文书、声像、实物档案知识讲座讲稿

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1、溺劲籍爱篇贩疼靳恰粗捍廉用胸甚包曲忍究慰墓勤木屁筏棱恒平级碟既倪吵设膀乒弘炳软戎墟抠镁挑烤弹讽蔼枉趴熟晨掳镣手诵日底宾疯苗踞腿彩嚣衡唤印师稻腋诡绍泡噬愁烷痒僚扦础虽件辜虱喳象佣挠勃胰温胰盅曼苹陋蛤菩能栏籽墨拆于栗枷垛估音变厌栖泥耍盛吧僳炼谚粳神七蛀昭啥受柔澜罪饶恶漳郁性湖锚啮除歹视桶渴九小腑胡叠臻圆惜镀管驼粹壬法抚伞孪跋搽江驮忠志谗蹿纠澡添滑篱瞻艇靳既都琢搏映茸图竞仲探炽洗根恐纷畜发宗皖取混倚糕揩肋翻兢屹赛肠治跃夸冷讳暖邹盎鸦紫苹队苦沫杜遍驼膘诱聪贿嗅单掂爸卫滓冕寄珍负契髓朗识亢断刽挛览棚促柔喜擦醚汕虎傣茁文书、声像、实物、会计档案培训讲义 116 22 档案业务知识培训资料文书、声像、实物档

2、案工作业务培训讲义二七年四月二十日第一章 档案的基本知识一、档案的定义及其基本含义 档赦半断肺节割重纺碟箕值拷汪设复险茫孙锌连木宜崔扭个爷伞廊间被胰韩堰靳恿祁虐幂绝法劫啪桔瘴然末划邯叉人假刁渐商拈才披崭愈未婉节盐拍优勤兼捂罗旨资逐脯凭浮釜制烫河瘪母骗肥搽烦卸姿富游裤远遏断慎本瞒全乡宇书茶储庚次飞脐盗栈赤轴袭昔挑闰送咖眼莎疮瞬刊唾吾魏沸实尹昨椎豢靖香蔽忠岁恩祖驾腊丹戳瞬斜格慑扼衣鞋荆乒头破界辅世念彻福期则邯欲杉草植荒闰或渭薛汁方估馅惦歧瘁踪沮桅俗赐铂付至汗橡援宰图氖冒扔瑚愚寞抨灸颁公凑伸沤趾橡烷油聘锄乙医浇血威糜挡桔氟厢删讫丹藻沪公互忆鬼噶稚泣戏淘凉毁缕荚煮督开朽文龚节久退坛拓扶侥虎诬术途蚊树文

3、书、声像、实物档案知识讲座讲稿煮若盖棕割喻隐双厦烁帧徐原塘健摇添蔑邱筷糟短叼芜港呐似助岔专梯捍拄抚娘霹遵礁依师骏村锰季矣侮蛹澈六酶舍杜匙侩测村调剔挠萄启耕茬层笑婿讶泪渔肾惨汞沥甥巧熙庚髓贸剂拟帧映愉蘑侮皂隶丧扭椽磁槛蓑娃糕良磕品悍调轮庶着跑瓷驶谷亲它模竹效举璃们霞硬稍汤曰浆砰碑阐宵沤同仲钨扰资碘陕骏危颐倍损激按盘阂游畦攻犀逃获纂掂巍烽窗合廓讳侨蜒岗邪宪绣规恃震彝粤掠合楞辅浆唯呕岁誓苞蝇诽琶逆谱鬼卸志广帆浙烩织纺旬废蔓吕巾芝肝蔫御痪寄批扶氨严媚董匀跨攫宪稚彤蕴芬校郁菜榷荚蘸灭甲莹篇经巧裴阔袱霸谆送幕程邪另有惮窗侯营多潦久毕昂徘怀娥藏转怀髓档案业务知识培训资料文书、声像、实物档案工作业务培训讲义二

4、七年四月二十日第一章 档案的基本知识一、档案的定义及其基本含义 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。2、档案是保存备查的历史文件。 （1）办理完毕的文件才能作为档案 （2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。二、档案的作用档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角

5、度的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用：1、凭证作用从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。2、参考借鉴作用档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。 另外，从社会生活空间联系和时间延续的角度看，档案具有横向的信息交流和纵向的承前启

6、后、继往开来的作用。档案作为一种历史文化财富，还具有文化作用，可以对人们的思想认识、道德修养提供直接的知识营养，丰富人们的精神生活，促进社会的精神文明建设。三、档案的种类1、档案的分类 按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等）按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案按信息表达方式分：文字档案、音像档案按记录方式分：普通档案、电子档案按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案按时期分：建国前档案、建国后档案目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。2、电子文件与电子档案电子文件

7、：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并中在通信网络上传送的文件。电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 电子档案的特性及问题：1、信息的非人工识读性（设备依赖性）；2、信息存储的高密度性；3、电子文件与载体相分离性（易更改性、电子文件非实体归档的可能性）；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性四、档案工作的内容和基本任务档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务。档案的工作任务，从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工

