某公司电脑化管理信息系统业务需求报告

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1、Error! Reference source not found.电脑化管理信息系统Error! Reference source not found.目录1摘要12项目背景介绍2公司简介2组织机构2企业宗旨与经营规划3信息系统规划的目标4KPMG工作方法53信息系统的现状6电脑硬件网络系统概况6企业综合管理系统-PM系统8PM系统销售模块9PM系统库存模块9PM系统财务模块9微机部概况104财务总帐系统11概述11ATG财务总帐系统的现况11概况11会计科目表12分录输入及过帐12关帐13外币业务13帐务分摊/匹配13预算过程13关联公司14目前系统的缺陷及面临的主要问题14费用查询/分析

2、14关帐报告期14关联公司交易14业务分摊及相应的汇兑损益计算14财务预算系统15报表编写工具15KPMG对财务总帐系统的建议15员工现金预支控制15会计期间15会计科目表15凭证处理15帐务审计16对ERP系统功能与特性的需求与期望16基本要求16会计科目表16分录录入16过帐17外币业务17帐务分摊/匹配18预算18报表要求19审计稽核205固定资产管理系统21概述21ATG固定资产管理系统的现况21固定资产购买、清理与转移21固定资产折旧21固定资产编码结构及索引22固定资产盘点22目前系统的缺陷及面临的主要问题22多种折旧方法22缺乏信息共享22在建工程管理23固定资产改良23KPMG

3、对固定资产管理系统的建议23统一固定资产编码23即时查询资产信息23对ERP系统功能与特性的需求与期望23维护和查询23处理程序24接口24报表要求246销售系统27概述27ATG销售系统的现况27产品信息27订单系统28销售渠道28定价及行销28信用政策29销售分析29目前系统的缺陷及面临的主要问题29产品编码29未整体使用订单系统29.3数据接口30办事处数据处理30公式化计算30帐龄分析30销售分析报告30KPMG对销售系统的建议30建立客户衡量机制30建立价格系统31加强财务部对应收帐款的监控31对ERP系统功能与特性的需求与期望31销售订单模块31应收帐款模块34销售分析模块367采

4、购系统40概述40ATG采购系统的现况41概况41供应商信息41采购申请与定购41应付帐款42目前系统的缺陷及面临的主要问题42缺乏完善的供应商信息库42未实行完整的采购订单流程42与其他模块的数据接口43缺乏对应付帐款的分析管理43KPMG对采购系统的建议43合并采购职能43采用暂估入帐43加强财务部对应付帐款的监控43建立采购价格体系44对ERP系统功能与特性的需求与期望44采购模块44应付帐款模块498库存控制系统58概述58ATG库存控制系统的现况58概况58仓库59成本核算59盘点59目前系统的缺陷及面临的主要问题59解决原辅材料负库存问题59.2最高、最低库存自动报警60批号跟踪管

5、理60KPMG对库存控制系统的建议60采用存货ABC分类法60合并仓库管理职能60收货信息与订货信息缺乏沟通60编制盘盈/盘亏原因分析调节表61建立在制品虚拟库61对ERP系统功能与特性的需求与期望61永续盘存61生产支持62盘点63成本63仓位控制63查询与报告要求64接口659生产计划/车间管理系统66概述66ATG生产计划/车间管理系统的现况67预测/主生产计划67制造过程67生产材料控制68目前系统的缺陷及面临的主要问题68生产排程与实际制造工程脱节68部分进口原材料短缺68存在设备瓶颈69报表及时性差69KPMG对生产计划/车间管理系统的建议69建立多重计划系统69生产现场数据录入以

6、四小时为单位69在现有工单管理模式的基础进行信息化70对ERP系统功能与特性的需求与期望70主生产计划模块70物料需求计划模块71物料清单7310成本管理系统78概述78ATG成本管理系统的现况78目前系统的缺陷及对于成本管理的要求78对ERP系统功能与特性的需求与期望79基本要求79接口8111技术/质量管理系统82概述82ATG技术/质量管理系统的现况82技术/质量管理系统期望的计算机应用83技术/质量管理系统的其他要求8412人力资源管理系统85概述85ATG人力资源管理系统的现况85人力资源系统期望的计算机应用86人事信息体系86报告要求86安全性要求86人力资源系统建设的优先级别87

7、1 摘要本报告是根据安庆帝伯格茨活塞环有限公司(以下简称“ATG”)企业经营与信息系统现况，结合毕马威华振会计师事务所企业资源计划(ERP)实施的专业经验与方法论，具体阐述了ATG各职能部门进行企业信息化改造的业务需求，并就相关的管理与技术方面提出了毕马威华振会计师事务所的专业建议。本报告共分十二章。其中：n 第一章为报告摘要n 第二章为项目背景及ATG经营现状与规划n 第三章为ATG信息系统现状分析n 第四章至第十二章结合各职能部门的现况分析，提出了对信息系统的具体需求，并列示了未来ERP系统应具备的功能与特性本报告的作用是通过对ATG运营现状及需求的具体分析与专业建议，可以为将来ATG信息

8、系统的选型提供参考与依据。同时又是ATG管理信息系统规划实施的纲领性文件。2 项目背景介绍2.1 公司简介ATG是中日美英德三方五国共同组建的合资企业，是中国目前最大的汽车、摩托车发动机用活塞环制造公司之一。ATG总投资为4,000万美元，注册资本为2,800万美元，其中安庆活塞环厂、日本TP公司及美国Federal Mogul公司分别出资800万美元、1000万美元和1000万美元。ATG建有具有现代化工艺装备的新型厂房，同时引进了多台(套)具有世界一流水准的生产、检测设备，使ATG接近了世界级的制造水平。ATG的主要生产线包括从德国Goetze引进的球铁活塞环生产线和从日本TP引进的绕制活

