Excel的使用方法与技巧.ppt
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Excel的基础方法与技巧,1,2,3,4,Excel的基础知识,输入与设置数据格式,管理数据清单,目录,常用公式和函数,第一节 Excel的基础知识,Excel的诞生 ( )年Microsoft Excel问世,被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、三维图表,以及分析管理数据 Excel2013、2010、2007和老一点的Excel2003较为多见。,1985,一个工作簿最多可以有多少个工作表? 255个 一张工作表(2007)由多少行、多少列组成? 1048576行 * 16384列 列标:A,B.AA.AAA.XFD 行标:1,2,3.1048576行 最后一个单元格的地址是什么? XFD1048576 工作表默认对齐方式:数字?文本?日期及时间? 右对齐:日期和时间、数字 左对齐:文本 如何选择、复制多个工作表? 选择多个相邻的工作表:shift 选择多个不相邻的工作表:ctrl,基础知识考考你,常用基础操作,快捷键的使用 设置工作表数目 自定义快速访问工具栏、功能区,Ctrl的使用方式 Ctrl +方向键 Ctrl + Ctrl + V Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + Esc Ctrl + S Ctrl + Z Ctrl + Y Ctrl + A Ctrl + F Ctrl + N,移到目前资料区域的边缘 显示隐藏 粘贴 复制 剪切 打开开始菜单 保存当前操作的档 撤销上一步的操作 恢复 选择所有项目 查找或替换 新增工作簿,快捷键的使用,Ctrl + D Ctrl + R Ctrl + ; Ctrl + 9 Ctrl + 0 (零) Ctrl + 5 Ctrl + U Ctrl + I Ctrl + W Ctrl + B Ctrl + F9 Ctrl + F10 Ctrl + G F2,向下填满 向右填满 输入日期 隐藏列 隐藏栏 套用或移除删除线的格式 下划线 斜体 关闭打开的窗口 加粗 将活页簿窗口最小化成图标 将活页簿窗口最大化或还原 定位 文件重命名或单元格,快捷键的使用,Shift的使用方式 Shift +方向键 Shift + F11 Shift + 7 ALT的使用方式 ALT+ = ALT+ Alt +Tab,将选取区扩大一个单元格 新增工作表 链接符号( & ) 插入自动求和公式 显示自动完成列表 切换到另一个窗口,快捷键的使用,合并使用 Ctrl + Shift + ; Ctrl + Shift + 方向键 Ctrl + Shift + ( Ctrl + Shift + ) Ctrl + Alt + Delete Alt + Shift + Alt + Shift + Alt + Shift + Tab Shift + Ctrl +L,输入时间 将选取区扩大到活动单元格的同一栏或同一列的最后一个非空白单元格 显示所选范围隐藏的列 显示所选范围隐藏的行 打开任务管理器 将列或栏群组在一起 取消列或栏的群组 切换到上一个程序 启用或取消筛选,快捷键的使用,在【Office按钮】的下拉菜单中点击【Excel选项】,将【常用】面板的【新建工作簿时】选项组中的【包含的工作表数】进行修改即可。,设置工作表数目,快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏,其中表示命令的按钮可以自行添加,另外还可以将快速访问工具栏移动到功能区下方显示。,1、添加快速访问工具栏中的按钮 在快速访问工具栏上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【自定义快速访问工具栏】命令,打开【Excel选项】对话框。 在【从下列位置选择命令】下拉列表框中选择【常用命令】选项,在其下方的列表框中选择需要添加的命令,单击【添加】按钮,右侧列表框中即可显示添加的命令,单击【确定】按钮。,工具栏,自定义快速访问工具栏、功能区,2、移动快速访问工具栏的位置,在快速访问工具栏上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令,快速访问工具栏显示在功能区的下方,并且变成和操作界面一样的宽度。,自定义快速访问工具栏、功能区,工具栏,功能区中列出了完成某一任务所需的命令,并按其类别存储在各个选项卡中,为了增大屏幕的显示空间,可以将功能区最小化。,功能区,自定义快速访问工具栏、功能区,1,2,3,4,Excel的基础知识,输入与设置数据格式,管理数据清单,目录,常用公式和函数,第二节 输入与设置数据格式,自动填充 设置等差/比序列 数据有效性 条件格式,文本的输入 单元格中输入文本时自动左对齐 数字的输入 数字自动右对齐。输入负数要在前面加一个负号 日期和时间的输入 按 Ctrl+; 键可以输入当前日期 按 Ctrl+Shift+; 键可以输入当前时间 公式的输入 公式输入以“=”开头,还记得快捷键吗,上一节知识再考考,默认对齐方式是什么,第一步要做什么,自动填充 如果第一个单元格中输入的数据是数字,自动填充出来的所有数据都相同;按住Ctrl键,用鼠标拖动填充柄,可以填充步长值为“1”的等差数列;如果需要输入的序列差值是2或2以上,要求先输入前两个数据,然后选中这两个单元格,再沿填充方向拖动鼠标进行填充。 如果第一个单元格中输入的数据是日期、自定义序列中的内容或数字文本,用鼠标拖动填充柄,可以填充步长值为“1”的等差数列;按住Ctrl键,自动填充出来的所有数据都相同。