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1、山东沂蒙电力设备有限公司程序文件编号：YM/G4230-2014文件控制程序共7页第1页1、目的本程序规定了文件的编制、批准、发布、印发、分发和作废等活动的控制要求，以保证与管理体系有关的文件的适用性、充分性、系统性、协调性和完整性，管理体系有限运行的各个场合都能使用文件的有效清晰版本。2、范围本程序适用于公司所有形式的管理文件、技术文件及有关的外部文件的控制。包括管理手册、程序文件、管理体系第三层文件、国家标准、行业标准等外来的文件等。3、职责3.1 管理手册由管理者代表负责组织编制、审核，总经理批准，办公室负责一级发放和管理，管理体系文件的副本复制由办公室负责。3.2 程序文件由各职能部门
2、编制、审核，管理者代表批准，办公室负责一级发放和管理。3.3 其它管理文件由各职能部门编写、审核、主管副总批准，办公室负责一级发放和管理。3.4 技术文件和企业技术标准由技术部负责编制、审核，总工程师批准，技术部负责一级发放和管理。3.5 外来文件，由办公室接收，技术文件报总工程师审批其适用性，其它外来文件报管理者代表审批，办公室负责登记转发。3.6 各部门指定文件管理员，负责一级发放的管理文件的接收工作，并负责二级发放，执行更改工作。4、专用/缩略语4.1 正本：管理文件的正式文本（一般用作存档）。4.2 副本：正本的复印件或复制件。4.3 受控本：管理文件、技术文件的副本，其发放、修订、更
3、换应按规定程序控制的文本。山东沂蒙电力设备有限公司程序文件编号：YM/G4230-2014文件控制程序共7页第2页4.4 非受控本：管理文件、技术文件的副本，按规定范围发放，但不控制、不做修订、更换等工作，不保证反映不断变化的现行要求，不一定是有效版本。4.5 有效版本：受到更改控制的版本，现行使用的版本。4.6 技术文件：产品图样、各类工艺卡、工序卡、作业指导卡、工艺守则等。4.7 技术管理文件：规范技术活动、行为的有关规则条例制度等。4.8 企业技术标准：企业执行的产品标准。5、工作程序5.1 管理体系文件的工作流程：副本复制办公室文件批准分管领导文件审核各职能部门负责人文件编写、更改各职
4、能部门 正本存档评审修订申请一级发放规定部门二级发放各单位资料员执行者使用相关单位回收处理职能部门 文件保管借用5.2文件的编写、审核批准及一级发放公司各类文件的编写、审核批准、一级发放按下表中规定执行：序号文件类别编写审核批准一级发放1管理手册管理者代表管理者代表总经理办公室2程序文件职能部门部门负责人管理者代表办公室3企业技术标准技术部技术部总工总工程师技术部4技术性文件技术部技术部总工总工程师技术部5报告记录文件职能部门部门负责人管理者代表职能部门6其它管理性文件职能部门部门负责人分管副总职能部门7外来文件分管副总总经理办公室山东沂蒙电力设备有限公司程序文件编号：YM/G4230-201
5、4文件控制程序共7页第3页5.2.1 管理手册和程序文件由管理者代表负责组织依据GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2011标准编写，管理手册由管理者代表审核，总经理批准发布。程序文件由各相关部门依照标准编写，并交各有关部门传阅，对不完善之处提出宝贵意见后返回编写单位修改，部门负责人审核，管理者代表批准。5.2.2 技术部负责组织有关人员编写技术文件，确保技术文件正确、完整、统一，并负责技术文件审核。5.2.3 技术部负责及时收集新颁布的国家标准、行业标准，并根据公司现状对新标准的贯彻实施提出申请，报总工程师批准，并及时发放到使用者执行。5.2.4
6、企业技术标准由技术部负责编写，并组织有关人员讨论定稿后报总工程师批准。5.2.5 其它管理文件由各部门负责组织编写，部门负责人审核、分管副总批准，公司级管理文件由分管副总审核，总经理批准。5.2.6 外来文件由办公室接收、呈报、转发。5.3 文件的发放5.3.1 管理体系文件的复制由办公室负责，按文件发放部门提出的数量进行控制复制。5.3.2 受控管理体系文件的发放，由一级发放部门按文件编制部门书面确定的发放范围及数量填写【受控文件清单】、【受控文件发放表】，并做好文件标识，报管理者代表批准后进行一级发放。5.3.3 二级发放的文件管理员签字接收文件后，填写【受控文件清单】、【受控文件发放表】
7、，确定二级发放范围和数量，做好文件标识，报本部门负责人批准后进行二级发放。5.3.4 公司内部不得使用未加盖“受控”印章和发放标识的管理体系文件，当需要使用文件的人员，未领到文件时，不能借用他人文件复制使用，应填写【文件修订、复制、领取、销毁申请表】经本部门负责人及文件编制部门负责人批准后，到办公室办理领用手续，方可使用批准文件。山东沂蒙电力设备有限公司程序文件编号：YM/G4230-2014文件控制程序共7页第4页5.3.5当文件使用人的文件破损严重或丢失时，应填写【文件修订、复制、领取、销毁申请表】，说明原因，经评审批准后办理文件领取手续。丢失文件要给予新的标识以区别丢失的文件，并注明丢失
