文秘浅析秘书角色多重性论文.doc

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1、新闻传播系文秘班毕业论文设计福建商业高等专科学校2014届毕业论文论秘书角色的多重性 学生姓名： 学生学号： 年 级：.级 专 业：文秘 指导老师： 职 称：教授2014年5月毕业论文原创性声明兹呈交的毕业论文，是本人在指导老师指导下独立完成的。本人在毕业论文写作中参考的其他个人或集体的研究成果，均在文中以明确方式表明。本人依法享有和承担由此论文而产生的权利和责任。 声明人： 2014年5月论秘书角色多重性【内容摘要】秘书工作是一项综合辅助性工作，秘书工作的性质决定了秘书必须具有多重性的角色，如忠于职守的“普通员工”、起草文书的“作家”、参谋辅助的“助理”。秘书人员能否扮演好各角色，事关全局工

2、作的开展和秘书工作的成败。而处理这种关系的关键在于秘书人员多对重性角色的转换。在秘书工作上，给秘书角色一个比较准确的定位，有利于其工作顺利高效地完成。因此，本文通过分析秘书角色的分工，从而提出秘书人员提高自身素质的有效途径。【关键词】 秘书 角色 多重性 西游记中孙悟空有“七十二变”的角色变化本事，而现实生活中具有多重角色变化本事的秘书人员则是“现实版的七十二变孙悟空”。特别是在社会变化具有多样性和复杂性的二十一世纪，更加要求秘书可以准确、熟练地对多重角色进行转换，只有这样，才能使秘书人员符合新时代的发展要求，更好地开展工作。 一、秘书角色的多重性秘书角色的多重性，是指秘书作为从事秘书工作的主

3、体，在社会实践中的职责并不是单一的，所扮演的角色也不是单一的。不仅要扮演秘书工作本质特征所决定的领导者近身综合辅助参谋助手的角色，还要在开展各项具体秘书工作中扮演多种角色。而秘书工作内容的多样性决定了秘书角色的多重性，所以秘书为了更好地工作，就必须扮演各种各样的角色。那么,秘书角色有哪些？ （一）秘书的“普通员工”角色每个员工都有自己相应的权利和义务，同样秘书也是一名普通员工，也有自己的义务，如遵守公司的制度并尽一名“普通员工”的义务去服务于公司。由于秘书在工作中是近身于领导，对其还特别要强调的一个义务就是保密。而在履行义务的同时秘书也应清楚认识到，自己也有属于自己的权利，要学会保护属于自己的

4、权利，但要做到遵纪守法。处于“领导近身”的秘书，更要摆正自身的位置。如果秘书自我认知不清楚，可能会产生“一人之下，万人之上”的优越感，做出和说出不合乎自己身份的行为和言语，甚至会出现越权的情况，给领导工作带来不必要的麻烦。所以秘书人员首先得清楚自己是“普通员工”的身份。（二）秘书的“助手”角色秘书是领导的“参谋助手”，既要掌管事务，又要参与政务；既要出谋划策、参与决策，又要周密组织、综合协调、推动决策的落实；负责信息的采集，起着承上启下、衔接内外、沟通左右、联系各方的桥梁和纽带作用。总而言之，秘书这个“助手”的角色，事实上就是领导的帮手，要应领导方方面面之所需。（三）秘书的“领导与管家”角色秘

5、书不仅要扮演领导的“助手”角色，还要扮演“领导”和“管家”的角色。“领导”角色不是指让秘书成为领导者，而是要秘书善于从领导的角度统领全局，剖析问题，解决问题。要有“不在其位，敢谋其政”的气魄，突破传统思维和角色的局限，敢于关起门来“做大帅”，站在领导的角度和高度来思考问题，勇于创新。而“管家”角色是指秘书对文件档案、各种信息、会务工作、事务处理等方面的“管理”。这些也是秘书的主要工作职责，十分繁杂，所以这是个考验秘书工作能力的一个角色，需要秘书扮演“管家”将公司这个“大家庭”上上下下都打理得妥妥帖帖。（四）秘书的“公关”角色企业要发展，要懂得知名度和美誉度对公司生存和发展的价值，更要懂得利用公