9、塞环生产线。兼具东西方活塞环制造技术、工艺于一身的ATG公司目前已为国内18家汽车、发动机制造商和45家摩托车、发动机制造商提供各种型号的活塞环配套产品。2.2 组织机构ATG的最高决策层为董事会，由七人组成的董事会中有日方董事三人、美方董事二人、中方董事二人，董事长由中方派遣。ATG目前有近1,100名员工，并在全国21个地区设有办事处。ATG现行组织机构图如下：ATG地区办事处由销售部负责管理，目前在北京、长春、上海、浙江、济南、重庆、天津、南京、西安、武汉、广州、郑州、太原、保定、昆明、哈尔滨、新疆、沈阳、成都及长沙设有办事机构，在兰州设有中转库，其中前八个地区的交易量较大。各办事处每月

10、六日、十六日、二十六日分三次向ATG财务部传送交易资料。2.3 企业宗旨与经营规划ATG的企业宗旨为“中国第一，世界一流”。具体权释在产品质量、生产规模、服务水平及在确保上述目标下的成本控制能力方面达到市场领先地位。在上述企业宗旨的指导下，ATG在总体经营发展框架由董事会决定的基础上，由经营规划科具体负责企业三年规划的拟定。该企业经营规划主要涉及ATG总体发展规模、销售额指标、损益实现情况及投资情况等方面，并作为其他具体预算与计划(如：财务预算、销售计划等)制定的主要依据。企业经营计划每年滚动编制，且每半年根据上半年的实际执行情况进行适当调整。现阶段ATG的主要经营与规划情况如下：n 企业经营

11、规模在产量方面，据市场调查反映，国内市场对于各类活塞环的总需求量约为3亿片左右。根据ATG本身情况，产量达3,000万片以上才能产生规模经济效应。 ATG1999年总产量约为4,000余万片，2000年预计产量能达到约5,000余万片。但具有相当规模的国外厂商的年产量一般都在亿片以上，因此根据ATG力争世界一流的企业宗旨，远期的产量目标应为亿片以上。在市场占有率方面，ATG的几大类产品的目前市场占有情况如下：摩托车环市场占有率：30%-40%汽车环市场占有率：30%-40%农机环市场占有率：10%n 目标市场根据与母公司的市场分层规划，ATG短期内不会创建自己的技术中心以求进入世界顶尖活塞环市

12、场。而力求在巩固目前国内市场市场份额的基础上，通过国外母公司的关系进入国际中级活塞环市场。ATG预期三年内外销产量将达到总产量的10%(目前尚无大批量外销)，其目标市场主要为亚洲市场。n 投资规划ATG1999年的全年销售额为人民币亿元，利润为人民币3,600万元；2000年预计销售额为人民币亿，实现利润人民币6,000万元。ATG目前的投资与产生的销售额增量之比约为1:1，但考虑到人才供应的相应不足与质量控制的配套情况，ATG对于加速投资持相对谨慎态度。2.4 信息系统规划的目标ATG目前使用的信息系统是由北京英克公司开发并实施的财务、销售及库存系统。该软件在普通的帐务信息收集处理中基本能满

13、足ATG的需要，也起到了一定的促进作用。但是该软件并不是一个根据现代企业管理理念发展而来的整合管理信息系统，因此已不能满足ATG对未来企业全面现代化、信息化管理的要求。ATG对将来信息系统规划的框架目标如下：n 第一年实施整个物流系统的电脑化管理缩短月底的管理报表编制时间(月结后5日内提供所有管理报表，包括办事处)销售客户资料管理全国办事处与ATG主数据库联网及流动用户上网企业Intranet建设n 第二年实施整合的ERP管理信息系统，主要包括财务、生产和物流的电脑化管理n 第三年实施设备管理、质量管理、人力资源等信息系统实现对客户、供应商开放部分资源，提供连接根据以上初步规划，ATG将实施一

14、个整体的ERP(企业资源计划)系统来支持其生产和业务的需求，预计此ERP系统将包括以下功能模块：1财务总帐系统1固定资产管理系统1产品销售系统1采购/收货系统1存货控制系统1生产计划管理系统1生产车间管理系统1成本管理系统1人力资源管理系统1技术/质量管理系统1决策支持系统根据以上分析，ATG委托毕马威华振会计师事务所对上述系统的现状和需求进行详细调研，并据此提出未来选用之ERP系统所需具有的具体功能和特性。2.5 KPMG工作方法KPMG采用对管理层进行信息系统专业培训与展开实地调研相结合的方式提供专业服务。通过进行MRPII原理及信息系统规划的简要培训使ATG副部长级以上主管对信息系统有大

15、致了解，并在此基础上举行了一系列以ERP系统功能模块为单位，由各职能部门负责人参与的研讨会以收集资料，了解业务需求，并籍此提出KPMG的专业建议。以下是企业SWOT分析研讨会的结论，其他各研讨会的分析将在本报告三至十二章详细讨论。SWOT分析即对企业的竞争优势与劣势，面临的机遇与威胁进行分析，针对ATG的实际情况，SWOT分析的结果如下：n 竞争优势技术优势，结合日本TP与德国GOETZE技术质量管理与成本管理市场营销，尤其在网络渠道和品牌上信息资料来源广，速度快能源成本低良好的地方经营环境n 竞争劣势由于所处地理位置缘故对人才的吸引力不强合资企业的管理费用相对较高本地供应商的服务能力不强技术

16、支持对国外依赖过大，本地技术支持力量较弱n 面临的机遇成本再降低的潜力大本地员工的技术能力有大幅度提高的潜能管理手段的现代化、信息化将为ATG创造新的效益合资各方进一步的磨合、沟通能产生更大的合力n 面临的威胁客户结构及市场风险(如受主机厂的影响较大)目前较高的毛利率在竞争加剧时有下降的可能中国加入WTO的负面影响市场不公平竞争及品牌侵权活塞环行业新竞争者的进入3 信息系统的现状3.1 电脑硬件网络系统概况ATG的网络架构为星形结构，采用传统的客户端/服务器方式，主要分为老厂与新厂两个网段。其连接通过租用的DDN专线实现，目前使用的专线带宽为64K，另一根带宽为256K的专线正在建设中。ATG

