大型会议组织接待流程实施办法(DOC35页)36577

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1、1Evaluation Warning:The document was created with Spire.Doc for.NET.大型会议组织接待流程实施办法大型会议组织接待流程实施办法会议是一种种重要的商商务活动，作作为重要的的交流形式式，会议能够通通过面对面面交流、身身体语言的的沟通，使使所有参会会人员对交交流的信息息能够做出出更全面的的理解，会会议提供双双向的交流流机会，可可以提问、回回答、讨论论等等，要要开好会议议，会议的组组织、会议与活活动的组织流程程及实施是一个个非常严谨谨的工作。第一章第一章会前会前筹筹筹备筹备会前筹备：是会议和和活动举办办前的准备备工作，准准备工作是是会议

2、成败败的关键因因素，会前前筹备包括括：一、会议时时间的确定定确定会议时时间要考虑虑单位的生产任务务周期，选选在淡季的的时候，大大家相对不不太忙，争争取应参加加会的人员员都能够参加。为使会议议有充分的的准备，一一般至少给给出 2-8 周的时间间提前让参参与活动的的人了解活活动的安排排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。二、会议会议议议议程的安议程的安排排排排会议议程是是会议要讨讨论的项目目列表，会会议的目的的就是在对对这些项目目进行沟通通，因此议议程是整个个会议方案案的灵魂，是是会议是否否能够成功功的关键，因因此，议程程是整个会会议筹备前前需要最早早确定的事事情之一。年会通常

3、的的内容包括括：工作总总结；经济济形势、行行业发展趋趋势与工作作计划的讨讨论；优秀秀员工发奖奖；年终奖奖、红包的的发放或宣宣布；员工工才艺表演演、团队竞竞赛；抽奖奖；聚餐；户外活动动，包括打打球、滑雪雪、旅游等等各类项目目。在制订议程程的时候，要要根据工作作需要、预预算等因素素来考虑选选择哪些项项目是一定定需要的，哪哪些项目是是备选的，哪哪些项目是是全体人员员参与，哪哪些项目是是部分人员员参与。XXXX 公司公司年年年会议程（年会议程（范范范文）范文）公司将于 X XX 年 X 月 X 日举行年年度会议，会会议主要议议程如下：1、分公司司各项目部部、部门汇汇报上一年年度工作情情况及下年年度工作

4、打打算。2、分公司司副经理对对各主管工工作总结3、通报 2 2010 年宣传工工作情况4、分公司司总经理讲讲话5、优秀员员工表彰2XX 办公室室XX 年 X 月月 X 日传发各主管副总总、各部门门负责人三、会议的的三类相关关人员年会通常有有三类相关关人员：1 1、领导小组组、2、筹备与接接待人员和和 3、参加人员员。1 1、领导领导小小小组小组领导小组是是所有重要要事项的决决策人，包包括会议时时间、议程程、邀请人人员、地点点等等，为为整个会议议定下基调调；2 2、筹备筹备与与与接待与接待筹备与接待待人员的职职责是：按按照领导的的安排，为为领导小组组提供会议议筹备的具具体细节，提提供备选方方案，

5、供领领导决策，在在会议过程程中进行接接待，并处处理突发事事件，因而而也是承担担会议成败败重要责任任的人员，一一个会议通通常是千头头万绪的，筹筹备与接待待人员是否否有好的方方案，考虑虑是否周全全，会很重重要。精心策划划要做好每一一项接待工工作，首先先必须进行行方案的策策划与制定定。只有精精心策划、充充分准备，接接待活动才才有可能成成为成功的的公关活动动。这就要要求我们接接待人员必必须具备较较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这

6、一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。我们平时要要详细了解当当地习俗、名名胜古迹、土土特产、交交通以及各类酒店设设施，包括酒店店位置、菜菜单（品）、餐餐饮、娱乐乐设施、安安全保卫及及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。在接到接待待任务时，我我们首先了了解来宾的的基本情况况及要求，如如：来宾人人数、姓名名、性别、职职务、职称称、年龄、民民族、宗教教信仰、带带队人、来来访目的、方方式、来访访起讫日期期、来访路路线、交通通工具、生生活习惯、饮饮食爱好、禁禁忌及其它它要求等，这这是我们做做好接待工工作的基础础。根据

7、这这些基本资资料，提出出接待规格格和接待方方式并制定定接待方案案，制订出符符合来宾身身份的完善善的接待工工作方案和和实施细则则，详细安安排日程、接接站、3用车车、就餐、住住宿、会议议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。规范运作作每个企业都都有自己的的企业文化化，作为展展示企业形形象的“窗口”，接接工工作同样需需要有自己己的特色和和风格。因因此，要通通过公关接接待活动的的每一个环环节着力体体现企业的的特色。不不论是宏观观的整体方方案的策划划还是

8、微观观的接站牌牌的设计、汇汇报材料的的写作甚至至接待车辆辆的停放、接接待人员的的着装和精精神面貌等等等，都要要努力凸显显企业与众众不同之处处，让来宾宾从接待工工作的点点点滴滴中感感受到企业业的个性，感感受到企业业文化的特特色。20 008年 6 月广州地地铁公司领领导到重庆庆考察时，根根据接待方方案统一要要求全部接接待人员统统一着装（上上衣为白色色短袖、下下装为黑色色长裤），驾驾驶人员全全部带白色色礼仪手套套，并事先先介绍一些些相关的礼礼仪知识，使使每个接待待人员的举举止大方得得体，此次次接待给广广州地铁领领导留下了了良好的映映像。在接待过程程中，要严严格按照方方案进行程程序化运作作，使接待待

