全心全意为企业服务

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1、全心全意为企业服务企业档案班级:档案091姓名:郭岩学号:5000409009摘要：随着经济的发展社会的进步以及文化的大繁荣企业档案越来越引起人们的关注。探索企业档案的服务功能，挖掘并利用好档案资源，对企业建设发展以及提高企业经济效益具有积极的推动作用。本文将重点阐述企业档案的开发和利用,核心信息资源管理理念,如何建设管理好企业档案,怎样充分发挥企业档案的作用以及在充分发挥其作用时应注意的事项.关键词：企业档案核心信息资源管理开放利用服务功能企业的目标是利润最大化,所有的企业相关工作都是为了提高企业经济效益而服务的,企业档案更是如此.档案工作在企业管理中占有重要地位，是整个企业工作的组成部分。

2、早在20多年前，邓小平同志高瞻远瞩地提出“开发信息资源，服务四化建设”，而且档案工作也一直认真践行这一理念，为企业建设与发展服务。在企业从无到有从小到大的成长过程中，随着时间的推移积累了大量丰富的原始资料，为企业的管理和发展提供了宝贵的依据，不但能够提高工作效益，创造良好的社会效益，也能真实的展现企业发展的过程。通过分析企业档案的主要特点，探讨了企业档案的服务功能，提出了如何加强企业档案的服务功能建设.1.建设管理好企业档案必须针对其主要特点来进行企业档案的归档范围和利用都有其自身的特点，这与企业自身的发展是密不可分的。1.1 企业档案的概念1.1.1企业档案管理规定第二条中对企业档案的定义：

3、“企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”1企业档案指企业在各项活动中直接形成的有保存价值的各种形式和载体的历史记录。1.1.2核心信息资源管理理念内涵无论学界还是业界，对企业档案往往从信息资源和知识资源的角度来认识。从信息资源角度来说，企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料，它是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，是企业重要的信息资源；从知识资源角度来说，企业档案不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识，是企业重要的知识资源。无论国内还是国外，对企业档案的

4、认识逐步由历史记录向信息资源和知识资源转变，认为企业档案不仅是企业的重要信息资源，而且是企业重要的知识资源。因此，对企业档案的管理需要从信息资源与知识资源的角度去管理和推动。在国内，特别是大型中央企业都注重企业档案的管理，将企业档案作为重要的信息资源来管理，不断强化基础业务，利用信息技术提高管理水平，并不断创新管理方式。在国外，无论是政府还是企业都注重档案特别是电子文件的管理，美国提出要从国家战略的角度重视电子文件的管理，注重顶层设计和全面规划，由国家制定并实施的关于电子文件管理的全局性法规、政策、发展规划、项目等方面的国家级战略安排，美国耗资3亿美元的国家电子文件档案馆项目已正式启动；在壳牌

5、石油公司和英国石油公司，档案更多的是作为一种知识资源来管理，更加强化知识的分享与利用，两家公司都为分享知识建立专门的知识管理系统。就企业档案工作的发展历程及国内外档案工作发展趋势而言，企业档案已经成为企业的重要信息资源和知识资源，其信息属性与知识属性日益突出，企业档案的地位越来越高；就企业档案与企业经营决策而言，企业通常采用内部信息与外部信息内化的综合集成形成以企业内生信息为主要形式的决策过程，而在这一过程中，企业档案始终居于中心位置。拿中国石油为例:对于中国石油而言，企业档案尤为重要，公司提出企业档案是技术和知识储备的重要形式，指出企业档案为建设综合性国际能源公司提供了强有力的信息支持。以勘

6、探开发档案为例，石油行业是知识、技术密集型行业，在油气勘探开发和生产建设过程中形成的档案资料是国家巨额投资的结晶，是千百万石油人辛勤智慧的成果。由于地质构造的复杂性和勘探程度的加深，油气勘探的难度不断加大，需要在前人工作的基础上不断加深认识，深入研究，才会有新的发现和突破。例如，冀东南堡油田、长庆西峰油田都是利用老资料、认识老资料、研究老资料进行二次勘探取得的重大成果。基于以上认识，中国石油提出核心信息资源管理的理念，这种理念是在认识档案的信息和知识属性基础上，把企业档案确立为企业发展的核心信息资源。21.2从使用对象来看企业档案的使用对象比较多样化，人员结构复杂，几乎涵盖了整个企业的每一个工

7、作环节。一般为企业的领导、部门负责人、工程技术人员和科室工作的普通人员。从下到上，每名企业工作人员都有利用档案的机会。1.3从利用和开发方面来看企业档案的使用多为企业的管理和建设服务，极少部分涉及保密范围，一般不涉密的档案可以复印、摘抄等。为企业的选题有注重实用性编研产品，要求质量精，利用价值大，能够紧跟形势时效性强，另外也要加强对开发编研时间进行控制，不要因研制时间过长而影响研制材料的使用效果。多利用现代化的手段开发编研，加快开发编研的进度，缩短开发编研的时间，多出“精品”，通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者，为企业的现代化建设服务。2必须在使用中明确企业档案的服务

