档案整理followme

《档案整理followme》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案整理followme（82页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、目目 录录第一步第一步 件的确定件的确定 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。文件的情况很多，要用以下标准来确定件。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 * *重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的次修改稿的, ,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。 *成套的会议材料各为成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不一件（一个会议的材料不能简单作一件

2、处理，而要能简单作一件处理，而要分别以件归档）。分别以件归档）。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理第二步第二步 文件的修整文件的修整文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理第三步第三步 装订装订文书档案的整文书档案的整理理 归归档文件经修整后要按件装订。档文件经修整后要按件装订。不锈钢钉装订方式不锈钢钉装订方式 注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。统一。保存十年的文件材料可保持

3、原装订方式不变。文书档案的整文书档案的整理理较厚的文件采用三孔一线的装订方式。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。文书档案的整文书档案的整理理第四步第四步 分类排列分类排列最常用的分类方案有：最常用的分类方案有：保管期限保管期限年度年度保管期限保管期限年度年度机构（问题）机构（问题）类目（问题）类目（问题）年度年度保管期限保管期限 因故未及时整理因故未及时整理归档的零散文件材料，归档的零散文件材料，可排在同一年度、期可排在同一年度、期限、机构（问题）的限、机构（问题）的所有文件的最后，或所有文件的最后，或并入关系密不可分的并入关系密不可分的相关文件中作为一件。相关文件中作为一件。上述情况应在盒内

4、备上述情况应在盒内备考表中加以说明，而考表中加以说明，而在实际整理工作中应在实际整理工作中应尽量避免。尽量避免。适用于企业适用于企业适用于小单位适用于小单位文书档案的整文书档案的整理理适用于内设机构适用于内设机构较多的大单位较多的大单位文书档案的整文书档案的整理理 事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工作内容。作内容。 文书档案的整文书档案的整理理按按“保管期限保管期限年度年度”分类的：分类的：永久永久 20082008年（归档文件件）年（归

5、档文件件） 3030年年 同上同上1010年同上年同上按按“保管期限保管期限年度年度机构机构”分类的（采取部门立卷的单位）：分类的（采取部门立卷的单位）： 永久永久20082008年年 办公室，综合处，业务处，办公室，综合处，业务处， （室编件号）（室编件号）1 1，1 1， 1 1， （馆编件号）（馆编件号）11 3030年年20082008年年 同同 上上 1010年年20082008年年 同同 上上按按“类目类目年度年度保管期限保管期限”分类的：分类的： 党群类党群类 （0 0） 20072007年年 永永 久，久， 3030年，年， 1010年年 （件号）（件号） 1 1，1 1， 1

6、 1 20082008年年 永永 久，久， 3030年，年， 1010年年 （件号）（件号） 1 1，1 1， 1 1 行政类行政类 （1 1） 同同 上上 经营管理类（经营管理类（2 2） 同同 上上 生产技术类（生产技术类（3 3） 同同 上上文件的排列：文件的排列：第五步第五步 编制归档号编制归档号 归档章用归档章用红色印泥加盖，红色印泥加盖，档号填写用黑档号填写用黑色或蓝黑墨水色或蓝黑墨水笔填写。笔填写。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求： 特别提醒：一个类一个流水号，如采用特别提

7、醒：一个类一个流水号，如采用“保管期限年度保管期限年度”分类方法，永久、分类方法，永久、30年、年、 10 年分别自年分别自1开始编流水号（件号），开始编流水号（件号），第二年仍然分别从第二年仍然分别从1开始编号。开始编号。 文书档案的整文书档案的整理理最容易出现的问题：最容易出现的问题：文书档案的整文书档案的整理理（歪章）（歪章）（用蓝色、黑色印泥）（用蓝色、黑色印泥）（在文字上盖章）（在文字上盖章）（位置不对）（位置不对）（不按规定填写）（不按规定填写）第六步第六步 编目编目文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 特别提示：题名十分重要，特别提

8、示：题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录。来素，填写时一般应照实抄录。来文与复文作为一件，只对复文进文与复文作为一件，只对复文进行编目，题名后注明行编目，题名后注明“（附请（附请示）示）”；任免文件和表彰文件中；任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在本单位人员未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，原题题名后将本单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内名简单的要重拟，这些补充的内容都要加容都要加“（）（）”。文书档案的整文书档案的整理理 特别提示：日期的特别提示：日期的书写方式不得省略，不书写方式不得省略，不能只写月日

9、，要写全年能只写月日，要写全年月日。月日。常见的错误常见的错误文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 在背脊上贴标签，注明在背脊上贴标签，注明 全宗号、年度、全宗号、年度、保管期限，放入目录橱柜中。保管期限，放入目录橱柜中。 贴标签高度没有规定，一个档案室内一致贴标签高度没有规定，一个档案室内一致就行了。就行了。 全宗名称：立档单位全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称的名称，填写时应使用全称或规范化简称。或规范化简称。 年度：文件形成年度。年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：对应归档保管期限：对应归档文件的保管期限，填写永久、文件的保

