浅析专业外贸人员的素质要求--毕业论文

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1、 本 科 生 毕 业 论 文 论文题目 浅析专业外贸人员的素质要求 作者姓名 孟薛雪 专 业 名 称 国际贸易 指 导 教 师 郑智 2011年6 月24日目录摘要关键词引言一、外贸专业人员的工作特点1（一）外贸跟单工作的范围和特点1（二）外贸业务员的工作内容和特点1二、外贸人员应具备的素质1（一）外贸跟单员应具备的素质1（二）外贸业务员应具备的素质2三、外贸人员如何培养优秀的素质2（一）外贸跟单员优秀素质的培养3（二）外贸业务员如何培养优秀素质3结语6参考文献7致谢8浅析专业外贸人员应具备的素质摘要: 在市场竞争的大环境下，在日趋激烈的市场竞争中，外贸这一行业对其投入其中的人员的要求越来越高

2、，作为外贸人员，如何在这个竞争日趋激烈的行业中占有自己的立足之地，了解和掌握外贸人员应具备哪些素质，以及如何培养成为优秀外贸人员的素质，是每一个外贸人员应该思索和探究的问题。关键词: 外贸业务员 外贸跟单员 素质 培养引言 随着经济的发展，越来越多的人员投入到外贸这一行业之中，市场竞争日趋激烈，使得这一行业对外贸人员的要求越来越高。作为大学毕业刚步入社会的新人，更有必要对如何成为优秀的外贸专员，外贸人员应具备哪些素质，进行研究、归纳和总结，为自己的走在正确的前进方向上做铺垫。本文是根据我自己的实习过程中的所见所学和所思以及对前人成功案例的研究，总结出来的，希望能对自己以后在职业上的努力方向作出

3、指导。一、 外贸专业人员的工作特点（一）外贸跟单工作的范围和特点外贸跟单的工作的主要内容有：在企业生产过程中进行产品质量控制；与其他外贸业务相关部门的业务处理；协助外贸业务员进行磋商谈判、确认样的制作、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等业务的处理等。工作特点：跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。（二）、外贸业务员的工作内容和特点外贸业务员的主要工作内容有：2.1对于外贸业务员来说，最重要的是开发新客户。而开发新客户的前期阶段，内容是枯燥的，具体操作就是利用B2B免费平台，发布更新产品信息，利用搜索引擎，寻找客

4、户邮箱，坚持不懈的的发送开发信。2.2 开发信发出去之后，接下来最关键的一步就是邮件的跟进了。外国客户是否有邮件的回复，很大程度上取决于邮件的跟进技巧。在第一封开发信发出去之后，或者报价信发出去之后，最好第二天晚上就追一封邮件，询问是否收到报价，如果仍然没有得到回复，那就紧追一个电话过去，这样效果一般是显著的。2.3如果客户进一步询价，索要样品的话，那外贸业务员就要及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单，按照要求完成打烊。样品完成后，应仔细审核样品，安排寄出。2.4严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。外贸业务员要根据采购价格，再向货代联系取得运费价格，加上一定的利润保证率，

5、核算出准确的FOB价格或CIF价格。2.5积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。2.6业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念，严格按照订单要求，及时和外国客户沟通，和生产部门联系、协调，生产出符合订单要求的产品。二、外贸人员应具备的素质（一）外贸跟单员应具备的素质 无论是外贸公司的外贸跟单员，还是具有进出口经营权的生产企业的外贸跟单员，其基本的工作便是业务跟进，主要是进行货物进出口的业务跟进。外贸跟单员的工作面广、难度大，既要

6、经常对国际商品市场进行调查研究；又要按出口贸易工作程序，制定商品经营方案，向客户推销出口商品；然后按时、按质、按量交货履约，安全收汇。外贸跟单员在贸易操作过程中涉及到出口货物检验、出口货物运输、单证制作、索赔理赔、争议解决、仲裁诉讼、涉外交往、出口贸易代理等环节。由于外贸跟单员工作范围涉及面非常广泛，因此，对其素养有一定的基本要求,不仅需要有很强的业务技能，而且还需要有良好的职业素养、知识素养、能力素养和管理素养。 2.11 职业素养职业素养主要表现在职业兴趣、职业能力、职业个性及职业情况等方面。实际上，职业素养超高的人，获得成功的机会就越多。外贸跟单员的职业素养主要表现在：1）坚持四项基本原

