科技档案案卷构成一般要求》释义

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1、?科技档案案卷构成科技档案案卷构成一般要求一般要求?释义释义崔松盛崔松盛一、修改情况介绍v(一)背景v应国家标准化委员会的要求,由国家档案局经科司牵头组织课题组进行修改.v第二次修订,2021年11月13日发布,2021年5月1日实施。vGB/T 11822-1989 GB/T 11822-2000(二)修改目的v为适应科技工作和档案工作的开展,简化整理，进一步提高科技档案整理水平。v?科学技术档案案卷构成的一般要求?国标是1989年首次发布，2000年第一次修订。此标准实施后得到了广泛运用，并促进和标准了科技档案工作。随着我国经济和科技工作开展以及档案工作的开展，科技档案在内容上、管理方式上

2、也发生了一些变化，如出现了知识产权申报材料、建设工程后评价材料，出现了大量的成册成套资料，出现了以件为单位的整理方法等。二、标准结构情况二、标准结构情况v本标准由前言、八章内容和一个标准性附录组成。v八章标准内容是：v一、范围；v二、标准性引用文件v三、术语和定义；v四、案卷组织；v五、案卷和案卷内科技文件材料排列；v六、案卷编目；v七、案卷装订；v八、卷盒、表格规格及其制成材料.三、标准内容介绍三、标准内容介绍v(一)范围v主要指出标准的内容和适用范围。v本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原那么和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的的质量要求

3、。标准内容介绍标准内容介绍v本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸制载体科学技术档案的整理可参照本标准。(二)标准性引用文件 vGB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法三 术语与定义v术语：科学技术文件材料、科学技术档案、案卷、卷内文件目录、卷内备考表、档号、案卷目录。术语与定义v31科学技术文件材料以下简称科技文件材料scientific and technical recodsv记录和反映科学研究、生产运营、工程建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。术语与定义v32科学技术档案以下简称科技档案 s

4、cientific and technical archivesv国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。术语与定义v33案卷 filev由互有联系的假设干个文件组合而成的档案保管单位。v34卷内目录 innerfile item listv登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。术语与定义v35 卷内备考表 file note v卷内文件状况的记录单。v36档号 archival codev以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码

5、。术语与定义v37案卷目录v登陆案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。四案卷组织v规定了组卷原那么、组卷要求、组卷方法。v在组卷原那么上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上提出了插卷方法、建设工程的组卷方法。4.1组卷原那么v遵循科技文件的形成规律,保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。4.2 组卷要求v4.2.1案卷内科技文件材料应齐全、完整,签章手续完备。v4.2.2 案卷内科技文件的载体和书写材料应符合档案保护要求。v不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨

6、水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹组卷方法v4.3.1 针对具体工程的管理性科技文件应放入所针对的工程文件中，按阶段或分年度组卷。组卷方法v4.3.2 科研课题、产品、基建工程、设备仪器方面的科技文件，应按其工程、结构、阶段或台套等分别组卷。科研课题的阶段v一科研准备阶段v编制科研规划v确定科研课题选题v方案设计与技术准备v 技术准备有以下三项工作：v技术论证v技术设计v试验设计v二研究实验阶段v三总结鉴定验收阶段v1、科研报告和学术论文的撰写v2、科研成果的鉴定v四成果登记与奖励申报阶段v五推广应用阶段产品开发程序v1 1、开发决策准备阶段、开发决策准备阶段v1 1调查研究调查研究v2 2新产

7、品开发决策新产品开发决策v2 2、设计阶段、设计阶段v1 1方案设计方案设计v2 2技术设计技术设计v3 3工作图设计工作图设计v三、试制阶段三、试制阶段v1 1样机试制样机试制v2 2样机试验样机试验v3 3样机鉴定样机鉴定“设计定型设计定型v四、生产阶段四、生产阶段v1 1小批生产小批生产v2 2试销调查试销调查“生产定型生产定型v3 3正式生产批量生产正式生产批量生产v5 5、销售技术效劳阶段、销售技术效劳阶段v1 1销售技术效劳用户效劳销售技术效劳用户效劳v2 2用户调查用户调查根本建设工程的工作程序根本建设工程的工作程序 1、工程确定阶段、工程确定阶段1提出拟建的根本建设工程提出拟建