10、管期限，填写永久、30年、年、10 年。年。 机构（问题）：根据机构（问题）：根据分类方案，填写对应归档文分类方案，填写对应归档文件的类目。件的类目。 归档文件目录装订成归档文件目录装订成册，外封面可用档案服务部册，外封面可用档案服务部统一制作的归档文件目录夹。统一制作的归档文件目录夹。第七步第七步 装盒装盒文书档案的整文书档案的整理理 特别提醒：纸张中的酸性对档案有很大危害，酸会使纸张变硬发脆，严重的特别提醒：纸张中的酸性对档案有很大危害，酸会使纸张变硬发脆，严重的会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要，所以长期保存的档案必须要采用无所以长期保存的档案必须要

11、采用无酸纸书写，装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。酸纸书写，装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。 文书档案的整文书档案的整理理 盒的背面有监制标志盒的背面有监制标志 脊背字体适脊背字体适中，用黑色或蓝中，用黑色或蓝黑墨水书写或盖黑墨水书写或盖章，字迹要端正。章，字迹要端正。按按“保管期限保管期限年度年度”和和“保管期限保管期限年度年度机构机构”分类的：分类的：永久永久 20082008年盒年盒 3030年年 20082008年盒年盒 1010年年 20082008年盒年盒 文书档案的整文书档案的整理理盒号的编制：盒号的编制：按按“类目类目年度年度保管期限保管期

12、限”分类的：分类的： 党群类党群类 （0 0） 20072007年年 永久（永久（1 1件），件），3030年（年（1 1件），件），1010年（年（1 1件）件） （盒号）（盒号） 1n1n盒盒 20082008年年 永久（永久（1 1件），件），3030年（年（1 1件），件），1010年（年（1 1件）件） （盒号）（盒号） 1n1n盒盒 行政类行政类 （1 1） 同同 上上 经营管理类（经营管理类（2 2） 同同 上上 生产技术类（生产技术类（3 3） 同同 上上第八步第八步 入库排架入库排架文书档案的整文书档案的整理理 “保管期限年度保管期限年度”：先分保管期限排放，然后每种保管期限

13、内分：先分保管期限排放，然后每种保管期限内分别按年度连续排放。别按年度连续排放。 “保管期限年度机构（问题）保管期限年度机构（问题）”：在上述排列方式的基础上，：在上述排列方式的基础上，再在同一年度中，按分类方案中设定的机构（问题）顺序排列。再在同一年度中，按分类方案中设定的机构（问题）顺序排列。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理科技档案的整科技档案的整理理 将将科技文件材料按项目叠开。科技文件材料按项目叠开。 组卷要求：组卷要求： 第一步第一步 分项目分项目 1、案卷内科技文件材料内容必、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备须准确反映生产、科研、基建

14、、设备及其管理活动的真实情况。及其管理活动的真实情况。 2 、案卷内科技文件材料要齐全、案卷内科技文件材料要齐全、完整。完整。 3、案卷内科技文件材料的载体、案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。迹。第二步第二步 组卷组卷科技档案的整科技档案的整理理 操作方法：操作方法： 根据一个项目文件材料的数量和形成时间情况，按项目形成阶段，结合根据一个项目文件材料的数量和形成时间情况，按项目形成阶段，结合科技文件的内容、性质

15、，选择一定数量文件材料组成一卷。科技文件的内容、性质，选择一定数量文件材料组成一卷。 1、产品档案按结构或阶段分别组卷。产品档案一般有：、产品档案按结构或阶段分别组卷。产品档案一般有： 等阶段或内容。组卷时可按阶段分别组合，也可几个内容合在一起，图纸按等阶段或内容。组卷时可按阶段分别组合，也可几个内容合在一起，图纸按部件分别组卷。部件分别组卷。科技档案的整科技档案的整理理 3 、基建档案一个项目一个流水号，按形成阶段结合内容分别、基建档案一个项目一个流水号，按形成阶段结合内容分别组卷。基建档案一般有：组卷。基建档案一般有： 等不同阶段和内容。基建文件材料数量多、规格杂，组卷时可考虑等不同阶段和

16、内容。基建文件材料数量多、规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷，在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷，原材料检测、质保书组一卷或若干卷。原材料检测、质保书组一卷或若干卷。科技档案的整科技档案的整理理 遇到以下情况要特殊处理：遇到以下情况要特殊处理： 引进项目中的成套科技文件材料及设备说明书等可不拆散组卷，引进项目中的成套科技文件材料及设备说明书等可不拆散组卷，保持原有装订方式。保持原有装订方式。 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其

17、科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。明并标注标准图、通用图的图号。 底图以张为单位单独保存和管理，另行整理编目。底图以张为单位单独保存和管理，另行整理编目。 产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。组卷排列在原产品案卷之后。 设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。材料可以单独组卷。第三步第三步 卷内文件排序

