事情的轻重缓急的管理.ppt
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时间管理法 (事情轻重缓急管理),2,学习 内荣,1,2,3,4,学习时间管理法的定义、目的/目标,时间管理四象法,时间管理的误区,时间管理的六项基本原则,3,时间管理法,把有限的时间,用在应该去做的事情上 就是探讨:如何区分事情的轻重缓急,如何减少时间浪费,以便有效地完成既定工作或目标。,什么是“时间管理”?,4,学习目的/目标:,学习目的: 帮助我们进行有效的时间管理、提高工作绩效 学习目标: a.在今后的工作中减少浪费时间现象 b.学会正确的时间分配并充分有效地利用时间 c.制定有效工作计划的方法和过程 d.分清我们各项工作的轻重缓急,5,学习 内荣,1,2,3,4,学习时间管理法的定义、目的/目标,时间管理四象法,时间管理的误区,时间管理的六项基本原则,6,时间管理四象限法则,7,按照事务的紧迫性和重要性,所有事务分为四类: 重要且紧急:需要尽快处理,最优先。 重要不紧急:可暂缓,但要加以足够的重视,最应该偏重做的事。 紧急不重要:不太重要,但需要尽快处理,可考虑是否安排他人。 不重要且不紧急:不重要,且也不需要尽快处理,可考虑是否不做、 委派他人、或推 迟,如何划分事务的轻重缓急,8,二、重要不紧急 处理方式:有计划去做 饱和后果:忙碌但不盲目 原则:集中精力处理,投资于第 二象限,做好计划,先紧 后松 举例:重测高,请TE调试,四象限的处理方式及原则,一、重要且紧急 处理方式:立即去做 饱和后果:压力无限增大,危机感 原则:越少越好,很多第一象限的 事情是因为它们在第二象限 时没有被很好地处理 举例:紧急出货安排,三、紧急不重要 处理方式:交给别人去做 饱和后果:忙碌而且盲目 原则:交代或放权给别人去做, 或请别人帮忙处理 举例:IPQC稽核缺失处理,四、不紧急不重要 处理方式:尽量别做 饱和后果:浪费生命 原则:可以当做调整身心,但是 不能沉溺于这个象限 举例:上网购物,紧急,重要,不重要,不紧急,9,心态会影响划分四象限,10,学习 内荣,4,学习时间管理法的定义、目的/目标,时间管理四象法,时间管理的误区,时间管理的六项基本原则,11,工作缺乏计划 原因: 因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考; 不做计划也能获得实效; 不了解做计划的好处; 计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心; 不知如何做计划。 由于工作缺乏计划,将导致如下恶果: 目标不明确 没有进行工作归类的习惯 缺乏做事轻重缓急的顺序 没有时间分配的原则,时间管理的误区一,不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。,12,组织工作不当 原因: 职责权限不清,工作内容重复 事必躬亲,亲力而为 沟通不良 工作时断时续 由于组织工作不当,将导致如下恶果: 担心部属做错事; 担心下属表现太好; 担心丧失对下属的控制; 不愿意放弃得心应手的工作; 找不到合适的下属授权。,时间管理的误区二,其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。,13,时间控制不够 通常在时间控制容易陷入下面的陷井: 习惯拖延时间 不擅处理不速之客的打扰 不擅处理无端电话的打扰 泛滥的“会议病”困扰,时间管理的误区三,14,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案: A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 (1)为了避免对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口。 (2)为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的 (3)我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 (4)我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 (5)当被迫从事一项不愉快的决策时,我避免直截了当的答复。 (6)我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 (7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 (8)我经常将重要工作安排在下午处理,或者携回家里,以便在夜晚或周末处理它。 (9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制)时,以致无法处理所面对的困难任务。 (10)在着手处理一件艰难的任务之前,我喜欢清除桌上的每一个物件。,拖延商数测验,评分标准: 每一个“非常同意”评4分,“略表同意”评3分,“略表不同意”评2分,“极不同意”评1分。总分小于20分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。总分多于30分,表示你或许已患上严重的拖延毛病。,15,整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。 套用“帕金森定律”“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”,时间管理的误区四,1958年,英国历史学家、政治学家诺斯科特帕金森(C.Northcote Parkinson)出版了帕金森定律(Parkinsons Law)一书。帕金森经过多年调查研究,发现一个人做一件事所耗费的时间差别如此之大:他可以在10分钟内看完一份报纸,也可以看半天;一个忙人20分钟可以寄出一叠明信片,但一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片,可以足足花一整天:找明信片一个钟头,寻眼镜一个钟头,查地址半个钟头,写问候的话一个钟头零一刻钟特别是在工作中,工作会自动地膨胀,占满一个人所有可用的时间,如果时间充裕,他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。,16,进取意识不强 进取意识不强 主要表现在以下方面: 个人的消极态度 做事拖拉,找借口不干工作 唏嘘不已,做白日梦 工作中闲聊 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!,时间管理的误区五,17,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记住“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。 送给大家一句话: 昨天是一张已被注销的支票, 明天是一张尚未到期的本票, 今天则是随时可运用的现金。请善用它!,时间管理的误区,18,学习 内荣,学习时间管理法的定义、目的/目标,时间管理四象法,时间管理的误区,时间管理的六项基本原则,19,明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间 与别人的时间取得协作 制定规则、遵守纪律,时间管理的六项基本原则,20,明确目标,时间管理的六项基本原则一,目标刺激我们奋勇向上! 在人生的旅途上,没有目标就好象走在黑漆漆的路上,不知往何处去。美国的一份统计结果显示,一个人退休后,特别是那些独居老人,假若生活没有任何目标,每天只是刻板地吃饭和睡觉,虽然生活无忧,但他们后来的寿命一般不会超过七年。 有目标才有结果,目标能够激发我们的潜能。那么 我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢? 我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面: 一是目标要符合自己的价值观, 二是要了解自己目前的状况。,如何制定目标: 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的: 具体的(specific) 可衡量的(measurable) 可达到的(attainable) 相关的(relevant) 基于时间的(time-based),21,明确目标,时间管理的六项基本原则一,明确目标的意义: 目标使我们产生达成最终结果的积极性,难度大的目标能增强意志; 目标使我们看清自己所承担的使命,注意力集中到相关重要因素上; 目标有助于我们安排事情的轻重缓急;调整自己的工作程度; 目标使我们有能力把握现在,排除工作的盲目性。,22,有计划、有组织地进行工作,时间管理的六项基本原则二,所谓有计划、有组织地进行工作,就是把目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面: 1、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行,自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进 行,各哪些是可以同时进行的工作。 