EXCEL高级版教程PPT课件

1Excel 2003 高级教程高级教程u讲师：张少辉讲师：张少辉u电话：电话：0998-2891660u邮件：邮件：zsh- 2主要内容主要内容lEXCEL的规范化操作lEXCEL函数与数据分析l图表与数据透视表l宏与VBA345案例1:规范表格示例.xls,6 l管理项目与表格结构的关系 l凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一列，避免混合设置l管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析l表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。案例2:成绩表.xls7 89l在单元格中输入数值、文本、日期/时间(重点讲日期)l序列填充的方法l自定义序列l同时在多个单元格中输入数据l数据有效性的设置l使用下拉列表输入数据的方法l使用多级下拉列表输入数据1011121314151617菜单名称分类原则必会命令文件与文件整体操作相关的命令新建（可通过模板学习制表）编辑与操作对象位置相关的命令无视图与屏幕显示相关的命令（状态和工具）无插入与添加对象相关的命令名称（定位和计算功能）分页符（强制分页）格式与对象形象相关的命令单元格（数字、对齐、保护）列（最佳列宽的路径）自动套用格式（快速、规范）条件格式（设置预警）工具与控制工具相关的命令保护（设置密码）公式审核（控制加工数据）自定义数据与数据处理相关的命令这一菜单中的命令属于提高内容筛选排序统计（分类汇总与透视报表）图表（隐藏）与图表操作相关的命令图表向导、类型窗口与窗口控制相关的命令冻结（表头）拆分（表格）帮助帮助学习和使用，查找信息无1819 公式和函数 公式的使用公式的使用 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号，以等号“=”开头开头 =5*10-20 常数运算常数运算 =A6+B1 对单元格对单元格A6和和B1中的值相加中的值相加 =SQRT(10+A2)使用使用Excel函数，函数，SQRT表示求开方根表示求开方根 1.1.运算符运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符算术运算符、文本运算符和关系运算符 20 公式举例公式举例 =83*25%表示表示8的立方再乘以的立方再乘以0.25，结果为，结果为128 =5*8/23-B2/4 若单元格若单元格B2的值是的值是12，则结果为，则结果为2 =”计算机计算机”&”电脑电脑”运算结果是运算结果是”计算机电脑计算机电脑”=A1&A2 把单元格把单元格A1和和A2中的文本进行连接中的文本进行连接 而生成一个新的文本而生成一个新的文本 =B242 比较结果为比较结果为TRUE (设设B2的值是的值是12)=B2=32 比较结果为比较结果为FALSE =B212 比较结果为比较结果为FALSE =A3+80 假设假设A3为日期型数据，则为日期型数据，则A3+80表表 示日期示日期A3加上加上80天天21 用于描述一个条件。例如用于描述一个条件。例如 5 =ABCD 或写成或写成 =ABCD =计算机计算机 或写成或写成 计算机计算机 或写成或写成 计算机计算机比较条件式22 当在一个单元格中输入一个公式后，当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动 例例1 1 计算出学生的总评成绩计算出学生的总评成绩(=(=机试机试40%+40%+笔试笔试60%)60%)案例文件：计算机成绩.xls (1)单击总评成绩第一个单元格单击总评成绩第一个单元格E2，使之成为活动单元格，使之成为活动单元格 (2)键入计算公式键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键，此时在单元格后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果处显示出计算结果82.2 (3)再次单击单元格再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击使之成为活动单元格；单击“复制复制”按钮按钮 (4)选定区域选定区域E3:E6；单击；单击“粘贴粘贴”按钮按钮2.