公务文书的写作

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1、第六章 公务文书的写作上篇 党政公文写作第一章 党政公文概说为了适应党政机关实行领导、管理和解决公务的需要，实现公文解决工作的科学化、制度化、规范化,中共中央办公厅于196年5月3日发布了中国共产党机关公文解决条例(简称条例），国务院办公厅于8月4日对其993年11月21日发布、1994年月1日实行的国家行政机关公文解决措施（简称措施）进行修订并发布实行(从1月1日起）。同步,国务院办公厅秘书局于11月编发了国家行政机关公文格式（GB/T94-199)，国务院办公厅于1月1日还专门发了一种文献国务院办公厅有关实行国家行政机关公文解决措施波及的几种具体问题的解决意见(国办函1号)，对国内党政机关

2、公文的行文、体例以及格式、解决等原则化、规范化作了新的具体的阐明和规定。本课程有关党政公文的一切内容及所有表述均以上面这几种文献为根据。第一节 党政公文的定义、特点和作用一、党政公文的定义条例对党的机关公文的定义是这样的：“党的机关公文，是党的机关实行领导、解决公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策,指引、布置和商洽工作，请示和答复问题,报告和交流状况的工具。”这样表述既精确又科学，它概括了党的机关公文的本质和特性,突出了党的机关公文实行领导的地位和作用。措施对国家行政机关的公文的定义是这样表述的:“行政机关的公文（涉及电报,下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成

3、的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这样表述也突出了行政机关的公文“行政管理”的职能及其“法定效力”。条例和措施都规定了党政公文具有“规范格式”或“规范体式”,也即在写作格式或体式上没有本质区别。此外，这两个文献都规定了党政公文具有“解决公务”的职能,而文中说“是传达贯彻的工具”,则是把党政公文的职能具体化。归纳起来，党政公文的定义可表述为：所谓党政公文,就是党政机关和及其所属组织实行领导、依法管理和解决公务的具有特定效力和规范格式的文书。二、党政公文的特点所谓党政公文的特点,是指党政公文同其她文章或文体相比较而具有的特殊性。这种特殊性概括起来重要有如下几点:

4、1.具有实行领导、管理和解决党政公务的职能。刘勰文心雕龙章表：“章表奏议，经国之枢机。”章、表、奏、议是古代行政公文,刘勰觉得它们是治理国家极为核心和重要的工具。古代公文如此,现代党政公文更是如此。(具体阐明见下文)2.具有特定的作者和读者。党政公文是代表发文机关和组织意志的,它的作者只是该公文的发文机关和组织，其她任何机关和个人都不能替代。公文的读者也是特定的,发给谁谁才可以读，发给哪一级哪一级才可以读。固然，也有些公文如公报、公示、告示、通报、告知等是公开发布的，读者没有特定的限制。3具有规范的格式。不管是古代还是现代的公文，国内还是国外的公文,机关还是其她社会组织的公文，一般均有一种人们

5、习惯的、公认的、比较固定的写作格式。惟其这样,党政机关公文才体现出庄严性、严肃性、有效性,更好地发挥其治理国家、管理社会的职能。具有法定的权威性和约束力。公文的法定的权威性一般取决于三个因素:作者的法定地位；内容的法理根据(合法性)；制发的法定程序。党的机关公文体现着执政党的权威。中央和地方各级权力机关的公文同样具有很高的权威性,特别是法规性公文,更具有法律权威。中央和地方各级人民政府的公文，代表着各级人民政府的意志和愿望,同样具有很高的权威性和行政约束力。而各群众组织和企事业单位，也都是依法经批准成立的,它们的公文在其管辖的范畴内也有权威性和约束力。三、党政公文的作用公文自古以来就是治理国家

6、、管理社会的重要工具。具体而言，党政公文的作用可概括为如下几方面:1.领导管理和依法行政作用。条例第一章第二条第一句话就是：“党的机关的公文,是实行领导的文书”。措施第一章第二条第一句话就是:“行政机关的公文(涉及电报，下同），是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。”。可见，领导和管理作用，是公文最主线、最重要的作用。2规范准绳作用。党政公文中有些属于法律、法规和规章等规范性公文，如多种法律、条例、规定、措施、规则、章程等，都具有规范行为、鉴别是非的作用。3.沟通交流状况的作用。党政公文中有些文种具有沟通和交流状况的作用，如公示、报告、告示、通报、告知、函等，都具有上下左右互相沟通信息、