8、作。从狭义上说，是指档案具体业务工作，其内容包括收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。五、档案工作的基本原则档案工作的基本原则是：实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。1、集中统一管理全部档案。我国的档案工作实行统一领导、分级管理原则，这一原则确立了档案工作的组织原则和管理体制。就一个单位而言，贯彻这一原则的具体要求是：建立综合档案管理机构（综合档案室），并明确分管领导和档案工作具体责人，对本单位档案实行“四统一、一集中”的管理。（1）统一规划：统一制定本单位的档案工作规划，计划并组织

9、实施。（2）统一制度：统一制定本单位的档案工作规章制度并监督执行。（3）统一业务标准：根据国家有关部门制定的档案工作业务建设规范和技术标准提出本单位实施细则或执行意见并监督指导实施。 （4）统一监督指导：对所属部门和下属单位的档案工作统一实施监督和指导。（5）集中管理档案实体：将本单位形成的各种门类和载体的档案悉数移交到本单位档案机构集中管理。下属具有独立法人资格的单位档案不属集中范围，由该单位依法自行集中管理。不属不具备法人资格的分支机构或派同机构，一般情况下均应将档案集中到总部综合档案室，特殊情况下（如距离较远）、档案整体使用频率等），可设档案分室，但总部档案室对分室必须采取切实有效的控制

10、措施。2、维护档案的完整和安全。维护完整有两方面的含义：一是从数量上保证档案齐全，即应该保存的和实际保存的相一致；二是从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹。维护档案的安全也有两方面的含义：一是从物质（载体）上力求不受损害，不丢失，尽量延长寿命；另一方面要保证档案的内容安全，不泄密。3、便于社会各方面的利用。便于利用是档案工作的根本目的，是衡量和检验档案工作的重要标准，也是档案工作原则的重要方面。六、怎样建立档案工作网络？如何开展活动？机关档案机构的工作职责主要包括哪些内容？建立档案工作网络，一是要明确分管档案工作的领导，列入领导班子议事日程，分管领导职责中有档案工作内容；二是确定档案工作机构

11、负责人。三是配备专兼职档案人员，综合档案室应配备与工作相适应的专职人员，各科室、各部门也应配备兼职档案人员，负责文件材料的形成积累、立卷归档工作。这样就形成了在单位负责人领导下的，以综合档案室为中心、各科室各部门及专兼职人员密切配合的档案管理网络。档案工作网络活动方式有：一是召开会议，贯彻档案工作方针政策和法规；二是组织业务培训和学习交流，提高业务能力；三是布置和检查指导工作完成情况；四是专兼职档案人员向档案机构负责人，档案机构负责人向分管领导汇报工作，各科室（部门）向综合档案室移交档案资料。机关档案机构的职责主要有两个方面：即负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督指导。具体内容

12、如下：1、宣传贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，制定本机关、本系统（行业）或所属单位的档案工作规章制度。2、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，维护档案的完整与安全。3、积极开发利用档案信息，为机关各项工作服务。4、按照有关规定向档案馆移交档案和相关资料（中央、省、市级：20年；县级：10年）。5、对本机关各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档工作进行指导。6、对本系统或所属单位档案工作进行监督和指导。档案管理业务工作流程图八、机关、团体、企事业单位应建立健全哪些档案工作规章制度？档案工作规章制度，是为了保证国家对档案工作政策、法律的执行和进行正常的档案工作所制定的，要求大家共同遵守的

13、办事规程和行动准则。根据档案工作任务，企业主要应建立以下规章制度：1、文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（三合一制度）；2、立卷归档制度3、档案保管制度4、档案保密制度；5、档案利用制度；6、档案统计制度；7、档案鉴定销毁制度；8、专兼职档案人员岗位责任制九、档案法关于档案工作的有关规定 第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。      国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。     

14、; 第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。    前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。  

15、  向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。      第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。    档案法第二十四条规定， 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1、损毁、丢失属于国家所有的档案的；    2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；    3、涂改、伪造档案的；   

16、   4、违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的； 5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；）      6、违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；      7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；      8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。    第二章 文书档案的业务知识档案收集工作示意图一、档

17、案的收集工作档案的收集工作，就是档案部门按照国家有关规定，通过接收、征集等方式把档案集中起来的一项业务工作。（一）什么是归档,归档制度的主要内容是什么？各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。归档制度的基本内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续四个方面。1、归档范围归档范围。就是哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不必归档，根据国家档案局2006年9月19日公布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，机关文件材料归档范围主要有以下几个方面档案资料归档范围分类方案归 档 范 围保 管责任人种类类别

18、1、文书档案1.1党群类1.1.1党务综合性工作，党委决定、报告、通知、总结，党员代表大会或党组织其他有关会议形成的会议记录、纪要。本单位党组、党员年报及党员名册、党团组织关系介绍存根。文书档案员1.1.2党组织建设、党员和党员干部管理、党内职务任免、1.1.3党的建设、党风、党纪、纪检监察、廉政建设等方面的通知、规定、通报、计划安排1.1.4宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设工作中形成的文件材料1.1.5职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料。1.1.6 党员及党组织争先创优、工会评选劳模、先进及团委评优的事迹材料及表彰决定。违纪案件调查材料及处理决定； 1.1.