公式的输入和复制23四种表示方式四种表示方式 (1)相对地址：以列标和行号组成，如相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等等 公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动 (2)绝对地址：以列标和行号前加上符号绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变对地址保持不变,下面式子表示引用下面式子表示引用d:book2.xls的的sheet1的的B5单元格单元格=d:book2.xlsSheet1!B5 (3)混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式 如如$A1(绝对列相对行绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变 （4）名称地址：事先定义好的单元格区域）名称地址：事先定义好的单元格区域 (5)三级地址三级地址:演示演示 各部销售统计各部销售统计.xls 出错信息出错信息 当公式当公式(或函数或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息表达不正确时，系统将显示出错信息单元格地址表示方式2425 格式：格式：=(,.),.)举例：举例：=SUM(C2:C6)=SUM(C2:C6)=AVERAGE(A1:A3,C2:C6)=AVERAGE(A1:A3,C2:C6)SUM SUM 求和数求和数 AVERAGE AVERAGE 求平方值求平方值 MAX MAX 求最大值求最大值 MIN MIN 求最小值求最小值 COUNT COUNT 求数值数据的个数求数值数据的个数 COUNTIF COUNTIF 条件求数值数据的个数条件求数值数据的个数 IF IF 条件选择条件选择函数的使用26例例2 2 计算基本工资总数，并将结果存放在单元格计算基本工资总数，并将结果存放在单元格C7中中 (1)单击单元格单击单元格C7，使之成为活动单元格，使之成为活动单元格 (2)键入公式键入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回车键，并按回车键 例例3 3 计算补贴总数和扣除总数，并将结果分别存放在单元格计算补贴总数和扣除总数，并将结果分别存放在单元格D7D7和和E7E7中中 (1)(1)选定选定D2:E7D2:E7区域区域 (2)(2)单击单击“自动求和自动求和”按钮按钮，即可对这两列分别求和，和数分别存放在，即可对这两列分别求和，和数分别存放在两列的最后一个单元格上两列的最后一个单元格上案例文件：工资表.xls函数应用举例27 例例4 计算基本工资的平均值，并将结果存放在计算基本工资的平均值，并将结果存放在C8中中 例例5 利用函数利用函数MAX求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元格元格C9中中 举例举例 假设单元格假设单元格A1，A2，A3，A4的内容分别为的内容分别为1，2，空，空，“ABC”，则，则COUNT(A1:A4)的值为的值为2 举例举例 若要求出基本工资数大于等于若要求出基本工资数大于等于500的职工人数，可以采用：的职工人数，可以采用：=COUNTIF(C2:C6,”=500”)举例举例 在工作表在工作表(A1:D9)中，要求出班号为中，要求出班号为21的班学生人数，可以的班学生人数，可以采用：采用：=COUNTIF(D2:D9,”21”)或或 =COUNTIF(D2:D9,D3)函数应用举例28格式：格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：本函数对比较条件式功能：本函数对比较条件式(logical_test)进行测试，如果条件成立，进行测试，如果条件成立，则取第一个值则取第一个值(value_if_true)，否则取第二个值，否则取第二个值(value_if_false)举例举例 已知单元格已知单元格E3中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格否及格 =IF(E3,=,:=,=,逻辑符逻辑符:AND(:AND(与与),OR(),OR(或或)通配符通配符:?(:?