7、交流状况、商洽工作的作用。4.宣教作用。党政公文中有不少公文都具有不同限度的宣教作用,如告示、通报、告知等。这些公文在实行领导和管理以及指引和布置工作的过程中,一般都会讲明状况、阐明道理、交代政策等，因而具有一定的宣教作用。5.根据凭证作用。党政公文无论是上行文、下行文，还是平行文、泛行文，一般都具有根据和凭证作用,特别是条例、规定、决定、决策、会议纪要等,这种作用更为明显。6历史文献作用。公文在失去现时效用之后，作为一种历史文献，具有永久性的保存、查阅和参照价值。上从甲骨文、尚书，下到十一届三中全会以来的重要公文，都是非常珍贵的历史文献。现代党政公文由于其在国家现代化过程中起着重要作用,因而

8、更具有历史文献价值。第二节 党政公文的种类一、党政公文的分类党政公文的分类，按照不同的原则有不同的分法。1.按特点和作用分,可分为五类：规范性公文:指发文机关用于制定某项法规和规章制度的文献,涉及条例、规定、规则、措施、实行细则等。指挥性公文：指发文机关用于指挥和领导工作的文献,涉及命令(令)、决策、决定、批示、批复等。告知性公文:指发文机关用于告知和报告事项、联系工作的文献,涉及公报、公示、告示、通报、告知、函等。报请性公文：指发文机关向其上级机关报告和祈求批准的文献,涉及报告、请示、议案等。记录性公文：指发文机关将会议内容择要记录下来的文献，涉及会议纪要等。2按行文方向分,可分为四类：上行

9、文：指下级机关向上级机关的行文,涉及报告、请示、意见等。下行文:指上级机关向下级机关的行文,涉及命令（令)、决策、决定、批示、批复、意见(意见的行文比较特殊，既可上行,也可下行）、告知等。平行文:指没有从属关系的机关、单位之间的互相行文,涉及函等。泛行文：指面向大众的普发性行文，如条例、规定、措施等规范性公文和公报、公示、告示、通报等知照性公文。3.按秘密级别分,可分为四类:绝密公文:指那些具有最为重要的党和国家的秘密，泄露会使党和国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。绝密公文的保密限度最高。机密公文：指那些具有重要的党和国家的秘密,泄露会使党和国家遭受严重损害的公文。秘密公文：指那些具有一

10、般的党和国家的秘密,泄露会使党和国家遭受特别一定损害的公文。一般公文:指那些不需保密,虽然泄露也不会使党和国家遭受损害的公文。按照党政公文的有关规定，党和国家机关的公文的保密限度可根据其波及的党和国家的安全和利益的限度来划分;党和国家机关以外的团队、组织的公文，其保密限度可根据自己的具体状况来划定。4.按紧急限度分，可分为三类：特急公文:规定随到随办，最迟不超过24小时。加急公文：规定在三日内解决完毕。紧急电报:电报式公文,分为特提、特急、加急、平急四种。紧急公文(涉及电报)均应在首页上方注明。5按合用范畴分，可分为两大类:党的机关公文:党的机关和团队所使用的公文。行政机关公文：行政机关和团队

11、所使用的公文。二、党的机关公文种类党的机关公文重要有14种：1决策:用于经会议讨论通过的重要决策事项。2.决定：用于对重要事项作出决策和安排。3.批示:用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和规定。意见：用于对重要问题提出见解和解决措施。.告知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的批示、转发上级机关和不相从属机关的公文、批转下级机关的公文、发布规定下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。6.通报:用于表扬先进、批评错误、传达重要精神、交流重要状况。7.公报：用于公开发布重要决定或重大事件。8.报告：用于向上级机关报告工作、反映状况、提出建议、答复上级机关的询问9.请示:用于向上级

12、机关祈求批示、批准。1.批复:用于答复下级机关的请示。1.条例:用于党的中央组织制定规范党的组织工作、活动和党员行为的规章制度。12.规定:用于对特定范畴内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。3.函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无从属关系的有关主管部门祈求批准等。14会议纪要：用于记载会议重要精神和议定事项。以上14种中，有种公文是行政机关公文中所没有的，这5种是：决策、批示、公报、条例、规定。三、国家行政机关公文种类国家行政机关的公文重要有3种:1.命令(令）:合用于根据有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。2.决定：合用于对重要事项或重大

13、行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不合适的决定事项。3.公示:合用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。.告示:合用于发布各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.告知：合用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相从属机关的公文，传达规定下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。6.通报：合用于表扬先进,批评错误,传达重要精神或状况。.议案:合用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告:合用于向上级机关报告工作,反映状况，答复上级机关的询问。.请示：合用于向上级机关祈求批示、批准。1.批复：合用于答复下级机关请示事项