17、的主体网络结构图如下：如上图所示中软硬件的详细配置如下：n 服务器ATG采用的惠普NetServerLH4服务器，是全面满足关键任务的企业级服务器。LH4的原本设计是针对金融、证券、保险等行业的用户，由于他们的任务都非常关键，因此系统的性能、可靠性、冗余性都有非常高的标准。LH4至多可支持四路PIIXeon400MHz处理器，并在各个子系统上都采用了非常先进的技术：高达4GB的ECC校错内存，集成两个支持80MB/s传输率的Ultra2SCSI控制器，可内置12个热交换Ultra2硬盘。LH4还集成了高性能的RAID阵列控制器，支持64位PCI总线，采用了智能I/O（即I2O）技术，LH4/4

18、r还支持冗余的电源及风扇系统。ATG使用的LH4的主要配置如下：i)处理器：Intel PentiumII Xeon 400MHz,带有512KB高速缓存ii)内存：256MB 50ns的ECC缓存的EDO DRAM，支持 内存清理iii)存储器：4*9G Ultra2 SCSI硬盘驱动器iv)硬盘阵列控制器：集成的双通道HP NetRAID控制器v)I/O扩展槽：总共8个PCI插槽，包括2个64位插槽vi)管理软件：基于浏览器界面的HP Toptools for Servers适用于设备管理 HP OpenView ManageX/SE适用于网络操作系统和应用程序管理vii)电源：3个标准的

19、热替换的电源viii)风扇：总共8个标准的冷却用热交换风扇根据目前的使用状况，计划中对服务器的扩展方案如下：i)处理器：扩展为双Intel PentiumII Xeon400MHz CPU结构ii)内存：扩展为512MB 50ns的ECC缓存的EDO DRAMiii)存储器：增加硬盘驱动器添置磁带备份机添置光盘刻录机n 终端ATG目前使用的终端数为85台各式微机，其中约60%为租赁电脑，另40%为自购电脑。租赁电脑与自购电脑的主要配置分别如下：i) 租赁电脑处理器：非Intel处理器，主频=233MHz 内存：32M 存储器：硬盘存储器，容量=租入电脑主要由安庆三超电脑租赁公司提供，租赁期为一

20、年半至两年，租赁费为170元/台/月。租赁期间ATG不需支付押金，电脑的基本维护由出租方负责。ii) 自购电脑(台式机)处理器：Intel Pentium 133MHz 内存：32M 存储器：硬盘储存器，容量=1Giii) 自购电脑(便携机)486至PentiumIII主频的各种档次目前，ATG在全国的二十家办事处出于成本、人员素质和维护困难的考虑均未配置微机。n 外围设备打印机业务系统：Epson LQ1600K针式普通办公：Canon家用型技术部门：激光打印机服务器不间断电源(UPS)：2千瓦/8小时n 软件使用情况服务器操作系统：中文版终端操作系统：Windows95/98中文版(其中2

21、台为日文版，1台为英文版)数据库：通用软件：Microsoft Office95/97邮件软件：Foxmail业务软件：版(PM系统)n 数据安全目前ATG数据备份频率为：-业务数据每日一次-完全备份每月一次数据备份的方式为在同一服务器上不同目录实施备份，目前正在通过增加磁带机、光盘刻录机等高容量外部存储器实现异地备份及数据保存。3.2 企业综合管理系统-PM系统PM系统是由北京英克科技集团公司开发的基于Oracle数据库的企业综合管理系统。ATG目前使用了该软件的销售、库存及财务模块，软件版本为版。在使用PM的几年中，ATG在一定程度上简化了财务核算工作。然而，PM系统主要是面向商业批发企业

22、开发的企业经营管理系统，运用于工艺复杂的活塞环行业有很大的局限性。以下对ATG目前使用之模块的功能和缺陷进行了分析。3.2.1 PM系统销售模块PM销售系统基本涵盖了与企业销售业务相关的销售接待、销售开票、帐务处理以及经营业绩衡量等各个环节，其主要功能涉及单据处理、欠款管理、多种开票机制、客户管理及多种查询、分析和报告模式。ATG目前使用该模块的终端数为23台微机，同时在线数=12用户。该模块在ATG的实际使用中有如下主要缺陷：n 帐务分摊设计不合理，对于应收帐款的匹配不能分拆处理，导致无法输出准确的帐龄分析以及影响对帐n 该模块虽然具有客户合同管理及订单处理功能，却无法据此提供初步的销售计划

23、n 可以进行不同期间的对比分析，却无法进行数据的跨年度分析n 只提供各种数据格式的数据导出功能，而无任何数据导入功能n 目前仅支持拨号及专线接入方式，不支持Internet接入方式3.2.2 PM系统库存模块PM系统库存模块的设计理念是分别从保管帐、业务帐和商品帐三个方面来反映存货的实物管理、可销数量及商品价值情况。其主要功能包括进货合同管理、进货单据管理、商品维护、价格管理、采购计划、供应商管理及成本核算等。目前，使用库存模块的终端数为5台微机，同时在线数=4用户。由于该模块对于订单分拆及合并处理的不合理，ATG仅使用了商品维护功能。3.2.3 PM系统财务模块PM系统财务模块是整个PM综合

