阅读 9 简述第三代时间管理的 ABCD 法则及其内容 答 1 重要及紧急 必须立刻做 2 紧急但不重要 在优先考虑了重要的事情后 再来考虑这类事 3 重要但不紧急 只要是没有前一类事的压力 应该当成紧急的事去做 而不是拖延 4 既不紧急也不重要 比如娱乐 消遣等事情 有闲工夫再说 10 简要回答公文写作的五部曲 答 第一步 领悟领导意图 要求 准确 全面 提炼 增加 贴近度 第二步 站在领导角度考虑问题 第三步 把握常用思维方法 模式化思维 对象化思维 辨证思维 散点思维 求同存异思维 第四步 牢记拟写公文要素及要求 第五步 符合国家公文格式标准 11 简要回答起草请求的 五步棋 答 第一 因为什么请求 对原因 目的进行说明 第二 请求什么问题 提出请示的主题内容 第三 怎样解决问题 提出解决问题的建议或方案 第四 请求上级回复 结尾用语的使用 第五 有无附件需要说明 根据需要确定使用附件与否 12 简述公文校对工作要求 答 1 校正 补充一切与定稿不符的文字 标点符号 图表 格式等错漏 2 解决统行 倒板 编面等排版方面的问题和正文 注码与注文之间衔接以及页码编排问题 3 进一步审核定稿中的疏漏 发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理 4 需要使用标准校对符号 5 对于重要的或者大量印刷的公文 应实施三校 四校 以确保公文的正本不出差错 13 简答电子公文处理过程的五个环节 答 1 创建 根据一定的规则建立电子公文的过程 2 办理 通过计算机系统对电子公文进行收发 批阅等相关操作 3 交换 按始发者意图进行跨系统的公文传递 4 归档 依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储 5 销毁 依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除 14 简述公共关系的三大构成要素及其原则 答 一 公共关系的三大构成要素是 1 主体 社会组织 2 客体 公众 3 手段 传播途径 二 公共关系的原则是 1 公众利益至上 2 实事求是 3 互惠互利 4 双向沟通 5 始终如一 6 开拓创新 7 整体统一 15 衡量会议质量的会前基本标准有哪些 答 1 会议是否确有召开的客观必要性 2 会议目的和会议风气是否端正 3 会议时机是否已经成熟 4 会议的议题是否明确 会前的沟通是否到位 5 各项准备工作是否已经准备充分 包括软件和硬件 16 简述会议的积极作用 答 1 交流信息 互通情报 2 发扬民主 科学决策 3 增强友谊 促进团结 4 统一认识 协调行动 5 带动消费 促进经济 17 简述会务管理的要求 答 1 会前的最后检查 工作认真负责 细心 耐心 2 组织签到和登记 任劳任怨能连续作战 3 做好联络协调 沟通协调能力强 4 会议记录与保密 业务素质与原则性 5 会议后勤保障 服从分配协作意识好 18 提高会议质量的主要方法和措施 答 二 案例题 1 问题 请你分析小曹这样做的对不对 错在哪里 面对这种情况小曹应该怎么办 答 1 小曹犯了多头请求的错误 遵照领导职权公工 单身请求的原则 既然向主管领导请求了 就应该按孙的意见 不应多头 请求 2 在工作中不应过分亲近或疏远某领导 以至落到尴尬的境地 3 两位领导都作了指示 如果张通情达理 小曹应向他说明只能按职权分工办事 求得谅解后 按孙的意见办 4 如果不能求得谅解时 小曹应向两位领导分别自我检讨 再建议两位商议一个方法遵照执行 5 如果矛盾不能统一 应向总经理请求 遵照总经理的意见办 并请他对孙或张作解释 这是文员执行主要决策人的意见 2 问题 陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错 分别是什么 她在电话礼仪方面还犯了哪些错 答 一 她的犯的一个错 分别是 1 该问的没有问 指对方情况 手套的需要量 2 该记的没有记录 对的姓名 公司 电话号码 3 该说的没有说 没有及时向上级汇报 4 不该说的却说了 价格上的自作主张 不向上司请求 5 不懂得保护自己 即使自己自作主张拒绝了对方 犯了错误 也没有必要告诉上司 使自己陷入被解雇的境地 二 她在电话礼仪方面还犯了以下两点错误 1 铃响了没有自报家门 2 不等对方说完 就 啪 挂上电话 3 问题 1 文秘人员接听电话时 首先应做些什么 电话结束后又应做些什么 答 文秘人员接听电话时 首先应自报家门 挂断电话应该遵循 谁先打出谁先挂 的原则 丁秘书做错了 2 假如你是丁秘书 针对朱磊第三次来电 你怎么说 答 