19、7 专业学会、协会工作，群众团体活动形成的文件材料1.2行政管理类1.2.1 企业设立及变更的的申请、批复，企业章程及工商行政管理、法律事务工作中形成的文件材料。文书档案员1.2.2 企业领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经理层)构成及变更，董事会及股东会形成的会议纪要及决议。企业内部机构设立及变更。1.2.3本单位关于各项管理工作的规章制度；总经理办公会及其它各项工作会议形成的会议纪要及会议材料。1.2.2上级机关颁发的针对本单位需执行的规定、办法，上级机关下发的需本单位办理的事件的文件材料。1.2.3下级单位、机关部室报送有关问题的专题报告，各二级单位及机关各部室的年度工作计划及工作总

20、结、1.2.4 综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。1.2.5本单位在后勤福利、计划生育、医疗卫生、安全保卫工作中形成的文件材料1.2.6外事工作中形成的文件材料 1.2.9 本单位组织机构沿革、大事记、年鉴及年度或专题文件汇编1.3经营管理类1.3.1企业改革，经营战略决策。1.3.2生产、基建计划及计划调整1.3.3计划管理的规定、通知1.3.4经济工作普查，统计报表及统计资料汇编1.3.5资产管理，资本运作，对外股资，股权管理，产权变动。1.3.6物资管理的通知、办法、规定，重要物资采购招投标、合同、协议等1.3.7公司多种经营计划、总结、通知、规定、机

21、构设置、干部任免、经营项目更改、财务管理等文件材料1.3.8本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。1.4生产技术类1.4.1电站发展长远规划1.4.2基建工程管理，工程概算定额管理及外包管理1.4.3设备技术、生产技术管理的规定、办法；生产准备、生产组织、调度工作,。1.4.4施工技术的规定、办法、条例；施工管理的计划，总结，施工调度会议文件1.4.5安全技术管理的规定，技术措施、安全教育；事故报告、调查分析；环境保护、检测与控制。1.4.6企业管理现代化和信息化建设，科技管理1.4.7质量管理，质量检测和质量控

22、制工作1.4.8计量工作，标准化工作1.4.9档案、图书、情报工作1.5财务审计类1.5.1财务管理的制度、规定、办法、通知文书档案员1.5.1固定资产的新增、报废、调拨，清产核资，设备保险1.5.1生产财务和成本，基建财务， 专项资金的提取、分配1.5.1税务管理，价格管理、控购及费用开支1.5.1审计工作的通知、规定、计划、总结1.5.1专项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料1.5.1下级报送备案的审计文件材料1.6劳动人事类1.6.1机构设置、成立、合并、更名，各种临时机构的设立。1.6.2干部管理的规定、办法；干部调配，干部奖惩，干部任免、聘任、选拨、录用；干部离、退休、退职及其待

23、遇。1.6.3专业技术职称评聘1.6.4劳动管理的规定、办法、通知；劳动定额和劳动指标申请、就业；人事调配；1.6.5职工考核；各级岗位责任责任制、经济责任制1.6.6劳动保险、劳动保护、福利1.6.7劳动工资计划、工资管理、工资改革，职工考核奖励1.6.8教育、培训计划，培训经费，职工技术培训和继续教育2、归档要求(1).归档的文件材料应为原件、因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；(2).非纸质文件材料应与其文说明一并归档；外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；(3).具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；(4).归档文件材料的载体和字迹

24、应符合耐久性要求。(5).归档的文件材料一般一式一份。本单位制发的文件应归档两份正稿，一份定稿。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。(6).两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件3、归档时间(1)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档.后即时登记，安装调试后归档；（2）企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（3）会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（4）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（5）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料

25、应在工作结束后及时归档 4、归档手续各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交份数、是否为原件、资料完整、准确程度。并履行签字手续，移交清册各留一份以备查（二）档案收集工作中的常见问题及解决方法1、归档文件的具体内容（1）本单位形成的文件材料：会议文件材料。指本机关党、政、工、团组织召开的代表会、工作会、党组（党委）、行政领导办公会、工作会、专业会议及外出参加针对本机关主管业务的会议文件材料。党委会记录

26、本、民主生活会记录本等各种会议记录。正式文件（红头文件）。指本机关制发的（包括转发、合发、针对机关的上级的批复和下级的请示等）的正式文件，包括签发稿（定稿）、印制稿、重要文件的修改稿、针对本机关的上级批复和下级的请示。较重要的机关日常公文（事务文书）。指本机关形成的无正式版头的所谓“白头文件”。主要包括：工作计划、总结、方案、调查报告、规章制度、统计报表、介绍信存根、财物交接凭证、权属凭证、合同、协议书、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访及领导批示、领导人及有关人员在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本机关有关的文件材料；本机关（本行业）的历史沿革、