9、工作中的的各个环节节有序衔接接、首尾相相连。细节决定定成败，接待工作作来不得半半点马虎，必必须处处留留心，周密密考虑，谨谨慎行事。在在重大的接接待工作中中，接待工工作负责人人在对全局局进行总体体把握的前前提下要随随时根据接接待工作的的需要对接接待方案予予以调整；具体接待待人员则要要主动进行行全程模拟拟思考，从从准备会议议室到用车车，从参观观到进餐，对对每一个细细节都要细细致地思索索一遍，以以便及时弥弥补可能存存在的疏漏漏。接待工工作人员要要“眼观六路路、耳听八八方”，对来宾宾的一个眼眼神、一个动动作、不经经意的一句句话，都要要留意和体体会，以便便及时采取取应变措施施。这就要要求接待人员加加强灵

10、活应应变能力、临临场发挥能能力的训练练，提高处处理突发事事件、意外外情况能力力的训练，提提高处理突突发事件、意意外情况的的水平，以以便将各类类有损作企业形形象的问题解决决在萌芽状状态，确保保接待工作作实现“零失误”。筹备与接待待人员要有有明确的职职责分工，要设定一个负责人；要有人专门负责日程安排及与各部门协调；要有人专门负责联系场地、布置会场；有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排；要有人专门负责设计比赛与其他活动；要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。参加人参加人员员员员4会义要邀请请哪些人参参加同样需需要考虑周周全，员工工是全体参参加吗？不不是的话，该该哪些人参参加？退休休人员

11、邀请请吗？外地地分公司的的员工参加加吗？合作作伙伴参加加吗？客户户邀请吗？主管部门门的领导是是否邀请？等等，都都要想周全全了。在制订参会会人员名单单的时候，有有这样一个个原则：“宁拉一群群，不拉一一人”，意思是是某一类人人都不参加加是可以的的，但如果果某类人中中有人参加加，这类人人都应该邀邀请，不然然会伤害未未被邀请的的人的感情情。制定接待制定接待程程程序，落程序，落实实实各项细实各项细节节节节：在确定了参参加人员名名单后，要要明确参加加人员中，谁谁坐主席台台；谁是会会议的主持持人；谁要要在会议过过程中发言言或演讲；谁是嘉宾宾；谁是参参与讨论的的人；谁要要表演、比比赛，等等等，要针对对不同参会

12、会人员的需需求，给予予不同的事事先准备和和制定接待待计划。1、根据来来宾的基本本情况制定定合理、舒舒适、安全全的接待计计划，做到到让客人高高兴而来，满满意而归。2、根据来来宾级别确确定接待规规格和接待待方式。3、详细了了解酒店及及酒店设施施，包括酒店店位置、菜菜单、餐饮饮、娱乐设设施、安全全保卫及价价格等告知知领导，提供供分析及使使用建议，以以便领导选择酒酒店。4、客人抵抵达前，必必须在醒目目处悬挂好好欢迎词。5、做好接接待前的准准备工作，根根据来宾身身份预定房房间，会客客室（会议议室），确确定接待人人员，相关关资料、接接待车辆、水水果、鲜花花、烟酒、茶茶水、礼品品等。6 6、提前召召开有关部

13、部门协调会会，明确任任务分工，落落实到人（会会议记录、照照相、摄像像）7、领导审审批接待计计划，申请请接待费用用。安排食宿安排食宿1、提前办办理好住房房手续（房房间号应尽尽量避免带带 4 或其他不不吉利的数数字），将将房卡拿到到，以便使使客人抵达达宾馆后，能能快速领取取钥匙进入入房间。2、熟知房房间数量及及类型（标标准间、商商务房、工工作人员房房间）及同同行卡。客客人用房：各种类型型房间数、及及方向位置置（分布的的楼层房间间号），工作人员员用房数量量及位置（后后勤工作人人员用房需需要同客人人在同一楼楼层，并尽尽可能靠近近嘉宾的房房间，以便便为嘉宾提提供快速、周周到的服务务）。同行行卡可随乘乘车

14、号一同同发放，也也可以在前前往下榻宾宾馆的途中中发放。同同行卡可以以使来宾清清楚自己所所住的房间间，也便于于来宾入住住客房后相相互之间联联系。3、房间布布置：客人抵达达前必须保保证房间清清洁卫生，同同时检查房房间内设施施是否能正正常使用，按照要求求为房间配配水果(需每天更更换)。54、根据来来宾职务、性性别、习惯惯、年龄安安排房间。贵贵宾客人有有专人引领领至房间。安安排房间的的原则：根根据不同层层次安排不不同规格的的房间。5、根据来来宾的生活活习惯、饮饮食爱好、民民族特点，结结合本地饮饮食特色定定餐。要求求餐厅整洁洁、环境舒舒适、干净净卫生、食食品价廉物物美。6、根据接接待的不同同档次菜品品、

15、酒水可可请客人点点或预先点点好。所用用餐具必须须要求做好消消毒工作，并并且坚决杜杜绝使用有有裂纹的餐餐具。7、宴请时时根据需要要安排打印印席卡。8、逐一落落实各项细细节。接待车辆1、接待用用车：保证证车辆必须须是干净、整整洁车。驾驾驶员必须须有极强的的责任心，驾驾驶经验丰丰富、服务态度度好，有一一定的接待待经验和礼礼仪知识。2、用车接接客时，应应主动打开开（右侧）车车门，以手手示意请客客人上车（小小车后排右右侧为主，后后排左侧为为次，司机机右侧由随随从人员乘乘坐）下车车时，接待待人应先下下车由车后后绕过为客客人开门，有有随同人员员时，由随随同人员开开门并站在在车门后侧侧以手遮在在车门上框框处，