8、功能，才能充分发挥其作用档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。传统的档案的功能仅仅是提供尸体档案，较为单一,服务的功能并不明显。现在企业的档案管理更注重通过对企业档案信息的分析、挖掘整合,将所得有效信息及时提供给各个部门。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。由于企业档案形成于企业各个时期、各个方面，是企业各项日常工作中形成的第一手资料经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、完整装订、认真整理形成的，是反映企业历史的真实资料，是企业开展各项工作的见证，更是企业发展的宝贵财富。实践证明，它对于推

9、动企业改革发展，提高企业管理水平，维护企业的合法权益，展示企业的辉煌业绩和发展历程具有重大作用。合理利用企业档案，可以找准工作方向，降低工作难度，减少不必要的重复，提高工作的效率。具体地说，企业档案的服务功能包括以下几个方面：2.1多种材料和资源的汇总，为企业档案编研提供证据材料。企业档案囊括了上级有关部门文件、企业党务和行政管理、基本建设、员工管理等各个方面。妥善保管企业档案，是为了更好的利用。充分利用企业档案丰富的信息资源，加强企业档案多种信息的汇总工作，最大程度地挖掘企业档案的信息资源，就可以充分占有信息资料，积累各项工作成果，为提高工作质量与效率提供信息保障。企业档案是企业历史和企业资

10、产的历史记录，是最有力的原始凭证。同时，企业档案工作人员在充分了解室藏和企业管理与发展中的对材料的需求基础上，有针对性地开展企业档案编研工作，如编制大事记汇编、基础数据汇编、企业实物档案汇编、企业规章制度汇编、协议合同专题目录等材料，从而更好地提供服务。2.2企业档案是企业知识产权的重要载体，有利于企业知识产权的保护，维护企业合法权益不受犯。在知识经济的背景下,企业之间的竞争实际就是先进技术和管理模式之争,知识产权法律为企业的智力创造成果保护和优势竞争地位的保持提供强有力的保障.我国的知识产权保护一直存在较大的争议,为了更好地保护企业的知识产权,必须首先了解知识产权法律制度.3企业知识产权档案

11、作为企业知识产权和专有知识的载体，是维护企业合法权益的基本依据，是推广新技术、促进知识转化成生产力的重要资源。做好知识产权档案管理工作，有利于维护企业合法权益，促进产品升级换代，增强企业的核心竞争力。2.3企业管理经验总结和发展。企业档案中含有大量的有关企业管理方面的信息，档案工作人员可以通过纵向比较分析、横向比较分析的方法，为他们提供企业管理方面的各项服务，特别是为领导提供决策参考和依据。国家的方针、政策一般都是以文件的形式传达与贯彻的，研究和分析这些文件精神，不仅对文件精神的落实具有重要的意义，而且，通过对一个时期文件精神的综合分析，将清晰地认识和理解国家在一定的历史时期方针政策的精髓，掌

12、握发展的趋势，从而为企业领导提供企业发展的有价值的意见或建议。3.1 企业档案信息资源的开发和利用企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。4开发利用档案信息资源的重要性档案是信息的一种，档案部门是储存，输送信息的一个部门。因此，开发信息资源包括档案部门，也适用于档案部门。在知识经济的新形势下，大力开发档案信息资源，为社会各方面服务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。3.1.1 开发档案信息资源是提高经济效

13、益，更好地为经济建设服务的需要.企业作为经济建设的主要战场，要取得好的经济效益，单靠现有生产条件组织生产、管理、销售等项工作，而不凭档案信息进行决策、规划组织生产，对于现代企业，肯定是行不通的。只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来，才可能作出正确决策，才能有效地搞好综合服务。3.1.2 开发档案信息资源，是加强社会主义精神文明建设的需要大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要内容，可以说，档案是政治教育的重要内容和生动素材，利用档案中的生动素材进行政治思想教育可以收到良好的效果。3.2.1 3.2开发利用档案信息资源的方法和途径丰富

14、并改善档案信息资源的结构，建立档案信息资源保障体系档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。(1) 从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案。(2) 从档案馆来说，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制。(3) 要完善档案补充机制，广泛开展档案资源征集工作，要想设法收集散存在社会和个人手中的历史档案资料。(4) 要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专

15、门档案接收力度。3.3.1 要加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。3.5企业档案信息服务3.3企业档案信息服务的内容和要求企业档案信息服务的内容熟悉本企业档案资源的内容成分，了解企业的业务活动及业务流程，掌握用户对企业档案信息的需求，通过档案咨询和接待等项服务工作，把经筛选鉴别、加工整序、编目汇纂出来的档案信息提供给企业人员，满足其利用需要。3.4.1 企业档案信息服务的要求1.主动服务2.有针对性地服务3.多元化服务4.及时服务5.社会化服务6.保证企业档案信息的安全3.4企业档案信息服务效果控制做好借阅登记、统