24、管理系统的核心部分，包括财务报表系统、固定资产系统和工资管理系统(目前未使用)，并与销售系统和库存系统进行数据接口，实时接收由其提供的业务数据。PM财务系统的主要功能包括处理多套帐目、自定义凭证类型、跨年查帐、组合查询、银行对帐及访问控制等。其特点是界面友好、易于掌握、数据输入便捷，并且能较好的满足财政部规定的帐簿、凭证标准格式的套打要求。PM系统财务模块已通过北京市财政局的软件评审，ATG引进该系统并于手工并行半年后也已通过安徽省财政局的评审。目前使用财务模块的终端数为8台微机，同时在线数=7用户。该模块在ATG实际使用中的不足主要表现在：n 无预算系统，不能满足ATG对多种预算的强烈需求n

25、 仅提供外币记帐功能，无外币综合处理模块，难以满足ATG对于自动处理汇兑损益及帐务重估的要求n 只提供各种数据格式的数据导出功能，而无任何数据导入功能n 虽然提供了组合查询和报告的功能，但仅局限于已定义的数种常用参数，而无法自行按需设定查询或报告参数，查询与报告的灵活性较差n 固定资产管理模块功能较弱3.3 微机部概况微机部目前与企业规划部共同隶属于总务人事部下的企划信息技术科。专门从事微机部工作的人员有2-3人，其负责的主要工作有：n 硬件维护，包括租赁机和自购机n 业务系统软件维护，对PM系统的简单修改和设置n 数据库维护、优化n 网络维护，包括企业内部通讯建设n 安全管理、数据备份n 主

26、页管理(ATG在外的虚拟主机及电子邮件管理)目前微机部工作中存在的主要问题包括：n 相关人员对Oracle数据库的开发、维护缺乏经验n 企业内部网络系统对外依赖较大，如通过DDN实现文件数据新老厂区共享至今尚未解决技术难题n 受工作环境制约导致重要的电脑设备难以实现完善的安全管理措施，如服务器、网络设备等未能单独安排机房进行隔离管理n 如要建立企业内部网(Intranet)及实施ERP系统，可能面对人手不足的情况4 财务总帐系统4.1 概述财务总帐系统包含了所有资产类、负债类、所有者权益类以及损益类帐户的完整的帐务结构。每个子帐务系统是用来追踪与总帐系统中某个控制帐户相关的详细交易情况。通过维

27、护详细的子帐户过帐信息及帐户余额，财务总帐系统处于企业财务会计系统的的核心地位。因此，财务总帐系统应具备将各种帐务信息汇总至财务报表及对其有支持作用的附表的能力，并能自动地即时或按固定期间将其他应用系统的过帐信息进行积累及汇总。显而易见，各子帐务系统的合计额必须与总帐系统中对应控制帐户所反映的总额保持一致。为确保这种对应关系的存在，帐务核对、调节必须经常性地进行。当然，只有在所有财务信息被完整地过帐入中心帐户和子帐户之后，帐户间的核对、调节才能顺利地进行。对于常规的总帐系统而言，其必须具有提供比较财务报表的能力，从而在当前年度、以前年度及各种预算间对期间发生额和年度累计额进行比较分析。财务总帐

28、系统须提供用户一定自我开发各种特定财务报表及内容的能力，比如自组帐户余额及自定义报表的行与列等。对于部分用户，甚至需要提供计算并显示不同财务报表行或列之间百分比或其他一些计算关系的功能。财务总帐系统还须允许用户直接对总帐输入调整分录。这些分录应能根据客户需求更新当期或以前期间的帐户余额，并且如有需要，具备在以后的会计期间进行系统自动冲回的功能。4.2 ATG财务总帐系统的现况4.2.1 概况ATG采用权责发生制记帐方法，目前统一使用一套符合中国会计制度分类帐，并在此基础上进行调整后提交外方所需财务报表。ATG目前通过使用PM系统的财务模块实现会计电算化，会计期间为每年一月一日至十二月三十一日，

29、并按自然月划分为十二个会计期间。ATG财务部目前有十名员工，其职责分工如下：-财务部部长、副部长各一名：负责财务部总体管理工作及预算控制-主办会计两名：负责审核记帐工作-制证会计两名：负责原始凭证的审查录入系统工作-成本会计一名：负责各种成本计算表的编制及核算-固定资产会计一名：负责固定资产帐务处理-财务分析一名：负责各种预算、统计资料的编制-财务出纳一名：负责现金保管及支付工作财务部的主要业务流程如下：4.2.2 会计科目表ATG的会计科目表是按国家财政部有关文件规定的标准格式制定，由长度为11个字符的纯数字代码组成，一般前四位为一级科目，中间三位为二级科目，后四位为三级科目。在现行的PM系

30、统中对客户编码按地区进行了一定的智能编排，即中间三位定义为地区码。现系统对于会计科目表的描述长度限定为不超过21位汉字，目前仅使用一种语言即中文描述。对于会计科目表的变更必须遵循以下步骤：i)由具体操作人员提出ii)财务部主管批准iii)由制定操作人员执行据了解，目前的会计科目表中并无保存任何附加信息。4.2.3 分录输入及过帐ATG目前所有交易分录统一使用一种凭证类型，但据了解根据当地财务管理的实际情况，允许使用多种不同的凭证类型以区别不同交易种类。当前系统未提供凭证预设功能，凭证格式按国家财政部规定的标准格式设置，由系统自动产生四位数流水号作为凭证编号，并在每月初进行自动清零。公式化交易分

31、录仅适用于销售分录中的17%增值税计算，对于其他税率的销售业务及采购业务必须手工计算税额。系统未预提分录下期自动冲回功能。所有凭证录入与过帐采用即时方式，未进行批处理预设，目前系统不支持模拟过帐操作。4.2.4 关帐ATG每月的凭证处理量在1000笔左右，其中月底交易量约占1/4。目前会计期间结束后的关帐时间约需10天左右。ATG的外部审计日程为当年十月份进行预审，次年二月左右进行终审。由于对帐过程较长，审计报告的提交时间可能迟至次年四月以后。4.2.5 外币业务PM系统设置的币种有人民币、美元、英镑、马克、欧元及日元六种，外币业务按月初汇率录入，实际发生收付业务时手工计算每笔汇兑收益并记入相

