广东深圳人人乐管理培训课程应用文写作技巧.ppt

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1、应用文写作,培训发展部,内 容 提 要,应用文写作的性质、特点、作用和要求 几种日常和实用的应用公文写作 公文处理与应用文写作基本条件,第 一 部 分 概述应用文写作的 性质、特点、作用和要求,应用文写作,一、应用文写作的性质,应用文写作是一种最直接、最有效地表述思维、交流思想、传播信息、解决问题，为现实社会和实际工作服务的写作。 应用文可以分为： 公务应用文，如：公文、工作总结、调查报告、规章制度等； 私务应用文，如：书信、请柬、聘书、诉状等。,二、应用文写作的特点,1、明确的实用性：应用文为解决实际问题而写作，避免内容空洞、不着边际、不解决实际问题； 2、内容的真实性：应用文所涉及的人和事

2、一定要确有其人其事，情节、数字和细节都不能虚构；,二、应用文写作的特点,3、作者与读者对象的特定性：作者往往是一个集体，读者往往局限在一个很小范围； 4、较强的时效性：如果慢慢吞吞，拖拖拉拉就会贻误工作； 5、格式的规范性：有了格式，便于写作、阅读、承办、归档、查询。,三、应用文写作的作用,1、指导作用：人们通常用“红头文件”称呼公文，是就其指导作用而言； 2、协调作用：文件主要作用在于反映或沟通情况，协调、平衡单位之间的新情况和新问题； 3、凭证作用：中国有名古话：“一字入公文，九牛拽不出”，就是指文件是处理有关问题的依据。,四、应用文写作的要求,1、语言要求：准确、简洁、质朴、得体； 2、

3、写作要求： （1）依法拟文 （2）遵命写作 （3）材料真实 （4）主旨明确 （5）内容单一,五、公文的结构与格式,（一）文头部分 1、秘密等级 2、紧急程度 3、文件名称 4、发文字号 （二）主文部分 1、标题 2、主送单位 3、正文 4、印章 5、成文时间 （三）文尾部分： 1、附件 2、主题词 3、抄送机关 4、印发时间 5、印刷份数,秘密 急件 XXX 文件 XX字【20XX】X号 关于XXXX的通知 XXX单位： XXXXXX XXXXXX (公章） 二OXX年X月X日 附件：1、XXX 2、XXX 主题词：XX XX XX 抄 送：X X X X X 年 X 月 X日印发 （共印X

4、X份）,第 二 部 分 几种日常和实用的应用公文写作,应用文写作,一、通知,1、概念： 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，或任免人员，是一种使用最广泛的文种。,一、通知,2、功能： （1）指导性：布置工作、规范事项、阐明原则 （2）事项周知：让单位或个人知道做什么事、应该怎么做。,一、通知,3、特点： （1）应用广泛，使用频率高，较为灵活、实用。 （2）内容单纯，行文简便：一个通知一般只布置或通报一项工作事项，较简便。 （3）具有执行性：通知多用于下行文，其内容是要求下 属单位予以执行或办理的事项，如用于布置工作

5、，要求下级单位学习、讨论和执行、办理有关规章制度；即使是会议通知或任免干部，也同样要求各单位服从通知的安排，执行通知上所写明的事项。,一、通知,4、常用种类： （1）发布性通知：发布规章、制度、办法。 （2）会议通知：上级机关召开比较重要的会议。 （3）任免通知：管理干部的聘任和免职。 （4）一般性通知：上级机关的有关事项需要使下级机关知道或办理，如启用印章，成立、调整、撤销某机构，催报材料、报表，变更作息时间等。 （5）指示性通知：要求下属单位办理或执行某件事。,一、通知,5、结构： （1）标题：一般由事由和文种构成，通知内容紧急，可加“紧急”二字。 （2）主送单位：在标题下，正文前顶格书写

