采购与付款业务课件

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1、采购与付款业务小组成员：一、采购业务企业内部控制应用指引第7号第二条 本指引所称采购，是指购买物资（或劳务）及支付款项等相关活动。第三条 企业采购业务至少应当关注下列风险：（一）采购计划安排不合理，市场变化预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。（二）供应商选择不当，采购定价机制不科学，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第二章 购买第五条 企业的采购权限应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，堵塞管理漏洞。企业应当根据具体情况对办理采

2、购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。企业不得由同一机构办理采购业务全过程。第六条 企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理机构，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。具有请购权的机构对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第七条 企业应当

3、建立科学的供应商评估制度，确定合格供应商清单，定期对供应商提供商品的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。企业对于新增供应商，可委托具有相应资质的中介机构进行资信调查。二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第二章 购买 第八条 企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物品或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。第九条 企业应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、询比

4、价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。大宗采购等必须采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。第十条 企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。企业应当根据生产建设进度需要和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第二章 购买 第十一条 企业应当建立严格的采购验收制度，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等

5、相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应对其进行专业测试。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因，及时处理。第十二条 企业应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。企业应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度。二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第三章 付款第十三条 企业应当加强采购付款的管理，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后及时办理付款。企业应当

6、重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。企业应当合理选择付款方式，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。第十四条 企业应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽可能避免预付款项资金风险和损失。二、企业内部控制应用指引第7号相关条文第三章 付款 第十五条 企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计

7、记录、采购记录与仓储记录核对一致。企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。第十六条 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。三、企业案例讲述以晋城蓝焰煤业股份有限公司为例三、企业案例讲述晋城蓝焰煤业股份有限公司（以下简称晋城煤业）采购与付款管理制度1.采购管理的组织机构和职责-股份公司财务部的相关职责-股份公司财务部计划部门相关职责-股份公司秘书处下属法律工作室的相关职责-股份公司设备租赁部相关职责-供应分公司采购部门的相关职责-供应

8、分公司财务部门的相关职责-供应分公司监控办的相关职责-各矿物资供应部门的相关职责i.各矿财务部门的相关职责三、企业案例讲述采购管理岗位分工原则要求 单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容岗位至少包括：请购与审批；采购与付款；采购合同的订立与审计（评审）；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。三、企业案例讲述单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。单位对于重要和技术

9、性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同，下同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。三、企业案例讲述2.授权审批规定 单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当

10、根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。I.授权审批内容可以参见下表：三、企业案例讲述审批部门及人员审批部门及人员 审批事项审批事项矿矿运供应分公司运供应分公司股份本部股份本部高管层高管层董事会董事会供应科供应科财务科财务科分管副矿长分管副矿长矿长矿长采购部采购部财务部财务部设备租赁部设备租赁部机电部机电部财务部财务部分管副总经理分管副总经理总经理总经理总经理办公会总经理办公会董事长董事长全体成

11、员全体成员年度材料采购计划年度材料采购计划提出提出 审核审核审核审核汇总汇总 审核审核审核审核 审议审议 审批审批月度材料采购计划月度材料采购计划年度采购计划内年度采购计划内提出提出 审核审核 分管领导审批分管领导审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元人民币以内万元人民币以内提出提出 审核审核审核审核主管领导审批主管领导审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元万元100100万人民币之间万人民币之间提出提出 审核审核审核审核审核审核 审核审核审批审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在100100万元万元500500万人民币之间万人民币之间提出提出

12、审核审核审核审核审核审核 审核审核审核审核审批审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在500500万元万元30003000万人民币之间万人民币之间提出提出 审核审核审核审核审核审核 审核审核审核审核审核审核 审批审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在30003000万人民币以上万人民币以上提出提出 审核审核审核审核审核审核 审核审核审核审核审核审核 审批审批年度设备配件采购计划年度设备配件采购计划提出提出 审核审核审核审核 汇总汇总审核审核审核审核审核审核 审议审议 审批审批月度设备配件采购计划月度设备配件采购计划年度采购计划内年度采购计划内提出提出 审核审核 审核审核审核审核分

