Word编辑长文档的方法与技巧

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1、 . Word编辑长文档的方法与技巧Word是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，如不掌握一定的方法和技巧，那你将花大量的时间在翻动滚动条上，这样的文档在结构上层次不清，在容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。笔者在此针对长文档的编辑，并以Word97为例，介绍一些方法和技巧，来提高组织和管理文档时的工作效率。一用大纲视图使文档层次结构清晰化用大纲视图来编辑和管理文档，可使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的清晰结构，能使阅读者很快对文档的层次和容有一个从浅到深的了解，从而能快速查找并切换到特定

2、的容。首先，新建一文档，并单击“视图菜单中的“大纲视图选项或按文档左下方工具条上的“大纲视图按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称在每个标题前都有一个“记号。其次，分别向左或向右拖动“记号可使对应的标题升级或降级也可选中某一标题后，点击大纲工具条上的“升级或“降级按钮。经升/降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。假设某标题以“标示，那么表示该标题下是有容的即是可以展开的；假设某标题以“标示，那么表示该标题下是没有容的即不可以展开。另外，可用大纲工具条上的按钮对各标题进展上移、下移、展开和折叠。最后，在某个标题按回车，将光标移至下一空行的开头，用“复制、“粘贴的方法将特定的容

3、插入到文档中。在选定这整篇文章容的前提下，按下大纲工具条上的“降级为正文按钮，可将其转换成正文容即非标题。如此类似地插入各篇文章的容，进展整理、编辑后存盘即可。二.利用书签功能进展迅速查找Word97中可将选定的文件、图形等标识为书签，从而可以通过定位功能迅速切换到长文档中书签所在的位置。例如要将“利用书签功能进展迅速查找这段文字标识为书签，可先将其选中，再单击“插入菜单中的“书签选项，在出现的对话框中输入书签的名称后按“添加即可在此对话框中也可对已有的书签进展删除。此时，假设“工具-“选项-“视图中的“书签项被选定，那么文中“利用书签功能进展迅速查找这些文字会被方括号括出，表示是已被标识为书

4、签。在长文档中按自己需要将一些关键项标识为书签后，可在“编辑-“定位中的“定位选项卡中对某一书签进展定位，从而使文档迅速切换到被标识为此书签的地方。此外，在该选项卡中还可对页、节、行、批注、图形、公式等13个项目进展定位，假设灵活运用，可大大提高查找、编辑文档的效率。三.创立超级，实现快速切换上过网的朋友们都知道，超级是指一个计算机文档页面的特定区域能引入其它文档或程序。鼠标放在超级上会变成手形，点击后即可切换。Word97中也有相类似的超级功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息起来。首先，翻开一个文档，选择要作为超级显示的文字。其次，单击“插入菜单中的“超级选项弹

5、出对话框。在“到文件或URL中输入待文档目标文档的路径。此路径可以是Internet地址URL或本机硬盘上的文档。最后确定退出，就完成了一个超级的创立。说到这里，我们可以知道，用超级组织文稿时，是在多个文档间建立关系，这与在大纲视图中组织文档只形成一个文档是有所区别的。在用超级查看、切换文档时，还能用工具条上诸如IE中的“前进、“后退按钮，十分方便。四.使用多窗口,查看长文档的不同局部用多个窗口来显示同一长文档的不同局部，可以使查找、编辑工作变得较为方便。方法有两种：1.翻开文档后，单击“窗口菜单中的“新建窗口，再单击“窗口菜单中的“全部重排，可翻开上下两个窗口来显示文档。2.将鼠标放在文档右

6、端滚动条的最上方，当鼠标变为“拆分窗口的记号时双击，可将当前窗口拆分为两个子窗口。上下拖动拆分条可调节这两个子窗口的大小，双击拆分条可取消拆分。五.用自动滚动功能浏览长文档像某些读书软件一样，Word也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用户阅读文档，免去了用PageUp、PageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能，只要选“视图“工具栏“自定义命令，在弹出的“自定义对话框中，选中“类别为“所有命令，再将“命令项中的“Autoscroll拖拽到工具条上即可。以后浏览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远