,自动填充,自动填充序列,自动填充,设置等差/比序列,输入第一个值,选中要填充的区域,选择“编辑 ” “填充” “系列”选项,在弹出的“序列”对话框中分别修改“序列产生在”和“类型”及输入”步长值”即可。,设置等差/比序列,提高输入效率: 1. 在多个工作表中输入相同数据 按住Ctrl键,逐个单击要输入相同数据的工作表。 选中要输入相同数据的单元格,输入数据。 输入完毕,单击任意一个工作表的表标签结束操作。 2. 在一个工作表中同时对多个单元格输入相同内容 选定要输入相同内容的单元格区域,在活动单元格中输入数据。 输入最后一个字符后,按下Ctrl+Enter键 3. 选择列表的使用 (1)在一个文字列表的下面右击一个单元格,在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”选项,或按Alt+键 (2)弹出一个输入列表,从中选择需要的项即可。,输入小技巧,4、在一个单元格内输入多个值: 单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格 单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键,活动单元格就不会移动了。 5、奇特的F4键: F4键可以重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。 6、快速输入大写中文数字金额 将光标移至需要输入大写数字的单元格中,在单元格中输入相应的小写数字。 右击该单元格,点击“设置单元格格式”,从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项; 然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可.,7、Excel中消除0值 (1)打开Office按钮 Excel选项高级 此工作表的显示选项 (2) 取消勾选“在具有零值的单元格中显示零值”项 (3)确定后,当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。 8、 快速得到合适列宽和行高 (1)如果各列中数据宽度一致的话,我们可以选中各列,然后把鼠标移至列标题的右边框,待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度,这样就可以得到统一列宽的各列了。 (2)如果各列中数据宽度不一致的话,此时可以选中含有数据的各列,同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框,当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键,可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽” 。 (3)用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行 标题的下边框 。,9、在打印时让每页都显示标题 (1)打开 页面布局 打印标题页面设置 (2)单击“工作表”选项卡,在“打印标题”栏中的“顶端标题行”项和“左侧标题列”项中设置好要显示的标题单元格,单击“确定”按钮。 这样在打印长表格时,每页都会显示出标题的内容了。,设置单元格的数字格式、字体、边框、颜色,设置单元格的格式,控制单元格输入文本长度,选中区域-数据-数据有效性-允许-文本长度,可防止身份证/银行卡号/手机号码输入多一位或者少一位数,功能,可自行设置出错警告哦,数据有效性,设置序列,选中区域-数据-数据有效性-序列-在“来源”输入(A,B,C,D),逗号要半角格式,注意,数据有效性,禁止输入重复数据,选中区域-数据-数据有效性-允许(自定义) -公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1 或 =COUNTIF(A:A,A1)2,公式中标点符号要半角格式,注意,数据有效性,如何取消对于“数据有效性”的设置? 选中区域-数据-数据有效性-允许-任何值,数据有效性,设置单元格的条件格式,利用突出的格式,经常能起到提醒的功能,如何取消条件格式?,条件格式,1,2,3,4,Excel的基础知识,输入与设置数据格式,管理数据清单,目录,常用公式和函数,第三节 管理数据清单,排序工作表 数据筛选 分类汇总 合并计算 数据透视表,按单列排序,排序前,排序后,排序工作表,按多列排序,数据 排序添加条件,设置排序条件,确定,排序工作表,按多列排序,若对排序还有一些特别要求,可单击“排序”对话框中的“选项”按钮,在打开的“排序选项”对话框中根据需要进行设置。,使用“排序”命令最多可同时按3个字段名的递增或递减顺序对数据进行排序,若要按4个数据列排序,则必须重复使用两次或两次以上的排序操作来完成,排序工作表,在Excel中,数据筛选是指在工作表中找出满足一定条件的几行或几列数据,并将所有不满足条件的数据暂时隐藏起来,只显示那些满足条件的数据行。 Excel提供了两种不同的筛选方式自动筛选和高级筛选。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行,高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。,数据筛选,自动筛选,选择筛选项,点击数据筛选,此时,标题列右侧出现自动筛选箭头,数据筛选,自动筛选,在使用“自动筛选”命令筛选数据时,还可以利用“等于、包含等”的功能来定义筛选条件,以显示出所需的数据。,数据筛选,自动筛选,在使用“自动筛选”命令筛选数据时,还可以利用“自定义”功能来限定一个或两个筛选条件,以显示出所需的数据。