13、管领导审批分管领导审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元人民币以内万元人民币以内提出提出 审核审核审核审核 审核审核审核审核主管领导审批主管领导审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在5050万元万元100100万人民币之间万人民币之间提出提出 审核审核审核审核 审核审核审核审核审核审核审批审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在100100万元万元500500万人民币之间万人民币之间提出提出 审核审核审核审核 审核审核审核审核审核审核审核审核审批审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在500500万元万元30003000万人民币之间万人民币之间提出提出

14、审核审核审核审核 审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核 审批审批 年度采购计划外金额在年度采购计划外金额在30003000万人民币以上万人民币以上提出提出 审核审核审核审核 审核审核审核审核审核审核审核审核审核审核 审批审批采购合同签订、变更审采购合同签订、变更审批批单项合同额单项合同额5050万元人民币，且属于业务单位采购范围的万元人民币，且属于业务单位采购范围的比价比价 审核审核审批审批 单项合同额单项合同额5030003000万元人民币万元人民币 主管领导审查主管领导审查 主管领导审查主管领导审查 审核审核 审议审议审批审批 预付款审批预付款审批5050万元以下，且属于业务单位采购范

15、围的万元以下，且属于业务单位采购范围的 审批审批 5050万元以下，且属股份公司采购范围的万元以下，且属股份公司采购范围的 主管领导审批主管领导审批 审核审核 5050万元以上万元以上 主管领导审核主管领导审核 审核审核审批审批 付款审批付款审批业务单位采购项目业务单位采购项目提出提出审议审议审批审批 股份公司材料采购项目股份公司材料采购项目 审议审议审核审核 审核审核 股份公司设备配件采购项目股份公司设备配件采购项目 审议审议 审核审核 采购付款审批权力矩阵采购付款审批权力矩阵三、企业案例讲述3.采购与付款管理内控程序图：采购计划的制定与实施内控程序1.公司各业务单位根据公司的生产计划、基本

16、建设计划、更新及大修等专项资金计划、库存管理、厂商情况等编制需用计划，经主管领导审批后，根据物资采购主体的不同分别报业务单位采购部门、股份公司设备租赁部和供应分公司。三、企业案例讲述2.供应分公司汇总各业务单位的材料需用计划，形成公司的材料采购计划；设备租赁部汇总各单位的设备、配件需用计划，报股份公司财务部的计划管理部门形成公司的设备、配件采购计划；各业务单位的供应部门汇总本单位自购物资的需用计划，形成自购材料采购计划；所有采购计划经主管领导审批后交由采购人员实施采购。3.供应分公司、设备租赁部、各业务单位的供应部门根据采购项目、金额不同，分别实施比价、邀请招标和公开招标的采购。4.供应分公司

17、、设备租赁部、各业务单位的供应部门负责与供方签订订货合同，并按照合同管理办法实施审批和备案。5.对到货物资，由仓储部门实施验收，并出具验收报告，对验收不合格的物资要协同相关部门进行处理。6.采购部门每月汇总、上报应付款项目，财务部门进行审核，对验收合格，符合付款手续的项目编制付款计划，在付款计划经过审批后执行付款结算。三、企业案例讲述4.需用计划与采购计划的制定与实施内控要求1.采购计划必须按照公司生产计划、基本建设计划、更新及大修等专项资金计划、库存管理、厂商情况及采购管理的实际编制，使用单位编制需用计划，各计划编制主体审核汇总后编制公司采购年、月采购计划。2.采购计划的编制请购单位根据生产