14、。11.意见:合用于对重要问题提出见解和解决措施。1函:合用于不相从属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，祈求批准和答复审批事项。1会议纪要:合用于记载、传达会议状况和议定事项。以上13种中，有4种公文是党的机关公文中所没有的,这4种是：命令（令)、议案、公示、告示。措施第九章附则第54条说:“行政法规、规章方面的公文，根据有关规定解决。外事方面的公文,按照外交部的有关规定解决。”而条例、规定、法规、措施、细则等，属于行政法规和规章,它们的法定作者是国务院和省、自治区、直辖市、部分经济特区及市、县人大及其常委会，因此措施未将它们列入行政机关公文。第三节 党政公文的文面格式条例第三章公文格式规

15、定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急限度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关签名、成文日期、印章、印发传达范畴、主题词、抄送机关、印制版记构成。”措施第三章公文格式规定：“公文一般由秘密级别和保密期限、紧急限度、发文机关标记、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件阐明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分构成。”通过比较可知，党的公文比行政公文的规定多了“版头”、“份号”、“发文机关签名”、“印发传达范畴”四部分,少了“附注”一项,并将行政公文的“印发机关和印发日期”改为“印制版记”。特别应注意的是,措施把这些格式内容通过两条“

16、界栏线”分为三大部分:文头部分、行文部分、文尾部分。而最新修订的措施则通过两条“红色反线”将之改为:眉首部分、主体部分、版记部分。一、眉首部分(文头部分）眉首,又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的,它相称于公文的“头”。内容涉及:公文份数序号即公文印制份数的顺序号，具体指为同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码。其重要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于明确公文管理人员的责任。但一般状况下只合用于绝密、机密公文或需要清退的公文。规定用阿拉伯数字顶格标注在公文版心左上角第一行。一般根据印制数量来拟定编制几位数的序号，如需印1-99份之间的,从“01”开始编写；需印10-999份之间

17、的,从“01”开始编写。2秘密级别和保密期限秘密级别也简称“密级”,凡波及国家秘密的公文都应当标明公文的秘密级别和保密期限,目的是便于公文管理、保证公文安全。密级分秘密、机密和绝密,顶格标注于版心右上角第一行,密级与保密期限之间用“”隔开,如“机密一年”。3紧急限度即时限，是公文送达和办理的时间规定。紧急公文应根据其紧急限度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注紧急限度的作用在于提示解决时限,为催办公文提供根据,避免办文、办事延误。公文的紧急限度，顶格标注于版心右上角第一行(如需同步标注秘密级别，则为第二行）。4发文机关标记即俗称“红头文献”

18、的红头部分。由发文机关全称或规范化简称加“文献”二字或加括号标明文种构成，如“深圳大学文献”，用套红大字居中印在公文首页上部，使用小标宋体字,字号以醒目美观为原则，一般应不不小于215mm。单一行文时,发文机关名称一字排开；联合行文,版头可用主办机关名称,也可并用联署机关名称,将主办机关排在前面，协办机关排在背面,如波及的是党政军机关,则按党、政、军、群的顺序排列。5.发文字号由发文机关代字、发文年度(措施称为“年份”)和发文序号构成。在发文机关标记下空行居中标记。机关代字的编写原则是:以哪个单位的名义发文,就编哪个单位的代字,如“国发”表达国务院的发文；“国办发”即表达国务院办公厅的发文。编

19、写发文字号要维护公文的严肃性。发文年度(即年份)要用四位阿拉伯数字精确体现,并用六角号“”括起,不得用两位数简写。发文序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号，每年年初从“1”开始，不编虚位（即不编为00),不加“第”字。发文字号应直接体现为发号，如“国发198920号”。同一发文机关依次编写,不同发文机关不得接续编号。单一行文,发文字号“一”字排开;联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。6.签发人签发人是发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。其作用是在于对公文的制发和内容负责。签发人一般只用于上报公文，在发文字号右侧平行空一种中文标注签发人,签发人后加全角冒号。其中，“请示”应当在

20、“附注”处注明联系人的姓名和电话。如有多种签发人，主办单位签发人姓名位于第一行，协办单位签发人姓名按发文机关顺序依次排列，其发文字号与最后一种签发人姓名处在同一行。以上六部分为眉首部分，眉首部分与主体部分之间有一条红色分隔线，过去叫“界栏线”,现称“红色反线”。党的公文在红色反线中间印有一种红色五角星“”;行政公文只是一条红线。二、主体部分(行文部分）主体是公文的重心部分，其位置常常变动,以公文内容长短而定。它相称于公文的“身体”，内容涉及：标题条例规定:“标题由发文机关名称、公文主题和文种构成,位于发文字号下方。”措施规定：“公文标题应当精确简要地概括公文的重要内容并标明公文种类，一般应当标