,设置筛选条件,筛选结果,数据筛选,高级筛选,高级筛选时,必须在工作表中建立一个条件区域,输入各条件的字段名和条件值。条件区由一个字段名行和若干条件行组成,可以放置在工作表的任何空白位置,一般放在数据表范围的正上方或正下方,以防止条件区的内容受到数据表插入或删除记录行的影响。 条件区字段名行中的字段名排列顺序可以与数据表区域不同,但对应字段名必须完全一样,因而最好从数据表字段名复制过来。 条件区的第二行开始是条件行,用于存放条件式,同一条件行不同单元格中的条件式互为“与”的逻辑关系,即其中所有条件式都满足才算符合条件;不同条件行单元格中的条件互为“或”的逻辑关系,即满足其中任何一个条件式就算符合条件,数据筛选,高级筛选,建立条件区域,输入各条件的字段名和条件值,点击数据高级(筛选),在弹出的“高级筛选”对话框进行设置,数据筛选,条件区域,选择“列表区域、条件趋于、复制到”的区域,点击确定,条件区域与数据清单之间至少要有一个空列或空行,数据筛选,高级筛选,数据筛选,高级筛选,分类汇总建立在已排序的基础上,将相同类别的数据进行统计汇总。Excel可以对工作表中选定列进行分类汇总,并将分类汇总结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。分类汇总并不局限于求和,也可以进行计数、求平均等其它运算。,分类汇总,分类汇总,排序后,点击任一单元格,打开数据分类汇总对话框,统计每个岗位的平均工资,选择“分类字段、汇总方式、汇总项”,分类汇总,分类汇总,分类汇总结果,分类汇总,分类汇总,单击数据清单中的任一单元格,选择“数据”“分类汇总”菜单,统计岗位的不同学历平均工资,分类汇总,嵌套分类汇总,再次选择“分类字段、汇总方式、汇总项”,并取消勾选“替换当前分类汇总”,第二次分类汇总结果,注意:要取消此项勾选,否则之前分类将被覆盖,分类汇总,嵌套分类汇总,按位置合并计算数据,按位置合并计算数据,是指在所有源区域中的数据被相同地排列以进行合并计算,也就是说从每一个源区域中合并计算的数值必须在被选定源区域的相同位置上。,按分类合并计算数据,通过分类来合并计算数据,是指当多重来源区域包含相似的数据却以不同的方式排列时,可依不同分类进行数据的合并计算。也就是说,当选定的表格具有不同的内容时,我们可以根据这些表格的分类来分别进行合并计算。,合并计算,怎样快速获得公司总销售情况?,合并计算,按位置合并计算数据,选定合并结果数据的目的显示区域,点击数据合并计算,打开“合并计算”对话框,合并计算,按位置合并计算数据,选择“求和”函数,在“引用位置”选择要引用的数据区域 ,点击“添加”,依次将3组引用数据添加进去,合并计算,按位置合并计算数据,合并后的数据,当进行合并计算时,还可以引用不同工作簿中的工作表区域,本例中3个分公司的工作表在同一工作薄中,合并计算,按位置合并计算数据,季度整体工资情况,你所知道的合并方法有哪些?,合并计算,按分类合并计算数据,选定合并结果数据的目的显示区域,点击数据合并计算,打开“合并计算”对话框,选择”求和”引用位置”,依次添加3组数据,要勾选这两项哦,合并计算,按分类合并计算数据,如果希望数据源改变时,Excel自动更新合并的工作表,只需在“合并计算”对话框中选中“创建连至源数据的链接”复选框即可,合并计算,按分类合并计算数据,数据透视表是一种交互,交叉制作的报表,一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总,用于对多种来源的数据进行汇总和分析,从而可以快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时,这种分析的意义就显得尤为突出。,说人话,一种快速分析数据的工具,数据透视表,认识数据透视表,数据透视表可以快速解决这些事情,统计7月入职的招聘来源分布,统计离职原因分布个数,统计各部门平均工资,统计各岗位学历分布情况,数据透视表,打开“插入”“数据透视表”,选择区域、透视表放置位置,确定,数据透视表,统计7月入职的招聘来源分布,根据需求,选择要添加到报表的字段,拖动到相应位置,同理,可用来统计离职原因分布,数据透视表,统计7月入职的招聘来源分布,点击箭头,选择“值字段设置”,可设置汇总方式,数据透视表,统计部门平均工资,行:职位 列:性别、学历 数值:姓名,数据透视表,统计各岗位学历分布,1,2,3,4,Excel的基础知识,输入与设置数据格式,管理数据清单,目录,常用公式和函数,第四节 常用公式和函数,运算符及优先级 公式返回的错误值及原因 常用函数 函数VOOKUP 函数COUNTIF,优先等级逐步降低,- (负号) % (百分号) (指数符号) * (乘号) / (除号) + (加号) - (减号) & (连接两串字符) = = ,有括号先做括号里 相同级别按自左向右 不同级别按自上而下,运算符及优先级,公式返回的错误值及原因,常用函数,截取、合并类,查找类,常用函数,判断类,常用函数,常用函数,计数类,函数VOOKUP,函数VOOKUP,选择区域里最好不要有合并的单元格(先“取消单元格合并”) 如果单元格里有空格,有可能导不出来 注意重复的名字 查找区域首列必须含有查找的内容(第一个参数),注意,函数VOOKUP,我们公司有多少个女的呢?,COUNTIF(range,criteria) 区域 条件标准,函数COUNTIF,选择目标放置单元格,输入“=countif”,弹出对话框中输入区域和条件,函数COUNTIF,人员名单有没有重复的人?,函数COUNTIF,没有重复,人员重复,此份名单中有2个,函数COUNTIF,- 配套讲稿:
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