如何做好工作计划(管理岗位).ppt
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工作计划?,工作计划的定义?,为什么要做工作计划?,如何做好工作计划?,如何保证工作计划的执行?,01 计划的定义?,计划的定义,学习计划 旅游计划 出国计划 工作计划 生涯计划 。,计划一词曾在你生命中N次出现过?,计划的定义,将岗位主要职责、日常工作事务、近一段时间的工作目标等列出具体的计划。 计划本身是没有意义的,不是为了做计划而计划,而是要求主管们能“坐下来多想”。,是基于可能发生的各种假定情况,所规划的通盘对策; 是将来采取行动时所需的步骤; 是必须用书面写出来的东西。,02 为什么要做工作计划?,思考:不做工作计划会怎样?,忙 盲 茫,三 mang 人士,为什么要做工作计划?,经常救火(总是出问题,而且是各种各样的问题); 想干的事太多; 条理不清、职责不明; 需要经常去解释、沟通; 电话太多; 找你解决问题的太多(不是因为你重要)。,为什么要做工作计划?,现状,后果,堵完这个“洞”,再堵下个“洞”; 件件事都做不好; 东一块,西一块; 工作没效率; 事情越积越多; 任务完不成,主管是基层的管理者,需要具备独挡一面开展工作的能力,需要带领下属开展工作(要有清晰的开展工作的思路)。 主管应具备的条件:专业能力、管理能力、沟通能力、培养下属的能力、工作判断能力、学习能力。,百度百科对“主管”的定义:掌管某种专门事务的职官。,计划是管理的首要职能,制定有效的工作计划是作为主管的基本要求之一。,管理的五项基本职能:计划、组织、指挥、协调、控制,为什么要做工作计划?,哈佛大学的25年跟踪调查,为什么要做工作计划?,月工作计划:整合事务性工作、安排好下属工作、完成工作时间确认等。将管理工作和日常事务性工作分开来。 具体事项的计划:提前考虑分工、物资、预算、突发事件预案等。,制定工作计划的意义?,工作的两种形式: 一、消极式的工作(救火式的工作:灾难和错误已经发生后再赶快处理,“堵漏洞”) 二、积极式的工作(防火式的工作:预见灾难和错误,提前计划,消除错误,“筑长堤”),写工作计划实际上是对我们自己工作的一次盘点与梳理。让自己做到清清楚楚、明明白白。计划是走向积极式工作的起点。,1. 工作计划有助于引导我们的行动,论语:“凡事 预 则立,不 预 则废。”,预:预先有所准备,计划当先。,用于计划的每一分钟,都可以在执行阶段带来三到四倍的回报。,例:搬家计划 (时间、人员分工、车次等) 提前完成,制定工作计划的意义?,2. 工作计划有助于提高工作效率,日常事务性的工作往往比较分散、琐碎,通过制定工作计划,有助于对事务性工作进行整合、梳理,使执行人更加直观、清晰地了解工作内容,合理安排工作,避免重要工作的遗漏。,制定工作计划的意义?,3. 工作计划可以避免遗漏重要工作,公司上市后,各方面的管理要求都提高了,作为公司的主管人员,自身的管理能力影响着公司的整体运营与发展,而最能体现管理者能力的就是计划能力。,决策层计划做十年 企业高层计划做五年 部门负责人计划做一年 主管计划最少做一个月,等级越高,计划能力越高;反言之,计划能力越高,你能够达到的等级越高。,4. 工作计划是主管人员管理水平的体现,有了工作计划,我们不需要再等领导的吩咐,只是在某些需要决策的事情上请示领导就可以了。 我们可以做到整体的统筹安排,分清各项工作的轻、重、缓、急,合理分配下属工作。 通过工作计划从“要我做”变为“我要做”。,5. 工作计划有利于变被动等事做为自动自发式做事,明确方向 明确目标 明确路径 明确方法 明确责任 明确衡量方法,功能,集中资源 行动指南 减少不确定性 提高效率 提高积极性 体会成就,作用,制定工作计划的意义?,03 如何做好工作计划?,如何做好工作计划,如何做好工作计划,一、明确工作计划5要素(5W1H),5W1H,是对事或者目标计划进行分解和决策的思维的一种方式 例:搬家后网络调试工作(计划工作不到位),工作目的 (为什么要做:Why),如何做好工作计划,为什么要开展这项工作(意义、目的)?,工作目的 (为什么要做:Why),即制定计划的必要性,例:要求公司前台文员增强某项技能 1)学习英语:有意义,可用于接待沟通; 2)学习绘制产品设计图:没有必要,与实际工作岗位技能无关联。,如何做好工作计划,依据工作职责,用直观浅显易懂的语言分条款列出所需要做的工作。,工作内容 (做什么:What),做什么?事项清单?,工作方法 (怎么做:How),采用什么样的方法去完成计划,是决定计划完成的关键,在编制计划时就应该考虑全面和仔细,把各种可能出现的困难考虑清楚,并提出对应的应急措施。,如何做好工作计划,对于可能出现的各种情况,想出各种预案(做最好的准备,做最坏的打算),工作分工 (谁来做:Who),如何做好工作计划,为了完成在规定的时间内做所要做的事,就要把工作分好去执行,并让对方了解: 目的何在? 