18、卷内文件排序科技档案的整科技档案的整理理 科技档案的内容繁科技档案的内容繁多，产品、设备、基建、多，产品、设备、基建、科研等都有相关的归档范科研等都有相关的归档范围和组合方法，组卷时请围和组合方法，组卷时请查阅相关标准。查阅相关标准。 科技档案的整科技档案的整理理第四步第四步 去订、折叠、编号去订、折叠、编号科技档案的整科技档案的整理理小于小于A4 的文件材的文件材料要裱贴在料要裱贴在A4 纸上纸上图纸边要裁剪图纸边要裁剪按按A4 高度向内折（做一块高度向内折（做一块A4 标准的标准的硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板）硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板）折成折成A4 规格，左边留规格，左边留出装订边

19、出装订边 影响装订部分向上折角影响装订部分向上折角 右下角露出标题栏右下角露出标题栏 如风琴一样折展自如如风琴一样折展自如 科技档案的整科技档案的整理理国家标准页号编国家标准页号编写在右下角，但写在右下角，但一般文件的页眉一般文件的页眉大，页脚小，很大，页脚小，很难敲页号，所以难敲页号，所以江苏省采取编在江苏省采取编在右上角的办法解右上角的办法解决。决。科技档案的整科技档案的整理理 档号：档号应档号：档号应填写全宗号、分类号填写全宗号、分类号（项目代号或目录（项目代号或目录号）、案卷号。如：号）、案卷号。如： B01552 。非进。非进馆单位如没有全宗号馆单位如没有全宗号可不写全宗号，具体可不

20、写全宗号，具体要求详见后面填写封要求详见后面填写封面一节。面一节。 序号：用阿拉序号：用阿拉伯数字从伯数字从1起依次标起依次标注卷内科技文件材料注卷内科技文件材料的顺序。的顺序。 特别提示：加盖档号章的目的：一是固定整理成果，二是在单独抽特别提示：加盖档号章的目的：一是固定整理成果，二是在单独抽出借阅此件后能准确归还到盒内。出借阅此件后能准确归还到盒内。 科技档案的整科技档案的整理理档档 号号序号序号B015-5-2B015-5-24 4填写方法：填写方法：件号件号案卷号案卷号目录号目录号全宗号全宗号 序号：用阿拉伯数字从序号：用阿拉伯数字从1起依起依次标注卷内科技文件材料的顺序。次标注卷内科

21、技文件材料的顺序。 文件编号：应填写科技文件材文件编号：应填写科技文件材料的文号或图纸的图号、设备代号、料的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号等。项目代号等。 责任者：应填写科技文件材料责任者：应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。的形成部门或主要责任者。 文件材料题名：应填写科技文文件材料题名：应填写科技文件材料的全称。件材料的全称。 日期：应填写科技文件材料的日期：应填写科技文件材料的形成日期，要求以形成日期，要求以8 位阿拉伯数字位阿拉伯数字标注年月日，不要省略，如标注年月日，不要省略，如2002.09.09 。 页号：应填写每件科技文件材页号：应填写每件科技文件材料首页上标注的页

22、号，最后一件文料首页上标注的页号，最后一件文件写起止页号。不装订的文件材料件写起止页号。不装订的文件材料此项填写该件的页数。此项填写该件的页数。 卷内文件以件为单位，采用不装订组卷的，卷内文件以件为单位，采用不装订组卷的，页号中登录该件的总页数。页号中登录该件的总页数。第五步第五步 编制内目、备考表编制内目、备考表科技档案的整科技档案的整理理 说明：包括案卷内科技说明：包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及组文件材料的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，一般可不填写。说明的问题，一般可不填写。 立卷人：应由责任立卷立卷人：应由责任立卷人签名，一般是档

23、案整理者。人签名，一般是档案整理者。 立卷日期：应填写完成立卷日期：应填写完成立卷的日期。立卷的日期。 检查人：应由案卷质量检查人：应由案卷质量审核者签名，一般是科技项目审核者签名，一般是科技项目的负责人或档案室主任、鉴定的负责人或档案室主任、鉴定小组组长。小组组长。 检查日期：应填写审核检查日期：应填写审核的日期。的日期。 互见号：应填写反映同互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用后应注明档案载体形式，并用括号括起。括号括起。科技档案的整科技档案的整理理 采采用装订方式的，用档案局

24、统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材抖和备用装订方式的，用档案局统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材抖和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案盒内保存。考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案盒内保存。 采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。 第六步第六步 装订装盒装订装盒科技档案的整科技档案的整理理第七步第七步 编制封面编制封面科技档案的整科技档案的整理理科技档案的整科技档案的整理理案卷题名：编制在卷盒或软卷皮案卷题名：

25、编制在卷盒或软卷皮的正面。案卷题名应简明、准确地揭示的正面。案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。如：如：“ C6136 通用车床车头部分零件通用车床车头部分零件图图”、“ BX 型立式三层玻璃门冷柜压型立式三层玻璃门冷柜压缩机设计文件、部件图缩机设计文件、部件图” “一车间依据一车间依据性、基础性文件材料性、基础性文件材料”、“办公楼竣工办公楼竣工图图”。 立卷单位：应填写负责科技文件立卷单位：应填写负

