第三章----职务分析

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1、第三章 职务分析 案例分析第一节 职务分析概述一、职务分析的定义 又称为工作分析，是指借助于一定的分析手段，确定特定职务的性质、结构、要求等基本因素的活动。它是人力资源管理的基本工具，提供了关于工作本身的内容、要求以及相关的信息。 职务说明书一般包括两方面的内容： 职务描述和职务规范。 三、职务分析的原则（1）系统性原则。 （2）动态性原则。（3）目的性原则。 （4）参与性原则。（5）经济性原则。 （6）岗位性原则。（7）规范性原则。 （8）应用性原则。 四、职务分析的程序1、职务分析的准备阶段 （1）确定职务分析的目标和侧重点。 （2）制订总体实施方案。 （3）收集和分析有关的背景资料。 （

2、4）确定所欲实地调查研究的信息。 （5）选择收集信息的方法。 （6）成立专门的职务分析小组对职务分析有参考价值的背景资料主要包括： 国家职业分类标准或国际职业分类标准； 有关整个组织的信息（包括组织机构图、工作流程图、部门职能说明等）； 现有的职务说明或有关职位描述的信息。确定要收集哪些信息，可以从以下几方面加以考虑： 根据职务分析的目标和侧重点，确定要收集哪些信息； 根据对现有资料的研究，找出一些需重点调研的信息或需进一步澄清的信息； 按照6w1H (What、Why、 Who、When、Where、for Whom、How )的内容考虑需要收集的信息。2、职务分析的实施阶段（1）与有关人员

3、进行沟通。 第一，让参与职务分析的有关人员了解职务分析的目的和意义，消除内心的顾虑和压力，争取他们在实际收集信息时的支持与合作。 第二，让参与职务分析的人了解职务分析大致需要进行多长时间，大概的时间进度是怎样的。 第三，让参与职务分析的有关人员初步了解职务分析中可能会使用到的方法，以及在各种方法中他们需要如何进行配合，如何提供信息。（2）制定具体的实施操作计划。（3）实际收集与分析职务信息。这一阶段是整个职务分析过程的核心阶段。3、结果形成阶段l 职务分析结果通常为每个职位的职务（工作）说明书。在结果形成阶段，需要对收集来的信息进一步审查和确认，进而形成职务说明书。这一阶段主要完成的工作有：l

4、 （1）与有关人员共同审查和确认职务信息。l （2）形成职务说明书。职务说明书是对工作的目的、职责、任务、权限、任职者基本条件等的书面描述。 4、应用与反馈阶段l （1）职务说明书的使用培训。l （2）使用职务说明书的反馈与调整。第二节 职务分析方法l 优点在于：可以在短时间内从众多任职者那里收集到所需要的信息资料，不像访谈法那么费时费力；问卷可在工作之余填写，不至于影响正常的工作；调查范围广，可用于多种目的、多种用途的职务分析；相比较而言，它更适合用于收集管理性工作信息。l 局限性是： 问卷编制的技术要求也较高，其设计难度大，需要进行反复测算，成本费用较高； 因不同任职者对问卷同样问题理解上

5、的差异，会产生信息资料的误差，进而偏离职务分析的目标； 问卷的回收率通常偏低；它的具体形式限制了其使用范围，只适用于对文字具有较强理解能力和一定表达能力的人。l 优点是可以了解广泛的信息。排除了主观因素的影响而比较客观和正确。适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作，如装配线工人、保安人员等。l 缺点是它不适用于脑力劳动成分比较高的工作和处理紧急情况的间歇性工作。另外，在观察中，被观察的员工的行为表现会出现跟平时不一致的情况，从而影响观察资料的可信度。 3、访谈法 通过与员工和管理者的访谈，可以获取更多的细节和更准确的信息。一般有三种访谈的方式（1）与该工作的主管人员进行访谈（2）与从事该工

6、作的每个员工交谈（3）与从事相同工作的员工群体进行交谈。访谈法的评价优点：u 一是既可以获得标准化工作的信息，也可以获得非标准化工作的信息；u 二是既可以获得体力工作的信息，也可以获得脑力工作的信息；u 三是由于工作者本身也是自己行为的观察者，因此，他可以提供外人不易观察到的情况。缺陷：u 一方面，工作分析者要接受专门的有关面谈技巧方面的训练，这种方法耗时也很多，因此，成本较高；u 另一方面，由于工作者的不肯合作和工作分析者问一些含糊不清的问题，往往导致收集到的信息失真。4、工作实践法 工作实践法也称参与法，它是指工作分析人员通过直接参与某项工作，从而细致地、深入地体验、了解、分析工作的特点和

7、要求。u 工作实践法的优点：当一些有经验的员工，由于不善于表达，或并不了解自己完成任务的方式等原因，无法提供有效的工作分析信息时，工作分析者的亲自参与可以获得第一手的工作分析信息。u 工作实践法的缺点：比如对于一些危险的工作，就不适合用这种方法来收集信息；另外，对于现代企业中许多高度专业化的工作，工作分析者往往由于不具备从事某项工作的知识和技巧，因此无法参与实践。 5 工作日志法l 又称工作写实法，是由员工本人自行进行的一种工作分析方法。要求从事工作的员工每天写现场工作日志，即让他们每天按时间顺序记录下他们在一天中所进行的活动。通过对员工工作日志的分析来了解员工实际工作内容、人际关系及工作负荷