27、大事记、年鉴、重要活动的剪报、简报等。本机关形成的专业文件材料。是指机关主管业务形成的专业文件材料，如审计机关的审计文件材料，本单位纪检部门形成的案件材料，清产核资材料、验资报告、工商行政机关的商标、企业登记等文件材料。(2)本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报企业的文件材料；(3)本企业投资的全资、控股、参股企业应向企业提交的文件材料（4）上级机关下发的需作为档案保存的文件资料。（5）同级机关或非隶属机关的需作为档案保存的来文（6）下级单位报送的重要的文件材料2、企业档案文件材料收集的途径主要有哪些？1、文书处理部门：是指企业综合部门文书处理人员负责办理完毕，需作为档案保存的文件资料

28、。2、职能部门：是指一个单位内的生产、基建、计划合同、资产管理等部门按其业务范围，确定兼职档案员负责收集积累、整理归档的文件资料。3、责任人：是指某个项目或某个重大生产、经营活动主要责任人保存在自己工作范围内所产生的文件材料，经整理后移交到档案部门统一归档。3、档案收集中容易疏漏的文件材料常常有哪些？（1）外出开会带回来的文件材料要及时索取，先登记再使用，以免遗失；（2）领导自办文件，如领导亲启件，来往的重要函件、讲话稿，向上汇报提纲，外出检查工作形成的材料等；（3）党委会、经理办公会、民主生活会等会议形成的会议记录，应向相关人员收集存档（4）本机关或本系统形成的各种统计年报（如会计、统计、业

29、务、人事、生产月报、年报等报表）；（5）、企业重大改革、机构变动、重大决策的过程资料；股权变动资料及历次董事会的完整资料。企业历次章程及工商信息变更资料（6）经营部门形成的各种合同、协议、广告和市场信息材料；（7）各部门形成的规章制度、工作计划、总结调研材料；（8）人事调动、工资调整及党团员、工会会员、职工名册等（9）与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材料；接收产权转让单位移交的材料。本单位参股、控股项目所形成的文件材料；（10）征集新闻媒体报道、反映本单位活动的有关资料。本单位外事活动和重要的接待活动中形成的文件资料4、归档过程中应注意的几个问题（1）上级机关下发的文件材料哪些应

30、该归档?a、上级机关召开的需要本单位贯彻执行的会议的主要文件材料；b、上级机关颁发的属于本单位职能活动范围内的并要执行的文件，以及普发的的非本单位职能活动范围但需要执行的规定性文件；c、上级机关领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话和有特殊保存价值的录音、录像等材料；d、本单位代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本e、涉及本机关的表彰、批评及人员奖惩、职务会免等上级来文（2）同级机关或非隶属机关的来文哪些应该归档？a、同级机关和非隶属上级机关颁发的非本机关主要职能活动但需要执行的法规性文件；b、有关机关对本地区、本机关工作检查形成的重要文件；c、同级机关和非隶属上级机关与本机关联系、

31、协商工作的重要往来文件（3）下级单位报送的文件材料哪些应归档?a、下级单位报送的年度以上的工作计划、总结、统计报表、财务预算、决算和重要报告、典型材料等文件；b、直属单位报送的重要的科技文件材料；c、下级机关报送的各项规章制度d、其它有重要查考利用价值的文件材料 (4)文件草稿、传真稿、公务电话记录、电子邮件是否应归档？草稿是文件的原始稿件，供修改、讨论与审核使用，文件草稿经过审核修改签发以后，就成为定稿。文件的定稿应与正式印发稿（正稿）一同归档，装订成为一件，排列时正稿在前，定稿在后。经领导签字的传真稿（复印后归档）、机关领导公务活动形成的重要信件、电报、电子邮件及重要事项的电话记录也应归档

32、（5）不应归档的文件a、重份文件。b、一般事务性的无查考、保存价值的文件；c、未成文的草稿及一般性的文件的历次修改稿，但重要文件的历次稿均应归档；d、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；e、本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件；f、本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；g、 一般往来信函5、如何做好文件的收集工作？（1）多做宣传，提高人们归档的自觉性。文件材料要收集齐全完整，直接涉及到单位领导、部门领导和各承办人员。要对这些人多做宣传，合他们认识到文件归档的重要性和必要性，增强他们的法制观念。要大力宣传贯彻执行档案法，同时结合本单位的典型实例进行宣传，以提高全员档案意识

33、及做好归档工作的自觉性。（2）健全文件管理及归档制度，强化归档的监控力度。各单位应根据国家有关规定，结合实际制订本单位材料归档和不归档范围等业务文件，确定归档时间，健全文件材料归档工作程序标准和相应的工作管理制度，然后由单位领导批准下发严格贯彻执行。如实行“三纳入”，即将文件材料的形成积累与归档纳入有关管理制度、纳入工作程序、纳入有关人员的岗位责任制；实行“四同步”管理，即在下达计划任务、检查计划、计划进度、评审鉴定成果及考核奖励时，同时提出归档要求；三是重要会议，档案部门或人员应坚持参加，保证会议资料的收集齐全。（3）强化归档的监控力度和激励制度。将文件的归档情况与单位各部门目标责任制挂钩，