6、。 （3）正文：包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。 （4）落款和发文日期。,注意！,拟写通知，主题要集中，重点要突出，措施要具体，并且还要求讲求时效，以便提高效率，不要贻误时机。,例文：,*地区行政公署办公室通知,各县（市）人民政府： 经行署领导研究决定，定于*月*日在行署召开各县（市）人民政府办公室主任会议三天，传达省政府关于公文处理的有关指示，请各县（市）人民政府办公室主任或副主任一人参加。 2000年6月6日（盖公章）,二、通报,1、概念： 通报用以表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。 表彰先进的通报，目的在于引导良好的工作风气或引导做好某方面的工作； 批评通报，在于纠正某种不

7、良工作风气或工作中的某种不良倾向。 传达精神或情况的通报，在于告诉下级单位目前工作中要注意或警惕什么问题。,二、通报,2、结构： 标题 + 受文机关 + 正文 + 落款与发文日期,二、通报,3、写作： （1）典型性通报： 表彰通报：被表彰人物及其先进事迹+对事迹的意义分析+表彰项+希望或号召项（希望被表彰者保持进步，他人向被表彰者学习）。 批评通报：被批评人物及其落后事迹+对事迹教训意义的分析+通报批评项+训诫或警示项（希望被批评者改正错误，他人从中吸取教训）。 （2）重要精神情况通报： 基本情况+意义或教训+对未来工作的设想或整改措施。,二、通报,4、注意事项： 材料真实、评价中肯、选好典型

8、。,例文：,表 扬 通 报,二二年六月七下午300，在西丽培训教室举行的“手册知识竞赛之二收银部”中，共有南油、福田、西丽三支参赛队的十五名选手参加比赛。现对团体成绩予以通报表扬。 第一名：西丽购物广场代表队 第二名：福田购物广场代表队 第三名：南油购物广场代表队 公司希望全体员工向他们学习，努力学习专业知识、强化服务意识、提高业务技巧、增强工作能力，把所学知识运用到实际工作中去，不断提高自身素质，以适应公司的高速发展。 深圳市人人乐连锁商业有限公司 二二年六月八日,三、决定,1、概念： 决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。一般，

9、重要事项是对已发生过的事项的处置安排，重大行动是对未来工作加以部署安排，如中共中央关于经济体制改革的决定。,三、决定,2、种类： （1）对重大事项或重大行动安排决定； （2）奖惩决定； （3）变更撤销决定。 3、特点： （1）行政效力强； （2）工作指导性明显。,三、决定,4、写作： （1）标题：一般只由“事由+文种”组成。 （2）正文：一般由原因和事项两部分组成。原因部分要简明扼要地写出作出这一决定的依据与理由。事项部分要直截了当地写明所决定的具体事项。,三、决定,5、要求： 所决定的事项要完整周密，表述要简明扼要，用语要十分准确，以便贯彻执行。,四、报告与请示,1、报告： （1）报告是向上

10、级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时使用的公文。如：会议报告、检查报告、情况报告、工作报告、处理报告等。报告最大的特点就是它的叙述性，即把基本的情况讲清楚是它行文的最大特色。,四、报告与请示,1、报告： （2）结构：标题+主送机关（一般是上级机关或业务主管部门）+正文（先写目的，再写报告内容，包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等，结束用“特此报告”、“以上报告当否，请审核”等）+落款与日期。,四、报告与请示,1、报告： （3）写作： a、工作报告：分综合报告和专题报告。一般程式是：概述工作任务完成的基本情况为第一项内容，写明下一步工作的初步计划为第二项内容，请求上级指导为第三项

11、内容。 b、情况报告：用于反映重要情况、重大事故或具体重大倾向的问题。,注意！,写作上：如反映重大失误情况，要先概述基本情况，再提出解决问题的初步建议供上级参考决策时用。如重大事故报告，要先概述情况，再写有关单位如何及时处理事故，再写事故发生的初步调查分析，最后写事故的初步处理方案。,四、报告与请示,1、报告： （3）写作： c、答复报告：上级问什么就答什么。 d、递送报告：在于向上级报送材料，有些材料是要按规定向上级报送的。,四、报告与请示,1、报告： （4）注意事项： a、情况真实 b、突出重点 c、确属必要 d、不得夹带请示事项 e、不得越级主送。,例文：,关于我店安全工作情况报告,总经