18、实际、工程预算、参酌库存情况，真实、准确填写所需材料、设备及配件的名称、数量、规格型号、需求日期及注意事项，需要图纸的必须提供必要的图纸，经请购单位主要领导或主要领导授权人签字后，递送至供应部门。生产维修材料采购计划队组材料需用计划：由各生产队组每月月底以前进行编制，并同时向本单位供应部门报送，以作为各矿、厂、处供应部门对生产队组进行材料分配的依据，以及编制自购材料采购计划和股份公司材料需用计划的基础资料。自购材料采购计划：由各矿、厂、处供应部门每月5日前在汇总队组材料需用计划中属矿、厂、处采购权限的材料的基础上进行编制，以作为供应分公司向矿、厂、处分配自购材料采购资金和矿、厂、处供应部门组织

19、自购材料采购订货的依据。自购材料为晋城煤业公司材料采购目录以外的材料。三、企业案例讲述股份公司材料需用计划：由各矿、厂、处供应部门每月5日前汇总各生产队组报送的队组材料需用计划中所需股份公司采购的材料，编制需要计划，并同时向供应分公司报送，以作为供应分公司向各矿、厂、处分配股份公司材料的依据和编制股份公司材料采购计划的基础资料。股份公司材料采购计划：由供应分公司每月10日前汇总各矿、厂、处报送的股份公司材料需用计划的基础上进行编制，以作为供应分公司采购股份公司材料的依据。三、企业案例讲述3.基本建设材料采购计划基本建设计划指基本建设和更新、大修等专项资金工程所需材料的供应计划(施工单位自购材料

20、除外)。分施工单位材料需用计划、自购材料采购计划、股份公司材料需用计划和股份公司材料采购计划。施工单位材料需用计划：由施工单位在工程开工前13个月(主要材料3个月，一般材料1个月)，分单位工程按施工图预算进行编制，并同时向建设单位供应部门报送，以作为建设单位供应部门向施工单位分配材料的依据。自购材料采购计划：由建设单位供应部门按公司下放的采购权限，在汇总施工单位材料需用计划的基础上进行编制，作为建设单位供应部门组织自购材料采购订货的依据。自购材料为晋城煤业公司材料采购目录以外的材料。三、企业案例讲述股份公司材料需用计划：由建设单位供应部门在汇总施工单位材料需用计划的基础上，分单位工程按施工图预

21、算在工程开工前l3个月进行编制，并同时向供应分公司报送，以作为供应分公司采购和向建设单位分配股份公司材料的依据。股份公司材料采购计划：基本建设的股份公司材料采购计划由供应分公司在编制生产维修股份公司材料采购计划时，汇总基本建设的需要统一进行编制实施。三、企业案例讲述4.设备采购计划各单位每年要在10月份提出下年度设备购置建议计划，对申请采购的主要设备要说明理由、主要技术参数、选型原则、价格和现有设备的使用现状。使用单位对设备的选型应充分考虑设备的安全性、经济性、通用化、标准化。选购的矿用设备应证件齐全。对主提升机、主通风机、主排水泵、空压机、主变压器、综采综掘设备、洗煤厂咽喉设备、大精稀机床设

22、备、特种设备及 30万元以上的其他生产、生活、医疗等主要设备，需调研的由使用单位组织进行调研，编制出技术方案或可行性报告。公司设备管理部门组织有关业务处室人员对设备使用单位提出的技术方案或可行性报告进行技术、经济论证，提出审查意见后，报送公司财务部计划部门。公司财务部的计划部门审核汇总后形成年度采购计划。三、企业案例讲述5.配件采购计划各单位要根据正常生产维修配件消耗定额，设备大、中修计划，认真组织编制配件年度需用计划及年度补充需用计划。编制配件全年需用计划前，要认真清查配件库存，坚持“先利库”原则，充分利用配件库存资源和期货资源。编制配件需用计划要充分考虑本公司自制资源，同时编制自制计划，坚