7、则，坚持改革开放，认真贯彻执行国家的对外经贸方针、政策，关 心。2）热爱祖国，为经贸事业勤奋工作，自觉维护国家和企业利益。3）遵纪守法、廉洁自律，不行贿、索贿、受贿，珍视国格、人格。4）验收国家机密和商业机密，自觉遵守外事几率，遵守企业的各项规章制度。5）作风正派，艰苦朴素，有良好的个人修养，讲文明，有礼貌。6）对工作认真负责，忠于职守；努力学习，勇于实践；积极开拓，锐意进取。2.12 知识素养外贸跟单员在国际贸易业务岗位上工作，不仅要了解国际贸易的规则和政策，还要了解海关、商检、运输、保险、外汇、银行结算等与外贸跟单有关的外贸基础知识。这些知识内容涉及面广，掌握这些基础知识，是做好外贸跟单工

8、作、成为一名优秀外贸跟单员的前提。2.121 外贸跟单员的基础知识1）熟悉我过对外贸易方针、政策、法规以及有关的国别、地区政策。2）了解所经营商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风俗习惯、消费水平。3）具有一定的文化基础知识。4）具有一定的法律知识，了解相关的法律，如合同法、票据法、经济法等。要知法、懂法、守法。2.122外贸跟单员的专业知识1）熟练掌握国际贸易理论、国际贸易实务、国际金融、市场营销学及国际商务法律法规和有关国际惯例等专业知识；熟悉商检报关、运输、保险等方面的有关业务流程。2）懂得商品学的基本理论，熟悉主管商品的性能、品质、规格、标注、包装、用途、生产工艺和所用原材料等

9、知识。3）了解自己主管的商品在世界上的产销情况、贸易量、主要生产和进出口国家或地区的贸易差异和价格变动的情况，及时给国内生产企业反馈信息，指导生产。2.13管理素养跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作，对外要有业务员的素养，对内要有生产管理的能力。为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制定生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理等。管理出生产力，管理出效益，良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要依据。外贸跟单员应该具备一定的管理素养和能力，即具

10、备良好的合作精神，一定的组织、协调、决策能力，不断用新的管理理念来提高外贸跟单员的管理水平。2.14 能力素养外贸跟单员的能力素养是一个综合的概念，它是综合业务能力、市场调研和预测能力、推销能力、语言文字能力和口头表达能力、交协调能力等各能力的有机结合。2.15 综合业务能力熟悉进出口业务的各个环节和交易程序，能独立审证、改证；有能力制定产品推销方案和经营方案；能合理使用计价货币，会进行汇率换算、成本核算等；具有处理异议、索赔、理赔等的业务能力。2.16 市场调研和预测能力能运用市场调研的方法和技巧，利用一切途径捕捉市场信息，及时掌握市场变化和需求动态；能搜集、整理、分析国际市场的需求变化和客

11、户情况，从而写出市场调研报告，提出合理化的意见和建议。（二）外贸业务员应具备的素质2.21 语言的运用能力和理解他人的能力是销售人员应具备的重要基本素质。 增强语言表现力在开展国际贸易工作中，有很多的场合，需要外贸人员介绍企业和产品，并说服客户接受你的产品；有很多的买卖双方的谈判需要外贸人员参与。因此，良好的语言表现力是一个合格外贸人员的重要条件之一。 销售人员的语言表现力表现在如下几个方面：表现一：清晰简洁。表现二：说服力。表现三：语言感染力。表现四：得体的身体语言。沟通的总体感觉=7%语文表达+38%口头表达+55%面部表情。 在这个公式中，“面部表情”包含了所有的身体语言：目光、表情和手

