采购合同归档管理

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1、采购合同归档管理篇一：集中采购资料归档以及管理方案采购资料归档以及管理方案目录、总则1 目的 32范围 33权责 34采购资料归档制度3-5采 购 资 料 归 档 范围 3-4采 购 资 料 归 档 要求.4采 购 资 料 归 档 流程455 采 购 资 料 保 密 制度56采购资料调阅制度67采购资料销毁制度6二、采购资料管理1 产 品 资 料 管理72 供应商资料管理7-8供 应 商 编 码 制度 7供应商产品台账制度8供 应 商 资 料 管 理 要 求8三、采购资料归档以及管理流程图四、附件清单、总则篇二：采购合同存档流程采购合同存档流程1概述家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行

2、备 份后归档留存，以便以后查阅的方便。为了明确签收合同所 需要的原附件与签收过程，现制定该流程。2关键字采购合同签收归档3适用范围适用于家居乐超市各门店4流程主体5关键控制点合同签订完需总裁审批加盖合同专用章。采购支持部留存的采购合同除文本外必须同时具备以 下二个附件的原件及复印件：家装战略协议、促销员管理协议。6应参加培训人员采购部、采购支持部、商务部成员应参加此流程的培 训。7附件20XX年采购部合同签订明细表 发信息部开通B2B权 限表合同借用登记表20XX年采购部合同签订明细表1. 供应商编号：新建供应商时由系统生成。2. 合同类别：分为新增、续签、补充三种类型。3.合 同有效期：合同

3、签订生效日期与截止日期。发信息部开通B2B权限表1. 2.供应商帐号：新建供应商时由系统生成的供应商编号。供应商密码：新建供应商后由信息部开通B2B权限的供 应商密码。合同借用登记表培训试题：1）已签订的采购合同，采购支持部是否要对合同进行 电子备档（）A是DB否2）为了便于采购合同日后归 档和查阅，在商务部审核采购合同时需要关注正式文本中是 否已填写（）。A正确的部门B正确的地区C品牌和大类D交货 时限3）签订的采购合同，采购支持部除留存文本外还必须 具备（）附件的原件及复印件。口人合同补充协议B家装 战略协议D促销员管理协议4）集团有关人员（如：采购）， 需借用采购合同的，可以向（）借阅。

4、口人财务部B商务 部口。采购部D采购支持部5）新建的供应商，由（）填写发信息部开通B2B权 限表，开通B2B权限。 A采购专员B采购支持文员 C商务专员篇三：合同档案管理制度合同档案管理制度第一章总则、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订 和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定 本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中 形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。第二章合同分类、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、 商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协 议。三、技术服务

5、合同：指提供技术服务、产品维修、技术 咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发 技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部 测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的 分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、 品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、 债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关 机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别 于上述类别的其他合同或协议。第三章档案管理的责任分配、合同档

6、案管理的归部门为经营管理部。经营管理 部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类 合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整 理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本 部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。第四章文件合同归档要求、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位， 其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门 代码组成。基本模式：ST - 20XX - XS -0001 一 HT公司号年度号分类号顺序号 部门代码1.年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材 料

7、形成的年度。2.分类号：分类号是档案号的主体，分 别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。3. 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、 0002，表示公司当年某一类合同的序号。4部门代码：部门代码仅限销售合同，为各部门的汉 语拼音简称； 一、合同签订人在合同上签字后，由签订人 或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员 处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到 档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同 相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理 员办理

8、档案移交，填写档案移交单，双方签字认可，管理专员归档。五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律 要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出 各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子 邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归 档。六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合 同档案资料，制作合同档案汇总表提交经营管理部，并填制档案归档单 归档。 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标， 都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。第五章合同档案保管期限及销毁、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档 案保管

9、期限。 二、合同金额在50万元（不含）以下的保 存 10 年；合同金额在100万元（不含）以下的保存 15年；合同 金额在5000万兀（不含）以下的保存50年；合同金额在 5000万元以上的永久保存。三、档案销毁1 任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材 料。2各档案管理人员应定期对档案进行检查。3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物 等措施，以确保合同文档的安全。4凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在档 案销毁清单上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销， 由档案管理专员销毁，并由档案销毁清单立卷永久保存。第六章档案借阅一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借