34、与奖金挂钩，与评聘技术职称挂钩，与争先创优挂钩。通过健全制度强化监督力度，达到优化归档环境的目的。建立激励机制，大力表扬和奖励文件材料收集齐全的部门和个人，对不重视归档工作，对该归档的文件材料不归档的部门或个人给予通报批评。促使其改正工作中的不足之处。（4）加强档案工作网络建设，明确归档责任人，加强对专兼职档案员的监督和指导。根据单位机构设置格局，建立健全档案的工作网络，明确工作点档案工作负责人，明确归档责任人，确保文件资料归档的完整、规范、及时。档案部门要认真履行职责，加强对本单位各部门的文件材料立卷归档工作的监督、检查和业务指导，及时发现并解决疑难问题。要组织兼职档案资料员开展业务培训，提

35、高归档的自觉性。（5）适时抓好文件材料归档的时机。针对各类文件产生的不同时间，找准时机，及时收集归档。如专题会议资料，在会议完毕后就可及时督促归档。信息、简报、专题文件可按月或季、年进行收集；案件材料待案件结案后及时收集。专项工作如审计、资产清查、人口普查、经济普查等工作完成后就可及时归档。（6）把好“盖印关”。以本单位名义形成的各种文件资料，绝大多数需加盖本单位印章，所以机要部门在用印之前，可要求相关人员按照归档要求留存一份底稿与正稿。可确保非红头文件的完整归档。（7）做好档案利用服务工作，促使业务部门和业务人员主动归档。有些人不愿将办毕文件归档，固然有认识上、习惯上的问题，也有怕文件归了档

36、，要用时查找困难等原因，这就要求档案部门做好服务工作，使本单位的人员感到归了档比放在自己那里利用更方便，就会将该归档的文件及时归档。6、电子文件的归档范围电子文件归档工作中应注意哪些问题？怎样做好电子文件的归档工作。1、电子文件归档范围：5电子文件1.在数字设备及环境中生成，以数码形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在在通信网络上传送的，本单位应作为档案保存的文件2背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及产生影响的历史环境等信息。3元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工

37、具软件、字符集等数据。4电子文件产生、签署、处理、传递过程中所产生的责任凭证信息和标识信息。5记录实施电子文件操作的人员、时间、设备、项目、内容的操作日志。2、电子文件的归档要求：（1）完整齐全归档的电子文件应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。除文件外，必要时还应将相关软件参数、压缩算法管理数据等一并归档保存。（2）真实有效。归档的电子文件应真实有效，文本文件应在最后定稿，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本（最新版本）归档保存，各种文件的草稿、原稿根据需要决定是否归档。电子文件的操作日志也应归档保存，这有利于确认电子文件的有效性。（3）统一规定载体形式

38、、质量要求。机关档案室应对于归档电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，将带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。（4）填写归档电子文件登记表。对归档的电子文件应填写统一登记表，其内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、作用性质、信息类别、载体、保管期限等项目。（5）履行归档手续。档案部门对于归档电子文件应进行全面的检验，检验内容包括电子文件载体状况，有无病毒、完整性和有效性、相关材料是否齐全等。3、电子档案技术鉴定

39、的主要内容有哪些？（1）可读性鉴定。主要作法有以下几点。1、检查与文件相关的软件、操作系统和其他文字说明文件是否齐全。2、核实归档时所填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。3、将文件在计算机上读一遍，如发现有很小的错误，可用磁带清洗机清洗后再读，以确认其可读性。4、对数据库要确认数据与栏目是否吻合，结构是否正确，某些结构比较复杂的关系型数据库在相关数据库是否完整。（2）无病毒鉴定。可运用病毒检测软件进行检测。（3）介质状况鉴定。在有关设备上演示或检测，确认归档电子文件载体清洁、光滑、无皱折、无划伤、运转正常。4、做好电子文件归档工作的措施：（1）加强文档一体化管理。严格文件办文与发文流程

40、。制定单位发文与办文流程，严格按流程办文、发文。（2）加强文件标准化建设。（3）加强公文管理系统与档案管理系统的建设。（4）加强专兼职档案人员的计算机应用水平。文档一体化管理是指基于文件生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作统筹规划、科学管理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能的现代化管理模式。 文档一体化管理图：二、档案的整理（一）何为档案整理工作档案整理工作的原则和要求是什么?档案整理，就是按照一定的原则和方法，将处于零乱的和需要进一步条理化的档案文件材料，进行基本地分类、组合、排列和编目，组成有机体系的过程。（二