7、，滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标即可。看了上述关于编辑长文档的方法和技巧，大家是不是有了一点心得？亲自动手试试吧，相信一定会有所收益。Word长文档的制作技巧在日常使用Word办公的过程中，长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比方营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比拟复杂，容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不能让人满意的。本局部课程专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能坚持和完成课程中相应的练习，掌握相

8、应的方法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。文章中提供处理前和处理后的.doc文件供大家下载参考。文章导读：一、应用性任务(一)如何制作长文档的纲目结构？(二)如何为长文档设置多级标题编号？(三)如何在文档中让插图自动编号及穿插引用题注？(四)如何为长文档编制目录和索引？二、根本应用能力练习(一)合理的工作观念(二)在大纲视图中工作在大纲视图中建立纲目结构在大纲视图中调整纲目结构(三)多级标题编号(四)插图的编号和穿插引用题注(五)目录和索引的制作目录的制作索引的制作三、总结一、应用性任务(一)如何制作长文档的纲目结构？文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时

9、，假设要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径，在后面的“在大纲视图中工作应用能力练习局部，将介绍完成这个任务的具体方法。(二)如何为长文档设置多级标题编号？在样式局部的课程中，我们曾经初步介绍文档的多级标题编号。对于长文档来说，用Word提供的编号功能来完成任务就更为必要，因为这比手动编号效率高出不少。在后面的“多级标题编号应用能力练习局部，将介绍完成这个任务的具体方法。(三)如何在文档中让插图自动编号及穿插引用题注？为了加强文档的表达力，图文并茂是有效的方法。但是长文档的图片可能有很多，难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗？不！让我

10、们充分利用Word的自动化功能吧。在后面的“插图的编号和穿插引用题注应用能力练习局部，将介绍完成这个任务的具体方法。(四)如何为长文档编制目录和索引？目录和索引也是长文档的重要组成局部，利用Word的相应功能可以快速高效地制作它们。在后面的“目录和索引的制作应用能力练习局部，将介绍完成这个任务的具体方法。二、根本应用能力练习本局部的根本应用能力练习是和上面的应用性任务对应的。完成一个练习就获得了相应的解决问题的能力，把全部练习完成之后，综合运用于长文档的制作过程中，就可以切实体会到工作效率的明显提高。(一)合理的工作观念在进入具体练习之前，我们先来讨论一下长文档制作的工作观念。经过实践证明，一

11、个不错的做法是：先建立好文档的纲目结构，然后再进展具体容的填充。也许你一直就是使用这个正确的方法，但是也许你习惯想到那里写到那里。如果你属于的第二种情况，那么为了效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架，不仅有利于指导自己快速地完成实际容的写作，而且也方便了阅读者的理解时，我相信你会承受这个合理的工作观念。(二)在大纲视图中工作在大纲视图中建立纲目结构当我们完成对一篇文档的构思后，根据上面提出的工作观念，最好先把该文档的纲目框架建立好。下面我们将通过制作一份名为“校园科技节活动计划的文档，学习在大纲视图中建立文档纲目结构的根本方法。该文档的最终效果文件放在文

12、章末尾的中，这里可先下载处理前的文档。可以先翻开该文档看一下纲目结构初步建立后的大致效果，然后我们的任务就是根据这个效果自己再动手制作一遍，从而体会在大纲视图中制作文档纲目结构的方便和快捷。1.启动Word2003，新建一个空白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图按钮(图1)，切换到大纲视图。图12.切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲工具栏(图2)，该工具栏适专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。图23.接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式(图3)，Word为什么会这样做呢？原因在于，这节