16、计工作查(借)阅登记是各级档案部门在档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目要求填写清楚，必须填写的项目不能漏项；二要把查(借)阅档案的利用目的填写清楚，不可填写得太简单，如“工作查考”等，而应填明做那一项工作查考，是企业资质审查，还是工程项目投标、经济案件纠纷或房产案件纠纷，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供档案利用实际效益的线索和确定是否有必要进行跟踪收集等。3.4.2 建立企业档案信息服务反馈机制档案作为一种信息资源，不仅要开发利用，而且要注意掌握利用效益信息的反馈，这样才能取得档案信息资源开发利用的最佳效果，进而探索出档案信息服务的规律。档案信息服务

17、反馈系统，按照范围可分档案服务工作的外部信息反馈与档案服务工作的内部信息反馈两部分。前者是一个开放系统，需要档案工作者主动去收集，以便针对客观现实而采取相应的对策；后者是一个封闭系统，是指档案信息服务系统内，各组成要素或环节的不协调应及时反映给档案利用部门，以便其及时调节达到新的平衡。反馈系统之中还可以采用档案信息服务测评方式，建立测评指标体系、选择测评的时间与空间以及测评结果等。3.4.3 实地调查或电话采访根据利用者查(借)阅时登记的线索，可以及时进行实地调查收集或电话联系，掌握企业档案利用效果的第一手资料。许多利用者在各自不同的岗位上都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，

18、档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况调查清楚、收集齐全，便于档案利用汇编的编写。充分发挥企业档案的服务功能注意事项企业档案服务工作要进一步完善和提高服务功能，不断发挥其应有的作用。为此，要从以下几个方面，加强企业档案服务功能建设。企业科技档案信息必须经过识别与加工才能有效地发挥作用.54.1要提高认识，加强领导。必须要转变人的思想观念。企业领导要对档案部门给予更多的重视，在人员配置上克服盲印性和随意性，优化档案人员结构，配置专职的档案工作人员。档案工作人员要改变思想观念，要积极探索档案工作的新思路、新方法，主动树立服务意识。在应开发档案信息并主动与市场经济接轨

19、以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去为其服务树立起强烈的市场意识，能够为企业的健康发展献计献策。建立质量意识、效益意识，要根据信息市场的需求优化服务措施提高服务质量，为企业开发含“金”量高的档案信息并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息提供给企业的决策者，使档案信息在市场经济的作用下找准位置并能充分发挥其作用。4.2提高档案人员的业务素质。既要紧抓政治思想学习，又要提高档案人员的业务素质。政治素质指档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德等。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论。按照江泽民同志提出的“讲政治”去做，做到有正确的政治方向

20、、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性。要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致。树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行档案法，严守党和国家的机密，热爱档案事业，全心全意为人民服务，甘当无名英雄，更新观念开拓进取。企业档案工作人员加强政治思想学习是做好业务的根本保障。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案工作人员要加强学习不断提高自己的业务水平和管理水平。企业领导必须重视对档案工作人员的继续教育，定期培训，经常组织参观学习，拓宽专业基础知识，完善知识结构，培养他们研究问题、分析问题的能力，以及信息收

21、集、加工、检索、保管、利用的能力。4.3加强与时代俱进的意识,档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念。4.3.1加强现代化技术的应用。在计算机的使用和网络的发展不断进步的新时期，使档案材料的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面发生重大变化，并为广泛的档案材料交流成为了可能。企业档案工作人员在企业档案中要应用这些现代化的手段，尽快实现档案信息管理自动化，熟练掌握和利用档案信息管理系统，从而更有效地提供服务。比如电子计算机技术网络技术多媒体技术影视制作技术等促进档案工作的发展跟上现代化企业的节拍。4.3.2加强法律意识的培养。国家关于档案工作的法律、法规是我国档案工作健康发展的重要保证

22、。公民的所有行为都应当在法律允许的范围内,更何况营利性企业中的档案人员。遵循国家关于档案管理的各项法律法规是所有工作的前提。实事求是的进行记录整理。当然有的企业由于个人为达到私人目的要求档案人做出有违规定的行为,这种情况下,档案人员必须坚持立场,以企业的利益为本,正确处理,避免因片面追求个人利益而违法档案工作纪律的情况发生。参考文献：1 .国家档案局，企业档案管理规定，2002-9-1;.王强.档案学研究,2009年第1期;.杨乃定.企业管理理论与方法导引，机械工业出版社，2004-2;.国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布，企业档案管理办法，2009-6-3.2 .王传宇、张斌.科技档案管理学，中国人民大学出版社，2009-6;.谷歌、百度、搜搜等搜索引擎;.档案学通讯、档案知网等相关网站.