6、关关系塑造自身良好的形象。秘书人员没有一定的公关意识将难以立足，更别说发展、进步。秘书工作与公共关系是“剪不断，理还乱”的关系，扮演好“公关角色”对秘书工作具有重要意义。对外，秘书是上司同外界联系的中介，是一个企业的“窗口”和“门面”，其言行举止、精神风貌、工作态度等，直接展现了秘书的形象和自身素质，同时也从中反映出企业的面貌、形象。对内，秘书是帮助领导协调各领导之间、各部门之间、上下级之间关系的“公关帮手”。秘书对这些关系的公关处理效果，直接关系着自身和领导日后工作是否方便、畅行，所以要小心谨慎。 （五）秘书的“幕后作家”角色每当听到某某领导在台上拿着稿子长篇大论、振振有词的发言时，有多少人

7、会想到稿子真正的幕后作者：秘书。在企业工作活动中，无论是对外发文、对内行文，还是调查报告、会议记录等，都需要秘书人员进行文件撰写工作。撰写工作的好与坏，对保证文件的质量和发挥文件应有的效用很重要。特别是协助领导起草讲话稿，写得好是领导的面子，写不好是秘书的能力不够，这是秘书在写作和心理素质上极具挑战力的一项工作。二、认识秘书角色多重性的意义 秘书在工作中扮演着各种各样的角色。认识秘书角色的多重性对于秘书人员更好地开展工作，更好地发挥参谋助手作用，有着重要的意义。 （一）有助于明确秘书的工作任务及职责秘书工作“多、繁、杂”的特点，是由于秘书工作内容（事务办理，中介沟通，文书工作，信息工作，参谋辅

8、助，会务操办，综合协调，督促检查等）的“庞大”所导致的。所以对于不同的工作内容和服务对象，秘书则扮演着不同的角色。正确地把握好所担任的角色，认真秉持“三服务”(为领导服务，为部门服务，为基层服务)的指导思想，秘书才能更清楚自己的职责以及需要解决的问题。只有以正确的、适当的身份角色去解决所面对的工作，秘书才能更好地完成任务和达到更好的效果。如果秘书不能正确把握好所扮演的角色，则会影响工作的效率。（二）有助于促进与领导工作绩效一体化的关系领导者与秘书在工作绩效上是紧密联系在一起的。秘书工作的绩效，蕴含在领导工作的绩效之中。领导者与其秘书的共同绩效，实际上也是在提高领导工作绩效；秘书立足本职主动提供

9、有效的辅助与服务，促进领导工作绩效，同样也是在提高自身的工作绩效。这种工作绩效上的一体化关系，使领导和秘书在工作上联系更加紧密。所以秘书扮演好每个工作角色，不仅促进了领导的工作绩效，实质上也是在提高自身的工作绩效。（三）有助于更好为领导提供参谋，辅助决策秘书的参谋辅助是指秘书围绕领导者的管理目标和决策思想，有效地为领导的决策出谋献策、提供准确全面的信息和参考方案；在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补阙、纠正错误的建议和规劝；以及在决策实施中进行协调与辅助。参谋辅助是秘书职能范畴中的重要组成部分，随着社会的发展，领导者对秘书参谋辅助的需要越来越强烈。秘书

10、只有扮演好领导的“助手”角色，不断提高知识和能力水平，具备较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力，才能更好为领导提供参谋辅助。（四）有助于促进工作沟通上的双向交流关系领导与秘书的工作沟通，既有领导对秘书的指示、指导，又有秘书对领导的请示、汇报；既有领导向秘书了解情况、征求建议，又有秘书向领导主动参谋、提供可行方案等。秘书只有扮演好“中介”的角色，建立和保持这种密切的双向沟通关系，领导与秘书的主辅配合才能有效；只有加强这种双向沟通，才能真正实现领导者与秘书的主辅运作协同性。（五）有助于更好地服务工作 秘书在社会活动中扮演了一系列的角色，但在特定的时间、场合和条件下，可以转换成主角，升为