16、提示示客人勿碰碰撞。3、根据来来宾和迎送送人员的人人数，以及及行李数量量安排车辆辆。乘车座座位安排应应适当宽松松，正常情情况下，附附加座一般般不安排坐坐人。如果果来宾行李李数量较多多，应该安安排专门的的行李车。如如果是车队队行进，出出发前应明明确行车顺顺序，并通通知有关人人员，事先先讲明路线线与大致日日程安排，注注意集合时时间及地点点，以免行行进中发生生错位。每每台车都将将有明显的的标志 号码；每每台车安排排一名陪同同人员，负负责提醒客客人保持乘乘坐同一辆辆车，并在在每次上车车前统计人人数；4、现场实实施过程中中，严格按按照事先制制定的接待待计划，实实施并执行行；如有任何何特殊情况况改变行程程

17、，应及时通通知相关人人员和司机机。5、根据来来宾的其他需需要安排相相应车辆进进行服务。6、如果来来宾 人数较多多，为了在在接站时避避免混乱，应应事先排定定乘车号和和住房号，并并打印成表表格。在来来宾抵达时时，将乘车车表格发至每一一位来宾手手中，使之之明确自己己所乘的车车号。同时时，也便于于接待人员员清点每辆辆车上的人人数。会议前期的的筹备过程程中要考虑虑的，如主主席台的座座位安排与与姓名牌如如何摆放？主持人是是否要准备备串词？发发言的人是是否要准备备投影设备备？嘉宾是是否要有标标志？表演演的人是否否需要道具具与服装，等等等，都要要在参会人人员名单确确定后，进进行准备。6会议、宴会会座次排序序主

18、席台主席台AB主席台主席台ACB主席台主席台ADCB主席台主席台BEDCA主席台主席台7BFECA主席台主席台D主席台主席台8宴席座次宴席座次门门 口口座次图座次图听众听众26531410131197812135246788215973469四、会议日日程范文会议日程，是是会议开始始前要发放放的关于会会议安排的的重要文档档，让所有有参会人员员了解会议议的地址、详详细内容及及时间安排排，因此，会议日程是非常关键的应用文，在这里提供一个春节活动及公司年度会议所使用的日程模板供大家参考。会议日程与与会议议程程的主要区区别是：是是否有具体体的时间安安排。会议议议程是在在会议前期期准备过程程中，让会会议

19、及活动动的参加人人员了解会会议项目的的文件，在在会前发放放，让相关关的参会人人员进行相相应的准备备。会议日程程与议程的的内容相似似，但有更更加详细的的会议地址址、会议内内容的具体体时间安排排。XX 公司年年会日程（范范文）经过一年的的努力进取取，公司取取得了良好好的业绩，为为总结工作作，展望公公司的发展展前景、表表彰优秀，公公司将举行行年度会议议，会议日日程如下：会议日期：XXXX 年 02 月 05 日 8：30-1 17：00会议地址：XX 市 XX 大酒店大大会议厅参会人员：公司总部部全体员工工、分公司司经理、各各项目经理理、部门负负责人8：30-12：00 各部门、项项目部汇报报上一年

20、度度工作情况况及下一步工工作计划12：00 0-13：30 午餐，中中餐厅及参参会人员合合影留念13：30 0-16：00 各部门、项项目部继续续汇报上一一年度工作作情况及下一步工工作计划16：00 0-16：30 分公公司经理讲讲话16：30 0-17：00 表彰优秀员员工17：00 0 会议结束束五、会议管管理_会议预算算的 5 项内容56417325641732810会议预算是是会议管理理与策划的的重要内容容之一，会会议筹备期期间的各个个环节都会会影响会议议经费预算算，因此，筹筹备时，会会议预算要要进行精心心核算，筹筹备人员应应及时将会会议预算范范本或会议预算算报告上报报会议领导导小组，

21、并并根据领导导的决策用用好会议预预算。会议预算包包括以下 6 项内容：1、交通费费用交通费费用可以细细分为：出发发地至会务务地的交通通费用：包包括航班、铁铁路、公路路、客轮，以以及目的地地车站、机机场、码头头至住宿地地的交通会议议期间交通通费用：主主要是会务务地交通费费用，包括括住宿地至至会所的交交通、会所所到餐饮地地点的交通通、会所到到商务交际际场地的交交通、商务务考察交通通以及其他他与会人员员可能使用用的预定交交通。欢送交通通及返程交交通：包括括航班、铁铁路、公路路、客轮及及住宿地至至机场、车车站、港口口交通费用用。2、场地费费用具体可可细分为：会议议场地租金金：通常而而言，场地地的租赁已

22、已经包含某某些常用音音像设施，譬譬如激光指指示笔、音音响系统、桌桌椅、主席席台、白板板或者黑板板、油性笔笔、粉笔等等，但一些些非常规设设施并不涵涵盖在内比如投影影设备、临临时性的装装饰物、鲜鲜花、水果果、展架等等，需要加加装非主席席台发言线线路时也可可能需要另另外的预算算。会议议设施租赁赁费用：此此部分费用用主要是租租赁一些特特殊设备，如如投影仪、笔笔记本电脑脑、移动式式同声翻译译系统、会会场展示系系统、多媒媒体系统、摄摄录设备（一一般都自带带）等，租租赁时通常常需要支付付一定的使使用保证金金，租赁费费用中包括括设备的技技术支持与与维护费用用。值得注注意的是，在在租赁时应应对设备的的各类功效效