13、省了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间。假设我们文档很长，标题段落很多的时候，就很容易体会到Word这个自动化的好处了。图34.接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“参加对象段落末尾，按下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题，用什么方法告诉Word现在输入的是二级标题呢？方法一是按下键盘“Tab键，方法二是单击“大纲工具栏的“降级按钮(图4)。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移动一格，表示该标题段落降了一级(图5)。图4图55.接着输入“参加对象的下属二级标题段落“数学系，回车后Word默认新得到的一段为

14、“二级标题段落，因此我们可以直接输入“物理系，用同样的方法输入下面的其它系。6.进展到这里，相信大家可以用一样的方法输入“活动宗旨、“活动时间安排等一级标题段落的下属段落了。请大家参照提供的最终效果文件，把剩余的二级标题段落输入。当然，你会发现Word也自动为二级标题段落赋予“标题2”样式。在实际工作中，你也许有更多的标题等级，后面标题等级的处理以此类推，Word置了“标题1”到“标题9”9个标题样式，可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题，应该够用了吧。7.当你把所有的二级标题输入完成后，可以发现但凡含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形(图6)。图68.为什么把

15、这些符号成为段落控制符呢？现在用鼠标指针单击一下“参加对象前面的段落控制符，可以发现该段落以及它的下属段落被选中；双击“活动主体容前面的段落控制符，可以看到它的下属段落被折叠(图7)，再双击一下又可将其展开。可见这个小小的符号，在我们需要进展相关的操作控制时，为我们带来了不少方便。图79.前面提到的“折叠的一个用途为，将所有含有下属标题的一级标题段落折叠，我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。当然，更方便的方法是使用“大纲工具栏上的“显示级别命令，比方我们想看看文档的一级标题，那么单击“显示级别下拉按钮，在弹出的列表中选择“显示级别1”即可(图8)。图8在大纲视图中调整纲目结构上面的学习过程我

16、们了解了在大纲视图中从头建立文档纲目框架的根本方法。通常，一篇文档的纲要建立后，可能还会调整修改几次才能到达满意的效果。下面我们就来介绍一下在大纲视图中调整修改文档纲目框架的方法。1.还是在上面的案例文件中，假设我们想把“活动宗旨及其下属段落移动到“参加对象段落之前。为了让“活动宗旨及其下属段落能够被整体移动，于是先双击一下它前面的段落控制符，把它折叠起来。同时，也把“参加对象段落折叠，这样可以直接把“活动宗旨整体段落移动到“参加对象一级标题之前。2.把它们都折叠好后，单击“大纲工具栏的“上移按钮(图9)，即可完成移动(图10)。图9图103.通过这个操作大家可以体会一下折叠的好处，同时类似的

17、移动操作，都可以仿照进展。4.下面来练习更改级别的操作。根本方法为：先选中需要更改级别的段落，然后通过“大纲工具栏的按钮操作。5.假设我们想把“校园科技节活动计划段落的级别改为“正文文本，以便让它作为文档名称，这样在后面的多级标题编号时，它就不会被编号。先选中“校园科技节活动计划段落，然后单击“大纲工具栏上的“降为正文文本按钮即可(图11)。图116.其它类似的标题的升或降可以仿照操作。到这里为此，我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的根本方法，练习了各种常见的操作。这局部容的特点是，只要了解了根本操作原理，其它类似的操作均可仿照进展。当文档的纲目框架建立和修改好后，我们就可以切换

18、到普通或页面视图进展具体容的填写工作了。但是下面我们还要进展一个练习，那就是多级标题编号。我们在样式课程的最后进展过相关练习，这里还想提醒大家的是，当在大纲视图中建立好文档的纲目框架后，由于Word自动把标题样式套用于相应的标题段落中，所以已经可以直接为文档的标题编号了，下面我们介绍一下具体的操作方法。-(三)多级标题编号假设我们的多级标题编号的目标效果为下列图(图12)图121.还是在上面的案例文档中，选择菜单“格式项目符号和编号命令，翻开“项目符号和编号对话框，选择“多级编号选项卡，选中第二行第二种编号方案然后单击“自定义按钮，翻开“自定义多级符号列表对话框。2.选中“级别列表框的“1”，

