恒大项目成本资料管理

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1、项目成本档案管理流程1. 流程要素1.1. 目的：规范项目成本档案管理，方便使用和查阅。1.2. 流程主责部门：1.2.1. 成本合约部负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。1.2.2. 成本合约部负责本管理办法的贯彻执行。1.2.3. 成本合约部档案员负责日常成本资料的收集及按成本档案管理程序进行归档 保管。2. 适用范围适用于项目成本及合同相关的档案资料管理。3. 术语和定义成本档案：指公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程 预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、 成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸质文件资料

2、、电子文档 以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息 等资料的总称。3.1 成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、 保密及作废等方面的管理。3.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本 管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸 质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、 内容、数据等必须完全一致。3.3 成本档案（书面纸质资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件 资料类。其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场

3、签证 类、工程招投标类；工程成本类资料还要按不同的项目进行分类。3.4 成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对 于每份工程合同文本，必须把其工程招标评标报告（或工程（材料、设备）发包审批表）、经济合同审批表、工程预、结算审批表 直接作为其附件，合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶 属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资 料也依次附后存档。3.5 成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放， 不得将公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、 部门的批准，就以个人名义

4、超出公司的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）公 司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离 职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。3.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和 完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本合约部日常的重要工作。4. 工作程序4.1. 工程合同资料管理：4.1.1. 资料组成a）项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、 施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、 设备购买及安装）、 园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营

5、销包装合同 （包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷， 成本合约部结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。b）正在开发项目的合同文本。c）成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。4.1.2. 资料管理a）使用专用档案盒，按不同建设项目、不同的单项工程的合同进行分类存档，档案 盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软 件中相应的合同清单（打印即可）。b）对每项工程，以合同为主线进行存档， 每项工程的工程合同文本 必须把其工 程招标评标报告 （或工程（材料、设备）发包审批表 ）、经济合同审批表 、 工程预、结算审批表直接作为其

6、附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编 号链接标识，以便快速复查。c）合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由公司档案室 保管，成本合约部应备有合同文本等资料的复印件。4.2. 工程预结算资料管理：4.2.1. 资料组成a）已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、工程结算协议清单（或 承包方确认书）、付款台帐等。b）正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。c）成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。4.2.2. 资料管理a）以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的工程合同文 本须把相关的预结算资料依次附后，

7、合在一起存档，以便快速复查。b）一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、 工程量计算表、计价依据。c）其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价 材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工 验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。d）编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依 据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、 快速复查的条件。e）使用专用档案盒， 并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清 单。f）不同载体（各书面资

8、料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器） 的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。g）对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸质资料归档保存的同时，还须将其电 子文档刻录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书 的电子文档 “打包 ”并上传至服务器，以方便保存与使用。4.3. 工程变更与现场签证资料管理：4.3.1. 资料组成a）已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。b）正在开发项目的工程变更、现场签证资料。c）成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。4.3.2. 资料管理a）以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，

9、即每项工程的工程合同文 本须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复 查。b）工程变更（委托）单、工程变更（设计变更、委托）验证单、工程现 场签证确认单、 工程现场签证结算单统一印制成固定格式（可手写复印的）， 一式四份，工程管理部存档， 施工单位存档， 成本合约部存档， 公司档案室存档 （四 份皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章）；工程变更（委托）单、工 程变更（设计变更、委托）验证单、工程现场签证确认单、工程现场签证 结算单统一进行编号。a）使用专用档案盒， 并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料 目录备注清单。4.4. 工程招投标资料管理：4

10、.4.1. 资料组成a）已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、工程投标资料（主要是中标单位的）。b）正在开发项目的工程招投标资料。c) 成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。4.4.2. 资料管理a) 以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档，即每项工程的工程合同文 本须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。b) 工程招标评标报告及工程(材料、设备)发包审批表统一印制成固定格 式(可手写复印的)，一式一份，成本合约部存档。a) 项目招投标资料(招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开 标和评标的记录、评

11、标报告、相关会议纪要等)的收集、整理、归档、保管工作由 成本合约部负责。b) 评标报告(或发包审批表)、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程 预结算必要依据的招投标资料，成本合约部则应每项皆保存其原件或复印件。4.5. 制度类文件管理：4.5.1. 文件组成a) 国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、 管 理规范、通知、决定等文件资料。b) 公司颁发的与成本管理有关的规章制度、 管理办法、操作指引、操作流程、 通知、 决定等文件资料。c) 本公司及各部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相 关会议纪要等文件资料。4.5.2. 文件管理a