23、参数作出出具体要求求（通常可可向专业的的会议服务务公司咨询询，以便获获得最适宜宜的性价比比），否则则可能影响响会议的进进行。另外外，这些会会议设施由由于品牌、产产地及新旧旧不同，租租赁的价格格可能相差差很大。可可参考：音音像辅助设设备会场场布置费用用：如果不不是特殊要要求，通常常而言此部部分费用包包含在会场场租赁费用用中。如果果有特殊要要求，可以以与专业的的会议服务务商协商。其他他场地费用用：这些费费用通常包包括：广告告及印刷、礼礼仪、秘书书服务、运运输与仓储储、娱乐、保健、媒媒介服务等等，可视会会议需要进进行采购。11对于这些单单项服务支支持，筹办办者应尽可可能细化各各项要求，并并单独签订订

24、服务协议议3、住宿费费用正常的住宿宿费除与酒酒店星级标标准、房型型等因素有有关外，还还与客房内内开放的服服务项目有有关譬如客房房内的长途途通讯、洗洗换、迷你你吧酒水、一一次性换洗洗衣物、互互联网、客客房水果、鲜花花提供等服服务是否开开放有关。会会议筹办者者应明确酒酒店应当关关闭或者开开放的服务务项目及范范围。4、餐饮费费用会议的的餐饮费用用可以很简简单，也可可以很复杂杂，这取决决于会议议议程需要及及会议目的的在会议的的食品饮料料安排中，已已有详细介介绍。茶点基基本上是按按人数预算算的，预算算时可提出出不同时段段茶歇的食食物、饮料料组合。正餐通常是是自助餐，当当然也可以以采取围桌桌式就餐，费费用

25、按人数数计算即可可（但考虑虑到会议就就餐的特殊殊性及原材材料的预备备，所以预预计就餐人人数不得与与实际就餐餐人数相差差到15，否则则餐馆有理理由拒绝按按实际就餐餐人数结算算，而改为为按预定人人数收取费费用）5、其他娱娱乐、演出出、保健、旅旅游项目费费用会议室、住住宿费用中中可能含一一部分娱乐乐项目的费费用，会议议期间可以以利用，但但有些项目目需要根据据活动安排排另行准备备预算。6、杂费杂费是是指会议与与活动过程程中，产生生的一些临临时性费用用，包括打打印、临时时运输及装装卸、纪念念品、模特特与礼仪服服务、临时时道具、传传真及其他他通讯、快快递服务、临临时保健、翻翻译与向导导、临时商商务用车、汇

26、汇兑等等。杂杂费的预算算很难计划划，通常可可以在会务务费用预算算中增列不不可预见费费用作为机机动处理。六、会议物物品采购清单与采采购人员安安排在会议的三三类相关人人员中，会议筹备人人员往往还还要负责所所有会议相关物物品的采购购、订制与与租赁，在在采购前列一一个采购清清单，并安安排好会议议采购人员员，会使采采购进行得得有条不紊紊，且不会会产生遗漏漏。会议物品采采购、订制制及租赁主主要包含的的 11 项内容：1、会议场场地租用，可可参考：会会议地点的的选择会议地点的的选择与会会议议程、参参会人员、预预算密切相相关。会议议场所的费费用，通常常在整个预预算中占比比较大，同同时，场地地对参会人人员的感受

27、受影响也较较大，因此此，对于筹筹办人员来来讲，场地地选择是个个重要的事事情。12如果公司内内部有合适适的地点选选择，会议议地点可以以安排在公公司内部。由由于减少了了租用场地地与设备，选选择内部地地点开会可可以节省费费用，适合合于内部会会议与活动动。由外部的服服务商提供供的会议场场地，通常常有三类地地点：宾馆、酒酒店、会议中心心、饭店这几几类场所。宾馆、酒酒店许多宾馆有有专门接待待商务会议议的业务，由由于宾馆同同时能够提提供住宿和和餐饮，因因此，对于于有食宿需需求的会议议，是很合合适的选择择。会议中心心会议中心_ _属于专业业从事会议议服务的场场所，通常常有适合各各种规模的的会议室；有专业的的会

28、议相关关设施；精精通会务服服务的服务务人员；大大部分的会会议中心也也提供餐饮饮与住宿服服务。饭店饭店_有适适合大型活活动的房间间，同时也也提供餐饮饮服务。会议场地如如果由外部部提供，会会议筹备人人员有可能能对场地不不是非常了了解，有些些会议场地地甚至会选选在与公司司不同城市市、不同国国家的地方方，因此，事事先踩点就就很重要了了，不然，等等大队人马马过去开会会时，才发发现地点与与想象的不不一样就来来不及了。如果由于各各种原因无无法亲自去去踩点，也也就由熟悉悉会议需求求的人，帮帮助观察，或或了解熟悉悉场地的其其他用户对对场地的评评价，了解解场地的设设施等级。可可以通过 1 16 个项目评估估会议地

29、点点。1、住宿、娱娱乐、演员员、旅行目目的地预订订2、车辆使使用及租赁赁安排3、票务预预订提供机机构选择4、音像辅辅助设备租租赁5、会场布布置所需物物品订制，如如指示牌、会会标、背景景板、展架架、易拉宝宝、鲜花、条条幅等等。会场布置虽虽然是个细细节，但却却是整个会会议的一个个面子问题题，给参会会者留下对对会议的第第一印象，是是非常重要要的。会场场布置通常常由会议场场所提供方方和会议筹筹备人员配配合完成，在在会场布置置之前，通通常会出个个会场布置置方案，甚甚至画出会会场布置的的效果图，报报告给会议议领导小组组来审批。会场布置总总体要求13会场布置要要与会议的的内容相匹匹配，根据据会议内容容可把会