(代表单个字符代表单个字符),),*(代表多个字符代表多个字符)30 举例举例:成绩小于成绩小于60:60:成绩成绩60=90=90 成绩在成绩在60608080之间之间:成绩成绩=60 AND=60 AND 成绩成绩=80=80 OR=80 OR 班号班号=11=11 B.B.成绩成绩=80 AND=80 AND 班号班号=11=11 班班1111及班及班2121的学生的学生 A.A.班班=11 OR=11 OR 班号班号=21=21 B.B.班班=11 AND=11 AND 班号班号=21=21 班班1111所有不及格的学生所有不及格的学生 A.A.成绩成绩60 OR 60 OR 班号班号=11=11 B.B.成绩成绩60 AND=80 1134 (2)2)不同条件行的条件互为不同条件行的条件互为“或或”(OR)(OR)的关系，表示筛选出满足的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录任何一个条件的记录 例例21 21 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于9090分的记录分的记录 英语英语90 OR 90 OR 计算机计算机9090，条件区域表示：，条件区域表示：(3)(3)对相同的列对相同的列(字段字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题范围，则应重复列标题 例例22 22 查找成绩大于等于查找成绩大于等于6060分，并且小于等于分，并且小于等于9090分的姓分的姓“林林”的记的记录录 英语英语 计算机计算机 90 90 姓名姓名 成绩成绩 成绩成绩 林林*=60 =170,C8=175),”符合条件符合条件”，”)7.财务函数财务函数 8.查找与引用函数查找与引用函数常用函数43文本函数文本函数l连接文本&l文本转换数值Value()l字符长度Len()l取字符串Right()、Left()、Mid()44日期函数运算日期函数运算l当前日期（当前日期（TODAY）l当前时间（当前时间（NOW）l求年、月、日求年、月、日l求天数求天数(day360)45统计函数统计函数l取整 Int()l四舍五入 round()l排名次 Rank()l求余数 Mod()46条件函数条件函数l逻辑运算逻辑运算And()、Or()、Not()l假设函数（假设函数（If)l条件求和条件求和(sumif)l条件计数条件计数(countif)4748修饰表格修饰表格l表格修饰的作用l表格数据格式的作用和处理手段l对齐方式和表体结构的可视手段l边框背景和分割阅读的处理方法l表格数据的安全控制和保护手段l条件格式和预警信息的控制手段49为什么要修饰表格为什么要修饰表格l缺乏修饰的缺陷l无法突出表格数据间的内在关系l可读性差l保护性差l表格修饰的种类50数字内容更加易读数字内容更加易读l精确值处理l负值突出显示（赤字）l千元格式l货币型数字格式l日期型数字格式l文本型数字格式数字格式深入51结构可视性更强结构可视性更强l对齐方式修饰l水平垂直方向对齐l文字方向的设置l特殊对齐方式l文字格式的修饰l为工作表标签添加颜色对齐方式深入52区域划分使表格更易阅读区域划分使表格更易阅读l边框和背景的手工设置l边框和背景的自动设置l绘图框线与Word功能类似绘图边框53表格数据的安全性表格数据的安全性l保护表格的作用和对象l设置表格的锁定保护l设置保护格式和保护密码l测试被保护数据l撤销保护l为锁定表格设置可编辑区域l允许用户编辑保护区域l设置单元格公式的隐藏保护54显示预警信息显示预警信息l条件格式的作用l条件格式的使用l测试显示预警信息5556l直方图l线性图l饼形图l组合图57l确定分析目标l明确表格数据的取值范围l图表向导58l可以从不同角度,审视比较同一数据l可以反映不同类型数据关系的差异59l显示一段时间内,不同类型数据的变化趋势60l反映某一数据组中各个部分与整体的比例分配关系.61 常规编辑技巧改变图表大小移动图表位置图表内其他对象编辑 图表的特殊编辑向图表添加数据删除图表内数据62图表相关名词术语图表相关名词术语图例图例数据标记数据标记数据系列数据系列类型轴类型轴(X)刻度线刻度线值轴（值轴（Y）63图表编辑前的准备工作图表编辑前的准备工作图表标题图表标题绘图区绘图区图表区域图表区域数值轴数值轴 标题标题数值轴数值轴分类轴分类轴数据点数据点数据系列数据系列图表标题图表标题图例标示图例标示图例图例网格线网格线分类轴分类轴 