32、应损益科目。帐务重估按每月底按中国人民银行公布的月底汇率手工进行。ATG目前无任何外币报表折算需求。4.2.6 帐务分摊/匹配ATG对交易分摊/匹配采用月底一次性分摊的方式，并依据先进先出的原则进行勾销。对于外币业务分摊/匹配所产生的汇兑损益必须通过手工计算/录入的方式实现。相应的帐龄分析根据以上分摊/匹配的结果手工编制。4.2.7 预算过程财务预算分为董事会预算(本年基础预算)及实际执行预算(严于董事会预算，以确保董事会预算完成)。实际执行预算之年度预算编制时间为上年度十月至十二月，月度预算编制时间为上月度十六日至二十一日。年度预算编制的主要过程如下：n 从各部门收集预算资料(销售计划、采购

33、计划、生产计划、贷款计划、定额成本资料)n 考虑上年度实际发生数及管理层关于降低成本的要求n 制定预算初稿并提交管理层讨论n 修改预算并获得董事会最终批准财务预算每月滚动编制，由财务部对比当期的实绩衡量其执行情况并进行差异分析。分析结果将在每月的企业经营情况会上进行讨论，并提出改进措施，下月复核其成效。目前的PM系统无预算功能，所有预算的编制、比较及分析均由财务分析员手工进行。4.2.8 关联公司ATG目前的关联公司有：n 日本TPn 美国GOETZEn 德国GOETZEn 中国安庆活塞环厂(APR)ATG与关联公司间的业务往来较多，包括采购、销售、技术转让费、商标转让费、技术指导费等。目前的

34、系统仅提供本位币及外币计帐、核算功能。4.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题4.3.1 费用查询/分析目前的费用查询/分析只能按系统原先设定的固定参数进行，如按部门查询。希望能提供多样化查询/分析类别，提供灵活的查询/分析方式，如按部门、人员、项目或其不同组合进行查询/分析。4.3.2 关帐报告期目前每个会计期间的关帐报告期在10天左右，报告期过长直接影响了管理层及各相关部门迅速依据财务数据进行相应的分析决策和调整，也对年度外部审计工作造成了一定的影响。其主要原因是信息处理对人工的依赖程度过大，自动化程度不高，并且随着业务量的进一部扩大，相应的工作量将呈上升趋势。ATG希望将关帐报告期控制在5

35、日以内。4.3.3 关联公司交易按财政部要求，关联公司交易的披露将涉及应收/应付余额、销售/采购累计发生额、各项费用(技术转让费、商标转让费、技术指导费等)累计发生额等。PM系统仅能提供相对有限的信息，导致相关要求只能通过手工归集，影响了工作的正常效率。4.3.4 业务分摊及相应的汇兑损益计算PM系统缺乏灵活的业务分摊/匹配功能，特别对于单笔业务的分拆、合并的处理不尽合理性，导致了帐龄分析报告难以提供准确的信息。另外，对于外币业务分摊/勾销所产生的汇兑损益，PM系统不能自动予以处理而需要依靠手工进行计算及分录录入。4.3.5 财务预算系统ATG通常有两套财务预算(董事会预算和实际执行预算)。P

36、M系统无预算录入功能，导致大量预算与实绩的计算、比较和分析必须依赖手工完成。ATG希望能由系统根据历史数据产生粗略预算，输出后经手工调整再通过软件接口录入系统，从而实现大量统计比较工作的电算化。4.3.6 报表编写工具PM系统仅能提供常规的资产负债表及利润表，而对于其他类型的财务报表，如现金流量表却无法产生。ATG希望在提供常用报表的基础上，能提供简单易学的报表编写工具(如能自定义行、列、数据组合等)，以便自行开发所需专门财务报表。4.4 KPMG对财务总帐系统的建议4.4.1 员工现金预支控制ATG仅对常年在外的销售人员提供现金预支以做差旅费用途。目前对于此类费用财务部在年中并未进行特别控制

37、，仅规定在年终结算销售奖金时需予以结清。KPMG建议对于以上情况增加一定的控制：n 对于不同级别的员工设定现金预支限额及归还期限设定n 提供现金预支帐龄分析包括及例外情况报告n 系统有设定现金预支限额、限期预警点并自动报警的功能4.4.2 会计期间建议在原有按自然月设定的12个会计期间的基础上，增加第13个虚拟会计期间，以满足年底帐务调整的需要。4.4.3 会计科目表建议对会计科目表添加补充信息，如状况、类型、货币等，以便于在系统中进行控制和查询。4.4.4 凭证处理建议设置多种凭证类型以满足数据查询与报告的要求。对常用凭证类型进行预设以提高数据录入的效率。并且对凭证录入至过帐的重复操作设置批

38、处理方式以进一步提高工作效率。4.4.5 帐务审计建议新系统可以提供强大的帐务历史变动、操作的审计稽核功能，可以从原始凭证追踪至报表，或进行相反操作。并且，帐务稽核模块能由用户自由设定何种模块或功能需进行帐务稽核跟踪。4.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望4.5.1 基本要求n 支持权责发生制会计系统n 允许设立多公司数据库n 允许自定义会计期间n 支持分录类型定义码，以识别不同子系统过帐之分录n 支持设置交易分析代码n 为一些会计科目设定有效期间，以与其他科目区别n 支持余额过帐及明细过帐n 建立和维护报表责任体系，明确那些层次、部门的人应定时收到那些报表4.5.2 会计科目表n 建立总