8、等，从而收集工作信息。l 优点是可以长期对工作进行忠实全面的记录，提供一个非常完整的工作图景，不至于漏掉一些工作细节。这是其他方法所不具备的特点。l 缺点是工作日志内容的真实性问题。一、职务说明书(一）、工作描述 工作描述也称岗位说明或工作说明，是指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所做的统一要求。其主要功能： 1、让员工了解工作概要； 2、建立工作程序与工作标准 3、阐明工作任务、责任与职权； 4、为员工聘用、考核、培训、薪酬等提供依据。工作描述的基本内容 工作名称：指组织对从事一定工作活动所规定的工作名称或工作代号。 工作活动和程序：是工作描述的主体部分。

9、包括所要完成的工作任务与负担的责任；执行任务时所需的条件；工作流程与规范；与其他人的正式工作关系；接受监督以及进行监督的性质和内容。 物理环境：工作描述要完整地描述个人工作的物理环境。包括工作地点的温度、光线、湿度等。还包括工作的地理位置，可能发生意外事故的危险性。 社会环境：包括工作群体中的人数及相互关系，工作群体中每个人的个人资料，如年龄、性别、品格等；完成工作所要求的人际交往的数量和程度；与各部门之间的关系；工作点内外的公益服务、文化设施、社会习俗等等。 聘用条件：主要描述工作人员在正式组织中的有关工作安置等情况。包括工时、工资、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的

10、机会、工作的季节性、进修机会等。 工厂设备科科长的工作描述l 职位名称：设备科科长l 直接上级：分管生产的副厂长l 岗位代码：ME012l (1)主要工作内容：与生产部门合作，负责全厂设备的维护和保养；生产中出现各种事故或意外时，建议和批准用于各种抢修项目的预算支出和拨款；与其他管理部门合作，确认施工质量和标准检修费用；根据工厂的有关规定，对本部门员工实施奖惩；根据工作需要，可随时调用3吨和1吨的铲车各一辆。l (2)工作条件：50以上的时间在室外工作；经常受气候的影响，现场工作条件比较差，有毒、有害气体以及噪声对身体健康有一定的影响。一年中有5的工作日出差在外。工作地点：本市。l (3)社会

11、环境：设备科有副科长一名，科员三名。需要经常交往的部门是生产部、财务部和工程部。l (4)聘用条件：每周工作40小时，国定假日放假；基本工资1 200元，职务津贴每月100元；本岗位为企业中的中层管理岗位，可晋升为副厂长或厂长。（二）、工作规范l 工作规范也称工作说明书，是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格和条件，其主要内容包括：l 一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验l 生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度l 心理要求：包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴

12、趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等等。 （三）、职务说明书范本l 职务说明书范本二 职务说明书编写的要求 （1）清晰。 （2）具体。 （3）内容可根据职务分析的目的进行调整，可简可繁。 （4）可以用表格形式表示，也可采用叙述型。 （5）使用浅显易懂的文字，尽量使用规范术语，用语要明确，不可模棱两可。三、职务分析的基本术语（1）工作要素。指工作活动中不能再继续分解的最小单位。例如，速记人员书写各种速记符号、锯工从工具箱中拿出一把锯子、从抽屉中拿出文件、盖上瓶盖，等等。（2）任务。指工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如，包装工人盖上瓶盖是一项任务，打字员打印一封英文信也是一项任务。职

13、务分析的基本术语（3）职责。指某人担负的一项或多项相互联系的任务集合。例如，打字员的职责包括打字、校对、简单维修机器等一系列任务。（4）职位。指一定时期内，组织要求个体进行的一项或多项相互联系的职责的集合，也称岗位。例如，办公室主任，同时担负组织的人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。一般来说，职位与个体是一一匹配的，有多少职位就有多少人，两者数量相等。职务分析的基本术语（5）职务。指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。例如，一个工厂设两个副厂长，一个分管生产，一个分管营销。根据组织规模的大小和工作性质，一种职务可以有一至多个职位。（6）职业。指在不同时期、不同组织中

14、，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。例如，教师、工程师、会计等都是职业。职务分析的基本术语（7）职系。指工作性质充分相似，但职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同的所有职位集合。例如，教师职系、科研人员职系、实验人员职系、图书资料档案职系。一个职系就是一种专业职业，每个职系便是一个职位升迁的系统。（8）职组。指工作性质相近的若干职系的集合。如高等教育职组。我国现有27个职组和43个职系。职务分析的基本术语（10）职级。指同一职系中职责繁简难易轻重程度和所需任职资格条件充分相似的职位的集合。例如，中教一级的数学教师与小教高级的数学教师属于同一职级。（11）职等。指不同职系之间，职责繁简难易轻重程度和所需任职资格条件充分相似的职位的集合。例如，不同职系的科长、讲师、工程师、会计师、农艺师，等等。职级的划分在于同一性质工作程度差异的区分，形成职级系列；而职等的划分则是在于寻求不同性质工作之间的差异比较或共同点比较。 职系、职组、职级、职等之间的关系与区别课后作业l 简述职务说明书的内容。l 编写一份自己所熟悉的职务的职务说明书。l 工作分析中相关术语。