标题标题64向图表中添加和删除数据向图表中添加和删除数据l向图表中添加数据l使用菜单添加数据命令,选择数据区域l直接用鼠标拖动数据l删除图表中的数据65l文字数据修饰l线和阴影修饰l背景修饰66图表中的修饰对象和定位标志图表中的修饰对象和定位标志l“框”的定位,标题框,图例框,图块框,出现8个顶点l“线”和定位,框线,轴线,刻度线,图形线,被选中后,不但显示线型,还在线段两端显示控制点l系列图块,显示数据关系的彩色图形(表格的数据)l文本和数字,操作前要先选中67有效控制图表打印有效控制图表打印l打印浏览l与工作表内容一起打印l单独打印6869用图表进行数据分析用图表进行数据分析l图表在转置中的分析作用l图表类型变化和分析应用l两组数据组合图标与应用70图表的转置不同的角度审视图表的转置不同的角度审视l转置的目标l常规转置方法l图表的转置l表格的转置l注意事项l将表格设置为三维视图效果l组成要素l改变观察视角71利用图表类型表现管理目标利用图表类型表现管理目标l图表类型和分析目标l图表类型变化实例72将两组数据在同一图表中比较将两组数据在同一图表中比较l向图表中添加数据组l设置第2Y轴l利用两个刻度分离两组数据73图表应用综合练习图表应用综合练习 l问题的提出与图表分析目标l解题过程l制表l成图l转置l改变类型l设2Y轴l改2Y周数据类型l分离数据1.修饰图表7475数据透视表l数据透视表数据透视表l在原有的数据库清单的基础上在原有的数据库清单的基础上，可以利用建立数据透视表的，可以利用建立数据透视表的功能建立一份新的、经过数据功能建立一份新的、经过数据分析的报表分析的报表76数据透视表l数据透视表的建立过程数据透视表的建立过程l选择数据源：选定数据库中任一单元格选择数据源：选定数据库中任一单元格l选择菜单选择菜单 数据数据 数据透视表和数据透视数据透视表和数据透视图图，进入数据透视表向导，进入数据透视表向导l在步骤之一对话框中，指定数据源类型及报在步骤之一对话框中，指定数据源类型及报表类型表类型l在步骤之二对话框中，选定建立数据透视表在步骤之二对话框中，选定建立数据透视表的数据源区域的数据源区域77数据透视表l在步骤之三对话框中，按在步骤之三对话框中，按 布局布局 按钮，定义出现按钮，定义出现在透视表中的字段在透视表中的字段l将行字段拖拽到左边的将行字段拖拽到左边的“行行(R)”(R)”标志区标志区l将列字段拖拽到左边的将列字段拖拽到左边的“列列(C)”(C)”标志区标志区l将要统计字段拖拽到将要统计字段拖拽到“数据数据(D)”(D)”标志区，修标志区，修改统计字段的统计方式如求和、均值改统计字段的统计方式如求和、均值78数据透视表l在步骤之三对话框中，定义数据透视在步骤之三对话框中，定义数据透视表的显示位置表的显示位置l新建工作表：独立的数据透视表新建工作表：独立的数据透视表l现有工作表：给出左上角单元格地址现有工作表：给出左上角单元格地址l按按 完成完成 按钮，数据透视表建立完毕按钮，数据透视表建立完毕79数据透视图表l其操作步与数据透视表相同，只是：其操作步与数据透视表相同，只是：l在步骤之一中，选择所需创建的报表类型在步骤之一中，选择所需创建的报表类型为为“数据透视图（及数据透视表）数据透视图（及数据透视表）”80案例演示案例演示l创建数据透视表l重组数据关系l透视分析数据81数据透视表l实例讲解：实例讲解：l右图所示的是一张数据清单，现在要以这张数据清单作为数据透视表的数据源来建立数据透视表。图1案例文件:例库统学.xls82数据透视表l单击数据清单中的任一单元格。l从【数据】菜单中选择【数据透视表和图表报告】项，出现【数据透视表和数据透视图向导】对话框，如图所示。选择创建数据透视表的数据源为数据清单，然后选择需要创建的报表类型。单击【下一步】按钮。83数据透视表l“分页”区，用于分类显示透视统计结果。l“上表头”区，用于重组表格时设置字段的列向分类依据。l“左表头”区，用于重组表格时设置记录的横向分类依据。l“统计”区，用于重组表格时放置交叉统计用字段l“字段列表”窗口，用于控制透视表中重组字段工作。84数据透视表l据透视表的创建后，可根据不同需求,调整视图图885数据透视图数据透视图86数据透视表数据透视表l案例演示如何改变字段显示如何排序如何组合数据如何添加计算字段如何改变数据透视表样式案例文件:透视表资料.xls87EXCEL宏与宏与VBA编程编程l宏的录制l宏的编辑l宏的应用演示lVBA编程示例88个人观点供参考，欢迎讨论