21、明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”“公文主题”、“重要内容”也称“事由”。公文标题一般有四种写法:完全式：发文机关+事由+文种。如广东省人民政府有关加快山区公路建设的批示省略式一：发文机关+文种。如中华人民共和国主席令、国务院公示省略式二：事由文种。如有关增强党的团结的决策、向全国进军的命令省略式三:文种如公示、告示、告知等。此类公文一般通过报纸、电台、电视、张贴等方式发布，标题上不写发文机关，但落款时要签名。公文标题的制作应注意如下几点：第一,明确制文意图。只有充足领略制文意图，才干在标题中用最能体现公文主题、最精确、最简洁的词语概括公文的重要内容。第二,

22、明确公文主题。在明确制文意图的基本上，要明确公文主题,突出公文的重要内容，并使公文标题对的体现公文的重要内容，才干保持标题与主题的一致性，使公文产生应有的效力。第三,对的选用文种。要对的选用文种,一方面要明确多种文种不同的合用范畴,明确什么内容用什么文种,什么文种适合什么内容。还要明确什么文适合什么样的行文关系,什么行文关系用什么文种。犹如样是祈求批准，向上级机关祈求批准要用“请示”，而向有关主管部门祈求批准要用“函”。第四,要尽量使标题贴切、简洁、醒目。能用省略式标题的就尽量用；能减少文字的尽量减少;能不用关联词“有关”和助词“的”,就不用。除批转、转发、印发法规性公文之外，标题一般不使用标

23、点符号。标题的字数一般不超过0字。标题应在红色反线下空2行标记,居中排布。2.主送机关条例指出：主送机关是“重要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方,顶格排印。”条例还规定：“向上级机关行文，应当主送一种上级机关；如需要其她有关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，特别不得越级请示问题；因特殊状况必须越级行文时,应当同步抄送被越过的上级机关。”“受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”又规定:“除特殊状况外,请示应当送上级机关的办公厅（室)按规定程序解决,不应直接送领导者个人。”措

24、施也有类似的规定：“主送机关指公文的重要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。”根据这些规定，拟定主送机关应符合如下几种原则:根据从属关系和职权范畴拟定主送机关。党的机关只能向的机关行文,行政机关只能向行政机关行文，并且不可越级行文。主送机关是受理或答复公文的机关。需要阅知而非受理或答复公文的机关，只能用抄送（即作为抄送机关,抄送机关有知悉权，无答复权）。主送机关是机关而不是领导者个人,故公文除特殊状况外，一般不直接送领导者个人。上行文只主送一种上级机关,其她上级机关可抄送。请示尤应如此。主送机关名称应当写全称(如“深圳市人民政府”)或规范化简称（如“中共中央”、“国务院”）或同类机关的

25、统称（如“部属各高等院校”)。泛行公文如规范性公文、知照性公文及某些决策、决定等一般不写主送机关。主送机关的位置在标题下空1行顶格标明，其后加全角冒号。.正文条例指出:正文是“公文的主体，用来体现公文的内容,位于标题或者主送机关下方。”正文是公文的主体,一般分为导语、正文主体、结语三个部分。具体内容见第五节详述。 导语 （开头发文根据、缘由、目的等) 正文 主体 （中间解决事项、内容、建议等） 结语 （结尾执行规定、但愿、结束语等)附件附件，指附属于公文正件的其他公文、图表、名单等材料。公文附件也是公文正文内容的构成部分，其作用在于补充和完善公文正件的内容,与正文具有同等效力。条例指出：“公文

26、附件,应当置于主件之后，与主件装订在一起,并在正文之后,发文机关签名之前注明附件的名称。”措施也指出:“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。”因措施未规定“发文机关签名”一项,故将附件置于“成文日期”之前。“注明附件顺序和名称”是以二个或二个以上附件而言的。公文附件一般应与正文一起装订，以便查阅。5发文机关签名发文机关即该公文的制作者。条例指出：发文机关签名“应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方。”（大概在正文下三四行的右下方)。措施将“发文机关签名”一项省略。有人觉得省略这一项似欠妥，为体现公文的严肃性，以发文机关签名为好。按国家行政机关公文格式（G/T970199)的解释:“单一机