30、场场布置为：喜庆热闹闹的、动感感活跃的、严严谨商务的的等等。会议场所的的室外布置置会议场所的的室外及入入口布置可可根据需要要选择：1、主会标标2、欢迎拱拱门、条幅幅3、彩球、鲜鲜花、氦气气球4、地毯5、展架、易易拉宝、广广告板6、引导牌牌7、灯箱8、签到台台9、休息座座椅等会议场所的的室内布置置会议场所的的室内布置置可根据需需要选择：1、会标、背背景板2、主席台台、听众席、演演讲台的布布置，3、鲜花、彩彩球、彩带带等装饰4、音像辅辅助设备5、灯光、电电源设备6、茶点，7、奖品、礼礼品、活动动道具8、桌牌、名名牌9、摄像设设备，等7、礼品、奖奖品、纪念念品、演出出道具采购购清单8、餐饮、水水果、

31、饮用用瓶装水等等9、接待物物品采购，包包括：吊带带、胸牌、姓姓名卡、桌桌卡、签到到簿、签到到笔、指示示牌、纸笔笔等办公用用品10、会议议相关印刷刷品需要提提前确实内内容，提供供印刷服务务供应商，以以确保在会会议召开前前印刷完成成。会议相相关的印刷刷品，包括括：请柬、会会议宣传单单、代表名名录、会议议日程表、参14参会人员信信息登记表表、会议评评估反馈表表、住宿安安排表、居居住区域地地图、城市市地图、广广告材料，等等11、与会会议相关的的其他物品品各类物品的的采购、订订制、租赁赁，都要选选择可靠的的供应商，以以免出现产产品质量达达不到要求求、送货不不及时、售售后服务跟跟不上等问问题七、请柬、邀请

32、函的 7 项信息与与范文有些会议议或活动需需要邀请某些特特定的人来来参加，因因此，要给给他们发送送请柬或邀请函，请柬与邀请函的内内容为被邀邀请者提供供了会议的的相关信息息，为了让让被邀请者者了解会议议信息，请请柬与邀请函的内内容应体现现 7 类信息，在在此提供请柬与邀请函范范文供参考考。请柬与邀请请函具备的的 7 项信息：1、活动类类型2、活动日日期、时间间 与会期3、会议邀邀请者与被被邀请者4、会议地地点5、是否需需要回复6、提供的的餐饮7、其他信信息，如着着装要求、地地图、旅行行安排等邀请函范邀请函范文文文文XXX 先生生/女士：XX 公司将将于 2 月 5 日 8：30-1 17：00，

33、举办公公司年会，特特邀请合作作伙伴派员员参加。会会议议程如如下：会议地点在在 XX 国际会议议中心中餐餐厅，会议议提供午餐餐及茶点。请请贵公司于于 2 月 2 日前提供参参会人员人人数及名单单。因有团队活活动，参会会者请备休闲装。会会议中心地地址：XX 街 XX 号，公司司接送车辆辆 8：00，由火车车站接参会会者到会议议中心。XX 公司1 月 9 日请柬与邀请请函要提前前发出，以以便参考者者提前安排排时间；请请柬与邀请请函的样式式、纸张取取决于会议议与活动的的类型，可可以是卡片片，也可以以是信函的的形式，越越是重要的的会议，请15请柬与邀请请函的预算算越高；对对有回复要要求的请柬柬与邀请函函

34、要做好跟跟踪，对回回复要及时时登记，以以便统计精精确的人数数，人数在在预定餐饮饮、住宿等等项时，非非常重要，也也与会议的的预算密切相相关。第二章第二章会议地会议地点点点的选择点的选择会议地点的的选择是属属于会前筹筹备的一部部分，但单单独作为一一节来讲，是是因为会议议地点选择择的非常重重要，甚至至是影响会会议成败的的关键因素素，参会人人员对会议议感受、会会议预算都都与会议地地点的选择择关系密切切。一、会议地地点评估的的几个项目在选择会议议地点后，要要对会议场场地进行评评估，可参参考如下 1 16 个项目目：1、会议场场地交通便便利程度、是是否能够提提供班车、班班车是否免免费2、停车场场3、安全情

35、情况、保安安服务质量量4、电信联联络便利性性5、装修与与外观6、清洁程程度7、大堂、卫卫生间装修修、设施、清清洁8、食品、茶茶点（可参参考：会议议的食品饮饮料安排）9、餐饮服服务水平10、工作作人员表现现11、服务务水平12、供暖暖、空调、照照明设施13、住宿宿设施14、音像像辅助设备备15、休闲闲设施16、其他他设施与服服务以上项目最最好能列个个表，逐项项按好、中中、差打分分。在会议议筹备阶段段，先选择择 2-3 个备选地地点，逐一一列出其优优劣，提交交会议的领领导小组决决定最终的的会议地址址，以将保保障会议地地点与会议议要求相符符合。16会议座位安安排，如何安排排会议座位位是会议筹备备人员

36、不能能忽略的一一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。一、会议室室座位安排排的五种方方式会议座位安安排，如何安排排会议座位位是会议筹备备人员不能能忽略的一一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。会议室座位位安排通常常有五种方方式：1、圆桌会会议型所有人转着着桌子就座座，方便所所有人参与与讨论，通通常用于小小型会议及及需要讨论论较多的会会议。尽管管圆桌会议议型就座人人员相对平平等，但仍仍然需要注注重就座的的礼仪，可可在座位上上摆放姓名名牌，用于于提醒就座