12、势等。身体语言的表现力对于一个外贸人员是如此重要，应当花相当的精力去提升你的身体语言表现力。表现五：有效的方式。善于理解他人。外贸人员开展国际贸易，要学会站到客户的立场。拓宽来讲，你要影响别人，就要首先学会理解别人。这点并不难理解，不理解别人，不从别人的角度出发思考问题，你无法进入别人的内心，当然你更无法影响别人的内心。 （以上语言的运用能力和理解他人的能力都以能流利的进行中英文表达为基础）2.22具备丰富的专业知识。要成为一名优秀的外贸业务人员，理应对所从事的外贸活动的专业知识全面地掌握。2.23要有勤奋执著的精神。最想放弃的时候，正是你能否区别于他人的时候2.24敢于搏击，在搏击国际商海的

13、风风雨雨中，才能真正使国际贸易的开展得以稳固2.25遵纪守法，诚实守信。在物质文明和精神文明并进的时代，开展国际贸易也应发扬诚实守信的道德风尚。尊重知识产权。2.26 培养集体主义感。现代外贸人员要为组织奉献才智和力量，把自己的经验与同事们一块分享2.27积极与公司领导和同事交流。要把问题和建议积极地提交领导，并提出自己的坚决办法. 对同事要善意地提出意见，交流心得，搞好正常的同事关系。要知道良好的人缘对一个外贸人员的成败有不可忽视的作用。拥有良好的人缘它会让你如鱼得水，否则将使你孤掌难鸣。2.28 要有良好的职业道德，处处维护公司形象2.29要有良好的心理素质。国际贸易的开展并不是一帆风顺的

14、，可能会遇到许多挫折，需要及时地调整自己的心态。只有保持乐观的心态，坚持不懈才能取得最终的胜利。2.10 要有敏锐的洞察力。时刻留意身边的商业信息，掌握前沿的商业动向，从而发现商机，做出正确的决策。2.11 正视人生发展坐标，不断提高自身业务素质。端正人生坐标，不满足与现有成就，持之以恒、不断突破。行业的竞争如同逆水行舟不进则退。要想取得暂时的成绩不难，难在不断突破，不断创新。要在外贸队伍中保持领先位置就必须对自身业务素质有更高的要求，持才傲物终会被淘汰的。总之，外贸业务人员只有不断地加强自身修养，客户、潜在客户、同事和你周围的其他人才会接受你。三、外贸人员如何培养优秀的素质（一）外贸跟单员职

15、业素养的培养3.1 工作态度方面3.1.1 应认真、仔细每一天上班时要明确当天的工作，下班前回想今天工作情况，确保完成最重要和最紧急的工作。今天的工作是明天的结果，前几个月的努力工作，才会带来现在的订单。公司收到的每一封客户询价都公司大量广告宣传投资的结果，不认真跟进客户是对公司资源的浪费。因此认真是开展工作的基础。3.1.2 工作质量高、积极主动随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快，跟单员工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。客户提出的所有问题既是公司的问题，也是跟单员自己的问题。跟单员要及时给客户解决所遇到的问题或者与客户一起解决。不要把问题化成埋怨，也不要把问题放在一边

16、，不予处理。应该主动去解决了，会发现并不是想象中那么难。而且往往最麻烦的客户会是最忠诚的客户。3.1.3 对公司必须忠诚相对于企业其他人员来说，跟单员与总经理联系最密切，总经理由于必须依赖跟单员来扶持和联络公司各环节，一般对跟单员都很器重。一个公司的客户资料，对公司里的很多人都会保密，但是不可能对跟单员保密。事实上，跟单员每日都在经手着公司的客户资料。3.2 商品知识方面外贸跟单员的跟单工作内容之一是控制商品的质量，因此，外贸跟单员除了有国际贸易知识外，还应该具备相应的商品知识。只有把握商品的特性，才能更好地推行生产工艺和生产技术，达到客户对质量的要求，完成跟单业务工作。具体而言，外贸跟单员在

17、跟单过程中，应根据合同或信用证中的相关条款，仔细研究商品的特性与品质要求、商品包装及包装标志、商品计量单位、商品的检验标准和客户的特殊要求、进口国的民俗等，圆满完成外贸跟单任务。3.3 沟通协调能力方面在外贸跟单过程中，沟通和协调能力尤为重要。跟单员必须了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。在沟通、跟进过程中，首先，必须了解基本的商务礼仪，做到尊重客户。让客户随时可以找到你，但没有客户的要求或非紧急情况下，不要打客户手机，客户的快递帐号的每一次使用都必须经过客户的允许；对产品或订单等任何方面的更改都需要征求客户的意见或同意及让客户了解情况等；在日常与客户沟通中应使用正规商务信函格式及公