19、然后选择编号样式为“一、二、三，在编号格式框“一字符之前输入“第，之后输入“局部.(图13)。上面的设置表示文档中一级标题段落按“第X局部格式编号。图133.接着选中级别列表框的“2”，按下列图设置文档中二级标题段落的标号格式(图14)。图144.设置完成后单击“确定按钮，返回文档编辑窗口，可以看到文档已经根据我们的自定义格式对标题进展编号，实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的。5.编号完成后，就可以切换到“页面视图，进展文档正文容的填充工作了。通过这个编号练习，相信大家能够体会到使用Word的编号功能的高效和快捷。由于自定义的操作也比拟方便，因此我们可以轻松地制作符合自己个性的编号外观，

20、从而高效地完成工作。值得一提的是，当制作的长文档是页数过百的产品手册、文化出版物等时，就更能体会Word编号功能的高效率了。(四)插图的编号和穿插引用题注文档的纲目框架和多级标题编号都完成后，就进入了正文容的填充工作。在这个过程中，为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片，比方你正在阅读的本文，笔者为了大家更容易理解和操作，就插入了很多图片。插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注。你在本文中看到的每幅图片下方的“图1、图2等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。为插图编号后，还要在正

21、文中设置引用说明，比方本文中用括号括起来的“(图1)、(图2)等文字，就是插图的引用说明。很显然，引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“穿插引用。明白概念以后，下面我们将学习如何让Word自动为插图编号，以及使用Word的“穿插引用功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“穿插引用题注。在进展具体的练习之前，请大家准备一篇长文档，以及数幅图片，然后跟随下面的操作步骤一同练习，这样可以获得较好的学习效果。1.在Word2003中翻开你准备的长文档，插入点定位于第一图片的插入位置，选择菜单“插入图片来自文件命令，找到图片的存放位置，把第1图片插入文档。2.选中这图片，再单击鼠

22、标右键，在弹出的菜单中选择“题注命令，翻开“题注对话框。假设我们需要的编号格式为“图1、图2”等，于是单击“新建标签按钮，在弹出的“新建标签对话框中输入“图，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动处理的。输入完成后单击“确定返回“题注对话框(图15)。图153.由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号，所以单击“自动插入题注按钮，在翻开的对话框中进展设置。4.翻开“自动插入题注对话框，在插入时添加题注列表框中勾选“Microsoft Word图片复选框，然后选择使用标签为“图，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编号数字，可以单击“编号按钮，在弹出的对话框中进展

23、设置。设置完成，单击“确定后返回Word编辑窗口。以后插入图片时，Word就会自动为它们添加编号了(图16)。同样的，如果文档中的表格、公式需要自动编号，这这里勾选对应复选框即可。图165.为了便于测试，先把插入的第1图片删去，然后再把它插入进来，可以看到Word自动在它下方添加了题注“图1”。6.接下来把光标定位到第2图片的插入位置，插入第2图片，也可以看到Word自动在它下方添加了题注“图2”。7.把准备好的其余图片都插入文档中，下面我们将练习使用Word“穿插引用功能为插图设置引用说明。8.在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入“()，然后将光标定位于其中，选择菜单命令“插入引用穿插引

24、用命令，翻开“穿插引用对话框，在“引用类型下拉列表选择“图，在“引用容下拉列表选择“只有标签和编号，然后在“引用哪一个题注列表框选中“图1”，单击“确定后(图17)，就设置好了图1的引用说明。图179.这时“穿插引用对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注列表框的“图2”，单击“插入按钮即可为图2添加引用说明。10.用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。11.文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用Word“穿插引用功能的好处。12.先成心删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。如果我们先前是用常规方法手动为插图

