常用公文内容规范

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1、0 / 32 文档可自由编辑打印附件 2：广州友谊集团常用公文内容规范2013 年 1 月1 / 32 文档可自由编辑打印目 录一、集团常用公文格式2（一）通知2（二）请示6（三）函8（四）通报10（五）纪要11（六）方案14（七）制度、办法16（八）年度总结计划19（九）KPI 报告21（十）研发立项申请报告23（十一）调研报告24（十二）商店月度总结报告25（十三）个人述职报告26二、具体问题的处理意见28（一）关于排版相关要求28（二）关于称谓28（三）关于习惯用语29（四）关于公文文种和结构层次30（五）关于各类文种用印的要求30 2 / 32 文档可自由编辑打印一、集团常用公文格式（

2、一）通知（一）通知1.1.会议通知（详版）会议通知（详版）关于召开会议的通知（参会人员）：集团将召开会议，现将有关要求通知如下：一、会议主题：二、会议时间：月日（星期）上午/下午 ：时三、会议地点：会议室四、会议议程1.2.五、具体要求1.2.特此通知。（发文部门） 年月日3 / 32 文档可自由编辑打印2.2.会议通知（简版）会议通知（简版）关于召开会议的通知（参会人员）：现定于月日（星期）上午/下午 ：时于（会议地点）召开（会议主题） ，请依时参加。特此通知。 （发文部门） 年月日4 / 32 文档可自由编辑打印3.3.下发方案、办法、制度等的通知下发方案、办法、制度等的通知关于下发方案/

3、制度/办法的通知各室、部、商店，采购中心，物业公司：为（制定本方案/制度/办法的目的和意义） ，特制定方案/制度/办法 ，现予以下发，请遵照执行。特此通知。附件：方案/制度/办法 （发文部门） 年月日5 / 32 文档可自由编辑打印4.4.指示、布置工作的通知指示、布置工作的通知关于开展工作的通知各室、部、商店，采购中心，物业公司：根据集团“”的要求，现将在全集团范围内开展工作，请各有关部门于月日前完成相关工作。具体要求如下：一、。二、。三、。特此通知。（发文部门） 年月日6 / 32 文档可自由编辑打印（二）（二） 请示请示1.1.对外请示对外请示关于申请的请示（上级部门）：（阐述请示的主题

4、和内容） ，具体情况如下：一、。二、。专此请示，请批复。 广州友谊集团股份有限公司年月日（联系人：，联系电话：）7 / 32 文档可自由编辑打印2.2.对内请示对内请示关于的请示集团领导：现因的需要（申请事由） ，向集团申请。 妥否，请批复。附件： 广州友谊集团股份有限公司年月日8 / 32 文档可自由编辑打印（三）（三） 函函1.1.去函去函关于的函公司（对方单位名称）：根据贵我双方于年月日签订的合同精神，现将有关事项告知如下：一、。二、。敬请函复。附件：广州友谊集团股份有限公司9 / 32 文档可自由编辑打印年月日（联系人：，联系电话：）2.2.复函复函关于的函公司（对方单位名称）：贵单位

5、关于的函已收悉。关于问题，现我集团答复如下：一、。二、。特此函复。广州友谊集团股份有限公司年月日10 / 32 文档可自由编辑打印（四）（四） 通报通报关于表彰的通报各室、部、商店，采购中心，物业公司：本年度集团举行了评选活动，（阐明活动意义） ，现对（人名）等名员工分别授予称号，并予以通报表彰。希望全体员工，为而共同努力（提出意见和希望） 。附件：表彰名单广州友谊集团股份有限公司年月日11 / 32 文档可自由编辑打印（五）（五） 纪要纪要1.1.会议纪要会议纪要专题会议纪要时间：年月日地点： 会议室参会人员：、（人名）请假人员：、（人名）主持：（人名）会议记录：（人名）本次会议主要围绕内容