11、主导地位。所以秘书角色具有多重性：既有配角的一面又有主角的一面。而配角是核心，是秘书的基本角色。秘书正确地把握好自己所扮演的角色，则能更明确自己的工作职责。比如，秘书扮演作家角色，则要根据领导意图进行文稿撰拟；扮演公关角色，则要协助领导维护组织内外的各种关系和谐一致；扮演中介角色，则要上情下达，下情上达，内外联络，成为组织内部的中介沟通枢纽和对外的中介沟通门户。秘书要从实际情况去有意识的培养自己每个角色所需的能力，才能更好的服务以后的工作。三、培养秘书人员多重角色的途径 通过对秘书角色多重性意义的认识，让我们看到秘书对自身角色的一个转换是如此重要。那么秘书应如何扮演好各种角色，秘书各种角色的扮

12、演又需要具备哪些素质？培养秘书多重角色的途径有哪些？（一）具备“普通员工”角色素质的途径秘书人员作为公司的一名员工，应该清楚认识到自己和其他员工一样，都是共同为了实现公司目标而工作的，只是工作分工不同、职责不同而已。每一个员工都要有良好的的道德素质，我认为秘书更应如此。而秘书作为一名普通员工，首先要具备忠于职守的道德素质。俗话说，“士”始终不离“帅”左右，是“帅”最可倚赖的忠诚卫士。秘书人员要像“士”一样忠诚可靠，对领导忠心，对工作用心。第二，要具备忠诚、严守机密的角色素质，做好“守门员”。由于特殊的身份和工作环境，工作中秘书人员会接触大量的秘密，甚至是机密。因此，秘书人员必须对领导保持绝对忠

13、诚，把保守秘密作为自己的天职。要做到“三非”（“非礼勿听，非礼勿视，非礼勿讲”），即不该知道的事不打听，管好自己的耳朵；不该看的东西不要看，管好自己的眼睛；不该外传的事守口如瓶，管好自己的嘴。那么秘书人员作为一名普通的员工，不但要忠于职守会保密，还要安于本分，不争名、不图利，甘当配角。秘书工作的内容是服务于领导，而不是替领导决策。秘书人员如果找不准自己“普通员工”的角色定位，就会导致秘书失职或越位而产生极大的消极影响。秘书人员在工作中应做到为领导“开路”、“扫尾”，具备良好的素质，保持工作平常心，正确看待和处理与上级、与集体的关系，做好服务领导而不干预，补位而不越位的配角角色。（二）具备“助手

14、”角色素质的途径秘书在扮演“助手”角色时，要求秘书应先适应领导的工作习惯，然后要会“雪中送炭”及时阻止领导犯错，还要能为领导决策起到辅助和参谋作用，并要具备多方面的能力。如管理事务的能力：秘书要管理日常事务，诸如组织会议、接待、管理介绍信、收发文件、保管资料、照管办公室等，需要具备细心周到、有条不紊的管理才干。信息收集能力：秘书人员不仅要关心时事，还要收集各种资料，熟练掌握各种资料检索方法，同时还应注意收集资料建立自己资料库，逐渐积累资料，及时更新资料库，以利于工作。知识储备能力：不断提高自身基础知识和专业知识水平。秘书只有提高自身全方面能力，才能扮演好领导的“助手”角色。（三）具备“领导与管

