OA系统客户案例-XX公司财务共享中心

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1、2021年5月15日星期六 财务共享中心方案及案例介绍 泛普软件共享共赢 共创辉煌 n 第一部分：集团型企业共享服务平台的需求理解n 第二部分：财务共享中心理解n 第三部分：财务共享中心实践-XX建设案例分享议 程 第 一 部 分 集团性企业共享服务平台的需求理解议 程r 企业现状r 共享服务需求r 共享服务模式 集团企业管理现状 跨地域、多业务单元外部环境变化经营风险加大 单体业务运作转向集团化经营 企业扩张带来管理半径增加人力资源与资金分配粗放式管理转向精细化运营 w加强在跨地域、多业务单元协作的能力w如何快速复制成功项目，做到标准化统一w如何有效的统筹人力资源、资金的分配w提升现有的管理

2、水平，从单体业务运作逐渐转向企业的集团化经营w从单一的成本管控逐渐走向全面的战略管控w如何应对管理半径加大后的管理风险，从粗放式管理走向精细化运营集团企业管理面临的普遍问题 集团化发展和IT技术的发展导致-企业共享服务的产生。1、集团化企业经营单位分散到全国（全球）各地。2、而后者又使工作随着网络和计算机的应用而大大便捷和简化。在这样的条件下，按照传统方式组织工作，势必造成那些分散在全国各地的子公司用于共享部分的服务的人力和物力资源不能满负荷运作。因此，在信息技术的基础上，利用各种新兴的技术手段，搭建共享服务平台，将集团范围内的财务共享、人力资源共享、IT共享就变得非常有必要！ 分公司A 分公

3、司B 职能条线部门1.集团管理2.工作协同 业务单元. 业务单元 业务单元. 业务单元控股集团3.业务融合 共享服务需求 4.管理创新 共享服务模式 集团化企业模式将市场服务和拓展工作与后台支撑辅助工作分离，以此来增加市场服务和拓展工作与当地市场的关联，同时标准化和整合支持辅助职能，并在最佳地点开展这些工作，并且基于新的战略和业务模式来标准化业务流程及通过IT实现自动化。市场服务和拓展重新定义市场服务和拓展工作的 角色、责任和流程促进快速决策和在当地的市场快速反应 适应性 支持功能标准化整合支持功能实现成本降低以及因规模效益而获取的专业化优势集合性业务设计从最佳位置服务企业 从成本和技能的差异

4、来套利套利性 战略业务模式流程信息化系统协同 标准化、自动化 共享服务本质共享服务策略指通过在一个或多个地点对人员、技术和流程的有效整合，实现组织内公共流程的标准化和精简化的一种创新手段，共享服务的本质是由信息网络技术推动的运营管理模式（组织+流程+系统）的变革与创新： 将组织内非核心职能合并由一个独立部门完成 共享服务中心的最重要的使命是提供有效和高质量的服务 要求对企业的组织架构、人员分布和业务流程进行重新的变革 共享服务中心将原有的中后端服务的职能归并到一个部门，像前端业务一样进行运 作 强调卓越服务的文化，其员工具有高技能和高效率，并具备服务意识 通常设立在低成本、高技能的地区物资管理

5、系统http:/ 适合共享服务业务类型 8 当业务类型具备以下特征时，适用共享中心的组织形式: 多个业务单元有相同的业务流程 基于大量的交易 (如付款) 集中和共享能够实现规模经济效益 从管理上期望流程和方法的规范统一 期望充分利用公司有限的资源 流程所涉及的业务处理中需要与客户交流的频次很少量大、重复性高的工作专业技能全公司的信息 财务共享服务 XX集团企业共享服务包含内容研发 财务生产 营销仓库人力资源共享服务预算 资金 应付 规划 IT共享服务ERP 财务 OAECCRM BI授权 培养 绩效 XX共享服务HR业务系统 管理平台业务支持 实施 维护财务共享中心是企业共享服务最核心的内容

