关于大宗物资集中招标采购的管理规定

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1、关于大宗物资集中招标采购的管理规定为全面贯彻落实公司提出的“集约化发展、精益化管理、标准化建设、扁平化运作”的精神，进一步规范我公司对外市场交易行为，适应工程公司新核算体系的需要，降低大宗物资采购成本，提高企业的经济效益，根据江苏省电力公司招投标活动管理办法并结合我公司前段时间钢材集中招标采购的实际情况，现对我公司的大宗物资集中招标采购规定如下（钢材的采购办法另行规定）：（附：物资管理部大宗物资集中招标采购流程示意图、分公司采购供应科物资招标采购流程示意图）一、 名词解释1、 议标：适用于仅有个别单位生产或有特殊要求，而无法进行比价或招投采购的物资，由物资管理部根据采购物资的特点及相关的信息，

2、选择一家供方，依据市场行情，对某批物资进行定价，并写出申请，经招投标领导小组审批后在网上流转。2、 招标：由物资管理部牵头、工程管理部、审计部、财务部、监察部、相关专业公司（或分公司）参加，对开标活动的相关内容进行把关、审批后，在网上流转。3、 紧急采购：遇有施工作业计划突然发生变化、业主有特殊要求等突发事项需要紧急采购物资时，则由分公司采购供应科提出申请报公司物资管理部并经总经理或分管领导批准后，按照近期开标的价格或近期市场价格执行，并在网上流转，但紧急采购的总金额不能大于原合同的总金额。二、 大宗物资集中采购管理1、 各施工点的大宗物资原则上将统一由公司本部集中招标采购（见附表一、本部集中

3、招标采购物资范围表），并将根据现场实施情况实时调整。集中招标采购工作由公司物资招标工作小组进行实施，并由物资管理部牵头、工程管理部、审计部、财务部、监察部、相关专业公司（或分公司）参加。2、 物资管理部负责招标的组织工作；监察部负责招标过程的监督；审计部、工程管理部、财务部、专业公司（或分公司）对开标活动的相关内容进行把关。3、 当采购金额在二十万元以上时，原则上采取招标形式，不采取议标形式。当顾客有要求或组织自身有要求时，也可以采用议标的形式，但需在招投标领导小组同意的情况下，方可实施。4、 分公司采购的物资价值超过万元须报物资管理部，施工点不设审计的，应将开标结果传真至本部，由审计部确认；

4、采购的物资价值超过20万元，应将招投标的资料带至本部（供方报价单、报价汇总表、合同会签单等），由物资管理部上报招投标领导小组批准后，可在本部或施工点签订合同。原则上，大宗物资采购招标每月进行一到二次，当现场急需某类物资时，分公司使用部门提出申请经分公司领导同意，报公司物资管理部并经总经理或分管领导批准后，按照近期开标的价格或近期市场价格执行，但紧急采购的总金额不能大于原合同的总金额，对于一万元以下的紧急采购由分公司自行办理，但需将采购情况报公司物资管理部备案（附表二、大宗物资紧急采购批准表；附表三、万元以下紧急采购单）。5、 各部门参与评标的代表必须对开标的结果当场定标并在评标结论报告上签署意

5、见，由物资采购工作小组和招标领导小组领导签字后与中标单位签订合同。（附表四、大宗物资评标结论报告）6、 集中招标采购的物资按货到现场当月收料，次月开始按3、3、3、1的比例进行付款的模式进行招标（“1”为10%质保金，应根据所采购物资特点，定义相应质保期限）。7、 如遇报价不明确，供应商的澄清报价可以是传真件。8、 对于由本部集中招标采购的物资，项目分公司可以推荐参与竞标的供应商、标明了解的市场价格，也可以建议采用的付款方式。9、 为了进一步降低大宗物资采购成本，集中招标采购的价格如果超过同一时段在建项目当地的市场价或同一施工现场其它单位的采购价，分公司及相关单位可以直接向招标领导小组反映，也