27、关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标记成文时间。”一般说来,在行政公文中，单一制发的下行公文不署发文机关,但上行公文则要签名。如是几种机关联合发文,应将主办机关排列在前。成文时间成文时间即公文的成文日期,它表达公文的生效时间。条例规定:成文日期“一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期;特殊状况署印发日期。成文日期应当写来年、月、日,位于发文机关签名右下方。决策、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。”措施规定:“成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。”拟

28、写成文时间，要用中文标全“年”、“月”、“日”,年代、月份、日期不能漏掉,不得以顿号或小圆点间隔,大写的“零”一律写为“”，不能用阿拉伯数字“”。成文时间的位置根据印章的位置而定。7公文生效标记公文生效标记，指发文机关加盖印章或签订人签名。条例规定:“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章。”措施还规定：“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”国家行政机关公文格式规定：“加盖印章应上距正文2m-m,端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式，即仅如

29、下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。”“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调节行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标记此页无正文的措施解决。”附注附注指对公文内容或有关事项、规定的注释与阐明，如公文的阅读范畴、使用措施、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等。附注的作用是以便公文的阅读、理解,以及文书解决部门对公文的分发解决，保证公文的安全。附注的位置在成文时间和印章之下空1行、靠左空字之处，加圆括号标记。条例只规定了“印发传达范畴”:印发传达范畴“加括号标注于成文日期左下方。”其他附注内容未作规定;而新修订

30、后的措施则将本来“印发传达范畴”扩大为“附注”，内容不限于“印发传达范畴”，并规定：“公文如有附注(需要阐明的其她事项），应当加括号标注。”三、版记部分(文尾部分）版记部分指置于公文末页的部分,相称于公文的“脚”,涉及主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、印发份数、页码等。1主题词主题词是指用于揭示公文重要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门根据公文主题及时。快捷地解决公文，同步便于按主题查找、检索公文。条例规定:公文的主题词必须“按上级机关的规定和公文主题词表标注,位于抄送机关上方。”措施也有类似的规定:“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的规定标注主题词。”为了规范和便于标

31、注主题词，国务院公文主题词表应运而生。该表共由类100个主题词构成。词表分为三个层次:第一层是对主题词区域的分类,如“综合经济”、“财政”、“金融”等类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”、“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词,用于文献的标引。而主题词中表达公文种类的词叫类型词。主题词的标引措施是：一份文献的标引，除类别词和类型词外一般标注-5个,最多不超过7个。主题词标在文献的抄送栏之上，顶格书写,后标全角冒号，词目之间空1字,最末一词无标点。标引顺序是先标类别词，再标类属词，最后标类型词。如国务院有关加强水土保持

32、工作的告知，先标类别词“农业”,再标类属词“水土保持”，最后标类型词“告知”。如类属词不止一种，一般按概念大小从小到大的顺序排列，如教育部有关中小学教材订购的告知：“教育 教材订购告知”。一份文献如有两个以上的重要内容,可按其顺序进行标引。如会议纪要听取全国财政工作会议和全国打击走私工作会议准备状况的报告纪要,先标反映第一种重要内容和类别词“财政”,再标类属词“税务”；然后再标反映第二个重要内容的类别词“公安”,再标类属词“缉私”；最后标“会议纪要”。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院有关加强农业生产资料价格及其重要品种实行最高限价的告知，可标“农业、物资、物价、管理、告知”。

33、“物价”本属“商业”类的，这里根据需要被组配到“农业”类中。如公文主题词表中无所需的主题词(一般多为类属词)时,可选用有关或相邻近的词进行组配,组配不合适或不能组配时,可选用最直接的上位词。2抄送机关条例规定：抄送机关是“指除主送机关以外的其她需要告知公文内容的上级、下级或不相从属机关。抄送机关名称标注在印制版记上方。”措施规定：抄送机关是“指除主送机关外需要执行或知晓公文的其她机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。”抄送机关标在第二条红色反线之下，后用全角冒号，抄送机关之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，结尾用句号。抄送机关的使用应注意如下几种状况:向上级机关行文,只主送一种上级

34、机关，其她需要阅知公文内容的上级机关，可以抄送。因特殊状况向上级机关越级行文时,要同步抄送被越过的上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，要写明一种主送机关，一种抄送机关。向下级机关的重要行文，要同步抄送发文机关的直接上级机关。向上级机关的“请示”，不准抄送下级机关。公文的抄送机关不得再次将公文转抄转送其他机关，凡与公文办理无关的机关则不予抄送。3.印发机关、印发时间、印发份数公文的最后一页要注明印制版记,涉及印发机关、印发日期和印发份数。这些印制版记用于标记公文承制部门名称、实发日期、印刷份数、联系人等,是对公文制发状况的简介和解说。这样做的目的是使受文者理解公文制发过程，为受文者与制发者