12、办： 按照 一、基本情况（略） 二、事故原因和教训 三、今后措施 以上报告，如有不当之处，请指示。 *店 *年*月*日,四、报告与请示,2、请示： （1）请示是向上级机关请求指示、批准用的公文。 请示的主要特点是呈请性，要经上级批复后才能执行，因此，请示是事前请示，在工作中不能先斩后奏，先做后请示是违反纪律的。 （2）分类： 求示性请示：请求上级给予指示、裁决； 求助性请示：请求上级给予支持、帮助； 求准性请示：请求上级批准、允许。,四、报告与请示,2、请示： （3）写作： a、标题：标题使用动词时，不能与文种词语重复，如关于请求批准购买的请示中，“请求批准”应去掉。 b、主送机关：只能写一个

13、，若还要报其他上级机关，可用“抄报”形式在文后注明。 c、正文：请示缘由+请示的具体事项+意见、要求三部分组成。结尾要写“以上当否，请批示”，“特此请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”。撰写请示，必须注意一文一事，不可一文数事。 d、落款与日期。,例文：,关于请求解决*等三位同志 *市户口的请示,*市人民政府： *市城市信用社系人民银行直接领导和管理的金融机构，该社*、*、*三位同志因由于上述三位同志家庭较困难，加之城市信用社财力困难，无力承担入城户口交费，特请求市政府给予免费迁入本市户口的照顾。 望予以批准。 中国人民银行*分行 *年*月*日,五、函,1、概念： 适用于不相隶属机关之间商

14、洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 2、种类： 商洽函、问答函、请批函。,五、函,3、写作： 商洽函：使用范围广泛，如联系有关业务、学习事宜、有关人事调动的事宜，催办公务等。 问答函：向平行或不相隶属机关询问或答复有关问题，一般问什么答什么。 请批函：向有业务管理权限的部门请求批准、请求有关部门执行上级的批复。,五、函,4、注意事项 （1）用语诚恳谦和，如常用“盼复”、“请研究函复”、“特此函达”、“专此函告”。 （2）语风简单明了，用一两句话说明发函的原因即可，一函一事项。 （3）事项条理系统。,六、会议记录与会议纪要,1、会议记录：对会议过程的即时记录，包括会议的组织情况、进

15、程、发言人的发言以及会议的结果等几个部分。 记录内容：会议时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人，之后再写会议的详细记录。 会议记录不可传达。,六、会议记录与会议纪要,2、会议纪要：在会议记录的基础上概括、提炼写成，择要反映会议精神和情况，具有纪实性和指导性，可传达。 会议纪要常用“会议讨论了”、“与会者认为”、“会议认为”、“会议强调”，“会议指出”等语言，把会议的主要精神阐述出来。,例文：,*行政办公会议记要,时间：*年*月*日 地点：*会议室 主持人：*主任 参加人：*、*、*、 记录人： 会议内容： *行政办公室,七、事务文书：计划、总结、调查报告,1、计划是对未来的展望与

16、构想，总结是对过去的回顾与思考。 计划要稳妥可行，不能脱离客观实际，方法要合理积极。 总结要写：工作回顾找出经验或缺点指导未来工作，要态度诚实，实事求是，突出重点。,七、事务文书：计划、总结、调查报告,2、调查报告（市调报告） 市场调查报告是对市场进行深入调查研究后，对调查所获得的信息资料进行系统、科学和周密的整理，根据实际需要进行分析、归纳、综合后撰写的书面报告。要写市调报告，首先必须认真进行市场调查，这是前提和基础。,七、事务文书：计划、总结、调查报告,特点： 内容上写明调查对象成因，材料客观翔实，文字亦叙亦议。 注意事项： 让事实说话，力求观点新颖，精心组织材料。,八、典型材料,1、概念