那么有人会问:究竟该怎样做计划呢?大致的步骤如下: 1、确立目标; 2、探寻完成目标的各种途径; 3、选定最佳的完成方式; 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项; 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行; 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,23,有计划、有组织地进行工作,时间管理的六项基本原则二,有了计划,就必须有行动。 行动是一件了不起的事,我们请大家记住: 1、切实实行你的计划和创意,以便发挥它的价值,不管主意有多好, 除非真正身体力行,否则永远没有收获。 2、实行时心理要平静,估计困难、做好准备、及时调整。,24,分清工作的轻重缓急,时间管理的六项基本原则三,我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系,请看四象限图: 第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足,而变成迫在眉睫。 第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主支去做,这是发挥个人领导力的领域。 第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。,25,分清工作的轻重缓急,时间管理的六项基本原则三,第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。 现在你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。,26,分清工作的轻重缓急,时间管理的六项基本原则三,请思考下面的问题: 你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现,对个人生活或工作会有积极的意义? 这个问题问过数千人,发现绝大多数答案可归类如下: 1、改善人际关系。 2、改善事先准备工作。 3、更周详地规划与组织。 4、善待自己。 5、抓住机会。 6、充实自我。 7、增进能力。,这些都属于第二象限,因此也都是重要的事。 如果你的答案也属于这七项,为什么不身体力行呢?,大家觉得以上7件事情属于第几象限?,27,急迫性指数测验,时间管理的六项基本原则三,选取出你最可能作出的反应行为或态度(A=从不;B=有时候;C=常常) 1、我在压力之下表现最好。 ( ) 2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张,以致无法作深入的自我反省。( ) 3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 ( ) 4、我休息时会觉得不安。 ( ) 5、我似乎永远在赶时间。 ( ) 6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 ( ) 7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 ( ) 8、我在做一件事时常会想到另一件事。 ( ) 9、我处理危机时表现最好。 ( ) 10、处理突发状况的兴奋感,似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。( ) 11、我常为了处理突发状况,牺牲和亲友共处时间。 ( ) 12、当我为了处理突发状况,必须取消约会或中途离开,我认为别人应该能谅解。( ) 13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 ( ) 14、我常边工作边吃饭。 ( ) 15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 ( ) 16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的,我会很有成就感。( ),28,急迫性指数测验,时间管理的六项基本原则三,“A”总数: “B”总数: “C”总数: 总得分: (A=0分;B=2分;C=4分),你的心态足够好吗?你够稳重吗? 看答案: 0到25分属于低度急迫性心态, 26到45分属于强烈急迫性心态, 46分以上已经到了严重急迫性的程度,29,合理地分配时间,时间管理的六项基本原则四,首先我们来看看穆尔的故事: 穆尔于1939年大学毕业后,在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元,但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后,他立即拿出客户资料以及销售图表,以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现,80%的业绩都来自于20%的客户中,同时,不管客户的购买量大小,他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是,穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司,然后全力服务其余20%的客户。 结果如何?第一年,他就实现了月薪1000美元的目标,第二年便轻易地超越了这个目标,而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司(Kelly-Moore Paint Company)的董事长。 这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性,还体现了巴列特定律(也称80/20原理):总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的 按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。 80/20原理对我们的一个重要启示便是: 避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花于重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。,30,与别人的时间取得协作,时间管理的六项基本原则五,任何人类的组织,不论大小,都有其周而复始的节奏性、周期性;而我们作为社会或是团体组织中的一员,毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下,我们需要互相尊重对方的时间安排,也就是说要与别人的时间取得协作。 认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全世界最伟大的广告构想,但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想,你可能就不会有太好的运气,可能要等到几个月后,你的构想才会被慎重考虑,甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去! 同样地,当我们需要到某一部门去参观学习,也需要提前与该部门人员进行预约,双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等的约定。否则,突如其来的打扰会令对方措手不及,甚至有可能将你拒之门外! 大家想想,我们是不是也在经常抱怨外部的打扰(电话、来访等)、突发事件!既然如此,我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题,严格要求自己,提前做好计划与安排,与他人的时间取得协作,少一份慌乱,多一份从容!,31,制定规则、遵守纪律,时间管理的六项基本原则六,我们在成长的过程中,常被各种纪律所束缚,“没有规矩、不成方园”,因为有纪律,我们才有秩序。在时间管理中,我们同样强调纪律与规则。 制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面: 1、在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成 的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门 取得联系,将影响缩小在最小范围内。,32,结束语:,希望通过这次一起学习,能够帮助各位对时间管理的概念、误区和原则有一些基本而清楚的认识,同时还能够在生活与工作中灵活地运用时间管理的方法和技巧。 最后,我们希望您能通过一点一滴的改进与积累,寻求合适的支点位置,不断地扩大组织和个人的力量,促使生活品质和工作品质的改善,祝大家都有一个有意义、充满快乐的人生! 谢谢大家!,- 配套讲稿:
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