23、持能自制不外委的原则，尽可能减少流动资金。各单位编制的各项配件需用计划资金必须控制在设备管理部门下达的配件承包指标以内，不得超储、超耗。各单位每月二十四日前编制好下月配件需用计划，月计划包括自制加工配件计划。三、企业案例讲述临时计划只限生产临时急需件，否则不予安排。年度需用计划要经各单位机电部门领导，分管矿长，矿长签字后，由机电部门负责分别报公司机电技术部和设备租赁部，机电技术部审核后交由设备租赁部统一汇总报财务部计划部门编制年度配件采购计划，并按照审批权限报上级主管部门审批。各单位月度配件需要计划，需经机电科长签字后，于二十五日前经配件库主管领导审核签字后，报送公司机电技术部和设备租赁部，机

24、电技术部审核后交由设备租赁部统一汇总报财务部计划部门编制月度配件采购计划，并按照审批权限报上级主管部门审批。三、企业案例讲述6.采购计划的调整材料采购计划的调整：由于生产任务变动、工程或设计变动、计划不周、需用材料发生变化，使用单位要及时对已报出的计划提出补充和调整，一般应在报送计划后10天内提出，否则，供应部门不保证供应，如在提出调整计划时，供应部门已组织进货，造成超储积压由使用单位负责。计划的补充和调整需要说明原因，并经过原申报计划审批领导审批后方可进行计划的补充和调整。设备采购计划的调整：如因数量、规格型号、资金、设计变更或因其它原因不再需要，采购人员不能随意变动，必须有财务部下达的经过

25、审批的调整函，调整后进行采购。三、企业案例讲述5.采购管理内控要求 1.材料及设备、配件采购实施招标和比价两种方式，要严格执行晋城煤业招标投标和比价管理办法。具体管理要求参见附件晋城煤业材料采购招标投标管理办法、晋城煤业材料比价采购管理办法和晋城煤业设备、配件采购及设备修理招标投标管理办法。2.采购方式的确定进入基本建设程序项目的钢材、水泥、黄砂、电缆等主要材料的采购，单项合同估算价100万元人民币以上的应采用公开招标方式；单品种同型号同规格合同估算价10万元100万元人民的可采用邀请招标方式；除规定的材料采购招标范围以外的实行比价采购（比价管理办法规定的特殊情况除外）。进入生产程序的主要原材

26、料、辅助材料的采购，单品种同型号同规格合同估算价在100万元人民币以上的，应采用公开招标方式；多品种型号规格合同估算价100万人民币以上和单品种同型号同规格合同估算价10万元100万元人民币的可采用邀请招标方式；除规定的材料采购招标范围以外的实行比价采购（比价管理办法规定的特殊情况除外）。资金在100万元人民币以上的设备、配件采购，采用公开招标方式；资金在10万元100万元人民币的设备、配件采购，采用邀请招标方式；资金在10万元人民币以下的设备、配件采购，实行比价采购（比价管理办法规定的特殊情况除外）。国债、基建、安全改造项目无论资金大小全部采用公开招标方式。三、企业案例讲述3.材料采购内控要

27、求严格按计划组织采购，不准无计划或超计划进货。严格执行招标和比价程序，不符合程序不准签订订货合同。严格执行“比质比价，择优选购”的原则，除仅有唯一供货单位或企业生产建设有特殊要求外，要选择两个以上的供货厂商进行比较，同时要综合分析质量、价格、运输费用、付款方式、供货能力、信誉等情况，力争取得最佳综合经济效益。所选择的供货厂商必须是合格供方。在采购过程中要坚持比质比价、择优选购、集体决策、公平、公开、公正的原则，提高透明度，杜绝和防止不正当行为的发生。严格按照采购权限的划分进行采购，不准越权采购，否则追究有关部门和人员的责任。三、企业案例讲述4.设备及配件采购内控要求公司设备、配件的采购要贯彻落