26、责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门，一般材料组卷的部门或项目负责部门，一般小单位可写立档单位名称。小单位可写立档单位名称。起止日期：应填写案卷内科技文起止日期：应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。件材料形成的起止日期。 保管期限：依据有关规定划定填保管期限：依据有关规定划定填写组卷时的保管期限。写组卷时的保管期限。 密级：应依据保密规定填写卷内密级：应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。科技文件材料的最高密级。 档号：档号是以字符形式赋予档档号：档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。的一组代码。 采取在档案盒脊贴四

27、格采取在档案盒脊贴四格标签的方式，四格标签中分别填写：标签的方式，四格标签中分别填写： 全宗号、分类号（全宗号、分类号（ 或目录号）、（项或目录号）、（项目代号或设备型号）、案卷顺序号。目代号或设备型号）、案卷顺序号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况设定，没有全宗号的单位可空着。情况设定，没有全宗号的单位可空着。需向国家档案馆移交的档案，其全宗号需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定；分类号是指按统一的分类规则划另定；分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；分本单位全部档案后所给定的类别号；目录号一般指分类目录号；项目代号是目录号一

28、般指分类目录号；项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；案卷顺序号是指科设备的代字或代号；案卷顺序号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号技档案按一定顺序排列后的流水号。 特别提示：特别提示： 采用软卷皮装订后装采用软卷皮装订后装盒的：编制软卷皮封面后装盒的：编制软卷皮封面后装盒，档案盒贴标签，可不编盒，档案盒贴标签，可不编制封面；制封面； 采用不装订方式的：采用不装订方式的：档案盒编制封面，贴标签。档案盒编制封面，贴标签。 采用十大类分类的企业分类号可全部用阿拉伯数，类与类间用间隔号采用十大类分类的企业分类号可全部用阿拉伯数，类与类间

29、用间隔号“ ”，案卷编号采用最低级类内流水编号，类与案卷号间用，案卷编号采用最低级类内流水编号，类与案卷号间用“”。如某。如某设备档案：设备档案：7 2 1-3 或或S 2 1-3。科技档案的整理科技档案的整理 第一格：全宗号（没有全宗号第一格：全宗号（没有全宗号的基层单位可不填）。的基层单位可不填）。 第二格：分类号（或目录号）。第二格：分类号（或目录号）。 第三格：（项目代号或设备型第三格：（项目代号或设备型号）。号）。 第四格：案卷顺序号。第四格：案卷顺序号。 注：分类号由立档单位在编制档注：分类号由立档单位在编制档案整体分类方案时加予确定。案整体分类方案时加予确定。科技档案的整科技档案

30、的整理理全宗号全宗号分类号分类号（或目录号）（或目录号）（项目代号或（项目代号或设备型号）设备型号）案卷顺序号案卷顺序号B01552 档号：书写在四格标签上，贴在背脊相应位置上，标签分三种颜色，红档号：书写在四格标签上，贴在背脊相应位置上，标签分三种颜色，红色代表永久，黄色代表长期，蓝色代表短期。标签粘贴位置要保持整齐划一。色代表永久，黄色代表长期，蓝色代表短期。标签粘贴位置要保持整齐划一。 标签与题名书写标签与题名书写用黑色或蓝黑墨水，用黑色或蓝黑墨水，字迹要工整、清晰。字迹要工整、清晰。永久永久长期长期短期短期科技档案的整科技档案的整理理第八步第八步 编制案卷目录编制案卷目录科技档案的整科

31、技档案的整理理第九步第九步 入库上架入库上架 科技档案排架按最小类目排列。因一个项目的科技档案不是一次完成科技档案排架按最小类目排列。因一个项目的科技档案不是一次完成的，是个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，或每的，是个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，或每个类后面都要空出相应空间，以便存放新增加的档案。个类后面都要空出相应空间，以便存放新增加的档案。 一个项目档案的排列。一个项目档案的排列。排列顺序从上到下，从左到右。排列顺序从上到下，从左到右。科技档案的整科技档案的整理理设备档案的排列。设备档案的排列。 会计档案的归档范围是会计凭证、会计账簿、财务报告及

32、银行存款余额会计档案的归档范围是会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等。单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务调节表、银行对账单等。单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，纳入文书档案范围，不纳入会计档案归制度、财务政策等管理性文件材料，纳入文书档案范围，不纳入会计档案归档范围。档范围。 第二步第二步 区分年度区分年度 其次，其次，分别按年度进行组卷。不同年度不得混分别按年度进行组卷。不同年度不得混在一起整理。在一起整理。会计档案的整会计档案的整理理第一步第一步 区分核算单位区分核算单位每个单位一般有多个核算单位，如机关有工会会

33、计档案、食堂会计档每个单位一般有多个核算单位，如机关有工会会计档案、食堂会计档案、行政会计档案等，企业也会有很多会计独立核算单位。一个核算单位形案、行政会计档案等，企业也会有很多会计独立核算单位。一个核算单位形成的会计核算材料是一个紧密的文件集合体，不能分散，也不能混杂其它材成的会计核算材料是一个紧密的文件集合体，不能分散，也不能混杂其它材料。所以会计档案先从区分核算单位开始，再分门类。档案人员要与财务部料。所以会计档案先从区分核算单位开始，再分门类。档案人员要与财务部门沟通，确定会计档案的核算单位，并在档案整体分类方案中标明代号。门沟通，确定会计档案的核算单位，并在档案整体分类方案中标明代号