6、可以直接向公司纪委投诉。对故意拆分计划、回避集中采购以及其它人为因素造成采购价格偏高的，将追究相关人员的责任。10、 需要提供物资并负责现场施工安装的项目，除活动房外，物资管理部门仅限于签定采购合同。三、 物资需用计划和配送、验收、领用管理1、 各项目分公司应根据项目的实际情况，在项目正式进点后和每年12月底前提出整个项目和次年的大宗物资预计需求总量，并按品名和分类数量报公司本部。2、 为发挥大宗物资集中招标采购的优势，各项目分公司施工管理部应根据本月各单位工程大宗物资的实际使用数量填写大宗物资月度计划需用表，经分公司经营计划科备案后，递交采购供应科。各项目分公司采购供应科应于每月的2日前将本

7、月的大宗物资月度计划需用量及预计资金需用量按大宗物资月度计划汇总表的格式填写报分公司领导批准后，电传至公司物资管理部。对于预计需要几个月才能用完的物资还需将每个月的计划用量填写清楚。（附表五、大宗物资月度计划需用表；附表六、大宗物资月度计划汇总表）3、 上报的用料计划中若出现三个月的实际使用总量低于计划用量的95%，从而造成库存积压带来资金周转不畅的，将按照首签负责制的管理制度追究相关人员的责任。对于采购周期较长的物资，可提前填报采购计划，但应注明较准确的需用日期。4、 集中采购的大宗物资由物资管理部进行统一配送和协调工作，各项目分公司采购供应科负责与中标供方的物资催交工作，并负责大宗物资的卸

8、车、验收、保管、发放、领用的管理工作。5、 各项目分公司采购供应科应及时对本部采购物资的质量、进度、售后服务等方面情况进行跟踪，建立供应商供应情况信息表，每季度向本部反馈。（附表七、大宗物资集中招标采购跟踪表）四、 集中采购大宗物资的合同及资金管理1、 在本部采购的大宗物资合同全部由本部签订，并由物资管理部及时将合同及开标结果传至相关的分公司。除急用的钢材外，其它物资合同仍应经网上流转审批。2、 如无质量问题，各项目分公司当月内应办理完到场大宗物资的收料凭证和记账工作，为本部财务部付款提供条件。当月发生的发票不得隔月收料，如确有特殊原因不能收料的，则应写明原因，报送本部物资管理部。3、 经各部

9、门评标代表确认，需要预付款的或货到现场验收合格后立即付款的，合同可以在评标结论报告确认时同时签订。4、 本部招标采购的物资款全部在本部支付，付款的方式根据合同约定由公司财务部根据下列情况进行支付：（a）对于带款去厂家购买的，由物资管理部填写借款单并附评标报告、与厂家的合同交公司财务部，由财务部开出不得背书转让的银行汇票交物资管理部专门提货人员去厂家交款提货，钱货两清；（b）遇有代理商报价低于生产厂家的价格及生产厂家实行代理制等特殊情况需要带款向代理商购买的由评标小组决定报公司领导批准后，按本节第（a）条去生产厂家购买的付款方式办理。（c）对于按照3、3、3、1比例分期付款的，由分公司采购供应科

10、将经分公司领导签证后的发票、收料单、合同等有关资料递送分公司财务科，经分公司财务科核实入帐后电传公司财务部，财务部每月3日前根据合同及各分公司财务科入帐情况确定本月按比例付款总量，并在10日前编制本月大宗物资按比例付款计划表并征求物资管理部有关大宗物资使用的意见，报公司总经理审批后，由公司财务部根据批准数及付款计划表上的时间进行付款，并于每月月底前将付款情况反馈给物资管理部。（附表八、大宗物资按比例付款申请表）（d）对于货到现场验收合格后立即付款的，由分公司采购供应科将大宗物资质量验收单及经分公司领导签证后的发票、收料单、合同等有关资料递送分公司财务科，经分公司财务科核实入帐，立即电传公司财务