35、的联系提供便利。这些印发机关和印发时间的位置位于抄送机关下一行，印发机关左空1字,印发时间右空1字，印发时间以公文付印日期为准,用阿拉伯数字标记。印发份数位于公文末页的最后一行,用圆括弧括起,如“（共印份)”。 4页码页码指一份公文的页数编码。如果一份公文不止一页,一般应按公文排列的逻辑顺序依次对公文编制顺序号即页码,以保证公文不散页。页码用阿拉伯数字标记，在版心下边沿之下一行，页码左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页后来的纸张不标记页码。应注意的是,以上各部分的内容在实际写作中有的是必备的，有的是可以灵活使用的，如眉首部分的序号、密级、紧急限度等,可根据

36、需要来选用,不需要时也可不用;主体部分的标题、主送机关、正文、成文时间、文献生效标志等是公文必备的项目;附件和附注，则可根据内容需要而选用;版记部分的主题词、印发机关、印发时间和印发份数也是必备的,而抄送机关和页码可根据需要选用。公文格式简表：顺序号 密级年 紧急限度 发 文 机 关 标 识发文字号 签发人 标 题主送机关正 文 附 件发文机关成文时间印 章附注主题词 抄送机关 印发机关 年月日印发 (共印份） 行政机关三种特殊格式:1.命令格式:000 机密1年 特 急命令（令)第号 。 省长 (签发人职务)(签发人签章）年月日 2.信函格式： 部司局函件 6号部财务司有关的函 财务处:。

37、(公章) 年月日3.会议纪要: 会议纪要（第号) 月日 有关的会议纪要 。 主题词： 抄送: 月日印发 第四节 党政公文的行文规则行文规则，是指党政公文运营时应遵守的各项规定。条例第四章和措施第四章，分别规定了党的机关公文和行政机关公文的行文规则。归纳这两个文献的有关规定，公文的行文规则大体有讲求实效、分清职权、逐级行文、协商一致、同级联名、拟定主次、一文一事、不另行文等方面,具体阐明如下:1.行文应确有需要、注重实效、坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。2根据从属关系和职权范畴拟定行文关系。无特殊状况，不得越级向上级机关行文。向下级机关或本系统的重要行文，应同步抄送直接上级

38、机关。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团队和具有行政职能的事业单位也可以联合行文;没有从属关系的公司、事业及多种团队等组织之间均可联合行文。凡联合行文的单位都为同级单位。属于部门职权范畴内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府批准也可以由部门行文，文中应当注明经政府批准。不相从属机关之间一般用函行文。坚持党政分开行文的原则

39、,尽量减少党政联合行文。3.上行公文应避免“多头主送”,也即受双重或多重领导的机关向上级机关行文时，应当写明一种主送机关，其她则作为抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。4.“请示”应当一文一事；一般只写一种主送机关,如需同步送其她机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。5对不符合行文规则的公文，上级可退回。.经批准在报刊上全文发布的公文，应视为正式公文,不另行文。第五节 党政公文的行文方式行文方式,是指公文传递运营的方式。为了

40、保证公文迅捷、精确、安全地运营并发挥效用，避免公文在机关之间进行无用的“旅行”，必须恰本地选择行文方式。党政公文的行文方式一般有如下几种:1.逐级行文即按组织构造层次逐级上传下达公文。为了维护系统的合理构造,维护组织整体的管理效能,同一系统的机关之间行文应以逐级行文为主。同一系统中的上行文、下行文都以此为重要的行文方式。如南山区人民政府应向深圳市人民政府请示报告工作,向其下属各街道办事处布置工作。2.多级行文即将公文同步发送给上几级或下几级机关，甚至直达基层与人民群众直接会面。这种行文方式可迅速传递公文,减少逐级翻印、转发的时间耗费和信息内容的失真误差。但此种方式多用于部分不容许作任何变通和发

41、挥的下行文。如国务院为了将有关公文的精神迅速传递到各级政府,便可同步向省级政府、各地区行政公署和县级政府行文。.越级行文即越过自己的直接上一级或直接下一级机关直接向其他上级或下级机关行文。这种方式多在特殊状况下使用,一般状况下不得使用,由于会打乱组织构造的合理层次，打乱正常的领导关系和分工，导致高层次机关工作过重，中下层机关陷于被动。越级行文的条件如下:状况特殊紧急,逐级上报下达会延误时机导致损失;经多次请示直接上级,问题长期未得到解决；上级交办并指定越级上报某些事项;检举控告直接上级;直接上下级之间存在有异议且无法解决的问题；需要直接询问、答复、联系的个别一般性事项；反映或解决不波及直接上下