时间何在? 谁主导做? 谁配合做? 需要什么样的资源?,工作进度 (何时做完:When),通用的5W1H可以应用于任何工作中(比照,放之四海而皆准),依完成任务的日期(时间)进行反推并标出各阶段(节点)的时间点,加强检查和控制,确保任务按期完成。,如何做好工作计划,管理性工作具有一定的目标性,它是为实现某种目的而进行的决策、计划、组织、指导、实施和控制的过程,一般包括制度拟制、方案建立、表单建立、流程梳理与规范、任务安排与进程的跟踪管控等。,【管理性工作】,二、做好工作分类管理性工作,主任、主管考虑。,如何做好工作计划,管理者的定义(管理大师德鲁克)是对他人的工作负有责任。 管理的目的(本质)是提高效率和效益。,如何做好工作计划,事务性工作具有一定的常规性、日常性,按照既定的流程即可执行,如入离职办理、计算机组装与发放、办公用品申购、邮件收发、仪器设备维修等。 岗位专业性:承担的岗位,做成最权威、最专业的,你就有发言权(例:前台、人事等)。 在重复性工作中寻求改进的方法,领导、师傅教的方法自己是否适用,能否摸索做出自己的风格? 忌:不动脑子做事情,前人怎么做,我就怎么做?领导交待怎么做,我就怎么做? 例:合同有效期 重复性的工作创造性的做!,【事务性工作】,二、做好工作分类事务性工作(岗位专业性要求),办事员考虑。,三、主动思考管理性工作,等事做,找事做,案例:某员工入职后去问领导,“我该做什么工作?” 领导答:“你都不知道自己该做什么工作,那你来做什么?” 次日,员工又去找领导请示:“那我就从某某工作开始做起吧?” 领导答:“知道该做什么工作了,就去做什么工作吧!”,如果什么工作都要领导帮你思考怎么做,那等于把你的工作量加在别人身上,你并没有完全胜任你的工作。 因此,在工作中需要请示,但不要等着被安排,因为执行只意味着完成了工作的一部分,需要主动去思考工作,以规范、完善工作的目的去制定工作计划。,如何做好工作计划,1)条文形式 一般详细的计划多采用条文形式 例:活动策划、搬家方案等,四、确定 工 作 计 划 表 现 形 式,2)表格形式 简单的计划多采用表格形式 例:月工作计划,3)文件形式 时限长的计划多采用文件形式 例:公司级年度经营计划,如何做好工作计划,如何做好工作计划,五、案例,图书馆是个大集体,是学习的集中区。在图书馆自习室学习的同学会带很多吃的、喝的东西,然而在离开后却不记得要带走放入垃圾娄,包括一些草稿用的纸张也任意丢在桌上,给清洁阿姨带来巨大麻烦,怎样快速合理打扫好自习室成为一大难题? 分析问题:应用5W1H(多了一个地点where)法进行分析。,Why,What,How,Where,Who,When,如何做好工作计划,六、实施,各位主任、主管在安排部门工作的时候也不防试试“5W1H法”! 首先看看本月有哪些工作安排? (做什么,What?) 这些工作哪些是重点工作?哪些是例行工作? (What?) 哪些先做,哪些后做?为什么? (什么时间做,When? 为什么做,Why?) 这些工作分给下面哪些人做?谁做最合适?为什么? (谁来做,Who? Why?) 这些工作在哪里完成?必须下现场吗?为什么? (在哪做,Where? Why?) 教导下属如何做? (怎么做,How?) 例:如具体的培训计划、物品采购计划、基础设施检查计划、环境卫生检查计划等许多工作,在制定时,都可按此方法进行。,04 如何保证工作计划的执行,PDCA循环法的工作步骤表,如何保障工作计划的执行,执行中发现偏离原计划或发现原计划考虑不周全时,应及时弥补、调整,以确保计划的完成。,一、掌握科学的工作方法PDCA循环法,如何保障工作计划的执行,随时知道自己的计划实施到了哪一步,哪些任务已经完成,哪些任务正在进行中,哪些任务遇到了障碍,哪些任务需要调整等等。,控制过多的影响: 降低下属自主性、积极性;缺乏活力,阳奉阴违。,主管在进行计划的追踪控制时应掌握的原则,如何保障工作计划的执行,避免控制的过多,避免控制的不足,控制不足的影响: 工作延迟;工作效率降低、散漫、懈怠;发生问题。,控制要能符合现状,配合实际需求,如何保障工作计划的执行,把你的工作按以下标准分成三种类型 A、必须做重要并且紧急的任务 B、应该做重要或 紧急的任务 C、可以做不重要且不紧急的日常任务,主管应该尽可能: 减少必须做的事情 多做应该做的事情 少做可以做的事情,授权让别人去做,如何保障工作计划的执行,计划执行过程中需保持一定的问题意识。 问题意识:在问题还没有明朗化以前,预先感觉到问题存在的能力,对事情状况的悟性、感受力。 例:考虑环境卫生是否存在问题? 计算机软件使用情况? 员工培训需求? 仪器设备使用情况?,制定工作计划 是每个主任、主管必须做的事 没有计划的工作是空洞 没有措施的管理是空谈,- 配套讲稿:
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