18、司规定的签名，不允许出现过分简单的回复。其次，注意细节。在有样品的买卖中，必须提供让客户满意的样品。应与客户沟通尽量多的细节以保证制作的样品一次性让客户满意，这将会很大程度上增加接下订单的可能性，加快订单时间和减少公司样品制作费用。同时为公司带来整体利益，也更有利于客户的开发。对于订单的生产来说，执行者是生产部门，跟单员因要对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握”在生产部门的手里了。于是，沟通、跟进等能力就特别重要，这也是跟单员工作的挑战性所在。另外，在与每一个客户沟通过程中，也维护公司形象。3.4 团队观念方面有些时候，跟单员是业务经理的助理；有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理；

19、有些时候，跟单员是老板的助理；更多的时候，跟单员是客户的助理。跟单员的工作是综合性的，同时他的角色也是多样性的，因此，要正确处理与客户、上级、同事、企业外部人员的关系，通过他们来完成自己想要做的事。在公司这个大的团体中，个人力量不可能改变公司的状况，团队力量才是无限的。跟单员在完成自身职责范围内工作的前提下，应经常帮助同事解决问题或提出解决问题的建议。同时应该明白，客户所提出的所有问题既是公司的问题，也是跟单员自己的问题，任何客户的电话必须热情接听并做相应记录，组成互爱互助的业务团队。同时，跟单员应能吃苦，很多时候需要适应工厂的艰苦环境，能住在工厂、吃在工厂，与工厂工人团结一致，共同保证能按时

20、、按质完成订单货物。即能够与车间、班组及技术人员打成一片，使其自觉地完成客户的订单。（一） 外贸业务员如何培养优秀素质3.21要真诚态度是决定一个人做事能否成功的基本要求，作为一个销售人员，必须抱着一颗真诚的心，诚恳的对待客户，对待同事，只有这样，别人才会尊重你，把你当作朋友。业务代表是企业的形象，企业素质的体现，是连接企业与社会，与消费者，与经销商的枢纽，因此，业务代表的态度直接影响着企业的产品销量。 3.22拥有自信心 信心是一种力量，首先，要对自己有信心，每天工作开始的时候，都要鼓励自己，我是最优秀的！我是最棒的！信心会使你更有活力。同时，要相信公司，相信公司提供给消费者的是最优秀的产品

21、，要相信自己所销售的产品是同类中的最优秀的，相信公司为你提供了能够实现自己价值的机会。 要能够看到公司和自己产品的优势，并把这些熟记于心，要和对手竞争，就要有自己的优势，就要用一种必胜的信念去面对客户和消费者。作为外贸人员，你不仅仅是在销售商品，你也是在销售自己，客户接受了你，才会接受你的商品。被称为汽车销售大王的世界基尼斯纪录创造者乔吉拉德，曾在一年中零售推销汽车1600多部，平均每天将近五部。他去应聘汽车推销员时，老板问他，你推销过汽车吗？他说，没有，但是我推销过日用品，推销过电器，我能够推销它们，说明我能够推销自己，当然也能够推销汽车。 知道没有力量，相信才有力量。乔吉拉德之所以能够成功

22、，是因为他有一种自信，相信自己可以做到。3.23做个有心人处处留心皆学问,要养成勤于思考的习惯，要善于总结销售经验。每天都要对自己的工作检讨一遍，看看那些地方做的好，为什么？做的不好，为什么？多问自己几个为什么？才能发现工作中的不足，促使自己不断改进工作方法，只有提升能力，才可抓住机会。 机遇对每个人来说都是平等的，只要你是有心人，就一定能成为行业的佼佼者。台湾企业家王永庆刚开始经营自己的米店时，就记录客户每次买米的时间，记住家里有几口人，这样，他算出人家米能吃几天，快到吃完时，就给客户送过去。正是王永庆的这种细心，才使自己的事业发展壮大。 作为一个外贸人员，客户的每一点变化，都要去了解，努力