34、。第三步第三步 案卷整理案卷整理 会会计档案可分为：计档案可分为：1、会计凭证类；、会计凭证类；2 、会计账簿类；、会计账簿类；3 、财务、财务报告类；报告类；4 、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等），会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等），不同的会计材料采用不同的方法整理成案卷。会计核算材料按规定不同的会计材料采用不同的方法整理成案卷。会计核算材料按规定由会计部门充分利用原来的组合基础稍加整理而成。由会计部门充分利用原来的组合基础稍加整理而成。 区分保管期限

35、：会计档案的保管期限参照区分保管期限：会计档案的保管期限参照 常州市会计档案管常州市会计档案管理手册理手册 （常州市财政局、常州市档案局一九九九年第二次修订）。（常州市财政局、常州市档案局一九九九年第二次修订）。 会计档案的整会计档案的整理理1、填写好封面栏目；、填写好封面栏目；2、做好凭证的包角；、做好凭证的包角；会计档案的整会计档案的整理理 第一格：全宗号第一格：全宗号（没有全宗号的基层单（没有全宗号的基层单位可不填）。位可不填）。 第二格：分类号第二格：分类号（或目录号）。（或目录号）。 第三格：本卷所属第三格：本卷所属时期（年、月）。时期（年、月）。 第四格：案卷顺序第四格：案卷顺序号

36、。号。 3、填好标签内相关的栏目；、填好标签内相关的栏目； 会计档案的整会计档案的整理理全宗号全宗号分类号分类号（或目录号）（或目录号）本卷所属时期本卷所属时期（年、月）（年、月）案卷顺序号案卷顺序号B01552007.224、盖好立卷人骑缝章；盖好立卷人骑缝章；5、贴好标签；贴好标签；会计档案的整会计档案的整理理 6、装盒。装订好的凭证可装盒可不装盒，如装盒应选用档案行政部门、装盒。装订好的凭证可装盒可不装盒，如装盒应选用档案行政部门监制的凭证盒，盒有大小两种，凭证中打印材料多，凭证格式大，就选用监制的凭证盒，盒有大小两种，凭证中打印材料多，凭证格式大，就选用大的盒装入。每盒装一卷，标签应露

37、在盒口，见图。大的盒装入。每盒装一卷，标签应露在盒口，见图。会计档案的整会计档案的整理理 特别提示：注特别提示：注意方向，整理好的凭意方向，整理好的凭证正面与凭证盒封面证正面与凭证盒封面的方向相反。的方向相反。 二、会计账簿整理。会计账簿应先区分不同保管期限分别编目整理，按照二、会计账簿整理。会计账簿应先区分不同保管期限分别编目整理，按照账薄种类整理立卷。各单位账簿有多种形式，不同形式给予不同的整理方法，账薄种类整理立卷。各单位账簿有多种形式，不同形式给予不同的整理方法，整理好后贴上标签：整理好后贴上标签： 1、订本账簿：一本为一卷。、订本账簿：一本为一卷。会计档案的整会计档案的整理理 2 、

38、活页或卡片账页：先去掉硬板封面及空白页，后依次编制页号，再用卷、活页或卡片账页：先去掉硬板封面及空白页，后依次编制页号，再用卷皮或牛皮纸装订成册。封面上必须注明：帐簿名称、所属年月、单位名称等。皮或牛皮纸装订成册。封面上必须注明：帐簿名称、所属年月、单位名称等。 3 、电算化记账：按打印纸的页面大小用卷皮或牛皮纸装订成册。、电算化记账：按打印纸的页面大小用卷皮或牛皮纸装订成册。会计档案的整会计档案的整理理 三、财务报告的整理。对财务报告的整理，应分不同保管期限立卷。年度财三、财务报告的整理。对财务报告的整理，应分不同保管期限立卷。年度财务报告（决算）为永久，其他报表为定期。务报告（决算）为永久

39、，其他报表为定期。 1、编页码，在财务报告有内容的页面右上角依次编页码。、编页码，在财务报告有内容的页面右上角依次编页码。 2、填写卷内文件目录，写明卷内每件材料的名称、时间、页号等。、填写卷内文件目录，写明卷内每件材料的名称、时间、页号等。会计档案的整会计档案的整理理 3 、填写备考表，填写要求参照文书档案的要求。、填写备考表，填写要求参照文书档案的要求。 特别提示：会计特别提示：会计档案的备考表与文档案的备考表与文书档案备考表相同，书档案备考表相同，检卷人是财务主管，检卷人是财务主管，不要用错备考表。不要用错备考表。 5 、用原文书档案卷皮装订。封面有单位、用原文书档案卷皮装订。封面有单位