8、文件作废。5.3.6 本公司张贴的告示、发放的服务指南等公开性文件不必要受控，但其内容必须遵照有效版本的原则，标明有效时间或替代更换信息。5.3.7 文件发放部门应保证在实施重要活动的场所都可以得到文件的有效版本。5.4 文件的编号5.4.1 文件的编号要求a)为便于文件管理，根据标准化工作要求，对各部门编写的管理体系文件进行统一编号：b)产品图样及技术文件的编号按OYB.600.1200变压器类产品图样及技术文件编号办法执行。c)外来标准、技术文件、沿用原编号。5.4.2 管理文件编号说明YM / G () XXXXX - XXXXX 发布年号 文件序号 文件层次 管理性文件 公司名称代号a
9、) YM是“山东沂蒙电力设备有限公司”中的“沂蒙”二字的汉语拼音第一个字母的缩写。 b) 文件性质：G -管理型文件C)文件层次：-管理手册 -程序文件 -第三层文件山东沂蒙电力设备有限公司程序文件编号：YM/G4230-2014文件控制程序共7页第5页d)文件序号：XXXXX-用阿拉伯数字表示e)发布年号：XXXXX-文件发布时的年号5.4.3 产品编号说明a)变压器类产品编号： 1 YM . 71 0 . XXXX . X 补充序号 序号 组 部类（三相电力变压器） 企业代号 级（产品和设备）b)高低压成套开关设备产品编号： XX/XX - XXX XXX 产品识别号 产品编号 年序号/日
10、序号产品识别号：D-GGD2（低压柜）；M-MNS（低压柜）；J-GGJ（电容柜）； G-高压柜 ；X-箱式变电站； 例：1401-01D：为2014年1月第一台GGD2柜的产品编号。5.4.4记录编号说明 YM / XX G - XX 顺序编号 管理体系记录 部门代号编写 公司名称“沂蒙”首字母编写部门代号编写：JS-技术部 BG-办公室 SC-生产部 XS-销售部 CG-采购部 PZ-品质部 CW-财务部 YX-油箱车间 TX-铁芯车间 XQ-线圈车间 ZZ1-总装车间 ZZ2-组装车间 山东沂蒙电力设备有限公司程序文件编号：YM/G4230-2014文件控制程序共7页第6页5.5 文件的
11、评审文件在实施过程中，若因组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变或组织内部管理活动（内审、管理评审、管理改进）而引起文件发生变化时，管理者代表要组织相关部门对原文件进行评审，将评审结果报总经理批准，并对文件做出相应的修改。5.6 文件的更改5.6.1 管理文件的更改与修订5.6.1.1 管理文件的更改、修订，起草人应填写【文件修订、复制、领取、销毁、申请表】，修改后的管理文件应由原批准人负责审批，当原审批人不在职时，可由接替原岗位的人员审批，变更审批部门人员时新审批者应能得到审批所需依据的相关资料。5.6.1.2 对更改内容较多的文件应整页更换，修改次数反映在封面上。对局部少数的修改可以
12、用手写修改后加盖“更改”章。5.6.1.3经审批的文件和资料的原件由文件管理部门归档。5.6.2 管理文件修订状态的控制管理文件的修订状态以封面、前言的版本号和修订数来标识，版本号采用英文大写字母A、B、C表示第一版、第二版、第三版。修改次数用阿拉伯数字0、1、2-表示。管理文件的修订状态应在【受控文件清单】中登记。5.6.3 图纸的修改在图纸实施过程中，使用者发现有不当之处，应填写【文件更改申请单】两份，经单位负责人签字后一份报技术部，经技术部确认后填写【文件更改通知单】，经总工程师批准后下发各有关单位，由资料员在图纸上更改签字。5.7 文件的管理5.7.1 文件经审核批准后，正式文本登记存
13、档。管理或使用人员按本程序规定的办法进行控制。为防止文件的丢失，所有存入硬盘的文件均应有备份，以软盘贮存的文件应进行标识和控制。5.7.2 一级文件发放部门，严格按本程序5.3条款规定发放。山东沂蒙电力设备有限公司程序文件编号：YM/G4230-2014文件控制程序共7页第7页5.7.3 各部门负责人负责日常检查使用者的文件，发现问题及时处理。5.8 文件的回收、处理5.8.1 管理体系文件修改后，在发放新版本的同时，旧版本的文件由发放部门负责回收、销毁，需保留者应加盖“作废保留”标识。5.8.2 文件的修订、复制、丢失、销毁的申请及执行结果，应填写【文件修订、复制、领取、销毁申请表】。5.8
14、.3 限期使用的文件（如管理评审通知、内部审核计划等）由该文件的控制部门在文件上加盖“限期使用”章，使用期满后自动作废，由持有人自行处理。5.9 需临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准可借阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理员收回。文件正本一律不准外借，防止丢失或破坏。6、相关/支持性文件OYB.600.1200变压器类产品图样及技术文件编号办法7、使用的表格/记录序号记录名称编号使用部门保存期1【受控文件清单】YM/BGG-01办公室长期2【受控文件发放表】YM/BGG-02办公室长期3【文件修订、复制、领取、销毁申请表】YM/BGG-03办公室3年4【文件更改申请单】YM/BGG-04办公室3年5【文件更改通知单】YM/BGG-05办公室3年
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