12、) 成本管理制度要求在本公司服务器的相应 “管理制度 ”栏中存放(政府有关部门颁 发的法规文件可除外)，以便查询。b) 主要的、常用的成本管理制度装订成册以便查询、使用。4.6. 其他文件资料管理： 其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行 成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图 集等工程造价有关专业书籍等。这类文件资料由成本合约部负责分类保管。4.7. 成本档案管理的其他规定：4.7.1. 项目立项后，档案员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶 段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形

13、成 的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。a) 对工程造价影响较大的文件资料需原件存档， 复印件存档须加盖公司印章以示确 认。b) 在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、 立卷，以合同 为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒c) 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺 序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。d) 卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园 林环境工程、配套设施工程类。e) 每卷成本档案编号统一拟定编

14、号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方 法为自左至右，从上到下。f) 对立好的案卷，档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或 返工。4.7.2. 编目与装订a) 卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相 应内容进行编写： 第一列顺序号， 以文件资料排列先后顺序逐件填写； 第二列字号， 填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即 对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄 录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加 “ ”以示区别；第五列日期，文件资料的形成 时间；第六列

15、页号，填写文件资料起止页号。b) 档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固 定页装订。装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或 复制；文件资料应使用 A4 大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面 小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根 据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边 和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨 认的，应附抄件并加以说明。4.7.3. 保管与使用a) 归集、接收成本档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交

16、接手续。b) 成本档案要求集中存放于档案柜，由档案管理员管理，各部门各职员手中只能持 有正在处理的文件资料。c) 成本档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、 防污染。d) 在现阶段，保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废，须保存；保存期超 过十年的成本档案如需销毁，须经公司主管部门、领导的批准。e) 对易褪色、易磨损的图纸、材料等，档案员要进行定期检查，档案的修补，对借 阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。f) 为维护成本档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改成本档案；每天下班要锁好档案柜g) 如因工作需要，公司内有关部门或人

17、员借用成本档案时，须填写档案借阅登记 表，经部门或公司负责人(一般由成本合约部经理批准，重要档案的借阅还应得 到成本合约部主管副总的批准)批准后方可借阅；档案管理员负责档案的借阅经办 工作，办理档案借阅的登记手续，在借阅人归还档案时，还应负责检查档案的完好情况，借出的文件资料由档案管理人员 负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失，需在档案借阅登记表的“备注 ”栏加以注明，追究借阅者责任。h) 集团总部正常开展的审计、工作检查，则成本合约部须全力配合，并做好资料借 阅的登记、回收工作。i) 应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况，档案人员还要 做好统计工作，统计数据以原始数据为

18、准，以便输入计算机，充分利用计算机进行 工程成本档案的辅助管理。5. 支持性文件 成本档案借阅登记表6. 相关记录和表格 无。7.阅人归还档案时，还应负责检查档案的完好情况，借出的文件资料由档案管理人员 负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失，需在档案借阅登记表的“备注 ”栏加以注明，追究借阅者责任。h) 集团总部正常开展的审计、工作检查，则成本合约部须全力配合，并做好资料借 阅的登记、回收工作。i) 应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况，档案人员还要 做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行 工程成本档案的辅助管理。5. 支持性文件 成本档

19、案借阅登记表6. 相关记录和表格 无。7. 附则 本文件由成本合约部负责解释、修订，自公布之日起施行。4.2.1. 资料组成a) 已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、工程结算协议清单(或承包方 确认书)、付款台帐等。b) 正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。c）成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。4.2.2. 资料管理a）以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的工程合同文本须 把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。b）一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量 计算

20、表、计价依据。c）其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通 知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他 与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。d）编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为 附件，可分职能部门、 分类别进行保管， 但计价依据资料也必须具备全面、 快速复查的条件。e）使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。f）不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一 工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。

21、g）对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸质资料归档保存的同时，还须将其电子文档 刻录成光盘， 或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、 决算书的电子文档 “打 包”并上传至服务器，以方便保存与使用。4.3. 工程变更与现场签证资料管理：4.3.1. 资料组成a）已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。b）正在开发项目的工程变更、现场签证资料。c）成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。4.3.2. 资料管理a）以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的工程合同文本须 把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。b）工程变更（

22、委托）单 、工程变更（设计变更、委托）验证单 、工程现场签证确认 单、工程现场签证结算单统一印制成固定格式（可手写复印的） ，一式四份，工程管理 部存档，施工单位存档， 成本合约部存档，公司档案室存档（四份皆须盖有甲方的工程变更 及现场签证专用章） ；工程变更（委托）单 、工程变更（设计变更、委托）验证单 、工 程现场签证确认单 、工程现场签证结算单统一进行编号。a）使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备 注清单。4.4. 工程招投标资料管理：4.4.1. 资料组成a）已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等） 、工程