28、实中华人民共和国招标投标法和中华人民共和国合同法及有关的法律、法规，并要结合公司的实际情况。公司设备、配件的采购遵循“严格按计划采购，无计划不采购”的原则。公司设备、配件采购要本着“质量第一，兼顾价格，择优选厂，优质优价”的原则。已经定型的煤矿专用设备，为便于管理，不宜频繁变型。对专业性、技术性很强的设备，设计工艺一经确定，设备厂家就别无选择的项目，从委托设计开始就一次性连设计带设备一起招标，以免设计定型后，设备就无法再进行招标。设计部门在提供设备清单时，应只选型，不选厂。对选型后就视同选厂的产品，只给出技术参数和技术要求即可。业务部门对分管业务的专用设备的技术质量负责，可对分管的设备进行选型

29、和提出设备要求，同时也可以确定三家以上的供货商，但不能指定某一家的产品。同种类的主要机电设备采购时，若招标采购时间间隔不超过三个月的，不再重复招标（遇产品价格或相关原料价格调整时除外）。特种行业专业设备（如公安、消防车等），国家或地方行政部门有文件规定，指定生产厂商供货的。煤矿专用机型或系统配套的补套产品，必须是特定唯一的配套厂生产的产品。三、企业案例讲述5.合格供方管理材料、设备及配件采购部门要做好合格供方（合格供货厂商）的评审和档案管理工作，要按照一体化管理体系的要求，认真收集合格供方的有关资料进行存档，合格供方的评审工作每年由晋城煤业供应分公司、设备租赁部和业务单位供应部门按照各自的采购

30、权限每年评审一次。未经评审确定为合格供方的不准向其采购订货，公开招标的除外。具体管理要求参见附件晋城煤业供应商准入制度。三、企业案例讲述6.采购验收内控要求1.所有入库物资必须是有计划凭合同采购，入库依据材料采购计划、订货合同、到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收。2.入库材料的验收一般材料由仓库专职验收员验收。主要材料和专业性较强、技术要求高的材料由仓库验收员、保管员、计划员、有关人员共同验收。民爆器材必须由仓库专职验收员、保管员共同验收。直达各使用单位的，由各使用单位组织本单位仓库验收员、保管员和有关人员验收。3.设备配件验收设备直达使用单位的，由使用单位进行验收，到总库的由总

31、库验收，验收后，出具验收报告，送交分管人员作为付款，索赔依据。大型专用设备，不管到使用单位或到总库的，都要经有关部门按技术协议和合同进行验收。配件入库前实行订货人、工程技术人员、配件管理人员“三结合”的验收办法进行验收。三、企业案例讲述4.验收时间控制一般材料、设备及配件入库后3日内验收完毕。专业性较强、技术要求高和大宗材料，及重要设备及配件入库后7日内验收完毕。进口材料原则上当日验收完毕，遇特殊情况，可2日内验收完毕。5.数量验收控制计重材料一律按净重验收。按重量供货的，要进行过磅称重；按理论换算供货的，应采取与供方同样换算方式进行计重，并作好验收记录。对关系稳定，供货信誉可靠，证件齐全，包

32、装完整，拆包易损的，可抽查总数的1020，最低不少于5。计件材料全部拆包清点件数。对包装一致，包装完整的，其箱(包)内数量，不少于抽查总数的515。特殊材料的数量验收，按国家有关规定进行。6.质量验收控制通过感觉器官或使用一般测试仪器检验就可决定质量的材料，验收人员自行检验。技术复杂、性能要求高的材料，由专职检验人员进行检验。因检测条件所限，自己不能检验的或需进行物理化学试验的材料，可请用料单位或专业检验部门代验，并提供检验报告。三、企业案例讲述7.进口材料必须按照国家规定政策、办法进行检验。8.仓库要设立(建立)并严格执行验收登记和报告制度设立到货验收记录簿。记录物资到货验收情况。库房设置“