17、： 用于典型经验交流的材料，有个人典型材料，单位典型的经验作法，典型材料简介。典型材料可供上级机关作为评价个人或单位先进事迹使用，可供会议介绍使用，可供报刊转载。,八、典型材料,2、特点： 真实。遵守客观事实，不能夸张，夸张失实的材料起不到典型作用。 具体。以具体的事实说话，切忌空洞议论。 3、注意事项： 把握典型价值，鼓励人们奋进。,九、讲话稿,1、概念：在各种公开活动场合讲话之前准备的文稿。 2、特点：内容的概括性，感情的鼓动性，语言多带口语性、生动活泼。,九、讲话稿,3、写作：称谓+开头话+主体+结尾 称谓：是对听众的称呼语，“各位领导”、“各位代表”、“各位嘉宾”。开头话：有的介绍讲话

18、的内容，有的点明讲话的中心，有的表示感谢、敬意、祝贺等，一般带有感情端庄或热烈等特点。 结束语：一般带有祝颂或号召的感情色彩，如“预祝大会圆满成功”，“祝大家在新的一年里马到成功，万事如意”等。,十、经济合同,1、合同： 即契约，由双方或多方当事人，为实现各自的目的，通过平等协商而达成的协议。 2、基本内容： 标的+数量和质量+价款或酬金+履行的期限、地点和方式+违约责任,十、经济合同,3、要求： 文字要准确严谨，与当事人的意图相一致，词语不能引起误解或歧义； 语句要简练、精密，绝不能夸张、形容、比喻、渲染、描绘； 表述项目要完善，数字要精确，计量单位要明确；要有严密的逻辑性。,十一、公关礼仪

19、文体,1、启事： 告知、陈述，有招聘、招生、招标、招领、征婚、招商的征招类启事； 开业、停业、迁址、更名、遗失的告知类启事； 寻人、寻物的寻找类启事。,十一、公关礼仪文体,2、声明： 即公开说明，具有庄重性与严肃性，分警告性声明与遗失声明（遗失文件、支票、证件或其他重要东西），可写“郑重声明”、“严正声明”等。 3、贺信（电）： 表示祝贺、赞颂的函电，一般对取得巨大成绩、作出贡献的单位和个人表示祝贺，向一些重要会议、知名人士的寿辰表示祝贺。,十一、公关礼仪文体,4、祝词： 又称贺词，用于重大节日、重要会议、宴请招待等群众性场合，表示良好祝愿，一般口头表达，直接到现场宣读。 5、请柬： 邀请人参

20、加活动的信柬，一般分封面、封里两部分，封面有“请柬”、“请贴”字样，多用烫金，还用各种吉祥物和装饰画。封里要有敬请光临、恭候光临等礼貌用语。,十一、公关礼仪文体,6、聘书： 即聘请书，目前我国不少单位都实行聘任制，聘请本单位的人员担任某个职务时也可使用聘书。要写明“聘书”、“聘请书”等。 7、欢迎辞、欢送辞、答谢辞。,第 三 部 分 公文处理与应用文写作基本条件,应用文写作,一、公文处理,1、原则：及时、准确、保密、系统（科学性、系统化） 2、具体事项： （1）发文办理：以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、盖印、打印、登记、分发等程序。 （2）收文办理：收到公文的办理过程，

21、包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,一、公文处理,3、后续事项： （1）立卷：将已办理完毕且有保留价值的公文组成案卷。 （2）归档：将整理好的文件案卷交档案室保存。 （3）销毁：对无保存价值的公文定期销毁，但须有批准、有监督。,二、学习应用写作的基本条件,1、加强思想、素质和修养。 2、深入实际，调查研究。 3、加强基础训练，反复练笔。,总之，提高应用文写作能力，应从巩固及提高基础写作能力入手，归根到底还要靠：熟悉世事，练达人情，对有关专业以及涉及问题的深入了解，对各种条件的敏锐洞察。文字功夫、专业知识、负责精神与协调努力，都不可或缺，这就需要各自的经常关心，不断积累之功了。,