25、输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。13.不过由于前面我们是使用的是Word自动添加题注以及“穿插引用功能为插图添加的引用说明，所以现在就只需全选中文档，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。如果你对Word域概念比拟了解，那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。如果你是域的初学者，也许觉得这个功能比拟奇妙，不过恰好可以把这里作为了解Word域的开端，同时可以初步地把Word的域理解为一种变量，它会聪明地根据实际情况的改变而变化。域是Word的精华之一，它有着广

26、泛的应用，比方后面将介绍的目录、索引等，它们的本质都是域。(五)目录和索引的制作通常，长文档的正文容完成之后，我们还需要制作目录和索引。所谓“目录，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的容，同时比拟容易了解文章的纲目结构。所谓“索引，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比方人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细

27、信息。很显然，如果手动为长文档制作目录或索引，工作量都是相当大的。而且弊端很多，比方当我们对文档的标题容更改候，又得再次更改目录或索引。所以学习一下Word的“目录和索引功能，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。目录的制作使用Word2003为文档创立目录，最好的方法是根据标题样式。具体地说，就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式，然后Word就会识别相应的标题样式，从而完成目录的制作。通过前面“在大纲视图中工作局部的学习，我们已经知道，在大纲视图中创立好文档的纲目框架时，Word自动为各级标题赋予了样式。在这种情况下，我们完成正文的输入后，就可以直接制作文档目

28、录了。下面的练习我们将提供一个名为“思科乐器销售概要(原始文件)的原始案例文档，它放在文章末尾的下载中，由于操作过程学要用到，所以请大家先去下载好。同时也建议下载最终效果文件，对学习目标有个初步了解之后再进展操作，更利于学习掌握的效果。1.翻开“思科乐器销售概要(原始文件)案例文档，由于各级标题运用了恰当的标题样式，所以可以直接进入创立目录的步骤了。2.文档目录通常位于文档名称之后，于是将插入点定位于“思科销售概要下一段，按下键盘“Ctrl+Enter插入了一个分页符，然后在“思科销售概要下方适当位置输入“目录，设置为“居中对齐。3.将插入点放在“目录下方恰当位置，选择菜单“插入引用索引和目录

29、命令，翻开“索引和目录对话框，选择“目录选项卡(图18)。图184.在这里我们将设置与创立目录相关的容。比方可以单击“格式框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择Word预设置的假设干种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果，这里我们选择“正式(图19)。图195.单击“显示级别框的选择按钮，可以设置生成目录的标题级数，Word默认使用三级标题生成目录，这也是通常情况，如果你需要调整，在此设置即可。这里我们操持默认。6.单击“制表前导符框的下拉箭头，可以在弹出的列表种选择一种选项，设置目录容与页号之间的连接符号格式，这里默认的格式为点线。7.完成与目录格式相关的选项设置之后，单击“确定按钮

30、，Word即可自动生成目录(图20)。图208.目录生成后，也许外观并不符合我们的要求，在这种情况下，我们可以方便地根据自己的要求进展更改。9.假设我们想把目录中一级标题文字改为“蓝色，那么进展如下操作：用和前面一样的方法进入“索引和目录对话框，并选择“目录选项卡，单击“修改按钮。如果你的“修改按钮是灰色的，那么单击“格式框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“来自模板选项(图21)。图2110.翻开“样式对话框，由于我们要对目录中一级标题文字进展修改，应选中样式列表框中的“目录1”，然后单击“修改按钮(图22)，翻开“修改样式对话框。图2211.单击“修改样式对话框中的“格式按钮，在弹出的菜单