6、进行了讨论与沟通，会议的议题如下：一、；二、；三、。经讨论，会议明确了以下具体工作要求（事项）：一、。12 / 32 文档可自由编辑打印二、。三、。四、。五、。参会人员（签名）：、（人名）13 / 32 文档可自由编辑打印2.2.会议记录会议记录专题会议记录时间：年月日地点： 会议室参会人员：、（人名）请假人员：、（人名）主持：（人名）会议记录：（人名）（人名）：（原话简述） 。（人名）：（原话简述） 。（人名）：（原话简述） 。14 / 32 文档可自由编辑打印参会人员（签名）：、（人名）15 / 32 文档可自由编辑打印（六）（六）方案方案活动方案为（活动目的和意义） ，现举办活动，具体安

7、排如下：一、 活动主题 二、 指导思想1.2.三、 举办原则1.2.四、 活动要求1.2.五、 组织领导1. 组长：2. 副组长：16 / 32 文档可自由编辑打印3. 小组成员：、六、 活动内容（包括时间、地点、形式、奖励等）内 容1时间2地点3形式4奖励方式17 / 32 文档可自由编辑打印（七）（七） 制度、办法制度、办法1.1.详细版（分章列条式）详细版（分章列条式）办法/制度第一章总 则第一条 （办法/制度建立的目的和意义） 。第二条（适用范围） 。第三条（关键词定义） 。第二章第四条 。第五条 18 / 32 文档可自由编辑打印。第三章第六条 。第七条 。第四章附 则第八条 本办法

8、/制度由（部门）负责解释，并可由（部门）根据情况进行相应修订。第九条 本制度自颁布之日起实施（原办法/制度同时废止） 。19 / 32 文档可自由编辑打印2.2.精简版（条款式）精简版（条款式）办法/制度 为，根据，特制定本办法/制度。一、。二、。三、。四、。五、。20 / 32 文档可自由编辑打印（八）（八） 年度总结计划年度总结计划1.1.年度总结报告年度总结报告（部门）年度总结报告 一、主要工作完成情况及体会 （一）各党支部（总支）工作情况。包括班子建设、支部建设、开展思想政治工作和精神文明建设、企业文化建设、劳动竞赛等情况。 （二）职能部门、门店年度工作指标和任务的落实情况。包括主要经

9、济指标、年度KPI、重点工作等完成情况。 （三）维稳及综治、安全生产情况。包括维护内部稳定、安全管理机制建设、落实安全防范措施、专项治理工作等情况。二、存在的主要问题与不足三、分析原因及改进措施四、向集团提出的意见或建议21 / 32 文档可自由编辑打印2.2.年度计划报告年度计划报告（部门）年度计划报告一、经营环境分析二、总体工作思路三、主要工作安排 （一）各党支部（总支）工作安排。包括班子建设、支部建设、开展思想政治工作和精神文明建设、企业文化建设、劳动竞赛等。 （二）职能部门、门店年度工作指标和任务的安排。包括主要经济指标、年度KPI、重点工作等。 （三）维稳及综治、安全生产安排。包括维

10、护内部稳定、安全管理机制建设、落实安全防范措施、专项治理工作等。22 / 32 文档可自由编辑打印（九）（九）KPIKPI 报告报告1.KPI1.KPI 立项申请报告立项申请报告（部门）KPI 立项申请报告一、 申请人二、 申请时间三、 项目名称四、 项目的重要性、必要性五、 项目主要内容及措施六、 完成时间七、 主责人员八、 项目完成情况的激励评价标准或相应责任23 / 32 文档可自由编辑打印2.KPI2.KPI 总结报告总结报告（部门）KPI 总结报告一、 申请名称二、 工作内容三、 主要工作措施四、 工作体会五、 部门工作成效评价六、 今后需跟进的工作24 / 32 文档可自由编辑打印

11、（十）（十） 研发立项申请报告研发立项申请报告（部门）研发立项申请报告一、 申请部门二、 申请时间三、 项目名称四、 选题目的五、 研究方法六、 人员安排七、 拟提交的研发成果八、 预算计划25 / 32 文档可自由编辑打印（十一）（十一） 调研报告调研报告调研报告一、 报告主题、性质二、 调查方法三、 调查程序四、 调查结果五、 结论六、 建议七、 附录八、 参考文献26 / 32 文档可自由编辑打印（十二）（十二）商店月度总结报告商店月度总结报告商店月度总结报告一、本月总结（一） 主要销售特点总结提炼该月销售特点和亮点并作简要分析，经营调整的情况以及相关数据反映出来的现象分析。（二） 促销