6、第 二 部 分 财务共享中心理解议 程r 为什么建立财务共享中心r 财务管理模式演变r 财务共享中心业务范围 为什么建立财务共享中心 操作规范财务共享中心承担相应的交易处理型工作，通过集中操作与培训，可以极大程度地保证各项交易处理型财务工作的标准化、规范化，使得操作技能尽快得以沉淀 效率提升借助OA系统的上线，以及与财务系统和业务系统的充分集成，通过人员集中培训和财务共享中心内部流水线化的工作分工，能够大幅度提升财务交易处理工作的效率 人员成本动态降低随着公司的快速发展，在实现交易处理型财务人员动态减少的基础上，将节省的财务人员充实到业务财务队伍，更好地为业务决策提供支持 整体财务职能转型公司

7、原有财务人员从繁重的交易处理型工作中解脱出来。由交易处理型财务转为决策支持型财务 决策支持型：财务负责人预算、分析与控制资金管理交易处理型：出纳核算商务结算其它决策支持型.70.00% 21 3传统财务模式 财务数据的采集主要依赖财务人员； 核算过程很少使用信息技术 财务集中核算 ERP的普遍使用和推广； 财务数据业务化； 费控体系 财务共享中心 流程再造和提升企业效率； 财务与业务真正一体化实时监督 流程再造 决策支持型处理型基础核算 核算、报销、资金支付一体化，是财务共享中心的职能定位 财务管理模式演变 决策支持型处理型 核算、报销、资金支付一体化，是财务共享中心的职能定位 财务共享中心业

8、务范围 财务共享中心费用报销审核 会计核算 会计报表 资金收付资金划拨资金结算纳税申报 总账管理 财务共享服务中心典型架构 财务共享平台 HR系统 OA/统一门户手机应用平台手机单据审批 影像扫描系统 规则单据审核界面单据提交界面 影像采集应用 客户端扫描识别号/识别标识原始文件 影像处理系统 数据库 查询、统计系统流程管理 财务系统 资金系统/银企平台 资金系统 银企平台银行统一认证服务器认证信息（人员、岗位、组织机构数据）OA办公系统http:/ 第 三 部 分 财务共享中心实践-XX建设案例分享议 程r 企业现状r 财务共享中心目标r 财务共享中心定位、架构、职能r 系统建设功能 面临的

9、挑战：重点任务： - 面向商业组织间的商业活动及交易系统- 面向交易结算的资金结算系统- 面向第三方物流的物流信息系统- 面向经销商的客户关系管理系统- 电子商务模式的家电分销供应链服务平台的建设与运营- 满足面向客户、面向服务，随需而变的IT能力- 建立跨组织、跨区域的信息流、资金流和物流协同的工作流程电子商务模式的家电分销供应链服务平台建设运营 XX战略 “中国家电零售商的供应链服务平台” XX财务共享中心建设总体目标 XX财务共享中心 通过服务水平协议的制定与执行，确保与财务共享中心相关的各项业务运行的整体效率得以提升随着OA系统的上线，可以简化费用报销审批流程，加快费用报销处理速度通过

10、OA系统与用友系统和ERP系统的充分集成，以机制凭证替代大部分手工凭证，提升财务交易处理的工作效率提高服务质量 随着分子公司的增加，从事交易处理型财务工作的人员数量会实现动态的降低，形成规模化效应，更好地支撑XX的快速发展以共享为驱动，将财务部由现在的交易处理型部门转变为充分服务于业务的决策支持型部门。真正成为业务部门的伙伴 促成整体转型 提高服务质量，促成XX财务整体转型 系统实施总图费用 包干费资金档案管理 借款 还款 预付款 差旅费报销 业务招待费报销 通用费用报销 用款月度资金计划上报（合资） 月度资金计划上报（全资） 资金调拨 资金下拨费用类当地财务签收 当地财务邮寄 档案管理组签收