23、把握每一个细节，做个有心人，不断的提高自己，去开创更精彩的人生。3.24要有韧性销售工作实际是很辛苦的，这就要求业务代表要具有吃苦、坚持不懈的韧性。吃得苦种苦，方得人上人.销售工作的一半是用脚跑出来的，要不断的去拜访客户，去协调客户，甚至跟踪消费者提供服务，销售工作绝不是一帆风顺，会遇到很多困难，但要有解决的耐心，要有百折不挠的精神。美国明星史泰龙在没有成名前，为了能够演电影，在好莱坞各个电影公司一家一家的去推荐自己，在他碰了一千五百次壁之后，终于有一家电影公司愿意用他。从此，他走上影坛，靠自己坚韧不拔的韧性，演绎了众多的硬汉形象，成为好莱坞最着名的影星之一。3.25要有良好的心理素质具有良好

24、的心理素质，才能够面对挫折、不气馁。每一个客户都有不同的背景，也有不同的性格、处世方法，自己受到打击要能够保持平静的心态，要多分析客户，不断调整自己的心态，改进工作方法，使自己能够去面对一切责难。只有这样，才能够克服困难。同时，也不能因一时的顺利而得意忘形，须知乐极生悲,只有这样，才能够胜不骄，败不馁。3.26要提高交际能力每一个人都有长处，不一定要求每一个外贸人员都八面玲珑、能说会道，但一定要多和别人交流，培养自己的交际能力，尽可能的多交朋友，这样就多了机会，要知道，朋友多了路才好走。另外，朋友也是资源，要知道，拥有资源不会成功，善用资源才会成功。3.27保持热情 热情是具有感染力的一种情感

25、，他能够带动周围的人去关注某些事情，当你很热情的去和客户交流时，你的客户也会投之以李，报之以桃.当你在路上行走时，正好碰到你的客户，你伸出手，很热情的与对方寒暄，也许，他很久就没有碰到这么看重他的人了，或许，你的热情就促成一笔新的交易。 3.28拓宽知识面 外贸人员要和形形色色、各种层次的人打交道，不同的人所关注的话题和内容是不一样的，只有具备广博的知识，才能与对方有共同话题，才能谈的投机。因此，要涉猎各种书籍，无论天文地理、文学艺术、新闻、体育等，只要有空闲，养成不断学习的习惯。 3.29要有高度的责任心外贸人员的言行举止都代表着你的公司，如果你没有责任感，你的客户也会向你学习，这不但会影响

26、你的销量，也会影响公司的形象。无疑，这对市场会形成伤害。有一家三口住进了新房，妻子见丈夫和儿子不太讲究卫生，就在家里写了一条标语：讲究卫生，人人有责。儿子放学回家后，见了标语，拿笔把标语改成讲究卫生，大人有责.第二天，丈夫看见，也拿出笔，把标语改成讲究卫生，夫人有责.这虽然是一个笑话，但说明一个问题。责任是不能推卸的，只有负起责任，就象故事里的那一家，怎样才能够让家里变的更卫生？首先，要自己讲究卫生，不能推卸责任。作为一个外贸人员，你的责任心就是你的信誉，你的责任心，决定着你的业绩。结束语前国家足球总教练米卢说：心态决定一切！我相信幸运之门总是对天道酬勤的人敞开着，世界上没有卑微的工作，只有卑微的工作态度。作为一个外贸人员，只有用谦卑的心态，积极的心态去面对每一天的工作，成功一定在不远处等着你我。作为外贸人员，要不断的学习，与时俱进，了解时代和环境对自己的要求，研究优秀外贸人员需要具备的素质，掌握如何培养这些素质的方法和途径，坚持不懈，持之以恒，让自己不断的进步和提高，不久的将来一定会看到属于自己的那片天。参考文献1、王陶.实用外贸技巧助你轻松拿订单M.中国海关出版社；2、王文举,安广实.世界贸易组织与中国对外贸易研究M.经济日报出版社.3、王子先,王雪坤,杜娟.服务业跨国转移的趋势、影响及对策M.对外经济贸易大学.