11、部，由公司财务部在一个工作日内付款。（附表九、大宗物资质量验收单）（e）对于紧急采购的大宗物资，其付款模式按照原合同中的付款约定进行支付。5、 物资管理部根据各分公司大宗物资月度计划汇总表上预估的当月采购资金需用量，并依据公司财务部提供的按比例付款方式下当月的应付款，编制分公司集中招标采购大宗物资资金月度使用计划表。同时根据表中各部门的意见，按照公司总经理的批示控制各分公司本月大宗物资采购的总数量和总金额并编制大宗物资集中招标采购计划表。（附表十、集中招标采购大宗物资资金月度使用计划表；附表十一、大宗物资集中招标采购计划表）6、 各分公司应确保本部为其采购的资金在三个月内回笼。若本部用于分公司

12、大宗物资采购的资金超过三个月还未能全部收回的，公司对未能收回的资金将按银行同期贷款利率向分公司收取利息，并暂时停止分公司下一批大宗物资的采购，直至已采购大宗物资的资金全部回笼为止。本规定从发文之日起执行，由物资管理部负责解释，有与相关文件冲突的地方以本规定为准。2008年4月20日附表一 本部物资管理部采购范围表序号工程项目物资名称备注1设备类1.1机务部分烟风道风门1.1.1金属、非金属补偿器1.1.2落煤装置1.1.3煤斗内衬1.1.4防爆门、人孔门、吹扫孔1.1.5木块分离器、锁气器1.1.6可调缩孔、插扳门1.1.7各耐磨弯头及管道1.1.8各类阀门1.1.9各类管件（法兰、弯头、大小

13、头、三通）1.1.10滤网1.1.11支吊架1.1.12玻璃钢格栅及结构1.2电气与控制部分1.2.1电缆、电线1.2.2伴热带1.2.3电缆桥架1.2.4热控阀门1.2.5热控管件1.2.6金属软管及配件1.2.7金具1.2.8瓷瓶1.2.9裸导体1.2.10铝镁合金管母1.2.11母线1.3建筑部份1.3.1钢结构及钢扶梯1.3.2钢格栅1.3.3轴流风机1.3.4升压站出线构架及设备支架及避雷针1.3.5综合管架2二、三类2.1焊条、焊丝2.2起重工具、电动工具2.3油漆及防腐材料2.4防火封堵材料2.5工程用灯具2.6电缆终端接头2.7电线2.8PVC、UPVC等水暖材料、电缆埋管2.

14、9门窗（不含防火、防爆门窗）2.10墙、地砖2.11保温材料2.12耐酸砖2.13紧固件（含高强度螺栓）2.14活动房3一类材料3.1各类钢材3.2管桩3.3水泥管3.4水泥3.5商品砼3.6扣件 3.7压型钢板及彩钢板4劳保用品4.1安全“三保”4.2起重吊带 4.3工作服附表二 大宗物资紧急采购批准表J/CL052 编号： 年 月 日申请单位物资规格及数量紧急采购情况说明及时间要求拟执行的单价和总价拟选择的供方名称申请人分公司领导意见以下由公司本部填写近期合同编号及总价近期合同规格及单价原供方单位名称近期的市场价格本次合同总金额原合同付款方式本次合同付款方式物资管理部计划人员物资管理部主任

15、意见公司领导批示附表三 万元以下紧急采购单 J/CL053 编号： 年 月 日申请单位物资规格及型号单位工程项目物资需用数量紧急采购情况说明及时间要求申请人申请单位负责人拟执行的单价拟采购的数量和总价拟选择的供方名称近期招标情况及招标单价交货时间及付款方式采购办理人采购供应科科长分公司领导意见注：本表需报物资管理部备案附表四 大宗物资评标结论报告J/CL054 编号： 年 月 日招标物资名称评标时间评标地点评标情况说明（可另附页）评标结论预中标物资数 量总 价评标小组意见物资管理部专业公司（分公司）工程管理部 财务部审计部监察部物资采购工作小组意见招投标领导小组意见 附表五 大宗物资月度计划需