15、家”角色素质的途径 秘书扮演“领导”角色，首先要有统筹协调全局的意识，能站在领导的角度，将全局与局部相结合，提出科学合理的意见和建议。然后要具备实事求是、勇于创新的素质。作为秘书，分析问题，要紧跟领导思路，一切从客观实际出发，但不能唯领导是听，也不能唯本是从。而是要拓展视野、勇于创新，能敏锐地发现新问题，分析问题，创造性地解决问题，开创新局面。与“领导”相近的角色我想应当是“管家”角色。我认为“管家”角色则需要秘书人员具备任劳任怨，乐于奉献的道德素质。由于秘书的日常工作多、繁、杂，要“管理”着文件起草、信息工作、会务工作、事务处理等，如此多的事务需要管理，难免容易出错，遭人误解或埋怨，所以秘书

16、要有宽广的胸怀和豁达的精神，脚踏实地、埋头苦干、任劳任怨、甘担无名英雄。除此之外，秘书还要把“关心”领导和同事的生活状况当做自己“管家”工作中的一项，但切记把是否能得到回报看得太重，要乐于奉献、无私奉献。（四）具备“公关”角色素质的途径秘书人员要扮演好“公关”角色，我觉得首先要塑造良好的形象意识，不断提高个人修养。因为良好的形象和修养可以为秘书扮演其角色奠定坚实的基础。其次，秘书人员身处人际关系的热点和辐射中心，因此必须提高其沟通能力，建立良好的人际关系。最后，要扮演好“公关”角色，最重要的是对秘书口才的培养。这要求秘书人员要具备较强的口头表达能力，其该能力的要求是口齿清楚、表达准确和具有一定

17、的艺术性。秘书人员是企业的“窗口”，是领导的“公关帮手”，在工作中常要与各式各样、各种身份的人接触。因此只有不断提高心理素质、思想素质，并且在接触中巧妙运用说话的艺术，才能扮演好“公关”角色。（五）具备“幕后作家”角色素质的途径这个角色的扮演不仅要求秘书人员要熟悉应用文体的基本知识，自如运用各个文种，而且要有一定的写作水平、知识能力、语言表达能力、基本操作技能。秘书人员撰写工作中会议记录、编写简报、来往信件、调查报告等都有一定的文种可以套用，而我认为最难的应该是为领导起草讲话稿。因为为领导起草讲话稿，不但要正确领悟领导意图，还要了解基层的实际情况，保证稿子提出的观点和办法切实可行。只有正确领悟

18、领导意图，紧贴实际情况，秘书人员才能在动笔之前成竹在胸，从而保证写作起到良好的效用。而所谓“幕后”的“作家”，就是在领导发言稿受到大家肯定时，稿子的真正写作者秘书却无人“知晓”，唯有领导会将这位幕后作家铭记于心。所以我觉得只有具备一定的写作水平和观察能力，以及保持一颗愿意默默奉献的平常心，秘书才能扮演好“幕后作家”这个角色。总而言之,一个秘书人员能否做好自己的本职工作，把握好自身角色的转换是其关键所在。本文通过对秘书角色多重性的分析，我们可以发现：要把握好自身角色的转换，秘书人员首先必须了解秘书角色多重性的意义，深刻了解秘书对自身多重角色转换的重要性；然后要知道自己所要“扮演”的每个角色的本质，并在头脑中形成一个秘书角色的立体形象；最后要清楚自己扮演的每个“角色”所要具备的素质，并且在实践中不断提高自身的素质。只有这样，秘书人员才能更好地对自身多重角色进行转换，成为一个“七十二变”的全才型“演员”，完美地诠释自身的每个角色。参考文献 1 方晓蓉、方国雄.秘书学M.高等教育出版社，2011.2 赵中利.秘书心理学M.高等教育出版社，2011.3 郑洪波. 论秘书角色的多重性J.科技资讯，2007，18.4 王育、林力.秘书实务M.高等教育出版社，2011. 5 孙荣、杨蓓蕾、袁士祥、陆瑜芳.秘书工作案例M.復旦大学出版社，2005. - 11 -