11、 组长派工 费用会计退单 档案管理组退单 非费用类邮寄汇总上行 邮寄汇总下行 流程体系 知识体系 权限体系 日志体系 报表分析 费用类别预算信息公司信息部门信息人员信息客商信息项目信 息 基础设置业务应用 基础支撑 面向用户信息门户 待办事宜 移动办公 统计报表 预算上报 包干费报销 公共关系费报销 应付 供应商结算付款总账税务 调账申请 汇算清缴申报 纳税申报 税费申请 基础数据基础数据 基础数据公司及公司对应的本方帐号同步1 部门及部门对应的会计主体同步2 人员及人员默认银行帐号3 费用类别及对应科目现金流维护 4 客商、银行等数据同步5 主数据源管理 OA系统财务系统业务系统HR系统 资

12、金 资金 资金n 业务系统中填写付款申请单，自动触发审批流程；n 所有关键信息传递到OA；n 审批完成后传递状态到业务系统，传递凭证和单据到财务系统；n 支付完成后获取支付状态；n 资金计划控制；n 拆单支付。 资金n 业务系统中填写付款申请单，自动触发审批流程，所有关键信息传递到OA；n 审批完成后传递状态到业务系统；n 传递凭证和单据到财务系统；n 支付完成后获取支付状态；n 资金计划控制；n 拆单支付。 资金n 业务系统中填写付款申请单，自动触发审批流程，所有关键信息传递到OA；n 审批完成后传递状态到业务系统；n 传递凭证和单据到财务系统；n 支付完成后获取支付状态；n 资金计划控制；

13、n 拆单支付。 资金n 业务系统中填写付款申请单，自动触发审批流程，所有关键信息传递到OA；n 审批完成后传递状态到业务系统；n 传递凭证和单据到财务系统；n 支付完成后获取支付状态；n 资金计划控制；n 拆单支付。 资金n 业务系统中填写付款申请单，自动触发审批流程，所有关键信息传递到OA；n 审批完成后传递状态到业务系统；n 传递凭证和单据到财务系统；n 支付完成后获取支付状态；n 资金计划控制；n 拆单支付。 资金n 业务系统中填写付款申请单，自动触发审批流程，所有关键信息传递到OA；n 审批完成后传递状态到业务系统；n 传递凭证和单据到财务系统；n 支付完成后获取支付状态；n 资金计划

14、控制；n 拆单支付。 报表 报表 流程总图 财务共享中心上线后财务共享中心上线后 分子公司财务职能的变化 分子公司财务原职能：l 商务结算操作l 商务结算复核l 资金出纳l 票据出纳l 会计核算l 费用报销l 纳税申报 l 税务（除纳税申报）l 分子公司财务主管（预算绩效与分析） 分子公司财务现职能：l 商务结算操作l 商务结算复核l 票据出纳l 税务（除纳税申报）l 共享支持（单据整理与提交）l 分子公司财务主管（预算绩效与分析）财务共享后财务共享中心将承担原分子公司财务资金出纳、会计核算、费用报销和纳税申报的工作 财务共享中心成立后，分子公司财务还需要承担共享支持的工作 财务部门总体定位X

15、X建立财务共享中心后，整体的财务组织将划分为功能型财务（总部财务）、业务财务（大区财务与分子公司财务）和操作型财务（财务共享中心），并建立三者之间的有机联系。 财务数据查询服务标准会计报表专题财务分析报告专项财务申请 财务战略和规划公司财务制度和政策财务数据和分析需求评价执行情况 财务数据需求公司财务制度和政策评价执行情况功能型财务（总部财务） 制定财务战略和规划 制定相关制度、规范和政策 整体资金管理、税务统筹 建立健全整体风险管控体系 建立预算与业绩分析体系财务数据需求财务数据查询服务 标准会计报表 操作型财务（财务共享中心） 会计核算处理 资金支付 会计档案管理 集中纳税申报 关账并生成