39、帐科目适应工厂、办事处报表要求。n 建立并维护随时调用的科目及科目信息。n 可维护多种语言会计科目表注释(中、英、日)n 建立注释科目，用于收集非数字的统计信息。n 为特殊科目设定恰当的金额范围。n 在增加或删除成本、利润或工作中心时自动增加及减少相应科目。n 根据部门及工作、成本和利润中心划分费用科目。n 本年无发生额且余额为零的科目，可选择不被列印。n 关闭科目不会显示在报表及利润表上。n 转换或合并科目时自动连接所有交易明细n 提供会计科目表变更的审计追踪4.5.3 分录录入n 为所有总帐交易设定常规输入方法n 允许自定义凭证类型n 随时或按批生产或过帐分录n 在同一时间生产多批次分录n

40、 自动从其他模块接收过帐的分录(固定资产模块、应付模块、应收模块等)n 要求每一批输入的分录都有不同编号n 系统仅接收借贷平衡的分录n 在分录输入时可查询科目和说明n 允许在同一批分录中无限制的使用同一科目n 系统只允许过帐批次总额与分录借贷额相等的分录n 将不平的交易分录设为搁置状态n 输入仅一方的分录，以用于统计信息(非交易分录)n 自动建立循环分录n 自动按用户预设比率匹配循环分录中一个科目和多个科目n 自动累计循环付款分录，当付款付清系统自动结束循环分录n 为循环分录设定起始和结束日期n 按时期/季度设定循环分录n 设定自动在下一会计期间生成相反分录的分录n 系统接收当期或以后各期的分

41、录n 允许多个会计期间同时开放n 自动将费用记入固定科目或通常的累计科目4.5.4 过帐n 将其他模块交易过帐至总帐，当过帐至总帐悬疑科目或搁置科目应在正式过帐前仔细查看完成调整n 为从其他模块过帐至总帐的交易产生查核校订报告n 允许模拟过帐n 当年结已经完成，过帐至下一年度n 将调整分录过帐至上一年度n 防止将同一项目过帐两次n 识别并执行暂估入帐分录，并在下一期间自动冲回n 允许无限制的月结反复n 开始新一年交易时应保留上一年度三期为开放期n 年结前应保证所有交易结平，所有月结完成n 结帐后自动将实际和暂估入帐交易自动入帐n 自动在年底将损益表结帐归入留存收益科目n 自动将明细科目内容汇总

42、至一级科目n 计算并维护当月、上期和上一年度的比较信息和多种统计表n 允许将一个数据库信息过入所有其他数据库4.5.5 外币业务n 帐簿保持外币与本位币n 维护当前汇率，并随时可查询n 与各种货币相对应的汇率有相关有效的日期n 会计分录时转换货币须注明货币代码、金额和原币金额n 按起始、结束日期范围设定客户自定义汇率n 在收付款时自动计算外币汇兑损益并记入已实现外币汇兑损益n 分析并重新计算各外币余额并自动产生分录记入未实现外币损益帐户n 财务信息在系统内可以以外币或美元表示(如：所有外币项目价格均以外币代码表示)n 每种货币保持单独的销售及采购帐，并有单独控制帐户n 制定基本货币和报表货币n

43、 交易分录时可输入转换外币n 允许事先设定的汇率可被交易汇率所替代n 能编制报告显示所有不同于设定汇率的分录n 维护外币折算“储备”帐户(汇兑损益科目)n 支持根据未付款余额而编制的外币差异分析n 根据全年加权平均汇率计算收入和费用科目n 储存历史汇率以便转换净值帐户n 自动计算外币转换调整并记入所有者权益n 定期重估月末帐户余额并登记汇兑损益n 根据汇率变化修改预算n 随时获取以外币和记帐本位币显示的交易金额和各帐户余额4.5.6 帐务分摊/匹配n 支持对勾销项目的分拆和合并n 允许用户根据实际情况进行手工勾销n 用固定数字或百分比匹配费用科目与对应科目。n 按用户预设百分比分摊交易额至多个

44、科目。n 允许根据用户定义的百分比完成多科目的匹配n 在月结前打印匹配表n 支持采用用户自定义的百分比将费用匹配至各部门n 根据金额或日期设定匹配表n 按每一匹配表系统自动生成分录n 根据当期剩余天数或输入的总天数，系统自动匹配n 区别不同费用不同的匹配期(例如，按月、按季度)n 在财务成本分摊前将不同成本分入不同的成本类型n 当成本数据更改时应重新执行成本匹配n 按不同来源联系成本，按参考数匹配同一来源的项目n 根据不同的匹配基础指定生效日期4.5.7 预算n 随时输入并维护预算信息n 在同一会计年度使用多簿预算帐n 维护常规预算、修改预算和最终各科目的预算n 不同级别的预算(例如：明细科目

45、级别、收入/费用级别)n 自动将年度预算报表包括与分别月预算报表金额匹配和利润匹配n 自动比较预算与上一年度预算或实际报表增加减少的百分比n 根据用户自定义与各科目之间的关系生成可变的预算报表n 按月维护当年、上年和来年的预算n 维护当年、来年的预测n 计算并维护“实际-预算”和“实际-最近预测”的统计表n 为预算需求建立特殊科目n 建立销售预算包括各货品的数量和金额、客户和其他相关种类n 预算可细化至明细科目级别n 可根据公司、不同业务、部门、利润总心、成本总心和生产线建立预算n 根据上一年度实际和预算金额计算本年初步预算，正负比率n 根据科目逐一维护预算信息n 选择清除年结后的预算n 建立

