2023年会议工作规程3篇

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1、2023年会议工作规程3篇 书目 第1篇会议服务工作规程方法 第2篇酒店会议室会议服务工作规程 第3篇物业会议接待工作规程 物业会议接待工作规程 会议接待服务标准 1.0目的 为了规范会议接待行为,统一服务标准,持续、稳定的为用户供应良好会议接待服务。 2.0适用范围 适用于大厦各类会议接待工作。 3.0职责 3.1客户部负责会议接待的详细实施。 3.2客户员负责会议登记和提前确认工作,确保会议如期召开;并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来确定会议的大小,实行相应的服务措施; 3.3客户部负责支配工作人员对会议室进行布置,保障会议室整齐舒适; 3.4会议接待员负责在会议进行期间巡

2、查,刚好处理突发事务,确保会议顺当进行; 4、程序 4.1会议的分类 依据现时会议接待工作实际状况,将会议接待分为日常接待(二类会议接待)、一类会议、临时会议。 4.2会议接待服务标准 1) 每天支配一名会议接待员于早上8:00上班,于8:00-8:15分时段完成以下工作:将全部会议室的门及部分灯打开;将开水器的烧水阀打开及18f会议室内的电热水瓶注满水后插上电源,保证当会议起先时有足够的开水。 2) 每天的工作由会议负责人依据实际状况进行支配。 3) 会议接待员必需留意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,于会议起先前15分钟将茶水打算到位。 4) 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度

3、是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁,发觉异样无法处理时刚好向主管领导报告; 5) 参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水,当会议起先时会议接待员应在自己管理区轮番巡查,以便能刚好给新到的客人送上茶水,直至与会人员基本到位。 6) 与会人员基本到齐后,会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后,每隔20-25分钟到会议室加茶水,直至会议结束(如有特别状况可自己把握)。 7) 在加茶水过程中,会议接待员应刚好更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻); 8) 会议接待领班必需到场监督

4、服务员工作,巡察会议室的打算状况和会议的进行状况,以便有突发事情时刚好应对; 9) 接到热线人员通知,会议临时须要的物资,应5分钟内送到,如无法满意,会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人说明,如客人不满足或不接受,会议接待员应通知会议负责人到场解决。 10) 会议结束后,会议接待员应简洁将会议室整理一遍,包括将桌椅摆放整齐;烟灰盅、盒纸锁回茶水柜;全部设备复原原状;会议临时用品(插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等)还到仓库,假如桌面及地面较脏,应通知清洁员到场清洁,清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好,以便迎接下一个会议。 11) 每天下班前,会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗

5、、空调、灯、设备是否关好才能离开。 4.2.2一类会议(专指服务区域在主楼内的会议室): 1) 会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后,与预订会议人员联系,了解会议的需求,并要求对方在会议物资需求表、会议费用结算表中签字确认。 2) 按客户要求申购会议物资。 3) 申购物资到位后,提前一天打算好横幅,摆放好鲜花;并对会议室进行全面检查,与会议主办单位(部门)保持联系,对座位数、名位牌、会标等进行核对,同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯打算、卫生状况、进出通道进行检查,要求达标后对会议室进行封闭管理,不准无关人员进入会场(会议室);一切打算妥当后,可要求客户到现场观看。

6、 4) 会议接待员必需留意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分钟到岗,并于会议起先前15分钟将茶水打算到位,在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 5) 按4.2.1第5)条款到第11)条款的程序开 展工作。 6) 会议快结束时,服务员在会议室门外站好打算欢送参会人员; 7) 客户部主任或客户服务经理,必需到场监督会务工作人员的状况,巡察会议室的打算状况和会议的进行状况,以便有突发事情时刚好应对; 8) 如会议有须要,在会议期间应加强平安保卫工作,防止无关人员进入会场扰乱会;机电设备部人员应留意会议期间用电设备的工作状况,防止事故产生,应保证走火通道的畅通,紧急状况下,应有服务员

7、在场进行疏导。 9) 会议结束后,会议接待负责人持客户确认的会议物资需求表、会议费用结算表到我部收费员处开发票。 10) 将发票交客户时肯定要求客户签收,会议接待负责人始终跟进,直到我司收到该费用为止。 4.2.3临时会议: 1) 接到热线人员的通知后,该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5)条款到第11)条款的程序开展工作。 4.3会议工作流程 4.3.1服务热线值班人员下班前将oa网上收*议的信息填写在商务接待活动登记表上交会议接待负责人员,并在其次天一上班重新收集新的信息,涉及到语音、投影系统的会议及其他部门协作的接待工作,应将会议状况记录在会议接待设备打算工作表中交弱电组及其

8、他部门进行会议打算。 4.3.2服务热线值班人员每20分钟对oa网进行临时会议信息的收集,并将新信息刚好通知会议接待负责人员,由其支配工作并将新信息登记在商务接待活动登记表中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室的检查及打算工作,检查结果记录在商务接待活动登记表上。无语音、投影系统的会议不用填会议接待设备打算工作表。 4.3.3会议接待负责人员在领取当天商务接待活动登记表时,应将前一天的商务接待活动登记表、会议接待设备打算工作表交服务热线值班人员统一归档。 4.3.4服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后,5分钟内将会议接待设备打算工作表交给弱电组指定的技术员,由其在会议前15分钟