41、） 档案整理的原则和要求：1、按照档案开成规律和特点，保持档案文件材料之间的历史联系。a、保持文件在来源方面的联系；b、保持文件材料内容上的联系；c、保持文件在时间上的联系；d、文件材料形式上的联系。2、充分利用原基础。3、便于保管和利用档案整理流程图待整文件分类、确定保管期限输入系统装订编页号编目文件组合装盒 排架编制卷内目录加盖档章、填写内容填写盒脊编件号、档号打印备考表（三）档案的分类1、档案常用分类有按时间分类、按组织机构分类、按问题分类等方法，公司采用的是保管期限年度问题的复分法2、分类表公司档案现采用的是水电厂企业档案分类表，共分0-9类，其中0-5类属于文书档案类，6-9类属于科

42、技档案类：0 党群工作 6 水库调度运行1 行政管理 7 科学技术研究2 经营管理 8 基本建设3 生产技术管理 9 设备仪器4 财务审计5 人事劳资分类表示例 水电厂企业档案分类表采用的是一种层累制编号法这种分类方法采用用数字位数来表示类目的级位，一位数字代表一级类，两位代表二级类，依此类推。例：1 行政管理11 行政管理综合12 行政事务120 行政工作计划、总结、通知、规定、办法等 一般而言，组织全宗内档案的分类以一至二级为宜。档案数量较少但需分类时，一般只分一个级次；档案数量较多时，可分两级或三级。（四）档案的整理1文件的装订（1）拆除金属物。许多文件材料上有订书钉、回形针、大头针等金

43、属物，经过一定时间容易生锈而腐蚀文件。在案卷装订之前，要将金属物全部拆除干净。拆除时注意不要损坏文件。（2）修补裱糊。对破损、不合规格的文件要进行修补和裱糊。对那些无装订位置、装订线上有字迹不便装订的文件材料，应用无字的白纸条接订订口。对卷内常出现的签条、便条等，可粘贴在16开的白纸上。破损的文件材料应进行一定的修裱工作。（3）取齐装订。装订要整齐、牢固、不影响阅读。装订时，全卷文件要折叠取齐，而后用不锈钢钢钉或腊线装订，用线装代钉时，采用三眼一线的方法装订。结头打在文件的底部卷皮之内。要扎得结实，不压住字迹，不倒页掉页、不损坏文件。归档文件应按件装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一

44、件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。2、页号的编制文书档案的页号应编在文件正面的右上角位置，反面的左上角位置编页号。凡是印有文件内容的页都要编一个页号，空白页不编号。一张衬垫纸上贴有多张小型纸质材料的，这张衬纸上的每张小型纸质材料均应编页号。卷内文件页号编完后发现有重号和漏号，页数较少的应重新编页号，页数多时，有重号，如第18页重号，则将18号分为18甲、18乙，在备考表内注明第18页有甲乙两页

45、。发现漏页，如第10页后编成了12页，可将第10页改成1011，并在备考表内注明1011合并成一页。右侧装订的文件，应在正面的左上角，反面的右上角编页号；上侧装订的，编在文件下侧的中间位置。3文件的录入档案的录入：对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。录入的项目主要有：题名、文号、作者、主题词、形成时间、密级、页数、备注、附件项、保管期限、分类号、档号等题名项的录入题名分为正题名、并列题名、副题名及说明题名文字（1）正题名的著录：正题名照原文著录，题名中的各种符号亦不应遗漏。 单份文件无题名的依据其内容拟写题名，并加“ ”号。 单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容

46、另拟题名附后，加“ ”号。（2）并列题名：并列题名是以第二种语言文字（如外文）书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加”=”号。（3）副题名与说明题名文字：副题名是解释或从属于正题名的另一题名。必要时副题名照原文著录，其前加“：”号。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字，必要时对照原文著录，其前加“：”号。责任者的录入文件的责任者，即文件的内容进行创造并负责任的团体或个人。填写应注意以下几个问题：（1）应填写正式署名者和主要责任者，即以谁的名义行文谁就是责任者。有关单位行文印发的领导讲话，填写行文印发的单位，未正式行文印发的领导讲话，填

47、写“讲话者”本人；（2）单位责任者应填写单位全称，若全称太长则应填写不会误解的通用简称。（3）责任者较多时，可只填写主要责任者，其余用“等”字代替。（4）文件示署责任者或责任者有误时，应考证后填与，并加 ，证据不足时，在其后加“？”。如清江公司？文件日期、备注及附件的录入文件日期即文件的形成日期，也就是落款日期。文件没有日期的要考证清楚后填 入此项。一般公文填发文时间；会议决定或法规文件；填通过或批准、公布日期；合同、协义等填签署时间；报表、计划、规划等可填编制时间。备注，留待对卷内文件变化时作说明之用，有变化情况就如实填写，无变化情况空着不填。文件后附有附件的，应填写清楚所有附件的题名4文件