16、用表（ 分公司）J/CL055单位工程名称： 施工单位名称： 日期： 年 月 日 图纸号： 计划编号：序号物资名称型号及材质规格验收标准单位数量工程总需要量本月需要量本月需用时间备注计划编制人施工管理部审核人经营计划科采购供应科备注：该表由物资需用部门填写附表六 大宗物资月度计划汇总表（ 分公司）J/CL056 编制汇总人： 编号： 年 月 日 序号物资名称型号及材质规格验收标准单位数量本月需要量本月需用时间计划单编号合计建议招标的方式推荐参与竞标的单位预计总金额市场单价或现场其它单位价格采购供应科科长意见分公司领导意见备注：该表由分公司采购供应科填写附表七 大宗物资集中招标采购跟踪表（ 分公

17、司）J/CL057 编号： 年 月 日123456789101112131415开标日期物资编号物资金额供货单位专业名称物资分类付款方式首付款次付款尾付款到货时间到货数量发票金额入帐时间领用数量或状态质量、进度、售后服务情况：资金回笼情况：工程结算时间：注:1、为保证资金在三个月内及时回笼，发挥资金的优势，需认真填写此表。2、本表1-10项由公司物资管理部人员填写。3、11-15项由各分公司采供科相关人员填写。4、质量、进度、售后服务情况由分公司采供科科长填写，资金回笼情况和工程结算时间由分公司采供科科长与现场财务科及经营计划部交流后填写附表八 大宗物资按比例付款申请表J/CL058 编号：

18、年 月 日供应单位名称合同金额已入帐的发票金额截止上月底已付款金额本月付款比例本月付款金额预计本月付款时间余款备注合计财务部资金计划编制人财务部主任物资管理部意见总会计师批示分管副总经理批示公司总经理批示附表九 大宗物资质量验收单（ 分公司）J/CL059 编号： 年 月 日供方单位供货合同名称及编号生产厂家供货规格及数量执行标准质量验收情况包装情况外观检查尺寸偏差理化性能资料提交施工管理部： 专业公司： 采供科： 日期：附表十集中招标采购大宗物资资金月度使用计划表（ 分公司）J/CL060 编号： 年 月 日 12345设备类物资二三类物资一类物资(除钢材外)劳保类物资预计本月资金使用量库存

19、金额本月采购金额库存金额本月采购金额库存金额本月采购金额库存金额本月采购金额本月采购总金额预计本月按比例付款总金额预计本月需用现款量合计本月资金使用总量物资管理部意见分公司意见财务部意见分管副总经理批示总经理批示注：表中1、2、3、4项由分公司采购供应科填写，表中的各类物资为本部集中招标采购的物资；第5项里的内容由物资管理部填写附表十一 大宗物资集中招标采购计划表（ 分公司）J/CL061 编号： 年 月 日序号物资名称型号及材质规格验收标准单位数量本月采购量本月招标时间预计金额合计计划编制人计划审核人计划批准人分公司确认注：本表由物资管理部填写物资管理部大宗物资集中招标采购流程示意图分公司编

20、制月度需用计划及资金需用计划、紧急采购计划物资管理部汇总审核物资管理部编制月度资金使用计划表、招标计划物资管理部发放标书集中招标采购带款提货方式货到现场立即付款方式按比例付款方式物资管理部组织开标定标签订合同各分公司填写物资集中采购跟踪表并将记帐凭证递交分公司财务科各分公司接收、检验、登记入帐填写质量验收单物资管理部为各分公司进行物资配送公司财务部根据入帐情况编制按比例付款计划财务部付款并反馈给物资管理部带款去厂家或代理商提货货到现场立即付款的凭证三天内递交分公司财务科对紧急采购计划报公司领导批准是否按原合同进行 是 否 分公司采购供应科物资招标采购流程示意图采购供应科编制月度需用计划报分公司领导或公司招投标领导小组批准发放标书集中招标采购报招投标领导小组审批组织开标（是否超过20万元）定标签订合同是否同意是否紧急采购报物资管理部、审计部审批 是 否 否 否 是 否是