40、名称、案卷题名、卷内文件的起止年月、保名称、案卷题名、卷内文件的起止年月、保管期限、件数、页数等项目。整理好后贴上管期限、件数、页数等项目。整理好后贴上标签。标签。 单位名称：要填写全称单位名称：要填写全称或规范简称。或规范简称。 案卷题名：有以下要素：案卷题名：有以下要素：单位名称、年度、财务决算或单位名称、年度、财务决算或会计月、季报表。如：会计月、季报表。如：“本局本局2005 年预算会计月、季度财年预算会计月、季度财务报告务报告”。 卷内文件的起止年月。卷内文件的起止年月。 保管期限：填写该报表保管期限：填写该报表规定的期限：永久或定期。规定的期限：永久或定期。 件数填卷内材料实际的件

41、数填卷内材料实际的件数。件数。会计档案的整会计档案的整理理 4、装订，用三孔一线法装订。卷内顺序为：卷内目录、装订，用三孔一线法装订。卷内顺序为：卷内目录卷内文件卷内文件备考表。备考表。 第四步第四步 排卷编号排卷编号 常常用的排卷方法：会计档案按凭证账簿财务报告其他的顺序进行排用的排卷方法：会计档案按凭证账簿财务报告其他的顺序进行排卷，各自编流水号。卷，各自编流水号。凭证、账簿编小流水号（年卷号），依不同保管期限每凭证、账簿编小流水号（年卷号），依不同保管期限每年各自从年各自从1开始编号，永久一年一个流水号，定期一年一个流水号。如凭证永久开始编号，永久一年一个流水号，定期一年一个流水号。如凭

42、证永久1n号，定期（号，定期（5年、年、10年、年、15年）年） 1n号；帐簿永久号；帐簿永久1n号，定期（号，定期（15年、年、25年）年） 1n号；号；报表及其他会计档案编大流水号，依不同保管期限接续上年报表及其他会计档案编大流水号，依不同保管期限接续上年继续编号。继续编号。 特别提示：特别提示： 第二年重新从第二年重新从1开始编号，不接续开始编号，不接续上年的号。这种方上年的号。这种方式俗称编小流水号。式俗称编小流水号。 第二年接续上年第二年接续上年的编号，继续编号，的编号，继续编号，这种方式俗称编大这种方式俗称编大流水号。流水号。会计档案的整会计档案的整理理第五步第五步 贴标签贴标签

43、会会计计档案标签使用红色、蓝色四格标签。档案标签使用红色、蓝色四格标签。 标签的贴法：标签的贴法：每一案卷标签的位置，高度要求一致。帐簿、财务每一案卷标签的位置，高度要求一致。帐簿、财务报告、其他类的标签，应贴在案卷封面背脊处，离底部四厘米的位置报告、其他类的标签，应贴在案卷封面背脊处，离底部四厘米的位置上。凭证应贴在封装包角的背脊上，沿底部向上贴。上。凭证应贴在封装包角的背脊上，沿底部向上贴。 特别提示：市、特别提示：市、镇财政的总预算会镇财政的总预算会计档案保管期限均计档案保管期限均为永久，全部采用为永久，全部采用红色标签。红色标签。 标签有两种颜色，红色代表永久，蓝色代表定期（标签有两种

44、颜色，红色代表永久，蓝色代表定期（25 年、年、15 年、年、10年、年、5 年、年、3 年）。年）。会计档案的整会计档案的整理理永久永久定期定期第六步第六步 编制案卷目录编制案卷目录 案案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册，是档案检索和统计管理的必备工具。卷排列顺序的一览表册，是档案检索和统计管理的必备工具。 会计档案案卷目录要求一年一登录，第二年另起一页登录。案卷目录中每个会计档案案卷目录要求一年一登录，第二年另起一页登录。案卷目录中每个条目的内容要与相对应的案卷封面上的内容一致，

45、题名栏如一格不够，可以一卷条目的内容要与相对应的案卷封面上的内容一致，题名栏如一格不够，可以一卷占两格。具体要求可参照文书、科技档案案卷目录的要求。占两格。具体要求可参照文书、科技档案案卷目录的要求。 案卷目录填写完毕后，加上案卷目录封面装订成册。案卷目录填写完毕后，加上案卷目录封面装订成册。会计档案的整会计档案的整理理 会计档会计档案案卷目录案案卷目录的格式与文的格式与文书、科技档书、科技档案的不同，案的不同，不要用错。不要用错。第七步第七步 入库上架入库上架 会计档案排架必须按类别和年代顺序排列存放，即按会计凭证类、会计会计档案排架必须按类别和年代顺序排列存放，即按会计凭证类、会计帐簿类、

46、财务报告类、其他类分别存放。顺着年度先后，每类档案按着卷号帐簿类、财务报告类、其他类分别存放。顺着年度先后，每类档案按着卷号或盒号依次排列。（注：如有多个核算单位，则必须先按核算单位，再按类或盒号依次排列。（注：如有多个核算单位，则必须先按核算单位，再按类别和年代顺序排列存放。）别和年代顺序排列存放。） 存放方式：竖放。存放方式：竖放。 特别提示：一个单位特别提示：一个单位有多个核算单位的会计档有多个核算单位的会计档案，必须分开存放，不能案，必须分开存放，不能混在一起。例如预算会计、混在一起。例如预算会计、企业会计、基建会计、工企业会计、基建会计、工会会计、食堂会计等。会会计、食堂会计等。会计