12、活动评价（三） 同行销售信息（四） 主要管理工作情况简要总结服务、培训、日常营运、安全等方面的阶段性重点工作。（五） 重大事件或事故小结二、存在问题与建议说明经营工作、促销工作、品牌管理动态、管理工作、员工动态等方面存在的问题，并提出有关意见和建议。三、下月工作安排（一） 经营调整安排（二） 促销落实计划（三） 管理工作计划27 / 32 文档可自由编辑打印服务、培训、日常营运、安全等方面的阶段性重点工作安排。（十三）（十三）个人述职报告个人述职报告1.1.中层管理人员中层管理人员年度个人述职报告一、本人考评期内主要本职工作、年度 KPI 及重要任务完成情况和体会；二、本人优缺点自我评价及今后

13、个人努力方向；三、对集团、所在部门（门店）进一步改进提升的意见及建议；四、针对 E-learning 等培训学习的收获及心得体会。28 / 32 文档可自由编辑打印2.2.职员述职报告职员述职报告年度个人工作总结一、本人考评期内主要本职工作及重要任务完成情况和体会；二、针对 E-learning 等培训学习的收获及心得体会；三、本人优缺点自我评价及今后个人努力方向；四、对集团、所在部门（门店）进一步改进提升的意见及建议。29 / 32 文档可自由编辑打印二、具体问题的处理意见（一）（一） 关于排版相关要求关于排版相关要求1. 字体：仿宋2. 字号：小三3. 行距：单倍行距4. 纸张：内部 16

14、 开、对外 A4，均双面打印（二）（二） 关于称谓关于称谓1.1. 企业内部常用称谓企业内部常用称谓集团；各室、部、商店，采购中心，物业公司；集团领导；各有关部门；各商店；各党支部。2.2. 下行文的称谓下行文的称谓自称：一般用发文机关名称，而不用带第一人称代词的称谓；对称：一般用“你(们)”、 “你部”等，而不用受文单位名称。3.3. 上行文的称谓上行文的称谓自称：一般用带第一人称代词的称谓，如“我集团”、 “我部”、 “我单位”等，而不用发文单位名称或“我司” ；对称：对称用“上级、领导”或受文单位名称。30 / 32 文档可自由编辑打印4.4. 平行文的称谓平行文的称谓自称：一般用“我集

15、团”、 “我部”、 “我单位”等；对称：用“贵局”、 “贵单位”、 “贵企业”、 “贵部”等。（三）（三） 关于习惯用语关于习惯用语1.1.开端用语：开端用语：鉴于、为、为了、由于、遵循、按照、根据、随着、兹有、奉、查、近来，等等。2.2.承启用语：承启用语：为此根据，特作如下 ；为了现将 ；通知如下；特作如下说明；综上所述；总之，拟作如下安排，等等。3.3.引述用语：引述用语：前接、倾奉、欣闻、惊悉、收悉、兹就，等等。4.4.结束用语：结束用语：为要、为何、为感、为盼、特此通知、此致、此复、此据、此告、此会，等等。5.5.经办用语：经办用语：经、业经、现将、责成、试行、办理、酌办、查照，等等

16、。6.6.祈请用语：祈请用语：请、希、望、盼、拟请、恳请、报请、希望，等等。7.7.批转用语：批转用语：经研究、批示、审批、批转、转发、颁发，等等。8.8.表达用语：表达用语：应、应该、应予、同意、不同意、批准、遵照执行、拟同意、原则上同意（批准） ，等等。9.9.征询用语：征询用语：当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不同意、如无不妥，等等。10.10.祈复用语：祈复用语：请批示、请批复、请指示、请复、即请函复，等31 / 32 文档可自由编辑打印等。（四）（四） 关于公文文种和结构层次关于公文文种和结构层次1.1.常用的公文文种为：常用的公文文种为：通知、报告、请示、函、纪要。2.2.正确的结构层次序数正确的结构层次序数（1）四个层次：一、 （一） 1.（1）（2）三个层次：一、 （一） 1.（3）两个层次：一、1.（五）（五） 关于各类文种用印的要求关于各类文种用印的要求凡报告、请示、总结、计划、制度、办法等均需加盖集团或部门印章。