丁秘书在朱磊第二次来电时 就应告知对方经理不想与他联系 在朱磊第三次来电时 丁秘书应该说 你的事情 我 已经与经理汇报过 对你们的生意经理无意参与 尚未考虑与你联系 请你以后不要来电话了 如果情况有了变化 我会主 动与你联系的 谢谢 3 文秘人员怎样审查来电 上体做法怎样 答 审查来电时应该询问对方的姓名 单位 来电事由 回电号码 然后请求上司是否想与对方通话 如上司同意通话 可 打回电或请对方再打过来 如上司不想通话 应想办法拒绝对方 4 文秘人员替上司审查来电时应遵偱什么原则 答 在电话中应既做到为领导 挡驾 又不得在言语 行动上失礼 冒犯对方 4 问题 你认为小赵在这两件事上做得怎么样 他有什么失误 他应该怎么做 答 1 不能说 总经理外出了 有什么事请跟我说吧 办公室人员不能替上司做主 2 接待来访者应细心倾听 不应边看报表边听 3 对提重要建议的来访者 应认真记录 汇报给上司 4 应热情 不能对来访者冷嘲热讽 5 对言辞激烈的来访者应有礼有节 宣传政策 6 应尽快为总经理解围 可以请保安或打 110 5 问题 你认为小李的举止是否合乎礼仪 为什么 小李应该怎么做才是正确的 答 1 主人和客人之间 应该主人先伸手 2 在替客人拿行李前应征求同意 我替你拿可以吗 3 哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意 4 司机开车 汽车的位次礼仪是 右为上 左为下 后为上 前为下 5 客人应该坐后排 小李应该坐副驾驶座 6 客人公司的一些内部情况 个人收入 福利和家庭情况等是不合适的话题 7 应该与客人谈一些合适的话题 如天气 风土人情 新闻等 6 问题 你认为小刘究竟错在哪些地方 正确的做法应该是怎样的 答 1 应该搞清楚销售员的人数和姓名 准备这份名单 2 打印好书面通知 3 在 3 天内 当面发放通知或电话通知 电话中需要对方确认时间 地点 内容等 到名单上的每个人 4 通知不能写在布告栏里 可能不被人注意 5 通知上应写清会议的时间 开始到结束时间 地点 6 应详细写清会议内容 应做好哪些准备 7 应提前到会议室做好准备 做好签到工作 7 问题 小万错在哪里 应该怎样写这份会议通知 答 1 会议通知缺少主题 议题 2 时间上缺少从几点到几点 3 请哪些人出席不明确 4 发放会议通知要交到会议出席者手上 可进行说明解释 如本人不在 应请代收人 或秘书 签字 打电话确认是否出席 三 设计题 1 几位领导同时布置任务怎么办 面对两位领导几乎同时布置的工作 李助理陷入左右为难的境地请你为李助理设计一个合理的应对之 策 答 1 李助理接受任务后回到办公室 向办公室主任汇报 与其他助理协商 由他人完成杨副市长交办的事项 2 李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务 3 他人查找完杨副市长所要的材料后 李助理亲自将材料送至杨副市长处 如果可能 可以顺带把参与查找人员名字讲一下 2 设计一份 A4 白文件纸库存记录卡 库存记录卡 项目 A4 白文件纸 单位 数量包 1 令 500 页 库存参考号 最大库存量 最小库存量 再订货量 备注 B4 100 令 15 令 25 令 物品接收 物品发放 接收日期 接收数量 发票号 供应商 发放日期 发放数量 申请号 申请部门 余额 3 设计一份电话记录卡 电话记录卡 来电者姓名 来电者姓别 来电者单位部门 来放时间 年月日时分 通话要点 1 2 结束时间 年月日时分 处理要点 1 交由 进行处理2 请由 尽快回复 记录人 4 设计一个开业典礼的筹备工作流程 1 开业典礼的舆论宴会工作可运用传播媒价在报纸 电台 电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示 2 要做好来宾邀请工作 3 发放请柬 4 现场的布置 5 准备开幕词 致答词 6 要做好接待服务工作 7 要做好礼品馈赠工作 8 拟定典礼程序 9 做好各种物质准备 5 设计一个新闻发布会的筹备流程 1 主题的确定 2 时间的选择 3 地点的确定 4 人员的安排 5 材料的准备 6 发送请柬 7 准备胸卡和名签 8 准备好视听设备 9 制定预算计划 6 设计一份归档文件目录 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 7 调研工作大致可分为三个阶段 即准备阶段 实施阶段和完成阶段 请对调研实施的三个阶段进行详细设计- 配套讲稿:
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