47、档案的整会计档案的整理理第一步第一步 区分载体区分载体 我们所指的实物档案是指除纸质档案以外承载有表彰、授权、字画、我们所指的实物档案是指除纸质档案以外承载有表彰、授权、字画、资质、纪念等特殊内容的实体，形式上主要有证书、奖牌、奖杯、奖状、资质、纪念等特殊内容的实体，形式上主要有证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、奖章、纪念品等。锦旗、奖章、纪念品等。 整整理时要根据单位内实物档案的具体数量决定分类：数量较少的单理时要根据单位内实物档案的具体数量决定分类：数量较少的单位可不分类，直接按时间顺序排列整理；数量较多的单位可按载体种类分位可不分类，直接按时间顺序排列整理；数量较多的单位可按载体种类分为证书

48、、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、其他，或证书、奖牌、其他。为证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、其他，或证书、奖牌、其他。实物档案的整实物档案的整理理第二步第二步 清洁修整清洁修整 实实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时就要进行物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时就要进行清洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、清洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。第三步第三步 分类排序分类排序 实实物档案按证书、奖牌、锦旗、奖杯、其他等各类，并给予物档案按证书、奖牌、锦旗

49、、奖杯、其他等各类，并给予1、2、3、4 的代码（在整体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间顺序排列，的代码（在整体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间顺序排列，时间相同的可根据其内容按重要程度排序，一个单位的排序方法要相对统一。时间相同的可根据其内容按重要程度排序，一个单位的排序方法要相对统一。实物档案的整实物档案的整理理第四步第四步 贴标签贴标签 实实物档案标签采用红色四格标签。第一格填写全宗号，第二格填写分物档案标签采用红色四格标签。第一格填写全宗号，第二格填写分类号（或目录号），第三格填写年度，第四格填写顺序号，如证书类第十件类号（或目录号），第三格填写年度，第四格填写顺序号，

50、如证书类第十件填填“10 ”。标签的贴法采用贴在实物档案的背面右上方固定位置。标签的贴法采用贴在实物档案的背面右上方固定位置 ，较大的礼，较大的礼品档案标签可贴在底座上。品档案标签可贴在底座上。 全宗号：地方档案行全宗号：地方档案行政管理部门给予档案进馆单政管理部门给予档案进馆单位的代号，没有全宗号的单位的代号，没有全宗号的单位可不填。位可不填。 分类号（或目录号）。分类号（或目录号）。 年度：填写实物档案年度：填写实物档案的所属年度。的所属年度。 顺序号：填写实物档顺序号：填写实物档案的顺序号。案的顺序号。 （证书标签贴在背脊上（证书标签贴在背脊上容易脱落，奖牌标签贴在正容易脱落，奖牌标签贴

51、在正面，会破坏奖牌效果，所以面，会破坏奖牌效果，所以要求贴在背面）。要求贴在背面）。 实物档案的整实物档案的整理理第五步第五步 编制目录编制目录 实实物档案要求编制特殊载体档案目录，内容有：序号、载体类型、归档物档案要求编制特殊载体档案目录，内容有：序号、载体类型、归档日期、案卷名称、编号、载体（规格、数量、单位）、编制（单位、日期）、日期、案卷名称、编号、载体（规格、数量、单位）、编制（单位、日期）、密级、保管期限、对应案卷档号、备注。大部分项目填写要求与文书、科技密级、保管期限、对应案卷档号、备注。大部分项目填写要求与文书、科技档案的要求相同。对应案卷档号是指该实物档案与表彰文件对应的档号

52、。档案的要求相同。对应案卷档号是指该实物档案与表彰文件对应的档号。 载体类型：填写实物载体类型：填写实物档案的类型，如证书、奖牌档案的类型，如证书、奖牌等。等。 对应案卷档号：填写对应案卷档号：填写该荣誉的表彰文件、审批表该荣誉的表彰文件、审批表所在的文书档案的档号。所在的文书档案的档号。实物档案的整实物档案的整理理第六步第六步 入库上架入库上架 实物档案在档实物档案在档案室总体分类方案案室总体分类方案中列最后，排架时中列最后，排架时也宜排在档案架的也宜排在档案架的最后部分。最后部分。 实实物档案排架，按种类分别排放，存放的方式有两种：竖放和平放。物档案排架，按种类分别排放，存放的方式有两种：

53、竖放和平放。第一步第一步 分类排列分类排列 应应在全宗内按保管期限年度问题进行分类，小单位且照片在全宗内按保管期限年度问题进行分类，小单位且照片档案不多的可按保管期限年度进行分类。在分类方案的最低一级档案不多的可按保管期限年度进行分类。在分类方案的最低一级类目中，按问题结合时间、重要程序等进行排列。类目中，按问题结合时间、重要程序等进行排列。照片档案的整照片档案的整理理 照照片档案的整理应遵循有利于保存照片档案的有机联系，有利于片档案的整理应遵循有利于保存照片档案的有机联系，有利于保管，有利于提供利用的原则。保管，有利于提供利用的原则。 分类方案应前后一分类方案应前后一致，不可随意变动；照致，