42、级职权范畴的个别随机偶发事件或问题等。4联合行文即处在同等地位的两个或两个以上的机关共同发布公文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团队和具有行政职能的事业单位也可以联合行文；没有从属关系的公司、事业及多种团队等组织之间均可联合行文。凡联合行文的组织必须是“同级”组织。联合行文时,下列项目要使用恰当:发文机关标记:可署主办机关,也可联署；发文字号：署主办机关的代字即可;公文标题：一般多写联名标题;签发人：均应签发,主办在前，其他依次排列;发文机关签名:均应签名，主

43、办在前,协办在后；印章:均应盖章,主办在前,协办在后。5对口行文即上、下级业务部门之间互相直接传递公文的方式。也即下级业务主管部门不要把由上级业务主管部门职能范畴内应解决或决定的事项报请本级政府,由本级政府向上级政府请示，再通过上级政府转交其所属的业务主管部门负责办理，上级业务主管部门也不要以这种工作流程来对下级业务部门指引工作，否则，会增长公文在两级政府之间的传递周转时间，而相对地缩短有效办文时间。如国家教育部与北京市教育局之间有关教育科研方面的问题,就没必要通过两级政府来周转,双方应就业务活动直接传递公文。直接行文即平级或不相从属机关之间直接传递公文的方式。属于同一组织系统的平级组织之间,

44、采用直接行文可以避免按组织系统先上报到共同的上级组织再由其下发的传递方式，减少公文传递的层次手续和在各单位周转的时间,提高了办事效率。如北京市财政局与北京市教育局之间要商洽某种事宜,不必由北京市政府中转,可直接以“函”的形式行文。而不相从属机关之间行文,由于双方不在同一组织系统，故可不考虑组织机构的级别关系，直接以“函”的形式行文。如大学与街道办或城管办。7公开行文即通过报纸、电台、电视、网络等多种媒体公开向社会发布公文的方式。但凡经批准在报刊等媒体公开发布的公文应视为正式公文，与公文有关的单位或人员应认真执行，发文单位不再此外行文，只是印制少量文本以供存档备查。公开行文可以增长公文的透明度，

45、加大“依法行政”、“依法管理”的力度，也是颇受群众欢迎的行文方式。第六节 党政公文的写作程序和规定党政公文起草，是公文解决全过程中最核心、最重要、最繁重的一项工作。特别是起草重要的公文，更是一项极其繁重的工作。一方面要进行大量的进一步细致的调查研究，掌握大量的现实材料和书面材料,并对材料进行整顿、鉴别、选择、分析、研究,提炼出对的、深刻、集中、符合时代精神的公文主题。然后再环绕公文主题对公文的构造、体现方式、材料使用、语言风格等，进行周密、深思熟虑的构思,才干动笔。动笔之后，还要全神贯注地进行写作，要条条认真，段段谨慎，句斟字酌，不可有一丝马虎。最后，还要每个观点、每条政策、每个材料、逐字逐句

46、地反复推敲,认真修改，才干使稿子趋于完善。这是一种复杂的脑力劳动过程。为论述清晰，我们可把这一过程划分为四个阶段：准备阶段、起草阶段、修改阶段、审核定稿阶段。一、准备阶段这个阶段要抓好四个环节:.明确写作意图。公文写作与其她文章写作不同。一般文章、文学作品的写作，起始于作者自身的创作冲动或需要,是积极写作。公文写作则起始于制文机关领导交授写作任务和起草人员接受写作任务，要按照领导意图行事。领导交授任务。领导交授公文写作意图和写作任务，是给公文定基调、决定公文水平高下的首要环节，也是中央规定的领导干部的重要职责。中共中央有关各级领导干部要亲自动手起草重要文献，不要一切由秘书代劳的批示指出：“领导

47、干部必须亲自动手准备自己的重要发言、报告,亲自指引、主持自己领导范畴内的重要文献起草,否则她对自己所领导的重要工作就不能肩负政治责任。”“所谓亲自动手，重要是指领导者开动脑筋，提出文献的基本思想,涉及重要的观点、意见、措施。”因此,规定领导在交授任务之前，自己必须先把公文的写作目的、政策根据、基本思想、重要观点和意见、措施等思考清晰,然后向公文起草人员一一交代清晰。不能自己什么都没想好，就简朴地向起草人员交授写作任务。公文起草人员接受任务。公文起草人员在接受写作任务时,必须认真、全面倾听领导有关公文写作意图、写作任务的交代。而后，认真思考、领略领导的写作意图,把领导交代的一切都想清晰。不明白的