46、月、季度或年预算n 建立固定和变动的预算月分配n 根据费用和设备更新调整现有预算数据n 自动生成预算资产负责表n 从PC电子表格或数据库系统中上载或下载预算数据4.5.8 报表要求n 为资产负债表、损益表、相应附表提供一套报表分析n 允许使用者控制行列格式、宽度和打印格式n 提供统计计算、如所占百分比或各科目余额统计n 提供各阶段小计n 允许使用者根据所需设定帐户-帐户编码-部门/人员-帐户号码范围-有特定要求的帐户号码范围n 允许使用者不受限制的制定各行内容，如：当月数、当前预算、当年数、当年预算、上年数n 允许使用者不仅使用总帐数据，还可使用明细帐数据n 允许编制图表报告目前ATG使用的主

47、要财务报表有：n 财务报表（利润表、资产负债表及现金流量表)能提供国家财政部要求格式的上述报表n 提交美国Federal Mogul财务报表不同分类及语言表述的报表n 比较资产负债表设计资产负债表以显示特定日期的资产，负债和所有者权益情况及与上年度同期相比上升和下降的幅度n 比较利润表设计利润表以显示当月或全年的预算，收入，费用及净利润或净损失。同时，应显示与上年度同期及预算相比的上升或下降比率。n 总日记帐列示包括过帐日，源日记帐，索引号，科目编号，借方、贷方金额及摘要等信息的所有日记帐分录n 会计科目表列示所有的总帐科目n 总帐摘要摘要列示会计期间的所有会计活动，包括尚未过帐或已经过帐的交

48、易n 总帐试算平衡表打印总帐试算平衡表，显示每一帐户的期初余额，变动与新的余额。应能让使用者指定是显示所有的会计科目还是只显示特定的会计科目n 每月帐户余额提供显示当年所有帐户每个月的月底余额。如需要，应还能显示预算金额n 帐户的帐龄帐户的帐龄明细n 费用明细表按月、部门列示制造费用、销售费用、管理费用并能和以前年度进行比较n 例外情况报表列示超过或低于既定限额，正常余额（借方帐户有贷方余额）的交易额或余额， 同时需要为公司的不同单位设置不同的限额、标准。n 经济效益评价指标表计算各种财务报表比率（例如，销售利润率，资产收益率，流动比率，存货周转率）n 各种预算报表包括月生产成本费用表、生产损

49、益预算表、月度实际预算比较表等4.5.9 审计稽核n 可以追踪原始单据至最终报表，或从汇总报表追踪至原始单据n 按用户选择打印部分审计稽核报表n 根据期间自动选择反向分录n 在档案文件中维护一年的交易明细n 保持维护活动记录、用户利润和工作站识别代码5 固定资产管理系统5.1 概述固定资产管理模块用于提供与固定资产、租赁资产和其他资产(如现场维护设备)等有关的财务信息。描述数据、位置数据、原值、折旧和维修信息或校准要求等应得到完善地维护。除此之外，用户可能希望保存保险或财产税等数据于相应的文件中，以便提供相应的报告及满足查询要求。每种资产在系统中应有其对应的适用折旧方法及建立之时间表，以便系统

50、在每个会计期间内能自动计算折旧额。该模块应能将折旧费用的会计分录自动过帐入财务总帐系统，并能产生每个会计期间的折旧报表。固定资产管理模块也应能提供一套完整的有关资产的取得和处置的交易审计轨迹报告。5.2 ATG固定资产管理系统的现况5.2.1 固定资产购买、清理与转移生产性固定资产的购买由设备科负责，非生产性固定资产的购买分别由总务人事部、质保部及安全环境部等相关部门负责。固定资产的购买程序见附图一。固定资产清理由设备科提出申请及清理清单并注明原因，并由财务部及公司管理层批准。目前对于报废后的财产处置程序尚未有明确规定。固定资产转移由车间申请后通过设备科调剂，同时填写设备调拨单并以此更新固定资

51、产台帐上的位置信息。5.2.2 固定资产折旧固定资产折旧采用直线法，残值率为10%。折旧额由PM系统每月计算一次并通过分录转入财务总帐模块。各资产类别的折旧年限如下：n 房屋20年n 机器设备10年n 办公设备10年n 汽车10年5.2.3 固定资产编码结构及索引ATG目前仅对生产用设备有固定编码结构，其根据机械制造部1985年公布的生产设备十位编码制定。固定资产索引仅根据部门与不同折旧类别分析。ATG规划增加固定资产所包含的信息，并提供供应商、型号、状况、金额、类型、折旧方法等索引信息。据此对固定资产的编码结构有如下要求：n 所有固定资产(生产性、非生产性)统一编码n 将常用索引引入编码系统

52、n 在整个流程中使用统一的编码系统(如采购订单、发票、在建工程等)n 在固定资产编码中代表部门、地点的前置代码可变而代表物品的主代码唯一，以便于追踪固定资产的转移5.2.4 固定资产盘点固定资产盘点为半年一次，盘点方案由财务部制定并对参与者进行说明与培训。盘点参与者分为现行直接参与人员、检查人员和帐务处理人员。盘点结果经核对后一般没有误差，但核对过程较复杂。5.3 目前系统的缺陷及面临的主要问题5.3.1 多种折旧方法根据ATG的规划，对于某些固定资产将采用加速折旧法(双倍余额递减法、工作量法等)。并且将形成多种折旧方法共存的现象。目前的PM系统在多种折旧方法同时处理方面存在困难，影响了ATG

53、对电脑等固定资产实行加速折旧的计划。ATG希望新系统在支持多种折旧年限设定的同时，必须有灵活处理各种折旧方法的能力。5.3.2 缺乏信息共享固定资产的详细信息(所属部门、所处位置、详细描述、性能指标等)由设备科维护的固定资产台帐反映，而在PM系统固定资产模块中仅记录名称、原值、折旧、等有限信息，两者无法共享。这一情况造成了对于在部门、车间间转移之固定资产的盘点核对困难、财务系统与实物情况产生差异等不良因素。ATG希望能加强固定资产实物与帐务信息共享的范围与实时性。5.3.3 在建工程管理目前在建工程的核算完全为手工进行，公共费用需通过手工计算分摊后再录入PM系统。并且PM系统对于跨年度查询缺乏