54、不可随意变动；照片排列时，将同一密级片排列时，将同一密级照片放在一起。照片放在一起。第二步第二步 说明填写说明填写 说明应采用横写格式，分段说明应采用横写格式，分段书写，格式如下：书写，格式如下： 照片号照片号/底片号：全宗号底片号：全宗号保管期限代码册号张号；影保管期限代码册号张号；影像相符的照片、底片编号相同。像相符的照片、底片编号相同。 事由：照片所反映的事件事由：照片所反映的事件 。 时间：拍摄时间用时间：拍摄时间用8位阿拉位阿拉伯数字表示，如伯数字表示，如2008.05.16 。 地点：被摄物所在的具体地点：被摄物所在的具体地点地点 。 人物：照片上主要人物的人物：照片上主要人物的姓

55、名、身份姓名、身份 。 背景：一般指时代背景背景：一般指时代背景 。 摄影者：一般填写个人，摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。必要时可加写单位。照片档案的整照片档案的整理理 特别提醒：照特别提醒：照片背面也要编制片背面也要编制对应的照片号。对应的照片号。第三步第三步 入册放置入册放置相片册一般由相片册一般由297MM*210MM大小的若干芯页和封面、封底组成。大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。页左右为宜，有活页式和定页式两种。照片入册时，按照片号照片入册时，按照片号/底片号顺序插入芯页；对照片册放不下的底片号顺序插入芯页；对照片册放不下的大

56、幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。照片档案的整照片档案的整理理 大幅照片标签号大幅照片标签号与存放照片的专用档与存放照片的专用档案盒编号相符。案盒编号相符。大大幅幅照照片片第四步第四步 编制内目、备考表编制内目、备考表 照片档案需编制照片档案总说明，高度概括册内照片具体内容，总说照片档案需编制照片档案总说明，高度概括册内照片具体内容，总说明位于照片册内最前面。（总说明左侧的照片册内页也须填写完备）明位于照片册内最前面。（总说明左侧的照片册内页也须填写完备） 还需编制照片档案卷内目录。其组成项目是照片还需编制

57、照片档案卷内目录。其组成项目是照片/底片号、题名、拍摄底片号、题名、拍摄时间、备注。同一事由的一组照片只需编制一条目录。时间、备注。同一事由的一组照片只需编制一条目录。 最后编制备考表，是将需要说明的内容写在表内，并由立卷人、检查最后编制备考表，是将需要说明的内容写在表内，并由立卷人、检查人签字，确认卷内照片的齐全完整。日期填写完成立卷的时间。人签字，确认卷内照片的齐全完整。日期填写完成立卷的时间。照片档案的整照片档案的整理理第五步第五步 编制封面编制封面 照照片册的封面应印制片册的封面应印制“照片档案照片档案”字样。照片档案标签使用四格标字样。照片档案标签使用四格标签。签。 标签的贴法：每一

58、案卷标签的位置、高度要求一致。应贴在案卷封面标签的贴法：每一案卷标签的位置、高度要求一致。应贴在案卷封面背脊处，离底部四厘米的位置上。背脊处，离底部四厘米的位置上。照片档案的整照片档案的整理理 第一格：全宗第一格：全宗号（没有全宗号的号（没有全宗号的基层单位可不填）。基层单位可不填）。 第二格：分类第二格：分类号（或目录号）。号（或目录号）。 第三格：本卷第三格：本卷所属年度。所属年度。 第四格：案卷第四格：案卷顺序号。顺序号。 特别提醒：立档单位照片档案可为一种保管期限特别提醒：立档单位照片档案可为一种保管期限永久。永久。照片档案的整照片档案的整理理第六步第六步 入库上架入库上架 照照片册按

59、照全宗号、年度、册号的顺序排列，上架保存。片册按照全宗号、年度、册号的顺序排列，上架保存。 特别提示：大照特别提示：大照片如水平放置，照片片如水平放置，照片的堆放高度不宜超过的堆放高度不宜超过5CM。以竖直放置为。以竖直放置为宜。宜。后后 续续 主要有：主要有：一、文书档案：一、文书档案：1、 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局第（国家档案局第8号令）；号令）；2、 归档文件整理规则归档文件整理规则（DA/T22-2000）；）；3、江苏省江苏省实施办法实施办法（苏档（苏档200314号）。号）。二、科技档案：二、科技档案：1、科学

60、技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）；）；2、关于贯彻关于贯彻的意见的意见（苏档（苏档2003104号）；号）；3、国家重大建设项目文件归档要求与档案整国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范理规范（DA/T28-2002）。）。三、会计档案：三、会计档案：1、会计档案管理办法会计档案管理办法；2、 常州市会计档案管理手常州市会计档案管理手册册 （常州市财政局、常州市档案局一九九九年第二次修订）。（常州市财政局、常州市档案局一九九九年第二次修订）。四、照片档案：四、照片档案：照片档案管理规范照片档案管理规范（ GB/T11821-2002）。）。