公务接待操作流程

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1、 公务接待操作流程 文件编号：ABZ-BG-023公务接待操作流程1目的本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）公务接待操作的流程及控制要点，旨在规范本行机关接待活动，明确经办人员职责，控制和节约公务接待支出。2适用范围本文件适用于本行机关公务接待活动。3定义、缩写与分类3.1 定义公务接待：是指接待来本行出席会议、考察调研、学习交流、业务来往、检查指导、请示汇报工作等公务活动人员的活动。3.2缩写 无3.3分类公务接待分为：重要公务接待、一般公务接待和会议接待。4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责董事长对重要接待任务进行审批。主管领导1）对重要接待任务进行审核，对权限内进行审批；2

2、）对一般接待任务和会议接待进行审批；3）对公务接待费用报销进行审批。综合办公部门/主任岗1）对重要公务接待进行审核；2）对公务接待进行组织安排；3）审核公务接待费用报销手续。综合办公部门/后勤服务岗1）草拟重要公务接待方案，承办接待事宜；2）办理公务接待费用报销手续。各部门/负责人审核一般及会议接待申请。各部门/相关岗1）提出一般及会议接待申请；2）协助综合办公部门做好接待工作。5原则与基本规定5.1原则1）对等接待、任务分类原则。综合办公部门根据来宾级别、身份安排相应级别的领导接待，并把任务落实到对口部门承办。2）简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费原则。公务接待和会议接待时，应做到热情接待、合理开

3、支、防止铺张浪费。5.2基本规定1）综合办公部门是本行公务接待的归口管理部门，具体负责统筹协调、安排与管理，做好交通、住房、饮食、费用报销等工作。2）本行其他部门负责协助综合办公部门做好上下级及内外专业对口部门、业务人员的接待工作。3）公务接待费用实行一事一结。4）公务接待活动结束后，综合办公部门负责办理结算手续，列出费用清单，附上接待任务审批表或会务申请表后报账。5）对无接待任务审批表、会务申请表和超预算的接待费用，一律不予报账。因特殊情况超预算的，需主管领导审批。6）内部审计部门要定期对公务接待费用开支进行检查监督，发现违反规定的，要追究有关责任人责任。7）严格执行接待标准，不得搞铺张浪费

4、、超标准接待。8）公务活动期间午餐一律不得饮酒。9）机关人员不得接受可能影响公正执行公务的宴请，不得以任何名义索要或接受基层赠送的贵重物品和可能影响公正执行公务的礼品。10）实行定点接待制度，来宾一般安排在定点宾馆和饭店。定点宾馆和饭店由综合办公部门组织招标，两年进行一次，每次选定3至5家。11）临时性的接待任务，应先电话通知综合办公部门，事后需补办相关手续。6流程描述与控制要求阶段环节风险点6.1制定方案环节名称 : 制定接待方案适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 后勤服务岗;职责要求 : 制定接待方案操作规范 : 重要公务接待活动应坚持工作需要、态度热情、勤俭节约、统一安排、对等接待

5、、开支规范的原则。在收到重要接待任务后，明确接待对象的身份、人数、所乘的航班（火车）等情况后，填写接待任务审批表（附件一），制定接待方案，报综合办公室主任审核。6.2审核环节名称 : 审核适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 主任岗;职责要求 : 审核接待任务及方案操作规范 : 审核接待任务审批表要素是否齐全、准确，接待方案是否适当、周全，签署意见后报主管领导审核审批。风险描述:审核不严,接待方案不恰当,影响重要接待效果，间接影响本行形象。风险等级:低风险控制措施:加强岗责控制和程序控制，提高履职能力。控制部门:行长;控制岗位:主管领导;环节名称 : 审核、审批适用部门 : 行长;适用岗位

6、 : 主管领导;职责要求 : 审核审批重要接待任务及方案操作规范 : 审核接待任务审批表要素是否齐全、准确，接待方案是否适当、周全，对接待任务提出进一步要求，并在权限范围内进行审批，超权限报董事长审批。环节名称 : 审批适用部门 : 董事会;适用岗位 : 董事长;职责要求 : 审批接待任务及方案操作规范 : 审核接待任务审批表要素是否齐全、准确，接待方案是否适当、周全，并就如何做好本次重要接待公务活动签署具体意见。6.3组织接待环节名称 : 组织接待适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 主任岗;职责要求 : 组织接待操作规范 : 根据领导审批意见，组织综合办公部门后勤服务人员认真做好接待服

7、务工作，同时提请相关部门负责联络和配合。环节名称 : 承办接待事宜适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 后勤服务岗;职责要求 : 承办接待事宜操作规范 : 1）根据来宾情况通知有关领导迎接；根据来宾人数安排好车辆，提前半小时到达机场（车站）等候；2）严格执行本行接待标准，住宿原则上安排在定点宾馆，房间摆放水果和欢迎卡；来宾指定接待宾馆的，尊重其意愿安排；3）根据来宾的日程安排，指定专人专车跟进服务；4）根据来宾返程时间和机（车）要求，至少提前1天预定机（车）票，办好相关手续，并将来宾送到机场（车站）。阶段环节风险点6.1申请环节名称 : 明确接待任务适用部门 : 相关部门;适用岗位 : 相