10、阅公司档案的，若借阅本部门签订 的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手 续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外， 还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印 手续同借阅。三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确 因工作需要继续借用的。必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还 者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、 损坏、遗失。第七章责罚制度、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档 的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部 门负责人和单

11、位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予 以通报批评。二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案 机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视 具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并 予以通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归 还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100 兀；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应 立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元； 如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除 借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程

12、度追 究其相关责任。五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予 相应的纪律处分并给予通报批评。六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影 响的，公司将追究其法律责任。第八章附则、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办 公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版 本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。 公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、本制度自下发之日起执行。 三、附件附件1档案移交单附件2档案借阅单附件3档案销毁清单附 件4合同登记本附件1:附件2 :附件3 :篇四：采购合同管理流程企业是大家的，报酬是顾客给的，工作是为自己而做！篇五：

13、2-采购档案管理规定1目的加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规 范采购管理体系，制订本制度。2适用范围适用于采购部对内部文件及档案的控制。3. 职责采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。4. 档案管理办法归档内容分类采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采 购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、 退货单及采购部门相关管理文件资料。公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的图 纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价 单、对账单联络函或其他与供应商

14、有联系的文件资料。存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子 档的文件记录。档案保存期限公司内部往来文件需保存3年。公司外部往来文件需保存5年。归档要求归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保 持文件之间的历史联系及真实性。所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖 章，是有效文件。采购部档案要有专人、专位的保管。采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。档案调阅需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得 到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄=|

15、=| 定各。查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经 理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必 须经理采购经理审批签字。采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。、档案销毁采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部 档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保 存。办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同 文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到 结清债权债务和合同改造完毕为止。篇六：采购合同管理办法采购合同管理办法第一章总则第一条为规范华东电力试验研究院采购合同的管理， 依据中华人民

16、共和国合同法、国家电力公司合同管理办法 及相关规章制度，结合本院的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称采购合同是指本院经华东电有限 公司授权与国内外其他平等民事主体之间设立、变更、终止民 事权利义务关系的协议。第三条 根据合同管理制度规定，管理责任部门是采购 合同管理的归管理部门，项目申请部门是采购活动的执行部 门。第四条本院的采购合同分为物资采购合同和服务采 购合同二大类。物资采购包括设备和材料的采购，服务采购指项 目中的外包。第五条采购合同技术协议部分由项目申请部门负责 确认、商务部分米用审核会签办法。第六条符合我院招标条件的，应严格按上级公司和我 院有关招标的规定执行。其他采购采用

17、招标、货比三家、直接采 购的方式。对于列入效能监察的项目，按院行政监察办法 执行。50万元以上采购项目，审计与法务专职列席商务谈判。第七条本院各专业部门和管理部门不得以部门的名 义对外签订采购合同。第二章采购申请第八条采购申请应已列入项目计划和费用预算。计划 外项目按相应的责职权限审批后，方可提出采购申请。第九条采购合同原则上不允许超过已批准的预算，如 遇超过预算采购合同的情况，需按原审批程序办理追加预算的审 批手续。第十条 采购申请在院MIS上办理。第十一条 计划内5万元以上及特种设备的采购，申请部门应进行调研，提交“询价/货比三家”报告（见内部站办事指南一一工作表格）。计划外采购申请或涉及

18、科技项目 的采购申请，必须提交“设备采购申请报告”（见内部站一 办事指南一一工作表格）涉及劳动保护用品采购申请的， 按劳动保护管理办法的规定执行。第十二条采购应在“合格供货方目录”中选择，对未 列入“合格供货方目录”的，计划部应根据采购控制程序要 求组织对供方进行评价。第十三条 对供方的评价方式可采取以下三种：（一）书面调查：采购申请部门向供方发送供方调查表;（二）现场调查：管理责任部门会同或指派有关人员到供方处进行现场调查；（三）第二方审核：管理责任部门可以委托其他权威部 门对供方进行审核。第十四条对生产试验设备的供方评价（）对生产试验设备中间商评价应包括：经年检合格的营业执照、与实际相符的