9、内做好打算工作。 4.3.5参观接待、二类会议、电视电话会议的 会议接待工作,应在管理中心发出通知后进行。客户部对接会议运用方,确定会议议程,转交弱电组、严格按议程打算及协作。 4.3.6领导日常办公会议、参观接待、二类会议及4电视电话会议,由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司干脆领导发布信息。 备注:参观接待、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议的工作流程均应按上述内容实施,以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性。 4.4弱电技术员的日常维护及会前打算 4.4.1原则:保证会议系统的设备正常运行 4.4.2措施: 1) 每周维护、检查会议室的会议设备(语音、投

10、影),做好维护、检查工作的记录,每月进行会议室会议设备功能性的评估。 2)会议前半小时根据服务热线供应的会议接待设备打算工作表,对会议室会议系统进行检测,并将完成状况记录在会议接待设备打算工作表上,由会议接待人员进行复核。 3) 领导以上重要会议,完成检测后应在现场对会议全程跟进。 酒店会议室会议服务工作规程 酒店会议室管理及会议服务工作规程 1目的 规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。 2适用范围 适用于会议室限制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。 3职责 3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。 3.2办公室负责会议室全面管理和受理睬议运用部门及顾客的各类会议要

11、求,并负责会场布置,支配会议服务人员。 3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。 3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,帮助办公室布置会场和会议室保洁工作。 3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的修理、维护工作。 4工作程序 4.1会议室管理 4.1.1运用会议室业务受理 a办公室人员接到用户的会议申报单后,依据会议申报单的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议支配看法等)填写会议受理服务单。 b依据会议申报单内容,办公室人员应马上电话联系会议申报部门及顾客,具体了解会议运用状况及其他要求。

12、c办公室以会议申报单和电话联系的会议运用状况为准,填写会议受理服务单,具体写明会议运用部门、联系人、电话、会议事由、留意事项、是否须要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否须要监护等内容后,马上将会议受理服务单送至业务部、设备部。 d业务部针对会议受理服务单的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等打算工作。 e设备部针对会议受理服务单的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等打算工作。 4.1.2会场布置及支配 a接用户会议室会场布置要求后,办公室马上联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否

13、能正常运行;及顾客所需的打算会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。 b办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知运用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满意用户要求。 4.2会议室服务工作 4.2.1会议服务 大会议室应提前开门,会议起先前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议起先前10分钟再次确认。 4.2.2设备部人员必需提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。 4.2.3会议服务人员必需着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议运用中,必需每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议

14、室出现的紧急状况能做好相应处理,并刚好向办公室负责人汇报。 4.2.4会议运用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室运用状况,重要会议应向总经理室通报。 4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室运用是否正常,如有异样,刚好更改、整顿,以利于为业主供应更加完善的服务。 5相关文件及记录 5.1会议室运用登记表(lywg/qr046) 5.2zz公司会议受理服务单(lywg/qr007) 会议服务工作规程方法 会议服务工作程序: 领受任务 会前打算 会前检查 引领登记 会场服务 休会服务会后清理留意事项汇报总结 1、领受任务

15、 (1) 会议名称(2)会议性质(3)与会人数(4)会议期限(5)会议休息时辰表 (6)会议活动范围(7)打算内容(8)留意事项 2、会前打算 (1)会标(2)音响(3)主席台(4)茶具饮品(5)登记台(6)签到薄(7)休息支配(8)服务员配备(9)会场清洁(10)接手纪念品、礼品(发放)(11)会场指示牌 (12)礼仪演习彩排 3、会前检查 依据表格列项检查、设备设施、会议物品 4、引领登记 (1)打算大厅指示牌、引领员、电梯引领员、会场引领员、指示牌 (2)登记依据请柬、门票等发放纪念品 5、会场服务 1)主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务 2)会场秩序维持服务(清理闲杂人

16、员) 3)清洁服务 4)托付代办服务 5)出会场的引领服务(先生,请问须要帮助吗) 6)应急状况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救援) 6、会后清理 1)撤会议物品,桌椅、餐具 2)清理与会人员遗留物并登记 3)清洁会场 4)撤出带入会场物品 5)查对清理纪念品、礼品 6)检查清理状况 7)关闭动力电器设备 8)服务人员撤出,锁闭会议厅 7、汇报总结 1)向主办方主办人员汇报会议状况,遗留物品,剩余礼品,征求看法,说明状况 2)会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参与) 二、会议接待服务标准: 1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰,仔细整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整齐、精神饱满; 2、会前三非常钟准时到达会场; 3、迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑; 4、会场内卫生整齐,会场所需物品摆放整齐、美观; 5、来宾到达时要热忱恭候,依次接待; 6、给来宾供应服务要主动、热忱、耐性、周到,回答来宾问题要得体、明确; 7、给来宾引位要刚好,客人入座后1分钟内需倒上茶水,递上香巾; 8、会议进行中,每隔1015分钟,刚好增加茶水; 9、会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心视察会场状况; 10、送客人时,要刚好提示客人拿好物品,并道“请走好”; 11、会后清理工作要刚好、细致。