54、支持，此种情况影响了对周期较长的固定在建工程的管理。ATG对于在建工程管理希望能做到：n 电脑化预算控制n 公共费用分摊按一定标准自动化进行n 提供对跨年度周期在建工程的完整查询n 对于工程、合同和付款进度进行微机化管理5.3.4 固定资产改良PM系统对于由于固定资产改良支出及设备添加造成的原值增加的处理存在困难，复杂化了此类资产的折旧计算，并且增加了设备维护的难度。ATG希望新系统在原值增加、资产拆分及资产合并方面具备应有的处理能力。5.4 KPMG对固定资产管理系统的建议5.4.1 统一固定资产编码目前固定资产编码分为两类：PM系统中按系统录入先后编排的流水号及设备科对生产性固定资产编排的

55、十位代码。由于两种编码之间无任何对应关系，造成了固定资产查询、盘点、控制上的困难。建议对所有固定资产(包括生产性与非生产性)进行统一编码，并在各个环节部门中采用(如固定资产台帐)，从而避免上述困难。5.4.2 即时查询资产信息目前较详细的资产信息由设备科手工维持，而PM系统中保存的固定资产信息非常有限。建议建立完善的固定资产信息库(可包括技术参数、资料等)并保存在信息系统之中，同时向有关部门及负责人提供即时查询功能，以避免手工信息完整性差、查询困难的弊端。5.5 对ERP系统功能与特性的需求与期望5.5.1 维护和查询n 按部门来划分资产的位置, 以用于分配每月的费用n 维护资产折旧方法, 以

56、自定义的折旧表n 支持多种折旧方法共存n 追踪资产的类型 (如, 不动产, 动产, 设备等) n 按部门和地点追踪资产n 识别并追踪高额资产的地点n 即时查对资产明细n 追踪内部资产单位的构成:-维护上下层次资产的关系-多系列的资产编号并联至上一层次的资产-按地点追踪资产(地点指实际地理位置或上一层次的资产)n 允许维护固定资产的预算5.5.2 处理程序n 输入有关资产取得的信息: 资产的来源 采购价格 取得的日期 资产系列 多种货币n 支持预算的处理n 支持在建工程项目的追踪 (工程成本) 对工程项目进行预算 输入并报告成本, 收款及付款 管理, 复核并规划每一个工程的状态和状况 在工程结束

57、前报告在建工程的状况报表n 自动计算并分配折旧费用到各个部门n 支持固定资产处置的处理n 支持固定资产改良处理n 支持固定资产合并与分拆5.5.3 接口n 总帐/财务报表折旧的分录在每月底应能自动生成n 采购订单管理资产的采购过程由采购订单管理模块处理,这些信息也应提供给固定资产模块使用5.5.4 报表要求n 提供用户易用的报表书写工具，允许用户自定义报表结构与内容(行、列、数据组合等)n 支持生产图形报表ATG目前编制的固定资产相关报表有：n 设备计划执行情况表列示年度设备计划的每月完成情况n 新增设备计划表列示年度新增设备的名称、描述、预算金额和数量n 固定资产清单列示固定资产的名称、编码

58、、原值、折旧、净值等n 固定资产增减表列示固定的增加、报废的原值、折旧冲回、净值等及进行期间对比n 固定资产盘点表列示固定资产的名称、编码、位置、所属部门、规格型号、生产厂家、技术指标、数量等盘点信息n 固定资产各种考核指标报表如生产设备运转台时报表、年月设备利用率考核表、设备故障率考核表、设备事故率考核表等附图一：固定资产采购流程6 销售系统6.1 概述销售系统主要包括销售订单模块、销售分析模块及应收帐款模块三部分。其销售订单模块可以简化销售订单处理过程，通过用户坚持维护以下信息：n 根据要求输入销售订单和报价单的要求到期日、取消日、数量、单价及定金，并说明每一项目的仓库存放点。当更改货品或

59、删除订单，系统会自动更新存货数量n 自动将订单内容逐项 转入发票n 考虑未完成销售订单将对库存产生的影响销售分析模块应能提供相关报表，以帮助管理，控制和规划销售及现金流动，允许进行销售的分析，做出决定和制定计划。报表有多种使用方式，如：列印哪个客户在哪个月中购买了产品，并有详细逐笔的交易，规划并报告未来的现金收入等。应收帐款及现金收款功能提供跟踪并记录货物销售或提供劳务的客户付款情况。之外应收帐款系统应将销售折扣、客户销售信贷限额和销售分析等做为公司财务系统的基本组成部分。为达到以上目的，系统应提供客户信息维护、开发及余额式客户会计科目余额、和手工凭证与客户科目的核对。用户可以直接将收到付款记

60、入会计科目或用其他多样的方式记录现金收款。系统应支持客户的部分付款、合并付款和预付款。系统应自动将发票信息从订单系统转入应收系统。客户付款交易应自动过入相应的总帐科目。6.2 ATG销售系统的现况6.2.1 产品信息ATG生产的产品主要分为汽车用活塞环、摩托车用活塞环和农机用活塞环。其中汽车环又可分为汽油机环、柴油机环和微型机环。一般主机市场的专供环按订单生产，维修市场及通用产品按一定库存要求生产。为生产所需的原辅材料有九大类4000多种。活塞环产品销售的季节性情况如下：n 旺季：3-5月，9-12月n 淡季：1-2月，6-9月n 旺季与淡季的销售差额在20%以内6.2.2 订单系统目前与ATG有业务往来的客户约有1800家，订单的获得通过电话、邮寄、电传/传真及与各地办事处签订的方式实现，将来可能考虑的方式有电子邮件与Internet。销售部通过验证订单的签署与印章来确定真实性，订