48、地方及时提出,请领导再作阐明；觉得有不当或漏掉的地方，也向领导指出来,以便领导再补充、修正,如果自己领略错了,也可以得到领导的指正；如果自己有什么新见解、新想法、新建议，也要及时提出来，使领导能及时完善其制文意图。总之,深刻领略、精确把握领导的制文意图，是公文起草人员拟好公文的核心。.充足占有材料。公文写作人员在接受了起草任务之后,除简朴公文之外，一般都要收集、占有公文起草所需的大量材料,涉及通过调查理解获得的实际材料和有关文献、资料、理论文章等书面材料。3.提炼公文主题。占有材料之后，就是阅读材料。阅读完材料之后,对与拟公文关系密切的材料有关中央文献、上级机关的有关文献和能反映本单位、本部门

49、、本地区实际状况的材料,进行认真分析、研究、归纳、综合，提炼出对的而深刻的公文主题。有了公文主题,公文便有灵魂,便有了统领材料、构造、语言的统帅,边有了贯穿全文的红线。4.通盘构思。所谓通盘构思,就是紧紧环绕者制文意图和公文主题,对公文进行整体思考。涉及整篇公文分几种问题或几部分来写,每个问题或部分使用什么材料,各个问题或部分之间如何过渡照应,如何开头和结尾,重要选用什么体现方式和什么风格的语言来体现，这篇公文大概要写多少字等。为了把构思的成果视觉化，以避免遗忘，拟一种写作提纲是很有必要的。拟写作提纲不仅可以备忘，并且拟写作提纲的过程自身,就是结识明朗化、思想条理化的过程，就是对构思成果进一步

50、完善、补充和修正的过程。二、起草阶段起草公文时,要根据拟好的写作提纲全神贯注、排除干扰,一口气地写下去。这样写出来的公文,会显得文脉畅通、上下连贯、首尾圆合。根据条例和措施的规定，起草公文应当做到如下几点:1符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规、规定以及上级机关的批示,完整、精确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。2.全面、精确地反映客观实际状况，提出的政策、措施切实可行。3观点明确，条理清晰，内容充实,构造严谨,表述精确。4开门见山，文字精炼，用语精确,文风端正。5人名、地名、时间、数字、引文精确。公文中中文和标点符号的用法要符合国家发布的原则方案,计量单位和数字用法要符合国

51、家主管部门的规定。引文应先引标题，后引起文字号。日期应写具体的年、月、日。6构造层顺序号,第一层为“一”,第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“（1)”。.文内使用简称,一般应先用全称，并注明简称。8文种、格式使用对的。三、修改阶段公文草稿完毕之后，还要进行修改，重要的、篇幅较长的公文，要通过反复多次修改方能定稿。公文修改的内容重要是:推敲观点、增删材料、调节构造、锤炼语言等。推敲观点，既涉及公文的中心论点,即公文的主题与否对的、深刻、新颖、集中,也涉及文中每个观点、政策、意见、措施等,与否符合党和国家的路线、方针、政策、和法律、法规、规定、制度等。增删材料,重要是看材料用得多了还是少

52、了。多了没有必要，反而使公文显得臃肿，甚至沉没观点;少了则不能充足体现观点,使观点没有足够的材料来支持,缺少说服力和可信性。因此，材料太多就得删减,材料太少就得补充。此外,要检查材料和观点有无内在联系,观点和材料有无高度的一致性。不能阐明观点的材料,再多再好也要删去。调节构造,除了调节公文的层次、段落、过渡、照应、开头、结尾之外,还要检查文种用得对不对，格式与否符合规定。锤炼语言，就是检查公文的整体语言风格与否适应公文特点和内容需要。公文的语言应当明白、精确、平实、简洁、庄严。因此,公文中但凡口语、方言、土语、俚语、俗语、粗话、歇后语、半文半白的夹生语、生造词、晦涩词、冷僻词等等,以及不合语法、不合逻辑、不合修辞规范的词句等，均应删除或修改。标点符号用得不恰当，也要改正。四、审核定稿阶段公文经起草人员起草、修改抄正（现多用电脑打印）后，再送交办公厅(室）审核、定稿。审核可以由办公厅（室）审核、定稿。审核可以由办公厅(室)主任亲自办理，也可由主任交给其本厅(室)的其她人员办理。审核的重点是：与否需要行文。与否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及有关规定。与否与有关部门、地区协商、会签。文字体现、文种使用、公文格式等与否符合条例和措施的有关规定。