31、中选择“字体命令(图23)，显示“字体对话框。通过改对话框把字体颜色改为蓝色即可，然后依次单击确定，最后会弹出是否替换所选目录的询问，单击“是后(图24)，目录中一级标题根据我们的修改变为蓝色。图23图2412.如果有其它的修改要求，可以参照上面的操作方法进展。最后，值得注意的是，如果当目录制作完成后又对文档进展了修改，不管是修改了标题或正文容，为了保证目录的绝对正确，请对目录进展更新。操作方法为：将鼠标移至目录区域单击右键，在弹出的菜单中选择“更新域命令，翻开“更新目录对话框，选择“更新整个目录单项选择框，然后单击“确定即可更新目录(图25)。图25索引的制作上面的练习中我们介绍了目录的创立

32、、修改与更新，根本包括了目录制作的常见任务，接下来我们来进展索引的制作。索引的制作主要包含两个步骤：一是对需要创立索引的关键词进展标记，用Word术语讲就是标记索引项，这个步骤我们将告诉Word，我们希望哪些关键词参与索引的创立；二是调出“索引和目录对话框，通过相应的命令创立索引。1.还是在上面的案例文档中，进展下面的练习之前建议保存一下学习成果。2.需要提前说明一下的是，或许该文档在实际工作中并不需要创立索引，下面的操作只是利用它介绍索引创立的方法，我们假设主要以人名或公司名为关键词创立索引。3.下面进展标记索引项。在文档“二、公司局部找到第一次出现“Ralph Weems的位置，并选中它，

33、然后翻开“索引和目录对话框，并选择“索引选项卡。4.单击“标记索引项按钮，翻开“标记索引项对话框，可以看到“主索引项框自动显示了索引标记容，这里为“Ralph Weems，然后单击“标记按钮(图26)，可以完成对第一个关键词“Ralph Weems的标记。图265.完成第一个关键词的标记后，可以看到“标记索引项对话框并未关闭，因为它在等待着我们标记第二个索引项。于是我们在对话框外区域单击鼠标，进入页面编辑状态，我们选中位于“(一)公司所有权局部的第二个关键词“Weems家族，然后单击“标记索引项对话框，将其激活后，单击“标记按钮，即可完成第二各关键词“Weems家族的标记。6.作为练习，请大家

34、把后面的人名或公司名用同样的方法作为关键词标记。7.标记完成后，就可以进展索引目录的创立了。按下键盘“Ctrl+End组合键，将插入点移至文档末尾，然后按下键盘“Ctrl+Enter组合键，便插入了一个分页符，在新的一页行首输入“人名和公司名索引，设置为“居中对齐8.回车后，翻开“索引和目录对话框，并选择“索引选项卡，然后单击“格式框下拉按钮，选择一种Word预设置的假设干种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果，这里我们选择“正式(图27)。图279.由于我们的关键词为英文，应选择语言为“英语(美国)，然后单击“确定后，Word即可自动生成索引目录(图28)。图28三、总结为了便于大

35、家的学习和掌握，笔者把实际任务划分为了如课程开场时的几个小任务，到这里把小任务学完之后，我们再来总结一下，同时分享一些综合这些小能力完成大任务的经历。首先还想强调的是长文档的制作观念，也就是因该先制作文档大纲，然后进展正文容的填充。笔者认为它实在是太重要了，所以才如此不厌其烦地重复。在实际的培训过程中笔者发现，一些学员当面点头赞同用这种方式工作，但在具体处理自己的工作时，又按自己的老一套来，想到那里便写到那里。这不仅导致效率的低下，而且导致制作完成的文档要么不符合要求，要么专业化程度不高，笔者在这里提出，希望能够引起大家的重视。有了正确的观念，便进入具体的操作。作为培训课程来讲，上面介绍的具体操作主要涵盖了根本方法和原理，而不同的工作任务可能有不同的细微需求，鼓励大家在实际工作中充满耐心地去研究和掌握那些细微的操作技能，从而使自己的实际水平进一步提高。上面的建议是笔者的一些粗浅认识，假设有不妥之处欢送大家批评指正，同时期望关注后面的培训课程。32 / 32