37、座的次序。2、正式演演讲型正式演讲时时，要给演演讲者、发发言人一张张讲台或办办公桌，方方便演讲者者站立或座座着讲话，同同时，还要要根据演讲讲人的要求求及演讲需需要，摆放放相应的音音像辅助设设备。听众众在演讲者者对面，按按排坐，面面向演讲者者。这样的的布置有利利于演讲者者与听众的的沟通。这种座位排排列方式，应应稍微多提提供一些座座位，因为为在中间的的座位有可可能是空的的，听众通通常不会座座得非常满满。3、小组讨讨论型据会议的需需要，把座座位分成几几个圆桌型型，在会议议主要发言言人发言结结束后，参参会人员将将分成几个个小组进行行讨论，培培训经常采采用这种形形势，方便便对课题进进行小规模模的深入研研

38、讨，保证证更多的人人对议题表表达意见。4、就餐座座位安排对于正式的的晚餐或宴宴请，应选选择这种方方式安排座座位，在餐餐桌上要摆摆放桌号提提示牌，或或提供座位位用于表示示就座的次次序，可在在参会人员员的请柬上上标明就餐餐的餐桌号号。5、礼仪型型有些非常正正式的会议议，对就座座礼仪要求求很高，例例如有上级级领导、重重要嘉宾参参加的会议议，在主席席台上就座座的人，如如何安排座座位一定要要参照礼仪仪指导书，并并事先征求求会议领导导小组、领领导及嘉宾宾本人或秘秘书的意见见。二、会议的的食品饮料料安排17会议筹备过过程中，一一定要事先先确定各类类用餐的次次数，把每每次用餐都都考虑周全全，并确定定所有用餐餐

39、的时间、提提供者、菜菜单与费用用。安排食品饮饮料时，需需要了解是是否有特别别饮食要求求的参会人人员，如素素食或清真真食品。会议的食品品饮料有两两类：1、茶点茶点包括会会中茶点、咖咖啡、茶，在在会议期间间提供。茶茶点的种类类可分为西西式与中式式 2 种：西式式基本上以以咖啡、红红茶、西式式点心、水水果等为主主，中式则则以开水、绿绿茶或者花花茶、果茶茶、水果、咖咖啡、水果果及点心为为主。可以放在会会议室内的的桌上供参参会人员享享用，也可可以放在会会议室外部部，由参会会人员外出出休息时享享用，具体体提供时间间、种类、数数量、服务务要求，需需事前则会会议筹办人人员与会议议场所提供供商协商。2、正餐正餐

40、分为午午餐、晚餐餐、早餐。午午餐因会议议通常在上上下午均有有安排，因因此有一定定工作餐性性质，以安安排自助餐餐为主；晚晚餐系主要要用餐，通通常是会议议程序的一一部分，拥拥有较正式式的规格，期期间可能会会安排领导导讲话、用用餐人员相相互敬酒等等环节；早早餐除非是是安排好的的早餐会，通通常是非正正式的，仅仅为住宿人人员提供，费费用包含在在住宿费用用中，在预预定住宿时时，要与住住宿提供者者协商早餐餐的安排。食品饮料的的提供者也也就是食品品的提供渠渠道，通常常有：1、内部食食堂；2、外部餐餐饮提供商商，包括小小型餐饮公公司、饭店店；3、会议或或住宿场所所提供；4、自行采采购，有些些茶点、饮饮料可自行行

41、采购。三、音像辅辅助设备安排任何何会议与活动动，都应该该事先确定定是否需要要在会议室室使用音像辅辅助设备，由由于音像辅辅助设备能能够表现事事先准备的的内容，会会议室设备备是否准备备妥当会影影响会议的的效果，所所以，使用用音像辅助助设备有以以下几个优优点：可事先准准备图片与与图表，便便于观众理理解演讲的的内容；运用音像像辅助设备备能够显示示专业的演演讲与报告告水平；音像辅助助设备可显显示现场书书写的内容容，方便与与观众沟通通；帮助观众众集中精力力听讲与讨讨论，而不不需要做笔笔记。会议常用的的音像辅助助设备有以以下 7 类：181、白板白板通常能能在上面进进行书写的的铁制大块块白板，可可反复擦除除

42、上面的笔笔迹，也可可以用磁吸吸将纸张粘粘在上面展展示内容，因因此，在准准备白板的的同时，要要准备白板板笔、板擦擦、磁吸（也也叫磁钉、磁磁扣、磁粒粒、磁贴）、大大张的白板板纸、打印印纸等。2、计算机机有些演讲人人不方便携携带笔记本本电脑，可可将其演讲讲、展示的的内容事先先拷贝到会会议室的计计算机中，用用计算机演演示的文件件可以是 PPT 文件、WORD 文件，也也可以是 EXCE EL 表格、图图表，甚至至是动画、视视频内容，使使演讲内容容更形象，便便于理解。所所以，计算算机也是会会议室常备备的音像辅辅助设备之之一。3、投影仪仪投影仪可以以把计算机机屏幕上的的内容放大大显示到幕幕布上，使使更多的

43、观观众看到，属属于会议室室的重要设设备。在准备计算算机及投影影仪的时候候，一定要要准备好相相应的电源源设备，并并为突然停停电的意外外事故做好好准备。4、画架、活活动挂图画架上面可可挂多层白白板纸，方方便在会计计过程中，由由主持人、演演讲人、报报告人记下下与会人员员的讨论过过程、重要要观点，画画架也可以以用白板代代替。5、展板展板是便携携式的图板板，展示会会议相关的的内容或宣宣传信息，由由会议组织织者事前准准备好，摆摆放在会议议室相关位位置。6、音响设设备视会议室的的大小及演演讲者的需需要，提供供麦克风、音音箱等，必必要的音响响设备。7、其他设设置录像机、电电视机、胶胶片投影仪仪、幻灯片片投影仪