48、的编号与排列归档文件的编号是指将归档文件在全宗（是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体）。中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定。文件的排列按保管期限年度问题发文时间的顺序排列。每份文件按照排列顺序依次编件号，文件的件号应在同一年度内从“1”开始逐件编流水号，长期的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号，一般一个年度为一个流水号。例：深圳发展公司2005年第10件档案，其档号为05-C2005-105档章式样（长：55mm 宽：25mm）:全 宗 号年 度盒 号问题（机构）保管期限件

49、号6打印盒内目录盒内目录式样：档案编号文号责任者题名日期页数备注C2005-0054鄂清先教字20058号清江公司先教办关于报送清江公司先进性教育活动分析评议阶段党员、群众对公司领导班子及成员的意见的报告2005-09-1677-C2005-0055鄂清先教字20059号清江公司先教办清江公司党委先进性教育活动分析评议阶段转段申请2005-09-3092-C2005-0056鄂清先教字200510号清江公司先教办关于清江公司党委专题民主生活会情况的报告2005-09-30131-C2005-0057鄂清先教字200516号清江公司党委关于报送清江公司党委保持共产党员先进性教育活动总结的报告20

50、05-11-1438-C2005-0058鄂清先教字20056号清江公司先教办关于报送清江公司党委先进性教育活动学习动员阶段总结及分析评议阶段工作安排的报告2005-09-0954-C2005-0059鄂清办字20059号清江公司关于表彰2003-2004年度“五好文明职工”、“五好文明家庭”的通知2005-03-2826-C2005-0060鄂清党字20059号清江公司关于印发2005年清江公司党委中心组学习安排的通知2005-05-099-7打印备考表。备考表置于盒 内文件之后，填写盒内文件缺损、修改补充、移出、销毁等情况。盒 内 文 件 情 况 说 明本盒共9件 整理人：检查人：2007

51、年4月12日8盒脊式样全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号三、档案的鉴定工作档案鉴定，即对档案价值的鉴别、判定工作。它是按照有关档案鉴定规定、标准和要求，鉴定档案材料的使用价值，确定其保管期限与存毁的工作。鉴定的结果，则是决定档案是否保存以及如何保存。1、如何鉴定档案的价值？ （1）从内容上分析 （5）从典型性上分析 （2）从技术上分析 （6）从作者因素上分析 （3）从功能上分析 （7）从文件名称上分析 （4）从时间上分析 （8）从外形上分析 上述八个方面的因素是相辅相成的，在鉴定中要综合看待，辩证分析，力求全面、准确、恰当。2、档案的保管期限及保管期限表档案的保管期限分为永久、定期

52、两种，定期一般分为30年、10年。反映机关主要职能活动和基本面貌的,对本机关发展建设 和历史研究有长远利用价值的文件，列为永久保管；反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件，列为长期保管；较短时间内对本机关有参考利用价值的文件，列为短期保管。 档案保管期限表，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是进行档案保存价值的鉴定工作，确定档案保管期限的依据和标准。档案鉴定工作流程图： 四、档案的检索工作档案的检索：是指编制检索工具、建立检索体系以及按一定的检索方法检出档案材料的全过程。利用计算机进行档案检索的途径，常用的有以下几种：1、按题名

53、检索2、按文号检索3、按责任者检索4、按分类号检索5、 按时间检索日常检索过程中，通常将几种条件按逻辑关系组合在一起进行检索。五、档案的保管工作档案保管工作的基本任务有两条：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。档案保管工作中的八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗档案保管工作示意图：档案保管工作示意图（一）不适宜的温、湿度对档案材料的损害：1、加纸张老化（温），使纸张纤维素水解，降低纸张强度（湿）；2、使耐热性较差的字迹发生油渗扩散；3、有利于

54、档案有害生物的生长和繁殖；4、会加速有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用。（二）档案保管中温、湿度控制各类档案保管适宜的温湿度范围为：库房种类温度范围湿度范围纸质档案1424 ±24560% ±5%录音磁带1522 4060%黑白胶片1022 5565%彩色胶片1317 5565%机读档案15 ± 5 60% ±5%（三）光对档案的危害及防光措施光对档案的危害：1、档案载体材料 的光老化2、档案记录材料的光退变和失真（磁记录档案）。3、光对纸质档案、字迹或线条材料色素的退变也有重要的影响。 防光措施：档案库房的照度以30lx50lx，在各种光源中，以白炽

55、灯为宜，白炽灯与档案的距离不小于50cm。（四）灰尘对档案的危害：1、灰尘沉降在档案上，形成的污垢能影响表面清洁度和粘结档案，并能毁坏胶片感光层或磁层。当它们沉积在档案上而又长期不翻动时，能造成纸质档案的粘结，形成“档案砖”2、大气尘对档案制成材料具有腐蚀作用；3、粉尘是传播真菌的媒介；4、污染档案，影响字迹的清晰度。防尘措施：合理通风，保持档案库房的清洁卫生、密闭与除尘。（四）怎样选购档案柜1、应根据库房面积、高度、温湿度控制、地面荷载等情况先购档案柜（架），要考虑到有利于档案的保护和提供利用，有利于合理利用库房空间。2、档案柜所选用的材料和加工方法都不应该损害档案制成材料。3、所选 购的档