8、的根本建设工程2可行性研究与论证可行性研究与论证3选择建设地点选择建设地点4确定任务确定任务编制工程设计任务书编制工程设计任务书2、工程设计阶段、工程设计阶段1初步设计初步设计2技术设计技术设计3施工图设计施工图设计3、工程施工阶段、工程施工阶段1施工准备施工准备具体内容有：领取施工执照；签订施工合同；组织施工图会审；设计单位技具体内容有：领取施工执照；签订施工合同；组织施工图会审；设计单位技术交底；拆迁补偿；修建施工临时用建筑物；术交底；拆迁补偿；修建施工临时用建筑物；“六通一平；落实施工设备、材料等。准六通一平；落实施工设备、材料等。准备就绪后，由施工单位提出备就绪后，由施工单位提出“开工

9、报告，经批准前方可破土开工。开工报告，经批准前方可破土开工。2工程施工。一般包括：根底施工、结构施工、装修施工和收尾施工。工程施工。一般包括：根底施工、结构施工、装修施工和收尾施工。4、工程竣工验收阶段、工程竣工验收阶段1验收准备。主要工作内容包括：完成收尾工作；生产性工程组织试生产；自评自检工程验收准备。主要工作内容包括：完成收尾工作；生产性工程组织试生产；自评自检工程质量；收集整理施工科技文件；绘制竣工图。质量；收集整理施工科技文件；绘制竣工图。(竣工图的编制方式竣工图的编制方式)2工程验收工程验收3填写工程验收鉴定书填写工程验收鉴定书设备仪器管理v一外购设备一外购设备v1 1、设备购置、

10、设备购置v2 2、开箱验收、开箱验收v3 3、安装调试、安装调试v4 4、设备管理使用、设备管理使用v5 5、维护修理、维护修理v6 6、封存与调迁、封存与调迁v7 7、更新改造、更新改造v8 8、报废处理、报废处理v二自制设备二自制设备v自制设备管理自制设备管理其前期包括：设计、试制、生产；其前期包括：设计、试制、生产；v后期包括：安装调试、管理使用、维护修理、封存与调迁、更新改造、报废处后期包括：安装调试、管理使用、维护修理、封存与调迁、更新改造、报废处理。理。组卷方法v4.3.3 成册、成套的科技文件材料宜保持其原有形态。v指不破坏原来的保管单位。组卷方法v3.3.4通用图、标准图可放入

11、相应一工程文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的工程，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。组卷方法v4.3.5 底图以张或套为保管单位进行整理。组卷方法v4.3.6 产品局部或零部件变更、建设工程和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。组卷方法v?科学技术档案工作条例科学技术档案工作条例?第十二条规定：各单位应第十二条规定：各单位应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。图纸，必须履行审批手续。v科技文

12、件材料的更改，一般设计到工艺、生产车间、科技文件材料的更改，一般设计到工艺、生产车间、方案、财务等部门。为了保证企业按更改后的科技方案、财务等部门。为了保证企业按更改后的科技文件材料顺利地进行生产、施工，必须在更改前填文件材料顺利地进行生产、施工，必须在更改前填写更改通知单，通过会签的方法，取得有关部门的写更改通知单，通过会签的方法，取得有关部门的统一，然后根据批准并会签的更改通知单，首先更统一，然后根据批准并会签的更改通知单，首先更改地图，同时相应地修改蓝图。更改较多的必须换改地图，同时相应地修改蓝图。更改较多的必须换发新图。发新图。组卷方法v4.3.7 产品升级换代、建设工程后评估、改扩建

13、或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。案卷和案卷内科技文件的排列v5.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。v没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。v5.2 案卷内管理性文件按问题结合时间阶段或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。案卷和案卷内科技文件的排列v5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列；v5.4产品类案卷宜按产品设计含初步设计、根底设计、技术设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结

14、构排列；v5.5建设工程类案卷宜按工程工程前期、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工、工程验收及工程后评估等阶段排列；v5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收自制设备仪器的设计、制造、验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。案卷和案卷内科技文件的排列v成册材料与零散文件包括图纸组成一卷时，成册材料放在后面。v几个成册的组成一卷时按前面要求排列。案卷和案卷内科技文件的排列v一些管理性文件，有的一份文件对应几个问题或工程，排列时可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存复制件，在卷内目录备注栏中注明原件档号；或直接在备考表中注明文件存

15、放档号。v对一些引进的设备工艺装置，其报关材料原那么应与设备档案一起保管，分开保管的应分别注明对应档号六案卷编目v主要内容有：文件页号编写，案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录编制。卷内科技文件材料页号的编写v6.1.1 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。v6.1.2 已有页号的文件可不再重新编写页号。v6.1.3卷内目录和卷内备考表不编页号。案卷封面编制v6.2.1 案卷封面应印制在卷盒正外表,亦可采用内封面形式。v规格：A4型297mm210mm案卷封面的编制v内容：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号v6.2.2案卷题名，应简明、准确提