44、等等，随着计计算机的普普及，这些些类型的音音像辅助设设备使用的的越来越少少了。会议时，要要使用何种种音像辅助助设备需事事先与演讲讲人、报告告人进行沟沟通，并按按他们的要要求准备。如如果会议场场地没有足足够的音像像辅助设备备，就需要要会议筹备备人员通过过其他方式式，如租赁赁、借用，事事先事先在在会议场地地布置好四、会场布布置要注意意的几个细节19会场布置虽虽然是个细细节，但却却是整个会会议的一个个面子问题题，给参会会者留下对对会议的第第一印象，是是非常重要要的。会场场布置通常常由会议场场所提供方方和会议筹筹备人员配配合完成，在在会场布置置之前，通通常会出个个会场布置置方案，甚甚至画出会会场布置的

45、的效果图，报报告给会议议领导小组组来审批。会场布置总总体要求会场布置要要与会议的的内容相匹匹配，根据据会议内容容可把会场场布置为：喜庆热闹闹的、动感感活跃的、严严谨商务的的，等等。会议场所的的室外布置置会议场所的的室外及入入口布置可可根据需要要选择：1、主会标标2、欢迎拱拱门、条幅幅3、彩球、鲜鲜花、氦气气球4、地毯5、展架、易易拉宝、广广告板6、引导牌牌7、灯箱8、签到台台9、休息座座椅等五、会议场场所的室内内布置会议场所的的室内布置置可根据需需要选择：1、会标、背背景板2、主席台台听众席、演演讲台的布布置，可参参考：会议议室座位安安排的五种种方式3、鲜花、彩彩球、彩带带等装饰4、音像辅辅助

46、设备5、灯光、电电源设备6、茶点，可可参考：会会议的食品品饮料安排排7、奖品、礼礼品、活动动道具8、桌牌、名名牌9、摄像设设备，等第三章第三章会议过会议过程程程控制程控制20一、会议接接待的 2 点注意事事项会议接待是是参会人员员对会议评评估的重要要要点之一一，会议接接待是整个个会议过程程中重要的的一个环节节，会议接接待方案准准备、会议议接待礼仪仪、会议接待待注意事项项，也是学学习组织、筹筹备一个会会议的重要要内容，对对于大型会会议，应该该准备专门门的会议接接待方案。会议接待中中要注意的的事项为：1 1、妥当安安排接待人人员会议的接待待人员一定定要安排好好，保证在在会议开始始、中间休休息、就餐

47、餐、结束的的时候，都都有接待人人员为参会会者提供服服务。为保保证安排好好接待人员员的工作，会会议筹备的的时候要准准备一个接接待人员排排班表，把把各个时段段的接待人人员都妥当当地安排好好。对会议接待待人员要进进行培训，使使他们熟悉悉会议的日日程安排、会会议场地情情况、意外外情况处理理办法案等等。2、充足准准备接待资资料在接待处应应该准备充充足的接待待资料，一一方面保证证每个参会会人员都能能领到资料料；另一方方面保证每每个人领到到的资料都都是全面的的。接待处处应该准备备的资料和和材料如下下：1、胸卡或或吊牌2、参会人人员名单3、参会人人员登记表表、签到表表4、办公用用品，如铅铅笔、纸张张、记录本本

48、5、会议日日程6、关于会会议地点、卫卫生间设施施、停车、用用餐地址等等信息7、会议相相关印刷品品8、会议评评估反馈表表9、其他会会议信息为每个参会会人员准备备的资料要要集中放入入一个资料料袋中，方方便参会人人员领取。会会议接待前前注意了这这 2 个问题后后，会议的的接待就能能圆满地进进行。二、会议意意外事件处处理、意外事件件处理预案案会议过程千千头万绪，方方方面面的的事情很多多，参会的的人员较多多，组织者者要对会议议过程进行行控制，需要要制定意外外事件处理理预案以应应对会议过过程中的突突发事件、紧急事件件。意外事件件易发生在在哪些地方方呢？怎么么有针对性性地制定意意外事件处处理预案呢呢？21会

49、议前详细细的筹备，可可使意外事事件的出现现降低到最最小程度，紧紧急事件、意意外事件还还是有可能能会发生，以以下几个方面最最有可能出出现问题：1、人员会议的重要要嘉宾、主主持人、演演讲人、发发言人缺席席，他们可可能会因为为生病、其其他重要事事项而无法法出席会议议，或者因因为交通问问题，而无无法准时到到达会议现现场。处理预案：1、为每个个重要角色色准备后备备人选；2、会议前前与他们联联系，以确确保无缺席席情况出现现，安排会会议接待人人员及时反反馈交通、天天气变化；3、及时调调整会议日日程，例如如增加提问问时间，以以应对某个个发言人的的缺席。2、场地会议场地可可能会出现现的意外情情况有：因因其他紧急

50、急安排，使使预定的会会议室无法法按时提供供；为参会会人员预订订的客房不不足；会议议场地的设设备突然出出现故障，如如空调系统统故障、网网络系统故故障等；停停车场不足足，等等。处理预案：大型会议议的场地出出现意外，最最难处理，因因为会议通通知已经发发出，大量量参会人员员已经汇集集过来了，很很难准备一一个备选地地点，因此此，会议场场地在选择择时，一定定要选择有有信誉的地地方，以降降低出现意意外事件的的可能性，一一旦出现意意外，要能能为大家及及时提供备备选场地，或或者是备选选日程安排排。3、音像辅辅助设备音像辅助设设备也较易易出现问题题，如投影影仪的灯泡泡突然不亮亮；电源不不足；音响响系统故障障，等等