19、经营范围、签约 代表的有效法定代表身份证明或授权委托书、代销生产试验设备 的授权证明等。（二）对生产试验设备制造商评价应包括：质量管理体系的状况、满足合同要求的产品质量标准、 质量信誉、资信、市场状况、对国产计量器具的供方一般应 取得国家有关部门授权或CMC证书、通过类似产品的历史比 较和对其他使用者的调查了解。第十五条 对外包服务供方的评价，一般应包括下列内 容：质量管理体系的状况、服务能力及相应资质、仪器设备 及人员情况、完成同类项目的情况。第十六条 管理责任部门负责保管5万元人民币及以上 采购合同供方的评价档案。采购申请部门负责保管5万元人民 币以下设备采购合同供方评价的档案。第十七条

20、服务供方评价档案由管理责任部门负责保 管。第三章采购合同准备第十八条 由管理责任部门组织对采购申请进行评审， 根据权限由分管领导确认。第十九条管理责任部门将评审意见通知采购申请部 门，并根据需要，提出签订相关协议的要求（包括技术协议）。技 术协议见（见内部站一一办事指南一一工作表格）。第二十条 采购除即时结清外，一律采用书面合同形 式。凡国家或行业有示范文本的，应当优先选用，但可对涉及权利 义务关系的条款加以适应性修改。采购合同语言应严谨、简练、准确。采购合同中的术语、 特有词汇、重要概念应设专款解释。采购合同中涉及的数字、 日期，需明确是否包含本数。第二十一条采购合同条款应包括以下内容：（）

21、采购合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电 话、法定代表人姓名和职务、代理人姓名和职务、联系方式;（二）签约目的和依据；（三）标的；（四）数量和质量，包括检验标准和方式；（五）价款或酬金及结算、支付方式；（六）履行的地点、期限和方式；（七）争议解决的方式；（八）违约责任；（九）变更或解除的条件；（十）根据法律或采购合同性质必须具备的条款或双方 当事人共同认为必须明确的条款；（十一）采购合同生效的时间和条件。（十二）签约的地点、日期；（十三）签约各方开户银行及账号；（十四）签约各方公章或采购合同专用章；（十五）签约各法定代表人或委托代理人签章。第二十二条当事人协商一致的修改、补充采购合同的 文书

22、、信件、数据电文、图表等是采购合同的组成部分。第四章合同的审核第二十三条采购合同审核时，应填写“经济合同签证 审计单”。若有采购申请报告、报价清单、询价/货比三家 报告、概预算清单的，应一并提供。第二十四条管理责任部门对采购合同审核的内容包 括：（一）技术性：1、技术依据的真实、可靠；2、技术措施完备、先进；3、技术标准和技术参数科学、真实。（二）可行性：1、属于本院生产、经营和建设需要；2、预期的经济效益或社会效益分析具有真实性；3、项目预算范围内，项目实施计划具有可操作性。（三）计划性：1、符合已批准列项的项目范围与条件；2、在已批准的项目预算范围内。（四）安全性：安全生产、工程施工措施的

23、落实情况。（五）本院管理部门认为必须审核的其他内容。第二十五条 财务部对采购合同审核的内容包括：符合预算安排、计算方式正确、财务附件真实和齐备、 需审核的其他内容。第二十六条 院长工作部对20万元以上采购合同条款 法律符合性和法律风险进行审核。第二十七条采购合同审计内容按审计制度执行。第二十八条审核部门认为必要时，可要求申请部门提 供与合同有关的补充证明材料。第二十九条 审核部门在审核时，如发现合同条款有遗 漏和不妥之处，应在审核意见中提出修改意见。需要退回的，应 连同全部合同文本退回合同经办人。合同经办人修改之后应重新提交有关部门重新审核。第三十条 合同审核部门对合同进行审核后应在合同审 核

24、单上提出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。第五章采购合同的签订第三十一条院长或委托代理人根据管理责任部门的 审核意见，决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以 同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。第三十二条院长授权委托代理人签订采购合同时，须 签署授权委托书。第三十三条代理人应在授权委托的范围内签订采购 合同，并不得转委托。第三十四条采购合同审批权限：（一）5万元以下（含5万元），由管理责任部门负责 人审批；（二）5万元以上，20万元以下（含20万元），由分 管领导审批；（三）20万元以上，由院长审批。第三十五条 采购合同签订后，己方至少保留采购合同 正本2份，副