33、待验收区”。待检、检后待判定、不合格材料存放在“待验收区”内，并分别做好标识。建立验收报告制度。验收员要在规定时间填写验收报告单，上报供应部门计划员(采购员)，并分别做好标识。验收单据必须格式统一，印章齐全。9.验收过程中发现的数量(扣除国家规定误差范围部分)或质量问题，验收员在验收报告单上加注说明，上报供应部门计划员(采购员)，由计划员(采购员)和监控管理员会同供货厂商共同处理。保管员按处理意见对不合格物资做好处置.三、企业案例讲述7.付款审批与执行内控要求1.凡按照计划采购的材料、设备及配件，经验收合格并开据到货验收单后，方可办理货款结算手续。未经验收或验收不合格和未开据到货验收单的不准办

34、理货款结算手续。2.货款结算采购物资在结算时必须取得以下凭证：增值税专用发票或普通发票、运输发票、到货验收单一式两份（供应分公司直达各单位的物资，必须加盖财务印章）、订货合同、质量证明书、资金跟踪卡等。各业务部门根据取得的合法原始凭证，编制物资到货验收通知单(简称：采通)。编制人员接到采购手续后，先要审核原始凭证是否齐全，是否符合税法及有关规定。其次要与合同条款和资金跟踪卡及收货单位的到货验收单进行核对，核对无误后方可填写“采通”，并在合同上注明执行情况的说明，执行完毕才能写“完毕”字样。“采通”填写应在取得原始凭证后三日内完成，必须于当月的25日前交财务部门。在填写“采通”过程中，根据合同和

35、跟踪卡，如发现产品的品名、规格、单位、质量、数量、技术要求等有问题时，应及时退还供货单位进行更换，凡未按规定办理造成的经济损失，按公司有关规定处罚。增值税专用发票及运输发票必须在发票开出日三个月内交财务部门。财务部门收到“采通”及相关的原始凭证后，要按规定逐笔审查核对，核对无误后，按财务规定进行有关账务处理。三、企业案例讲述3.货款支付1.预付货款的管理：原则上不予预付货款，只有采购生产急需、国内独家生产、国家统一调拨、市场紧缺等物资、进口设备配件等确须预付时，在对供应商偿债能力进行充分论证的前提下，须经主管领导批准方可预付。论证供应商的偿债能力过程中，必须取得对方的营业执照、税务登记证、法人

36、资格证等有效证明。50万元以下预付款必须由供应分公司主管领导（矿）长审批，50万元以上的预付款必须由晋城煤业分管副总经理审批。预付的货款应按合同约定在交货后及时清理，否则下次不予预付。2.股份公司采购材料的付款由供应分公司财务部门必须在每月决算结束后，将应付账款明细表交供应分公司主管领导。股份公司采购设备、配件的付款由设备租赁部财务部门必须在每月决算结束后，将应付账款明细表交设备租赁部主管领导。下放到各矿采购的物资的付款，由各矿的财务部门在每月决算结束后，将应付账款明细表交矿供应部门主管领导。三、企业案例讲述3.供应分公司主管领导根据上月末的应付账款余额，召集各业务部门的负责人及有关领导，共同

37、讨论确定对各供应商的付款额，并由供应分公司财务部门编制货款支付计划，上报公司财务部。设备租赁部主管领导根据上月末的应付账款余额，召集各业务部门的负责人及有关领导，共同讨论确定对各供应商的付款额，并由设备租赁部财务部门编制货款支付计划，上报公司财务部。各矿供应部门主管领导根据上月末的应付账款余额，召集各业务单位的负责人及有关领导，共同讨论确定对各供应商的付款额，并由各矿财务部门编制货款支付计划，报矿长审批。4.股份公司财务部对货款支付计划进行审核后，供应分公司财务部门按照货款支付金额执行付款。股份公司财务部根据审批后的设备、配件货款支付金额执行付款。各矿的货款支付计划需经矿长审批，各矿的财务部门按照矿长审批后的货款支付金额执行付款。三、企业案例讲述8.监督检查 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，单位应当采取措施，及时加以纠正和完善。三、企业案例讲述Thanks!