23、投标资料（主要是中标单位的） 。b）正在开发项目的工程招投标资料。c）成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。4.4.2. 资料管理a）以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档，即每项工程的工程合同文本须 把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。b）工程招标评标报告及工程（材料、设备）发包审批表统一印制成固定格式（可 手写复印的) ，一式一份，成本合约部存档。a) 项目招投标资料(招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评 标的记录、 评标报告、 相关会议纪要等) 的收集、 整理、 归档、 保管工作由成本合约部负责。b) 评标报告(或发包审批表)

24、 、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必 要依据的招投标资料，成本合约部则应每项皆保存其原件或复印件。4.5. 制度类文件管理：4.5.1. 文件组成a) 国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、 管理规范、 通知、决定等文件资料。b) 公司颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程、通知、决定 等文件资料。c) 本公司及各部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议 纪要等文件资料。4.5.2. 文件管理a) 成本管理制度要求在本公司服务器的相应“管理制度”栏中存放(政府有关部门颁发的 法规文件可除外) ，以

25、便查询。b) 主要的、常用的成本管理制度装订成册以便查询、使用。4.6. 其他文件资料管理：其他文件资料包括目标成本、 有关设计阶段成本控制的资料、 相关会议纪要、 同行成本比较 资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关 专业书籍等。这类文件资料由成本合约部负责分类保管。4.7. 成本档案管理的其他规定：4.7.1. 项目立项后，档案员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档 的时间，按照边工作边收集、整理、 终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资 料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。a) 对工程造价影响较大

26、的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司印章以示确认。b) 在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、 立卷， 以合同为主线、 以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。c) 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页 号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。d) 卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境 工程、配套设施工程类。e) 每卷成本档案编号统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自 左至右，从上到下。f) 对立好的案卷，档案管理员

27、应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。4.7.2. 编目与装订a) 卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相应内容进 行编写：第一列顺序号， 以文件资料排列先后顺序逐件填写； 第二列字号， 填写文件资料制 发部门的发文字号； 第三列责任者， 填写对文件资料的署名者， 即对文件资料负有责任的部 门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ ”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间； 第六列页号，填写文件资料起止页号。b) 档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案

28、做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；文件资料应使用 A4 大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的 A4 纸上； 卷内文件资料， 一般不超过二百页为宜， 超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装 订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏 文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。4.7.3. 保管与使用a) 归集、接收成本档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接手续。b) 成本档案要求集中存放于档案柜，由档案管理员管理，各部门各职员手中只能持有正在 处理的

29、文件资料。c) 成本档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。d) 在现阶段，保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废，须保存；保存期超过十年 的成本档案如需销毁，须经公司主管部门、领导的批准。e) 对易褪色、易磨损的图纸、材料等，档案员要进行定期检查，档案的修补，对借阅次数 频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。f) 为维护成本档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改成本档案；每天下 班要锁好档案柜。g) 如因工作需要，公司内有关部门或人员借用成本档案时，须填写档案借阅登记表 ，经 部门或公司负责人 (一般由成本合约部经理批准， 重

30、要档案的借阅还应得到成本合约部主管 副总的批准) 批准后方可借阅； 档案管理员负责档案的借阅经办工作， 办理档案借阅的登记 手续，在借阅人归还档案时， 还应负责检查档案的完好情况， 借出的文件资料由档案管理人员负责及时 收回并检查完整情况，如发现遗失，需在档案借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究 借阅者责任。h) 集团总部正常开展的审计、工作检查，则成本合约部须全力配合，并做好资料借阅的登 记、回收工作。i) 应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况，档案人员还要做好统计 工作， 统计数据以原始数据为准， 以便输入计算机， 充分利用计算机进行工程成本档案的辅 助管理。5. 支持

31、性文件成本档案借阅登记表6. 相关记录和表格 无。7.阅人归还档案时， 还应负责检查档案的完好情况， 借出的文件资料由档案管理人员负责及时 收回并检查完整情况，如发现遗失，需在档案借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究 借阅者责任。h) 集团总部正常开展的审计、工作检查，则成本合约部须全力配合，并做好资料借阅的登 记、回收工作。i) 应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况，档案人员还要做好统计 工作， 统计数据以原始数据为准， 以便输入计算机， 充分利用计算机进行工程成本档案的辅 助管理。5. 支持性文件 成本档案借阅登记表6. 相关记录和表格无。7. 附则 本文件由成本合约部负责解释、修订，自公布之日起施行。