16、单体报表 执行总部财务的各项制度与规定业务财务分子公司财务支持分子公司的经营决策与分析配合共享中心的运营，完成相关的共享中心支持工作执行总部财务的各项制度与规定监督业务部门对总部各项规定的执行情况 大区财务监督各分子公司对总部制定的相关制度规范的执行情况 XX财务共享中心的组织架构 财务共享服务中心费用组 负责人 费用会计 实习生 总数：6人 总账税务组 负责人 总账会计 实习生总数：7人 资金结算组 负责人 资金会计 总数：3人 应收组 负责人 应收会计 总数：4人 应付组 负责人 应付会计 大学生 总数：4人 l 抄报税、清卡l 去税务大厅提交资料l 税务调节l 纳税申报（非南京地区） l

17、 纳税申报（南京地区） 财务事项的职责划分 l 发起报销申请l 完成审批l 提供原始单据 l 审核原始单据l 记账 l 提供原始单据l 记账l 出具分子公司会计报表l 在金力系统中完成与采购相关的操作及审批（包括入库、结算、付款申请、返利等）l 记账 l 在金力系统中完成与销售相关的操作及审批（包括出库、收款、开票、返利等）l 记账 l 支付承兑汇票l 完成银企直联相关的账户授权工作l 支付报销款项l 支付货款（现款）分子公司财务财务共享中心 费用组 总账组应付组 应收组 资金结算组 报表采购 销售 资金支付 税务费用报销 项目实施过程项目实施过程 项目建设过程建设内容 发展阶段 信息门户 流

18、程审批 日程管理 金力集成 构建基础应用 构建财务共享中心 供应链金融构建协同办公平台 财务共享中心 供应链金融管理平台 移动办公 文档管理 通讯录 人员架构同步 系统互连 基础办公 财务共享中心 供应链金融 ThinkOne将逐步发展成为以“员工”为导向的统一工作&管理&决策平台 1. 主数据同步2. 预算管理3. 包干费管理4. 费用管理5. 应付管理6. 总账管理7. 税务管理8. 档案管理9. 资金管理 财务共享中心优化： OA和NC接口优化 系统交互日志记录 对公付款实现方式变更 资金计划流程调整 供应链金融： 用信申请 授信申请 授信调整 权限申请 放款管理 还款管理 XX财务共享

19、中心服务承诺 为了保证财务共享中心完成上述服务，对分子公司提出如下要求：u 及时提交相关原始单据u 原始单据符合规定（真实、完整）u 完成相关审批流分子公司要求 财务共享中心对以下服务的相关承诺：u 纳税申报在国家税务机关规定的时间内完成纳税申报u 出具月报在集团规定的时间内完成账务处理，并出具月报u 费用类支付在3个工作日支付报销款项,银企直连的24小时内完成支付u 货款类支付按照XX资金管理办法相关规定完成支付财务共享中心服务承诺 签订服务水平协议 介绍财务共享中心的模式以及承担的财务职能 具体说明需要分子公司配合提供的每项业务的原始单据，以及邮寄时间对已经纳入到共享中心的分子公司财务人员进行专项培训 与纳入共享中心的分子公司召开意见征询会，讨论分子公司的责任承诺以及分子公司对财务共享中心的服务标准要求 根据征询会的结果和现阶段的实际情况，财务共享中心拟定了服务水平协议，并下发签订。远期参照行业经验，根据服务内容和服务数量，向分子公司收费 另外，为保持分子公司原有的审批流程，还需要分子公司提供现有的单据审批权限，即每类单据必须经过哪一级审批通过后才能够进行下一步的业务处理，主要分为5类：进货和发货相关的单据、费用类、资金类、资产类、风险类（例如坏账、跌价准备）等拟定财务共享中心服务水平协议 THANKS！