8、关岗;职责要求 : 明确接待任务操作规范 : 接待活动坚持工作需要、态度热情、勤俭节约、统一安排、对等接待、开支规范的原则。各部门接到公务接待任务后，填写接待任务审批表（附件一）报本部门负责人审查。6.2审核环节名称 : 审查适用部门 : 相关部门;适用岗位 : 负责人;职责要求 : 审查接待任务操作规范 : 审查接待任务审批表（附件一）要素是否齐全、准确，签署意见后，报主管领导审批。风险描述:未认真履行岗位职责,违规批准事实上并不存在的公务接待活动,造成行政资源浪费。风险等级:中等风险控制措施:加强岗责控制和监督检查，杜绝违规安排公务接待活动。控制部门:行长;控制岗位:行长;环节名称 : 审

9、批适用部门 : 行长;适用岗位 : 主管领导;职责要求 : 审批接待任务操作规范 : 审核接待任务审批表（附件一）要素是否齐全、准确，签署审批意见，并对本次接待任务提出具体要求。6.3组织接待环节名称 : 组织接待适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 主任岗;职责要求 : 组织接待操作规范 : 根据主管领导审批意见，组织综合办公部门后勤服务人员认真做好接待服务工作，同时提请相关部门负责联络和配合。环节名称 : 承办接待事宜适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 后勤服务岗;职责要求 : 承办接待事宜操作规范 : 1）根据来宾情况和接站时间表，安排车辆提前半小时到达机场（车站）等候，对口部

10、门派人跟车接站。2）定点宾馆，房间摆放水果和欢迎卡；来宾指定接待宾馆的，尊重其意愿安排。3）根据来宾的日程安排，需要用车的，填写派车单（附件三），由对口部门向综合办公）部门申请派车，指定专人专车跟进。4）接待任务结束前，对口部门应提前和来宾沟通并知会综合办公部门，根据来宾返程时间和机（车）要求，至少提前1天预定机（车）票，办好相关手续，并将来宾送到机场（车站）。阶段环节风险点6.1申请环节名称 : 申请适用部门 : 相关部门;适用岗位 : 相关岗;职责要求 : 申请召开会议操作规范 : 根据工作需要和领导安排，填写会务申请表（附件二），明确时间、地点、中心议题、参会人员、食宿安排、会议代表接送

11、等要点，报本部门负责人审查。6.2审核环节名称 : 审查适用部门 : 相关部门;适用岗位 : 负责人;职责要求 : 会议申请审查操作规范 : 对会务申请表（附件二）进行审查，确定召开会议是否必要，会务服务要点是否完整，并报主管领导审批。风险描述:审核不严,会议预算及用途与实际不相符,各部门以会议之名擅自扩大接待范围，造成不必要的行政资源浪费。风险等级:低风险控制措施:加强岗责控制和监督检查，杜绝铺张浪费情况的发生。控制部门:行长;控制岗位:主管领导;环节名称 : 审批适用部门 : 行长;适用岗位 : 主管领导;职责要求 : 审批会议申请操作规范 : 对会务申请表（附件二）进行审批，并明确签署意

12、见。对不必要组织召开的会议，按精简会议、厉行节约的原则适当控制。6.3组织落实环节名称 : 组织落实适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 主任岗;职责要求 : 组织落实操作规范 : 按照会务服务要点，组织综合办公部门后勤服务人员认真落实会议接待任务。环节名称 : 布置会场适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 后勤服务岗;职责要求 : 会议组织操作规范 : 提前一天查看会场，确定是否符合会议要求，确认会议设施是否运行正常。应特别关注会场布局是否合理，席卡摆放是否正确，应及时更换会标或电子字幕，可在会场内适当摆放花草。环节名称 : 后勤保障适用部门 : 综合办公部门;适用岗位 : 后勤服务

13、岗;职责要求 : 负责后勤保障操作规范 : 综合办公部门会务工作人员和对口部门应提前一天安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前安排好接送人员，做好后勤保障服务。7检查监督牵头检查部门检查内容检查频次报告路线检查结果利用内部审计部门检查公务接待规定的执行情况。每年一次监事会、审计委员会检查监督、持续改进8附件附件一：接待任务审批表附件二：会务申请表附件三：派车单附件一： 接待任务审批表单位： 日期： 年 月 日接待对象情况来宾单位领队姓名、职级随行人数接待事由到达时间/航班（车次）接待时间月 日 月 日经办人陪餐人数接待酒店 经办人： 年 月 日是否安排参观 负责人： 年 月 日部门意见

14、 经办人： 年 月 日综合办公部门意见 主 任： 年 月 日领导意见 主管领导： 年 月 日备注附件二： 会务申请表会议名称申请部门联系人联系电话会议内容会议地点会议时间参加人数桌椅安排回字型（ ） 课堂型（ ）其他形式：主席台设：（ ）人设备安排横幅内容：话筒（ ）音响（ ）投影（ ）电视机（ ）其他设备：费用预算 综合办公部门意 见 领导意见 注：请在您所需的项目内（）。附件三： 派 车 单 日 期：申请部门经办人预乘人数派车事由：计划路线：计划用车时间 ： 年 月 日（周 ） 至 年 月 日（周 ）车号： 司机： 申请部门意见年 月 日综合办公部门意见年 月 日主管领导意见年 月 日第 16 页 共 16 页