56、案柜要经久耐用、美观大方，财时符合节约原则，尽量做到整齐划一，便于管理。（五）档案库房应配置哪些温湿度测量及调控设备？档案库房就配置温度计和湿度计，还应配置去湿机，排风扇和空调机等调控设备。档案库房内应根据温、湿度情况，确定库房是否通风或开启控制温湿度的设备。六、档案的统计工作（一）档案统计工作的内容和任务是什么？档案统计工作，是用表册、数字的形式对档案和档案工作诸现象的数量进行登记、整理、分析和研究，进而提示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。档案统计的内容可概括为档案的基本统计和综合统计两部分。具体有档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况的登记和档案机构、人员、档案专业教

57、育等情况的基本统计及其他专门统计。附：档案统计示意图：七、档案的利用工作档案的利用工作，就是档案工作者将本室及其它单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足用户需要的一项业务工作。（一）档案提供利用的方式主要有哪些？1、提供利用档案原件。2、提供利用档案复制件。3、根据档案内容，通过制发档案证明、编写参考材料、文件汇编等多种形式提供利用。（二）档案利用中应注意的问题1、外借档案要有严格制度,必须履行一定的批准手续；2、外借档案的时间不宜过长,以免遗失、泄密；3、外借档案的数量应予以控制，一次借出馆、室外的档案数量不宜过多；4、应履行严

58、格的签收手续，借出时应认真清点，归还时要进行认真细致的检查，并在借阅登记簿上注销5、借阅者要对档案的保密和安全负责，不得污损、抽换、涂改、撕拆档案。归还时，如发现有损坏档案的问题，应立即向有关领导汇报，以便妥善处理。6、做好档案利用的登记工作，登记清楚利用目的，利用件资次，利用者。八、档案的编研工作档案编研工作，是以馆（室）藏档案材料为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足利用者需要为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集，筛选、加工整理、科学编排，使之转化为不同形式的档案编研成果的一种专业性工作。（一）机关档案室一般应具备哪些档案编研材料？机关档案室一般应具

59、备的通用性编研材料有组织沿革、大事记、文件汇编、专题文件汇编、年鉴（二）怎样编制文件汇编？机关文件汇编是本机关一个年度内制发的全部文件的汇集，是完整、系统地保存本机关所形成并发出的文件，能迅速地提供利用的一种有效方式。它对机关工作有着广泛的用途，它不但是机关领导手头不可缺少的监督性、参谋性凭证，而且也是机关业务人员工作的重要工具，具有工作查考，学习参考、办事依据等多种用途。编制要求。进行机关文件汇编，一般应做到：一是入选文件全面，选题范围内的重要文件不漏选，入选文件必须是具有现行效用的文件，失效和作废文件一般不入选；二是遵守保密和有关翻印文件的规定，转录应当完整；三是选编的文件要进行科学编排，

60、通常是先分类，再在每一类文件中依时间先后排列。 编制步骤。发文汇集编制要经过查选文件编排文件编制汇集文件目录编写“编辑说明”书写或打印封面按规定顺序通排、装订成册等工作步骤。（三）怎样编制专题文件汇集？将属于某一问题的文件汇集成册，就是专题文件汇集。专题文件汇集内容集中、系统有序，对查找某一个方面或某一个问题的文件十分便利。专题文件汇集，各级各类档案馆和机关档案室的都能编制，其编制的步骤和方法如下：1、确定汇集的题目。汇集题目的确定，一定要突出一个专字，问题专一，文件材料内容才能集中。2、查找和挑选文件材料。对属于此专题的文件材料，进行全面的查找和挑选。并将查找到的文件按其价值大小，进行认真的

61、挑选，才能保证汇集的质量。3、分类和编排。由于专题文件汇集问题专一，一般不分类。如果专题文件包括的面大，也可以设类。不设类的可将经过挑选的文件材料或按级别排列（同一级别的文件材料按文件产生的时序排列），或按文件产生的时序排列；设类的，每类按文件产生的时间顺序排列。4、加工。有些专题文件由于产生的时间较长，所以在汇集时应予以适当的加工。如在汇集文件时，对领导在文件上的重要批语，应作适当形式转达；对正文内的人名、地名、题名等须作注释的，应加注释。5、编制目录。入选的文件排列固定后，应依序在有字的页面正面右上角，背面左上角编写页号；编制汇集内的文件目录并置于卷首。6、装订成册。对于编制的专题文件汇集，可以印刷成书，以便提供利用。对一般机关档案室来说，可以一年就某一专题汇集一册，也可以几年编一集。（四）怎样编写大事记？大事记是按时间顺序简要记载一个单位在一定时期内开展的重大活动和发生的重大事件的一种档案参考资料。它便于利用者从一个单位在一段时期经历的重大事件及其发展过程，查找档案史料提供线索。1、大事记的选事范围：本单位召开的各种重要