25、本1份以上。正本交财务部门作付款依据；1份 正本及相关报篇七：物资采购合同管理办法物资采购合同管理办法、目的：为了加强河南XXXXX实业有限公司（以下简 称“公司”）物资采购合同（以下简称“合同”）管理，规 范物资采购经营行为，减少交易风险，提高经济效益，根据 中华人民共和国合同法和河南XXXXXX集团物资采购 合同管理办法（河南XXXXXX 20XX1101号），按照XXXX 控股要求，结合XXXXX实际，特制订本办法。二、适用范围：（）本办法适用于永银公司合同的订立、履行、变 更、纠纷处理和其他合同行为。（二）所有物资采购业务必须订立合同，并采取书面形式，特殊情况实行报批制。（三）物资采购

26、合同使用XXXX公司统一的文本格式。三、职责：（一）合同的签订：1. 签约人必须取得合法授权，取得授权的程序和授权 使用范围按照公司有关规定办理。2. 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人 的情况。包括：供应商是否具有合同签约资格、有无经营权、 履约能力及资信情况；对方签约人是否为法定代表人或授权 代理人及其授权代理权限等。3. 合同内容（商务条款及技术附件）应严格按照招投 标审批结果签订，对于重大偏离必须按相关程序报批。4. 合同内容应具备以下条款：供货单位全称（或姓名）、 地址、标的物、规格型号、数量、价款、质量技术要求、交 货期限、地点和方式、付款方式、违约责任、解决争议的方 法

27、及适用法律等，并注明签约日期和地点（原则上为我方所 在地）等。5. 实行合同审批制度，形成XXXXX合同会审会签单（详 见附表1），合同按审批授权权限审批后方可签订。（二）合同的履行1. 合同依法成立，即具有法律约束力，不得擅自变更、 解除或终止。合同各方应本着“重合同，守信誉”的原则， 及时、全面地履行合同约定的义务。供销部应明确合同履行 的具体责任人，对合同履行的全过程进行跟踪和负责。2. 对于供销部所采购的物资，由合同管理员完成合同 的签订，及时归档管理，并建立合同管理台账，记录合同中 关键事项（经营管理部、合同签订日期、物资名称、供应商 全称、合同总价、付款方式等）。3. 供销部及使用

28、单位应对供应商的履约情况和产品的 使用情况进行跟踪记录，并对合同履行中的重大事项（如质 量、价格、交货期、付款方式等方面的变动）向公司招议标 领导小组及时汇报。（三）合同变更与解除1. 合同履行遇到困难，供销部应尽一切努力协调有关 单位、部门，尽力保障合同履行。实际履行或适当履行确有 不可克服的困难而需要变更、解除合同的，应在法律规定或 合理期限内与合同相对人积极沟通、协商。2. 对方当事人提出变更、解除合同的，供销部门应从 维护公司合法利益出发，做好风险防范控制。3. 变更、解除合同应采用书面形式（包括合同当事人 的信件、函电、电传等），审批权限和程序按原合同执行， 但报批前供销部门应书面通

29、报监督部门和相关单位。变更、 解除资料与原合同一并归档管理。（四）合同主体变更1. 合同主体变动，我方须要求对方提供如下材料：（1）变更函或更换关系证明；（2）当地工商行政部门开具的变更证明；（3）变动前后的资质文件（营业执照、税务登记证、 组织机构代码证、生产许可证、法人证书、资信证明、鉴定 证书、产品的必要证件）；（4）变动前后供应商的全套财务印鉴。2. 在完成上述工作后，供销部门须对变更情形及各项 资质进行初审，并出具关于XXX变更为XXX的情况说 明和审查意见（详见附件2）,经办人和供销部负责人签 字，加盖供销部门印章并附齐资质材料后，进入下一环节。（五）合同主体变动的审查，由供销部、