16、示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设工程、设备仪器名称或代字号、结构、阶段名称、文件类型名称等。案卷封面的编制v6.2.3立卷单位,应填写负责组卷的部门或单位。v6.2.4起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日年度应填写四位数，下同。v6.2.5保管期限应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限v6.2.6密级应填写卷内科技文件的最高密级。案卷封面的编制v6.2.7档号由全宗号、分类号(工程代号或目录号)、案卷号。v 全宗号:需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；v 分类号:应根据本单位分类方案设定的类别号确定;v 工程代号:由反映产品、工程

17、、课题、设备仪器等的型号、代字或代号确定；v 目录号：应填写的目录编号；v 案卷号：是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。案卷脊背v直接印制在卷盒侧面v内容：保管期限、档号、案卷题名v案卷脊背工程可根据需要选择填写。卷内目录v主要内容：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号v6.4.1 卷内目录应排列在卷内文件首页之前。卷内目录卷内目录v6.4.2序号，应依次标注卷内文件排列顺序。v6.4.3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号。v6.4.4责任者，应填写文件形成者或第一责任者。v6.4.5文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

18、没有名称的要加标题，用 标明。卷内目录v6.4.6日期，应填写文件形成的时间年、月、日。v6.4.7页数，应填写每件文件的总页数。v6.4.8备注，可根据实际填写需要注明的情况。卷内备考表v卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。v主要内容：档号、互见号、说明、立卷人、检查人。卷内备考表v说明，应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。v6.5.3立卷人，应由立卷责任者签名。v6.5.4立卷日期,应填写完成立卷的时间.v6.5.5检查人，应由案卷质量审核者签名。v6.5.6检查日期,应填写案卷质量审核时间。

19、卷内备考表v6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。v互见号可以同时填写几种载体的档号。v6.5.9卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后,或直接印制在卷盒内底面。案卷目录编制v主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。v可以根据实际需要制作总目录、分类目录、专题目录案卷目录的编制v6.6.2序号，应填写登录案卷的流水顺序号。v6.6.3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2v6.6.4总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。v6.6.5备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。七案卷的装订v7.1案卷内文件可整卷装订或以件为单

20、位装订。v7.2 以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章。v7.3 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3.破损的科技文件应修复。v图纸折叠根本要求：折叠幅面为 A4；手风琴风箱式正反折叠；标题栏露在正面右下角；左边留出装订边。案卷的装订v1、需装订成册的复制图、需装订成册的复制图v有装订边的复制图。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再有装订边的复制图。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠，并在复制图的左上角折出三角形沿标题栏的长边方向折叠，并在复制图的左上角折出三角形的藏边，最后折叠成的藏边，最后折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。

21、如图的规格，使标题栏露在外面。如图v无装订边的复制图。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再无装订边的复制图。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向将其折叠成。沿标题栏的长边方向将其折叠成。v不装订成册的复制图不装订成册的复制图v不装订成册的复制图的折叠方法有两种不装订成册的复制图的折叠方法有两种v第一种折叠方法。首先首先沿标题栏的长边方向折叠，然后第一种折叠方法。首先首先沿标题栏的长边方向折叠，然后再沿标题栏的短边方向折叠成再沿标题栏的短边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外的规格，使标题栏露在外面。面。v第二种折叠方法。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿第二种折叠方法。首先沿标

22、题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠成标题栏的长边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。的规格，使标题栏露在外面。案卷的装订v关于整卷装订页号问题v1、零散文件装订为一卷，可编通号；v2、多件装订为一卷，可每件加盖档号章，也可编通号。案卷的装订v装订方式没有统一。v超出卷盒幅面的折叠，幅面缺乏的不一定要托裱。v尊重成册成套的装订方式。案卷的装订v卷内文件有破损的要先修复；v图样折叠后标题栏露在右下角；v不装订的要每件加盖档号章。八卷盒、表格规格八卷盒、表格规格及其制成材料及其制成材料 卷盒规格和制成材料8.2.1卷盒外外表规格为310mm220mm。脊背厚度可根据需要设定。8.2.2卷盒宜采用220 g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。表格规格和制成材料v案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为297mm210mm 表格宜采用70g/m以上白色书写纸制作。谢谢!再见!