51、。处理预案：在会议筹筹备时，一一定要了解解会议的音音像辅助设设备的状况况，保障设设备能够运运转，确保保能及时找找到设备维维护的人员员或服务商商，必要的的情况下，要要准备备选选设备。组组织者在参参会时，要要携带一些些必要的备备用品，如如：白板、白白板笔、胶胶片，等。4、会议资资料会议资料可可能会出现现短缺；或或者因为复复印设备、打打印设备的的故障而无无法按时按按量提供；会议相关关印刷品的的供应商，可可能无法按按时将资料料送达等等等。处理预案：要事先了了解会议场场地附近能能够提供资资料打印、复复印的场所所；会议组组织者确保保自己携带带有原始稿稿件；如资资料短缺一一时无法解解决，要及及时向参会会人员

52、进行行解释，并并说明能够够提供资料料的时间或或备选方法法。5、其他意意外情况其他可能存存在的问题题，如参会会人数不足足，或超过过预期；突突发安全事事故，等等等。22第四章第四章会议总会议总结结结结会议记录与与会议纪要要，同样作作为会议情情况的记录录方式，会会议纪要与与会议记录录有什么不不同呢？一、会议记记录格式的的 2 个部分会议记录对对于会议来来说，是会会议最重要要的成果之之一，甚至至在某种意意义上是具具有法律效效力的文本本。安排好好会议记录录工作，写写好会议记记录是会议议组织者的的一项重要要工作。会会议记录怎怎么写？本本文提供会会议记录的的范文与会议记录录格式供参参考。会议记录格格式包括

53、3 个部分：1、会议组组织情况要求写明：会议名称称、会议时时间、会议议地点、出出席人数、缺缺席人数、列列席人数、主主持人、记记录人等。2、会议过过程及发言言内容记录会议的的实际过程程，有时候候会与会会议日程的安排不同，需要通过会议记录记录下来。对于发言的的内容，可可以详细具具体地记录录，尽量记记录原话，主主要用于比比较重要的的会议和重重要的发言言；也可以以摘要性记记录，只记记录会议要要点和中心心内容，多多用于一般般性会议。除发言外，会会议记录还还应忠实记记录会议上上的有关动动态，如发发言中插话话、笑声、掌掌声，临时时加入的环环节、会议议的中断、休休息以及别别的重要的的会场情况况等，也应应予以记

54、录录。会议记录还还要将会议议的结果，如如会议的决决定、决议议或表决等等情况进行行详细的记记录。3、参会人人员签字最后，会议议记录应该该让所有的的参会人员员签字，如如果参会者者人数众多多，可以由由参会人员员代表签字字，这样一一份严谨的的会议记录录，可以成成为具有法法律效力的的文件，随随时备查。一、会议记记录范文会议记录对对于会议来来说，是会会议最重要要的成果之之一，甚至至在某种意意义上是具具有法律效效力的文本本。安排好好会议记录录工作，写写好会议记记录是会议议组织者的的一项重要要工作。会会议记录怎怎么写？在此提供会议记记录的范文与会议记录录格式供参参考。根据会议记记录格式的的 2 个部分，现现提

55、供会议议记录范文文。会议记录范范文年度工作总总结会议记记录会议名称：年度工作总总结23会议时间：2010 年 12 月 31 日会议地点：XX 宾馆 VIP 会议议室出席人数：宁 XX、蒋 XX、李 XX，许 XX、吕 XX、王 XX、赵 XX、XX、XX缺席人数：XX（出差）列席人数：XX、XX，XX主持人：宁宁 XX记录人：办办公室王 X XX会议内容：李 XX：2 2010 年通过大大家的努力力，圆满的的完成了 X XX 公司下下达的各项项任务，为为 XX 公司的的发展打下下了基础，为为了总结经经验，发扬扬有点，克克服不足，今今天我们召召开 XX 年度工作总总结会。下下面请各部部门、项目

56、目部分别发发言，对 2010 年工作进进行总结。许 XX：赵 XX：。宁 XX：今今天的会议议讨论了 4 件事情：2010 年工作总总结；明年工作作计划；对 2010年先进进进行了表彰彰；对 2010 年宣传工工作进行了了总结。希希望大家共共同努力，把把工作做好好，拿出更更好的成绩绩，为公司司的发展做做出贡献！所有参会人人员鼓掌！宁 XX：现现在散会！参会人员签签字以上是一份份会议记录录，作为会会议情况的的另一种记记录方式是是会议纪要要，会议纪纪要与会议议记录有什什么不同呢呢二、会议纪纪要与会议议记录的区区别会议纪要对对于会议来来说，是会会议最重要要的成果之之一，甚至至在某种意意义上是具具有法

57、律效效力的文本本。安排好好会议纪要要工作，写写好会议纪纪要是会议议组织者的的一项重要要工作。会会议纪要怎怎么写？本本文提供会会议纪要范范文与会议纪要要格式供参参考，并说说明会议纪纪要与会议记录录的不同。24会议纪要是是在会议记记录的基础础上，对会会议的主要要内容及议议定的事项项，经过摘摘要整理的的、需要贯贯彻执行或或公布于报报刊的具有有纪实性和和指导性的的文件。会会议纪要与与会议记录录的主要区区别有 2 点：1、性质不不同：会议议记录是讨讨论发言的的实录，属属事务文书书。会议纪纪要只记要要点，是法法定行政公公文。2、功能不不同：会议议记录一般般不公开，无无须传达或或传阅，只只作资料存存档，而会会议纪要通通常要在一一定范围内内传达或传传阅，要求求贯彻执行行。1、联系人人、联系方方式、地址址2、住宿条条件等级、此此次会议所所订房间类类型与数量量3、会议室室号码、大大小、类型型、数量4、会场座座位、摆放放、设施（可可参考：会会议室座位位安排的五五种方式）