30、财务部、经 营管理部共同进行。相应审查办法如下：1. 供应商名称变更但未伴随其他实质性变更的审查。 该情形由供销部门直接办理合同主体变更会签单（详见附件3）,由供销部、经营管理部、财务部、法律顾问、使 用单位及公司领导会签。2. 供应商名称变更的同时发生实质性变更的审查。（1）变更后对我方继续履约有利的，按第一种情形进 行处理。（2）变更后可能使我方继续履约存在风险或其他不确 定因素。要判断变动后的供应商是否具备继续履约能力，形 成变动评审意见，变动评审意见由评审人员签字确认。如有 必要，可由供销部门牵头，组织财务、生产技术、经营管理、 监督、使用单位等部门对变动后的供应商进行实地考察，并 形

31、成考察报告，由考察人员分别签署意见后作为变动评审意 见的附件报公司领导或其授权代表审批后做相应处理。（3）供应商更换为存在关联关系的另外一家供应商的 情形的，按第二种情形中的第二种情况处理。（4）供应商更换为不存在关联关系的另外一家供应商 的情形的。若合同尚未履行，原合同予以终止，可考虑与原 第二中标单位签订合同或重新组织招议标；合同已履行的，建议 原供应商继续履行合同，若不具备继续履约条件的，原合同 予以终止，并按必要程序完善相关手续，以规避风险。（六）合同主体变动审查后的业务处理会签或评审通过后，由供销部门牵头，按以下程序进行 相应业务处理：1. 通知财务部门与变动前供应商核对往来账目并出

32、具 书面核对结果。2. 签订三方合同主体变更协议（详见附件4）我方与变动前供应商、变动后供应商签订三方合同主体 变更协议，以说明三方之间的债权、债务转移情况、新合同 主体的账户、联系方式等信息，三方法人代表（或其授权委 托人）签字并加盖三方单位公章（或合同专用章）后方可生 效。变更协议作为合同附件予以备案。3将合同主体变更协议原件、当地工商部门出具的变 更证明或查询单、变动后的供应商财务印鉴原件各一份及时 交财务部门做相应账务处理。4将变更全套资料存档，并更新供应商档案。（七）对方当事人提出解除合同的，供销部门应从维护 公司合法利益出发，从严控制。（八）合同纠纷处理1. 合同纠纷处理应坚持合法

33、、合情、合理、有利、有 节的原则，以确保矛盾不激化、不扩大为前提。2. 发生合同纠纷时，供销部门应立即报公司招议标领 导小组，在其指导下妥善处理。（九）合同归档管理1. 合同均应有唯一编号，不得重复或遗漏，由档案室 妥善保管。2. 合同签约完毕后应按规定将合同资料归档管理，包 括：采购计划、采购申请材料、招投标资料、结果审批材料、 合同会审会签单、合同正本、合同修改变更记录等。3. 供销部门应同时建立合同总台帐和分类台帐。台帐 主要包括序号、合同编号、经办人、签约日期、合同标的、 合同总价、供应商全称、合同履行情况、使用单位及备注等。四、考核：（一）合同台帐不完整，漏掉一份对合同管理员罚款10

34、0 元。（二）因合同管理混乱造成丢失、泄密的，发现一次对 合同管理员罚款100元。由此造成严重后果的，视情况加重 处罚。（三）合同会签单上签字不全而继续进行合同签订的， 对合同管理员处以100元罚款，情节严重的调离本岗位。五、附则：（）本办法由河南XXXXX实业有限公司负责解释。（二）本办法自下发之日起执行。附件：1合同签订流程2.合同会审会签单3合同变更情况说明及审查意见4. 合同主体变更会签单5. 三方合同主体办更协议篇八：销售合同档案管理办法 销售部合同、合同章管理制度公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理 水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学 化，特制定本制度

35、。、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的 各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括 巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往 来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。三、合同档案管理原则1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理， 以确保档案的完整、完全和有效利用。3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保 管公司所有销售业务合同文档。四、合同章管理原则1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发 放到销售部。2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保 管外，其余均由指定

36、人员保管。3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表， 并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方 可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使 用完毕后即行交回。四、合同文档的管理要求1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作， 要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工 具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查 阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件 无特殊情况不得外借。五、附则1、本制度自审批通过之日起实施。2、本制度由销售部负责解释。六、附件合同档案登记表